Vad är modulen E-post i Task Manager?
Företags-e-post i Task Manager är en funktion i Pro-paketet - en IMAP/SMTP-inkorg inbyggd i applikationens huvudlayout: inkorgarna hittar du i vänsterkolumnen, listan med trådar ersätter listan med uppgifter, och själva tråden öppnas i högerkolumnen - där du vanligtvis läser en uppgift eller en chatt. Du tar emot och skickar e-post utan att gå till webbmejlen. Bilagor från korrespondensen kan du flytta till modulen Filer, istället för att leta efter dem i inkorgen månader senare.
Du kan ansluta valfri IMAP/SMTP-server, inklusive polska webbhotell, Gmail och Outlook. Antalet inkorgar är obegränsat och varje inkorg har en egen flik i den vänstra kolumnen. Inkorgen är privat. Även en adress som biuro@firma.pl ansluter varje person på sitt eget konto. Ingen annan, inte ens administratören, kan se innehållet.
Task Manager raderar inte meddelanden på servern. Programmet läser inkommande e-post och mappen ”Skickat”, så i tråden ser du även svar som skickats från en telefon. Det lägger också till kopior av meddelanden som skickats från programmet. Om du kopplar från inkorgen tas bara den lokala kopian bort. När du ansluter den igen kommer meddelandena tillbaka.
Hur ser en tråd ut?
Meddelanden avgränsas av fält med dagen, till exempel ”I dag” och ”I går”. Bredvid avsändaren ser du klockslaget och ett foto om adressen tillhör en Task Manager-användare. Annars visas initialerna. Hela datumet visas i en pratbubbla. Citerad historik är hopfälld, men med knappen ”Visa tidigare korrespondens” kan du fälla ut den.
Under avsändaren visas en rad med Till och mottagarna. När du pratar med flera personer ser du direkt vilka som deltar i tråden. Svaret skickas som standard till alla som fick det senaste meddelandet: avsändaren och övriga mottagare hamnar under Till, medan kopiorna ligger kvar under Kopia. Din egen adress utelämnas. Ta bort oönskade mottagare genom att klicka på krysset bredvid adressen. Meddelandet skickas via SMTP-servern för den inkorg du skickar från.
Gemikonen i trådens sidhuvud sparar bilagor i modulen Filer, i mappen E-post / inkorgens namn / trådens ämne. Bilder som infogats i mejlets brödtext hoppas över. Filer med samma namn och storlek sparas inte igen, och lagringsutrymmets gräns gäller. Modulen öppnas i den här mappen och visar en förloppsindikator med texten ”Hämtar bilagor (N) från e-postservern…”. Du kan stänga fönstret medan kopieringen slutförs. Fjärrbilder är blockerade som standard, så att det inte bekräftas för avsändaren att din adress är aktiv när du öppnar ett mejl.
Vad kan AI göra i en tråd?
Knappen Strukturera längst ned i svarsfältet öppnar en meny med fyra alternativ. Förfina kortar ned texten och tar bort signaturer och friskrivningsklausuler. Sammanfatta ger 1-2 meningar per meddelande, med fokus på sådant som får konsekvenser. Expert lägger till en rad med ”Expertens kommentar” under varje meddelande, med en risk eller en fråga som kan vara värd att ställa. Ursprunglig text stänger av AI.
Programmet strukturerar meddelanden i grupper om 8. Knappen ”Strukturera äldre meddelanden (N)” låter dig gå längre tillbaka. Resultatet är en förhandsvisning som bara gäller under sessionen: originalen förblir oförändrade och den strukturerade versionen sparas inte i databasen. När du uppdaterar sidan måste AI skapa den på nytt. Under varje sådant meddelande visas texten ”AI kan göra misstag”.
Du kan fråga AI-assistenten om just den här tråden, till exempel vilket pris som godkändes och vem som godkände det. Den svarar enbart utifrån korrespondensen. Om den inte hittar något svar där säger den det tydligt. Svaret visas under det senaste meddelandet med märkningen ”ENDAST FÖR DIG”. Ingen annan kan se det, inte ens administratören.
Vad vinner du?
Du behöver inte börja dagen med att flytta över överenskommelser mellan e-posten och uppgiftshanteraren. Korrespondens med kunden, uppgifter och filer finns i samma fönster - och inkorgen förblir privat: teamet ser uppgiften, inte dina mejl.
Efter semestern behöver du inte ta dig igenom nästlade citat i en lång tråd. Du läser en sammanfattad version, frågar om en detalj och kontrollerar originalet om något är oklart.
När en kund ber om en version av avtalet från några veckor tidigare behöver du inte söka igenom varje mejl för sig. Bilagor från korrespondensen finns i en mapp med samtalets ämne som namn.
Exempel från vardagen
En tråd med en kund har pågått i tre veckor: ett erbjudande, en ändring, en skannad undertecknad avtalsversion och två ändringar av datumet. En redovisningsekonom och en person från produktionen ansluter till konversationen. Efter en månad är det svårt att avgöra vilket pris som är det senaste.
Du aktiverar läget Sammanfatta och frågar sedan assistenten om priset och vem som godkände det. Svaret finns kvar i tråden och är bara synligt för dig. Med gemikonen sparar du bilagorna i en och samma mapp. Du kopplar tråden till en uppgift i produktionens arbetsyta, så att du kan öppna uppgiften från korrespondensen. Kopplingen delar inte mejlets innehåll eller ämne med deltagare i uppgiften som inte har den inkorgen ansluten hos sig.
Vanliga frågor
Ingår E-post i varianten Standard?
Nej, det är en modul i varianten Pro. Priserna för båda varianterna finns i prislistan, exkl. moms.
Kan andra på företaget se min inkorg?
Nej. Inkorgen är privat även för administratören. Varje person ansluter företagets gemensamma adress separat på sitt eget konto.
Kan Task Manager radera mina mejl på servern?
Nej. IMAP-klienten i Task Manager tar inte bort meddelanden. Den läser dem och lägger till kopior i mappen ”Skickat”. Om du kopplar från inkorgen tas bara den lokala kopian i appen bort.
Hamnar min e-post i AI-kunskapsbasen?
Inte automatiskt. E-post hamnar inte i kunskapsbasen som indexeras i bakgrunden. Du väljer manuellt en inkorg eller en enskild tråd för en konversation. Funktionen måste först aktiveras av en administratör under Inställningar → AI.
Kan ett mejl skapa en uppgift automatiskt?
Ja. Automatiseringar har utlösaren ”Nytt e-postmeddelande i inkorgen” med villkor för avsändare, ämne, inkorg och förekomst av bilaga. När en automatiseringsregel skapar en uppgift skapas kopplingen till tråden automatiskt.
Kan jag ansluta Gmail?
Ja. Sedan 2022 godkänner Gmail inte vanliga lösenord för Google-konton; Outlook kräver också ett applösenord. Aktivera tvåstegsverifiering i Gmail på myaccount.google.com → Säkerhet, skapa ett 16-teckens ”Applösenord” och ange det i Task Manager. I Outlook behöver du också använda ett applösenord; på företagskonton kan administratören inaktivera IMAP.