Čo je synchronizácia s Kalendárom Google?
Synchronizácia s Kalendárom Google vám umožňuje zobrazovať stretnutia z Google vedľa úloh a termínov v Kalendári Task Managera. Nemusíte si zostavovať plán dňa v dvoch kalendároch. Zmeny sa prenášajú oboma smermi: keď presuniete stretnutie v Task Manageri, okamžite sa uloží aj v Google. Zmeny z Google aplikácia načítava každých pár minút, keď ju niekto používa.
Do Google sa môžu prenášať aj nové udalosti vytvorené v Task Manageri. Pri prvom pripojenom kalendári sa export zapne automaticky. Aplikácia potom odošle aj budúce udalosti, ktoré ešte neboli odoslané. Ak máte viacero pripojení, môžete ako cieľ exportu vybrať iný účet. Cieľ exportu môže byť iba jeden - ak ho zapnete pre jedno pripojenie, pre ostatné sa vypne.
Pripojenie je osobné. Udalosti zo svojho Google vidíte iba vy. Môžete pripojiť niekoľko účtov, napríklad pracovný a súkromný. Každý má vlastný vybraný kalendár, obdobie importu a tlačidlo „Odpojiť“.
Ako prebieha pripojenie a čo sa deje potom?
Správca vytvorí projekt v konzole Google Cloud a získa Client ID a Client Secret. Vloží ich do časti Nastavenia → Rozšírené → Kalendár Google (OAuth). Aplikácia tam zobrazí adresu presmerovania končiacu na /api/gcal/oauth-callback. Tú treba zadať v Google Cloud presne, znak po znaku, inak sa pri pripájaní účtu zobrazí chyba „redirect_uri_mismatch“. Toto nastavenie platí pre celú firmu. Potom každý zamestnanec prejde do časti Nastavenia → Profil → Kalendár Google, vyberie „Pripojiť účet Google“, udelí prístup a vyberie kalendár na import.
Predvolené obdobie importu siaha 30 dní do minulosti a rok do budúcnosti. Obdobie môžete nastaviť samostatne pre každé pripojenie. Google rozbalí opakujúce sa udalosti, ktoré sa potom zobrazia v Task Manageri. Budúce udalosti vás upozornia v čase začiatku a minulé sa bez upozornenia pridajú do histórie dňa. Celodenné udalosti sa zobrazujú od 8:00 a viacdňové do 18:00 posledného dňa. Po presunutí na iný deň zostane celodenná udalosť celodennou aj v Google.
Farba importovanej udalosti pochádza z Google, a ak udalosť nemá vlastnú farbu, z vybraného kalendára. Synchronizácia v Task Manageri neprepíše farbu udalosti exportovanej do Google. Aplikácia stmaví veľmi svetlé pastelové farby, pretože farba udalosti sa používa aj ako farba textu. Pri odosielaní zmien do Google sa farba môže líšiť, pretože aplikácie používajú odlišné palety. Okno úprav zobrazuje text „Udalosť z Google“ a odkaz na originál. Ikona dvoch šípok v kruhu na paneli Kalendára načíta zmeny bez čakania na automatickú synchronizáciu. Zobrazuje aj počet pridaných, zmenených a odstránených udalostí. Ak sa posledný pokus na pozadí nepodaril, ikona sa zmení na oranžovú. Po prejdení kurzorom sa zobrazí dôvod.
Čo získate?
Ráno už nemusíte kontrolovať dva kalendáre, aby ste si naplánovali deň. Stretnutia s klientmi vidíte vedľa termínov z Task Managera. Ľahšie si všimnete, že máte dopoludnie obsadené, skôr než si naň dohodnete ďalší rozhovor.
Keď klient presunie stretnutie, nemusíte pamätať na to, že máte opraviť termín aj na druhom mieste.
Môžete si ponechať kalendár, ktorý používate každý deň. Vaše udalosti z Google zostanú pre tím neviditeľné. Keď účet odpojíte, zmiznú z vášho kalendára v Task Manageri, ale v Google zostanú.
Príklad z každodennej práce
Obchodník dostáva pozvánky na firemnú adresu Google a ponuky aj termíny ich odovzdania spravuje v Task Manageri. Ráno otvorí dva kalendáre a zostaví si z nich plán dňa.
Po pripojení účtu vidí stretnutia a termíny v jednom Kalendári. Klient presunie stretnutie v Google - zmena sa do aplikácie prenesie v priebehu niekoľkých minút, keď ju niekto používa. Obchodník môže synchronizáciu spustiť aj pomocou ikony na paneli Kalendára a skontrolovať, koľko udalostí pribudlo, zmenilo sa alebo zmizlo vo všetkých pripojených kalendároch. Keď v Task Manageri odstráni zrušené stretnutie, zmizne aj v Google. Nová udalosť vytvorená po rozhovore s klientom sa pridá do firemného kalendára, ak je preň zapnutý export. Súkromný účet môže pripojiť samostatne, s vlastným kalendárom a obdobím importu. Export ponechá zapnutý pre firemný účet.
Najčastejšie otázky
Funguje synchronizácia obojsmerne?
Áno. Udalosti z Google sa zobrazujú v Kalendári Task Managera. Presunutie, zmena obsahu a odstránenie udalosti v Task Manageri sa uložia aj v Google. Nové udalosti sa pridajú do vybraného Kalendára Google, ak je export zapnutý. Pri prvom pripojenom kalendári sa zapne automaticky.
Môžem pripojiť viac ako jeden účet?
Áno. Môžete pripojiť niekoľko účtov Google, napríklad pracovný a súkromný. Každé pripojenie má vlastný vybraný kalendár a obdobie importu.
Vidí tím môj kalendár Google?
Nie. Pripojenie ku Kalendáru Google je osobné a importované udalosti vidíte iba vy.
Čo sa stane, keď účet odpojím?
Odpojením sa z vášho kalendára v Task Manageri odstránia udalosti importované z daného účtu. V Google nič nezmizne a ostatné prepojenia budú naďalej fungovať.
Ako rýchlo sa zmena z Google premietne do Task Managera?
Automatická synchronizácia načítava zmeny každých pár minút, keď niekto používa aplikáciu. Môžete ich načítať aj okamžite pomocou ikony synchronizácie na paneli Kalendára alebo tlačidlom „Synchronizovať teraz“ pri pripojení v nastaveniach profilu.
Môžem pripojiť súkromný Gmail, keď firma používa Google Workspace?
Áno. Ak konfigurácia firmy povoľuje iba účty z jej domény, súkromný účet môžete pripojiť pomocou vlastných prihlasovacích údajov Google. Najprv si musíte vytvoriť vlastný projekt v súkromnom účte Google, vybrať typ Externý, zverejniť aplikáciu a získať Client ID a Client Secret. Potom v časti Nastavenia → Profil → Kalendár Google rozbaľte „Pripojiť pomocou vlastných prihlasovacích údajov (pokročilé)“. Nájdete tam adresu presmerovania, ktorú treba zadať v Google Cloud, a polia na prihlasovacie údaje, ktoré Task Manager uloží v zašifrovanej podobe.