Qu'est-ce que le module Messagerie dans Task Manager ?
La Boîte mail partagée dans Task Manager est un module de la variante Pro - une boîte IMAP/SMTP intégrée à la mise en page principale de l'application : les boîtes mail se trouvent dans la colonne de gauche, la liste des fils de discussion remplace la liste des tâches, et le fil lui-même s'ouvre dans la colonne de droite - à l'endroit où vous lisez habituellement une tâche ou une discussion. Vous recevez et envoyez des e-mails sans passer par le webmail. Vous pouvez déplacer les pièces jointes de la correspondance vers le module Fichiers, au lieu de les chercher des mois plus tard dans la boîte mail.
Vous pouvez connecter n’importe quel serveur IMAP/SMTP, y compris des services d’hébergement polonais, Gmail et Outlook. Le nombre de boîtes mail n’est pas limité, et chacune dispose de son propre onglet dans la colonne de gauche. La boîte mail est privée. Chaque personne connecte elle-même l’adresse biuro@firma.pl, même s’il s’agit d’une adresse partagée. Personne d’autre, pas même l’administrateur, ne peut voir son contenu.
Task Manager ne supprime pas les messages du serveur. Il lit les e-mails reçus et le dossier « Envoyés », vous pouvez donc aussi voir dans le fil de discussion une réponse envoyée depuis un téléphone. Il y ajoute également des copies des messages envoyés depuis le programme. Déconnecter la boîte mail supprime uniquement la copie locale. Les messages réapparaissent lorsque vous la reconnectez.
À quoi ressemble un fil de discussion ?
Les messages sont séparés par des bandeaux indiquant le jour, par exemple « Aujourd’hui » et « Hier ». À côté de l’expéditeur, vous voyez l’heure et sa photo si son adresse correspond à celle d’un utilisateur de Task Manager. Sinon, vous voyez ses initiales. La date complète apparaît dans une info-bulle. L’historique cité reste réduit ; le bouton « Afficher les messages précédents » permet de le développer.
Sous l’expéditeur, une ligne À affiche les destinataires. Dans une conversation avec plusieurs personnes, vous voyez immédiatement qui participe au fil de discussion. Par défaut, la réponse est envoyée à tous les destinataires du dernier message : l’expéditeur et les autres destinataires apparaissent dans le champ À, tandis que les copies restent dans CC. Votre adresse est ignorée. Pour retirer un destinataire indésirable, cliquez sur la croix à côté de son adresse. Le message est envoyé via le serveur SMTP de la boîte mail depuis laquelle vous l’envoyez.
Le trombone dans l’en-tête du fil de discussion enregistre les pièces jointes dans le module Fichiers, dans le dossier Messagerie / nom de la boîte mail / sujet du fil. Il ignore les images insérées dans le corps du mail, n’enregistre pas à nouveau les fichiers portant le même nom et ayant la même taille, et tient compte de la limite d’espace disponible. Le module s’ouvre dans ce dossier et affiche la barre « Téléchargement des pièces jointes (N) depuis le serveur de messagerie… ». Vous pouvez fermer la fenêtre : la copie se terminera. Les images distantes sont bloquées par défaut afin que l’ouverture d’un mail ne signale pas à l’expéditeur que votre adresse est active.
Que peut faire l’IA dans un fil de discussion ?
Le bouton Structurer dans le pied de page du champ de réponse ouvre un menu avec quatre options. Embellir raccourcit le texte et supprime les signatures ainsi que les clauses. Résumer propose 1-2 phrases par message, en mettant l’accent sur les éléments qui ont des conséquences. Expert ajoute sous chaque message une ligne « Avis de l’expert » avec un risque ou une question qui mérite d’être posée. Contenu d’origine désactive l’IA.
Le programme traite les messages par lots de 8. Le bouton « Structurer les anciens messages (N) » permet d’aller plus loin. Le résultat est un aperçu valable pour la durée de la session : les originaux restent inchangés et la version structurée n’est pas enregistrée dans la base de données. Après avoir actualisé la page, l’IA doit la préparer à nouveau. Sous chaque message traité, vous voyez la mention « L’IA peut commettre des erreurs ».
Vous pouvez interroger l’Assistant IA sur ce seul fil de discussion, par exemple pour connaître le prix accepté et la personne qui l’a approuvé. Il répond uniquement à partir de la correspondance. S’il n’y trouve pas la réponse, il vous le dit clairement. La réponse apparaît sous le dernier message, avec le badge « UNIQUEMENT POUR VOUS ». Personne d’autre ne peut la voir, pas même l’administrateur.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas à commencer la journée en transférant les informations de la messagerie vers votre gestionnaire de tâches. Les échanges avec le client, les tâches et les fichiers sont réunis dans une seule fenêtre - et votre boîte mail reste privée : l’équipe voit la tâche, pas vos e-mails.
Après vos congés, vous n’avez pas besoin de parcourir les citations imbriquées d’un long fil de discussion. Vous lisez une version résumée, demandez des précisions et, en cas de doute, consultez l’original.
Quand un client vous demande une version du contrat datant de quelques semaines, vous n’avez pas à parcourir chaque mail séparément. Les pièces jointes de la correspondance sont regroupées dans un dossier nommé d’après le sujet de la conversation.
Exemple du quotidien
Le fil de discussion avec un client dure depuis trois semaines : une offre, une correction, un scan du contrat signé et deux changements de date. La comptable et une personne de la production rejoignent la conversation. Au bout d’un mois, il est difficile de savoir quel est le dernier prix.
Vous activez le mode Résumer, puis vous demandez à l’assistant quel est le prix et qui l’a accepté. La réponse reste dans le fil de discussion et n’est visible que par vous. Vous utilisez le trombone pour enregistrer les pièces jointes dans un seul dossier. Vous associez le fil à une tâche dans l’espace de travail de la production, afin de pouvoir ouvrir la tâche depuis la correspondance. Cette association ne partage ni le contenu ni le sujet du mail avec les participants à la tâche qui n’ont pas connecté cette boîte mail à leur compte.
Questions fréquentes
La Messagerie est-elle disponible dans l'offre Standard ?
Non, c'est un module de la formule Pro. Les prix des deux formules figurent dans le tarif, en montants HT.
Les autres personnes de l’entreprise peuvent-elles voir ma boîte mail ?
Non. La boîte mail est privée, même pour l’administrateur. Chaque personne connecte individuellement l’adresse mail partagée de l’entreprise.
Task Manager peut-il supprimer mes e-mails du serveur ?
Non. Le client IMAP de Task Manager ne supprime pas les messages. Il les lit et ajoute des copies au dossier « Envoyés ». Déconnecter la boîte mail supprime uniquement la copie locale dans l’application.
Mes e-mails sont-ils ajoutés à la base de connaissances de l’IA ?
Pas automatiquement. Les e-mails ne sont pas ajoutés à la base de connaissances indexée en arrière-plan. Vous devez sélectionner manuellement la boîte mail ou un fil de discussion précis pour une conversation. La fonction doit d’abord être activée par l’administrateur dans Paramètres → IA.
Un e-mail peut-il créer une tâche tout seul ?
Oui. Les Automatisations proposent le déclencheur « Nouvel e-mail dans la boîte mail » avec des conditions portant sur l’expéditeur, l’objet, la boîte mail et la présence d’une pièce jointe. Lorsqu’une règle d’automatisation crée une tâche, le lien avec le fil de discussion est établi automatiquement.
Puis-je connecter Gmail ?
Oui. Depuis 2022, Gmail n’accepte plus le mot de passe habituel du compte Google ; Outlook exige également un mot de passe d’application. Dans Gmail, activez la validation en deux étapes sur myaccount.google.com → Sécurité, générez un « Mot de passe d’application » de 16 caractères et saisissez-le dans Task Manager. Dans Outlook, vous devrez également utiliser un mot de passe d’application ; pour les comptes professionnels, l’administrateur peut désactiver IMAP.