Co je synchronizace s kalendářem Google?
Synchronizace s Kalendářem Google umožňuje zobrazit schůzky z Google vedle úkolů a termínů v Kalendáři aplikace Task Manager. Nemusíte sestavovat plán dne ze dvou kalendářů. Změny se promítají oběma směry: přesunutí schůzky v Task Manageru se ihned uloží v Google. Změny z Google aplikace stahuje každých několik minut, když ji někdo používá.
Nové události vytvořené v Task Manageru se mohou přidávat také do Google. Při připojení prvního kalendáře se export zapne automaticky. Aplikace pak odešle také budoucí události, které ještě nebyly odeslány. Pokud máte několik připojení, můžete jako cíl exportu vybrat jiný účet. Cíl exportu může být jen jeden - jeho zapnutí u jednoho připojení ho vypne u ostatních.
Připojení je osobní. Události ze svého Google vidíte pouze vy. Můžete propojit několik účtů, například firemní a soukromý. Každý má vlastní vybraný kalendář, období importu a tlačítko „Odpojit“.
Jak připojení probíhá a co se děje potom?
Administrátor vytvoří projekt v konzoli Google Cloud a získá Client ID a Client Secret. Vloží je do Nastavení → Pokročilé → Kalendář Google (OAuth). Aplikace tam zobrazí adresu pro přesměrování končící na /api/gcal/oauth-callback. Je nutné ji zadat do Google Cloud přesně, jinak se při připojování účtu zobrazí chyba „redirect_uri_mismatch“. Toto nastavení platí pro celou firmu. Potom každý zaměstnanec otevře Nastavení → Profil → Kalendář Google, vybere „Připojit účet Google“, udělí přístup a zvolí kalendář pro import.
Výchozí import zahrnuje období od 30 dnů zpět do jednoho roku dopředu. Toto období lze nastavit samostatně pro každé připojení. Google rozvine opakující se události, které se pak zobrazí v Task Manageru. Budoucí události se připomenou v čase začátku a minulé se bez oznámení zařadí do historie dne. Celodenní události jsou viditelné od 8:00 a vícedenní do 18:00 posledního dne. Pokud celodenní událost přesunete na jiný den, zůstane celodenní také v Google.
Barva importované události pochází z Google, a pokud událost nemá vlastní barvu, z vybraného kalendáře. Synchronizace nepřepisuje v Task Manageru barvu události exportované do Google. Aplikace ztmavuje velmi světlé pastelové odstíny, protože barva události slouží také jako barva textu. Při odesílání změn do Google se barva může lišit, protože aplikace používají odlišné palety. Okno úprav zobrazuje text „Událost z Google“ a odkaz na originál. Ikona dvou šipek v kruhu na liště Kalendáře stáhne změny, aniž byste museli čekat na automatickou synchronizaci. Zobrazuje také počet přidaných, změněných a smazaných událostí. Pokud se poslední pokus na pozadí nezdařil, ikona se zbarví oranžově. Po najetí na ni se zobrazí důvod.
Co získáte?
Ráno už nemusíte kontrolovat dva kalendáře, abyste si sestavili plán dne. Schůzky s klienty vidíte vedle termínů v Task Manageru. Snáze si všimnete, že máte dopoledne plné, ještě než si na něj domluvíte další hovor.
Když klient přesune schůzku, nemusíte myslet na to, abyste opravili termín také na druhém místě.
Můžete si ponechat kalendář, který běžně používáte. Vaše události z Google zůstávají před týmem skryté. Když účet odpojíte, zmizí z vašeho Kalendáře v Task Manageru, ale v Google zůstanou.
Příklad z každodenní práce
Obchodník dostává pozvánky na firemní účet Google a nabídky i termíny jejich odevzdání spravuje v Task Manageru. Ráno otevře dva kalendáře a sestaví si z nich plán dne.
Po propojení účtu vidí schůzky a termíny v jednom Kalendáři. Klient přesune schůzku v Google - změna se do aplikace přenese během několika minut, když ji někdo používá. Obchodník může také spustit synchronizaci ikonou na liště Kalendáře a zjistit, kolik událostí přibylo, změnilo se nebo zmizelo ve všech propojených kalendářích. Když v Task Manageru smaže zrušenou schůzku, zmizí také v Google. Nová událost vytvořená po rozhovoru s klientem se přidá do firemního kalendáře, pokud je pro něj zapnutý export. Soukromý účet lze připojit samostatně s vlastním kalendářem a obdobím importu. Export zůstane nastavený u firemního účtu.
Nejčastější dotazy
Funguje synchronizace oboustranně?
Ano. Události z Google se zobrazují v Kalendáři aplikace Task Manager. Přesunutí, změna obsahu a smazání události v Task Manageru se uloží také v Google. Nové události se přidávají do vybraného kalendáře Google, pokud je export zapnutý. Při připojení prvního kalendáře se zapne automaticky.
Mohu připojit více než jeden účet?
Ano. Můžete propojit několik účtů Google, například firemní a soukromý. Každé připojení má vlastní vybraný kalendář a období importu.
Vidí tým můj Kalendář Google?
Ne. Připojení ke Kalendáři Google je osobní a importované události vidíte pouze vy.
Co se stane, když účet odpojím?
Odpojením se z vašeho kalendáře v Task Manageru odstraní události importované z tohoto účtu. V Google nic nezmizí a ostatní propojení fungují dál.
Jak rychle se změna z Google promítne do Task Manageru?
Automatická synchronizace stahuje změny každých několik minut, když někdo používá aplikaci. Můžete je také stáhnout ihned pomocí ikony synchronizace na liště Kalendáře nebo tlačítkem „Synchronizovat nyní“ u připojení v nastavení profilu.
Mohu připojit soukromý Gmail, když firma používá Google Workspace?
Ano. Pokud konfigurace firmy povoluje pouze účty z její domény, můžete soukromý účet propojit pomocí vlastních přihlašovacích údajů Google. Nejprve si na soukromém účtu Google musíte založit vlastní projekt, zvolit typ Externí, publikovat aplikaci a získat Client ID a Client Secret. Potom v Nastavení → Profil → Kalendář Google rozbalte „Připojit pomocí vlastních přihlašovacích údajů (pokročilé)“. Najdete tam adresu pro přesměrování, kterou zadáte do Google Cloud, a pole pro přihlašovací údaje, které Task Manager uloží v zašifrované podobě.