Co je šifrování dat v Task Manageru?

Šifrování dat v Task Manageru je funkce varianty Pro, která ukládá v databázi obsah zpráv, popisy úkolů a e-maily jako šifrogram AES-256-GCM místo běžného textu. Ten, kdo získá pouze kopii databáze - například ze zálohy hostingu - tento obsah nepřečte. Klíč leží v souboru .env na serveru, mimo databázi.

Šifrování je ve výchozím stavu vypnuté. Zapíná ho administrátor v Nastavení → Pokročilé → Šifrování dat - tuto sekci vidí pouze administrátorský účet. V databázi zůstává pouze osmiznakový otisk klíče, který pomáhá porovnat klíč na serveru s uchovanou kopií.

Šifrování chrání kopii databáze, ale nenahrazuje kontrolu přístupu k účtům a serveru. Kdyby někdo získal spolu s databází i soubor s klíčem, situace by byla jiná. Hesla SMTP a schránek, API klíče poskytovatelů AI, tokeny Kalendáře Google a tajné klíče webhooků n8n program šifruje samostatným mechanismem, v obou variantách.

Task Manager: sekce Šifrování dat v nastavení se zapnutým šifrováním a počítadly zašifrovaných dat.
Nastavení → Pokročilé → Šifrování dat: stav „Zapnuto“, otisk klíče a počet zašifrovaných záznamů v každé skupině.

Jak to funguje?

  1. 01

    obsah zpráv v úkolech a chatech - také odpovědi AI asistenta ve vlákně, zprávy AI agenta, záznamy z Automatizací a n8n a automatické odpovědi o nepřítomnosti,

  2. 02

    popisy úkolů, také založených přes Automatizace a n8n,

  3. 03

    položky přidané do seznamů úkolů tlačítkem „+ Přidat položku“,

  4. 04

    zprávy o nepřítomnosti (dovolená, nemoc),

  5. 05

    obsah e-mailů v Poště.

Task Manager: průběh šifrování dříve uložených dat v nastavení, s tlačítky šifrování, dešifrování a rotace klíče.
Šifrování dříve uložených dat: počítadla pro každou skupinu, „Zašifrovat existující data“, „Dešifrovat vše“ a rotace klíče.

Co získáte?

Vy nemusíte předpokládat nejhorší, když stará záloha databáze padne do nepovolaných rukou. Pokud šifrování zahrnulo i dřívější záznamy, zprávy, popisy úkolů a e-maily jsou v ní nečitelné a klíč v databázi není.

Na otázku klienta, co uvidí ten, kdo získá kopii vaší databáze, odpovídáte konkrétně: víte, který obsah je zašifrovaný a který čitelný. Tým ví, kam zapisovat to, co je důvěrné.

Nemusíte si pamatovat, kdo a kdy měnil nastavení šifrování - každá taková změna se zapíše s autorem, časem a adresou.

Příklad z každodenní práce

Účetní kancelář pro 11 lidí vede v úkolech ujednání s klienty: částky, termíny plateb, poznámky k přiznáním. Jeden z klientů se ptá přímo: „Co uvidí ten, kdo odnese kopii vaší databáze z hostingu?“.

Majitelka nezačíná přepínačem, ale rozhodnutím, kde firma uchová kopii klíče a kdo za ni odpovídá. Pak administrátor vygeneruje klíč, uloží kopii do firemního správce hesel, zapne šifrování nových dat a zašifruje existující záznamy. Tým dostane jedno pravidlo: ujednání patří do popisu a zpráv, ne do veřejného předmětu ani poznámky.

O půl roku později někdo ztratí notebook s kopií klíče. Administrátor ještě jednou zašifruje existující data, protože systémové záznamy se ukládají čitelně a bez toho může rotace odmítnout start. Pak klíč rotuje a hned uloží kopii nového - podruhé ho program nezobrazí.

Nejčastější dotazy

Je šifrování dat součástí varianty Standard?

Ne, jde o funkci varianty Pro. Ve Standardu sekce „Šifrování dat“ v Nastavení neexistuje, takže šifrování nelze zapnout. Hesla a API klíče program šifruje samostatným mechanismem v obou variantách. Ceny obou variant najdete v ceníku, v částkách bez DPH.

Co se stane, když ztratím šifrovací klíč?

Bez klíče nezíská zašifrovaný obsah nikdo, ani výrobce programu. Proto si kopii klíče stáhnete hned po jeho vygenerování a uchováváte ji mimo server. Pokud na serveru chybí soubor .env s klíčem, například po přenosu programu, místo obsahu uvidíte „[Zašifrováno - chybí klíč]“ - pak soubor obnovíte nebo do něj vložíte klíč z kopie.

Zahrnuje šifrování i předměty úkolů, poznámky a soubory?

Ne. Předměty úkolů, názvy chatů, poznámky a konverzace v okně AI asistenta zůstávají čitelné. Soubory a přílohy leží na disku v původní podobě a program je vydává pouze osobám s přístupem.

Přečte AI asistent zašifrované zprávy?

Ano, pokud máte AI nakonfigurované. Před odesláním dotazu program potřebný obsah dešifruje, takže šifrování v databázi neomezuje, co se dostane k vybranému poskytovateli AI. Bez klíče se k poskytovateli AI nedostane nic.

Funguje po zapnutí šifrování vyhledávání?

Ano, ale zašifrovaný obsah prohledává jen přibližně mezi 200 nejnovějšími zprávami a 200 úkoly, takže starší záznam nemusí najít. Zužování seznamu úkolů a chatů podle zadané fráze bere v úvahu jen předměty, názvy a nezašifrovaný obsah.