Qu'est-ce que la synchronisation avec Google Agenda ?
La synchronisation avec Google Agenda vous permet d’afficher les réunions Google à côté des tâches et des échéances dans le Calendrier de Task Manager. Vous n’avez plus besoin de composer votre planning à partir de deux agendas. Les modifications sont synchronisées dans les deux sens : si vous déplacez une réunion dans Task Manager, le changement est immédiatement enregistré dans Google. Le programme récupère les modifications faites dans Google toutes les quelques minutes lorsqu’une personne utilise l’application.
Les nouveaux événements créés dans Task Manager peuvent également être envoyés vers Google. Lorsqu’un premier calendrier est connecté, l’exportation s’active automatiquement. Le programme envoie alors aussi les événements à venir qui n’ont pas encore été envoyés. Si plusieurs connexions sont configurées, vous pouvez choisir un autre compte comme destination de l’exportation. Il ne peut y avoir qu’une seule destination d’exportation - l’activer pour une connexion la désactive pour les autres.
La connexion est personnelle. Vous seul voyez les événements de votre compte Google. Vous pouvez connecter plusieurs comptes, par exemple un compte professionnel et un compte personnel. Chacun dispose de son propre calendrier sélectionné, de sa période d’importation et d’un bouton « Déconnecter ».
Comment se déroule la connexion et que se passe-t-il ensuite ?
L’administrateur crée un projet dans la console Google Cloud et récupère le Client ID et le Client Secret. Il les saisit dans Paramètres → Avancé → Google Agenda (OAuth). Le programme y affiche une adresse de redirection qui se termine par /api/gcal/oauth-callback. Il faut la saisir dans Google Cloud à l’identique, sinon l’erreur « redirect_uri_mismatch » apparaît lors de la connexion du compte. Cette configuration s’applique à toute l’entreprise. Ensuite, chaque employé accède à Paramètres → Profil → Google Agenda, sélectionne « Connecter un compte Google », autorise l’accès et choisit le calendrier à importer.
Par défaut, l’importation couvre la période allant de 30 jours auparavant à un an à l’avance. Vous pouvez modifier cette période séparément pour chaque connexion. Google développe les séries d’événements, qui apparaissent ensuite dans Task Manager. Les événements à venir déclenchent un rappel à l’heure de début, tandis que les événements passés sont ajoutés à l’historique de la journée sans notification. Les événements sur une journée entière sont visibles à partir de 8:00, et ceux sur plusieurs jours jusqu’à 18:00 le dernier jour. Si vous déplacez un événement sur une autre journée, il reste marqué comme durant toute la journée dans Google.
La couleur d’un événement importé provient de Google ou, si l’événement n’a pas de couleur propre, du calendrier sélectionné. La synchronisation ne remplace pas dans Task Manager la couleur d’un événement exporté vers Google. Le programme assombrit les tons pastel très clairs, car la couleur de l’événement sert aussi de couleur de texte. La couleur peut différer lors de l’envoi des modifications vers Google, car les applications utilisent des palettes différentes. La fenêtre de modification affiche la mention « Événement Google » et un lien vers l’événement d’origine. L’icône représentant deux flèches circulaires dans la barre du Calendrier permet de récupérer les modifications sans attendre la synchronisation automatique. Elle indique également le nombre d’événements ajoutés, modifiés et supprimés. Si la dernière tentative en arrière-plan a échoué, l’icône devient orange. Survolez-la pour en connaître la raison.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez plus besoin de consulter deux agendas le matin pour organiser votre journée. Vous voyez les réunions avec vos clients à côté des échéances de Task Manager. Vous repérez plus facilement une matinée déjà chargée avant d’y programmer un autre appel.
Lorsque votre client déplace une réunion, vous n’avez pas à penser à modifier l’horaire à un autre endroit.
Vous pouvez conserver le calendrier que vous utilisez au quotidien. Les événements de votre compte Google restent invisibles pour votre équipe. Si vous déconnectez votre compte, ils disparaissent de votre Calendrier dans Task Manager, mais restent dans Google.
Exemple du quotidien
Un commercial reçoit des invitations sur son adresse Google professionnelle et gère les offres ainsi que leurs échéances dans Task Manager. Le matin, il ouvre deux agendas et organise sa journée à partir des deux.
Une fois son compte connecté, il voit ses réunions et ses échéances dans un seul Calendrier. Le client déplace une réunion dans Google - la modification apparaît dans le programme en quelques minutes lorsqu’une personne utilise l’application. Le commercial peut aussi lancer la synchronisation à l’aide de l’icône dans la barre du Calendrier et vérifier combien d’événements ont été ajoutés, modifiés ou supprimés dans tous les calendriers connectés. Lorsqu’il supprime une réunion annulée dans Task Manager, elle disparaît aussi de Google. Un nouvel événement créé après un échange avec un client est ajouté au calendrier professionnel si l’exportation y est activée. Il peut connecter séparément son compte personnel, avec son propre calendrier et sa période d’importation. Il conserve l’exportation pour son compte professionnel.
Questions fréquentes
La synchronisation fonctionne-t-elle dans les deux sens ?
Oui. Les événements Google apparaissent dans le Calendrier de Task Manager. Les déplacements, modifications et suppressions d’événements dans Task Manager sont également enregistrés dans Google. Les nouveaux événements sont ajoutés au calendrier Google sélectionné si l’exportation est activée. Le premier calendrier connecté est activé automatiquement.
Puis-je connecter plus d'un compte ?
Oui. Vous pouvez connecter plusieurs comptes Google, par exemple un compte professionnel et un compte personnel. Chaque connexion a son propre calendrier sélectionné et sa propre période d’importation.
Mon équipe peut-elle voir mon Google Agenda ?
Non. La connexion à Google Agenda est personnelle et vous seul voyez les événements importés.
Que se passe-t-il si je déconnecte mon compte ?
La déconnexion supprime de votre calendrier Task Manager les événements importés depuis ce compte. Rien ne disparaît de Google et les autres connexions continuent de fonctionner.
À quelle vitesse une modification dans Google est-elle répercutée dans Task Manager ?
La synchronisation automatique récupère les modifications toutes les quelques minutes lorsqu’une personne utilise l’application. Vous pouvez aussi les récupérer immédiatement en cliquant sur l’icône de synchronisation dans la barre du Calendrier, ou sur le bouton « Synchroniser maintenant » de la connexion dans les paramètres du profil.
Puis-je connecter mon compte Gmail personnel si mon entreprise utilise Google Workspace ?
Oui. Si la configuration de l’entreprise n’autorise que les comptes de son domaine, vous pouvez connecter votre compte personnel à l’aide de vos propres identifiants Google. Vous devez d’abord créer votre propre projet sur votre compte Google personnel, choisir le type Externe, publier l’application et obtenir un Client ID et un Client Secret. Ensuite, dans Paramètres → Profil → Google Agenda, développez « Connecter avec vos propres identifiants (avancé) ». Vous y trouverez l’URL de redirection à saisir dans Google Cloud ainsi que les champs pour les identifiants, que Task Manager enregistrera sous forme chiffrée.