Mitä on tietojen salaus Task Managerissa?

Tietojen salaus Task Managerissa on Pro-version ominaisuus, joka tallentaa tietokantaan viestien sisällön, tehtävien kuvaukset ja sähköpostit AES-256-GCM-salattuna tavallisen tekstin sijaan. Jos joku saa käsiinsä pelkän tietokannan kopion - esimerkiksi hostingin varmuuskopiosta - hän ei pysty lukemaan näitä sisältöjä. Avain sijaitsee .env-tiedostossa palvelimella, tietokannan ulkopuolella.

Salaus on oletusarvoisesti pois päältä. Sen ottaa käyttöön pääkäyttäjä kohdassa Asetukset → Lisäasetukset → Tietojen salaus - tämän osion näkee vain pääkäyttäjätili. Tietokantaan jää vain kahdeksanmerkkinen avaimen tiiviste, jonka avulla voi verrata palvelimen avainta säilytettyyn kopioon.

Salaus suojaa tietokannan kopiota, mutta ei korvaa tilien ja palvelimen käyttöoikeuksien valvontaa. Jos joku saisi tietokannan mukana myös avaimen sisältävän tiedoston, tilanne olisi toinen. SMTP- ja postilaatikkosalasanat, AI-palveluntarjoajien API-avaimet, Google Kalenterin tokenit ja n8n-webhookien salaisuudet ohjelma salaa erillisellä mekanismilla, kummassakin versiossa.

Task Manager: Tietojen salaus -osio asetuksissa, salaus käytössä ja salattujen tietojen laskurit.
Asetukset → Lisäasetukset → Tietojen salaus: tila „Käytössä”, avaimen vihje ja salattujen merkintöjen määrä kussakin ryhmässä.

Miten se toimii?

  1. 01

    tehtävien ja keskustelujen viestien sisältö - myös AI-avustajan vastaukset viestiketjussa, AI-agentin viestit, Automaatioiden ja n8n:n merkinnät sekä poissaolon automaattivastaukset,

  2. 02

    tehtävien kuvaukset, myös Automaatioiden ja n8n:n luomat,

  3. 03

    tehtävälistoihin "+ Lisää kohta" -painikkeella lisätyt kohdat,

  4. 04

    poissaoloilmoitukset (loma, sairaus),

  5. 05

    sähköpostien sisältö Sähköpostissa.

Task Manager: aiemmin tallennettujen tietojen salauksen eteneminen asetuksissa, painikkeina salaus, salauksen purku ja avaimen vaihto.
Aiemmin tallennettujen tietojen salaus: laskurit kullekin ryhmälle, „Salaa olemassa olevat tiedot”, „Pura kaiken salaus” ja avaimen vaihto.

Mitä hyödyt?

Sinun ei tarvitse olettaa pahinta, jos vanha tietokannan varmuuskopio päätyy vääriin käsiin. Jos salaus kattaa myös aiemmat merkinnät, viestit, tehtävien kuvaukset ja sähköpostit ovat siinä lukukelvottomia, eikä avainta ole tietokannassa.

Kun asiakas kysyy, mitä joku näkee teidän tietokantanne kopiosta, osaat vastata tarkasti: tiedät, mitkä sisällöt on salattu ja mitkä eivät. Tiimisi tietää, mihin luottamuksellinen tieto kirjoitetaan.

Sinun ei tarvitse muistaa, kuka ja milloin on muuttanut salausasetuksia - jokainen tällainen muutos tallentuu tekijän, kellonajan ja osoitteen kanssa.

Esimerkki arjen työstä

11 hengen tilitoimisto pitää tehtävissä asiakassopimuksia: summia, maksuaikoja, huomautuksia ilmoituksiin. Yksi asiakkaista kysyy suoraan: „Mitä näkee se, joka vie kopion teidän tietokannastanne hostingista?”.

Omistaja ei aloita kytkimestä, vaan päätöksestä, mihin yritys säilyttää avaimen kopion ja kuka siitä vastaa. Sitten pääkäyttäjä luo avaimen, tallentaa kopion yrityksen salasananhallintaan, ottaa käyttöön uusien tietojen salauksen ja salaa olemassa olevat merkinnät. Tiimi saa yhden säännön: sopimukset kirjataan kuvaukseen ja viesteihin, ei näkyvään otsikkoon tai muistiinpanoon.

Puoli vuotta myöhemmin joku hukkaa kannettavan, jossa on avaimen kopio. Pääkäyttäjä salaa olemassa olevat tiedot uudelleen, koska järjestelmän merkinnät tallentuvat selväkielisinä ja ilman sitä avaimen vaihto saattaa kieltäytyä käynnistymästä. Sitten hän vaihtaa avaimen ja tallentaa heti uuden kopion - toista kertaa ohjelma ei sitä näytä.

Usein kysytyt kysymykset

Onko tietojen salaus käytössä Standard-versiossa?

Ei, se on Pro-version ominaisuus. Standard-versiossa Asetuksissa ei ole "Tietojen salaus" -osiota, joten salausta ei voi ottaa käyttöön. Salasanat ja API-avaimet ohjelma salaa erillisellä mekanismilla kummassakin versiossa. Molempien versioiden hinnat löytyvät hinnoittelusta, alv 0 %.

Mitä tapahtuu, jos hukkaan salausavaimen?

Ilman avainta salattua sisältöä ei palauta kukaan, ei edes ohjelman valmistaja. Siksi avaimen kopio ladataan heti sen luomisen jälkeen ja säilytetään palvelimen ulkopuolella. Kun palvelimelta puuttuu avaimen sisältävä .env-tiedosto, esimerkiksi ohjelman siirron jälkeen, sisällön sijaan näet tekstin „[Salattu - avain puuttuu]” - silloin palautat tiedoston tai kirjoitat siihen avaimen kopiosta.

Kattaako salaus tehtävien otsikot, muistiinpanot ja tiedostot?

Ei. Tehtävien otsikot, keskustelujen nimet, muistiinpanot ja AI-avustajan ikkunan keskustelut pysyvät selväkielisinä. Tiedostot ja liitteet säilyvät levyllä alkuperäisessä muodossaan, ja ohjelma antaa ne vain niille, joilla on käyttöoikeus.

Lukeeko AI-avustaja salatut viestit?

Kyllä, jos olet määrittänyt AI:n. Ennen kyselyn lähettämistä ohjelma purkaa tarvittavan sisällön salauksen, joten tietokannan salaus ei rajoita sitä, mitä valitulle AI-palveluntarjoajalle lähetetään. Ilman avainta AI:lle ei lähde mitään.

Toimiiko haku salauksen käyttöönoton jälkeen?

Kyllä, mutta salattua sisältöä se käy läpi vain noin 200 uusimman viestin ja noin 200 tehtävän joukosta, joten vanhempaa merkintää se ei ehkä löydä. Tehtävä- ja keskustelulistan rajaaminen kirjoitetulla hakusanalla huomioi vain otsikot, nimet ja salaamattoman sisällön.