Les automatisations exécutent pour vous des tâches répétitives selon une règle simple : QUAND quelque chose se produit dans l’application, SI les conditions sont remplies, EXÉCUTER des actions. C’est l’équivalent de Zapier/Make, mais à l’intérieur de Task Manager - sans services externes.

Vous les ouvrez via l’icône des vues (carrés) dans la barre supérieure - le même menu où se trouvent Calendrier, Tableau, Notes et Assistant IA. La fenêtre a le même aspect et le même comportement que les autres : thème clair/sombre commun, ancrage sur les colonnes, mise en page mémorisée.

Le plus rapide : dites-le à l’assistant

Pas besoin de cliquer sur des tuiles. Ouvrez l’Assistant IA et décrivez la règle en une phrase ordinaire :

je veux que tous les fichiers envoyés dans la discussion Comptabilité soient enregistrés dans le dossier FV et que je reçoive une notification « FV a été enregistrée »

L’assistant prépare un brouillon prêt à l’emploi : nom, déclencheur, conditions et actions. Une carte « Accéder aux Automatisations » apparaît sous sa réponse - la fenêtre ne s’ouvre qu’après avoir cliqué dessus, vous ne perdez donc pas le fil de la conversation. Le brouillon est non enregistré et désactivé - vous pouvez le consulter, le modifier, puis cliquer vous-même sur Enregistrer. Tant que vous ne l’avez pas fait, la règle d’automatisation ne fonctionne pas.

Vous pouvez revenir à l’assistant et lui demander de la modifier en langage naturel - lorsque la fenêtre Automatisations est ouverte, il sait de quelle règle il s’agit et les modifications sont directement intégrées au brouillon (sans carte) : « remplace le dossier par Factures », « ajoute une condition pour que le fichier soit au format PDF », « supprime la notification ». Vous recevez à chaque fois un brouillon mis à jour à valider.

Indiquez les noms en langage courant (« discussion Comptabilité », « dossier FV », « Kasia Dąbrowska ») - l’application trouvera le bon fil de discussion, dossier et personne. Si elle ne trouve pas quelque chose ou ignore un champ inconnu, elle vous le signalera sous le brouillon.

Task Manager : fenêtre Automatisations avec une règle détaillée en déclencheur, condition et actions.
L'assistant détaille la règle en points QUAND, SI, EXÉCUTER et la laisse comme brouillon.

Règles prêtes à l’emploi - choisissez le scénario de votre secteur

Cliquez sur + dans la fenêtre Automatisations. En plus d’une règle vierge, vous obtenez un catalogue de modèles répartis par catégories. Un modèle s’ouvre comme un brouillon non enregistré - vous complétez 1-2 éléments (votre espace de travail, une discussion, un dossier ou une référence) puis vous cliquez sur Enregistrer.

Ventes et leads

  • Lead depuis un formulaire → note (IA) - l’IA reconnaît une soumission de formulaire de contact, rédige un rapport (qui, ce dont il a besoin, la première étape proposée) et l’enregistre comme note dans le dossier Leads. Rien à compléter - ça fonctionne immédiatement, vous pouvez changer le dossier.
  • Nouveau lead → tâche de contact (IA) - la même reconnaissance crée une tâche avec une priorité élevée et une échéance à demain. Indiquez l’espace de travail avant d’enregistrer.

Messagerie et documents

  • Facture par e-mail → dossier (IA) - un e-mail avec une pièce jointe que l’IA identifie comme une facture atterrit dans Factures / année / mois (les dossiers se créent automatiquement). Rien à compléter.
  • Factures vers dossier (IA) - la même chose, mais pour les fichiers déposés dans les tâches et les discussions.
  • Documents du dossier → archives - les e-mails dont l’objet contient une référence archivent les pièces jointes dans le dossier correspondant. Remplacez « SYGNATURA » par votre propre référence (dans la condition et dans le nom du dossier). Attention : une barre oblique dans le nom du dossier crée un sous-dossier. La référence « KM 512/26 » créera donc la structure Sprawy / KM 512 / 26 - si vous préférez un seul dossier, saisissez-la sans barre oblique (par exemple « KM 512-26 »).

Service client

  • Réclamation → tâche urgente (IA) - l’IA reconnaît une plainte ou un signalement de problème ; une tâche à priorité élevée est créée, avec une notification. Indiquez l’espace de travail.

Équipe et échéances - les modèles existants (Escalade d’échéance, Gardien des absences, Auto-triage, Surveillance du silence, Rappel d’événement) plus :

  • Signalement d’une panne → tâche - un message dans une discussion contenant « panne », « urgent » ou « ne fonctionne pas » est converti en tâche avec une priorité élevée. Indiquez l’espace de travail ; vous pouvez ajouter d’autres mots à la liste.

Direction et supervision - Revue matinale (IA), Nettoyage des archives plus :

  • Résumé hebdomadaire du vendredi (IA) - le vendredi à 15h00, l'IA écrit dans la discussion indiquée un résumé : ce qui est terminé, ce qui est en cours, ce qui est en retard. Indiquez la discussion.

Les modèles marqués (IA) ne s'affichent que si l'IA est configurée, et ceux liés à la messagerie - seulement si vous avez accès au module Messagerie.

Anciennes règles d'automatisation e-mail - correction ponctuelle

Concerne uniquement les installations où les automatisations d’e-mails ont été créées avant la version 2.2.224. À l’époque, l’action « envoyer un e-mail » ne comportait que le champ du corps du message. Il était donc possible d’y saisir une instruction du type « réponds en te basant sur la grille tarifaire » - elle était alors envoyée telle quelle au destinataire au lieu d’être transmise à l’IA. Aujourd’hui, les instructions destinées à l’IA ont leur propre champ, mais les anciennes règles d’automatisation les conservent encore dans le corps du message.

Correction : l'administrateur exécute sur le serveur php migrate-mail-instruction.php. Sans aucune option, le script se contente d'afficher un rapport - pour chaque règle, il indique si son contenu ressemble à une instruction pour l'IA ou à un véritable modèle d'e-mail, et justifie son évaluation. Il ne modifie rien. Seul --wykonaj=19,23 déplace le contenu dans les règles indiquées, et avant la modification il enregistre une copie dans logs/, si bien que --cofnij=PLIK annule tout.

Pour les règles d’automatisation des discussions, le script affiche uniquement la marche à suivre - vous effectuez la modification dans la fenêtre Automatisations en remplaçant le bloc « écrire un message » par « écrire un message avec l’IA ».

Comment créer une règle manuellement

  1. Cliquez sur + au-dessus de la liste. Au lieu d'une page vierge, vous obtenez une liste de modèles (escalade d'échéance, surveillance du silence, tri automatique, revue matinale par l'IA, nettoyage des archives, gardien des absences, factures vers un dossier, rappel d'événement) - chacun peut être modifié librement après sa création.
  2. QUAND (carte bleue) - choisissez un déclencheur :
    • Tâche créée, Statut modifié (éventuellement uniquement vers un statut choisi),
    • L'échéance de la tâche expire dans N heures, Silence dans la tâche (aucun message depuis N jours),
    • Nouveau message, Mention de moi, Pièce jointe ajoutée,
    • Événement créé, L'événement commence dans N minutes (calendrier),
    • Nouvel e-mail dans la boîte (messagerie),
    • Chaque jour à… (avec choix des jours de la semaine).

Une pièce jointe a son propre déclencheur, et ce n’est pas un hasard. Quand quelqu’un envoie un message avec un fichier, l’application enregistre d’abord le message, puis téléverse les fichiers - au moment du déclencheur Nouveau message, les pièces jointes ne sont pas encore disponibles. Créez donc la règle « quand une facture arrive » avec le déclencheur Pièce jointe ajoutée : elle se déclenche une fois le téléversement terminé et concerne un fichier précis. Les images et dessins collés dans le message (éléments du contenu, et non pièces jointes) ne déclenchent pas cette règle.

Le calendrier est personnel, comme la boîte mail. La règle ne réagit qu'à vos propres événements - en tant que participant, vous avez votre propre copie de l'événement, c'est donc à elle que vous réagissez. Les événements créés par l'automatisation elle-même ne déclenchent pas Événement créé.

  1. SI (carte violette) - ajoutez des conditions : priorité, statut, espace de travail, expression dans l’objet ou le message, discussion/tâche (restreint la règle à un seul fil de discussion), personne assignée, auteur, « en retard depuis N heures », « la personne assignée est en absence », le nom du fichier contient (pièce jointe dans le fil ou dans l’e-mail), le titre de l’événement contient, et pour la messagerie : expéditeur (contient ou ne contient pas) / objet / boîte mail / « a une pièce jointe ». La liste des conditions s’adapte au déclencheur choisi - avec Nouveau message, vous ne verrez pas les conditions liées à la messagerie, et inversement. Les conditions se combinent avec et - toutes doivent être remplies. Dans les champs « contient », vous pouvez saisir plusieurs mots séparés par des virgules - il suffit alors que l’un d’entre eux soit trouvé (par ex. factur, fv, reglement). C’est le seul endroit proposant une alternative ; pour le reste, différentes conditions se créent via une seconde règle. Saisissez la racine du mot, sans terminaison. L’application recherche un fragment de texte, donc « facture » NE trouvera PAS « factures » ni « facturé » - alors que c’est ainsi que les gens écrivent. Saisissez « factur », et vous capturerez toutes les variantes. La casse n’a pas d’importance. Nouvelles conditions temporelles : Heure de l’événement (avant / à partir de telle heure incluse, par ex. 17:00) et Jour de la semaine (jour ouvré lun-ven / samedi-dimanche) - calculés au moment où l’événement arrive. Les variantes temporelles (« avant 17h → aujourd’hui, après 17h ou le week-end → jour ouvré suivant ») se construisent avec des règles séparées - les conditions se combinent avec « et ». La condition « L’IA évalue (condition personnalisée) » est à part - au lieu d’une règle rigide, vous écrivez en langage naturel ce que l’IA doit vérifier, par ex. « si la pièce jointe ressemble à une facture ». L’IA voit l’expéditeur, l’objet, l’auteur, un extrait du contenu, le titre de l’événement et les noms des pièces jointes (elle ne regarde pas à l’intérieur des fichiers) et répond par oui/non. Cette condition compte TOUJOURS en dernier - les conditions peu coûteuses filtrent d’abord les événements, afin de ne pas payer pour des requêtes IA inutiles. En cas d’incertitude, l’IA répond « non » - l’automatisation préfère ne rien faire plutôt que de mal faire.

Deux règles d’automatisation pour un seul e-mail. Si un e-mail remplit les conditions de deux règles, et que chacune crée une tâche, deux tâches seront créées. Pour n’en obtenir qu’une, ajoutez dans la seconde règle une condition excluant les cas déjà traités par la première :

  • première règle : Expéditeur contient @client.fr → Créer une tâche ;
  • seconde règle : Objet de l’e-mail contient reclamat et Expéditeur ne contient pas @client.fr → Créer une tâche.

Vous basculez l’opérateur « contient » / « ne contient pas » en cliquant sur la pastille à côté du mot Expéditeur. Dans les deux règles, saisissez le même fragment - « contient » le recherche dans l’adresse et le nom de l’expéditeur, il s’agit donc d’une correspondance textuelle, et non d’une vérification stricte du domaine. Vous ne pourrez pas enregistrer une condition « ne contient pas » vide.

Ajouter des connaissances (puce « ajouter des connaissances… »). La condition « L’IA évalue » et l’action « Rédiger un message avec l’IA » ont également accès à Internet (depuis la version 2.2.353), si le propriétaire de la règle d’automatisation a activé l’autorisation Assistant IA avec accès à Internet : dans les instructions, vous pouvez demander à l’IA, par exemple, « construis l’adresse du site à partir du domaine de l’e-mail du prospect, récupère son contenu et tiens-en compte dans l’évaluation » - le moteur récupérera au maximum 2 pages par exécution. Les blocs « Rédiger un message avec l’IA » peuvent utiliser un ensemble de connaissances sélectionné - les mêmes sources que dans l’Assistant : une note, un dossier de Fichiers, une discussion, une tâche, tout l’espace de travail, la boîte mail. Ainsi, l’IA vous répond à partir de vos propres ressources, par exemple : si quelqu’un pose une question sur les tarifs → évalue si la question porte sur les prix à partir de « Tarifs 2026 » → réponds en t’appuyant sur cette grille tarifaire. Chaque bloc a son propre ensemble - vous pouvez évaluer à partir du règlement et répondre à partir de la grille tarifaire. Lorsque vous ajoutez des connaissances, l’IA reçoit l’instruction de ne rien inventer : si une information ne figure pas dans les sources, elle indique clairement qu’elle ne la connaît pas. Attention au coût et au volume : ce contenu est envoyé à l’IA à CHAQUE événement, avec une limite d’environ 12 000 caractères (dans l’Assistant, elle est de 60 000). Les sources qui dépassent cette limite sont entièrement ignorées - choisissez un dossier ou une note précise plutôt que tout l’espace de travail.

Vous pouvez le demander à l’Assistant. Il suffit de préciser sur quoi il doit s’appuyer : « réponds aux questions sur les tarifs à partir du dossier Tarifs » ou « évalue les demandes conformément à la note Règlement ». L’Assistant prépare immédiatement un brouillon et détaille dans sa réponse le fonctionnement de l’automatisation, étape par étape (QUAND / SI / EXÉCUTER). Si le plan vous convient, cliquez sur le bouton qui mène aux Automatisations et enregistrez le brouillon ; sinon, dites simplement à l’Assistant ce qu’il faut modifier et il préparera une version corrigée. Il construira la règle d’automatisation et remplira lui-même le champ des connaissances - indiquez les noms en langage courant (« dossier Tarifs », « note FAQ », « discussion Comptabilité », « mes notes »). Il signalera dans les commentaires, au-dessus du brouillon, ce qu’il n’aura pas trouvé ; vous pourrez l’ajouter avec une puce.

  1. EXÉCUTER (cartes ambrées) - ajoutez des actions (10 maximum, exécutées dans l’ordre) : rédiger un message dans le fil de discussion (avec des variables comme {{zadanie.nazwa}} et éventuellement une mention des personnes assignées), rédiger un message avec l’IA, créer une tâche, modifier le statut/la priorité, archiver, envoyer un e-mail, supprimer les anciennes tâches « Terminées », enregistrer les pièces jointes dans un dossier - fonctionne aussi bien pour un e-mail que pour un fichier ajouté à une tâche ou à une discussion. Vous choisissez l’emplacement dans la liste (la puce « choisir un dossier… » ouvre le navigateur de Fichiers) : Documents, n’importe quel sous-dossier ou dossier de l’espace de travail. Vous pouvez aussi créer un dossier directement dans cette fenêtre (« Nouveau dossier… »). Les doublons (même nom et même taille) sont ignorés. Les règles d’automatisation plus anciennes (et celles créées par l’Assistant) conservent à la place un chemin saisi manuellement - une barre oblique indique un niveau supplémentaire : « Documents / Mes fichiers / Factures » mène donc au sous-dossier Factures, et les niveaux manquants sont créés automatiquement ; cliquer sur la puce remplace la règle par l’emplacement sélectionné dans la liste ; créer une note (privée ou dans l’espace de travail de l’événement - les personnes de cet espace de travail pourront alors la voir) ; le champ dossier place la note dans le dossier de Notes sélectionné - le chemin fonctionne comme pour l’enregistrement des pièces jointes, les niveaux manquants étant créés automatiquement ; afficher une notification (elle apparaît dans votre Centre de notifications, dans la catégorie « Automatisations ») ; et créer un événement dans le calendrier (titre avec variables ; échéance « dans N heures » OU, en mode jour : le même jour / le jour ouvré suivant à l’heure indiquée - le mode jours ouvrés ignore le samedi et le dimanche ; l’événement est ajouté à votre calendrier, sans participants) ; ainsi que l’IA définit l’événement - lorsque la date n’est pas connue à l’avance et qu’il faut la SÉLECTIONNER à partir du contenu de l’événement et de votre calendrier. Dans les instructions, vous décrivez comment prendre la décision, par exemple : « si le premier créneau proposé dans l’e-mail est libre, réserve-le ; s’il est occupé, vérifie le deuxième ; s’ils sont tous les deux occupés, ne crée pas d’événement et indique dans la décision 2 créneaux libres entre 10 h et 16 h ». L’IA voit toujours votre calendrier (les créneaux occupés et les absences) et enregistre sa décision dans les variables {{ai.decyzja}}, {{ai.termin}}, {{ai.tytul}} - utilisez-les dans les blocs SUIVANTS (notification avec {{ai.decyzja}}, e-mail rédigé par l’IA indiquant « conformément au champ ai_event ») afin que toute la règle d’automatisation fasse référence à une seule et même date. Placez ce bloc AVANT l’e-mail et la notification.
  2. Enregistrer. L’enregistrement se fait explicitement (avec un bouton) - une règle d’automatisation activée fonctionne immédiatement, rien n’est donc enregistré « en cours de modification ».

Testez avant d'activer

Le bouton Tester prend les derniers événements correspondant au déclencheur et montre ce qui se passerait - quelles conditions seraient remplies et quels messages seraient envoyés (avec les variables substituées). Il n'exécute ni n'envoie rien.

Historique des exécutions

Le bouton Historique affiche chaque événement qui a correspondu au déclencheur : exécuté (avec la liste des étapes), ignoré (avec la condition qui a bloqué) et erreurs (avec le message du serveur). Les entrées sont conservées 30 jours.

Erreur IA temporaire - nouvelle tentative automatique

Lorsque la première étape d’une règle d’automatisation (par exemple « Rédiger un message via l’IA ») ne reçoit pas de réponse du fournisseur IA en raison d’un problème temporaire - absence de connexion, délai dépassé, surcharge du fournisseur - la règle d’automatisation se relance automatiquement après 2, 10 et 30 minutes. Dans l’Historique, chaque tentative apparaît avec la mention « Nouvelle tentative automatique à … ». Vous ne recevez une notification d’erreur que si la quatrième et dernière tentative échoue également.

Seule la règle d’automatisation qui n’a encore rien exécuté se relance automatiquement. Si l’erreur survient à une étape ultérieure (par exemple, la tâche a déjà été créée mais l’envoi du message IA a échoué), une nouvelle tentative automatique dupliquerait les étapes précédentes - c’est donc vous qui décidez dans ce cas. Un budget épuisé chez le fournisseur IA n’est pas non plus considéré comme temporaire - aucune nouvelle tentative n’est effectuée.

Bouton « Relancer »

Pour une exécution terminée en erreur, le bouton Relancer est disponible. La règle d’automatisation se relancera pour le même événement (le même e-mail, la même tâche ou le même message) dans la minute qui suit, et l’Historique affichera la mention « Nouvelle tentative prévue à … ». Attention : la relance exécute toutes les étapes depuis le début - si certaines ont déjà réussi la première fois, elles s’exécuteront une seconde fois. « Relancer » fonctionne aussi pour les exécutions antérieures à cette version, tant qu’elles concernaient un e-mail toujours présent dans la boîte mail.

Messagerie : boîte mail et expéditeur au niveau du déclencheur

Avec le déclencheur « Quand un nouvel e-mail arrive », vous pouvez définir directement quelle boîte mail et de qui il doit s'agir - deux champs sont prévus à cet effet à côté du nom du déclencheur. Ce n'est pas la même chose que les conditions « Boîte mail » et « L'expéditeur contient » de la section SI :

  • le filtre au niveau du déclencheur détermine quels e-mails la règle d'automatisation observe tout court. Le reste n'arrive pas dans l'Historique - il n'est pas « ignoré », simplement il ne le concerne pas ;
  • les conditions dans SI restreignent ce que le déclencheur a déjà laissé passer, et chaque rejet apparaît dans l'Historique avec sa raison.

Si vous avez plusieurs boîtes mail, configurez le filtre au niveau du déclencheur - sinon l'Historique se remplira de correspondance ordinaire et vous ne retrouverez plus ce qui compte. Les règles d'automatisation existantes continuent de fonctionner sans changement ; vous pouvez laisser les champs vides (« dans n'importe quelle boîte », « de n'importe qui »).

Quand une règle d'automatisation ne s'est jamais exécutée

Si une règle d'automatisation est activée depuis plus d'une semaine, qu'au moins 10 événements sont passés par elle et qu'elle ne s'est jamais exécutée, vous recevrez une notification dans le Centre de notifications - avec le nombre d'événements et la condition qui les a rejetés. Dans presque tous les cas, cela signifie une faute de frappe ou une condition trop restrictive saisie à la création. Une fois la règle corrigée, le compteur repart de zéro, et après la première exécution réussie, la notification ne réapparaîtra plus.

Comment savoir qu'une règle d'automatisation a cessé de fonctionner

Le compteur d'« exécutions » ne comptabilise que les passages où la règle a vraiment effectué une action. Si la condition cesse de correspondre - par exemple parce que l'autre partie a changé l'objet des e-mails envoyés - la règle reste activée et continue d'observer chaque événement, mais elle les rejette tous, et le compteur n'avance plus.

C'est pourquoi, après 48 heures sans aucune exécution, le programme le signale clairement : dans la liste, à côté du nom, apparaît « · dernière exécution : il y a 6 jours » (ou « ne s'est encore jamais exécutée »), et à l'ouverture de la règle, l'en-tête indique combien d'événements n'ont pas satisfait les conditions depuis, et quelle condition les a bloqués, par exemple « depuis lors, 33 événements n'ont pas satisfait les conditions (dernier : L'objet de l'e-mail contient : lead) ». Cela suffit généralement à savoir quoi corriger.

Tant que la règle d'automatisation s'exécute, vous ne verrez aucune de ces mentions - une condition restrictive a parfaitement le droit de rejeter la plupart des événements, ce n'est en rien une erreur.

Garde-fous

Règle principale : aucun garde-fou n'agit silencieusement - quand quelque chose bloque une règle, vous recevez une notification dans le Centre de notifications (cloche).

L'administrateur peut modifier les seuils dans Paramètres → Avancé → Limites (événements actifs par utilisateur, exécutions d'automatisation par heure ; 0 = sans limite). La limite quotidienne de requêtes IA issues des automatisations se trouve dans l'onglet IA.

  • La règle fonctionne avec vos droits - elle ne fera rien que vous ne puissiez cliquer vous-même (elle n'écrira pas dans la tâche de quelqu'un d'autre, n'ajoutera pas de tâche dans l'espace de travail d'un autre).
  • Erreur d'exécution (action échouée, limite dépassée, budget IA quotidien épuisé) = notification avec le contenu de l'erreur à la première occurrence ; les erreurs identiques suivantes ne spamment pas - les détails sont toujours dans l'Historique de la règle.
  • Les boucles sont limitées : une règle d’automatisation ne réagit pas aux événements qu’elle a elle-même déclenchés, et la chaîne « une automatisation en déclenche une autre » s’arrête au deuxième maillon - une notification signale l’interruption de la chaîne (une fois par heure au maximum).
  • Limite d'exécutions par heure - une fois dépassée, la règle se met en pause d'elle-même ; vous recevez une notification et un e-mail (protège contre une avalanche, par ex. lors d'un import).
  • 3 erreurs d'affilée = pause automatique + notification + e-mail. L'état est visible dans la liste.
  • L’administrateur voit toutes les règles d’automatisation, peut désactiver chacune d’elles, la supprimer et la modifier. La règle continue de fonctionner avec les autorisations de son auteur - dans l’éditeur, vous verrez alors « auteur : X (modification en tant qu’administrateur) ».
  • Le bouton de l’éditeur indique si la règle d’automatisation est activée. La suspension après des erreurs est un état distinct - il est indiqué par la ligne sous le nom et la section « Suspendues » dans la liste. Le bouton reste activé, vous pouvez donc la désactiver normalement.

Accès

Les Automatisations font partie du plan Pro. Dans le plan Standard, elles n'existent pas, et les règles d'automatisation enregistrées précédemment restent en attente. Dans le plan Pro, par défaut, tout le monde peut les utiliser. L'administrateur peut retirer l'accès à une personne sélectionnée dans le panneau des utilisateurs (interrupteur Peut utiliser les Automatisations) - l'entrée disparaît alors du menu des vues. Il est impossible de retirer l'accès à un administrateur global.

Messagerie

Si vous avez connecté une boîte mail (Paramètres → Messagerie), vous disposez également du déclencheur « Nouvel e-mail dans la boîte mail » et de l’action « Envoyer un e-mail depuis votre boîte mail ».

Le déclencheur s'active pour chaque message reçu (les copies de vos propres envois ne le déclenchent pas). Les conditions le limiteront à ce qui vous intéresse : L'expéditeur contient, Le sujet de l'e-mail contient, Boîte (si vous en avez plusieurs) et A une pièce jointe.

L'action envoie le message depuis votre adresse - pas depuis celle du système - il n'atterrit donc pas dans les spams. Le destinataire peut être l'expéditeur de l'e-mail (la réponse s'ajoute au même fil), vous-même ou une adresse indiquée. Dans le sujet et le contenu, vous utiliserez les variables {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.nadawca_nazwa}}, {{mail.skrzynka}} et {{mail.data}}.

Exemple : à la réception d’un e-mail dont l’objet contient « facture » → créer une tâche dans l’espace de travail Comptabilité et répondre à l’expéditeur : « Nous l’avons bien reçu et nous nous en occuperons dans les 2 jours ouvrés ».

Votre messagerie reste la vôtre. La règle ne réagit qu'aux boîtes de son propre auteur. Il est impossible de créer une automatisation sur la messagerie de quelqu'un d'autre - même l'administrateur ne le peut pas.

Exemple : les factures arrivent seules dans un dossier

Depuis la messagerie :

  1. QUAND : Nouvel e-mail dans la boîte.
  2. SI : Contient une pièce jointe → oui, puis « L’IA évalue » : la pièce jointe ressemble-t-elle à une facture ?
  3. EXÉCUTER : Enregistrer les pièces jointes dans le dossier Factures → Afficher une notification « La facture de {{mail.nadawca}} a été enregistrée ».

Depuis une discussion ou une tâche (quelqu'un de l'équipe dépose une facture dans le fil) :

  1. QUAND : Pièce jointe ajoutée.
  2. SI : Auteur de l’événement → personne sélectionnée, puis « L’IA évalue » : le fichier joint est une facture - son nom (facture, FV, invoice) ou le contenu du message le montre.
  3. EXÉCUTER : Enregistrer les pièces jointes dans le dossier → sélectionner Mes fichiers / Factures → Afficher une notification « Le fichier {{plik.nazwa}} de {{wiadomosc.autor}} a été enregistré dans Factures ».

Les deux règles sont disponibles toutes prêtes sous + → Factures vers un dossier (IA). L'ordre des conditions est libre - l'IA sera de toute façon évaluée en dernier, après les filtres moins coûteux.

Dossier réparti par année et par mois. Dans le champ dossier, la barre oblique crée des niveaux supplémentaires, et les variables de date se substituent au moment de l'enregistrement - saisissez Faktury / {{rok}} / {{miesiac}}, et un fichier du 3 septembre atterrira dans Faktury / 2026 / 09. Les dossiers manquants se créent d'eux-mêmes, vous n'avez donc pas besoin de les créer à l'avance ni de reporter quoi que ce soit à la fin du mois. Variables de date disponibles : {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}} (sur deux chiffres) et {{miesiac_nazwa}} (par ex. Wrzesień).

Exemple : une demande reçue par e-mail devient une tâche

  1. QUAND : Nouvel e-mail dans la boîte.
  2. SI : L'expéditeur contient → domaine du client (ou Le sujet contient → demande).
  3. ALORS, dans l'ordre :
    • Créer une tâche - indiquez l'espace de travail, la personne responsable et l'échéance +2 jours. Dans l'objet et la description, utilisez les variables : {{mail.temat}}, {{mail.tresc}}, {{mail.nadawca}}.
    • Rédiger un message (ou Le message sera rédigé par l'IA) - il sera envoyé dans le fil de la tâche qui vient d'être créée. Les variables {{mail.*}} fonctionnent toujours, la note peut donc citer la demande ou la résumer.
    • Enregistrer les pièces jointes dans un dossier - par ex. Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}}.

La tâche est liée au fil de la messagerie : un badge bleu avec le sujet de l'e-mail apparaît dans son en-tête, et cliquer dessus ouvre la correspondance originale. Dans l'autre sens, cela fonctionne de la même façon - le menu du fil (⋮) affiche Lié : <tâche>. Rien ne se perd entre la boîte mail et la liste des tâches.

L’ordre des blocs est important. Le message ne sera ajouté à la tâche que si le bloc Créer une tâche se trouve avant. Un e-mail seul n’est pas un fil de discussion auquel il est possible d’écrire - tant que la tâche n’existe pas, le bloc « L’IA rédige un message » sert à effectuer une analyse, dont vous pourrez réutiliser le résultat plus loin avec {{ai.odpowiedz}} (par exemple dans une note ou une notification).

Ce que cette règle NE fera PAS : elle ne lira pas l'échéance dans le contenu de l'e-mail (l'échéance se définit comme +N jours à partir de son arrivée) et ne choisira pas la personne responsable selon le contenu - la personne assignée est celle que vous indiquez dans la règle. Quand les demandes doivent aller vers des personnes différentes, créez plusieurs règles avec des conditions différentes sur l'expéditeur ou le sujet.

Exemple : calendrier

Rappel un quart d’heure avant une réunion : QUAND L’événement commence dans 15 min → EXÉCUTER Afficher une notification avec le texte « {{wydarzenie.tytul}} à {{wydarzenie.godzina}} ». Modèle prêt à l’emploi : + → Rappel d’événement.

Préparation avant un événement : QUAND Un événement est créé, SI le titre contient « audit » → EXÉCUTER Créer un événement dans le calendrier : « Préparer les documents : {{wydarzenie.tytul}} », dans 2 h.

Variables d’événement : {{wydarzenie.tytul}}, {{wydarzenie.data}}, {{wydarzenie.godzina}}. Variables de fichier : {{plik.nazwa}}, {{plik.rozmiar}}. Variables de date (fonctionnent partout, y compris dans le nom d’un dossier) : {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}}, {{miesiac_nazwa}}. Variables de messagerie : {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.tresc}}. Les variables {{ai.odpowiedz}} (texte brut), {{ai.odpowiedz_html}} (avec mise en forme - à utiliser dans le contenu d’une note) et {{ai.naglowek}} (première ligne du rapport - idéale comme titre de note, par exemple le nom de l’entreprise du prospect) contiennent le résultat du bloc précédent « Rédiger un message avec l’IA » - pour un événement lié à un e-mail, ce bloc n’envoie rien, il prépare seulement une analyse pour les actions suivantes (notes, notifications, e-mail).

Limite de requêtes IA

La condition « l’IA évalue » et l’action « rédiger avec l’IA » interrogent le modèle à chaque événement correspondant. L’administrateur définit donc une limite quotidienne pour ces requêtes dans Paramètres → IA (200 par défaut ; 0 désactive la limite). Une fois la limite atteinte, les règles d’automatisation faisant appel à l’IA sont ignorées pour le reste de la journée, avec une entrée explicite dans l’historique. Le compteur est remis à zéro à minuit et tout reprend automatiquement, sans réactivation manuelle.