Automatizace za vás vykonávají opakující se činnosti podle jednoduchého pravidla: KDYŽ se v aplikaci něco stane, POKUD jsou splněny podmínky, PROVEĎ akce. Je to obdoba Zapieru/Make, jen uvnitř Task Manageru - bez externích služeb.

Otevřete je ikonou zobrazení (čtverečky) v horní liště - stejné menu, ve kterém jsou Kalendář, Tabule, Poznámky a AI asistent. Okno vypadá a chová se jako ostatní: společné světlé/tmavé téma, dokování u sloupců, zapamatované rozvržení.

Nejrychlejší způsob: řekněte to asistentovi

Nemusíte klikat po dlaždicích. Otevřete AI asistenta a popište pravidlo obyčejnou větou:

chci, aby se všechny soubory, které přijdou na chat Účetnictví, ukládaly do složky FV a abych dostal upozornění „FV byla uložena"

Asistent sestaví hotový návrh: název, spouštěč, podmínky a akce. Pod jeho odpovědí se objeví karta „Přejít do Automatizací" - okno se otevře až po kliknutí, takže neztrácíte konverzaci uprostřed věty. Návrh je neuložený a vypnutý - prohlédnete si ho, upravíte a teprve vy kliknete na Uložit. Dokud to neuděláte, pravidlo nefunguje.

Můžete se vrátit k asistentovi a upravit ho slovy - při otevřeném okně Automatizací ví, o kterém pravidle je řeč, a úpravy se rovnou promítnou do návrhu (bez karty): „změň složku na Faktury", „přidej podmínku, že soubor má být PDF", „odstraň upozornění". Pokaždé dostanete aktualizovaný návrh ke schválení.

Názvy zadávejte lidsky („chat Účetnictví", „složka FV", „Kasia Dąbrowska") - aplikace sama najde správný chat, složku a osobu. Když něco nenajde nebo vynechá neznámé pole, napíše o tom pod návrhem.

Hotová pravidla - vyberte scénář svého oboru

Klikněte na + v okně Automatizací. Kromě prázdného pravidla dostanete katalog hotových šablon rozdělený do kategorií. Šablona se otevře jako neuložený návrh - doplníte 1-2 místa (svůj pracovní prostor, chat, složku nebo spisovou značku) a kliknete na Uložit.

Prodej a leady

  • Lead z formuláře → poznámka (AI) - AI rozpozná odeslání z kontaktního formuláře, napíše zprávu (kdo, co potřebuje, navrhovaný první krok) a uloží ji jako poznámku do složky Leady. K doplnění: nic - funguje ihned, složku můžete změnit.
  • Nový lead → úkol kontaktu (AI) - ze stejného rozpoznání vznikne úkol s vysokou prioritou a termínem na zítra. Uveďte pracovní prostor před uložením.

Pošta a dokumenty

  • Faktura z e-mailu → složka (AI) - e-mail s přílohou, kterou AI vyhodnotí jako fakturu, skončí ve složce Faktury / rok / měsíc (složky vznikají samy). K doplnění: nic.
  • Faktury do složky (AI) - totéž, ale pro soubory vkládané do úkolů a chatů.
  • Dokumenty případu → archiv - e-maily se spisovou značkou v předmětu odkládají přílohy do složky případu. Nahraďte „SPISOVÁ ZNAČKA" vlastní (v podmínce i v názvu složky). Pozor: lomítko v názvu složky vytváří podsložku, takže značka „KM 512/26" vytvoří strukturu Případy / KM 512 / 26 - pokud chcete jednu složku, zapište ji bez lomítka (např. „KM 512-26").

Zákaznická podpora

  • Reklamace → naléhavý úkol (AI) - AI rozpozná stížnost nebo nahlášení problému; vznikne úkol s vysokou prioritou a upozornění. Uveďte pracovní prostor.

Tým a termíny - dosavadní šablony (Eskalace termínu, Strážce nepřítomnosti, Auto-triage, Watchdog ticha, Připomenutí události) plus:

  • Nahlášení poruchy → úkol - zpráva v chatu obsahující „porucha", „naléhavé" nebo „nefunguje" se změní na úkol s vysokou prioritou. Uveďte pracovní prostor; seznam slov můžete rozšířit.

Vedení a přehled - Ranní přehled (AI), Úklid archivu plus:

  • Páteční týdenní shrnutí (AI) - v pátek v 15:00 AI napíše do zvoleného chatu shrnutí: co je hotové, co je rozpracované, co je po termínu. Vyberte chat.

Šablony označené (AI) se zobrazí jen při nakonfigurovaném AI a poštovní - jen když máte přístup k modulu Pošta.

Stará e-mailová pravidla - jednorázová oprava

Týká se pouze instalací, kde e-mailové automatizace vznikly před verzí 2.2.224. Tehdy měla akce „odeslat e-mail" pouze pole obsahu, takže se do něj dal vepsat pokyn typu „odpověz podle ceníku" - a šel k adresátovi doslovně, místo aby se dostal k AI. Dnes má pokyn pro AI samostatné pole, ale stará pravidla ho stále uchovávají v obsahu.

Oprava: administrátor spustí na serveru php migrate-mail-instruction.php. Bez jakýchkoli přepínačů skript pouze vypíše zprávu - u každého pravidla uvede, zda jeho obsah vypadá jako pokyn pro AI, nebo jako skutečná e-mailová šablona, a odůvodní hodnocení. Nic neupravuje. Teprve --wykonaj=19,23 přesune obsah u uvedených pravidel a před změnou uloží kopii do logs/, takže --cofnij=PLIK vše vrátí zpět.

Pravidla pro chat skript pouze vypisuje - opravu tam provedete v okně Automatizace, kdy blok „napsat zprávu" nahradíte za „napsat zprávu přes AI".

Jak sestavit pravidlo ručně

  1. Klikněte na + nad seznamem. Místo prázdné karty dostanete seznam šablon (eskalace termínu, hlídač ticha, auto-třídění, ranní přehled AI, úklid archivu, strážce nepřítomností, faktury do složky, připomenutí události) - každou lze po vytvoření libovolně upravit.
  2. KDYŽ (modrá karta) - vyberte spouštěč:
    • Vytvořen úkol, Změněn stav (volitelně pouze na vybraný),
    • Termín úkolu vyprší za N hodin, Ticho v úkolu (žádná zpráva N dní),
    • Nová zpráva, Zmínka o mně, Přidána příloha,
    • Vytvořena událost, Událost začíná za N minut (kalendář),
    • Nový e-mail ve schránce (pošta),
    • Každý den v… hodin (s výběrem dnů v týdnu).

Příloha má vlastní spouštěč a není to náhoda. Když někdo odešle zprávu se souborem, aplikace nejprve uloží zprávu a teprve poté nahraje soubory - ve chvíli Nové zprávy přílohy ještě nejsou k dispozici. Proto pravidlo „když přijde faktura" stavte na Přidána příloha: spustí se až po nahrání a nese konkrétní soubor. Vložené obrázky a kresby (prvek obsahu, ne příloha) ho nespustí.

Kalendář je osobní jako schránka. Pravidlo reaguje výhradně na vaše události - jako účastník máte vlastní kopii události, takže reagujete na ni. Události vytvořené samotnou automatizací nespouštějí Vytvořena událost.

  1. POKUD (fialová karta) - přidejte podmínky: priorita, stav, pracovní prostor, fráze v předmětu nebo zprávě, chat/úkol (zúží pravidlo na jedno vlákno), přiřazená osoba, autor, „po termínu od N hodin", „přiřazený má nepřítomnost", název souboru obsahuje (příloha ve vlákně nebo v e-mailu), název události obsahuje, a pro poštu odesílatel / předmět / schránka / „má přílohu". Seznam podmínek se přizpůsobí zvolenému spouštěči - u Nové zprávy neuvidíte poštovní podmínky a naopak. Podmínky se spojují pomocí a - musí být splněny všechny. V polích „obsahuje" můžete zadat několik slov oddělených čárkou - pak stačí, aby se našlo kterékoli z nich (např. faktur, fv, vyúčtování). Toto je jediné místo s alternativou; jinak se různé podmínky řeší druhým pravidlem. Zadávejte kořen slova, bez koncovky. Aplikace hledá fragment textu, takže „faktura" NENAJDE „faktury" ani „fakturu" - a takto lidé píšou. Zadejte „faktur" a zachytíte všechny tvary. Na velikosti písmen nezáleží. Nové časové podmínky: Hodina události (před / od hodiny včetně, např. 17:00) a Den v týdnu (pracovní den po-pá / sobota-neděle) - počítané v okamžiku, kdy událost přijde. Časové varianty („před 17 → dnes, po 17 nebo víkend → následující pracovní den") sestavíte z samostatných pravidel - podmínky se spojují pomocí „a". Samostatná je podmínka „AI vyhodnotí (vlastní podmínka)" - místo pevného pravidla napíšete lidsky, co má AI zkontrolovat, např. „zda příloha vypadá jako faktura". AI vidí odesílatele, předmět, autora, fragment obsahu, název události a názvy příloh (nenahlíží do obsahu souborů) a odpovídá ano/ne. Tato podmínka se počítá VŽDY jako poslední - nejprve levné podmínky odfiltrují události, aby se neplatilo za zbytečné dotazy na AI. Při nejistotě AI odpoví „ne" - automat raději nic neudělá, než aby udělal chybu.

Připojit znalosti (chip „připojit znalosti…"). Podmínka „AI vyhodnotí" i akce „Napsat zprávu přes AI" mají také přístup k internetu (od verze 2.2.353), pokud má vlastník pravidla zapnuté oprávnění AI asistent s přístupem k internetu: v pokynu můžete AI zadat například „sestav adresu stránky z domény e-mailu leadu, stáhni ji a zohledni její obsah při hodnocení" - engine stáhne max. 2 stránky za běh. Bloky „Napsat zprávu přes AI" mohou dostat vybranou sadu znalostí - stejné zdroje jako v Asistentovi: poznámka, složka Souborů, chat, úkol, celý pracovní prostor, schránka. Díky tomu AI odpovídá za vás na základě vašich materiálů, např.: když se někdo zeptá na ceník → vyhodnoť podle „Ceník 2026", zda se ptá na ceny → odpověz na základě tohoto ceníku. Každý blok má vlastní sadu - můžete vyhodnocovat podle podmínek a odpovídat podle ceníku. Když připojíte znalosti, AI dostane pokyn, aby si nic nevymýšlela: co ve zdrojích není, o tom napíše rovnou, že to neví. Pozor na náklady a objem: tento materiál jde k AI při KAŽDÉ události, takže platí limit cca 12 tis. znaků (v Asistentovi je to 60 tis.). Zdroje, které se nevejdou, se vynechají celé - vybírejte konkrétní složku nebo poznámku místo celého pracovního prostoru.

Můžete o to požádat Asistenta. Stačí přímo říct, z čeho má vycházet: „odpovídej na dotazy o ceníku podle složky Ceníky" nebo „vyhodnocuj žádosti podle poznámky Pravidla". Asistent hned připraví návrh a v odpovědi bodově rozepíše, jak bude automatizace fungovat (KDYŽ / POKUD / PROVEĎ). Pokud plán sedí - klikněte na tlačítko přechodu do Automatizace a uložte návrh; pokud ne - prostě asistentovi napište, co změnit, a připraví upravenou verzi. Sestaví pravidlo a sám vyplní pole znalostí - názvy zadáváte lidsky („složka Ceníky", „poznámka FAQ", „chat Účetnictví", „moje poznámky"). Co nenajde, uvede v poznámkách nad návrhem; doplníte to chipem.

  1. PROVEĎ (jantarové karty) - přidejte akce (max. 10, provádějí se postupně): napsat zprávu do vlákna (s proměnnými typu {{zadanie.nazwa}} a volitelnou zmínkou přiřazených), napsat zprávu přes AI, vytvořit úkol, změnit stav/prioritu, archivovat, odeslat e-mail, uklidit staré „Hotovo", uložit přílohy do složky - funguje jak pro e-mail, tak pro soubor vložený do úkolu nebo chatu. Místo vyberete ze seznamu (chip „vybrat složku…" otevře prohlížeč Souborů): Dokumenty, libovolná podsložka nebo složka pracovního prostoru. Novou složku můžete založit i přímo v tomto okně („Nová složka…"). Duplicity (stejný název a velikost) se přeskočí. Starší pravidla (i ta sestavená Asistentem) místo toho drží zadanou cestu - lomítko znamená další úroveň, takže „Dokumenty / Moje soubory / FV" míří do podsložky FV a chybějící úrovně vznikají samy; kliknutím na chip se pravidlo přepne na místo vybrané ze seznamu, vytvořit poznámku (soukromou nebo v pracovním prostoru události - pak ji vidí lidé z tohoto pracovního prostoru); pole složka umístí poznámku do zvolené složky Poznámek - cesta jako u ukládání příloh, chybějící úrovně vznikají samy, zobrazit oznámení (jde do vašeho Centra oznámení, kategorie „Automatizace") a vytvořit událost v kalendáři (název s proměnnými; termín „za N hodin" NEBO v denním režimu: tentýž den / následující pracovní den ve zvolenou hodinu - pracovní režim vynechává sobotu a neděli; událost skončí ve vašem kalendáři, bez účastníků) a událost určí AI - když termín není znám předem a je potřeba ho VYBRAT z obsahu události a vašeho kalendáře. V pokynu popíšete, jak rozhodovat, např.: „pokud je první navržený termín v e-mailu volný - zapiš ho; obsazený - zkontroluj druhý; oba obsazené - nevytvářej událost, v rozhodnutí uveď 2 volné termíny mezi 10 a 16". AI vždy vidí váš kalendář (obsazené termíny a nepřítomnosti) a své rozhodnutí zapisuje do proměnných {{ai.decyzja}}, {{ai.termin}}, {{ai.tytul}} - použijte je v NÁSLEDUJÍCÍCH blocích (oznámení s {{ai.decyzja}}, e-mail přes AI píšící „podle pole ai_event"), a celé pravidlo bude hovořit o jednom a témže termínu. Tento blok umístěte PŘED e-mail a oznámení.
  2. Uložit. Uložení je explicitní (tlačítko) - zapnuté pravidlo funguje okamžitě, takže se nic neuloží „napůl upravené".

Otestujte, než zapnete

Tlačítko Otestovat vezme poslední události odpovídající spouštěči a ukáže, co by se stalo - které by prošly podmínkami a jaké zprávy by vznikly (s dosazenými proměnnými). Nic neprovádí ani neodesílá.

Historie spuštění

Tlačítko Historie zobrazuje každou událost, která zasáhla spouštěč: provedené (se seznamem kroků), přeskočené (s podmínkou, která je zastavila) a chyby (se zprávou serveru). Záznamy se uchovávají 30 dní.

Pojistky

Nadřazené pravidlo: žádná pojistka nefunguje potichu - když něco pravidlo zablokuje, dostanete oznámení v Centru oznámení (zvonek).

Administrátor může změnit prahy v Nastavení → Pokročilé → Limity (aktivní události na uživatele, spuštění automatizace za hodinu; 0 = bez limitu). Denní limit dotazů na AI z automatizací je na záložce AI.

  • Pravidlo funguje s vašimi oprávněními - neudělá nic, co byste sami nemohli kliknout (nenapíše do cizího úkolu, nepřidá úkol do cizího pracovního prostoru).
  • Chyba běhu (nezdařená akce, překročený limit, vyčerpaný denní rozpočet AI) = oznámení s textem chyby při prvním výskytu; další identické chyby nespamují - podrobnosti vždy v Historii pravidla.
  • Smyčky jsou oříznuté: pravidlo nereaguje na události, které samo vyvolalo, a řetězec „automatizace vyvolává automatizaci" končí u druhého článku - o přerušeném řetězci informuje oznámení (max. jednou za hodinu).
  • Limit spuštění za hodinu - po překročení se pravidlo samo pozastaví; dostanete oznámení a e-mail (chrání před lavinou např. při importu).
  • 3 chyby za sebou = automatická pauza + oznámení + e-mail. Stav je vidět na seznamu.
  • Administrátor vidí všechna pravidla, může každé vypnout, smazat i upravit. Pravidlo nadále funguje s oprávněními svého autora - v editoru je pak vidět „autor: X (upravujete jako administrátor)".
  • Přepínač v editoru ukazuje, zda je pravidlo zapnuté. Pozastavení po chybách je samostatný stav - popisuje ho řádek pod názvem a sekce „Pozastaveno" na seznamu, přičemž přepínač zůstává zapnutý, takže ho můžete normálně vypnout.

Přístup

Ve výchozím nastavení může Automatizace používat každý. Administrátor může přístup odebrat v panelu uživatelů (přepínač vedle AI a n8n) - položka pak zmizí z nabídky zobrazení.

Pošta

Pokud máte připojenou schránku (Nastavení → Pošta), přibude spouštěč „Nový e-mail ve schránce" a akce „Odeslat e-mail ze své schránky".

Spouštěč se aktivuje u každé přijaté zprávy (kopie vašich vlastních odeslaných zpráv ho nespustí). Podmínky ho zúží na to, co vás zajímá: Odesílatel obsahuje, Předmět e-mailu obsahuje, Schránka (pokud jich máte více) a Má přílohu.

Akce odešle zprávu z vaší adresy - ne ze systémové - takže neskončí ve spamu. Příjemcem může být odesílatel e-mailu (odpověď se spojí do stejného vlákna), vy sami nebo zadaná adresa. V předmětu a obsahu použijete proměnné {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.nadawca_nazwa}}, {{mail.skrzynka}} a {{mail.data}}.

Příklad: když přijde e-mail s „faktura" v předmětu → vytvoř úkol v pracovním prostoru Účetnictví a odepiš odesílateli „Přijali jsme, vyřídíme do 2 pracovních dnů".

Vaše pošta zůstává vaše. Pravidlo reaguje výhradně na schránky svého autora. Automatizaci nad cizí poštou nelze sestavit - nemůže to ani administrátor.

Příklad: faktury samy putují do složky

Z pošty:

  1. KDYŽ: Nový e-mail ve schránce.
  2. POKUD: Má přílohu → ano, a poté „AI vyhodnotí": zda příloha vypadá jako faktura.
  3. PROVEĎ: Uložit přílohy do složky Faktury → Zobrazit oznámení „Faktura od {{mail.nadawca}} byla uložena".

Z chatu nebo úkolu (někdo z týmu vloží fakturu do vlákna):

  1. KDYŽ: Přidána příloha.
  2. POKUD: Autor události → vybraná osoba, a poté „AI vyhodnotí": přiložený soubor je faktura - svědčí o tom název souboru (faktura, FV, invoice) nebo obsah zprávy.
  3. PROVEĎ: Uložit přílohy do složky → vyberte Moje soubory / FV → Zobrazit oznámení „Soubor {{plik.nazwa}} od {{wiadomosc.autor}} byl uložen do FV".

Obě pravidla máte hotová pod + → Faktury do složky (AI). Pořadí podmínek je libovolné - AI se stejně vyhodnotí jako poslední, po levnějších filtrech.

Složka s rozdělením na rok a měsíc. V poli složky lomítko vytváří další úroveň a proměnné data se dosadí v okamžiku uložení - zadejte Faktury / {{rok}} / {{miesiac}} a soubor ze 3. září se uloží do Faktury / 2026 / 09. Chybějící složky vznikají samy, takže je nemusíte zakládat předem ani nic přesouvat na konci měsíce. Dostupné proměnné data: {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}} (dvouciferně) a {{miesiac_nazwa}} (např. Září).

Příklad: žádost z e-mailu se stane úkolem

  1. KDYŽ: Nový e-mail ve schránce.
  2. POKUD: Odesílatel obsahuje → doména klienta (nebo Předmět obsahuje → žádost).
  3. PROVEĎ, postupně:
    • Vytvořte úkol - vyberte pracovní prostor, odpovědnou osobu a termín +2 dny. V předmětu a popisu použijte proměnné: {{mail.temat}}, {{mail.tresc}}, {{mail.nadawca}}.
    • Napište zprávu (nebo Zprávu napíše AI) - objeví se ve vlákně právě vytvořeného úkolu. Proměnné {{mail.*}} stále fungují, takže poznámka může citovat žádost nebo ji shrnout.
    • Uložit přílohy do složky - např. Žádosti / {{rok}} / {{miesiac}}.

Úkol se propojí s vláknem pošty: v jeho záhlaví se objeví modrý štítek s předmětem e-mailu a kliknutím na něj se otevře původní korespondence. Opačným směrem to funguje stejně - menu vlákna (⋮) zobrazuje Propojeno: <úkol>. Mezi schránkou a seznamem úkolů se nic neztratí.

Pořadí bloků má význam. Zpráva se do úkolu připíše jen tehdy, když blok Vytvořit úkol stojí před ní. Samotný e-mail není vlákno, do kterého by šlo psát - dokud úkol neexistuje, blok „Zprávu napíše AI" funguje jako analýza, jejíž výsledek dosadíte dál pomocí {{ai.odpowiedz}} (např. do poznámky nebo oznámení).

Co toto pravidlo NEUDĚLÁ: nepřečte termín z obsahu e-mailu (termín nastavujete jako +N dní od jeho příchodu) ani nevybere odpovědnou osobu podle obsahu - přiřazený je ten, koho zadáte v pravidle. Když mají žádosti chodit k různým osobám, vytvořte několik pravidel s různými podmínkami na odesílateli nebo předmětu.

Příklad: kalendář

Připomenutí čtvrt hodiny před schůzkou: KDYŽ Událost začíná za 15 min → PROVEĎ Zobrazit oznámení s obsahem „{{wydarzenie.tytul}} v {{wydarzenie.godzina}}". Šablona: + → Připomenutí o události.

Příprava před událostí: KDYŽ Vytvořena událost, POKUD název obsahuje „audit" → PROVEĎ Vytvořit událost v kalendáři: „Připravit materiály: {{wydarzenie.tytul}}", za 2 h.

Proměnné události: {{wydarzenie.tytul}}, {{wydarzenie.data}}, {{wydarzenie.godzina}}. Proměnné souboru: {{plik.nazwa}}, {{plik.rozmiar}}. Proměnné data (fungují všude, i v názvu složky): {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}}, {{miesiac_nazwa}}. Proměnné pošty: {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.tresc}}. Proměnné {{ai.odpowiedz}} (čistý text), {{ai.odpowiedz_html}} (s formátováním - tu použijte v obsahu poznámky) a {{ai.naglowek}} (první řádek zprávy - ideální jako název poznámky, např. název firmy leadu) nesou výsledek předchozího bloku „Napsat zprávu přes AI" - u poštovní události tento blok nic neodesílá, pouze připraví analýzu pro následující akce (poznámku, oznámení, e-mail).

Limit dotazů na AI

Podmínka „AI vyhodnotí" a akce „napsat přes AI" dotazují model při každé odpovídající události, takže administrátor nastavuje denní limit takových dotazů v Nastavení → AI (výchozí 200; 0 limit vypíná). Po vyčerpání limitu se pravidla s AI ten den přeskakují s čitelným záznamem v historii - počítadlo se vynuluje o půlnoci a vše se rozběhne samo, bez ručního zapínání.