O que é a sincronização com o Google Agenda?
A sincronização com o calendário Google permite-lhe ver os eventos do Google junto às tarefas e aos prazos no Calendário do Task Manager. Não precisa de juntar o plano do dia a partir de dois calendários. As alterações funcionam nos dois sentidos: ao mover um evento no Task Manager, a alteração é guardada de imediato no Google. O programa obtém as alterações do Google de poucos em poucos minutos quando alguém está a utilizar a aplicação.
Os novos eventos criados no Task Manager também podem ser enviados para o Google. Quando liga o primeiro calendário, a exportação é ativada automaticamente. Nesse caso, o programa também envia os eventos futuros que ainda não tinham sido enviados. Se tiver várias ligações, pode selecionar outra conta como destino da exportação. Só pode haver um destino de exportação - ao ativá-lo para uma ligação, desativa-o para as restantes.
A ligação é pessoal. Só você vê os eventos da sua conta Google. Pode ligar várias contas, por exemplo, a conta profissional e a pessoal. Cada uma tem o seu próprio calendário selecionado, período de importação e botão «Desligar».
Como se configura a ligação e o que acontece depois?
O administrador cria um projeto na consola Google Cloud e obtém o Client ID e o Client Secret. Introdu-los em Definições → Avançadas → Calendário Google (OAuth). O programa apresenta aí um endereço de redirecionamento terminado em /api/gcal/oauth-callback. Tem de o introduzir no Google Cloud exatamente como aparece; caso contrário, surge o erro «redirect_uri_mismatch» ao ligar a conta. Esta configuração aplica-se a toda a empresa. Depois, cada colaborador acede a Definições → Perfil → Calendário Google, seleciona «Ligar conta Google», autoriza o acesso e indica o calendário a importar.
Por predefinição, a importação abrange o período desde 30 dias antes até um ano depois. Pode alterar o período separadamente para cada ligação. O Google expande as séries de eventos, que depois aparecem no Task Manager. Os eventos futuros enviam um lembrete à hora de início, enquanto os passados são adicionados ao histórico do dia sem notificação. Os eventos de dia inteiro são apresentados a partir das 8:00, e os eventos de vários dias até às 18:00 do último dia. Se mover um evento de dia inteiro para outro dia, continuará a ser de dia inteiro também no Google.
A cor de um evento importado vem do Google ou, se o evento não tiver uma cor própria, do calendário selecionado. A sincronização não substitui no Task Manager a cor de um evento exportado para o Google. O programa escurece os tons pastel muito claros, porque a cor do evento também é utilizada como cor do texto. Ao enviar alterações para o Google, a cor pode ser diferente, uma vez que as aplicações têm paletas distintas. A janela de edição apresenta a indicação «Evento do Google» e uma ligação para o original. O ícone com duas setas em círculo na barra do Calendário obtém as alterações sem esperar pela sincronização automática. Também apresenta o número de eventos adicionados, alterados e eliminados. Se a última tentativa em segundo plano não tiver sido bem-sucedida, o ícone fica laranja. Passe o cursor sobre ele para ver o motivo.
O que ganha?
Não precisa de consultar dois calendários de manhã para planear o dia. Vê os encontros com clientes junto aos prazos do Task Manager. Assim, é mais fácil perceber se a manhã está ocupada antes de marcar outra chamada para essa altura.
Se um cliente alterar a hora de um encontro, não precisa de se lembrar de corrigir o horário noutro local.
Pode continuar a utilizar o calendário que já usa no dia a dia. Os seus eventos do Google permanecem invisíveis para a equipa. Quando desligar a conta, desaparecerão do seu calendário no Task Manager, mas continuarão no Google.
Exemplo do trabalho diário
Um comercial recebe convites no endereço profissional do Google e gere as propostas e os respetivos prazos de entrega no Task Manager. De manhã, abre dois calendários e junta-os para planear o dia.
Depois de ligar a conta, vê os encontros e os prazos num único Calendário. Se um cliente alterar a hora do encontro no Google, a alteração chega ao programa em poucos minutos quando alguém está a utilizar a aplicação. O comercial também pode iniciar a sincronização através do ícone na barra do Calendário e verificar quantos eventos foram adicionados, alterados ou desapareceram em todos os calendários ligados. Quando elimina no Task Manager um encontro cancelado, este também desaparece do Google. Os novos eventos criados após uma conversa com um cliente são enviados para o calendário profissional, se a exportação estiver ativada para esse calendário. Pode ligar separadamente a conta pessoal, com o seu próprio calendário e período de importação. A exportação fica associada à conta profissional.
Perguntas mais frequentes
A sincronização funciona nos dois sentidos?
Sim. Os eventos do Google aparecem no Calendário do Task Manager. Ao mover, alterar ou eliminar um evento no Task Manager, a alteração também é guardada no Google. Os novos eventos são enviados para o calendário Google selecionado, se a exportação estiver ativada. Quando liga o primeiro calendário, a exportação é ativada automaticamente.
Posso ligar mais do que uma conta?
Sim. Pode ligar várias contas Google, por exemplo, a conta profissional e a pessoal. Cada ligação tem o seu próprio calendário selecionado e período de importação.
A equipa consegue ver o meu calendário Google?
Não. A ligação ao calendário Google é pessoal e só você vê os eventos importados.
O que acontece quando desligo a conta?
Ao desligar a conta, os eventos importados dessa conta são removidos do seu calendário no Task Manager. Nada é eliminado no Google e as restantes ligações continuam a funcionar.
Quanto tempo demora uma alteração do Google a chegar ao Task Manager?
A sincronização automática obtém as alterações de poucos em poucos minutos quando alguém está a utilizar a aplicação. Também pode obtê-las de imediato através do ícone de sincronização na barra do Calendário ou do botão «Sincronizar agora» junto à ligação nas definições do perfil.
Posso ligar a minha conta pessoal do Gmail se a empresa utilizar o Google Workspace?
Sim. Se a configuração da empresa permitir apenas contas do respetivo domínio, pode ligar a sua conta pessoal através das suas próprias credenciais Google. Primeiro, tem de criar um projeto próprio na sua conta pessoal Google, selecionar o tipo Externo, publicar a aplicação e obter o Client ID e o Client Secret. Depois, em Definições → Perfil → Calendário Google, expanda «Ligar com as suas próprias credenciais (avançado)». Aí encontrará o endereço de redirecionamento a introduzir no Google Cloud e os campos para as credenciais, que o Task Manager guardará encriptadas.