Che cos'è la crittografia dei dati in Task Manager?
La crittografia dei dati in Task Manager è una funzione della variante Pro che salva nel database il contenuto dei messaggi, le descrizioni delle attività e le email come testo cifrato AES-256-GCM invece che come testo semplice. Chi ottiene solo una copia del database - ad esempio da un backup dell'hosting - non potrà leggere questi contenuti. La chiave risiede nel file .env sul server, fuori dal database.
La crittografia è disattivata per impostazione predefinita. La attiva l'amministratore in Impostazioni → Avanzate → Crittografia dei dati - questa sezione è visibile solo all'account amministratore. Nel database resta solo un hash di otto caratteri della chiave, che aiuta a confrontare la chiave sul server con la copia conservata.
La crittografia protegge la copia del database, ma non sostituisce il controllo degli accessi ad account e server. Se qualcuno ottenesse insieme al database anche il file con la chiave, la situazione sarebbe diversa. Password SMTP e delle caselle, chiavi API dei fornitori AI, token di Google Calendar e segreti dei webhook n8n vengono cifrati dal programma con un meccanismo separato, in ogni variante.
Come funziona?
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il contenuto dei messaggi nelle attività e nelle chat - anche le risposte dell'Assistente AI nella discussione, i messaggi dell'Agente AI, le voci delle Automazioni e di n8n, nonché le risposte automatiche di assenza,
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le descrizioni delle attività, anche quelle create dalle Automazioni e da n8n,
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le voci aggiunte alle liste to-do con il pulsante “+ Aggiungi voce”,
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i messaggi di assenza (ferie, malattia),
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il contenuto delle email nella Posta.
Cosa ci guadagni?
Non devi ipotizzare il peggio quando un vecchio backup del database finisce in mani sbagliate. Se la crittografia ha incluso anche le voci precedenti, messaggi, descrizioni delle attività ed email risultano illeggibili al suo interno, e la chiave non è presente nel database.
Alla domanda del cliente su cosa vedrebbe chi ottenesse una copia del vostro database, rispondi con precisione: sai quali contenuti sono cifrati e quali in chiaro. Il team sa dove inserire ciò che è riservato.
Non devi ricordare chi e quando ha modificato le impostazioni di crittografia - ogni modifica del genere viene registrata con autore, ora e indirizzo.
Esempio dal lavoro quotidiano
Uno studio di contabilità di 11 persone tiene nelle attività gli accordi con i clienti: importi, scadenze di pagamento, note sulle dichiarazioni. Uno dei clienti chiede direttamente: “Cosa vedrà chi porta via una copia del vostro database dall'hosting?”.
La titolare non parte dall'interruttore, ma dalla decisione su dove l'azienda conserverà la copia della chiave e chi ne sarà responsabile. Poi l'amministratore genera la chiave, salva una copia nel gestore password aziendale, attiva la crittografia dei nuovi dati e cifra le voci esistenti. Il team riceve una sola regola: gli accordi vanno nella descrizione e nei messaggi, non nell'oggetto in chiaro né nelle note.
Sei mesi dopo qualcuno perde un laptop con la copia della chiave. L'amministratore cifra di nuovo i dati esistenti, perché le voci di sistema si salvano in chiaro e senza questo passaggio la rotazione potrebbe rifiutarsi di partire. Poi ruota la chiave e conserva subito una copia di quella nuova - il programma non la mostrerà una seconda volta.
Domande frequenti
La crittografia dei dati è disponibile nella variante Standard?
No, è una funzione della variante Pro. Nello Standard la sezione “Crittografia dei dati” nelle Impostazioni non esiste, quindi non è possibile attivarla. Password e chiavi API vengono cifrate dal programma con un meccanismo separato in ogni variante. I prezzi di entrambe le varianti sono nel listino, IVA esclusa.
Cosa succede se perdo la chiave di crittografia?
Senza la chiave nessuno può recuperare i contenuti cifrati, nemmeno il produttore del programma. Per questo scarichi una copia della chiave subito dopo averla generata e la conservi fuori dal server. Quando sul server manca il file .env con la chiave, ad esempio dopo lo spostamento del programma, al posto dei contenuti vedrai “[Crittografato - chiave mancante]” - a quel punto ripristini il file oppure vi inserisci la chiave dalla copia.
La crittografia riguarda anche gli oggetti delle attività, le note e i file?
No. Gli oggetti delle attività, i nomi delle chat, le note e le conversazioni nella finestra dell'Assistente AI restano in chiaro. I file e gli allegati risiedono sul disco nella forma originale, e il programma li consegna solo alle persone con accesso.
L'Assistente AI leggerà i messaggi cifrati?
Sì, se configuri l'AI. Prima di inviare una richiesta il programma decifra il contenuto necessario, quindi la crittografia nel database non limita ciò che arriva al fornitore AI scelto. Senza la chiave AI, nulla arriva al fornitore.
Dopo aver attivato la crittografia la ricerca funziona ancora?
Sì, ma i contenuti cifrati vengono controllati solo tra circa 200 messaggi più recenti e circa 200 attività, quindi una voce più vecchia potrebbe non essere trovata. Il filtro della lista di attività e chat in base alla frase digitata considera solo gli oggetti, i nomi e i contenuti non cifrati.