Cos'è la sincronizzazione con Google Calendar?
La sincronizzazione con Google Calendar ti permette di vedere gli appuntamenti di Google insieme alle attività e alle scadenze nel Calendario di Task Manager. Non dovrai più pianificare la giornata usando due calendari. Le modifiche vengono sincronizzate in entrambe le direzioni: se sposti un appuntamento in Task Manager, la modifica viene registrata subito in Google. Quando qualcuno usa l'applicazione, il programma importa le modifiche da Google ogni pochi minuti.
Anche i nuovi eventi creati in Task Manager possono essere inviati a Google. Quando colleghi un calendario per la prima volta, l'esportazione si attiva automaticamente. Il programma invia anche gli eventi futuri che non erano ancora stati inviati. Se hai più connessioni, puoi scegliere un altro account come destinazione dell'esportazione. Può esserci una sola destinazione: attivare l'esportazione per una connessione la disattiva per tutte le altre.
La connessione è personale. Solo tu puoi vedere gli eventi del tuo Google Calendar. Puoi collegare più account, ad esempio quello aziendale e quello personale. Ognuno ha il proprio calendario selezionato, intervallo di importazione e pulsante «Disconnetti».
Come si configura il collegamento e cosa succede dopo?
L'amministratore crea un progetto nella Google Cloud Console e scarica il Client ID e il Client Secret. Li inserisce in Impostazioni → Avanzate → Google Calendar (OAuth). Il programma mostra lì l'indirizzo di reindirizzamento che termina con /api/gcal/oauth-callback. Va inserito in Google Cloud esattamente com'è, altrimenti quando si collega l'account compare l'errore «redirect_uri_mismatch». Questa configurazione vale per tutta l'azienda. In seguito, ogni dipendente accede a Impostazioni → Profilo → Google Calendar, seleziona «Collega account Google», autorizza l'accesso e sceglie il calendario da importare.
L'importazione predefinita copre il periodo che va da 30 giorni prima a un anno dopo. Puoi modificare l'intervallo separatamente per ogni connessione. Google espande le serie di eventi, che vengono poi visualizzati in Task Manager. Gli eventi futuri inviano un promemoria all'ora di inizio, mentre quelli passati vengono aggiunti alla cronologia della giornata senza notifiche. Gli eventi di un'intera giornata sono visibili dalle 8:00, mentre quelli di più giorni fino alle 18:00 dell'ultimo giorno. Se sposti un evento di un'intera giornata a un altro giorno, resta un evento di un'intera giornata anche in Google.
Il colore degli eventi importati proviene da Google oppure, se l'evento non ha un colore proprio, dal calendario selezionato. La sincronizzazione non sovrascrive in Task Manager il colore di un evento esportato in Google. Il programma scurisce le tonalità pastello molto chiare, perché il colore dell'evento viene usato anche per il testo. Quando invii le modifiche a Google, il colore può essere diverso perché le app usano palette differenti. La finestra di modifica mostra la dicitura «Evento da Google» e un link all'originale. L'icona con due frecce circolari nella barra del Calendario scarica le modifiche senza aspettare la sincronizzazione automatica. Mostra anche il numero di eventi aggiunti, modificati ed eliminati. Se l'ultimo tentativo in background non è riuscito, l'icona diventa arancione. Passandoci sopra con il cursore, vedrai il motivo.
Cosa ci guadagni?
Non devi controllare due calendari ogni mattina per organizzare la giornata. Vedrai gli appuntamenti con i clienti accanto alle scadenze di Task Manager. Ti sarà più facile notare che la mattinata è già occupata prima di fissare un altro incontro.
Quando un cliente sposta un appuntamento, non devi ricordarti di aggiornare la data anche nell'altro calendario.
Puoi continuare a usare il calendario di tutti i giorni. I tuoi eventi di Google restano invisibili al team. Quando scolleghi l'account, scompaiono dal tuo Calendario in Task Manager, ma restano in Google.
Esempio dal lavoro quotidiano
Un commerciale riceve gli inviti all'indirizzo Google aziendale e gestisce offerte e relative scadenze in Task Manager. Al mattino apre due calendari e ne ricava il programma della giornata.
Dopo aver collegato l'account, vede appuntamenti e scadenze in un unico Calendario. Un cliente sposta un appuntamento in Google: la modifica viene sincronizzata con il programma in pochi minuti, quando qualcuno usa l'applicazione. Il commerciale può anche avviare la sincronizzazione dall'icona nella barra del Calendario e controllare quanti eventi sono stati aggiunti, modificati o rimossi in tutti i calendari collegati. Quando elimina in Task Manager un appuntamento annullato, questo scompare anche da Google. Un nuovo evento creato dopo una conversazione con un cliente viene aggiunto al calendario aziendale, se l'esportazione è attiva per quel calendario. Può collegare separatamente il proprio account personale, con un calendario e un intervallo di importazione dedicati. Lascia attiva l'esportazione per l'account aziendale.
Domande frequenti
La sincronizzazione funziona in entrambe le direzioni?
Sì. Gli eventi di Google compaiono nel Calendario di Task Manager. Se sposti, modifichi o elimini un evento in Task Manager, la modifica viene registrata anche in Google. Se l'esportazione è attiva, i nuovi eventi vengono aggiunti al calendario Google selezionato. Il primo calendario collegato viene attivato automaticamente.
Posso collegare più di un account?
Sì. Puoi collegare più account Google, per esempio quello aziendale e quello personale. Ogni collegamento ha un calendario selezionato e un intervallo di importazione propri.
Il team vede il mio calendario Google?
No. Il collegamento a Google Calendar è personale e solo tu puoi vedere gli eventi importati.
Cosa succede se scollego l'account?
Scollegando l'account, gli eventi importati da quell'account vengono rimossi dal tuo Calendario in Task Manager. In Google non viene eliminato nulla e gli altri collegamenti continuano a funzionare.
Quanto tempo impiega una modifica da Google ad arrivare in Task Manager?
La sincronizzazione automatica importa le modifiche ogni pochi minuti quando qualcuno usa l'applicazione. Puoi anche importarle subito facendo clic sull'icona di sincronizzazione nella barra del Calendario oppure sul pulsante «Sincronizza ora» accanto al collegamento nelle impostazioni del profilo.
Posso collegare il mio Gmail personale se l'azienda usa Google Workspace?
Sì. Se la configurazione aziendale accetta solo account del suo dominio, puoi collegare il tuo account personale usando credenziali Google personalizzate. Per prima cosa devi creare un progetto nel tuo account Google personale, selezionare il tipo Esterno, pubblicare l'applicazione e ottenere un Client ID e un Client Secret. Poi vai su Impostazioni → Profilo → Google Calendar ed espandi «Collega con credenziali personalizzate (avanzate)». Qui troverai l'URL di reindirizzamento da inserire in Google Cloud e i campi per le credenziali, che Task Manager salverà in forma crittografata.