Čo je šifrovanie dát v Task Manageri?

Šifrovanie dát v Task Manageri je funkcia variantu Pro, ktorá v databáze ukladá obsah správ, popisy úloh a e-maily ako šifrotext AES-256-GCM namiesto obyčajného textu. Niekto, kto získa iba kópiu databázy - napríklad zo zálohy hostingu - tento obsah neprečíta. Kľúč je uložený v súbore .env na serveri, mimo databázy.

Šifrovanie je predvolene vypnuté. Zapína ho administrátor v Nastavenia → Pokročilé → Šifrovanie dát - túto sekciu vidí iba administrátorský účet. V databáze zostáva len osemznakový odtlačok kľúča, ktorý pomáha porovnať kľúč na serveri so zachovanou kópiou.

Šifrovanie chráni kópiu databázy, ale nenahrádza kontrolu prístupu k účtom a serveru. Keby niekto získal spolu s databázou aj súbor s kľúčom, situácia by bola iná. Heslá SMTP a schránok, API kľúče poskytovateľov AI, tokeny Kalendára Google a tajomstvá webhookov n8n program šifruje osobitným mechanizmom, v každom variante.

Task Manager: sekcia Šifrovanie dát v nastaveniach so zapnutým šifrovaním a počítadlami zašifrovaných dát.
Nastavenia → Pokročilé → Šifrovanie dát: stav „Zapnuté“, odtlačok kľúča a počet zašifrovaných záznamov v každej skupine.

Ako to funguje?

  1. 01

    obsah správ v úlohách a chatoch - aj odpovede Asistenta AI vo vlákne, správy Agenta AI, záznamy z Automatizácií a n8n a automatické odpovede o neprítomnosti,

  2. 02

    popisy úloh, aj tých založených Automatizáciami a n8n,

  3. 03

    položky pridané do kontrolných zoznamov tlačidlom „+ Pridať položku“,

  4. 04

    správy o neprítomnosti (dovolenka, choroba),

  5. 05

    obsah e-mailov v Pošte.

Task Manager: priebeh šifrovania existujúcich dát v nastaveniach, s tlačidlami šifrovania, dešifrovania a rotácie kľúča.
Šifrovanie predtým uložených dát: počítadlá pre každú skupinu, „Zašifrovať existujúce dáta“, „Dešifrovať všetko“ a rotácia kľúča.

Čo získate?

Vy nemusíte predpokladať to najhoršie, keď sa stará záloha databázy dostane do nepovolaných rúk. Ak šifrovanie zahrnulo aj skoršie záznamy, správy, popisy úloh a e-maily sú v nej nečitateľné a kľúč v databáze nie je.

Na otázku klienta, čo uvidí niekto s kópiou vašej databázy, odpoviete konkrétne: viete, ktorý obsah je zašifrovaný a ktorý čitateľný. Tím vie, kam zapisovať to, čo je dôverné.

Nemusíte si pamätať, kto a kedy menil nastavenia šifrovania - každá takáto zmena sa zaznamená s autorom, časom a adresou.

Príklad z každodennej práce

Účtovná kancelária s 11 ľuďmi uchováva v úlohách dohody s klientmi: sumy, termíny platieb, poznámky k priznaniam. Jeden z klientov sa opýta priamo: „Čo uvidí niekto, kto vynesie kópiu vašej databázy z hostingu?“

Majiteľka nezačína prepínačom, ale rozhodnutím, kde firma uloží kópiu kľúča a kto za ňu zodpovedá. Potom administrátor vygeneruje kľúč, uloží kópiu vo firemnom správcovi hesiel, zapne šifrovanie nových dát a zašifruje existujúce záznamy. Tím dostane jedno pravidlo: dohody patria do popisu a správ, nie do verejného názvu ani poznámky.

O pol roka niekto stratí notebook s kópiou kľúča. Administrátor ešte raz zašifruje existujúce dáta, lebo systémové záznamy sa ukladajú čitateľne a bez toho môže rotácia odmietnuť štart. Potom kľúč zrotuje a hneď uloží kópiu nového - druhýkrát ho program nezobrazí.

Najčastejšie otázky

Je šifrovanie dát dostupné vo variante Standard?

Nie, ide o funkciu variantu Pro. V Standarde sekcia „Šifrovanie dát“ v Nastaveniach neexistuje, takže šifrovanie nemožno zapnúť. Heslá a API kľúče program šifruje osobitným mechanizmom v každom variante. Ceny oboch variantov nájdete v cenníku, v sumách bez DPH.

Čo sa stane, ak stratím šifrovací kľúč?

Bez kľúča zašifrovaný obsah neobnoví nikto, ani výrobca programu. Preto si kópiu kľúča stiahnete hneď po jeho vygenerovaní a uchovávate ju mimo servera. Keď na serveri chýba súbor .env s kľúčom, napríklad po presune programu, namiesto obsahu uvidíte „[Zašifrované - chýba kľúč]“ - vtedy súbor obnovíte alebo doň vpíšete kľúč z kópie.

Zahŕňa šifrovanie aj názvy úloh, poznámky a súbory?

Nie. Názvy úloh, názvy chatov, poznámky a konverzácie v okne Asistenta AI zostávajú čitateľné. Súbory a prílohy ležia na disku v pôvodnej podobe a program ich vydáva len osobám s prístupom.

Prečíta Asistent AI zašifrované správy?

Áno, ak máte AI nakonfigurované. Pred odoslaním požiadavky program potrebný obsah odšifruje, takže šifrovanie v databáze neobmedzuje to, čo sa dostane k zvolenému poskytovateľovi AI. Bez kľúča sa k poskytovateľovi AI nič nedostane.

Funguje po zapnutí šifrovania vyhľadávanie?

Áno, ale zašifrovaný obsah prehľadáva len medzi približne 200 najnovšími správami a približne 200 úlohami, takže starší záznam nemusí nájsť. Zužovanie zoznamu úloh a chatov podľa zadanej frázy berie do úvahy len nezašifrované názvy a obsahy.