Mitä on synkronointi Google Kalenterin kanssa?
Google-kalenterin synkronoinnin avulla näet Google-tapahtumat Task Managerin Kalenterissa tehtävien ja määräaikojen rinnalla. Sinun ei tarvitse koota päivän suunnitelmaa kahdesta kalenterista. Muutokset toimivat molempiin suuntiin: kun siirrät tapaamista Task Managerissa, muutos tallentuu heti Googleen. Ohjelma hakee Googleen tehdyt muutokset muutaman minuutin välein, kun joku käyttää sovellusta.
Task Managerissa luodut uudet tapahtumat voidaan myös viedä Googleen. Kun yhdistät ensimmäisen kalenterin, vienti otetaan automaattisesti käyttöön. Ohjelma lähettää tällöin myös tulevat tapahtumat, joita ei ole vielä lähetetty. Jos yhteyksiä on useita, voit valita viennin kohteeksi toisen tilin. Vientikohteita voi olla vain yksi - kun otat viennin käyttöön yhdessä yhteydessä, se poistuu käytöstä muissa.
Yhteys on henkilökohtainen. Vain sinä näet Google-kalenterisi tapahtumat. Voit yhdistää useita tilejä, esimerkiksi työ- ja henkilökohtaisen tilin. Jokaisella tilillä on oma valittu kalenteri, tuontijakso ja ”Katkaise yhteys” -painike.
Miten yhteys muodostetaan ja mitä sen jälkeen tapahtuu?
Järjestelmänvalvoja luo projektin Google Cloud Consolessa ja hakee Client ID:n ja Client Secretin. Hän lisää ne kohtaan Asetukset → Lisäasetukset → Google Kalenteri (OAuth). Ohjelma näyttää siellä uudelleenohjausosoitteen, joka päättyy merkkijonoon /api/gcal/oauth-callback. Osoite on syötettävä Google Cloudiin täsmälleen samassa muodossa, muuten tilin yhdistämisen yhteydessä ilmestyy virhe ”redirect_uri_mismatch”. Tämä määritys koskee koko yritystä. Sen jälkeen kukin työntekijä avaa Asetukset → Profiili → Google Kalenteri, valitsee ”Yhdistä Google-tili”, hyväksyy käyttöoikeudet ja valitsee tuotavan kalenterin.
Oletusarvoisesti tapahtumat tuodaan 30 päivän takaa vuoden päähän. Tuontijaksoa voi muuttaa erikseen jokaiselle yhteydelle. Google laajentaa toistuvat tapahtumat yksittäisiksi tapahtumiksi, jotka näkyvät sen jälkeen Task Managerissa. Tulevista tapahtumista muistutetaan niiden alkamisaikaan, ja menneet tapahtumat lisätään päivän historiaan ilman ilmoitusta. Koko päivän tapahtumat näkyvät klo 8.00 alkaen, ja useita päiviä kestävät tapahtumat viimeisen päivän klo 18.00 asti. Kun siirrät koko päivän tapahtuman toiselle päivälle, se säilyy koko päivän tapahtumana myös Googlessa.
Tuodun tapahtuman väri tulee Googlesta, tai jos tapahtumalla ei ole omaa väriä, valitusta kalenterista. Synkronointi ei korvaa Task Managerissa Googleen viedyn tapahtuman väriä. Ohjelma tummentaa hyvin vaaleita pastellisävyjä, koska tapahtuman väriä käytetään myös tekstin värinä. Kun muutoksia lähetetään Googleen, väri voi olla erilainen, sillä sovellusten väripaletit poikkeavat toisistaan. Muokkausikkunassa näkyy teksti ”Tapahtuma Googlesta” ja linkki alkuperäiseen tapahtumaan. Kalenterin työkalupalkissa oleva kahden ympyränuolen kuvake hakee muutokset odottamatta automaattista synkronointia. Se näyttää myös lisättyjen, muutettujen ja poistettujen tapahtumien määrän. Jos viimeisin taustalla tehty yritys epäonnistui, kuvake muuttuu oranssiksi. Näet syyn viemällä osoittimen kuvakkeen päälle.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse tarkistaa aamulla kahta kalenteria päivän suunnittelua varten. Näet asiakastapaamiset Task Managerin tehtävien määräaikojen vieressä. Huomaat helpommin, jos aamusi on jo varattu, ennen kuin sovit siihen uuden puhelun.
Kun asiakas siirtää tapaamista, sinun ei tarvitse muistaa muuttaa sen ajankohtaa toisessa paikassa.
Voit pitää käytössäsi kalenterin, jota käytät muutenkin. Google-tapahtumasi eivät näy tiimille. Kun katkaiset tilin yhteyden, tapahtumat katoavat Task Managerin kalenteristasi mutta jäävät Googleen.
Esimerkki arjen työstä
Myyjä saa kutsut yrityksen Google-osoitteeseen ja hallinnoi tarjouksia sekä niiden määräaikoja Task Managerissa. Aamulla hän avaa kaksi kalenteria ja kokoaa niistä päivän suunnitelman.
Tilin yhdistämisen jälkeen hän näkee tapaamiset ja määräajat yhdessä Kalenterissa. Kun asiakas siirtää tapaamista Googlessa, muutos näkyy ohjelmassa muutamassa minuutissa, kun joku käyttää sovellusta. Myyjä voi myös käynnistää synkronoinnin Kalenterin työkalupalkin kuvakkeesta ja tarkistaa, kuinka monta tapahtumaa on lisätty, muuttunut tai poistunut kaikista yhdistetyistä kalentereista. Kun hän poistaa perutun tapaamisen Task Managerista, se poistuu myös Googlesta. Asiakastapaamisen jälkeen luotu uusi tapahtuma lisätään yrityksen kalenteriin, jos vienti on otettu siinä käyttöön. Henkilökohtaisen tilin voi yhdistää erikseen, ja sillä on oma kalenteri ja tuontijakso. Vienti jätetään käyttöön yrityksen tilillä.
Usein kysytyt kysymykset
Toimiiko synkronointi molempiin suuntiin?
Kyllä. Google-tapahtumat näkyvät Task Managerin Kalenterissa. Tapahtuman siirtäminen tai tietojen muuttaminen ja tapahtuman poistaminen Task Managerissa tallentuvat myös Googleen. Uudet tapahtumat lisätään valitsemaasi Google-kalenteriin, jos vienti on käytössä. Kun yhdistät ensimmäisen kalenterin, vienti otetaan käyttöön automaattisesti.
Voinko liittää useamman kuin yhden tilin?
Kyllä. Voit yhdistää useita Google-tilejä, esimerkiksi työ- ja henkilökohtaisen tilin. Jokaisella yhteydellä on oma valittu kalenteri ja tuontijakso.
Näkeekö tiimi Google-kalenterini?
Et. Google-kalenteriyhteys on henkilökohtainen, ja vain sinä näet tuodut tapahtumat.
Mitä tapahtuu, jos katkaisen tilin yhteyden?
Yhteyden katkaiseminen poistaa kyseiseltä tililtä tuodut tapahtumat Task Managerin Kalenteristasi. Mitään ei poistu Googlesta, ja muut yhteydet toimivat edelleen.
Kuinka nopeasti Google-muutos näkyy Task Managerissa?
Automaattinen synkronointi hakee muutokset muutaman minuutin välein, kun joku käyttää sovellusta. Voit myös hakea muutokset heti Kalenterin työkalurivin synkronointikuvakkeella tai profiiliasetusten yhteydessä olevalla ”Synkronoi nyt” -painikkeella.
Voinko yhdistää henkilökohtaisen Gmail-tilini, jos yritys käyttää Google Workspacea?
Kyllä. Jos yrityksen määritykset sallivat vain sen verkkotunnuksen tilit, voit yhdistää henkilökohtaisen tilisi omilla Google-tunnuksillasi. Luo ensin oma projekti henkilökohtaisella Google-tililläsi, valitse tyypiksi Ulkoinen, julkaise sovellus ja hanki Client ID ja Client Secret. Avaa sitten Asetukset → Profiili → Google Kalenteri ja laajenna ”Yhdistä omilla tunnuksilla (lisäasetukset)”. Sieltä löydät Google Cloudiin lisättävän uudelleenohjausosoitteen sekä tunnuskentät. Task Manager tallentaa tunnukset salatussa muodossa.