¿Qué es el módulo Correo en Task Manager?
El Correo corporativo de Task Manager es un módulo de la variante Pro - un buzón IMAP/SMTP integrado en la estructura principal de la aplicación: los buzones aparecen en la columna izquierda, la lista de hilos ocupa el lugar de la lista de tareas y el propio hilo se abre en la columna derecha - donde normalmente lees una tarea o un chat. Recibes y envías correos sin pasar por el webmail. Los adjuntos de la correspondencia los puedes trasladar al módulo Archivos, en lugar de buscarlos meses después en el buzón.
Puedes conectar cualquier servidor IMAP/SMTP, incluidos los proveedores de alojamiento polacos, Gmail y Outlook. No hay límite en el número de buzones y cada uno tiene su propia pestaña en la columna izquierda. El buzón es privado. Cada persona conecta su propia cuenta, incluso si se trata de una dirección como biuro@firma.pl. Nadie más, ni siquiera el administrador, puede ver su contenido.
Task Manager no elimina los mensajes del servidor. Lee el correo entrante y la carpeta «Enviados», así que en el hilo también verás las respuestas enviadas desde el móvil. También añade allí copias de los mensajes enviados desde el programa. Al desconectar el buzón, solo se elimina la copia local. Al volver a conectarlo, los mensajes vuelven a aparecer.
¿Cómo se ve un hilo por dentro?
Las barras con el día, como «Hoy» y «Ayer», separan los mensajes. Junto al remitente verás la hora y una foto si su dirección pertenece a un usuario de Task Manager. En caso contrario, verás sus iniciales. La fecha completa aparece en un cuadro emergente. El historial citado permanece contraído y el botón «Mostrar correspondencia anterior» permite desplegarlo.
Debajo del remitente aparece la línea Para con los destinatarios. Si hay varias personas en la conversación, puedes ver de inmediato quién participa en el hilo. Por defecto, la respuesta se envía a todos los destinatarios del último mensaje: el remitente y los demás destinatarios aparecen en Para, y las copias, en CC. Tu dirección se omite. Puedes quitar a un destinatario no deseado con la cruz que aparece junto a su dirección. El mensaje se envía a través del servidor SMTP del buzón desde el que lo envías.
El clip del encabezado del hilo guarda los archivos adjuntos en el módulo Archivos, en la carpeta Correo / nombre del buzón / asunto del hilo. Omite las imágenes insertadas en el cuerpo del correo, no vuelve a guardar archivos con el mismo nombre y tamaño y tiene en cuenta el límite de espacio. El módulo se abre en esa carpeta y muestra una barra con el mensaje «Descargando archivos adjuntos (N) del servidor de correo…». Puedes cerrar la ventana y la copia terminará en segundo plano. Las imágenes remotas están bloqueadas por defecto para que abrir un correo no confirme al remitente que tu dirección está activa.
¿Qué aporta la IA al hilo?
El botón Organizar del pie del campo de respuesta abre un menú con cuatro opciones. Mejorar acorta el contenido y elimina los pies de página y las cláusulas. Resumir ofrece 1-2 frases por mensaje, centradas en lo que tiene consecuencias. Experto añade debajo de cada mensaje una línea «Nota del experto» con un riesgo o una pregunta que conviene plantear. Contenido original desactiva la IA.
El programa organiza los mensajes en tandas de 8. El botón «Organizar mensajes anteriores (N)» permite consultar los anteriores. El resultado es una vista previa temporal, solo durante la sesión: los originales no cambian y la versión organizada no se guarda en la base de datos. Si actualizas la página, la IA tendrá que prepararla de nuevo. Debajo de cada mensaje de este tipo aparece el aviso «La IA puede cometer errores».
Puedes preguntar al Asistente de IA sobre ese hilo en concreto, por ejemplo, qué precio se aceptó y quién lo aprobó. Responde exclusivamente basándose en la correspondencia. Si no encuentra la respuesta, te lo dice claramente. La respuesta aparece debajo del último mensaje con la etiqueta «SOLO PARA TI». Nadie más puede verla, ni siquiera el administrador.
¿Qué ganas?
No tienes que empezar el día trasladando acuerdos del correo al programa de tareas. La correspondencia con el cliente, las tareas y los archivos están en una sola ventana, y el buzón sigue siendo privado: el equipo ve la tarea, no tus correos.
Después de las vacaciones, no tienes que abrirte paso entre citas anidadas en un hilo largo. Lees una versión resumida, preguntas por algún detalle y, si tienes dudas, consultas el original.
Cuando un cliente te pide una versión del contrato de hace unas semanas, no tienes que buscarla correo por correo. Los archivos adjuntos de la correspondencia están en una carpeta con el asunto de la conversación.
Ejemplo del trabajo diario
Un hilo con un cliente se alarga durante tres semanas: una oferta, una revisión, un escaneo del contrato firmado y dos cambios de fecha. Se incorporan a la conversación la contable y una persona del equipo de producción. Al cabo de un mes, es difícil saber cuál es el último precio.
Activas el modo Resumir y luego preguntas al asistente cuál era el precio y quién lo aceptó. La respuesta queda en el hilo y solo tú puedes verla. Con el clip, guardas los archivos adjuntos en una sola carpeta. Vinculas el hilo a una tarea en el espacio de trabajo de producción para abrir la tarea desde la correspondencia. El vínculo no comparte el contenido ni el asunto del correo con los participantes de la tarea que no tengan ese buzón conectado en su cuenta.
Preguntas frecuentes
¿Correo está incluido en la variante Standard?
No, es un módulo del plan Pro. Los precios de ambos planes están en la tabla de precios, en importes netos.
¿Pueden ver mi buzón otras personas de la empresa?
No. El buzón también es privado para el administrador. Cada persona conecta por separado la dirección de correo compartida de la empresa.
¿Puede Task Manager borrar mis correos del servidor?
No. El cliente IMAP de Task Manager no elimina mensajes. Los lee y añade copias a la carpeta «Enviados». Al desconectar el buzón, solo se elimina la copia local de la aplicación.
¿Se incorpora mi correo a la base de conocimientos de IA?
No automáticamente. El correo no se incorpora a la base de conocimientos que se indexa en segundo plano. Puedes indicar manualmente un buzón o un hilo concreto para una conversación. Antes, el administrador debe activar la función en Ajustes → IA.
¿Un correo puede crear una tarea por sí solo?
Sí. Automatizaciones incluye el disparador «Nuevo correo en el buzón», con condiciones relativas al remitente, el asunto, el buzón y la presencia de archivos adjuntos. Cuando una regla crea una tarea, el vínculo con el hilo se genera automáticamente.
¿Puedo conectar Gmail?
Sí. Desde 2022, Gmail no acepta la contraseña habitual de la cuenta de Google; Outlook también requiere una contraseña de aplicación. En Gmail, activa la verificación en dos pasos en myaccount.google.com → Seguridad, genera una «Contraseña de aplicación» de 16 caracteres e introdúcela en Task Manager. En Outlook también necesitarás una contraseña de aplicación; en las cuentas de empresa, el administrador puede desactivar IMAP.