Vad är kryptering av data i Task Manager?

Kryptering av data i Task Manager är en funktion i Pro-varianten som sparar meddelandeinnehåll, uppgiftsbeskrivningar och e-post i databasen som ett AES-256-GCM-chiffer istället för vanlig text. Den som får tag i enbart en kopia av databasen - till exempel från en säkerhetskopia från hostingleverantören - kan inte läsa innehållet. Nyckeln ligger i filen .env på servern, utanför databasen.

Krypteringen är avstängd som standard. Administratören aktiverar den i Inställningar → Avancerat → Kryptering av data - den här sektionen syns bara för administratörskontot. I databasen sparas endast en åttateckens nyckelsammanfattning, som hjälper till att jämföra nyckeln på servern med den sparade kopian.

Krypteringen skyddar databaskopian, men ersätter inte kontrollen av åtkomst till konton och server. Om någon fick tag i både databasen och nyckelfilen skulle situationen vara annorlunda. Lösenord för SMTP och inkorgar, API-nycklar för AI-leverantörer, tokens för Google Kalender och hemligheter för n8n-webhooks krypterar programmet med en separat mekanism, i varje variant.

Task Manager: sektionen Kryptering av data i inställningarna med aktiverad kryptering och räknare för krypterade data.
Inställningar → Avancerat → Kryptering av data: status ”Aktiverad”, nyckelhint och antal krypterade poster i varje grupp.

Hur fungerar det?

  1. 01

    meddelandeinnehåll i uppgifter och chattar - även AI-assistentens svar i tråden, AI-agentens meddelanden, poster från Automatiseringar och n8n samt automatiska frånvarosvar,

  2. 02

    uppgiftsbeskrivningar, även de som skapats av Automatiseringar och n8n,

  3. 03

    poster som lagts till i att göra-listor med knappen ”+ Lägg till post”,

  4. 04

    meddelanden om frånvaro (semester, sjukdom),

  5. 05

    innehållet i e-postmeddelanden i E-post.

Task Manager: krypteringsförlopp för befintliga data i inställningarna, med knappar för kryptering, dekryptering och nyckelrotation.
Kryptering av tidigare sparade data: räknare för varje grupp, ”Kryptera befintliga data”, ”Dekryptera allt” och nyckelrotation.

Vad vinner du?

Du behöver inte räkna med det värsta om en gammal säkerhetskopia av databasen hamnar i fel händer. Om krypteringen även omfattat tidigare poster är meddelanden, uppgiftsbeskrivningar och e-post oläsbara i den, och nyckeln finns inte i databasen.

På en kunds fråga om vad någon med en kopia av er databas skulle se svarar du konkret: du vet vilket innehåll som är krypterat och vilket som är i klartext. Teamet vet var det som är konfidentiellt ska skrivas in.

Du behöver inte komma ihåg vem som ändrade krypteringsinställningarna och när - varje sådan ändring sparas med författare, tidpunkt och adress.

Exempel från vardagen

En redovisningsbyrå med 11 personer håller överenskommelser med kunder i uppgifterna: belopp, betalningsvillkor, anmärkningar till deklarationer. En kund frågar rakt ut: ”Vad skulle någon som för ut en kopia av er databas från hostingen se?”.

Ägaren börjar inte med omkopplaren, utan med beslutet om var företaget ska förvara kopian av nyckeln och vem som ansvarar för den. Sedan genererar administratören en nyckel, sparar en kopia i företagets lösenordshanterare, aktiverar kryptering av nya data och krypterar befintliga poster. Teamet får en regel: överenskommelser skrivs i beskrivningen och meddelandet, inte i en öppen rubrik eller anteckning.

Ett halvår senare tappar någon bort en laptop med en kopia av nyckeln. Administratören krypterar återigen befintliga data, eftersom systemposter sparas i klartext och rotationen annars kan vägra starta. Sedan roterar hen nyckeln och sparar genast en kopia av den nya - programmet visar den inte en andra gång.

Vanliga frågor

Ingår kryptering av data i Standard-varianten?

Nej, det är en funktion i Pro-varianten. I Standard finns inte sektionen ”Kryptering av data” i Inställningar, så krypteringen kan inte aktiveras. Lösenord och API-nycklar krypterar programmet med en separat mekanism i varje variant. Priserna för båda varianterna finns i prislistan, i belopp exkl. moms.

Vad händer om jag förlorar krypteringsnyckeln?

Utan nyckeln kan ingen återställa det krypterade innehållet, inte heller programmets tillverkare. Därför laddar du ner en kopia av nyckeln direkt efter att den genererats och förvarar den utanför servern. Om filen .env med nyckeln saknas på servern, till exempel efter att programmet flyttats, ser du ”[Krypterat - nyckel saknas]” istället för innehållet - då återställer du filen eller skriver in nyckeln från kopian i den.

Omfattar krypteringen uppgiftsrubriker, anteckningar och filer?

Nej. Uppgiftsrubriker, chattnamn, anteckningar och konversationer i AI-assistentens fönster förblir i klartext. Filer och bilagor ligger på disken i originalform, och programmet lämnar ut dem endast till personer med behörighet.

Kan AI-assistenten läsa krypterade meddelanden?

Ja, om du konfigurerar AI. Innan en förfrågan skickas dekrypterar programmet det nödvändiga innehållet, så krypteringen i databasen begränsar inte det som når den valda AI-leverantören. Utan nyckel når ingen AI-leverantör någon data.

Fungerar sökfunktionen efter att krypteringen aktiverats?

Ja, men krypterat innehåll kontrolleras bara bland cirka 200 av de senaste meddelandena och cirka 200 uppgifter, så en äldre post kanske inte hittas. Filtrering av uppgifts- och chattlistan med en sökfras tar bara hänsyn till okrypterade rubriker, namn och innehåll.