As automatizações realizam por si tarefas repetitivas seguindo uma receita simples: QUANDO algo acontece na aplicação, SE as condições estão cumpridas, EXECUTA as ações. É o equivalente ao Zapier/Make, mas dentro do Task Manager - sem serviços externos.

Abrem-se pelo ícone de vistas (quadrados) na barra superior - o mesmo menu onde estão o Calendário, o Quadro, as Notas e o Assistente de IA. A janela tem o mesmo aspeto e comportamento que as restantes: tema claro/escuro partilhado, encaixe junto às colunas, disposição memorizada.

O modo mais rápido: diga-o ao assistente

Não precisa de clicar em blocos. Abra o Assistente de IA e descreva a regra numa frase normal:

quero que todos os ficheiros que chegam à conversa Contabilidade sejam guardados na pasta FV, e que eu receba uma notificação „A FV foi guardada"

O assistente compõe um rascunho pronto: nome, gatilho, condições e ações. Por baixo da resposta aparece o cartão „Ir para Automatizações" - a janela só se abre depois de clicar, por isso não perde a conversa a meio de uma frase. O rascunho fica por guardar e desativado - revê-o, corrige-o e só depois clica em Guardar. Enquanto não o fizer, a receita não funciona.

Pode voltar ao assistente e corrigi-la por palavras - com a janela de Automatizações aberta, o assistente sabe a que receita se refere, e as correções entram no rascunho de imediato (sem cartão): „muda a pasta para Faturas", „adiciona a condição de o ficheiro ter de ser um PDF", „remove a notificação". Sempre que o faz, recebe um rascunho atualizado para aprovar.

Indique os nomes de forma natural („conversa Contabilidade", „pasta FV", „Kasia Dąbrowska") - a aplicação encontra sozinha a conversa, a pasta e a pessoa certas. Quando não encontra algo ou omite um campo desconhecido, escreve-o por baixo do rascunho.

Receitas prontas - escolha o cenário do seu setor

Clique em + na janela de Automatizações. Além de uma receita vazia, recebe um catálogo de modelos prontos, dividido em categorias. Um modelo pronto abre-se como rascunho por guardar - preenche 1-2 campos (o seu workspace, conversa, pasta ou referência) e clica em Guardar.

Vendas e leads

  • Lead de formulário → nota (IA) - a IA reconhece o registo de um formulário de contacto, escreve um relatório (quem, do que precisa, o primeiro passo proposto) e guarda-o como nota na pasta Leads. A preencher: nada - funciona de imediato, a pasta pode ser alterada.
  • Novo lead → tarefa de contacto (IA) - do mesmo reconhecimento nasce uma tarefa com prioridade alta e prazo para amanhã. Indique o workspace antes de guardar.

Correio e documentos

  • Fatura de e-mail → pasta (IA) - um e-mail com um anexo que a IA considere ser uma fatura vai parar a Faturas / ano / mês (as pastas criam-se sozinhas). A preencher: nada.
  • Faturas para pasta (IA) - o mesmo, mas para ficheiros carregados em tarefas e conversas.
  • Documentos do processo → arquivo - e-mails com uma referência no assunto arrumam os anexos na pasta do processo. Substitua „REFERÊNCIA" pela sua (na condição e no nome da pasta). Atenção: uma barra no nome da pasta cria uma subpasta, pelo que a referência „KM 512/26" resulta na estrutura Processos / KM 512 / 26 - se preferir uma única pasta, escreva-a sem barra (por exemplo, „KM 512-26").

Apoio ao cliente

  • Reclamação → tarefa urgente (IA) - a IA reconhece uma queixa ou um relato de problema; cria-se uma tarefa com prioridade alta e notificação. Indique o workspace.

Equipa e prazos - modelos já existentes (Escalonamento de prazo, Guardião de ausências, Auto-triagem, Watchdog de silêncio, Lembrete de evento) mais:

  • Relato de avaria → tarefa - uma mensagem na conversa que contenha „avaria", „urgente" ou „não funciona" transforma-se numa tarefa com prioridade alta. Indique o workspace; a lista de palavras pode ser alargada.

Direção e revisão - Revisão matinal (IA), Limpeza do arquivo mais:

  • Resumo semanal de sexta-feira (IA) - à sexta-feira às 15:00 a IA escreve no chat indicado um resumo: o que foi concluído, o que está em curso, o que está fora do prazo. Indique o chat.

Os modelos marcados (IA) só são visíveis com IA configurada, e os de correio - apenas quando tem acesso ao módulo Correio.

Receitas de e-mail antigas - correção pontual

Aplica-se apenas às instalações em que as automatizações de e-mail foram criadas antes da versão 2.2.224. Nessa altura, a ação „enviar e-mail" tinha apenas o campo de conteúdo, por isso uma instrução do tipo „responde com base na lista de preços" podia ser escrita nele - e era enviada ao destinatário tal como estava, em vez de ir para a IA. Hoje a instrução para a IA tem um campo próprio, mas as receitas antigas ainda a guardam no conteúdo.

Correção: o administrador executa no servidor php migrate-mail-instruction.php. Sem quaisquer opções, o script limita-se a produzir um relatório - para cada receita indica se o seu conteúdo parece uma instrução para a IA ou um modelo de e-mail genuíno, e justifica a avaliação. Não altera nada. Só --wykonaj=19,23 transfere o conteúdo nas receitas indicadas, e antes da alteração guarda uma cópia em logs/, para que --cofnij=FICHEIRO reverta tudo.

As receitas de chat o script apenas as lista - aí a correção faz-se na janela de Automatizações, substituindo o bloco „escrever mensagem" por „escrever mensagem através da IA".

Como construir uma receita manualmente

  1. Clique em + por cima da lista. Em vez de uma página em branco recebe uma lista de modelos (escalonamento de prazo, watchdog de silêncio, triagem automática, resumo matinal com IA, limpeza do arquivo, guardião de ausências, faturas para pasta, lembrete de evento) - cada um pode ser alterado à vontade depois de criado.
  2. QUANDO (cartão azul) - escolha o gatilho:
    • Tarefa criada, Estado alterado (opcionalmente apenas para um estado escolhido),
    • O prazo da tarefa termina em N horas, Silêncio na tarefa (sem mensagens há N dias),
    • Nova mensagem, Menção a mim, Anexo adicionado,
    • Evento criado, O evento começa em N minutos (calendário),
    • Novo e-mail na caixa de correio (correio),
    • Diariamente às… (com seleção dos dias da semana).

O anexo tem um gatilho próprio e não é por acaso. Quando alguém envia uma mensagem com um ficheiro, a aplicação primeiro guarda a mensagem e só depois carrega os ficheiros - no momento da Nova mensagem os anexos ainda não existem. Por isso, construa a regra „quando chegar uma fatura" com base em Anexo adicionado: é ativada já depois do carregamento e transporta um ficheiro concreto. Imagens e desenhos colados (elemento de conteúdo, não anexo) não o ativam.

O calendário é pessoal, tal como a caixa de correio. A receita reage apenas aos seus próprios eventos - como participante, tem a sua própria cópia do evento, por isso reage a ela. Eventos criados pela própria automatização não ativam Evento criado.

  1. SE (cartão roxo) - adicione condições: prioridade, estado, workspace, frase no assunto ou na mensagem, chat/tarefa (restringe a regra a um único tópico), pessoa atribuída, autor, „fora do prazo há N horas", „o atribuído está ausente", nome do ficheiro contém (anexo no tópico ou no e-mail), título do evento contém, e para o correio remetente / assunto / caixa de correio / „tem anexo". A lista de condições ajusta-se ao gatilho escolhido - em Nova mensagem não verá condições de correio, e vice-versa. As condições combinam-se com e - têm de ser todas cumpridas. Nos campos „contém" pode escrever várias palavras separadas por vírgula - basta que se encontre qualquer uma delas (por exemplo, fatura, ft, faturação). É o único lugar com alternativa; fora disso, condições diferentes fazem-se com outra receita. Escreva a raiz da palavra, sem terminação. A aplicação procura um fragmento de texto, por isso „fatura" NÃO encontra „faturas" nem „faturação" - e é assim que as pessoas escrevem. Escreva „fatur" e apanha todas as variantes. As maiúsculas/minúsculas não importam. Novas condições de tempo: Hora do evento (antes de / a partir de determinada hora inclusive, por exemplo 17:00) e Dia da semana (dia útil seg-sex / sábado-domingo) - calculadas no momento em que o evento chega. Variantes temporais („antes das 17h → hoje, depois das 17h ou fim de semana → próximo dia útil") constroem-se com receitas separadas - as condições combinam-se com „e". Existe uma condição à parte, „a IA avalia (condição própria)" - em vez de uma regra rígida, escreve em linguagem natural o que a IA deve verificar, por exemplo „se o anexo parece uma fatura". A IA vê o remetente, o assunto, o autor, um trecho do conteúdo, o título do evento e os nomes dos anexos (não abre o interior dos ficheiros) e responde sim/não. Esta condição conta SEMPRE como a última - primeiro as condições económicas filtram os eventos, para não pagar por pedidos desnecessários à IA. Em caso de dúvida, a IA responde „não" - o automatismo prefere não fazer nada a fazer mal.

Anexar conhecimento (chip „anexar conhecimento…"). Tanto a condição „a IA avalia" como a ação „Escrever mensagem através da IA" têm também acesso à internet (a partir da 2.2.353), se o proprietário da receita tiver a permissão Assistente de IA com acesso à internet ativada: na instrução pode pedir à IA, por exemplo, „constrói o endereço do site a partir do domínio do e-mail do lead, carrega-o e considera o seu conteúdo na avaliação" - o motor carrega no máximo 2 páginas por execução. Os blocos „Escrever mensagem através da IA" podem receber um conjunto de conhecimento à escolha - as mesmas fontes que no Assistente: nota, pasta de Ficheiros, chat, tarefa, workspace inteiro, caixa de correio. Assim, a IA responde por si com base nos seus materiais, por exemplo: quando alguém pergunta pela lista de preços → avalie com base em „Lista de preços 2026", se pergunta pelos preços → responda com base nessa lista. Cada bloco tem o seu próprio conjunto - pode avaliar com base no regulamento e responder com base na lista de preços. Ao anexar conhecimento, a IA recebe a instrução de não inventar: sobre o que não está nas fontes, dirá claramente que não sabe. Atenção ao custo e ao volume: este material é enviado à IA em CADA evento, por isso aplica-se um limite de cerca de 12 mil carateres (no Assistente é de 60 mil). As fontes que não cabem são omitidas na totalidade - escolha uma pasta ou nota concreta em vez de todo o workspace.

Pode pedir isto ao Assistente. Basta dizer diretamente em que se deve basear: „responde a perguntas sobre a lista de preços com base na pasta Listas de Preços" ou „avalia os pedidos de acordo com a nota Regulamento". O Assistente prepara logo um esboço e responde a explicar, em pontos, como a automatização vai funcionar (QUANDO / SE / EXECUTAR). Se o plano estiver correto - clique no botão de acesso às Automatizações e guarde o esboço; se não - basta responder ao assistente o que alterar, e ele preparará uma versão corrigida. Monta a receita e preenche sozinho o campo do conhecimento (indica os nomes em linguagem natural: „pasta Listas de Preços", „nota FAQ", „chat Contabilidade", „as minhas notas"). O que não encontrar, indica nas observações por cima do esboço; acrescenta-se com o chip.

  1. EXECUTAR (cartões âmbar) - adicione ações (máx. 10, executadas por ordem): escrever mensagem no tópico (com variáveis do tipo {{zadanie.nazwa}} e menção opcional dos atribuídos), escrever mensagem através da IA, criar tarefa, alterar estado/prioridade, arquivar, enviar e-mail, limpar „Concluídas" antigas, guardar anexos numa pasta - funciona tanto para e-mail como para um ficheiro carregado numa tarefa ou chat. O local indica-se a partir de uma lista (o chip „indicar pasta…" abre o explorador de Ficheiros): Documentos, qualquer subpasta ou pasta do workspace. Também pode criar uma nova pasta diretamente nesta janela („Nova pasta…"). Duplicados (mesmo nome e tamanho) são ignorados. Receitas mais antigas (e as montadas pelo Assistente) guardam em vez disso um caminho escrito - a barra indica o nível seguinte, por isso „Documentos / Os meus ficheiros / FT" vai para a subpasta FT, e os níveis em falta criam-se sozinhos; clicar no chip muda a receita para o local indicado a partir da lista; criar nota (privada ou no workspace do evento - nesse caso vista pelas pessoas desse workspace); o campo pasta coloca a nota na pasta de Notas indicada - caminho como na gravação de anexos, os níveis em falta criam-se sozinhos; mostrar notificação (vai para o seu Centro de notificações, categoria „Automatizações") e criar evento no calendário (título com variáveis; prazo „daqui a N horas" OU em modo de dia: no mesmo dia / no dia útil seguinte à hora indicada - o modo útil ignora sábado e domingo; o evento fica no seu calendário, sem participantes) e a IA decide o evento - quando o prazo não é conhecido à partida, apenas tem de ser ESCOLHIDO a partir do conteúdo do evento e do seu calendário. Na instrução descreve como decidir, por exemplo: „se o primeiro prazo proposto no e-mail estiver livre - regista-o; ocupado - verifica o segundo; ambos ocupados - não cries evento, na decisão indica 2 horários livres entre as 10 e as 16". A IA vê sempre o seu calendário (horários ocupados e ausências), e regista a sua decisão nas variáveis {{ai.decyzja}}, {{ai.termin}}, {{ai.tytul}} - use-as nos blocos SEGUINTES (notificação com {{ai.decyzja}}, e-mail via IA a escrever „conforme o campo ai_event"), e toda a receita falará de um único e mesmo prazo. Coloque este bloco ANTES do e-mail e da notificação.
  2. Guardar. A gravação é explícita (botão) - uma receita ativada funciona de imediato, por isso nada fica guardado „a meio da edição".

Testar antes de ativar

O botão Testar pega nos últimos eventos que correspondem ao gatilho e mostra o que aconteceria - quais passariam as condições e que mensagens seriam enviadas (com as variáveis substituídas). Não executa nem envia nada.

Histórico de execuções

O botão Histórico mostra cada evento que correspondeu ao gatilho: executado (com a lista de passos), ignorado (com a condição que travou) e erros (com a mensagem do servidor). Os registos mantêm-se 30 dias.

Proteções

Regra principal: nenhuma proteção atua em silêncio - quando algo bloqueia uma receita, recebe uma notificação no Centro de notificações (o sino).

O administrador pode alterar os limiares em Definições → Avançado → Limites (eventos ativos por utilizador, execuções de automatização por hora; 0 = sem limite). O limite diário de pedidos de IA das automatizações está no separador IA.

  • A receita funciona com as suas permissões - não faz nada que você próprio não possa clicar (não escreve numa tarefa alheia, não adiciona uma tarefa num workspace alheio).
  • Erro de execução (ação falhada, limite excedido, orçamento diário de IA esgotado) = notificação com o conteúdo do erro na primeira ocorrência; erros idênticos seguintes não fazem spam - os detalhes estão sempre no Histórico da receita.
  • Os ciclos são cortados: a receita não reage a eventos que ela própria provocou, e a cadeia „automatização chama automatização" termina no segundo elo - a cadeia interrompida é comunicada por notificação (no máximo uma vez por hora).
  • Limite de execuções por hora - ao ser excedido, a receita suspende-se sozinha; recebe uma notificação e um e-mail (protege contra uma avalanche, por exemplo numa importação).
  • 3 erros seguidos = pausa automática + notificação + e-mail. O estado é visível na lista.
  • O administrador vê todas as receitas, pode desativar cada uma, eliminá-la e corrigi-la. A receita continua a funcionar com as permissões do seu autor - no editor aparece então „autor: X (a editar como administrador)".
  • O interruptor no editor mostra se a receita está ativada. A suspensão por erros é um estado à parte - é descrito por uma linha sob o nome e pela secção „Suspensas" na lista, e o interruptor permanece ligado, por isso pode desativá-la normalmente.

Acesso

Por predefinição, todos podem usar as Automatizações. O administrador pode retirar o acesso no painel de utilizadores (interruptor junto de IA e n8n) - nesse caso o item desaparece do menu de vistas.

Correio

Se tiver uma caixa de correio ligada (Definições → Correio), surge o gatilho „Novo e-mail na caixa de correio" e a ação „Enviar e-mail a partir da sua caixa de correio".

O gatilho é ativado em cada mensagem recebida (cópias dos seus próprios envios não o ativam). As condições restringem-no ao que lhe interessa: Remetente contém, Assunto do e-mail contém, Caixa de correio (se tiver várias) e Tem anexo.

A ação envia a mensagem a partir do seu endereço - não do sistema - por isso não cai no spam. O destinatário pode ser o remetente do e-mail (a resposta junta-se ao mesmo tópico), você próprio ou um endereço indicado. No assunto e no conteúdo pode usar as variáveis {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.nadawca_nazwa}}, {{mail.skrzynka}} e {{mail.data}}.

Exemplo: quando chegar um e-mail com „fatura" no assunto → criar tarefa no workspace Contabilidade e responder ao remetente „Recebemos, trataremos do assunto no prazo de 2 dias úteis".

O seu correio continua a ser seu. A receita reage apenas às caixas de correio do seu próprio autor. Não é possível construir uma automatização sobre o correio de outra pessoa - nem sequer o administrador o pode fazer.

Exemplo: as faturas vão sozinhas para a pasta

A partir do correio:

  1. QUANDO: Novo e-mail na caixa de correio.
  2. SE: Tem anexo → sim, e depois „a IA avalia": se o anexo parece uma fatura.
  3. EXECUTAR: Guardar anexos na pasta Faturas → Mostrar notificação „Fatura de {{mail.nadawca}} foi guardada".

A partir de um chat ou tarefa (alguém da equipa carrega uma fatura no tópico):

  1. QUANDO: Anexo adicionado.
  2. SE: Autor do evento → pessoa escolhida, e depois „a IA avalia": o ficheiro anexado é uma fatura - isso é indicado pelo nome do ficheiro (fatura, FT, invoice) ou pelo conteúdo da mensagem.
  3. EXECUTAR: Guardar anexos na pasta → indicar Os meus ficheiros / FT → Mostrar notificação „O ficheiro {{plik.nazwa}} de {{wiadomosc.autor}} foi para FT".

Ambas as receitas estão prontas em + → Faturas para pasta (IA). A ordem das condições é livre - a IA conta-se sempre por último, depois dos filtros mais económicos.

Pasta com divisão por ano e mês. No campo da pasta, a barra cria níveis sucessivos, e as variáveis de data são substituídas no momento da gravação - escreva Faturas / {{rok}} / {{miesiac}}, e um ficheiro de 3 de setembro vai para Faturas / 2026 / 09. As pastas em falta são criadas automaticamente, por isso não precisa de as criar com antecedência nem de mover nada no fim do mês. Variáveis de data disponíveis: {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}} (dois dígitos) e {{miesiac_nazwa}} (por exemplo, Setembro).

Exemplo: um pedido por e-mail torna-se uma tarefa

  1. QUANDO: Novo e-mail na caixa de correio.
  2. SE: Remetente contém → domínio do cliente (ou Assunto contém → pedido).
  3. EXECUTAR, por esta ordem:
    • Criar tarefa - indique o espaço de trabalho, a pessoa responsável e o prazo +2 dias. No assunto e na descrição use as variáveis: {{mail.temat}}, {{mail.tresc}}, {{mail.nadawca}}.
    • Escrever mensagem (ou A mensagem é escrita pela IA) - vai para o tópico da tarefa que acabou de ser criada. As variáveis {{mail.*}} continuam a funcionar, por isso a nota pode citar o pedido ou resumi-lo.
    • Guardar anexos na pasta - por exemplo, Pedidos / {{rok}} / {{miesiac}}.

A tarefa fica associada ao tópico de correio: no seu cabeçalho aparece uma etiqueta azul com o assunto do e-mail, e clicar nela abre a correspondência original. No sentido inverso funciona da mesma forma - o menu do tópico (⋮) mostra Associada: <tarefa>. Nada se perde entre a caixa de correio e a lista de tarefas.

A ordem dos blocos é importante. A mensagem só se junta à tarefa quando o bloco Criar tarefa está antes dela. O próprio e-mail não é um tópico onde se possa escrever - enquanto não existir a tarefa, o bloco „A mensagem é escrita pela IA" funciona como uma análise, cujo resultado poderá substituir mais adiante através de {{ai.odpowiedz}} (por exemplo, numa nota ou notificação).

O que esta receita NÃO faz: não lê o prazo a partir do conteúdo do e-mail (o prazo define-se como +N dias a partir da sua chegada) nem escolhe a pessoa responsável com base no conteúdo - o atribuído é aquele que indicar na receita. Quando os pedidos devem ir para pessoas diferentes, faça várias receitas com condições diferentes no remetente ou no assunto.

Exemplo: calendário

Lembrete um quarto de hora antes da reunião: QUANDO O evento começa em 15 min → EXECUTAR Mostrar notificação com o conteúdo „{{wydarzenie.tytul}} às {{wydarzenie.godzina}}". Modelo: + → Lembrete de evento.

Preparação antes do evento: QUANDO Evento criado, SE o título contém „auditoria" → EXECUTAR Criar evento no calendário: „Preparar materiais: {{wydarzenie.tytul}}", daqui a 2 h.

Variáveis de evento: {{wydarzenie.tytul}}, {{wydarzenie.data}}, {{wydarzenie.godzina}}. Variáveis de ficheiro: {{plik.nazwa}}, {{plik.rozmiar}}. Variáveis de data (funcionam em todo o lado, também no nome da pasta): {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}}, {{miesiac_nazwa}}. Variáveis de correio: {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.tresc}}. As variáveis {{ai.odpowiedz}} (texto simples), {{ai.odpowiedz_html}} (com formatação - use-a no conteúdo da nota) e {{ai.naglowek}} (primeira linha do relatório - ideal para o título da nota, por exemplo o nome da empresa do lead) transportam o resultado de um bloco anterior „Escrever mensagem através da IA" - num evento de correio, este bloco não envia nada, apenas prepara uma análise para as ações seguintes (nota, notificação, e-mail).

Limite de pedidos de IA

A condição „a IA avalia" e a ação „escrever através da IA" consultam o modelo em cada evento correspondente, por isso o administrador define um limite diário desses pedidos em Definições → IA (por predefinição 200; 0 desativa o limite). Depois de esgotado o limite, as receitas com IA são ignoradas nesse dia, com um registo claro no histórico - o contador zera à meia-noite e tudo arranca sozinho, sem ativação manual.