Čo je modul Pošta v Task Manageri?
Firemná pošta v Task Manageri je modul variantu Pro - schránka IMAP/SMTP zabudovaná priamo do hlavného rozloženia aplikácie: schránky máte v ľavom stĺpci, zoznam vlákien nahrádza zoznam úloh a samotné vlákno sa otvára v pravom stĺpci - tam, kde zvyčajne čítate úlohu alebo chat. Prijímate a odosielate e-maily bez prechodu do webmailu. Prílohy z korešpondencie môžete presunúť do modulu Súbory, namiesto toho, aby ste ich po mesiacoch hľadali v schránke.
Pripojíte ľubovoľný server IMAP/SMTP vrátane poľských hostingových služieb, Gmailu a Outlooku. Počet schránok nie je obmedzený a každá má vlastnú kartu v ľavom stĺpci. Schránka je súkromná. Aj adresu biuro@firma.pl si každý pripája samostatne. Nikto iný vrátane správcu nevidí jej obsah.
Task Manager neodstraňuje správy zo servera. Číta prichádzajúcu poštu a priečinok „Odoslané“, takže vo vlákne uvidíte aj odpoveď odoslanú z telefónu. Pridáva tam aj kópie správ odoslaných z programu. Odpojením schránky sa odstráni iba lokálna kópia. Po opätovnom pripojení sa správy znova zobrazia.
Ako vyzerá vlákno vo vnútri?
Správy oddeľujú pruhy s označením dňa, napríklad „Dnes“ a „Včera“. Pri odosielateľovi vidíte čas a fotografiu, ak jeho adresa patrí používateľovi Task Managera. V opačnom prípade vidíte iniciály. Celý dátum sa zobrazí v bublinovej nápovede. Citovaná história zostáva zbalená a tlačidlom „Zobraziť staršiu korešpondenciu“ ju môžete rozbaliť.
Pod odosielateľom je riadok Komu s príjemcami. Pri konverzácii s viacerými ľuďmi hneď zistíte, kto sa zúčastňuje vlákna. Odpoveď sa predvolene odošle všetkým z poslednej správy: odosielateľ aj ostatní adresáti sa zobrazia v poli Komu a kópie zostanú v poli Kópia. Vaša adresa sa vynechá. Nechceného príjemcu odstránite kliknutím na krížik pri adrese. Správa sa odošle cez server SMTP schránky, z ktorej ju posielate.
Sponka v hlavičke vlákna uloží prílohy do modulu Súbory, do priečinka Pošta / názov schránky / predmet vlákna. Vynechá obrázky vložené do tela e-mailu, neuloží znova súbory s rovnakým názvom a veľkosťou a zohľadní limit úložiska. Modul sa otvorí v tomto priečinku a zobrazí lištu „Sťahujem prílohy (N) z poštového servera…“. Okno môžete zavrieť a kopírovanie sa dokončí. Vzdialené obrázky sú predvolene blokované, aby otvorenie e-mailu nepotvrdilo odosielateľovi, že je vaša adresa aktívna.
Čo prináša AI vo vlákne?
Tlačidlo Usporiadať v päte poľa na odpoveď otvorí ponuku so štyrmi položkami. Vylepšiť skráti obsah a odstráni pätičky aj doložky. Zhrnúť vytvorí 1-2 vety na každú správu so zameraním na to, čo má dôsledky. Expert pridá pod každú správu riadok „Upozornenie experta“ s rizikom alebo otázkou, ktorú sa oplatí položiť. Pôvodný obsah vypne AI.
Program usporadúva správy po dávkach po 8. Tlačidlo „Usporiadať staršie správy (N)“ umožňuje zobraziť aj staršie správy. Výsledok je len náhľad počas aktuálnej relácie: originály zostávajú nezmenené a usporiadaná verzia sa neukladá do databázy. Po obnovení stránky ju musí AI pripraviť znova. Pod každou takouto správou vidíte poznámku „AI sa môže mýliť“.
Asistenta AI sa môžete opýtať na toto jedno vlákno, napríklad na dohodnutú cenu a osobu, ktorá ju schválila. Odpovedá výhradne na základe korešpondencie. Ak v nej odpoveď nenájde, povie to priamo. Odpoveď zostane pod poslednou správou s označením „LEN PRE VÁS“. Nikto iný ju neuvidí, ani administrátor.
Čo získate?
Nemusíte začínať deň prenášaním dohôd medzi poštou a programom na úlohy. Korešpondencia so zákazníkom, úlohy aj súbory sú v jednom okne - a schránka zostáva súkromná: tím vidí úlohu, nie vaše e-maily.
Po dovolenke sa nemusíte prehrabávať v zanořených citáciách v dlhom vlákne. Prečítate si skrátenú verziu, opýtate sa na podrobnosť a v prípade pochybností si pozriete originál.
Keď zákazník požiada o verziu zmluvy spred niekoľkých týždňov, nemusíte prehľadávať každý e-mail zvlášť. Prílohy z korešpondencie nájdete v priečinku pomenovanom podľa predmetu konverzácie.
Príklad z každodennej práce
Vlákno so zákazníkom sa ťahá tri týždne: ponuka, úprava, sken podpísanej zmluvy a dve zmeny termínu. Do konverzácie sa zapoja účtovníčka a človek z výroby. Po mesiaci je ťažké zistiť, ktorá cena je tá posledná.
Zapnete režim Zhrnúť a potom sa asistenta opýtate na cenu a osobu, ktorá ju schválila. Odpoveď zostane vo vlákne a uvidíte ju len vy. Sponkou uložíte prílohy do jedného priečinka. Vlákno prepojíte s úlohou v pracovnom priestore výroby, aby ste mohli úlohu otvoriť priamo z korešpondencie. Prepojenie nesprístupní obsah ani predmet e-mailu účastníkom úlohy, ktorí nemajú túto schránku pripojenú vo svojom účte.
Najčastejšie otázky
Je Pošta vo variante Standard?
Nie, je to modul variantu Pro. Ceny oboch variantov sú v cenníku, v sumách bez DPH.
Uvidia ostatní ľudia vo firme moju schránku?
Nie. Schránka je súkromná aj pre správcu. Spoločnú firemnú adresu si každý pripája samostatne.
Môže Task Manager vymazať moje e-maily zo servera?
Nie. IMAP klient v Task Manageri správy neodstraňuje. Číta ich a pridáva kópie do priečinka „Odoslané“. Odpojením schránky sa odstráni len jej lokálna kópia v aplikácii.
Dostáva sa moja pošta do znalostnej databázy AI?
Nie automaticky. Pošta sa nedostáva do znalostnej databázy, ktorá sa indexuje na pozadí. Schránku alebo jedno vlákno môžete manuálne určiť pre jednu konverzáciu. Túto funkciu musí najprv zapnúť správca v časti Nastavenia → AI.
Dokáže e-mail sám založiť úlohu?
Áno. Automatizácie majú spúšťač „Nový e-mail v schránke“ s podmienkami týkajúcimi sa odosielateľa, predmetu, schránky a prítomnosti prílohy. Keď recept vytvorí úlohu, prepojenie s vláknom sa vytvorí automaticky.
Môžem pripojiť Gmail?
Áno. Od roku 2022 Gmail neprijíma bežné heslo ku kontu Google; Outlook tiež vyžaduje heslo aplikácie. V Gmaile zapnite dvojstupňové overenie na myaccount.google.com → Zabezpečenie, vygenerujte 16-znakové „Heslo aplikácie“ a zadajte ho v Task Manageri. Aj v Outlooku použijete heslo aplikácie; pri firemných kontách môže správca vypnúť IMAP.