O que é o módulo Correio no Task Manager?
O correio eletrónico empresarial no Task Manager é um módulo da variante Pro - uma caixa de correio IMAP/SMTP integrada no esquema principal da aplicação: tem as caixas de correio na coluna da esquerda, a lista de tópicos ocupa o lugar da lista de tarefas, e o próprio tópico abre-se na coluna da direita - onde normalmente lê uma tarefa ou um chat. Recebe e envia e-mails sem ter de ir para o webmail. Pode mover os anexos da correspondência para o módulo Ficheiros, em vez de os procurar meses depois na caixa de correio.
Pode ligar qualquer servidor IMAP/SMTP, incluindo serviços de alojamento portugueses, Gmail e Outlook. Não há limite para o número de caixas de correio e cada uma tem o seu próprio separador na coluna da esquerda. A caixa de correio é privada. Cada pessoa configura a seu próprio nível até o endereço biuro@firma.pl. Ninguém mais, incluindo o administrador, consegue ver o seu conteúdo.
O Task Manager não elimina mensagens do servidor. Lê o correio recebido e a pasta «Enviados», por isso também verá na conversa uma resposta enviada do telemóvel. Também adiciona aí cópias das mensagens enviadas a partir do programa. Ao desligar a caixa de correio, é eliminada apenas a cópia local. Quando voltar a ligá-la, as mensagens regressam.
Como é uma conversa por dentro?
As mensagens são separadas por barras com o dia, por exemplo, «Hoje» e «Ontem». Junto ao remetente, vê a hora e a fotografia, se o respetivo endereço pertencer a um utilizador do Task Manager. Caso contrário, vê as iniciais. A data completa aparece numa dica de contexto. O histórico citado permanece recolhido e o botão «Mostrar correspondência anterior» permite expandi-lo.
Por baixo do remetente, aparece a linha Para com os destinatários. Quando há várias pessoas na conversa, pode ver de imediato quem participa na troca de mensagens. Por predefinição, a resposta é enviada a todos os destinatários da última mensagem: o remetente e os restantes destinatários ficam em Para, e os endereços em cópia mantêm-se em CC. O seu endereço é excluído. Para remover um destinatário indesejado, clique na cruz junto ao endereço. A mensagem é enviada através do servidor SMTP da caixa de correio a partir da qual a envia.
O clipe no cabeçalho do tópico guarda os anexos no módulo Ficheiros, na pasta Correio / nome da caixa de correio / assunto do tópico. Ignora as imagens inseridas no corpo do e-mail, não volta a guardar ficheiros com o mesmo nome e tamanho e respeita o limite de espaço. O módulo abre nessa pasta e apresenta a barra «A transferir anexos (N) do servidor de correio…». Pode fechar a janela enquanto a cópia termina. As imagens remotas estão bloqueadas por predefinição, para que a abertura do e-mail não confirme ao remetente que o seu endereço está ativo.
O que pode fazer a IA num tópico?
O botão Organizar no rodapé do campo de resposta abre um menu com quatro opções. Melhorar encurta o conteúdo e remove assinaturas e cláusulas. Resumir apresenta 1-2 frases por mensagem, centradas no que tem consequências. Especialista acrescenta, por baixo de cada mensagem, uma linha «Nota do especialista» com um risco ou uma pergunta que vale a pena fazer. Conteúdo original desativa a IA.
O programa organiza as mensagens em grupos de 8. O botão «Organizar mensagens mais antigas (N)» permite consultar mensagens anteriores. O resultado é uma pré-visualização válida apenas durante a sessão: os originais mantêm-se inalterados e a versão organizada não é guardada na base de dados. Depois de atualizar a página, a IA tem de a preparar novamente. Por baixo de cada mensagem deste tipo, aparece a nota «A IA pode cometer erros».
Pode perguntar ao Assistente de IA sobre este tópico, por exemplo, qual foi o preço aceite e quem o aprovou. A resposta baseia-se exclusivamente na correspondência. Se não encontrar a resposta, diz-lhe claramente. A resposta aparece por baixo da última mensagem, com a etiqueta «SÓ PARA SI». Mais ninguém a consegue ver, nem mesmo o administrador.
O que ganha?
Não precisa de começar o dia a transferir informações entre o correio eletrónico e o programa de tarefas. A correspondência com os clientes, as tarefas e os ficheiros estão na mesma janela - e a caixa de correio continua privada: a equipa vê a tarefa, não os seus e-mails.
Depois das férias, não precisa de percorrer citações aninhadas num tópico longo. Lê a versão resumida, pergunta por um pormenor e, se tiver dúvidas, consulta o original.
Quando um cliente pede uma versão do contrato de há algumas semanas, não precisa de pesquisar cada e-mail separadamente. Os anexos da correspondência estão numa pasta identificada pelo assunto da conversa.
Exemplo do trabalho diário
Um tópico com um cliente prolonga-se por três semanas: uma proposta, uma revisão, um scan do contrato assinado e duas alterações de prazo. A contabilista e uma pessoa da produção juntam-se à conversa. Um mês depois, é difícil perceber qual é o preço mais recente.
Ativa o modo Resumir e depois pergunta ao assistente qual foi o preço e quem o aprovou. A resposta fica no tópico, visível apenas para si. Com o clipe, guarda os anexos numa única pasta. Associa o tópico a uma tarefa no espaço de trabalho da produção, para poder abrir a tarefa a partir da correspondência. A associação não partilha o conteúdo nem o assunto do e-mail com os participantes da tarefa que não tenham essa caixa de correio ligada à sua conta.
Perguntas mais frequentes
O módulo Correio existe na variante Standard?
Não, é um módulo da variante Pro. Os preços de ambas as variantes estão no tarifário, em valores sem IVA.
As outras pessoas da empresa conseguem ver a minha caixa de correio?
Não. A caixa de correio é privada, incluindo para o administrador. Cada pessoa configura separadamente o endereço partilhado da empresa.
O Task Manager pode eliminar os meus e-mails do servidor?
Não. O cliente IMAP do Task Manager não elimina mensagens. Lê-as e adiciona cópias à pasta «Enviados». Ao desligar a caixa de correio, é eliminada apenas a cópia local na aplicação.
O meu correio eletrónico é incluído na base de conhecimento de IA?
Não automaticamente. O correio eletrónico não é incluído na base de conhecimento indexada em segundo plano. Pode indicar manualmente uma caixa de correio ou uma conversa individual para uma conversa. A funcionalidade tem de ser ativada previamente pelo administrador em Definições → IA.
Um email pode criar sozinho uma tarefa?
Sim. As automatizações têm um acionador «Novo e-mail na caixa de correio» com condições relativas ao remetente, ao assunto, à caixa de correio e à presença de um anexo. Quando a receita cria uma tarefa, a ligação à conversa é estabelecida automaticamente.
Posso ligar o Gmail?
Sim. Desde 2022, o Gmail já não aceita a palavra-passe normal da conta Google; o Outlook também exige uma palavra-passe de aplicação. No Gmail, ative a verificação em dois passos em myaccount.google.com → Segurança, gere uma «Palavra-passe de aplicação» de 16 caracteres e introduza-a no Task Manager. No Outlook, também terá de usar uma palavra-passe de aplicação; nas contas empresariais, o administrador pode desativar o IMAP.