Automatizálások

Az automatizálások egyszerű szabály szerint végzik el helyetted az ismétlődő feladatokat: AMIKOR történik valami az alkalmazásban, HA teljesülnek a feltételek, HAJTSD VÉGRE a műveleteket. Ez a Zapier/Make megfelelője, csak a Task Manageren belül - külső szolgáltatások nélkül.

A nézetek ikonnal (négyzetek) nyithatod meg őket a felső sávban - ugyanaz a menü, ahol a Naptár, a Tábla, a Jegyzetek és az AI-asszisztens is található. Az ablak úgy néz ki és úgy viselkedik, mint a többi: közös világos/sötét téma, dokkolás az oszlopoknál, megjegyzett elrendezés.

A leggyorsabb módszer: mondd el az asszisztensnek

Nem kell kattintgatnod a csempéken. Nyisd meg az AI-asszisztenst, és írd le a szabályt egy egyszerű mondatban:

szeretném, ha minden fájl, amely a Könyvelés csevegésbe érkezik, elmentődne az FV mappába, és kapjak egy „Az FV elmentve" értesítést

Az asszisztens összeállít egy kész vázlatot: nevet, kiváltót, feltételeket és műveleteket. A válasza alatt megjelenik egy „Ugrás az Automatizálásokhoz" kártya - az ablak csak kattintásra nyílik meg, így nem szakad meg a beszélgetés félmondatban. A vázlat mentetlen és kikapcsolt állapotú - átnézed, javítod, és csak Te kattintasz a Mentés gombra. Amíg ezt nem teszed meg, a szabály nem működik.

Visszatérhetsz az asszisztenshez, és szavakkal javíthatod - a nyitott Automatizálások ablaknál tudja, melyik szabályról van szó, és a javítások azonnal a vázlatba kerülnek (kártya nélkül): „változtasd a mappát Faktúrákra", „adj hozzá egy feltételt, hogy a fájl PDF legyen", „töröld az értesítést". Minden alkalommal frissített vázlatot kapsz jóváhagyásra.

A neveket emberi módon add meg („Könyvelés csevegés", „FV mappa", „Kasia Dąbrowska") - az alkalmazás maga megtalálja a megfelelő csevegést, mappát és személyt. Ha valamit nem talál, vagy kihagy egy ismeretlen mezőt, ezt jelzi a vázlat alatt.

Kész szabályok - válaszd ki a saját iparágad forgatókönyvét

Kattints a + gombra az Automatizálások ablakban. Az üres szabály mellett kategóriákra bontott kész sablonok katalógusát kapod. A sablon mentetlen vázlatként nyílik meg - kitöltesz 1-2 helyet (a saját munkaterületed, csevegésed, mappád vagy szignód), és a Mentésre kattintasz.

Értékesítés és leadek

• Lead a kapcsolatfelvételi űrlapról → jegyzet (AI) - az AI felismeri a kapcsolatfelvételi űrlapról érkező jelentkezést, jelentést ír (ki, mire van szüksége, javasolt első lépés), és jegyzetként elmenti a Leadek mappába. Kitöltendő: semmi - azonnal működik, a mappát megváltoztathatod.
• Új lead → kapcsolatfelvételi feladat (AI) - ugyanabból a felismerésből magas prioritású, holnapi határidejű feladat jön létre. Add meg a munkaterületet mentés előtt.

Levelezés és dokumentumok

• Számla e-mailből → mappa (AI) - az e-mail a melléklettel, amelyet az AI számlának ítél, a Számlák / év / hónap mappába kerül (a mappák maguktól jönnek létre). Kitöltendő: semmi.
• Számlák a mappába (AI) - ugyanez, de a feladatokba és csevegésekbe feltöltött fájlokra.
• Ügyiratok → archívum - a tárgyban szignót tartalmazó e-mailek mellékleteit az ügyirat mappájába teszi. Cseréld le a „SZIGNÓ"-t a sajátodra (a feltételben és a mappa nevében is). Figyelem: a perjel a mappanévben almappát hoz létre, így a „KM 512/26" szignó a Ügyiratok / KM 512 / 26 szerkezetet adja - ha egyetlen mappát szeretnél, írd perjel nélkül (pl. „KM 512-26").

Ügyfélszolgálat

• Reklamáció → sürgős feladat (AI) - az AI felismeri a panaszt vagy a problémabejelentést; magas prioritású feladat és értesítés jön létre. Add meg a munkaterületet.

Csapat és határidők - a meglévő sablonok (Határidő-eszkaláció, Távollét-őr, Auto-triázs, Csend-watchdog, Esemény-emlékeztető), plusz:

• Üzemzavar-bejelentés → feladat - a csevegésben „üzemzavar", „sürgős" vagy „nem működik" szót tartalmazó üzenet magas prioritású feladattá alakul. Add meg a munkaterületet; a szólistát bővítheted.

Vezetőség és áttekintés - Reggeli áttekintés (AI), Archívum-takarítás, plusz:

• Pénteki heti összefoglaló (AI) - pénteken 15:00-kor az AI a megadott csevegésbe ír összefoglalót: mi készült el, mi van folyamatban, mi késik. Jelöld ki a csevegést.

A (AI) jelzésű sablonok csak beállított AI esetén látszanak, a levelezésesek pedig csak akkor, ha van hozzáférésed a Levelezés modulhoz.

Régi levelezési automatizálási szabályok - egyszeri javítás

Csak azokra a telepítésekre vonatkozik, ahol a levelezési automatizálások a 2.2.224 verzió előtt jöttek létre. Akkoriban az „e-mail küldése" akciónak kizárólag tartalom mezője volt, így egy olyan utasítást, mint „válaszolj az árlista alapján", bele lehetett írni - és szó szerint elment a címzettnek, ahelyett hogy az AI-hoz került volna. Ma az AI-nak szóló utasításnak külön mezője van, de a régi automatizálási szabályok még mindig a tartalomban tárolják.

Javítás: az adminisztrátor a szerveren futtatja: php migrate-mail-instruction.php. Kapcsolók nélkül a szkript csak jelentést ír ki - minden automatizálási szabálynál megmondja, hogy a tartalma AI-nak szóló utasításnak vagy valódi e-mail sablonnak tűnik-e, és indokolja az értékelést. Semmit nem változtat. Csak a --wykonaj=19,23 mozgatja át a tartalmat a megadott szabályokban, és a módosítás előtt másolatot ment a logs/ mappába, így a --cofnij=FÁJL mindent visszavon.

A csevegési automatizálási szabályokat a szkript csak felsorolja - ott a javítást az Automatizálások ablakban végzed el, a „üzenet írása" elemet „üzenet írása AI-val" elemre cserélve.

Hogyan építs fel egy automatizálási szabályt kézzel

1. Kattints a lista feletti + jelre. Üres lap helyett sablonlistát kapsz (határidő-eszkaláció, csend-figyelő, automatikus szűrés, reggeli AI-áttekintés, archívum-takarítás, távollét-őr, számlák mappába, esemény-emlékeztető) - mindegyik létrehozás után tetszés szerint módosítható.
2. AMIKOR (kék kártya) - válaszd ki a kiváltót:
   • Feladat létrehozva, Állapot módosult (opcionálisan csak a kiválasztottra),
   • A feladat határideje N óra múlva lejár, Csend a feladatban (N napja nincs új üzenet),
   • Új üzenet, Rólam szóló említés, Melléklet hozzáadva,
   • Esemény létrehozva, Az esemény N perc múlva kezdődik (naptár),
   • Új e-mail a postafiókban (levelezés),
   • Naponta … órakor (a hét napjainak kiválasztásával).

A mellékletnek saját kiváltója van, és ez nem véletlen. Amikor valaki fájllal küld üzenetet, az alkalmazás először elmenti az üzenetet, és csak utána tölti fel a fájlokat - az Új üzenet pillanatában a mellékletek még nincsenek ott. Ezért a „ha jön egy számla" szabályt a Melléklet hozzáadva kiváltóra építsd: ez már a feltöltés után indul, és a konkrét fájlt hordozza magával. A beillesztett képek és rajzok (tartalomelem, nem melléklet) nem indítják el.

A naptár olyan személyes, mint a postafiók. Az automatizálási szabály kizárólag a saját eseményeidre reagál - résztvevőként saját másolatod van az eseményről, így arra reagálsz. Az automatizálás által magától létrehozott események nem indítják el az Esemény létrehozva kiváltót.

1. HA (lila kártya) - adj hozzá feltételeket: prioritás, állapot, munkaterület, kifejezés a tárgyban vagy az üzenetben, csevegés/feladat (egyetlen beszélgetésszálra szűkíti a szabályt), hozzárendelt személy, szerző, „N órája lejárt a határidő”, „a hozzárendelt személy távol van”, a fájl neve tartalmazza (a beszélgetésszálban vagy az e-mailben lévő melléklet), az esemény címe tartalmazza, levelezéshez pedig a feladó (tartalmazza vagy nem tartalmazza) / tárgy / postafiók / „van melléklete”. A feltételek listája a kiválasztott kiváltó eseményhez igazodik - az Új üzenet eseménynél nem fogod látni a levelezési feltételeket, és fordítva. A feltételek és kapcsolattal kapcsolódnak össze - mindegyiknek teljesülnie kell. A „tartalmazza” mezőkbe több szót is beírhatsz vesszővel elválasztva - ekkor elég, ha bármelyik közülük megtalálható (pl. szamla, szlahu, elszamolas). Ez az egyetlen hely, ahol vagylagosság lehetséges; egyéb esetekben a különböző feltételeket egy második szabállyal kell megoldani. A szó tövét írd be, toldalék nélkül. Az alkalmazás szövegrészletet keres, így a „szamla” NEM találja meg a „számlát” vagy „számlám” szavakat - pedig így írnak az emberek. Írd be, hogy „szaml”, és minden ragozott alakot elkapsz. A kis- és nagybetűk nem számítanak. Új időfeltételek: Esemény időpontja (adott óra előtt / attól kezdve, pl. 17:00) és Hét napja (munkanap hétfő-péntek / szombat-vasárnap) - abban a pillanatban számítva, amikor az esemény beérkezik. Az időbeli variánsokat („17 előtt → ma, 17 után vagy hétvégén → következő munkanap”) külön szabályokból állítod össze - a feltételek „és” kapcsolattal kapcsolódnak. Külön kezelendő az „AI értékeli (saját feltétel)” feltétel - a merev szabály helyett emberi nyelven írod le, mit vizsgáljon az AI, pl. „úgy néz-e ki a melléklet, mint egy számla”. Az AI látja a feladót, a tárgyat, a szerzőt, a tartalom egy részletét, az esemény címét és a mellékletek neveit (a fájlok tartalmába nem lát bele), és igen/nem választ ad. Ez a feltétel MINDIG utolsóként számít - előbb az olcsó feltételek szűrik ki az eseményeket, hogy ne kelljen fizetni a felesleges AI-lekérdezésekért. Bizonytalanság esetén az AI „nem”-mel válaszol - az automatizálás inkább nem csinál semmit, mint hogy rosszul csináljon valamit.

Két szabály ugyanarra az e-mailre. Ha egy e-mail mindkét szabály feltételeinek megfelel, és mindkettő feladatot hoz létre, két feladat jön létre. Ha csak egyet szeretnél, add hozzá a második szabályhoz azt a feltételt, amely kizárja az elsőben már kezelt eseteket:

• első szabály: a Feladó tartalmazza a @ugyfel.hu kifejezést → Feladat létrehozása;
• második szabály: az e-mail tárgya tartalmazza a reklamaci kifejezést és a Feladó nem tartalmazza a @ugyfel.hu kifejezést → Feladat létrehozása.

A „tartalmazza” / „nem tartalmazza” operátort a Feladó szó melletti pirulára kattintva válthatod. Mindkét szabályban ugyanazt a szövegrészletet írd be - a „tartalmazza” a feladó címében és nevében is keres, tehát ez szövegegyezés, nem szigorú domainellenőrzés. Üres „nem tartalmazza” feltételt nem lehet elmenteni.

Tudás csatolása (a „tudás csatolása…" chip). Mind az „AI értékeli", mind az „Üzenet írása AI-val" akció internet-hozzáféréssel is rendelkezik (2.2.353-tól), ha az automatizálási szabály tulajdonosának engedélyezve van az internet-hozzáféréssel rendelkező AI-asszisztens jogosultság: az utasításban megkérheted az AI-t például, hogy „építsd fel a weboldal címét a lead e-mail domainjéből, töltsd le, és vedd figyelembe a tartalmát az értékelésnél" - a motor futásonként legfeljebb 2 oldalt tölt le. Az „Üzenet írása AI-val" elemek kiválasztott tudásbázist is kaphatnak - ugyanazokat a forrásokat, mint az Asszisztensben: jegyzet, Fájlok mappa, csevegés, feladat, teljes munkaterület, postafiók. Ennek köszönhetően az AI a saját anyagaid alapján válaszol helyetted, pl.: ha valaki az árlistáról kérdez → értékeld az „Árlista 2026" alapján, hogy árakról kérdez-e → válaszolj ezen árlista alapján. Minden elemnek saját forráskészlete van - értékelhetsz a szabályzat alapján, és válaszolhatsz az árlista alapján. Ha tudást csatolsz, az AI utasítást kap, hogy ne találjon ki semmit: amiről a forrásokban nincs információ, arról egyértelműen megírja, hogy nem tudja. Figyelj a költségre és a terjedelemre: ez az anyag MINDEN eseménynél elmegy az AI-hoz, ezért kb. 12 ezer karakteres korlát vonatkozik rá (az Asszisztensben 60 ezer van). Az el nem férő forrásokat teljes egészében kihagyja a rendszer - válassz konkrét mappát vagy jegyzetet a teljes munkaterület helyett.

Ezt megkérheted az Asszisztenstől is. Elég egyszerűen megmondanod, mire alapozzon: „az árlistával kapcsolatos kérdésekre válaszolj az Árlisták mappa alapján" vagy „a bejelentéseket a Szabályzat jegyzet szerint értékeld". Az Asszisztens azonnal elkészíti a vázlatot, és válaszában pontokba szedve leírja, hogyan fog működni az automatizálás (AMIKOR / HA / VÉGREHAJTÁS). Ha a terv megfelel - kattints az Automatizálásokra ugró gombra, és mentsd el a vázlatot; ha nem - egyszerűen írd meg az asszisztensnek, mit változtasson, és elkészíti a javított verziót. Összeállítja az automatizálási szabályt, és maga tölti ki a tudás mezőt - a neveket emberi nyelven adod meg („Árlisták mappa", „GYIK jegyzet", „Könyvelés csevegés", „saját jegyzeteim"). Amit nem talál meg, azt megjegyzésben feltünteti a vázlat felett; ezt egy chippel te pótolod.

1. VÉGREHAJTÁS (borostyánszínű kártyák) - adj hozzá akciókat (max. 10, sorban futnak le): üzenet írása a beszélgetésszálba (olyan változókkal, mint {{zadanie.nazwa}}, és opcionális említéssel a hozzárendeltek felé), üzenet írása AI-val, feladat létrehozása, állapot/prioritás módosítása, archiválás, e-mail küldése, a régi „Kész" elemek eltakarítása, mellékletek mentése mappába - ez működik mind az e-mailre, mind a feladatba vagy csevegésbe feltöltött fájlra. A helyet listából jelölöd ki (a „mappa kijelölése…" chip megnyitja a Fájlok böngészőt): Dokumentumok, tetszőleges almappa vagy munkaterület mappája. Új mappát is létrehozhatsz közvetlenül ebben az ablakban („Új mappa…"). A duplikátumokat (azonos név és méret) kihagyja a rendszer. A régebbi automatizálási szabályok (és amelyeket az Asszisztens állított össze) helyette beírt útvonalat tárolnak - a perjel jelöli a következő szintet, így a „Dokumentumok / Saját fájlok / FV" az FV almappába kerül, a hiányzó szintek pedig maguktól létrejönnek; a chipre kattintva az automatizálási szabály átáll a listából kijelölt helyre. Jegyzet létrehozása (privát vagy az esemény munkaterületén - ekkor az adott munkaterület tagjai látják); a mappa mező a jegyzetet a megadott Jegyzetek mappába helyezi - az útvonal ugyanúgy működik, mint a mellékletek mentésénél, a hiányzó szintek maguktól létrejönnek. Értesítés megjelenítése (az Értesítési központodba kerül, „Automatizálások" kategóriába) és naptári esemény létrehozása (cím változókkal; határidő „N óra múlva" VAGY nap-módban: ugyanaznap / következő munkanapon a megadott órában - a munkanap-mód kihagyja a szombatot és a vasárnapot; az esemény a saját naptáradba kerül, résztvevők nélkül); valamint az esemény időpontját az AI határozza meg - amikor a határidő előre nem ismert, hanem ki kell VÁLASZTANI az esemény tartalmából és a naptáradból. Az utasításban leírod, hogyan döntsön, pl.: „ha az e-mailben elsőként felajánlott időpont szabad - jegyezd fel; ha foglalt - nézd meg a másodikat; ha mindkettő foglalt - ne hozz létre eseményt, a döntésben adj meg 2 szabad időpontot 10 és 16 óra között". Az AI mindig látja a naptáradat (foglalt időpontok és távollétek), és a döntését a {{ai.decyzja}}, {{ai.termin}}, {{ai.tytul}} változókba menti - ezeket a KÖVETKEZŐ elemekben használd (értesítés a {{ai.decyzja}} tartalommal, AI által írt e-mail, amely „az ai_event mező szerint" fogalmaz), és az egész automatizálási szabály ugyanarról az egy időpontról fog szólni. Ezt az elemet az e-mail és az értesítés ELÉ helyezd.
2. Mentés. A mentés explicit (gomb) - a bekapcsolt automatizálási szabály azonnal működni kezd, így semmi nem mentődik el „félig szerkesztett" állapotban.

Teszteld, mielőtt bekapcsolod

A Teszt gomb a kiváltóhoz illeszkedő legutóbbi eseményeket veszi, és megmutatja, mi történne - mely feltételek teljesülnének, és milyen üzenetek mennének ki (behelyettesített változókkal). Semmit nem hajt végre és nem küld el.

Futtatási előzmények

Az Előzmények gomb minden olyan eseményt megmutat, amely eltalálta a kiváltót: végrehajtott (a lépések listájával), kihagyott (a feltétellel, amely megállította) és hibák (a szerver üzenetével). A bejegyzéseket 30 napig őrzi meg a rendszer.

Átmeneti AI-hiba - automatikus újrapróbálkozás

Amikor az automatizálási szabály első lépése (pl. „Üzenet írása AI-val”) átmeneti probléma miatt - nincs kapcsolat, lejárt az időkorlát, túlterhelt a szolgáltató - nem kap választ az AI-szolgáltatótól, a szabály 2, 10 és 30 perc múlva automatikusan újrapróbálkozik. A Naplóban minden próbálkozás látható „Automatikusan megismétlem …-kor” megjegyzéssel. Hibaértesítést csak akkor kapsz, ha a negyedik, utolsó próbálkozás is sikertelen.

Csak az az automatizálási szabály próbálkozik újra magától, amelyben még semmi nem hajtódott végre. Ha a hiba egy későbbi lépésben jelentkezett (pl. a feladat már létrejött, de az AI-üzenet elakadt), az automatikus újrapróbálkozás megduplázná a korábbi lépéseket - ilyenkor te döntesz. Az AI-szolgáltatónál kimerült fiókegyenleg szintén nem átmeneti probléma - nem próbálkozik újra.

„Újra” gomb

Hibával végződött futásnál megjelenik az Újra gomb. Az automatizálási szabály egy percen belül ismét lefut ugyanarra az eseményre (ugyanarra a levélre, feladatra vagy üzenetre), a Naplóban pedig megjelenik az „Újrapróbálkozás tervezve …-kor” bejegyzés. Figyelem: az újrapróbálkozás az összes lépést elölről végrehajtja - ha egy részük már első alkalommal sikerült, azok másodszor is lefutnak. Az „Újra” gomb a jelenlegi verzió előtti futásoknál is működik, amennyiben olyan levélről van szó, amely még megtalálható a postafiókban.

Levelezés: postafiók és feladó a kiváltónál

A „Ha új e-mail érkezik” kiváltónál rögtön beállíthatod, melyik postafiókra és kitől vonatkozzon - a kiváltó neve mellett két mező szolgál erre. Ez nem ugyanaz, mint a HA szakasz „Postafiók” és „Feladó tartalmazza” feltételei:

• a kiváltónál lévő szűrő azt mondja meg, mely leveleket figyeli egyáltalán az automatizálási szabály. A többi nem kerül a Naplóba - nem azért, mert „kihagyta”, hanem mert nem is érinti azokat;
• a HA szakasz feltételei szűkítik tovább azt, amit a kiváltó már átengedett, és minden elutasítás megjelenik a Naplóban, az indokkal együtt.

Ha több postafiókod van, állíts be szűrőt a kiváltónál - különben a Napló megtelik a sima levelezéssel, és nem találod meg benne, ami fontos. A meglévő automatizálási szabályok változtatás nélkül működnek tovább; a mezőket üresen is hagyhatod („bármelyik postafiókban”, „bárkitől”).

Ha egy automatizálási szabály soha nem futott le

Ha egy automatizálási szabály több mint egy hete be van kapcsolva, legalább 10 esemény futott át rajta, és egyszer sem hajtódott végre, értesítést kapsz az Értesítési központban - az események számával és azzal a feltétellel, amely elutasította őket. Szinte mindig elgépelésről vagy a létrehozáskor túl szűkre szabott feltételről van szó. A szabály javítása után a számláló nulláról indul, az első sikeres lefutás után pedig az értesítés már nem tér vissza.

Honnan tudod, hogy egy automatizálási szabály leállt

A „végrehajtások” számlálója csak azokat a lefutásokat számolja, amikor az automatizálási szabály ténylegesen csinált is valamit. Ha egy feltétel megszűnik illeszkedni - például mert a másik fél megváltoztatta a küldött levelek tárgyát -, a szabály továbbra is be van kapcsolva és figyel minden eseményt, csak elutasítja azokat, a számláló pedig nem mozdul.

Ezért 48 óra, egyetlen végrehajtás nélkül eltelt idő után a program ki is mondja: a listán a név mellett megjelenik: „· utolsó végrehajtás: 6 napja” (vagy „még egyszer sem futott le”), a szabály megnyitásakor pedig a fejléc megadja, hány esemény nem felelt meg azóta a feltételeknek, és melyik feltétel állította meg őket, például „azóta 33 esemény nem felelt meg a feltételeknek (utolsó: Az e-mail tárgya tartalmazza: lead)”. Ez általában elég ahhoz, hogy lásd, mit kell javítani.

Amíg az automatizálási szabály végrehajtódik, egyik ilyen megjegyzést sem látod - egy szűk feltétel jogosan utasíthatja el az események többségét, ez nem hiba.

Biztosítékok

Alapszabály: egyetlen biztosíték sem működik csendben - ha valami blokkolja az automatizálási szabályt, értesítést kapsz az Értesítési központban (csengő).

Az adminisztrátor módosíthatja a küszöbértékeket a Beállítások → Speciális → Korlátok menüben (aktív események felhasználónként, automatizálás-futtatások óránként; 0 = nincs korlát). Az automatizálásokból érkező AI-lekérdezések napi korlátja az AI fülön található.

• Az automatizálási szabály a te jogosultságaiddal működik - nem tesz meg semmit, amit te magad ne tudnál rákattintással megtenni (nem ír más feladatába, nem ad hozzá feladatot más munkaterületéhez).
• Futási hiba (sikertelen akció, túllépett korlát, kimerült napi AI-keret) = az első előforduláskor értesítés a hiba szövegével; az azonos hibák ismétlődése nem spamel - a részletek mindig az automatizálási szabály Előzményeiben találhatók.
• A hurkok le vannak vágva: az automatizálási szabály nem reagál a saját maga által kiváltott eseményekre, és az „automatizálás automatizálást indít" lánc a második láncszemnél véget ér - a megszakított láncról értesítés tájékoztat (óránként legfeljebb egyszer).
• Óránkénti futtatási korlát - túllépés esetén az automatizálási szabály automatikusan szünetel; értesítést és e-mailt kapsz (véd a lavinaszerű indulás ellen, pl. importálásnál).
• 3 egymást követő hiba = automatikus szüneteltetés + értesítés + e-mail. Az állapot a listán is látható.
• Az adminisztrátor minden automatizálási szabályt lát, bármelyiket kikapcsolhatja, törölheti és javíthatja. A szabály továbbra is a szerzője jogosultságaival működik - a szerkesztőben ilyenkor ez látszik: „szerző: X (adminisztrátorként szerkeszted)".
• A szerkesztőben lévő kapcsoló mutatja, hogy az automatizálási szabály be van-e kapcsolva. A hibák miatti szüneteltetés külön állapot - a név alatti sor és a lista „Szüneteltetve" szakasza jelzi, a kapcsoló pedig bekapcsolva marad, így normál módon ki tudod kapcsolni.

Hozzáférés

Az Automatizálások a Pro csomaghoz tartoznak. Standard csomagban nincsenek, a korábban elmentett automatizálási szabályok pedig felfüggesztve várnak. Pro csomagban alapértelmezetten bárki használhatja őket. Az adminisztrátor a felhasználópanelen elveheti egy kiválasztott személy hozzáférését (a Használhatja az Automatizálásokat kapcsolóval) - ekkor az elem eltűnik a nézetek menüjéből. A globális adminisztrátortól a hozzáférést nem lehet elvenni.

Levelezés

Ha csatlakoztattál postafiókot (Beállítások → Levelezés), hozzáadódik az „Új e-mail a postafiókban" kiváltó és a „E-mail küldése a saját postafiókból" akció.

A kiváltó minden fogadott üzenetnél elindul (a saját küldött üzeneteid másolatai nem indítják el). A feltételek leszűkítik arra, ami érdekel: A feladó tartalmazza, Az e-mail tárgya tartalmazza, Postafiók (ha több is van) és Van melléklete.

Az akció a saját címedről küldi az üzenetet - nem a rendszer címéről -, így nem kerül spambe. Címzett lehet az e-mail feladója (a válasz ugyanabba a szálba illeszkedik), te magad, vagy egy megadott cím. A tárgyban és a tartalomban használhatod a {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.nadawca_nazwa}}, {{mail.skrzynka}} és {{mail.data}} változókat.

Példa: ha jön egy e-mail „számla" szóval a tárgyban → hozz létre feladatot a Könyvelés munkaterületen, és válaszolj a feladónak: „Megkaptuk, 2 munkanapon belül foglalkozunk vele".

A postafiókod a tiéd marad. Az automatizálási szabály kizárólag a szerzője postafiókjaira reagál. Nem lehet automatizálást építeni más postafiókjára - ezt az adminisztrátor sem teheti meg.

Példa: a számlák maguktól kerülnek a mappába

Levelezésből:

1. AMIKOR: Új e-mail a postafiókban.
2. HA: Van melléklete → igen, majd „AI értékeli": úgy néz-e ki a melléklet, mint egy számla.
3. VÉGREHAJTÁS: Mellékletek mentése a Számlák mappába → Értesítés megjelenítése „A(z) {{mail.nadawca}} feladótól érkezett számla elmentve".

Csevegésből vagy feladatból (valaki a csapatból feltölt egy számlát a beszélgetésszálba):

1. AMIKOR: Melléklet hozzáadva.
2. HA: Az esemény szerzője → kiválasztott személy, majd „AI értékeli": a csatolt fájl számla - erről a fájl neve tanúskodik (faktura, FV, invoice) vagy az üzenet tartalma.
3. VÉGREHAJTÁS: Mellékletek mentése mappába → jelöld ki: Saját fájlok / FV → Értesítés megjelenítése „A(z) {{plik.nazwa}} fájl {{wiadomosc.autor}}-tól az FV mappába került".

Mindkét automatizálási szabály elkészítve elérhető a + → Számlák mappába (AI) alatt. A feltételek sorrendje tetszőleges - az AI úgyis utoljára számít, az olcsóbb szűrők után.

Mappa év és hónap szerinti bontással. A mappa mezőben a perjel új szintet hoz létre, a dátumváltozók pedig mentéskor helyettesítődnek be - írd be, hogy Számlák / {{rok}} / {{miesiac}}, és a szeptember 3-i fájl a Számlák / 2026 / 09 helyre kerül. A hiányzó mappák maguktól létrejönnek, így nem kell előre létrehoznod őket, sem semmit áttenned a hónap végén. Elérhető dátumváltozók: {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}} (kétjegyű) és {{miesiac_nazwa}} (pl. Szeptember).

Példa: az e-mailes bejelentésből feladat lesz

1. AMIKOR: Új e-mail a postafiókban.
2. HA: A feladó tartalmazza → az ügyfél domainje (vagy A tárgy tartalmazza → bejelentés).
3. VÉGREHAJTÁS, sorban:
   • Hozz létre egy feladatot - jelöld ki a munkaterületet, a felelős személyt és a határidőt +2 nap. A tárgyban és a leírásban használj változókat: {{mail.temat}}, {{mail.tresc}}, {{mail.nadawca}}.
   • Írj üzenetet (vagy Az üzenetet az AI írja) - ez az éppen létrehozott feladat beszélgetésszálába kerül. A {{mail.*}} változók továbbra is működnek, így a jegyzet idézheti vagy összefoglalhatja a bejelentést.
   • Mellékletek mentése mappába - pl. Bejelentések / {{rok}} / {{miesiac}}.

A feladat összekapcsolódik a levelezési szállal: a fejlécében megjelenik egy kék jelvény az e-mail tárgyával, és rákattintva megnyílik az eredeti levelezés. Ez fordítva is ugyanígy működik - a szál menüje (⋮) megjeleníti: Kapcsolódó: <feladat>. Semmi nem vész el a postafiók és a feladatlista között.

A blokkok sorrendje számít. Az üzenet csak akkor kapcsolódik a feladathoz, ha a Feladat létrehozása blokk előtte áll. Maga az e-mail nem olyan beszélgetésszál, amelybe írni lehet - amíg nincs feladat, a „Az üzenetet az AI írja" blokk elemzésként működik, amelynek eredményét a {{ai.odpowiedz}} változóval viheted tovább (pl. jegyzetbe vagy értesítésbe).

Amit ez az automatizálási szabály NEM tesz meg: nem olvassa ki a határidőt az e-mail tartalmából (a határidőt +N nap-ként állítod be a beérkezésétől számítva), és nem választja ki a felelős személyt a tartalom alapján - a hozzárendelt az lesz, akit az automatizálási szabályban megadsz. Ha a bejelentéseknek különböző emberekhez kell menniük, hozz létre több szabályt eltérő feltételekkel a feladóra vagy a tárgyra vonatkozóan.

Példa: naptár

Emlékeztető negyedórával a megbeszélés előtt: AMIKOR Az esemény kezdéséig hátralévő idő 15 perc → VÉGREHAJTÁS Értesítés megjelenítése a következő szöveggel: „{{wydarzenie.tytul}} - {{wydarzenie.godzina}}". Kész sablon: + → Esemény-emlékeztető.

Felkészülés az esemény előtt: AMIKOR Esemény létrehozva, HA a cím tartalmazza „audit" → VÉGREHAJTÁS Naptári esemény létrehozása: „Anyagok előkészítése: {{wydarzenie.tytul}}", 2 óra múlva.

Esemény változók: {{wydarzenie.tytul}}, {{wydarzenie.data}}, {{wydarzenie.godzina}}. Fájl változók: {{plik.nazwa}}, {{plik.rozmiar}}. Dátum változók (mindenhol működnek, akár a mappa nevében is): {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}}, {{miesiac_nazwa}}. Levelezés változók: {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.tresc}}. A {{ai.odpowiedz}} (egyszerű szöveg), a {{ai.odpowiedz_html}} (formázással - ezt használd a jegyzet tartalmában) és a {{ai.naglowek}} (a jelentés első sora - ideális jegyzetcímnek, pl. a lead cégének neve) az „Üzenet írása AI-val" korábbi elem eredményét hordozzák - levelezési eseménynél ez az elem nem küld semmit, csak elemzést készít a következő akciók számára (jegyzet, értesítés, e-mail).

AI-lekérdezések korlátja

Az „AI értékeli" feltétel és az „írás AI-val" akció minden illeszkedő eseménynél lekérdezi a modellt, ezért az adminisztrátor napi korlátot állít be az ilyen lekérdezésekre a Beállítások → AI menüben (alapértelmezetten 200; 0 kikapcsolja a korlátot). A korlát kimerülése után az AI-t használó automatizálási szabályokat aznap kihagyja a rendszer, jól látható bejegyzéssel az előzményekben - a számláló éjfélkor nullázódik, és minden magától újraindul, kézi bekapcsolás nélkül.