Qu'est-ce que le chiffrement des données dans Task Manager ?
Le chiffrement des données dans Task Manager est une fonctionnalité de la variante Pro qui enregistre dans la base le contenu des messages, les descriptions de tâches et les e-mails sous forme de chiffré AES-256-GCM au lieu d'un texte ordinaire. Quelqu'un qui obtiendrait uniquement une copie de la base - par exemple à partir d'une sauvegarde de l'hébergement - ne pourra pas lire ces contenus. La clé se trouve dans le fichier .env sur le serveur, en dehors de la base de données.
Le chiffrement est désactivé par défaut. L'administrateur l'active dans Paramètres → Avancé → Chiffrement des données - cette section n'est visible que par le compte administrateur. Seul un condensé de huit caractères de la clé reste dans la base, ce qui permet de comparer la clé présente sur le serveur avec la copie conservée.
Le chiffrement protège la copie de la base, mais ne remplace pas le contrôle d'accès aux comptes et au serveur. Si quelqu'un obtenait, en plus de la base, également le fichier contenant la clé, la situation serait différente. Les mots de passe SMTP et des boîtes mail, les clés API des fournisseurs d'IA, les jetons de Google Agenda et les secrets des webhooks n8n sont chiffrés par le programme via un mécanisme distinct, dans chaque variante.
Comment ça marche ?
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le contenu des messages dans les tâches et les discussions - y compris les réponses de l'Assistant IA dans le fil, les messages de l'Agent IA, les entrées des Automatisations et de n8n, ainsi que les réponses automatiques d'absence,
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les descriptions des tâches, y compris celles créées par les Automatisations et n8n,
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les éléments ajoutés aux listes de tâches via le bouton « + Ajouter un élément »,
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les messages d'absence (congé, maladie),
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le contenu des e-mails dans la Messagerie.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n'avez pas à envisager le pire scénario si une ancienne sauvegarde de la base tombe entre de mauvaises mains. Si le chiffrement a également couvert les entrées antérieures, les messages, les descriptions de tâches et les e-mails y sont illisibles, et la clé ne s'y trouve pas.
À la question d'un client sur ce que verrait quelqu'un disposant d'une copie de votre base, vous répondez précisément : vous savez quels contenus sont chiffrés et lesquels sont en clair. L'équipe sait où saisir ce qui est confidentiel.
Vous n'avez pas à vous souvenir de qui a modifié les paramètres de chiffrement et quand - chaque modification de ce type est enregistrée avec son auteur, l'heure et l'adresse.
Exemple du quotidien
Un cabinet comptable de 11 personnes conserve dans les tâches les accords passés avec les clients : montants, échéances de paiement, remarques sur les déclarations. Un des clients demande directement : « Que verrait quelqu'un qui emporterait une copie de votre base depuis l'hébergement ? ».
La dirigeante ne commence pas par l'interrupteur, mais par la décision de l'endroit où l'entreprise conservera la copie de la clé et de qui en sera responsable. Ensuite, l'administrateur génère la clé, enregistre une copie dans le gestionnaire de mots de passe de l'entreprise, active le chiffrement des nouvelles données et chiffre les entrées existantes. L'équipe reçoit une règle unique : les accords vont dans la description et les messages, pas dans un sujet ou une note en clair.
Six mois plus tard, quelqu'un perd un ordinateur portable contenant une copie de la clé. L'administrateur chiffre à nouveau les données existantes, car les entrées système s'enregistrent en clair et, sans cela, la rotation pourrait refuser de démarrer. Il fait ensuite tourner la clé et conserve aussitôt une copie de la nouvelle - le programme ne la montrera pas une seconde fois.
Questions fréquentes
Le chiffrement des données est-il disponible dans la variante Standard ?
Non, c'est une fonctionnalité de la variante Pro. Dans Standard, la section « Chiffrement des données » n'existe pas dans les Paramètres, le chiffrement ne peut donc pas être activé. Les mots de passe et les clés API sont chiffrés par le programme via un mécanisme distinct, dans chaque variante. Les prix des deux variantes figurent dans les Tarifs, en montants HT.
Que se passe-t-il si je perds la clé de chiffrement ?
Sans la clé, personne ne peut récupérer les contenus chiffrés, pas même l'éditeur du logiciel. C'est pourquoi vous téléchargez une copie de la clé juste après sa génération et la conservez en dehors du serveur. Si le fichier .env contenant la clé venait à manquer sur le serveur, par exemple après un déplacement du programme, vous verrez « [Chiffré - clé manquante] » à la place du contenu - il suffit alors de restaurer le fichier ou d'y saisir la clé issue de votre copie.
Le chiffrement couvre-t-il les sujets des tâches, les notes et les fichiers ?
Non. Les sujets des tâches, les noms des discussions, les notes et les conversations dans la fenêtre de l'Assistant IA restent en clair. Les fichiers et pièces jointes sont stockés sur le disque sous leur forme originale, et le programme ne les délivre qu'aux personnes autorisées.
L'Assistant IA peut-il lire les messages chiffrés ?
Oui, si vous configurez l'IA. Avant d'envoyer une requête, le programme déchiffre le contenu nécessaire, donc le chiffrement dans la base ne limite pas ce qui parvient au fournisseur d'IA choisi. Sans la clé, rien ne parvient au fournisseur d'IA.
La recherche fonctionne-t-elle une fois le chiffrement activé ?
Oui, mais les contenus chiffrés ne sont consultés que parmi environ 200 messages et 200 tâches les plus récents, un ancien enregistrement pourrait donc ne pas être trouvé. Le filtrage de la liste des tâches et des discussions par une expression saisie ne prend en compte que les sujets, les noms et les contenus non chiffrés.