Was ist das Modul E-Mail in Task Manager?
Team-Postfach in Task Manager ist ein Modul der Variante Pro - ein IMAP/SMTP-Postfach, das in das Hauptlayout der Anwendung integriert ist: Ihre Postfächer befinden sich in der linken Spalte, die Thread-Liste tritt an die Stelle der Aufgabenliste, und der eigentliche Thread öffnet sich in der rechten Spalte - dort, wo Sie normalerweise eine Aufgabe oder einen Chat lesen. Sie empfangen und senden E-Mails, ohne zum Webmail zu wechseln. Anhänge aus der Korrespondenz können Sie in das Modul Dateien verschieben, statt sie nach Monaten im Postfach zu suchen.
Sie können einen beliebigen IMAP/SMTP-Server verbinden, darunter Hosting-Anbieter, Gmail und Outlook. Die Anzahl der Postfächer ist nicht begrenzt. Jedes hat eine eigene Registerkarte in der linken Spalte. Das Postfach ist privat. Auch eine Adresse wie biuro@firma.pl bindet jede Person für sich selbst ein. Niemand sonst, auch nicht der Administrator, kann den Inhalt sehen.
Task Manager löscht keine Nachrichten auf dem Server. Das Programm liest den Posteingang und den Ordner „Gesendet“, sodass Sie im Thread auch eine Antwort sehen, die von einem Telefon aus gesendet wurde. Außerdem legt es dort Kopien der im Programm gesendeten Nachrichten ab. Wenn Sie das Postfach trennen, wird nur die lokale Kopie gelöscht. Wenn Sie es erneut verbinden, werden die Nachrichten wieder angezeigt.
Wie sieht ein Thread im Detail aus?
Nachrichten werden durch Leisten mit dem jeweiligen Tag getrennt, zum Beispiel „Heute“ und „Gestern“. Neben dem Absender sehen Sie die Uhrzeit und ein Foto, wenn seine Adresse zu einem Task Manager-Nutzer gehört. Andernfalls sehen Sie die Initialen. Das vollständige Datum erscheint in einem Tooltip. Der zitierte Verlauf bleibt eingeklappt. Über die Schaltfläche „Frühere Korrespondenz anzeigen“ können Sie ihn aufklappen.
Unter dem Absender sehen Sie die Zeile An mit den Empfängern. Bei einem Gespräch mit mehreren Personen sehen Sie sofort, wer am Thread beteiligt ist. Eine Antwort geht standardmäßig an alle Empfänger der letzten Nachricht: Der Absender und die übrigen Empfänger stehen unter An, Kopien unter CC. Ihre eigene Adresse wird ausgelassen. Unerwünschte Empfänger entfernen Sie über das Kreuz neben der Adresse. Die Nachricht wird über den SMTP-Server des Postfachs versendet, aus dem Sie sie senden.
Über das Büroklammer-Symbol in der Kopfzeile des Threads speichern Sie Anhänge im Modul Dateien, im Ordner E-Mail / Name des Postfachs / Betreff des Threads. Eingebettete Bilder aus dem Nachrichtentext werden ausgelassen, Dateien mit gleichem Namen und gleicher Größe nicht erneut gespeichert und der verfügbare Speicherplatz wird berücksichtigt. Das Modul wird in diesem Ordner geöffnet und zeigt den Balken „Anhänge werden vom Mailserver heruntergeladen (N)…“. Sie können das Fenster schließen, der Kopiervorgang wird trotzdem abgeschlossen. Externe Bilder sind standardmäßig blockiert, damit das Öffnen einer E-Mail dem Absender nicht bestätigt, dass Ihre Adresse aktiv ist.
Was bringt KI im Thread?
Die Schaltfläche Strukturieren in der Fußzeile des Antwortfelds öffnet ein Menü mit vier Optionen. Aufpolieren kürzt den Inhalt und entfernt Signaturen und Klauseln. Zusammenfassen liefert 1-2 Sätze pro Nachricht und konzentriert sich auf wichtige Konsequenzen. Experte fügt unter jeder Nachricht eine Zeile „Hinweis des Experten“ mit einem Risiko oder einer sinnvollen Rückfrage hinzu. Mit Originaltext deaktivieren Sie die KI.
Das Programm strukturiert Nachrichten in Gruppen von 8. Über die Schaltfläche „Ältere Nachrichten strukturieren (N)“ können Sie weiter zurückgehen. Das Ergebnis ist eine Vorschau für die Dauer der Sitzung: Die Originale bleiben unverändert und die strukturierte Version wird nicht in der Datenbank gespeichert. Nach dem Aktualisieren der Seite muss die KI sie erneut erstellen. Unter jeder dieser Nachrichten sehen Sie den Hinweis „KI kann Fehler machen“.
Sie können den KI-Assistenten zu diesem einen Thread befragen, zum Beispiel nach dem vereinbarten Preis und der Person, die ihn genehmigt hat. Er antwortet ausschließlich auf Grundlage der Korrespondenz. Findet er darin keine Antwort, sagt er das ausdrücklich. Die Antwort erscheint unter der letzten Nachricht mit dem Hinweis „NUR FÜR SIE“. Sonst kann sie niemand sehen, auch kein Administrator.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen den Tag nicht damit beginnen, Absprachen zwischen E-Mail und Aufgabenprogramm hin und her zu kopieren. Die Korrespondenz mit Kunden, Aufgaben und Dateien befinden sich in einem Fenster - und Ihr Postfach bleibt privat: Das Team sieht die Aufgabe, nicht Ihre E-Mails.
Nach dem Urlaub müssen Sie sich nicht durch verschachtelte Zitate in einem langen Thread arbeiten. Sie lesen die Kurzfassung, fragen bei Bedarf nach Details und prüfen im Zweifel das Original.
Wenn ein Kunde eine Vertragsversion von vor einigen Wochen anfordert, müssen Sie nicht jede E-Mail einzeln durchsuchen. Anhänge aus der Korrespondenz finden Sie in einem Ordner mit dem Gesprächsthema als Namen.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Ein Thread mit einem Kunden zieht sich über drei Wochen hin: Angebot, Überarbeitung, Scan des unterschriebenen Vertrags und zwei Terminänderungen. Die Buchhalterin und jemand aus der Produktion kommen zum Gespräch hinzu. Nach einem Monat ist schwer herauszufinden, welcher Preis der letzte ist.
Sie aktivieren den Modus „Zusammenfassen“ und fragen anschließend den Assistenten nach dem Preis und der Person, die ihn genehmigt hat. Die Antwort bleibt im Thread und ist nur für Sie sichtbar. Über das Büroklammer-Symbol speichern Sie die Anhänge in einem Ordner. Sie verknüpfen den Thread mit einer Aufgabe im Arbeitsbereich Produktion, damit Sie die Aufgabe direkt aus der Korrespondenz öffnen können. Durch die Verknüpfung werden Inhalt und Betreff der E-Mail nicht für Aufgabenteilnehmer freigegeben, die dieses Postfach nicht selbst verbunden haben.
Häufig gestellte Fragen
Ist E-Mail in der Variante Standard enthalten?
Nein, das ist ein Modul der Variante Pro. Die Preise beider Varianten finden Sie in der Preisliste, in Nettobeträgen.
Können andere Personen im Unternehmen mein Postfach sehen?
Nein. Das Postfach ist auch für den Administrator privat. Jede Person bindet die gemeinsame Firmenadresse für sich selbst separat ein.
Kann Task Manager meine E-Mails auf dem Server löschen?
Nein. Der IMAP-Client in Task Manager löscht keine Nachrichten. Er liest sie und fügt Kopien zum Ordner „Gesendet“ hinzu. Wenn Sie das Postfach trennen, wird nur die lokale Kopie in der Anwendung gelöscht.
Werden meine E-Mails in die KI-Wissensdatenbank übernommen?
Nicht automatisch. E-Mails werden nicht in eine Wissensdatenbank übernommen, die im Hintergrund indexiert wird. Sie wählen ein Postfach oder einen einzelnen Thread manuell für eine Unterhaltung aus. Zuvor muss ein Administrator die Funktion unter Einstellungen → KI aktivieren.
Kann eine E-Mail selbst eine Aufgabe anlegen?
Ja. Automatisierungen bieten den Auslöser „Neue E-Mail im Postfach“ mit Bedingungen zu Absender, Betreff, Postfach und dem Vorhandensein eines Anhangs. Wenn eine Automatisierungsregel eine Aufgabe erstellt, wird die Verknüpfung mit dem Thread automatisch hergestellt.
Kann ich Gmail verbinden?
Ja. Seit 2022 akzeptiert Gmail kein normales Passwort für ein Google-Konto mehr; auch Outlook erfordert ein App-Passwort. Aktivieren Sie in Gmail unter myaccount.google.com → Sicherheit die Bestätigung in zwei Schritten, generieren Sie ein 16-stelliges „App-Passwort“ und geben Sie es in Task Manager ein. Auch in Outlook verwenden Sie ein App-Passwort. Bei Firmenkonten kann der Administrator IMAP deaktivieren.