Mikä on Sähköposti-moduuli Task Managerissa?
Yrityksen sähköposti Task Managerissa on Pro-version ominaisuus - IMAP/SMTP-postilaatikko, joka on sisäänrakennettu sovelluksen pääasetteluun: postilaatikot ovat vasemmassa sarakkeessa, viestiketjujen luettelo korvaa tehtävälistan, ja itse viestiketju avautuu oikeassa sarakkeessa - samassa paikassa, jossa yleensä luet tehtävää tai keskustelua. Vastaanotat ja lähetät sähköposteja siirtymättä webmailiin. Kirjeenvaihdon liitteet voit siirtää Tiedostot-moduuliin sen sijaan, että etsisit niitä kuukausien päästä postilaatikosta.
Voit yhdistää minkä tahansa IMAP/SMTP-palvelimen, myös puolalaiset hosting-palvelut, Gmailin ja Outlookin. Postilaatikoiden määrää ei ole rajoitettu, ja jokaisella on oma välilehtensä vasemmassa sarakkeessa. Postilaatikko on yksityinen. Jokainen yhdistää myös osoitteen biuro@firma.pl omalle tililleen. Kukaan muu, ei edes ylläpitäjä, näe sen sisältöä.
Task Manager ei poista viestejä palvelimelta. Se lukee saapuvat sähköpostit ja ”Lähetetyt”-kansion, joten näet keskusteluketjussa myös puhelimesta lähetetyn vastauksen. Ohjelmasta lähetetyistä viesteistä lisätään sinne myös kopiot. Postilaatikon yhteyden katkaiseminen poistaa vain paikallisen kopion. Kun yhdistät postilaatikon uudelleen, viestit palaavat.
Miltä keskusteluketju näyttää?
Viestit erottaa toisistaan päiväysrivi, esimerkiksi ”Tänään” ja ”Eilen”. Lähettäjän nimen vieressä näkyy kellonaika ja kuva, jos osoite kuuluu Task Managerin käyttäjälle. Muussa tapauksessa näet nimikirjaimet. Tarkka päivämäärä näkyy puhekuplassa. Lainattu viestihistoria pysyy tiivistettynä, ja ”Näytä aiempi viestihistoria” -painikkeella voit avata sen.
Lähettäjän alla näkyy Vastaanottaja-rivi vastaanottajineen. Kun keskustelussa on useita henkilöitä, näet heti, ketkä osallistuvat viestiketjuun. Vastaus lähetetään oletuksena kaikille viimeisimmän viestin vastaanottajille: lähettäjä ja muut vastaanottajat lisätään Vastaanottaja-kenttään, ja kopiot jäävät Kopio-kenttään. Oma osoitteesi jätetään pois. Poista tarpeeton vastaanottaja napsauttamalla osoitteen vieressä olevaa rastia. Viesti lähetetään sen postilaatikon SMTP-palvelimen kautta, josta lähetät sen.
Viestiketjun otsakkeessa oleva paperiliitin tallentaa liitteet Tiedostot-moduuliin kansioon Sähköposti / postilaatikon nimi / viestiketjun aihe. Se ohittaa sähköpostiviestiin upotetut kuvat, ei tallenna uudelleen samannimisiä ja -kokoisia tiedostoja ja huomioi tilarajan. Moduuli avautuu kyseiseen kansioon ja näyttää palkin ”Ladataan liitteitä (N) sähköpostipalvelimelta…”. Voit sulkea ikkunan, ja kopiointi jatkuu loppuun. Etäkuvat on oletuksena estetty, jotta sähköpostin avaaminen ei ilmoita lähettäjälle, että osoitteesi on aktiivinen.
Mitä AI tuo viestiketjuun?
Vastauskentän alatunnisteessa oleva Jäsennä-painike avaa valikon, jossa on neljä vaihtoehtoa. Kaunistele tiivistää sisältöä ja poistaa allekirjoitukset sekä vastuuvapauslausekkeet. Tiivistä antaa jokaisesta viestistä 1-2 virkettä ja keskittyy asioihin, joilla on seurauksia. Asiantuntija lisää jokaisen viestin alle ”Asiantuntijan huomio” -rivin, jossa kerrotaan riskistä tai esitetään kysymys, joka kannattaa esittää. Alkuperäinen sisältö poistaa AI:n käytöstä.
Ohjelma jäsentää viestejä 8 viestin erissä. Painikkeella ”Jäsennä vanhemmat viestit (N)” voit hakea vanhempia viestejä. Tulos on esikatselu istunnon ajan: alkuperäiset viestit pysyvät ennallaan, eikä jäsennettyä versiota tallenneta tietokantaan. Sivun päivittämisen jälkeen AI:n on luotava se uudelleen. Kunkin tällaisen viestin alla näkyy huomautus ”AI voi tehdä virheitä”.
Voit kysyä AI-avustajalta tästä yhdestä viestiketjusta esimerkiksi hyväksytystä hinnasta ja sen hyväksyneestä henkilöstä. Se vastaa vain sähköpostiviestien perusteella. Jos se ei löydä niistä vastausta, se kertoo sen suoraan. Vastaus jää viimeisen viestin alle tunnisteella ”VAIN SINULLE”. Kukaan muu, ei edes ylläpitäjä, näe sitä.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse aloittaa päivää siirtämällä sovittuja asioita sähköpostista tehtäväsovellukseen. Asiakasviestit, tehtävät ja tiedostot ovat samassa ikkunassa - ja postilaatikko pysyy yksityisenä: tiimi näkee tehtävän, ei sähköpostejasi.
Loman jälkeen sinun ei tarvitse selata pitkän viestiketjun sisäkkäisiä lainauksia. Luet tiivistelmän, kysyt tarkennusta ja tarkistat tarvittaessa alkuperäisen viestin.
Kun asiakas pyytää versiota sopimuksesta muutaman viikon takaa, sinun ei tarvitse etsiä sitä jokaisesta sähköpostista erikseen. Kirjeenvaihdon liitteet ovat keskustelun aiheen mukaan nimetyssä kansiossa.
Esimerkki arjen työstä
Asiakkaan kanssa käyty viestiketju on jatkunut kolme viikkoa: tarjous, korjaus, allekirjoitetun sopimuksen skannaus ja kaksi aikataulumuutosta. Keskusteluun liittyvät kirjanpitäjä ja tuotannon työntekijä. Kuukauden kuluttua on vaikea selvittää, mikä hinta on uusin.
Otat Tiivistä-tilan käyttöön ja kysyt sitten avustajalta hinnasta ja sen hyväksyneestä henkilöstä. Vastaus jää viestiketjuun, ja vain sinä näet sen. Tallennat liitteet paperiliittimellä yhteen kansioon. Linkität viestiketjun tuotannon Työtilan tehtävään, jotta voit avata tehtävän viestinnän kautta. Linkitys ei jaa sähköpostin sisältöä tai aihetta tehtävän osallistujille, joilla kyseistä postilaatikkoa ei ole yhdistetty.
Usein kysytyt kysymykset
Sisältyykö Sähköposti Standard-versioon?
Ei, se on Pro-version moduuli. Molempien versioiden hinnat löytyvät hinnoittelusta, alv 0 %.
Näkevätkö muut yrityksen työntekijät postilaatikkoni?
Eivät. Postilaatikko on yksityinen myös ylläpitäjälle. Jokainen yhdistää yhteisen yritysosoitteen erikseen omalle tililleen.
Voiko Task Manager poistaa sähköpostini palvelimelta?
Ei. Task Managerin IMAP-asiakas ei poista viestejä. Se lukee viestit ja lisää kopiot ”Lähetetyt”-kansioon. Postilaatikon yhteyden katkaiseminen poistaa vain sovelluksessa olevan paikallisen kopion.
Päätyvätkö sähköpostini AI:n tietopankkiin?
Eivät automaattisesti. Sähköpostit eivät päädy taustalla indeksoitavaan tietopankkiin. Voit valita postilaatikon tai yksittäisen keskusteluketjun manuaalisesti yhden keskustelun tietolähteeksi. Ylläpitäjän on ensin otettava toiminto käyttöön kohdassa Asetukset → AI.
Voiko sähköposti luoda tehtävän itse?
Kyllä. Automaatioissa on ”Uusi sähköposti postilaatikossa” -käynnistin, jossa voi määrittää lähettäjää, aihetta, postilaatikkoa ja liitteen olemassaoloa koskevia ehtoja. Kun automaatiosääntö luo tehtävän, yhteys keskusteluketjuun muodostuu automaattisesti.
Voinko yhdistää Gmailin?
Kyllä. Vuodesta 2022 alkaen Gmail ei ole hyväksynyt tavallista Google-tilin salasanaa; myös Outlook edellyttää sovellussalasanaa. Ota Gmailissa käyttöön kaksivaiheinen vahvistus osoitteessa myaccount.google.com → Tietoturva, luo 16-merkkinen ”Sovellussalasana” ja syötä se Task Manageriin. Outlookissa käytät myös sovellussalasanaa; yritystileillä ylläpitäjä voi poistaa IMAPin käytöstä.