¿Qué es la sincronización con Google Calendar?
La sincronización con Google Calendar permite ver las reuniones de Google junto a las tareas y fechas límite en el Calendario de Task Manager. Ya no tienes que combinar el plan del día de dos calendarios. Los cambios se sincronizan en ambos sentidos: si cambias la hora de una reunión en Task Manager, el cambio se guarda inmediatamente en Google. La aplicación descarga los cambios de Google cada pocos minutos mientras alguien la está utilizando.
Los nuevos eventos creados en Task Manager también pueden enviarse a Google. Al conectar el primer calendario, la exportación se activa automáticamente. El programa también envía los eventos futuros que aún no se hayan enviado. Si tienes varias conexiones, puedes elegir otra cuenta como destino de exportación. Solo puede haber un destino de exportación: activarlo para una conexión lo desactiva para las demás.
La conexión es personal. Solo tú puedes ver los eventos de tu Google. Puedes conectar varias cuentas, por ejemplo, la del trabajo y la personal. Cada una tiene su propio calendario seleccionado, periodo de importación y botón «Desconectar».
¿Cómo se conecta y qué ocurre después?
El administrador crea un proyecto en la consola de Google Cloud y obtiene el Client ID y el Client Secret. Los introduce en Ajustes → Avanzado → Google Calendar (OAuth). Allí, el programa muestra la dirección de redirección, que termina en /api/gcal/oauth-callback. Hay que introducirla exactamente igual en Google Cloud; de lo contrario, al conectar la cuenta aparecerá el error «redirect_uri_mismatch». Esta configuración se aplica a toda la empresa. Después, cada empleado va a Ajustes → Perfil → Google Calendar, selecciona «Conectar cuenta de Google», autoriza el acceso e indica el calendario que quiere importar.
De forma predeterminada, la importación abarca desde 30 días atrás hasta un año hacia delante. Puedes cambiar el periodo por separado para cada conexión. Google procesa los eventos recurrentes y estos aparecen después en Task Manager. Los eventos futuros te avisan a la hora de inicio, mientras que los pasados se añaden al historial del día sin notificaciones. Los eventos de día completo se muestran desde las 8:00, y los que duran varios días, hasta las 18:00 del último día. Si trasladas un evento de día completo a otro día, seguirá siendo de día completo también en Google.
El color del evento importado procede de Google o, si el evento no tiene un color propio, del calendario seleccionado. La sincronización no sobrescribe en Task Manager el color de un evento exportado a Google. El programa oscurece los tonos pastel muy claros, porque el color del evento también se utiliza para el texto. Al enviar cambios a Google, el color puede variar, ya que las aplicaciones usan paletas distintas. La ventana de edición muestra el texto «Evento de Google» y un enlace al original. El icono de las dos flechas circulares en la barra del Calendario descarga los cambios sin esperar a la sincronización automática. También muestra cuántos eventos se han añadido, modificado y eliminado. Si falla el último intento en segundo plano, el icono se vuelve naranja. Al pasar el cursor por encima, verás el motivo.
¿Qué ganas?
Ya no tienes que consultar dos calendarios por la mañana para organizar el día. Verás las reuniones con clientes junto a las fechas límite de Task Manager. Así te resultará más fácil detectar que tienes la mañana ocupada antes de concertar otra llamada.
Si un cliente cambia la hora de una reunión, no tendrás que acordarte de actualizarla también en otro sitio.
Puedes seguir usando el calendario de siempre. El equipo no puede ver tus eventos de Google. Si desconectas la cuenta, desaparecerán de tu Calendario de Task Manager, pero seguirán en Google.
Ejemplo del trabajo diario
Un comercial recibe invitaciones en su dirección de Google de empresa y gestiona las ofertas y sus fechas de entrega en Task Manager. Por la mañana, abre dos calendarios y organiza el día con la información de ambos.
Al conectar la cuenta, ve las reuniones y las fechas límite en un solo Calendario. Si un cliente cambia la hora de una reunión en Google, el cambio llega al programa en unos minutos cuando alguien está usando la aplicación. El comercial también puede iniciar la sincronización con el icono de la barra del Calendario y comprobar cuántos eventos se han añadido, modificado o eliminado en todos los calendarios conectados. Si elimina una reunión cancelada en Task Manager, también desaparecerá de Google. Los nuevos eventos creados tras una conversación con un cliente se añaden al calendario de empresa si la exportación está activada para él. Puede conectar aparte su cuenta personal, con su propio calendario y periodo de importación. La exportación se mantiene en la cuenta de empresa.
Preguntas frecuentes
¿La sincronización funciona en los dos sentidos?
Sí. Los eventos de Google aparecen en el Calendario de Task Manager. Los cambios de hora, las modificaciones del contenido y las eliminaciones que hagas en Task Manager también se guardan en Google. Si la exportación está activada, los nuevos eventos se añaden al calendario de Google que hayas seleccionado. Al conectar el primer calendario, la exportación se activa automáticamente.
¿Puedo vincular más de una cuenta?
Sí. Puedes conectar varias cuentas de Google, por ejemplo, la del trabajo y la personal. Cada conexión tiene su propio calendario seleccionado y su propio intervalo de importación.
¿Puede ver el equipo mi calendario de Google?
No. La conexión con Google Calendar es personal y solo tú puedes ver los eventos importados.
¿Qué ocurre si desconecto la cuenta?
Al desconectarla, se eliminan de tu Calendario de Task Manager los eventos importados desde esa cuenta. En Google no se borra nada y las demás conexiones siguen funcionando.
¿Cuánto tarda en llegar a Task Manager un cambio de Google?
La sincronización automática descarga los cambios cada pocos minutos mientras alguien utiliza la aplicación. También puedes descargarlos al momento con el icono de sincronización de la barra del Calendario o con el botón «Sincronizar ahora» de la conexión en los ajustes del perfil.
¿Puedo conectar mi Gmail personal si mi empresa usa Google Workspace?
Sí. Si la configuración de la empresa solo permite cuentas de su dominio, puedes conectar tu cuenta personal con tus propias credenciales de Google. Primero, crea un proyecto propio en tu cuenta personal de Google, selecciona el tipo Externo, publica la aplicación y obtén un Client ID y un Client Secret. Después, ve a Ajustes → Perfil → Google Calendar y despliega «Conectar con credenciales propias (avanzado)». Allí encontrarás la URL de redirección que debes introducir en Google Cloud y los campos para las credenciales, que Task Manager guardará cifradas.