Was ist die Datenverschlüsselung in Task Manager?
Die Datenverschlüsselung in Task Manager ist eine Funktion der Pro-Variante, die den Inhalt von Nachrichten, Aufgabenbeschreibungen und E-Mails in der Datenbank als AES-256-GCM-Chiffrat statt als Klartext speichert. Wer nur eine Kopie der Datenbank erbeutet - etwa aus einem Hosting-Backup - kann diese Inhalte nicht lesen. Der Schlüssel liegt in der Datei .env auf dem Server, außerhalb der Datenbank.
Die Verschlüsselung ist standardmäßig deaktiviert. Der Administrator aktiviert sie unter Einstellungen → Erweitert → Datenverschlüsselung - diesen Bereich sieht nur das Administratorkonto. In der Datenbank bleibt lediglich ein achtstelliger Schlüssel-Hash, der hilft, den Schlüssel auf dem Server mit der aufbewahrten Kopie abzugleichen.
Die Verschlüsselung schützt die Kopie der Datenbank, ersetzt aber nicht die Zugriffskontrolle für Konten und Server. Würde jemand zusammen mit der Datenbank auch die Datei mit dem Schlüssel erbeuten, sähe die Lage anders aus. SMTP- und Postfach-Passwörter, API-Schlüssel der KI-Anbieter, Google-Kalender-Tokens und n8n-Webhook-Geheimnisse verschlüsselt das Programm über einen separaten Mechanismus, in jeder Variante.
Wie funktioniert das?
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Nachrichteninhalt in Aufgaben und Chats - auch Antworten des KI-Assistenten im Thread, Nachrichten des KI-Agenten, Einträge aus Automatisierungen und n8n sowie Abwesenheits-Autoantworten,
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Aufgabenbeschreibungen, auch solche, die durch Automatisierungen und n8n angelegt wurden,
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Positionen, die über die Schaltfläche „+ Position hinzufügen” zu To-do-Listen hinzugefügt wurden,
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Abwesenheitsmeldungen (Urlaub, Krankheit),
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Inhalt der E-Mails im Modul E-Mail.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen nicht vom schlimmsten Fall ausgehen, wenn ein altes Datenbank-Backup in falsche Hände gerät. Wenn die Verschlüsselung auch frühere Einträge erfasst hat, sind Nachrichten, Aufgabenbeschreibungen und E-Mails darin unlesbar, und der Schlüssel befindet sich nicht in der Datenbank.
Auf die Frage eines Kunden, was jemand mit einer Kopie Ihrer Datenbank sehen würde, antworten Sie konkret: Sie wissen, welche Inhalte verschlüsselt sind und welche nicht. Das Team weiß, wo vertrauliche Informationen einzutragen sind.
Sie müssen sich nicht merken, wer und wann die Verschlüsselungseinstellungen geändert hat - jede solche Änderung wird mit Autor, Uhrzeit und Adresse protokolliert.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Ein Buchhaltungsbüro mit 11 Mitarbeitern hält in Aufgaben Vereinbarungen mit Kunden fest: Beträge, Zahlungstermine, Hinweise zu Steuererklärungen. Ein Kunde fragt direkt: „Was sieht jemand, der eine Kopie eurer Datenbank vom Hosting mitnimmt?”
Die Inhaberin beginnt nicht mit dem Schalter, sondern mit der Entscheidung, wo das Unternehmen die Kopie des Schlüssels aufbewahrt und wer dafür verantwortlich ist. Dann erzeugt der Administrator den Schlüssel, speichert eine Kopie im firmeneigenen Passwort-Manager, aktiviert die Verschlüsselung neuer Daten und verschlüsselt die bestehenden Einträge. Das Team erhält eine Regel: Vereinbarungen gehören in die Beschreibung und die Nachricht, nicht in den offenen Titel oder die Notiz.
Ein halbes Jahr später verliert jemand einen Laptop mit der Kopie des Schlüssels. Der Administrator verschlüsselt die bestehenden Daten erneut, da Systemeinträge im Klartext gespeichert werden und die Rotation ohne das den Start verweigern kann. Danach rotiert er den Schlüssel und sichert sofort eine Kopie des neuen - ein zweites Mal zeigt das Programm ihn nicht an.
Häufig gestellte Fragen
Ist die Datenverschlüsselung in der Standard-Variante enthalten?
Nein, das ist eine Funktion der Pro-Variante. In Standard gibt es den Bereich „Datenverschlüsselung” in den Einstellungen nicht, daher lässt sich die Verschlüsselung nicht aktivieren. Passwörter und API-Schlüssel verschlüsselt das Programm in jeder Variante über einen separaten Mechanismus. Die Preise beider Varianten finden Sie in den Preisen, als Nettobeträge angegeben.
Was passiert, wenn ich den Verschlüsselungsschlüssel verliere?
Ohne den Schlüssel kann niemand die verschlüsselten Inhalte wiederherstellen, auch nicht der Hersteller des Programms. Deshalb laden Sie die Kopie des Schlüssels direkt nach seiner Erzeugung herunter und bewahren sie außerhalb des Servers auf. Fehlt auf dem Server die Datei .env mit dem Schlüssel, zum Beispiel nach einem Umzug des Programms, sehen Sie statt der Inhalte „[Verschlüsselt - Schlüssel fehlt]” - dann stellen Sie die Datei wieder her oder tragen den Schlüssel aus der Kopie ein.
Umfasst die Verschlüsselung Aufgabentitel, Notizen und Dateien?
Nein. Aufgabentitel, Chat-Namen, Notizen und Gespräche im Fenster des KI-Assistenten bleiben unverschlüsselt. Dateien und Anhänge liegen im Original auf der Festplatte, das Programm gibt sie nur Personen mit Zugriff heraus.
Liest der KI-Assistent verschlüsselte Nachrichten?
Ja, sofern Sie die KI konfiguriert haben. Vor dem Senden einer Anfrage entschlüsselt das Programm den benötigten Inhalt, sodass die Verschlüsselung in der Datenbank nicht einschränkt, was an den gewählten KI-Anbieter übermittelt wird. Ohne Schlüssel gelangt nichts zum KI-Anbieter.
Funktioniert die Suche nach Aktivierung der Verschlüsselung?
Ja, aber verschlüsselte Inhalte durchsucht sie nur unter den rund 200 neuesten Nachrichten und rund 200 Aufgaben, ältere Einträge findet sie daher eventuell nicht. Das Eingrenzen der Aufgaben- und Chat-Liste anhand eines eingegebenen Begriffs berücksichtigt nur unverschlüsselte Titel, Namen und Inhalte.