Was ist die Synchronisierung mit Google Kalender?
Durch die Synchronisierung mit dem Google Kalender sehen Sie Google-Termine neben Aufgaben und Fälligkeitsterminen im Kalender von Task Manager. So müssen Sie Ihren Tagesplan nicht aus zwei Kalendern zusammenstellen. Änderungen werden in beide Richtungen übernommen: Wenn Sie einen Termin in Task Manager verschieben, wird er sofort in Google aktualisiert. Änderungen aus Google ruft das Programm alle paar Minuten ab, während jemand die Anwendung nutzt.
Neue Ereignisse, die in Task Manager erstellt werden, können ebenfalls an Google übertragen werden. Beim ersten verbundenen Kalender wird der Export automatisch aktiviert. Das Programm sendet dann auch zukünftige Ereignisse, die noch nicht übertragen wurden. Bei mehreren Verbindungen können Sie ein anderes Konto als Exportziel auswählen. Es kann nur ein Exportziel geben - wenn Sie den Export für eine Verbindung aktivieren, wird er für die übrigen deaktiviert.
Die Verbindung ist persönlich. Ereignisse aus Ihrem Google-Konto sehen nur Sie. Sie können mehrere Konten verbinden, zum Beispiel ein geschäftliches und ein privates. Für jedes Konto gibt es einen eigenen ausgewählten Kalender, einen eigenen Importzeitraum und eine Schaltfläche „Trennen“.
Wie funktioniert die Verbindung und was passiert danach?
Der Administrator erstellt ein Projekt in der Google Cloud Console und ruft Client ID und Client Secret ab. Diese fügt er unter Einstellungen → Erweitert → Google Kalender (OAuth) ein. Das Programm zeigt dort eine Weiterleitungsadresse an, die auf /api/gcal/oauth-callback endet. Sie muss exakt so in der Google Cloud eingetragen werden, sonst erscheint beim Verbinden des Kontos der Fehler „redirect_uri_mismatch“. Diese Konfiguration gilt für das gesamte Unternehmen. Anschließend öffnet jeder Mitarbeiter Einstellungen → Profil → Google Kalender, wählt „Google-Konto verbinden“, stimmt dem Zugriff zu und wählt den Kalender für den Import aus.
Standardmäßig umfasst der Import den Zeitraum von 30 Tagen in der Vergangenheit bis zu einem Jahr in der Zukunft. Sie können den Zeitraum für jede Verbindung separat ändern. Google löst wiederkehrende Ereignisse auf, die anschließend in Task Manager erscheinen. An zukünftige Ereignisse wird zum Beginn erinnert, vergangene erscheinen ohne Benachrichtigung im Tagesverlauf. Ganztägige Ereignisse werden ab 8:00 Uhr angezeigt, mehrtägige bis 18:00 Uhr am letzten Tag. Wenn Sie ein ganztägiges Ereignis auf einen anderen Tag verschieben, bleibt es auch in Google ganztägig.
Die Farbe eines importierten Ereignisses stammt aus Google. Wenn das Ereignis keine eigene Farbe hat, wird die Farbe des ausgewählten Kalenders verwendet. Die Synchronisierung überschreibt in Task Manager nicht die Farbe eines nach Google exportierten Ereignisses. Sehr helle Pastelltöne dunkelt das Programm ab, da die Ereignisfarbe auch als Textfarbe dient. Beim Übertragen von Änderungen an Google kann die Farbe abweichen, weil die Anwendungen unterschiedliche Farbpaletten verwenden. Im Bearbeitungsfenster stehen der Hinweis „Ereignis aus Google“ und ein Link zum Original. Das Symbol mit den zwei kreisförmigen Pfeilen in der Kalenderleiste ruft Änderungen ab, ohne auf die automatische Synchronisierung zu warten. Außerdem wird angezeigt, wie viele Ereignisse hinzugefügt, geändert und gelöscht wurden. Ist der letzte Versuch im Hintergrund fehlgeschlagen, färbt sich das Symbol orange. Wenn Sie mit der Maus darauf zeigen, sehen Sie den Grund.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen morgens nicht zwei Kalender prüfen, um Ihren Tagesplan zusammenzustellen. Kundentermine sehen Sie neben den Terminen in Task Manager. So erkennen Sie leichter, wenn Ihr Vormittag bereits belegt ist, bevor Sie ein weiteres Gespräch einplanen.
Wenn ein Kunde den Termin verschiebt, müssen Sie nicht daran denken, ihn auch an einer zweiten Stelle zu ändern.
Sie können den Kalender behalten, den Sie täglich nutzen. Ihre Google-Ereignisse bleiben für das Team unsichtbar. Wenn Sie das Konto trennen, verschwinden sie aus Ihrem Kalender in Task Manager, bleiben aber in Google erhalten.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Ein Vertriebsmitarbeiter erhält Einladungen an seine geschäftliche Google-Adresse und verwaltet Angebote und Abgabefristen in Task Manager. Morgens öffnet er zwei Kalender und erstellt daraus seinen Tagesplan.
Nach dem Verbinden des Kontos sieht er Besprechungen und Termine in einem Kalender. Ein Kunde verschiebt einen Termin in Google - die Änderung wird innerhalb weniger Minuten in das Programm übernommen, sobald jemand die Anwendung nutzt. Der Vertriebsmitarbeiter kann die Synchronisierung auch über das Symbol in der Kalenderleiste starten und prüfen, wie viele Ereignisse in allen verbundenen Kalendern hinzugekommen, geändert oder entfernt wurden. Wenn er einen abgesagten Termin in Task Manager löscht, verschwindet er auch in Google. Ein neues Ereignis, das nach einem Kundengespräch erstellt wird, erscheint im geschäftlichen Kalender, sofern der Export dafür aktiviert ist. Ein privates Konto kann er separat verbinden, mit eigenem Kalender und eigenem Importzeitraum. Der Export bleibt für das geschäftliche Konto aktiviert.
Häufig gestellte Fragen
Funktioniert die Synchronisierung in beide Richtungen?
Ja. Google-Termine erscheinen im Kalender von Task Manager. Wenn Sie einen Termin in Task Manager verschieben, ändern oder löschen, wird die Änderung auch in Google übernommen. Neue Termine werden in den ausgewählten Google Kalender übertragen, sofern der Export aktiviert ist. Beim ersten verbundenen Kalender wird er automatisch aktiviert.
Kann ich mehr als ein Konto verbinden?
Ja. Sie können mehrere Google-Konten verbinden, zum Beispiel Ihr geschäftliches und Ihr privates Konto. Für jede Verbindung wählen Sie einen eigenen Kalender und Zeitraum für den Import aus.
Kann mein Team meinen Google Kalender sehen?
Nein. Die Verbindung mit dem Google Kalender ist persönlich, und importierte Termine sind nur für Sie sichtbar.
Was passiert, wenn ich die Verbindung trenne?
Beim Trennen der Verbindung werden die aus diesem Konto importierten Ereignisse aus Ihrem Kalender in Task Manager entfernt. In Google bleibt alles erhalten und die übrigen Verbindungen funktionieren weiterhin.
Wie schnell werden Änderungen aus Google in Task Manager übernommen?
Die automatische Synchronisierung ruft Änderungen alle paar Minuten ab, während jemand die Anwendung nutzt. Sie können sie auch sofort über das Synchronisierungssymbol in der Kalenderleiste oder über die Schaltfläche „Jetzt synchronisieren“ bei der Verbindung in den Profileinstellungen starten.
Kann ich mein privates Gmail-Konto verbinden, wenn mein Unternehmen Google Workspace verwendet?
Ja. Wenn die Unternehmenseinstellungen nur Konten aus der eigenen Domain zulassen, können Sie Ihr privates Konto über eigene Google-Zugangsdaten verbinden. Erstellen Sie zunächst in Ihrem privaten Google-Konto ein eigenes Projekt, wählen Sie den Typ „Extern“ aus, veröffentlichen Sie die Anwendung und rufen Sie eine Client-ID und ein Client Secret ab. Öffnen Sie anschließend unter Einstellungen → Profil → Google Kalender den Abschnitt „Mit eigenen Zugangsdaten verbinden (Erweitert)“. Dort finden Sie die Weiterleitungsadresse, die Sie in Google Cloud eintragen müssen, sowie Felder für die Zugangsdaten, die Task Manager verschlüsselt speichert.