O que é a encriptação de dados no Task Manager?
A encriptação de dados no Task Manager é uma funcionalidade da variante Pro que guarda na base de dados o conteúdo das mensagens, as descrições das tarefas e os e-mails como criptograma AES-256-GCM em vez de texto simples. Alguém que obtenha apenas a cópia da base de dados - por exemplo, a partir de uma cópia de segurança do alojamento - não consegue ler esses conteúdos. A chave fica no ficheiro .env no servidor, fora da base de dados.
A encriptação está desativada por predefinição. É ativada pelo administrador em Definições → Avançado → Encriptação de dados - esta secção só é visível na conta de administrador. Na base de dados fica apenas um resumo de oito carateres da chave, que ajuda a comparar a chave no servidor com a cópia guardada.
A encriptação protege a cópia da base de dados, mas não substitui o controlo de acesso às contas e ao servidor. Se alguém obtivesse, juntamente com a base de dados, também o ficheiro com a chave, a situação seria diferente. As palavras-passe SMTP e das caixas de correio, as chaves API dos fornecedores de IA, os tokens do Calendário Google e os segredos dos webhooks do n8n são encriptados pelo programa através de um mecanismo separado, em qualquer variante.
Como funciona?
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conteúdo das mensagens nas tarefas e conversas - incluindo as respostas do Assistente de IA na conversa, as mensagens do Agente de IA, os registos de Automatizações e n8n e as respostas automáticas de ausência,
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descrições de tarefas, incluindo as criadas pelas Automatizações e pelo n8n,
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itens adicionados às listas de tarefas através do botão “+ Adicionar item”,
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mensagens de ausência (férias, doença),
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conteúdo dos e-mails no Correio.
O que ganha?
Não precisa de assumir o pior cenário quando uma cópia de segurança antiga da base de dados cai em mãos erradas. Se a encriptação também abrangeu os registos anteriores, as mensagens, as descrições das tarefas e os e-mails ficam ilegíveis nela, e a chave não está na base de dados.
À pergunta do cliente sobre o que verá alguém com uma cópia da vossa base de dados, responde de forma concreta: sabe que conteúdos estão encriptados e quais estão visíveis. A equipa sabe onde inserir o que é confidencial.
Não precisa de memorizar quem e quando alterou as definições de encriptação - cada alteração dessas fica registada com o autor, a hora e o endereço.
Exemplo do trabalho diário
Um escritório de contabilidade com 11 pessoas guarda nas tarefas acordos com clientes: montantes, prazos de pagamento, observações sobre declarações. Um dos clientes pergunta diretamente: “O que vê alguém que leve uma cópia da vossa base de dados do alojamento?”.
A proprietária começa não pelo interruptor, mas pela decisão sobre onde a empresa vai guardar a cópia da chave e quem é responsável por ela. Depois, o administrador gera a chave, guarda a cópia no gestor de palavras-passe da empresa, ativa a encriptação para os novos dados e encripta os registos existentes. A equipa recebe uma regra única: os acordos vão para a descrição e as mensagens, não para o assunto nem a nota visível.
Meio ano depois, alguém perde um portátil com a cópia da chave. O administrador encripta novamente os dados existentes, porque os registos do sistema são gravados em texto simples e, sem isso, a rotação pode recusar-se a iniciar. Depois roda a chave e guarda imediatamente a cópia da nova - o programa não a volta a mostrar.
Perguntas mais frequentes
A encriptação de dados está disponível na variante Standard?
Não, é uma funcionalidade da variante Pro. Na Standard, a secção “Encriptação de dados” não existe nas Definições, pelo que não é possível ativar a encriptação. As palavras-passe e as chaves API são encriptadas pelo programa através de um mecanismo separado, em qualquer variante. Os preços de ambas as variantes estão indicados na tabela de preços, em valores líquidos.
O que acontece se perder a chave de encriptação?
Sem a chave, ninguém consegue recuperar os conteúdos encriptados, nem sequer o produtor do programa. Por isso, descarrega a cópia da chave logo após a sua geração e guarda-a fora do servidor. Quando o ficheiro .env com a chave deixar de existir no servidor, por exemplo após uma mudança do programa, em vez do conteúdo verá “[Encriptado - sem chave]” - nessa altura, repõe o ficheiro ou escreve nele a chave guardada na cópia.
A encriptação abrange os assuntos das tarefas, as notas e os ficheiros?
Não. Os assuntos das tarefas, os nomes das conversas, as notas e as conversas na janela do Assistente de IA permanecem visíveis. Os ficheiros e anexos ficam no disco na sua forma original, e o programa disponibiliza-os apenas a pessoas com acesso.
O Assistente de IA consegue ler mensagens encriptadas?
Sim, se configurar a IA. Antes de enviar um pedido, o programa desencripta o conteúdo necessário, pelo que a encriptação na base de dados não limita o que chega ao fornecedor de IA escolhido. Sem a chave, nada chega ao fornecedor de IA.
Depois de ativar a encriptação, a pesquisa continua a funcionar?
Sim, mas o conteúdo encriptado só é pesquisado entre as cerca de 200 mensagens mais recentes e as cerca de 200 tarefas mais recentes, pelo que pode não encontrar um registo mais antigo. O filtro da lista de tarefas e conversas pela frase introduzida considera apenas os assuntos, nomes e conteúdos não encriptados.