Vad är synkronisering med Google Kalender?
Med synkronisering med Google Kalender kan du se Google-möten tillsammans med uppgifter och förfallodatum i Task Managers Kalender. Du behöver inte planera dagen i två olika kalendrar. Ändringar synkroniseras åt båda hållen: om du flyttar ett möte i Task Manager sparas ändringen direkt i Google. Ändringar från Google hämtas med några minuters mellanrum när någon använder applikationen.
Nya händelser som skapas i Task Manager kan också skickas till Google. När den första kalendern ansluts aktiveras exporten automatiskt. Programmet skickar då även framtida händelser som ännu inte har skickats. Om du har flera anslutningar kan du välja ett annat konto som mål för exporten. Det kan bara finnas ett exportmål - om du aktiverar export för en anslutning stängs den av för de andra.
Anslutningen är personlig. Det är bara du som kan se händelser från ditt Google-konto. Du kan ansluta flera konton, till exempel ett för jobbet och ett privat. Varje konto har en egen vald kalender, importperiod och knapp för att koppla från.
Hur går anslutningen till och vad händer sedan?
Administratören skapar ett projekt i Google Cloud Console och hämtar Client ID och Client Secret. De klistras in under Inställningar → Avancerat → Google Kalender (OAuth). Där visar programmet en omdirigeringsadress som slutar på /api/gcal/oauth-callback. Den måste anges exakt likadant i Google Cloud, annars visas felet ”redirect_uri_mismatch” när kontot ansluts. Inställningen gäller hela företaget. Därefter går varje medarbetare till Inställningar → Profil → Google Kalender, väljer ”Anslut Google-konto”, godkänner åtkomsten och väljer vilken kalender som ska importeras.
Som standard omfattar importen perioden från 30 dagar bakåt till ett år framåt. Du kan ändra perioden separat för varje anslutning. Google expanderar återkommande händelser, som sedan visas i Task Manager. Framtida händelser påminner dig vid starttiden, medan tidigare händelser läggs till i dagens historik utan avisering. Heldagshändelser visas från kl. 8:00 och händelser som sträcker sig över flera dagar visas till kl. 18:00 den sista dagen. Om du flyttar en heldagshändelse till en annan dag förblir den en heldagshändelse även i Google.
Färgen på en importerad händelse hämtas från Google, eller från den valda kalendern om händelsen inte har någon egen färg. Synkroniseringen skriver inte över färgen i Task Manager för en händelse som exporterats till Google. Programmet gör mycket ljusa pastellfärger mörkare, eftersom händelsens färg även används för texten. Färgen kan skilja sig när ändringar skickas till Google, eftersom apparna har olika färgpaletter. I redigeringsfönstret visas texten ”Händelse från Google” och en länk till originalet. Ikonen med två pilar i en cirkel i Kalenderns verktygsfält hämtar ändringar utan att du behöver vänta på den automatiska synkroniseringen. Den visar också antalet händelser som lagts till, ändrats och tagits bort. Om det senaste bakgrundsförsöket misslyckades blir ikonen orange. Håll muspekaren över den för att se orsaken.
Vad vinner du?
Du behöver inte kontrollera två kalendrar på morgonen för att planera dagen. Du ser kundmöten bredvid dina uppgifter i Task Manager. Det blir lättare att se om förmiddagen redan är full innan du bokar in ytterligare ett samtal.
När kunden flyttar ett möte behöver du inte komma ihåg att ändra tiden på ytterligare ett ställe.
Du kan fortsätta använda kalendern du brukar använda. Dina Google-händelser är inte synliga för teamet. När du kopplar från kontot försvinner de från din kalender i Task Manager, men finns kvar i Google.
Exempel från vardagen
En säljare får inbjudningar till sin företagsadress på Google och hanterar offerter och sista inlämningsdatum i Task Manager. På morgonen öppnar hen två kalendrar och lägger ihop dem till en plan för dagen.
När kontot är anslutet ser hen möten och deadlines i en och samma Kalender. Kunden flyttar ett möte i Google - ändringen når programmet inom några minuter när någon använder appen. Säljaren kan också starta synkroniseringen med ikonen i Kalenderns verktygsfält och se hur många händelser som lagts till, ändrats eller försvunnit i alla anslutna kalendrar. När hen tar bort ett inställt möte i Task Manager försvinner det även från Google. En ny händelse som skapas efter ett samtal med kunden läggs till i företagskalendern om export är aktiverad för den. Ett privat konto kan anslutas separat, med en egen kalender och importperiod. Exporten är fortfarande kopplad till företagskontot.
Vanliga frågor
Fungerar synkroniseringen åt båda hållen?
Ja. Händelser från Google visas i Task Managers Kalender. Om du flyttar, ändrar eller tar bort en händelse i Task Manager sparas ändringen även i Google. Nya händelser läggs till i den valda Google Kalendern om export är aktiverad. Den aktiveras automatiskt när du ansluter din första kalender.
Kan jag koppla in fler än ett konto?
Ja. Du kan ansluta flera Google-konton, till exempel ett jobb- och ett privatkonto. Varje anslutning har en egen vald kalender och ett eget importintervall.
Kan teamet se min Google Kalender?
Nej. Anslutningen till Google Kalender är personlig, och det är bara du som kan se importerade händelser.
Vad händer om jag kopplar från kontot?
När du kopplar från kontot tas händelser som importerats från det kontot bort från din kalender i Task Manager. Inget försvinner från Google och övriga anslutningar fortsätter att fungera.
Hur snabbt visas en ändring från Google i Task Manager?
Automatisk synkronisering hämtar ändringar med några minuters mellanrum när någon använder applikationen. Du kan också hämta dem direkt med synkroniseringsikonen i Kalenderns verktygsfält eller med knappen ”Synkronisera nu” vid anslutningen i profilinställningarna.
Kan jag ansluta min privata Gmail när företaget använder Google Workspace?
Ja. Om företagets konfiguration bara tillåter konton från företagets domän kan du ansluta ett privat konto med egna Google-autentiseringsuppgifter. Först behöver du skapa ett eget projekt på ditt privata Google-konto, välja typen Extern, publicera appen och hämta ett Client ID och Client Secret. Gå sedan till Inställningar → Profil → Google Kalender och öppna ”Anslut med egna autentiseringsuppgifter (avancerat)”. Där hittar du en omdirigeringsadress som du anger i Google Cloud, samt fält för autentiseringsuppgifterna. Task Manager sparar dem krypterade.