Automatizace za vás vykonávají opakující se činnosti podle jednoduchého pravidla: KDYŽ se v aplikaci něco stane, POKUD jsou splněny podmínky, PROVEĎ akce. Je to obdoba Zapieru/Make, jen uvnitř Task Manageru - bez externích služeb.

Otevřete je ikonou zobrazení (čtverečky) v horní liště - stejné menu, ve kterém jsou Kalendář, Tabule, Poznámky a AI asistent. Okno vypadá a chová se jako ostatní: společné světlé/tmavé téma, dokování u sloupců, zapamatované rozvržení.

Nejrychlejší způsob: řekněte to asistentovi

Nemusíte klikat po dlaždicích. Otevřete AI asistenta a popište pravidlo obyčejnou větou:

chci, aby se všechny soubory, které přijdou do chatu Účetnictví, ukládaly do složky FV a abych dostal upozornění „FV byla uložena“

Asistent připraví hotový návrh: název, spouštěč, podmínky a akce. Pod jeho odpovědí se objeví karta „Přejít na Automatizace“ - okno se otevře až po kliknutí, takže nepřijdete o rozepsanou konverzaci. Návrh je neuložený a vypnutý - můžete si ho prohlédnout a upravit a teprve potom kliknete na Uložit. Dokud to neuděláte, pravidlo nefunguje.

Můžete se vrátit k asistentovi a upravit ho slovy - když je otevřené okno Automatizace, ví, o kterém pravidle mluvíte, a změny rovnou promítne do návrhu (bez karty): „změň složku na Faktury“, „přidej podmínku, že soubor musí být ve formátu PDF“, „odstraň upozornění“. Pokaždé dostanete aktualizovaný návrh ke schválení.

Názvy uvádějte běžným způsobem („chat Účetnictví“, „složka FV“, „Kasia Dąbrowska“) - aplikace sama najde správný chat, složku i osobu. Pokud něco nenajde nebo neznámé pole vynechá, napíše to pod návrhem.

Task Manager: okno Automatizací s pravidlem rozepsaným na spouštěč, podmínku a akce.
Asistent rozepíše pravidlo v bodech GDY, JESTLIŽE, PROVEĎ a ponechá ho jako koncept.

Hotová pravidla - vyberte scénář svého oboru

Klikněte na + v okně Automatizací. Kromě prázdného pravidla dostanete katalog hotových šablon rozdělený do kategorií. Šablona se otevře jako neuložený návrh - doplníte 1-2 místa (svůj pracovní prostor, chat, složku nebo spisovou značku) a kliknete na Uložit.

Prodej a leady

  • Lead z formuláře → poznámka (AI) - AI rozpozná odeslání z kontaktního formuláře, napíše zprávu (kdo, co potřebuje, navrhovaný první krok) a uloží ji jako poznámku do složky Leady. K doplnění: nic - funguje ihned, složku můžete změnit.
  • Nový lead → úkol kontaktu (AI) - ze stejného rozpoznání vznikne úkol s vysokou prioritou a termínem na zítra. Uveďte pracovní prostor před uložením.

Pošta a dokumenty

  • Faktura z e-mailu → složka (AI) - e-mail s přílohou, kterou AI vyhodnotí jako fakturu, skončí ve složce Faktury / rok / měsíc (složky vznikají samy). K doplnění: nic.
  • Faktury do složky (AI) - totéž, ale pro soubory vkládané do úkolů a chatů.
  • Dokumenty případu → archiv - e-maily s evidenční značkou v předmětu ukládají přílohy do složky případu. Nahraďte „SYGNATURA“ vlastní značkou (v podmínce i v názvu složky). Pozor: lomítko v názvu složky vytvoří podsložku, takže značka „KM 512/26“ vytvoří strukturu Případy / KM 512 / 26 - pokud chcete jednu složku, zadejte ji bez lomítka (např. „KM 512-26“).

Zákaznická podpora

  • Reklamace → naléhavý úkol (AI) - AI rozpozná stížnost nebo nahlášení problému; vznikne úkol s vysokou prioritou a upozornění. Uveďte pracovní prostor.

Tým a termíny - dosavadní šablony (Eskalace termínu, Strážce nepřítomnosti, Auto-triage, Watchdog ticha, Připomenutí události) plus:

  • Nahlášení poruchy → úkol - zpráva v chatu obsahující „porucha“, „naléhavé“ nebo „nefunguje“ se změní na úkol s vysokou prioritou. Vyberte pracovní prostor; seznam slov můžete rozšířit.

Vedení a přehled - Ranní přehled (AI), Úklid archivu plus:

  • Páteční týdenní shrnutí (AI) - v pátek v 15:00 AI napíše do zvoleného chatu shrnutí: co je hotové, co je rozpracované, co je po termínu. Vyberte chat.

Šablony označené (AI) se zobrazí jen při nakonfigurovaném AI a poštovní - jen když máte přístup k modulu Pošta.

Stará e-mailová pravidla - jednorázová oprava

Týká se pouze instalací, ve kterých byly e-mailové automatizace vytvořeny před verzí 2.2.224. Tehdy měla akce „odeslat e-mail“ pouze pole pro obsah zprávy, takže se do něj dal zadat pokyn typu „odpověz na základě ceníku“ - a ten se doslova odeslal příjemci místo toho, aby se předal AI. Dnes má pokyn pro AI vlastní pole, ale stará pravidla ho stále uchovávají v obsahu zprávy.

Oprava: administrátor spustí na serveru php migrate-mail-instruction.php. Bez jakýchkoli přepínačů skript pouze vypíše zprávu - u každého pravidla uvede, zda jeho obsah vypadá jako pokyn pro AI, nebo jako skutečná e-mailová šablona, a odůvodní hodnocení. Nic neupravuje. Teprve --wykonaj=19,23 přesune obsah u uvedených pravidel a před změnou uloží kopii do logs/, takže --cofnij=PLIK vše vrátí zpět.

U chatových pravidel skript pouze vypíše, co je potřeba udělat - úpravu provedete v okně Automatizace, kde blok „napiš zprávu“ nahradíte blokem „napiš zprávu pomocí AI“.

Jak sestavit pravidlo ručně

  1. Klikněte na + nad seznamem. Místo prázdné karty dostanete seznam šablon (eskalace termínu, hlídač ticha, auto-třídění, ranní přehled AI, úklid archivu, strážce nepřítomností, faktury do složky, připomenutí události) - každou lze po vytvoření libovolně upravit.
  2. KDYŽ (modrá karta) - vyberte spouštěč:
    • Vytvořen úkol, Změněn stav (volitelně pouze na vybraný),
    • Termín úkolu vyprší za N hodin, Ticho v úkolu (žádná zpráva N dní),
    • Nová zpráva, Zmínka o mně, Přidána příloha,
    • Vytvořena událost, Událost začíná za N minut (kalendář),
    • Nový e-mail ve schránce (pošta),
    • Každý den v… hodin (s výběrem dnů v týdnu).

Příloha má vlastní spouštěč, a není to náhoda. Když někdo odešle zprávu se souborem, aplikace nejprve uloží zprávu a teprve potom nahraje soubory - v okamžiku Nové zprávy přílohy ještě nejsou k dispozici. Proto pravidlo „když přijde faktura“ vytvořte na základě spouštěče Přidána příloha: spustí se až po nahrání a předá konkrétní soubor. Obrázky a kresby vložené do zprávy (součást jejího obsahu, nikoli příloha) ho nespustí.

Kalendář je osobní jako schránka. Pravidlo reaguje výhradně na vaše události - jako účastník máte vlastní kopii události, takže reagujete na ni. Události vytvořené samotnou automatizací nespouštějí Vytvořena událost.

  1. JESTLIŽE (fialová karta) - přidejte podmínky: priorita, stav, pracovní prostor, fráze v předmětu nebo zprávě, chat/úkol (zúží pravidlo na jedno vlákno), přiřazená osoba, autor, „po termínu od N hodin“, „přiřazený má nepřítomnost“, název souboru obsahuje (příloha ve vlákně nebo v e-mailu), název události obsahuje, a pro poštu odesílatel (obsahuje nebo neobsahuje) / předmět / schránka / „má přílohu“. Seznam podmínek se přizpůsobuje zvolenému spouštěči - u Nové zprávy neuvidíte poštovní podmínky, a naopak. Podmínky se spojují pomocí a - všechny musí být splněny. Do polí „obsahuje“ můžete zadat několik slov oddělených čárkou - pak stačí, aby se našlo kterékoliv z nich (např. faktur, fv, rozliczen). To je jediné místo s alternativou; jinak se různé podmínky řeší druhým pravidlem. Zadávejte kořen slova, bez koncovky. Aplikace hledá fragment textu, takže „faktura“ NENAJDE „faktury“ ani „fakturu“ - a tak lidé píšou. Napište „faktur“ a zachytíte všechny tvary. Na velikosti písmen nezáleží. Nové časové podmínky: Čas události (před / od hodiny včetně, např. 17:00) a Den v týdnu (pracovní den po-pá / sobota-neděle) - počítá se v okamžiku, kdy událost přijde. Časové varianty („před 17 → dnes, po 17 nebo víkend → další pracovní den“) skládáte ze samostatných pravidel - podmínky se spojují pomocí „a“. Samostatná je podmínka „AI posoudí (vlastní podmínka)“ - místo pevného pravidla napíšete lidsky, co má AI zkontrolovat, např. „zda příloha vypadá jako faktura“. AI vidí odesílatele, předmět, autora, fragment obsahu, název události a názvy příloh (nenahlíží dovnitř souborů) a odpoví ano/ne. Tato podmínka se vždy počítá jako poslední - nejprve levné podmínky odfiltrují události, aby se neplatilo za zbytečné dotazy na AI. Při nejistotě AI odpoví „ne“ - automat raději nic neudělá, než aby to udělal špatně.

Dvě pravidla na jeden e-mail. Pokud jeden e-mail splní podmínky obou pravidel a každé z nich vytvoří úkol, vzniknou dva úkoly. Abyste dostali jen jeden, přidejte do druhého pravidla podmínku vylučující případy obsloužené prvním:

  • první pravidlo: Odesílatel obsahuje @klient.pl → Vytvořit úkol;
  • druhé pravidlo: Předmět e-mailu obsahuje reklamacj a Odesílatel neobsahuje @klient.pl → Vytvořit úkol.

Operátor „obsahuje“ / „neobsahuje“ přepnete kliknutím na pilulku vedle slova Odesílatel. V obou pravidlech zadejte stejný fragment - „obsahuje“ ho hledá v adrese i jménu odesílatele, takže jde o shodu textu, ne o přesnou kontrolu domény. Prázdnou podmínku „neobsahuje“ nelze uložit.

Připojit znalosti (čip „připojit znalosti…“). Podmínka „AI vyhodnotí“ i akce „Napsat zprávu pomocí AI“ mají také přístup k internetu (od verze 2.2.353), pokud má vlastník pravidla povolené oprávnění AI asistent s přístupem k internetu: v instrukci můžete AI například zadat „sestav adresu webu z e-mailové domény potenciálního zákazníka, načti ji a zohledni její obsah při vyhodnocení“ - systém načte maximálně 2 stránky na jedno spuštění. Bloky „Napsat zprávu pomocí AI“ mohou dostat vybranou znalostní bázi - stejné zdroje jako v AI asistentovi: poznámku, složku Souborů, chat, úkol, celý pracovní prostor, schránku. Díky tomu AI odpovídá za vás na základě vašich materiálů, například: když se někdo zeptá na ceník → vyhodnoť na základě „Ceník 2026“, zda se ptá na ceny → odpověz s oporou o tento ceník. Každý blok má vlastní znalostní bázi - můžete vyhodnocovat podle předpisů a odpovídat podle ceníku. Když připojíte znalosti, AI dostane pokyn, aby si nevymýšlela: co ve zdrojích nenajde, o tom otevřeně řekne, že to neví. Pozor na cenu a objem: tento materiál se předává AI při KAŽDÉ události, proto platí limit přibližně 12 tisíc znaků (v AI asistentovi je to 60 tisíc). Zdroje, které se nevejdou, se vynechají celé - vybírejte konkrétní složku nebo poznámku místo celého pracovního prostoru.

Můžete o to požádat AI asistenta. Stačí přímo říct, z čeho má vycházet: „odpovídej na otázky o ceníku na základě složky Ceníky“ nebo „vyhodnocuj požadavky podle poznámky Předpisy“. Asistent hned připraví návrh a v odpovědi v bodech popíše, jak bude automatizace fungovat (KDY / POKUD / PROVEĎ). Pokud plán souhlasí, klikněte na tlačítko pro přechod do Automatizací a návrh uložte; pokud ne, jednoduše asistentovi napište, co má změnit, a připraví upravenou verzi. Sestaví pravidlo a sám vyplní pole pro znalosti - názvy zadávejte běžným jazykem („složka Ceníky“, „poznámka FAQ“, „chat Účetnictví“, „moje poznámky“). Co nenajde, uvede v poznámkách nad návrhem; přidáte to pomocí čipu.

  1. PROVEĎ (jantarové karty) - přidejte akce (max. 10, provedou se postupně): napište zprávu ve vlákně (s proměnnými typu {{zadanie.nazwa}} a volitelným označením přiřazených osob), napište zprávu pomocí AI, vytvořte úkol, změňte stav/prioritu, archivujte, odešlete e-mail, ukliďte staré položky „Hotovo“, uložte přílohy do složky - funguje jak pro e-mail, tak pro soubor přidaný k úkolu nebo chatu. Místo vyberete ze seznamu (čip „vybrat složku…“ otevře prohlížeč Souborů): Dokumenty, libovolnou podsložku nebo složku pracovního prostoru. Novou složku můžete vytvořit i přímo v tomto okně („Nová složka…“). Duplicitní soubory (stejný název a velikost) se vynechají. Starší pravidla (a ta vytvořená AI asistentem) místo toho uchovávají zadanou cestu - lomítko označuje další úroveň, takže „Dokumenty / Moje soubory / FV“ se uloží do podsložky FV a chybějící úrovně se vytvoří automaticky; kliknutím na čip přepnete pravidlo na místo vybrané ze seznamu, vytvořte poznámku (soukromou nebo v pracovním prostoru události - v tom případě ji uvidí lidé z tohoto pracovního prostoru); pole složka umístí poznámku do vybrané složky Poznámek - cesta funguje stejně jako při ukládání příloh, chybějící úrovně se vytvoří automaticky, zobrazte oznámení (dostane se do vašeho Centra oznámení, kategorie „Automatizace“) a také vytvořte událost v kalendáři (název s proměnnými; termín „za N hodin“ NEBO v denním režimu: tentýž den / následující pracovní den v určenou hodinu - pracovní režim vynechává sobotu a neděli; událost se přidá do vašeho kalendáře bez účastníků) a také událost určí AI - když termín není známý předem a je třeba ho VYBRAT z obsahu události a vašeho kalendáře. V instrukci popíšete, jak se má rozhodovat, například: „pokud je první termín navržený v e-mailu volný - ulož ho; pokud je obsazený, zkontroluj druhý; pokud jsou obsazené oba - událost nevytvářej a do rozhodnutí uveď 2 volné termíny mezi 10 a 16“. AI vždy vidí váš kalendář (obsazené termíny a nepřítomnosti) a své rozhodnutí uloží do proměnných {{ai.decyzja}}, {{ai.termin}}, {{ai.tytul}} - použijte je v NÁSLEDUJÍCÍCH blocích (oznámení s {{ai.decyzja}}, e-mail napsaný pomocí AI s textem „podle pole ai_event“) a celé pravidlo tak bude pracovat s jedním a tím samým termínem. Tento blok umístěte PŘED e-mail a oznámení.
  2. Uložit. Uložení se provádí výslovně (tlačítkem) - zapnuté pravidlo začne fungovat ihned, takže se nic neukládá „během úprav“.

Otestujte, než zapnete

Tlačítko Otestovat vezme poslední události odpovídající spouštěči a ukáže, co by se stalo - které by prošly podmínkami a jaké zprávy by vznikly (s dosazenými proměnnými). Nic neprovádí ani neodesílá.

Historie spuštění

Tlačítko Historie zobrazuje každou událost, která zasáhla spouštěč: provedené (se seznamem kroků), přeskočené (s podmínkou, která je zastavila) a chyby (se zprávou serveru). Záznamy se uchovávají 30 dní.

Dočasná chyba AI - opakování samo

Když první krok pravidla (např. „Napsat zprávu přes AI”) nedostane odpověď od poskytovatele AI kvůli dočasnému problému - chybějící spojení, vypršení času, přetížení poskytovatele - pravidlo se samo opakuje po 2, 10 a 30 minutách. V Historii vidíte každý pokus s poznámkou „Automaticky zopakuji v …”. Oznámení o chybě dostanete až tehdy, když se nezdaří i poslední, čtvrtý pokus.

Samo se opakuje jen pravidlo, u kterého se ještě nic nevykonalo. Pokud chyba nastala v dalším kroku (např. úkol už vznikl, ale selhala zpráva AI), automatické opakování by zdvojilo předchozí kroky - v tom případě rozhodujete vy. Vyčerpaný rozpočet účtu u poskytovatele AI také není dočasný problém - neopakuje se.

Tlačítko „Opakovat”

U průběhu ukončeného chybou je tlačítko Opakovat. Pravidlo se znovu spustí pro stejnou událost (stejný e-mail, úkol nebo zprávu) do jedné minuty a v Historii uvidíte termín „Opakování naplánováno na …”. Upozornění: opakování provede všechny kroky od začátku - pokud část z nich proběhla napoprvé, provedou se podruhé. „Opakovat” funguje i pro průběhy z doby před touto verzí, pokud se týkaly e-mailu, který je stále ve schránce.

Pošta: schránka a odesílatel u spouštěče

U spouštěče „Když přijde nový e-mail" rovnou nastavíte, které schránky a od koho se má týkat - vedle názvu spouštěče jsou na to dvě pole. To není totéž co podmínky „Schránka" a „Odesílatel obsahuje" v sekci JESTLIŽE:

  • filtr u spouštěče určuje, které e-maily pravidlo vůbec sleduje. Zbytek se do Historie nedostane - není „vynechán", protože se ho to prostě netýká;
  • podmínky v JESTLIŽE zužují to, co spouštěč už propustil, a každé odmítnutí je vidět v Historii spolu s důvodem.

Pokud máte více schránek, nastavte filtr u spouštěče - jinak se vám Historie zaplní běžnou korespondencí a nenajdete v ní to důležité. Dosavadní pravidla fungují beze změny; pole můžete nechat prázdná („v libovolné schránce", „od kohokoli").

Když se pravidlo nikdy nespustilo

Pokud je pravidlo zapnuté déle než týden, prošlo jím alespoň 10 událostí a ani jednou se nespustilo, dostanete oznámení v Centru oznámení - s počtem událostí a podmínkou, která je odmítala. Téměř vždy to znamená překlep nebo příliš úzkou podmínku zadanou při zakládání. Po opravě pravidla počítadlo začne znovu od nuly a po prvním úspěšném průběhu se oznámení už nevrátí.

Jak poznáte, že pravidlo přestalo fungovat

Počítadlo „spuštění" počítá pouze ty průběhy, při kterých pravidlo opravdu něco udělalo. Pokud podmínka přestane sedět - třeba proto, že druhá strana změnila předmět odesílaných e-mailů - pravidlo je stále zapnuté a stále sleduje každou událost, jen ji odmítá, a počítadlo stojí na místě.

Proto po 48 hodinách bez jediného spuštění to program řekne otevřeně: v seznamu u názvu se objeví „· poslední spuštění: před 6 dny" (nebo „zatím se ani jednou nespustilo"), a po otevření pravidla nadpis doplní, kolik událostí od té doby neprošlo podmínkami a která podmínka je zastavila, např. „od té doby neprošlo podmínkami 33 událostí (poslední: Předmět e-mailu obsahuje: lead)". To obvykle stačí k tomu, abyste viděli, co opravit.

Dokud se pravidlo vykonává, žádný z těchto dodatků neuvidíte - úzká podmínka má právo odmítat většinu událostí a není to žádná chyba.

Pojistky

Nadřazené pravidlo: žádná pojistka nefunguje potichu - když něco pravidlo zablokuje, dostanete oznámení v Centru oznámení (zvonek).

Administrátor může změnit prahy v Nastavení → Pokročilé → Limity (aktivní události na uživatele, spuštění automatizace za hodinu; 0 = bez limitu). Denní limit dotazů na AI z automatizací je na záložce AI.

  • Pravidlo funguje s vašimi oprávněními - neudělá nic, co byste sami nemohli kliknout (nenapíše do cizího úkolu, nepřidá úkol do cizího pracovního prostoru).
  • Chyba běhu (nezdařená akce, překročený limit, vyčerpaný denní rozpočet AI) = oznámení s textem chyby při prvním výskytu; další identické chyby nespamují - podrobnosti vždy v Historii pravidla.
  • Smyčky jsou omezené: pravidlo nereaguje na události, které samo vyvolalo, a řetězec „automatizace spouští automatizaci“ končí druhým článkem - na přerušený řetězec upozorní oznámení (maximálně jednou za hodinu).
  • Limit spuštění za hodinu - po překročení se pravidlo samo pozastaví; dostanete oznámení a e-mail (chrání před lavinou např. při importu).
  • 3 chyby za sebou = automatická pauza + oznámení + e-mail. Stav je vidět na seznamu.
  • Administrátor vidí všechna pravidla, může kterékoli vypnout, smazat a upravit. Pravidlo dál funguje s oprávněními svého autora - v editoru se pak zobrazuje „autor: X (upravujete jako administrátor)“.
  • Přepínač v editoru ukazuje, zda je pravidlo zapnuté. Pozastavení po chybách je samostatný stav - popisuje ho řádek pod názvem a sekce „Pozastavené“ v seznamu, přičemž přepínač zůstává zapnutý, takže pravidlo můžete běžně vypnout.

Přístup

Automatizace patří do plánu Pro. V plánu Standard je nemáte a dříve uložená pravidla čekají pozastavená. V plánu Pro je ve výchozím stavu může používat kdokoli. Administrátor může přístup odebrat vybrané osobě v panelu uživatelů (přepínač Může používat Automatizace) - položka pak zmizí z menu zobrazení. Globálnímu administrátorovi přístup odebrat nelze.

Pošta

Pokud máte připojenou schránku (Nastavení → Pošta), přibude spouštěč „Nový e-mail ve schránce“ a akce „Odeslat e-mail z vlastní schránky“.

Spouštěč se aktivuje u každé přijaté zprávy (kopie vašich vlastních odeslaných zpráv ho nespustí). Podmínky ho zúží na to, co vás zajímá: Odesílatel obsahuje, Předmět e-mailu obsahuje, Schránka (pokud jich máte více) a Má přílohu.

Akce odešle zprávu z vaší adresy - ne ze systémové - takže neskončí ve spamu. Příjemcem může být odesílatel e-mailu (odpověď se spojí do stejného vlákna), vy sami nebo zadaná adresa. V předmětu a obsahu použijete proměnné {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.nadawca_nazwa}}, {{mail.skrzynka}} a {{mail.data}}.

Příklad: když přijde e-mail se slovem „faktura“ v předmětu → vytvoř úkol v pracovním prostoru Účetnictví a odpověz odesílateli „Dostali jsme ho, vyřídíme ho do 2 pracovních dnů“.

Vaše pošta zůstává vaše. Pravidlo reaguje výhradně na schránky svého autora. Automatizaci nad cizí poštou nelze sestavit - nemůže to ani administrátor.

Příklad: faktury samy putují do složky

Z pošty:

  1. KDYŽ: Nový e-mail ve schránce.
  2. POKUD: Má přílohu → ano, a potom „AI posoudí“: zda příloha vypadá jako faktura.
  3. PROVEĎ: Ulož přílohy do složky Faktury → Zobraz oznámení „Faktura od {{mail.nadawca}} byla uložena“.

Z chatu nebo úkolu (někdo z týmu vloží fakturu do vlákna):

  1. KDYŽ: Přidána příloha.
  2. POKUD: Autor události → vybraná osoba, a potom „AI posoudí“: přiložený soubor je faktura - pozná se to podle názvu souboru (faktura, FV, invoice) nebo obsahu zprávy.
  3. PROVEĎ: Ulož přílohy do složky → vyber Moje soubory / FV → Zobraz oznámení „Soubor {{plik.nazwa}} od {{wiadomosc.autor}} byl uložen do FV“.

Obě pravidla máte hotová pod + → Faktury do složky (AI). Pořadí podmínek je libovolné - AI se stejně vyhodnotí jako poslední, po levnějších filtrech.

Složka s rozdělením na rok a měsíc. V poli složky lomítko vytváří další úroveň a proměnné data se dosadí v okamžiku uložení - zadejte Faktury / {{rok}} / {{miesiac}} a soubor ze 3. září se uloží do Faktury / 2026 / 09. Chybějící složky vznikají samy, takže je nemusíte zakládat předem ani nic přesouvat na konci měsíce. Dostupné proměnné data: {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}} (dvouciferně) a {{miesiac_nazwa}} (např. Září).

Příklad: žádost z e-mailu se stane úkolem

  1. KDYŽ: Nový e-mail ve schránce.
  2. POKUD: Odesílatel obsahuje → doména klienta (nebo Předmět obsahuje → žádost).
  3. PROVEĎ, postupně:
    • Vytvořte úkol - vyberte pracovní prostor, odpovědnou osobu a termín +2 dny. V předmětu a popisu použijte proměnné: {{mail.temat}}, {{mail.tresc}}, {{mail.nadawca}}.
    • Napište zprávu (nebo Zprávu napíše AI) - objeví se ve vlákně právě vytvořeného úkolu. Proměnné {{mail.*}} stále fungují, takže poznámka může citovat žádost nebo ji shrnout.
    • Uložit přílohy do složky - např. Žádosti / {{rok}} / {{miesiac}}.

Úkol se propojí s vláknem pošty: v jeho záhlaví se objeví modrý štítek s předmětem e-mailu a kliknutím na něj se otevře původní korespondence. Opačným směrem to funguje stejně - menu vlákna (⋮) zobrazuje Propojeno: <úkol>. Mezi schránkou a seznamem úkolů se nic neztratí.

Pořadí bloků je důležité. Zpráva se přidá k úkolu pouze tehdy, když je blok Vytvořit úkol umístěný před ní. Samotný e-mail není vlákno, do kterého lze psát - dokud úkol neexistuje, blok „AI napíše zprávu“ funguje jako analýza, jejíž výsledek pak vložíte pomocí {{ai.odpowiedz}} (například do poznámky nebo oznámení).

Co toto pravidlo NEUDĚLÁ: nepřečte termín z obsahu e-mailu (termín nastavujete jako +N dní od jeho příchodu) ani nevybere odpovědnou osobu podle obsahu - přiřazený je ten, koho zadáte v pravidle. Když mají žádosti chodit k různým osobám, vytvořte několik pravidel s různými podmínkami na odesílateli nebo předmětu.

Příklad: kalendář

Připomenutí čtvrt hodiny před schůzkou: KDYŽ událost začíná za 15 min → PROVEĎ Zobraz oznámení s textem „{{wydarzenie.tytul}} v {{wydarzenie.godzina}}“. Hotový vzor: + → Připomenutí události.

Příprava před událostí: KDYŽ byla vytvořena událost, POKUD název obsahuje „audit“ → PROVEĎ Vytvořit událost v kalendáři: „Připravit materiály: {{wydarzenie.tytul}}“, za 2 h.

Proměnné události: {{wydarzenie.tytul}}, {{wydarzenie.data}}, {{wydarzenie.godzina}}. Proměnné souboru: {{plik.nazwa}}, {{plik.rozmiar}}. Proměnné data (fungují všude, i v názvu složky): {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}}, {{miesiac_nazwa}}. Proměnné pošty: {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.tresc}}. Proměnné {{ai.odpowiedz}} (čistý text), {{ai.odpowiedz_html}} (s formátováním - tuto použijte v textu poznámky) a {{ai.naglowek}} (první řádek zprávy - ideální jako název poznámky, například název firmy potenciálního zákazníka) obsahují výsledek předchozího bloku „Napiš zprávu pomocí AI“ - při e-mailové události tento blok nic neodesílá, pouze připraví analýzu pro následující akce (poznámky, oznámení, e-mail).

Limit dotazů na AI

Podmínka „AI posoudí“ a akce „napiš pomocí AI“ se dotazují modelu při každé odpovídající události, proto správce nastavuje denní limit těchto dotazů v Nastavení → AI (výchozí hodnota je 200; 0 limit vypne). Po vyčerpání limitu se pravidla s AI daný den přeskočí a v historii se zobrazí srozumitelný záznam - počítadlo se o půlnoci vynuluje a vše se samo znovu spustí, bez ručního zapínání.