Mi az a Google Naptárral történő szinkronizálás?
A Google Naptárral való szinkronizálással a Google-találkozóid a Task Manager Naptárában szereplő feladatok és határidők mellett jelennek meg. Nem kell két naptárból összeállítanod a napi tervedet. A módosítások mindkét irányban működnek: ha áthelyezel egy találkozót a Task Managerben, a módosítás azonnal mentésre kerül a Google-ban. A Google-ban végzett módosításokat a program néhány percenként letölti, amikor valaki használja az alkalmazást.
A Task Managerben létrehozott új események is megjelenhetnek a Google-ban. Az első csatlakoztatott naptárnál az exportálás automatikusan bekapcsol. A program ilyenkor a jövőbeli, még el nem küldött eseményeket is továbbítja. Több kapcsolat esetén másik fiókot is választhatsz exportálási célként. Csak egy exportálási cél lehet - ha az egyik kapcsolatnál bekapcsolod, a többinél kikapcsol.
A kapcsolat személyes. A saját Google-eseményeidet csak te látod. Több fiókot is csatlakoztathatsz, például egy cégeset és egy privátat. Mindegyikhez külön kiválasztott naptár, importálási időszak és „Leválasztás” gomb tartozik.
Hogyan történik a csatlakoztatás, és mi történik utána?
Az adminisztrátor létrehoz egy projektet a Google Cloud Console-ban, és beszerzi a Client ID-t, valamint a Client Secretet. Ezeket a Beállítások → Haladó → Google Naptár (OAuth) menüpontban illeszti be. A program itt megjeleníti a /api/gcal/oauth-callback végződésű átirányítási címet. Pontosan ezt kell megadni a Google Cloudban, különben a fiók csatlakoztatásakor „redirect_uri_mismatch” hiba jelenik meg. Ez a beállítás az egész vállalatra vonatkozik. Ezután minden munkatárs a Beállítások → Profil → Google Naptár menüpontban a „Google-fiók csatlakoztatása” lehetőséget választja, engedélyezi a hozzáférést, majd megadja, melyik naptárt szeretné importálni.
Az alapértelmezett importálási időszak 30 nappal ezelőttől egy évvel előre tart. Az időszak minden kapcsolathoz külön módosítható. A Google kibontja az ismétlődő eseménysorozatokat, amelyek ezután megjelennek a Task Managerben. A jövőbeli események kezdési időpontjukban emlékeztetnek, a múltbeli események pedig értesítés nélkül bekerülnek a napi előzményekbe. Az egész napos események 8:00-tól láthatók, a többnaposak pedig az utolsó napjukon 18:00-ig. Ha egy másik napra helyezel át egy egész napos eseményt, az a Google-ban is egész napos marad.
Az importált esemény színe a Google-ból származik, ha pedig az eseménynek nincs saját színe, akkor a kiválasztott naptár színét használja a program. A szinkronizálás nem írja felül a Task Managerben a Google-ba exportált esemény színét. A program tompítja a nagyon világos pasztellszíneket, mert az esemény színe a szöveg színe is. A Google-ba küldött módosításoknál a szín eltérhet, mert az alkalmazások különböző színpalettákat használnak. A szerkesztőablakban megjelenik a „Google-esemény” felirat és az eredeti eseményre mutató hivatkozás. A Naptár eszköztárán található, körben két nyilat ábrázoló ikon várakozás nélkül letölti a módosításokat, a következő automatikus szinkronizálás előtt. A hozzáadott, módosított és törölt események számát is megjeleníti. Ha az utolsó háttérben futó próbálkozás nem sikerült, az ikon narancssárgára vált. Rámutatva megjelenik a hiba oka.
Mit nyersz vele?
Nem kell reggel két naptárat ellenőrizned, hogy összeállítsd a napi tervedet. Az ügyféltalálkozóidat a Task Manager határidői mellett látod. Így könnyebben észreveszed, ha elfoglalt a délelőttöd, még mielőtt újabb megbeszélést szerveznél oda.
Ha az ügyfél átteszi a találkozót, nem kell észben tartanod, hogy a másik helyen is módosítsd az időpontot.
Megtarthatod a mindennap használt naptáradat. A Google-eseményeidet a csapat nem látja. Ha leválasztod a fiókodat, az eseményeid eltűnnek a Task Manager Naptárából, de a Google-ban megmaradnak.
Példa a mindennapi munkából
Az értékesítő a céges Google-címére kapja a meghívókat, az ajánlatokat és azok leadási határidejét pedig a Task Managerben kezeli. Reggel megnyitja a két naptárat, és ezekből állítja össze a napi tervét.
A fiók csatlakoztatása után egyetlen Naptárban látja a találkozókat és a határidőket. Ha az ügyfél átteszi a találkozót a Google-ban, a módosítás néhány percen belül megérkezik a programba, amikor valaki használja az alkalmazást. Az értékesítő a Naptár eszköztárán található ikonnal is elindíthatja a szinkronizálást, és ellenőrizheti, hogy az összes csatlakoztatott naptárban hány esemény került be, módosult vagy tűnt el. Ha törli a lemondott találkozót a Task Managerben, az a Google-ból is eltűnik. Az ügyféllel folytatott beszélgetés után létrehozott új esemény bekerül a céges naptárba, ha az exportálás be van kapcsolva hozzá. A privát fiókot külön is csatlakoztathatja, saját naptárral és importálási időszakkal. Az exportálás a céges fióknál marad bekapcsolva.
Gyakori kérdések
A szinkronizálás mindkét irányban működik?
Igen. A Google Naptár eseményei megjelennek a Task Manager Naptárában. Az esemény áthelyezése, tartalmának módosítása és törlése a Task Managerben a Google Naptárban is mentésre kerül. Az új események a kiválasztott Google-naptárba kerülnek, ha az exportálás be van kapcsolva. Az első csatlakoztatott naptárnál az exportálás automatikusan bekapcsol.
Csatlakoztathatok egynél több fiókot?
Igen. Több Google-fiókot is összekapcsolhatsz, például egy munkahelyit és egy személyeset. Minden kapcsolat saját kiválasztott naptárral és importálási időszakkal rendelkezik.
Látja a csapatom a Google Naptáramat?
Nem. A Google-naptárral való kapcsolat személyes, az importált eseményeket pedig csak Te látod.
Mi történik, ha leválasztom a fiókomat?
A leválasztás eltávolítja a Task Manager Naptárából az adott fiókból importált eseményeket. A Google-ban semmi sem tűnik el, a többi kapcsolat pedig tovább működik.
Mennyi idő alatt jelenik meg a Google-ban végzett módosítás a Task Managerben?
Az automatikus szinkronizálás néhány percenként letölti a változásokat, amikor valaki használja az alkalmazást. A Naptár eszköztárának szinkronizálás ikonjára kattintva azonnal is letöltheted őket, vagy a profilbeállításokban a kapcsolat mellett lévő „Szinkronizálás most” gombbal.
Összekapcsolhatom a személyes Gmail-fiókomat, ha a cég Google Workspace-t használ?
Igen. Ha a céges konfiguráció csak a vállalat domainjéhez tartozó fiókokat engedélyezi, saját Google-hitelesítő adataiddal csatlakoztathatod a privát fiókodat. Először hozz létre egy saját projektet a privát Google-fiókodban, válaszd a Külső típust, tedd közzé az alkalmazást, majd szerezd be a Client ID-t és a Client Secretet. Ezután a Beállítások → Profil → Google Naptár menüpontban nyisd le a „Csatlakozás saját hitelesítő adatokkal (haladó)” részt. Itt megtalálod az átirányítási címet, amelyet meg kell adnod a Google Cloudban, valamint a hitelesítő adatok mezőit, amelyeket a Task Manager titkosítva tárol.