Cos'è il modulo Posta in Task Manager?
La posta aziendale in Task Manager è un modulo della variante Pro - una casella IMAP/SMTP integrata nel layout principale dell'applicazione: le caselle le hai nella colonna di sinistra, l'elenco delle discussioni prende il posto dell'elenco delle attività, e la discussione stessa si apre nella colonna di destra - dove normalmente leggi un'attività o una chat. Ricevi e invii email senza passare dalla webmail. Gli allegati della corrispondenza puoi spostarli nel modulo File, invece di cercarli dopo mesi nella casella.
Puoi collegare qualsiasi server IMAP/SMTP, inclusi gli hosting polacchi, Gmail e Outlook. Il numero di caselle non è limitato e ognuna ha la propria scheda nella colonna a sinistra. La casella è privata. Ogni persona collega autonomamente anche un indirizzo come biuro@firma.pl. Nessun altro, nemmeno l'amministratore, può vederne il contenuto.
Task Manager non elimina i messaggi dal server. Legge la posta in arrivo e la cartella «Inviati», così nella discussione vedrai anche le risposte inviate dal telefono. Aggiunge anche le copie dei messaggi inviati dal programma. Se scolleghi la casella, viene eliminata solo la copia locale. Quando la colleghi di nuovo, i messaggi ricompaiono.
Com'è fatta una discussione al suo interno?
I messaggi sono separati da barre con il giorno, ad esempio «Oggi» e «Ieri». Accanto al mittente vedi l'ora e la foto, se il suo indirizzo appartiene a un utente di Task Manager. Altrimenti vedi le iniziali. La data completa è disponibile nel fumetto informativo. La cronologia citata resta compressa; il pulsante «Mostra la corrispondenza precedente» consente di espanderla.
Sotto il mittente trovi la riga A con i destinatari. Se la conversazione coinvolge più persone, puoi vedere subito chi partecipa alla discussione. La risposta viene inviata per impostazione predefinita a tutti i destinatari dell’ultimo messaggio: il mittente e gli altri destinatari vengono inseriti in A, mentre le copie restano in CC. Il tuo indirizzo viene escluso. Puoi rimuovere un destinatario indesiderato facendo clic sulla croce accanto al suo indirizzo. Il messaggio viene inviato tramite il server SMTP della casella da cui lo spedisci.
La graffetta nell’intestazione della discussione salva gli allegati nel modulo File, nella cartella Posta / nome della casella / oggetto della discussione. Esclude le immagini inserite nel corpo dell’email, non salva di nuovo i file con lo stesso nome e dimensione e tiene conto del limite di spazio. Il modulo si apre in questa cartella e mostra la barra «Download degli allegati (N) dal server di posta…». Puoi chiudere la finestra: la copia continuerà fino al termine. Le immagini remote sono bloccate per impostazione predefinita, così l’apertura dell’email non comunica al mittente che il tuo indirizzo è attivo.
Cosa può fare l’AI in una discussione?
Il pulsante Riordina nel piè di pagina del campo di risposta apre un menu con quattro opzioni. Abbellisci accorcia il testo e rimuove firme e clausole. Riassumi fornisce 1-2 frasi per messaggio, concentrandosi sugli aspetti che comportano conseguenze. Esperto aggiunge sotto ogni messaggio una riga «Nota dell’esperto» con un rischio o una domanda da porre. Contenuto originale disattiva l’AI.
Il programma riordina i messaggi in gruppi da 8. Il pulsante «Riordina i messaggi meno recenti (N)» permette di andare più indietro. Il risultato è un’anteprima disponibile solo per la durata della sessione: gli originali restano invariati e la versione riordinata non viene salvata nel database. Dopo aver ricaricato la pagina, l’AI dovrà prepararla di nuovo. Sotto ogni messaggio di questo tipo trovi la nota «L’AI può commettere errori».
Puoi chiedere all’Assistente AI informazioni su questa singola discussione, ad esempio qual è il prezzo approvato e chi lo ha approvato. Risponde esclusivamente sulla base della corrispondenza. Se non trova la risposta, lo dice chiaramente. La risposta viene visualizzata sotto l’ultimo messaggio con l’etichetta «SOLO PER TE». Nessun altro può vederla, nemmeno l’amministratore.
Cosa ci guadagni?
Non devi iniziare la giornata trasferendo le informazioni dalla posta al programma per le attività. La corrispondenza con i clienti, le attività e i file sono in un'unica finestra, mentre la casella resta privata: il team vede l'attività, non le tue e-mail.
Al tuo rientro dalle ferie, non devi farti strada tra citazioni annidate in una lunga discussione. Leggi una versione riassunta, chiedi un dettaglio e, se hai dubbi, controlli l’originale.
Quando un cliente ti chiede una versione del contratto di qualche settimana fa, non devi cercarla in ogni email separatamente. Gli allegati della corrispondenza si trovano in una cartella con il nome della discussione.
Esempio dal lavoro quotidiano
La discussione con un cliente va avanti da tre settimane: offerta, modifica, scansione del contratto firmato e due cambi di scadenza. Alla conversazione si aggiungono la contabile e una persona della produzione. Dopo un mese, è difficile capire qual è l’ultimo prezzo concordato.
Attivi la modalità Riassumi, poi chiedi all’assistente qual è il prezzo e chi lo ha approvato. La risposta resta nella discussione ed è visibile solo a te. Con la graffetta salvi gli allegati in un’unica cartella. Colleghi la discussione a un’attività nello Spazio di lavoro della produzione, così puoi aprire l’attività direttamente dalla corrispondenza. Il collegamento non condivide il contenuto né l’oggetto dell’email con i partecipanti all’attività che non hanno collegato quella casella al proprio account.
Domande frequenti
Posta è inclusa nella versione Standard?
No, è un modulo della versione Pro. I prezzi di entrambe le versioni sono nel listino, in importi IVA esclusa.
Le altre persone dell'azienda possono vedere la mia casella di posta?
No. La casella è privata anche per l'amministratore. Ogni persona collega separatamente la propria casella all'indirizzo aziendale condiviso.
Task Manager può eliminare le mie e-mail dal server?
No. Il client IMAP di Task Manager non elimina i messaggi. Li legge e aggiunge copie alla cartella «Inviati». Se scolleghi la casella, viene eliminata solo la copia locale nell'applicazione.
La mia posta finisce nella base di conoscenza AI?
Non automaticamente. La posta non viene aggiunta alla base di conoscenza indicizzata in background. Puoi selezionare manualmente una casella o una singola discussione per una conversazione. Prima, l'amministratore deve attivare la funzione in Impostazioni → AI.
Un'email può creare da sola un'attività?
Sì. Le Automazioni includono il trigger «Nuova e-mail nella casella», con condizioni relative al mittente, all'oggetto, alla casella e alla presenza di allegati. Quando una regola crea un'attività, il collegamento alla discussione viene creato automaticamente.
Posso collegare Gmail?
Sì. Dal 2022 Gmail non accetta più la normale password dell'account Google; anche Outlook richiede una password per le app. In Gmail, attiva la verifica in due passaggi su myaccount.google.com → Sicurezza, genera una «Password per le app» di 16 caratteri e inseriscila in Task Manager. Anche in Outlook userai una password per le app; negli account aziendali, l'amministratore può disattivare IMAP.