Automatizações

As automatizações realizam por si tarefas repetitivas seguindo uma receita simples: QUANDO algo acontece na aplicação, SE as condições estão cumpridas, EXECUTA as ações. É o equivalente ao Zapier/Make, mas dentro do Task Manager - sem serviços externos.

Abrem-se pelo ícone de vistas (quadrados) na barra superior - o mesmo menu onde estão o Calendário, o Quadro, as Notas e o Assistente de IA. A janela tem o mesmo aspeto e comportamento que as restantes: tema claro/escuro partilhado, encaixe junto às colunas, disposição memorizada.

O modo mais rápido: diga-o ao assistente

Não precisa de clicar em blocos. Abra o Assistente de IA e descreva a regra numa frase normal:

quero que todos os ficheiros recebidos na conversa Contabilidade sejam guardados na pasta FV e que eu receba uma notificação «FV foi guardada»

O assistente cria um rascunho pronto a usar: o nome, o acionador, as condições e as ações. Por baixo da resposta, aparece um cartão «Abrir Automação» - a janela só abre quando clicar, para não perder a conversa a meio de uma frase. O rascunho não está guardado nem ativado - pode revê-lo e alterá-lo e só depois clicar em Guardar. A receita não funciona até o fazer.

Pode voltar ao assistente e pedir alterações por palavras - com a janela Automação aberta, o assistente sabe a que receita se refere e as alterações são aplicadas imediatamente ao rascunho (sem cartão): «altera a pasta para Faturas», «adiciona a condição de o ficheiro ser PDF», «remove a notificação». Recebe sempre um rascunho atualizado para aprovar.

Use nomes do dia a dia («conversa Contabilidade», «pasta FV», «Kasia Dąbrowska») - a aplicação encontra a conversa, a pasta e a pessoa certas. Se não encontrar algo ou ignorar um campo desconhecido, informa-o por baixo do rascunho.

Receitas prontas - escolha o cenário do seu setor

Clique em + na janela de Automatizações. Além de uma receita vazia, recebe um catálogo de modelos prontos, dividido em categorias. Um modelo pronto abre-se como rascunho por guardar - preenche 1-2 campos (o seu workspace, conversa, pasta ou referência) e clica em Guardar.

Vendas e leads

• Lead de formulário → nota (IA) - a IA reconhece o registo de um formulário de contacto, escreve um relatório (quem, do que precisa, o primeiro passo proposto) e guarda-o como nota na pasta Leads. A preencher: nada - funciona de imediato, a pasta pode ser alterada.
• Novo lead → tarefa de contacto (IA) - do mesmo reconhecimento nasce uma tarefa com prioridade alta e prazo para amanhã. Indique o workspace antes de guardar.

Correio e documentos

• Fatura de e-mail → pasta (IA) - um e-mail com um anexo que a IA considere ser uma fatura vai parar a Faturas / ano / mês (as pastas criam-se sozinhas). A preencher: nada.
• Faturas para pasta (IA) - o mesmo, mas para ficheiros carregados em tarefas e conversas.
• Documentos do processo → arquivo - os e-mails com a referência no assunto guardam os anexos na pasta do processo. Substitua «REFERÊNCIA» pela sua (na condição e no nome da pasta). Atenção: uma barra no nome da pasta cria uma subpasta; por isso, a referência «KM 512/26» cria a estrutura Processos / KM 512 / 26 - se preferir uma única pasta, escreva-a sem barra (por exemplo, «KM 512-26»).

Apoio ao cliente

• Reclamação → tarefa urgente (IA) - a IA reconhece uma queixa ou um relato de problema; cria-se uma tarefa com prioridade alta e notificação. Indique o workspace.

Equipa e prazos - modelos já existentes (Escalonamento de prazo, Guardião de ausências, Auto-triagem, Watchdog de silêncio, Lembrete de evento) mais:

• Comunicação de avaria → tarefa - uma mensagem na conversa que contenha «avaria», «urgente» ou «não funciona» transforma-se numa tarefa de prioridade elevada. Indique o workspace; pode acrescentar palavras à lista.

Direção e revisão - Revisão matinal (IA), Limpeza do arquivo mais:

• Resumo semanal de sexta-feira (IA) - à sexta-feira às 15:00 a IA escreve no chat indicado um resumo: o que foi concluído, o que está em curso, o que está fora do prazo. Indique o chat.

Os modelos marcados (IA) só são visíveis com IA configurada, e os de correio - apenas quando tem acesso ao módulo Correio.

Receitas de e-mail antigas - correção pontual

Aplica-se apenas a instalações em que as automações de e-mail foram criadas antes da versão 2.2.224. Nessa altura, a ação «enviar e-mail» tinha apenas o campo do conteúdo, pelo que era possível escrever nele um comando como «responde com base na tabela de preços» - e este era enviado literalmente ao destinatário, em vez de ser encaminhado para a IA. Atualmente, o comando para a IA tem um campo próprio, mas as receitas antigas continuam a guardá-lo no conteúdo.

Correção: o administrador executa no servidor php migrate-mail-instruction.php. Sem quaisquer opções, o script limita-se a produzir um relatório - para cada receita indica se o seu conteúdo parece uma instrução para a IA ou um modelo de e-mail genuíno, e justifica a avaliação. Não altera nada. Só --wykonaj=19,23 transfere o conteúdo nas receitas indicadas, e antes da alteração guarda uma cópia em logs/, para que --cofnij=FICHEIRO reverta tudo.

Nas receitas de conversa, o script limita-se a indicar o que fazer - para corrigir, use a janela Automação e substitua o bloco «escrever mensagem» por «escrever mensagem com IA».

Como construir uma receita manualmente

1. Clique em + por cima da lista. Em vez de uma página em branco recebe uma lista de modelos (escalonamento de prazo, watchdog de silêncio, triagem automática, resumo matinal com IA, limpeza do arquivo, guardião de ausências, faturas para pasta, lembrete de evento) - cada um pode ser alterado à vontade depois de criado.
2. QUANDO (cartão azul) - escolha o gatilho:
   • Tarefa criada, Estado alterado (opcionalmente apenas para um estado escolhido),
   • O prazo da tarefa termina em N horas, Silêncio na tarefa (sem mensagens há N dias),
   • Nova mensagem, Menção a mim, Anexo adicionado,
   • Evento criado, O evento começa em N minutos (calendário),
   • Novo e-mail na caixa de correio (correio),
   • Diariamente às… (com seleção dos dias da semana).

O anexo tem o seu próprio acionador, e não é por acaso. Quando alguém envia uma mensagem com um ficheiro, a aplicação guarda primeiro a mensagem e só depois carrega os ficheiros - no momento de Nova mensagem, os anexos ainda não estão disponíveis. Por isso, crie a regra «quando chegar uma fatura» com base em Anexo adicionado: é acionada depois do carregamento e inclui o ficheiro em concreto. Imagens e desenhos colados (elementos do conteúdo, não anexos) não a acionam.

O calendário é pessoal, tal como a caixa de correio. A receita reage apenas aos seus próprios eventos - como participante, tem a sua própria cópia do evento, por isso reage a ela. Eventos criados pela própria automatização não ativam Evento criado.

1. SE (cartão roxo) - adicione condições: prioridade, estado, workspace, frase no assunto ou na mensagem, chat/tarefa (restringe a regra a uma única conversa), pessoa responsável, autor, "em atraso há N horas", "o responsável está ausente", nome do ficheiro contém (anexo na conversa ou no e-mail), título do evento contém, e para o e-mail, remetente (contém ou não contém) / assunto / caixa de correio / "tem anexo". A lista de condições ajusta-se ao gatilho escolhido - em Nova mensagem não verá condições de e-mail, e vice-versa. As condições combinam-se através de e - todas têm de ser cumpridas. Nos campos "contém" pode escrever várias palavras separadas por vírgulas - nesse caso basta que se verifique qualquer uma delas (por exemplo, fatur, fv, faturacao). Este é o único local com alternativa; para outras condições use uma segunda receita. Escreva a raiz da palavra, sem a terminação. A aplicação procura um fragmento de texto, por isso "fatura" NÃO encontrará "faturas" nem "faturar" - e é assim que as pessoas escrevem. Escreva "fatur" e apanhará todas as variantes. As maiúsculas e minúsculas não importam. Novas condições de tempo: Hora do evento (antes de / a partir da hora inclusive, por exemplo 17:00) e Dia da semana (dia útil seg-sex / sábado-domingo) - calculadas no momento em que o evento chega. As variantes temporais ("antes das 17 → hoje, depois das 17 ou fim de semana → próximo dia útil") compõem-se com receitas separadas - as condições combinam-se através de "e". É separada a condição "A IA avalia (condição personalizada)" - em vez de uma regra rígida, escreve em linguagem natural o que a IA deve verificar, por exemplo, "se o anexo parece ser uma fatura". A IA vê o remetente, o assunto, o autor, um excerto do conteúdo, o título do evento e os nomes dos anexos (não analisa o interior dos ficheiros) e responde sim/não. Esta condição é sempre calculada por último - primeiro as condições mais simples filtram os eventos, para não pagar por pedidos desnecessários à IA. Em caso de incerteza, a IA responde "não" - o automatismo prefere não fazer nada a fazer algo errado.

Duas receitas para um e-mail. Se um e-mail cumprir as condições de ambas as receitas e cada uma criar uma tarefa, serão criadas duas tarefas. Para obter apenas uma, adicione na segunda receita uma condição que exclua os casos já tratados pela primeira:

• primeira receita: Remetente contém @cliente.pt → Criar tarefa;
• segunda receita: Assunto do e-mail contém reclamac e Remetente não contém @cliente.pt → Criar tarefa.

O operador "contém" / "não contém" alterna-se clicando na cápsula junto à palavra Remetente. Em ambas as receitas, escreva o mesmo fragmento - "contém" procura-o no endereço e no nome do remetente, por isso trata-se de uma correspondência de texto, e não de uma verificação exata do domínio. Não é possível guardar uma condição "não contém" vazia.

Adicionar conhecimento (chip «adicionar conhecimento…»). Tanto a condição «A IA avalia» como a ação «Escrever uma mensagem com IA» também têm acesso à Internet (a partir da versão 2.2.353), se o proprietário da receita tiver ativado a permissão Assistente de IA com acesso à Internet: nas instruções, pode pedir à IA, por exemplo, «cria o endereço do site a partir do domínio de e-mail do potencial cliente, acede ao site e inclui o conteúdo na avaliação» - o motor acede a um máximo de 2 páginas por execução. Os blocos «Escrever uma mensagem com IA» podem receber um conjunto de conhecimentos selecionado - as mesmas fontes disponíveis no Assistente: uma nota, uma pasta de Ficheiros, uma conversa, uma tarefa, todo o espaço de trabalho ou uma caixa de correio. Assim, a IA responde em seu nome com base nos seus materiais, por exemplo: quando alguém pergunta sobre preços → avalia, com base em «Preçário 2026», se a pessoa está a perguntar pelos preços → responde com base nesse preçário. Cada bloco tem o seu próprio conjunto - pode avaliar com base nos termos e condições e responder com base no preçário. Quando adiciona conhecimento, a IA recebe instruções para não inventar: se algo não constar nas fontes, dirá claramente que não sabe. Atenção ao custo e ao volume: este material é enviado à IA em CADA evento, por isso há um limite de cerca de 12 mil caracteres (no Assistente, o limite é de 60 mil). As fontes que excederem o limite são ignoradas por completo - escolha uma pasta ou nota específica em vez de todo o espaço de trabalho.

Pode pedir isto ao Assistente. Basta dizer claramente em que se deve basear: «responde a perguntas sobre preços com base na pasta Preçários» ou «avalia os pedidos de acordo com a nota Termos e condições». O Assistente prepara logo um rascunho e explica em pontos como a automatização vai funcionar (QUANDO / SE / EXECUTAR). Se o plano estiver certo, clique no botão para avançar para Automatizações e guarde o rascunho; se não, basta responder ao Assistente com o que pretende alterar, e ele prepara uma versão revista. O Assistente cria a receita e preenche o campo de conhecimento - basta indicar os nomes em linguagem natural («pasta Preçários», «nota FAQ», «conversa Contabilidade», «as minhas notas»). Se não encontrar algo, indica-o nas observações por cima do rascunho; pode adicioná-lo através do chip.

1. EXECUTAR (cartões âmbar) - adicione ações (máx. 10, executadas pela ordem indicada): escrever uma mensagem na conversa (com variáveis como {{zadanie.nazwa}} e uma menção opcional às pessoas atribuídas), escrever uma mensagem com IA, criar uma tarefa, alterar o estado/prioridade, arquivar, enviar um e-mail, limpar itens antigos com o estado «Concluído», guardar anexos numa pasta - funciona tanto para e-mails como para ficheiros carregados para uma tarefa ou conversa. Escolha o local numa lista (o chip «escolher pasta…» abre o navegador de Ficheiros): Documentos, qualquer subpasta ou uma pasta do espaço de trabalho. Também pode criar uma pasta nova diretamente nesta janela («Nova pasta…»). Os duplicados (mesmo nome e tamanho) são ignorados. As receitas mais antigas (e as criadas pelo Assistente) guardam, em vez disso, o caminho introduzido - uma barra indica o nível seguinte, por isso «Documentos / Os meus ficheiros / Faturas» guarda o ficheiro na subpasta Faturas e as pastas em falta são criadas automaticamente; ao clicar no chip, a receita passa a usar o local escolhido na lista, criar uma nota (privada ou no espaço de trabalho do evento - nesse caso, as pessoas desse espaço de trabalho podem vê-la); o campo pasta guarda a nota na pasta de Notas indicada - o caminho funciona como no caso dos anexos e as pastas em falta são criadas automaticamente, mostrar uma notificação (aparece no seu Centro de notificações, na categoria «Automatizações») e criar um evento no calendário (título com variáveis; data «daqui a N horas» OU, no modo por dia: no próprio dia / no próximo dia útil à hora indicada - o modo de dia útil ignora sábados e domingos; o evento é adicionado ao seu calendário, sem participantes) e a IA escolhe o evento - quando a data não é conhecida antecipadamente e tem de ser ESCOLHIDA com base no conteúdo do evento e no seu calendário. Nas instruções, descreva como tomar a decisão, por exemplo: «se a primeira data proposta no e-mail estiver livre, regista-a; se estiver ocupada, verifica a segunda; se ambas estiverem ocupadas, não cries um evento e indica na decisão 2 datas livres entre as 10 e as 16». A IA vê sempre o seu calendário (eventos ocupados e ausências) e guarda a decisão nas variáveis {{ai.decyzja}}, {{ai.termin}}, {{ai.tytul}} - use-as nos blocos SEGUINTES (uma notificação com {{ai.decyzja}}, um e-mail escrito com IA que diga «de acordo com o campo ai_event»), e toda a receita tratará da mesma data. Coloque este bloco ANTES do e-mail e da notificação.
2. Guardar. A gravação é explícita (através do botão) - uma receita ativada começa a funcionar de imediato, por isso nada é guardado «a meio da edição».

Testar antes de ativar

O botão Testar pega nos últimos eventos que correspondem ao gatilho e mostra o que aconteceria - quais passariam as condições e que mensagens seriam enviadas (com as variáveis substituídas). Não executa nem envia nada.

Histórico de execuções

O botão Histórico mostra cada evento que correspondeu ao gatilho: executado (com a lista de passos), ignorado (com a condição que travou) e erros (com a mensagem do servidor). Os registos mantêm-se 30 dias.

Erro temporário da IA - repetição automática

Quando o primeiro passo de uma receita (por exemplo, "Escrever uma mensagem por IA") não recebe resposta do fornecedor de IA por um problema temporário - falta de ligação, tempo excedido, sobrecarga do fornecedor - a receita repete-se automaticamente ao fim de 2, 10 e 30 minutos. No Histórico vê-se cada tentativa com a nota "Vou repetir automaticamente às …". A notificação de erro só chega quando também falhar a quarta e última tentativa.

Só se repete automaticamente a receita em que ainda não foi executado nada. Se o erro ocorreu num passo posterior (por exemplo, a tarefa já foi criada, mas a mensagem de IA falhou), a repetição automática duplicaria os passos anteriores - nesse caso, é você quem decide. O esgotamento do saldo da conta junto do fornecedor de IA também não é temporário - não é repetido.

Botão "Repetir"

Numa execução terminada com erro existe o botão Repetir. A receita volta a ser executada para o mesmo evento (o mesmo e-mail, tarefa ou mensagem) dentro de um minuto, e no Histórico verá o termo "Repetição agendada para …". Atenção: a repetição executa todos os passos desde o início - se alguns já tiverem sido concluídos da primeira vez, serão executados uma segunda vez. O "Repetir" também funciona em execuções anteriores a esta versão, desde que digam respeito a um e-mail que ainda esteja na caixa de correio.

Correio: caixa de entrada e remetente no gatilho

No gatilho «Quando chega um novo e-mail» pode definir logo qual a caixa de entrada e de quem deve ser - junto ao nome do gatilho há dois campos para isso. Não é a mesma coisa que as condições «Caixa de entrada» e «Remetente contém» na secção SE:

• o filtro no gatilho indica que e-mails a receita sequer observa. Os restantes não vão parar ao Histórico - não são «ignorados», simplesmente não lhes dizem respeito;
• as condições em SE reduzem ainda mais o que o gatilho já deixou passar, e cada rejeição aparece no Histórico junto com o motivo.

Se tiver várias caixas de entrada, defina o filtro no gatilho - caso contrário, o Histórico fica cheio de correspondência normal e não vai encontrar lá o que é importante. As receitas já existentes continuam a funcionar sem alterações; pode deixar os campos em branco («em qualquer caixa de entrada», «de qualquer pessoa»).

Quando uma receita nunca funcionou

Se uma receita está ativa há mais de uma semana, já passaram por ela pelo menos 10 eventos e nenhuma vez se executou, recebe uma notificação no Centro de notificações - com o número de eventos e a condição que os rejeitou. Quase sempre isto significa um erro de digitação ou uma condição demasiado restritiva definida na criação. Depois de corrigir a receita, o contador começa de novo, e depois da primeira execução bem-sucedida a notificação deixa de voltar.

Como sabe que uma receita deixou de funcionar

O contador de «execuções» conta apenas os processos em que a receita realmente fez alguma coisa. Se a condição deixar de corresponder - por exemplo, porque a outra parte mudou o assunto dos e-mails enviados -, a receita continua ativa e continua a observar cada evento, só que os rejeita, e o contador fica parado.

Por isso, ao fim de 48 horas sem uma única execução, o programa diz isso mesmo: na lista, junto ao nome, aparece «· última execução: há 6 dias» (ou «ainda não se executou nenhuma vez»), e ao abrir a receita o cabeçalho indica quantos eventos desde então não passaram nas condições e qual a condição que os travou, por exemplo, «desde então, 33 eventos não passaram nas condições (último: Assunto do e-mail contém: lead)». Isto costuma ser suficiente para perceber o que corrigir.

Enquanto a receita se continua a executar, não verá nenhuma destas indicações - uma condição restritiva tem todo o direito de rejeitar a maioria dos eventos e isso não é nenhum erro.

Proteções

Regra principal: nenhuma proteção atua em silêncio - quando algo bloqueia uma receita, recebe uma notificação no Centro de notificações (o sino).

O administrador pode alterar os limiares em Definições → Avançado → Limites (eventos ativos por utilizador, execuções de automatização por hora; 0 = sem limite). O limite diário de pedidos de IA das automatizações está no separador IA.

• A receita funciona com as suas permissões - não faz nada que você próprio não possa clicar (não escreve numa tarefa alheia, não adiciona uma tarefa num workspace alheio).
• Erro de execução (ação falhada, limite excedido, orçamento diário de IA esgotado) = notificação com o conteúdo do erro na primeira ocorrência; erros idênticos seguintes não fazem spam - os detalhes estão sempre no Histórico da receita.
• Os ciclos são limitados: a receita não reage a eventos que ela própria desencadeou, e a cadeia «uma automatização desencadeia outra automatização» termina ao segundo elo - uma notificação informa sobre a cadeia interrompida (no máximo uma vez por hora).
• Limite de execuções por hora - ao ser excedido, a receita suspende-se sozinha; recebe uma notificação e um e-mail (protege contra uma avalanche, por exemplo numa importação).
• 3 erros seguidos = pausa automática + notificação + e-mail. O estado é visível na lista.
• O administrador vê todas as receitas, pode desativar e eliminar qualquer uma e editá-la. A receita continua a funcionar com as permissões do seu autor - no editor, verá «autor: X (está a editar como administrador)».
• O interruptor no editor mostra se a receita está ativa. A suspensão após erros é um estado separado - é descrita pela linha sob o nome e pela secção «Suspensas» na lista, e o interruptor mantém-se ligado, para que a possa desativar normalmente.

Acesso

As Automatizações pertencem ao plano Pro. No plano Standard não existem, e as receitas guardadas anteriormente ficam suspensas à espera. No plano Pro, por predefinição, qualquer pessoa pode utilizá-las. O administrador pode retirar o acesso a uma pessoa específica no painel de utilizadores (interruptor Pode utilizar Automatizações) - nesse caso, a opção desaparece do menu de vistas. Ao administrador global não é possível retirar o acesso.

Correio

Se tiver uma caixa de correio ligada (Definições → Correio), passa a ter o acionador «Novo e-mail na caixa de correio» e a ação «Enviar e-mail da sua caixa de correio».

O gatilho é ativado em cada mensagem recebida (cópias dos seus próprios envios não o ativam). As condições restringem-no ao que lhe interessa: Remetente contém, Assunto do e-mail contém, Caixa de correio (se tiver várias) e Tem anexo.

A ação envia a mensagem a partir do seu endereço - não do sistema - por isso não cai no spam. O destinatário pode ser o remetente do e-mail (a resposta junta-se ao mesmo tópico), você próprio ou um endereço indicado. No assunto e no conteúdo pode usar as variáveis {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.nadawca_nazwa}}, {{mail.skrzynka}} e {{mail.data}}.

Exemplo: quando chegar um e-mail com «fatura» no assunto → criar uma tarefa no workspace Contabilidade e responder ao remetente «Recebemos, trataremos do assunto no prazo de 2 dias úteis».

O seu correio continua a ser seu. A receita reage apenas às caixas de correio do seu próprio autor. Não é possível construir uma automatização sobre o correio de outra pessoa - nem sequer o administrador o pode fazer.

Exemplo: as faturas vão sozinhas para a pasta

A partir do correio:

1. QUANDO: Novo e-mail na caixa de correio.
2. SE: Tem um anexo → sim, e depois «A IA avalia»: se o anexo parece ser uma fatura.
3. EXECUTAR: Guardar os anexos na pasta Faturas → Mostrar a notificação «A fatura de {{mail.nadawca}} foi guardada».

A partir de um chat ou tarefa (alguém da equipa carrega uma fatura no tópico):

1. QUANDO: Anexo adicionado.
2. SE: Autor do evento → pessoa selecionada, e depois «A IA avalia»: o ficheiro anexado é uma fatura - o nome do ficheiro (fatura, FV, invoice) ou o conteúdo da mensagem indicam-no.
3. EXECUTAR: Guardar os anexos na pasta → indicar Os meus ficheiros / FV → Mostrar a notificação «O ficheiro {{plik.nazwa}} de {{wiadomosc.autor}} foi guardado em FV».

Ambas as receitas estão prontas em + → Faturas para pasta (IA). A ordem das condições é livre - a IA conta-se sempre por último, depois dos filtros mais económicos.

Pasta com divisão por ano e mês. No campo da pasta, a barra cria níveis sucessivos, e as variáveis de data são substituídas no momento da gravação - escreva Faturas / {{rok}} / {{miesiac}}, e um ficheiro de 3 de setembro vai para Faturas / 2026 / 09. As pastas em falta são criadas automaticamente, por isso não precisa de as criar com antecedência nem de mover nada no fim do mês. Variáveis de data disponíveis: {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}} (dois dígitos) e {{miesiac_nazwa}} (por exemplo, Setembro).

Exemplo: um pedido por e-mail torna-se uma tarefa

1. QUANDO: Novo e-mail na caixa de correio.
2. SE: Remetente contém → domínio do cliente (ou Assunto contém → pedido).
3. EXECUTAR, por esta ordem:
   • Criar tarefa - indique o espaço de trabalho, a pessoa responsável e o prazo +2 dias. No assunto e na descrição use as variáveis: {{mail.temat}}, {{mail.tresc}}, {{mail.nadawca}}.
   • Escrever mensagem (ou A mensagem é escrita pela IA) - vai para o tópico da tarefa que acabou de ser criada. As variáveis {{mail.*}} continuam a funcionar, por isso a nota pode citar o pedido ou resumi-lo.
   • Guardar anexos na pasta - por exemplo, Pedidos / {{rok}} / {{miesiac}}.

A tarefa fica associada ao tópico de correio: no seu cabeçalho aparece uma etiqueta azul com o assunto do e-mail, e clicar nela abre a correspondência original. No sentido inverso funciona da mesma forma - o menu do tópico (⋮) mostra Associada: <tarefa>. Nada se perde entre a caixa de correio e a lista de tarefas.

A ordem dos blocos é importante. A mensagem só será adicionada à tarefa se o bloco Criar tarefa estiver antes dela. O e-mail, por si só, não é uma conversa à qual seja possível responder - enquanto a tarefa não existir, o bloco «A IA escreve uma mensagem» funciona como uma análise, cujo resultado pode utilizar mais à frente através de {{ai.odpowiedz}} (por exemplo, numa nota ou notificação).

O que esta receita NÃO faz: não lê o prazo a partir do conteúdo do e-mail (o prazo define-se como +N dias a partir da sua chegada) nem escolhe a pessoa responsável com base no conteúdo - o atribuído é aquele que indicar na receita. Quando os pedidos devem ir para pessoas diferentes, faça várias receitas com condições diferentes no remetente ou no assunto.

Exemplo: calendário

Lembrete 15 minutos antes do evento: QUANDO O evento começa dentro de 15 min → EXECUTAR Mostrar notificação com o texto «{{wydarzenie.tytul}} às {{wydarzenie.godzina}}». Modelo pronto a usar: + → Lembrete de evento.

Preparação antes do evento: QUANDO O evento é criado, SE o título contém «auditoria» → EXECUTAR Criar evento no calendário: «Preparar materiais: {{wydarzenie.tytul}}», daqui a 2 h.

Variáveis do evento: {{wydarzenie.tytul}}, {{wydarzenie.data}}, {{wydarzenie.godzina}}. Variáveis do ficheiro: {{plik.nazwa}}, {{plik.rozmiar}}. Variáveis de data (funcionam em todo o lado, incluindo no nome da pasta): {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}}, {{miesiac_nazwa}}. Variáveis de correio: {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.tresc}}. As variáveis {{ai.odpowiedz}} (texto simples), {{ai.odpowiedz_html}} (com formatação - utilize esta no conteúdo da nota) e {{ai.naglowek}} (primeira linha do relatório - ideal para o título da nota, por exemplo, o nome da empresa do potencial cliente) contêm o resultado de um bloco anterior «Escrever mensagem com IA» - num evento de correio, este bloco não envia nada, apenas prepara uma análise para as ações seguintes (notas, notificações, e-mail).

Limite de pedidos de IA

A condição «A IA avalia» e a ação «escrever com IA» consultam o modelo sempre que ocorre um evento correspondente, por isso o administrador define um limite diário para estas consultas em Definições → IA (200 por predefinição; 0 desativa o limite). Quando o limite é atingido, as receitas com IA são ignoradas nesse dia, com um registo claro no histórico - o contador é reposto à meia-noite e tudo recomeça automaticamente, sem ser necessário ativar nada manualmente.