¿Qué es el cifrado de datos en Task Manager?
El cifrado de datos en Task Manager es una función de la variante Pro que guarda en la base de datos el contenido de los mensajes, las descripciones de tareas y los correos como texto cifrado AES-256-GCM en lugar de texto normal. Quien consiga solo la copia de la base de datos - por ejemplo, de una copia de seguridad del hosting - no podrá leer esos contenidos. La clave está en el archivo .env en el servidor, fuera de la base de datos.
El cifrado está desactivado por defecto. Lo activa el administrador en Ajustes → Avanzado → Cifrado de datos - esta sección solo la ve la cuenta de administrador. En la base de datos solo queda un resumen de ocho caracteres de la clave, que ayuda a comparar la clave del servidor con la copia conservada.
El cifrado protege la copia de la base de datos, pero no sustituye el control de acceso a las cuentas y al servidor. Si alguien consiguiera, junto con la base de datos, también el archivo con la clave, la situación sería distinta. Las contraseñas SMTP y de buzones, las claves API de los proveedores de IA, los tokens de Google Calendar y los secretos de los webhooks de n8n el programa los cifra con un mecanismo aparte, en cualquier variante.
¿Cómo funciona?
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el contenido de los mensajes en tareas y chats - incluidas las respuestas del Asistente de IA en el hilo, los mensajes del Agente de IA, las entradas de Automatizaciones y n8n, y las respuestas automáticas de ausencia,
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las descripciones de las tareas, también las creadas por Automatizaciones y n8n,
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las entradas añadidas a las listas de tareas con el botón «+ Añadir elemento»,
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los mensajes de ausencia (vacaciones, baja por enfermedad),
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el contenido de los correos en Correo.
¿Qué ganas?
No tienes que esperar lo peor si una copia de seguridad antigua de la base de datos cae en manos equivocadas. Si el cifrado también incluyó las entradas anteriores, los mensajes, las descripciones de tareas y los correos son ilegibles en ella, y la clave no está en la base de datos.
A la pregunta de un cliente sobre qué vería alguien con una copia de vuestra base de datos, respondes con precisión: sabes qué contenidos están cifrados y cuáles son legibles. El equipo sabe dónde escribir lo que es confidencial.
No tienes que recordar quién y cuándo cambió los ajustes de cifrado: cada cambio de este tipo queda registrado con el autor, la hora y la dirección.
Ejemplo del trabajo diario
Una asesoría de 11 personas guarda en las tareas los acuerdos con los clientes: importes, plazos de pago, observaciones sobre las declaraciones. Uno de los clientes pregunta directamente: «¿Qué vería alguien que se llevara una copia de vuestra base de datos del hosting?».
La propietaria no empieza por el interruptor, sino por decidir dónde guardará la empresa la copia de la clave y quién será responsable de ella. Después el administrador genera la clave, guarda una copia en el gestor de contraseñas de la empresa, activa el cifrado de los datos nuevos y cifra las entradas existentes. El equipo recibe una regla: los acuerdos van en la descripción y en los mensajes, no en el título visible ni en la nota.
Medio año después, alguien pierde un portátil con la copia de la clave. El administrador vuelve a cifrar los datos existentes, porque las entradas del sistema se guardan en claro y sin esto la rotación puede negarse a arrancar. Después rota la clave y guarda de inmediato una copia de la nueva: el programa no volverá a mostrarla.
Preguntas frecuentes
¿El cifrado de datos está disponible en la variante Standard?
No, es una función de la variante Pro. En Standard no existe la sección «Cifrado de datos» en Ajustes, así que no se puede activar el cifrado. Las contraseñas y claves API el programa las cifra con un mecanismo aparte, en cualquier variante. Los precios de ambas variantes están en la página de precios, en importes netos.
¿Qué pasa si pierdo la clave de cifrado?
Sin la clave, nadie puede recuperar los contenidos cifrados, ni siquiera el fabricante del programa. Por eso descargas una copia de la clave justo después de generarla y la guardas fuera del servidor. Si en el servidor falta el archivo .env con la clave, por ejemplo tras mover el programa, en lugar del contenido verás «[Cifrado - falta la clave]»; entonces restauras el archivo o escribes en él la clave de la copia.
¿El cifrado incluye los títulos de las tareas, las notas y los archivos?
No. Los títulos de las tareas, los nombres de los chats, las notas y las conversaciones en la ventana del Asistente de IA permanecen en claro. Los archivos y adjuntos se guardan en el disco en su forma original, y el programa solo los entrega a las personas con acceso.
¿Leerá el Asistente de IA los mensajes cifrados?
Sí, si configuras la IA. Antes de enviar una consulta, el programa descifra el contenido necesario, así que el cifrado en la base de datos no limita lo que llega al proveedor de IA elegido. Sin clave, nada llega al proveedor de IA.
¿Funciona el buscador tras activar el cifrado?
Sí, pero los contenidos cifrados se revisan solo entre los aproximadamente 200 mensajes y 200 tareas más recientes, por lo que puede no encontrar una entrada más antigua. El filtrado de la lista de tareas y chats por la frase escrita tiene en cuenta solo los títulos, nombres y contenidos no cifrados.