Mi az Adattitkosítás a Task Managerben?
Az Adattitkosítás a Task Managerben egy Pro funkció, amely az üzenetek tartalmát, a feladatleírásokat és az e-maileket egyszerű szöveg helyett AES-256-GCM titkosított formában tárolja az adatbázisban. Aki csak az adatbázis másolatát szerzi meg - például a tárhely biztonsági mentéséből -, nem tudja elolvasni ezeket a tartalmakat. A kulcs a szerveren, a .env fájlban van, az adatbázison kívül.
A titkosítás alapértelmezetten ki van kapcsolva. Az adminisztrátor kapcsolja be a Beállítások → Speciális → Adattitkosítás menüpontban - ezt a szekciót csak adminisztrátori fiók látja. Az adatbázisban csak a kulcs nyolckarakteres lenyomata marad, amely segít összehasonlítani a szerveren lévő kulcsot a megőrzött másolattal.
A titkosítás védi az adatbázis másolatát, de nem helyettesíti a fiókokhoz és a szerverhez való hozzáférés ellenőrzését. Ha valaki az adatbázissal együtt a kulcsot tartalmazó fájlt is megszerezné, a helyzet más lenne. Az SMTP- és postafiók-jelszavakat, az AI-szolgáltatók API-kulcsait, a Google Naptár tokeneket és az n8n webhook titkokat a program külön mechanizmussal titkosítja, minden csomagban.
Hogyan működik?
- 01
az üzenetek tartalma a feladatokban és csevegésekben - beleértve az AI-asszisztens válaszait a beszélgetésszálban, az AI-ügynök üzeneteit, az Automatizálásokból és n8n-ből származó bejegyzéseket, valamint a távollétre vonatkozó automatikus válaszokat,
- 02
a feladatleírások, beleértve az Automatizálások és n8n által létrehozottakat is,
- 03
a teendőlistákhoz a „+ Elem hozzáadása” gombbal hozzáfűzött elemek,
- 04
a távolléti üzenetek (szabadság, betegség),
- 05
a Levelezésben lévő e-mailek tartalma.
Mit nyersz vele?
Neked nem kell a legrosszabbra számítanod, ha egy régi adatbázis-mentés illetéktelen kézbe kerül. Ha a titkosítás kiterjedt a korábbi bejegyzésekre is, az üzenetek, feladatleírások és e-mailek olvashatatlanok benne, a kulcs pedig nincs az adatbázisban.
Az ügyfél kérdésére, hogy mit lát az, aki megszerzi az adatbázisotok másolatát, konkrét választ adsz: tudod, mely tartalmak titkosítottak, és melyek olvashatók. A csapat tudja, hová kell beírni a bizalmas információkat.
Nem kell fejben tartanod, ki és mikor módosította a titkosítási beállításokat - minden ilyen változás rögzítésre kerül a szerzővel, az időponttal és a címmel együtt.
Példa a mindennapi munkából
Egy 11 fős könyvelőiroda a feladatokban tartja az ügyfelekkel kötött megállapodásokat: összegeket, fizetési határidőket, bevallásokkal kapcsolatos megjegyzéseket. Az egyik ügyfél nyíltan megkérdezi: „Mit lát az, aki kiviszi az adatbázisotok másolatát a tárhelyről?”.
A tulajdonos nem a kapcsolóval kezdi, hanem azzal a döntéssel, hogy a cég hol tárolja a kulcs másolatát, és ki felel érte. Ezután az adminisztrátor generálja a kulcsot, elmenti a másolatát a cég jelszókezelőjében, bekapcsolja az új adatok titkosítását, és titkosítja a meglévő bejegyzéseket is. A csapat egyetlen szabályt kap: a megállapodások a leírásba és az üzenetbe kerülnek, nem a nyílt tárgyba vagy jegyzetbe.
Fél évvel később valaki elveszít egy laptopot, rajta a kulcs másolatával. Az adminisztrátor újra titkosítja a meglévő adatokat, mert a rendszerbejegyzések olvasható formában mentődnek, és enélkül a rotáció megtagadhatja az indulást. Ezután rotálja a kulcsot, és rögtön megőrzi az új másolatát - a program másodszor már nem mutatja meg.
Gyakori kérdések
Az adattitkosítás elérhető a Standard csomagban?
Nem, ez egy Pro funkció. A Standard csomagban a Beállításokban nincs „Adattitkosítás” szekció, így a titkosítást nem lehet bekapcsolni. A jelszavakat és API-kulcsokat a program mindkét csomagban külön mechanizmussal titkosítja. Mindkét csomag ára megtalálható az Árak oldalon, nettó összegben.
Mi történik, ha elveszítem a titkosítási kulcsot?
A kulcs nélkül a titkosított tartalmakat senki nem állíthatja helyre, még a program gyártója sem. Ezért a kulcs másolatát közvetlenül a generálás után le kell tölteni, és a szerveren kívül kell tárolni. Ha a szerverről hiányzik a kulcsot tartalmazó .env fájl - például a program áthelyezése után -, a tartalom helyett „[Titkosítva - nincs kulcs]” üzenetet látsz. Ilyenkor a fájlt vissza kell állítani, vagy be kell írni a mentett kulcsot.
A titkosítás kiterjed a feladatok tárgyára, a jegyzetekre és a fájlokra?
Nem. A feladatok tárgya, a csevegések nevei, a jegyzetek és az AI-asszisztens ablakában folyó beszélgetések olvasható formában maradnak. A fájlok és mellékletek eredeti formában találhatók a lemezen, és a program csak a hozzáféréssel rendelkezőknek adja ki őket.
Az AI-asszisztens el tudja olvasni a titkosított üzeneteket?
Igen, ha beállítottad az AI-t. A kérés elküldése előtt a program visszafejti a szükséges tartalmat, így az adatbázisban lévő titkosítás nem korlátozza azt, ami a kiválasztott AI-szolgáltatóhoz jut. Kulcs nélkül semmi nem jut el az AI-szolgáltatóhoz.
A titkosítás bekapcsolása után működik a kereső?
Igen, de a titkosított tartalmak közül csak a mintegy 200 legújabb üzenetet és mintegy 200 feladatot vizsgálja, így egy régebbi bejegyzést előfordulhat, hogy nem talál meg. A feladatok és csevegések listájának beírt kifejezés szerinti szűkítése csak a titkosítatlan tárgyakat, neveket és tartalmakat veszi figyelembe.