Automatizaciones

Las automatizaciones realizan por ti tareas repetitivas según una receta sencilla: CUANDO ocurre algo en la aplicación, SI se cumplen las condiciones, EJECUTA acciones. Es el equivalente a Zapier/Make, pero dentro de Task Manager - sin servicios externos.

Se abren con el icono de vistas (cuadrados) en la barra superior - el mismo menú en el que están Calendario, Tablero, Notas y Asistente de IA. La ventana funciona y se comporta como las demás: tema claro/oscuro compartido, anclaje junto a las columnas, disposición recordada.

La forma más rápida: díselo al asistente

No hace falta hacer clic entre paneles. Abre el Asistente de IA y describe la regla con una frase normal:

quiero que todos los archivos que lleguen al chat Contabilidad se guarden en la carpeta FV, y que reciba una notificación de «Se ha guardado la FV»

El asistente compondrá un borrador listo: nombre, desencadenante, condiciones y acciones. Bajo su respuesta aparecerá la tarjeta «Ir a Automatizaciones» - la ventana se abre solo al hacer clic, así que no interrumpes la conversación a mitad de frase. El borrador está sin guardar y desactivado - lo revisas, lo corriges y solo tú haces clic en Guardar. Hasta que no lo hagas, la regla no funciona.

Puedes volver al asistente y corregirla con palabras - con la ventana de Automatizaciones abierta, sabe de qué regla se trata, y las correcciones se aplican al borrador de inmediato (sin tarjeta): «cambia la carpeta a Facturas», «añade la condición de que el archivo sea un PDF», «quita la notificación». Cada vez recibes un borrador actualizado para aprobar.

Indica los nombres de forma natural («chat Contabilidad», «carpeta FV», «Kasia Dąbrowska») - la aplicación encontrará por sí sola el chat, la carpeta y la persona correctos. Cuando no encuentre algo u omita un campo desconocido, lo indicará bajo el borrador.

Recetas listas - elige el escenario de tu sector

Haz clic en + en la ventana de Automatizaciones. Además de una receta vacía, obtendrás un catálogo de recetas ya hechas, dividido en categorías. Una receta lista se abre como borrador sin guardar - rellenas 1-2 campos (tu espacio de trabajo, chat, carpeta o firma) y haces clic en Guardar.

Ventas y leads

Lead de un formulario → nota (IA) - la IA reconoce el envío de un formulario de contacto, redacta un informe (quién, qué necesita, el primer paso propuesto) y lo guarda como nota en la carpeta Leads. A completar: nada - funciona de inmediato, puedes cambiar la carpeta.
Nuevo lead → tarea de contacto (IA) - del mismo reconocimiento surge una tarea con prioridad alta y plazo para mañana. Indica el espacio de trabajo antes de guardar.

Correo y documentos

Factura de un correo → carpeta (IA) - el correo con un adjunto que la IA considera una factura termina en Facturas / año / mes (las carpetas se crean solas). A completar: nada.
Facturas a la carpeta (IA) - lo mismo, pero para los archivos que se suben a tareas y chats.
Documentos del expediente → archivo - los correos con una referencia en el asunto guardan los adjuntos en la carpeta del expediente. Sustituye «REFERENCIA» por la tuya (en la condición y en el nombre de la carpeta). Atención: una barra en el nombre de la carpeta crea una subcarpeta, así que la referencia «KM 512/26» dará la estructura Expedientes / KM 512 / 26 - si prefieres una sola carpeta, escríbela sin barra (por ejemplo, «KM 512-26»).

Atención al cliente

Reclamación → tarea urgente (IA) - la IA reconoce una queja o un problema notificado; se crea una tarea con prioridad alta y una notificación. Indica el espacio de trabajo.

Equipo y plazos - las recetas existentes (Escalado de plazo, Guardián de ausencias, Auto-triage, Watchdog de silencio, Recordatorio de evento) más:

Aviso de avería → tarea - un mensaje en el chat que contenga «avería», «urgente» o «no funciona» se convierte en una tarea con prioridad alta. Indica el espacio de trabajo; puedes ampliar la lista de palabras.

Dirección y revisión - Revisión matutina (IA), Limpieza del archivo, más:

Resumen semanal de los viernes (IA) - los viernes a las 15:00 la IA escribe en el chat indicado un resumen: qué se ha completado, qué está en curso, qué está fuera de plazo. Indica el chat.

Las plantillas marcadas con (IA) solo se ven si la IA está configurada, y las de correo, solo si tienes acceso al módulo Correo.

Reglas de correo antiguas - reparación puntual

Afecta solo a las instalaciones en las que las automatizaciones de correo se crearon antes de la versión 2.2.224. Entonces la acción «enviar correo electrónico» tenía únicamente un campo de contenido, así que una instrucción del tipo «responde según la tarifa» se podía escribir en él, y se enviaba al destinatario literalmente, en lugar de llegar a la IA. Hoy la instrucción para la IA tiene un campo propio, pero las reglas antiguas todavía la guardan en el contenido.

Reparación: el administrador ejecuta en el servidor php migrate-mail-instruction.php. Sin ningún parámetro, el script solo muestra un informe - para cada regla indica si su contenido parece una instrucción para la IA o una plantilla de correo real, y justifica la evaluación. No cambia nada. Solo --wykonaj=19,23 mueve el contenido en las reglas indicadas, y antes del cambio guarda una copia en logs/, así que --cofnij=PLIK deshace todo.

Las reglas de chat el script solo las enumera - ahí la corrección la haces en la ventana de Automatizaciones, cambiando el bloque «escribir mensaje» por «escribir mensaje mediante IA».

Cómo crear una regla manualmente

Haz clic en + encima de la lista. En lugar de una hoja en blanco, obtendrás una lista de plantillas (escalado de plazo, vigilancia de silencio, auto-triaje, resumen matutino de IA, limpieza del archivo, guardián de ausencias, facturas a carpeta, recordatorio de evento) - cada una se puede modificar libremente después de crearla.
CUANDO (tarjeta azul) - elige el disparador:
- Tarea creada, Estado cambiado (opcionalmente solo a uno concreto),
- El plazo de la tarea vence en N horas, Silencio en la tarea (sin mensajes desde hace N días),
- Nuevo mensaje, Mención a mí, Adjunto añadido,
- Evento creado, El evento empieza en N minutos (calendario),
- Nuevo correo en el buzón (correo),
- Cada día a la hora… (con selección de días de la semana).

El adjunto tiene su propio disparador, y no es casualidad. Cuando alguien envía un mensaje con un archivo, la aplicación primero guarda el mensaje y solo después sube los archivos - en el momento de Nuevo mensaje los adjuntos todavía no existen. Por eso la regla «cuando llegue una factura» constrúyela sobre Adjunto añadido: se dispara ya después de la subida y lleva el archivo concreto. Las imágenes y dibujos pegados (elemento del contenido, no un adjunto) no lo activan.

El calendario es personal, como el buzón. La regla reacciona únicamente a tus eventos - como participante tienes tu propia copia del evento, así que reaccionas a ella. Los eventos creados por la propia automatización no activan Evento creado.

SI (tarjeta morada) - añade condiciones: prioridad, estado, espacio de trabajo, frase en el asunto o el mensaje, chat/tarea (limita la regla a un solo hilo), persona asignada, autor, «fuera de plazo desde hace N horas», «el asignado está de ausencia», el nombre del archivo contiene (adjunto en el hilo o en el correo), el título del evento contiene, y para el correo remitente / asunto / buzón / «tiene adjunto». La lista de condiciones se adapta al disparador elegido - con Nuevo mensaje no verás condiciones de correo, y viceversa. Las condiciones se combinan con y - todas deben cumplirse. En los campos «contiene» puedes escribir varias palabras separadas por comas - entonces basta con que aparezca cualquiera de ellas (p. ej. factur, fv, rozliczen). Es el único lugar con alternativa; para el resto de casos, condiciones distintas se hacen con otra regla. Escribe la raíz de la palabra, sin la terminación. La aplicación busca un fragmento de texto, así que «factura» NO encontrará «facturas» ni «facturar» - y así es como escribe la gente. Escribe «factur» y capturarás todas las variantes. Las mayúsculas y minúsculas no importan. Nuevas condiciones de tiempo: Hora del evento (antes de / desde la hora inclusive, p. ej. 17:00) y Día de la semana (laborable lun-vie / sábado-domingo) - calculadas en el momento en que llega el evento. Las variantes temporales («antes de las 17 → hoy, después de las 17 o fin de semana → siguiente día laborable») se componen con reglas separadas - las condiciones se combinan con «y». Aparte está la condición «la IA evalúa (condición propia)» - en lugar de una regla rígida, escribes en lenguaje natural lo que la IA debe comprobar, p. ej. «si el adjunto parece una factura». La IA ve el remitente, el asunto, el autor, un fragmento del contenido, el título del evento y los nombres de los adjuntos (no mira dentro de los archivos) y responde sí/no. Esta condición cuenta SIEMPRE como la última - primero las condiciones baratas descartan eventos, para no pagar por consultas innecesarias a la IA. Ante la duda, la IA responde «no» - el sistema prefiere no hacer nada antes que hacerlo mal.

Añadir conocimiento (chip «añadir conocimiento…»). Tanto la condición «la IA evalúa» como la acción «Escribir mensaje mediante IA» también tienen acceso a internet (desde la 2.2.353), si el propietario de la regla tiene activado el permiso Asistente de IA con acceso a internet: en la instrucción puedes pedirle a la IA, por ejemplo, «construye la dirección de la web a partir del dominio del correo del lead, descárgala y ten en cuenta su contenido en la evaluación» - el motor descargará como máximo 2 páginas por ejecución. Los bloques «Escribir mensaje mediante IA» pueden recibir un conjunto de conocimiento seleccionado - las mismas fuentes que en el Asistente: nota, carpeta de Archivos, chat, tarea, todo el espacio de trabajo, buzón. Gracias a esto la IA responde en tu nombre basándose en tus materiales, por ejemplo: cuando alguien pregunta por la tarifa → evalúa según «Tarifa 2026», si pregunta por los precios → responde apoyándote en esa tarifa. Cada bloque tiene su propio conjunto - puedes evaluar según el reglamento y responder según la tarifa. Cuando añades conocimiento, la IA recibe la instrucción de no inventar: lo que no esté en las fuentes, lo dirá abiertamente que no lo sabe. Cuidado con el coste y el volumen: este material se envía a la IA en CADA evento, así que se aplica un límite de unos 12 000 caracteres (en el Asistente son 60 000). Las fuentes que no caben se omiten por completo - elige una carpeta o una nota concreta en lugar de todo el espacio de trabajo.

Puedes pedírselo al Asistente. Basta con decirle claramente en qué debe basarse: «responde a las preguntas sobre la tarifa según la carpeta Tarifas» o «evalúa las incidencias conforme a la nota Reglamento». El Asistente preparará enseguida un borrador y en la respuesta detallará en puntos cómo funcionará la automatización (CUANDO / SI / EJECUTAR). Si el plan te convence, haz clic en el botón para ir a Automatizaciones y guarda el borrador; si no, simplemente responde al asistente qué cambiar y preparará una versión corregida. Compondrá la regla y rellenará él mismo el campo de conocimiento - los nombres se los das de forma natural («carpeta Tarifas», «nota FAQ», «chat Contabilidad», «mis notas»). Lo que no encuentre lo indicará en las notas sobre el borrador; lo añadirás con el chip.

EJECUTAR (tarjetas ámbar) - añade acciones (máx. 10, se ejecutan en orden): escribir un mensaje en el hilo (con variables del tipo {{zadanie.nazwa}} y una mención opcional a los asignados), escribir mensaje mediante IA, crear tarea, cambiar estado/prioridad, archivar, enviar correo electrónico, limpiar las «Completadas» antiguas, guardar adjuntos en una carpeta - funciona tanto para el correo como para un archivo subido a una tarea o a un chat. El lugar lo indicas de una lista (el chip «indicar carpeta…» abre el explorador de Archivos): Documentos, cualquier subcarpeta o la carpeta del espacio de trabajo. También puedes crear una carpeta nueva directamente en esta ventana («Nueva carpeta…»). Los duplicados (mismo nombre y tamaño) se omiten. Las reglas más antiguas (y las que ha compuesto el Asistente) conservan en su lugar una ruta escrita - la barra indica el siguiente nivel, así que «Documentos / Mis archivos / FV» llega a la subcarpeta FV, y los niveles que faltan se crean solos; al hacer clic en el chip la regla pasa a usar el lugar indicado de la lista, crear nota (privada o en el espacio de trabajo del evento - entonces la ven las personas de ese espacio); el campo carpeta coloca la nota en la carpeta de Notas indicada - la ruta funciona como en el guardado de adjuntos, los niveles que faltan se crean solos, mostrar notificación (llega a tu Centro de notificaciones, categoría «Automatizaciones») y crear evento en el calendario (título con variables; plazo «en N horas» O en modo de día: el mismo día / el siguiente día laborable a la hora indicada - el modo laborable omite sábado y domingo; el evento aterriza en tu calendario, sin participantes) y la IA decide el evento - cuando el plazo no se conoce de antemano, sino que hay que ELEGIRLO a partir del contenido del evento y de tu calendario. En la instrucción describes cómo decidir, por ejemplo: «si el primer horario propuesto en el correo está libre, guárdalo; si está ocupado, comprueba el segundo; si ambos están ocupados, no crees el evento, en la decisión indica 2 horarios libres entre las 10 y las 16». La IA siempre ve tu calendario (horarios ocupados y ausencias) y guarda su decisión en las variables {{ai.decyzja}}, {{ai.termin}}, {{ai.tytul}} - úsalas en los bloques SIGUIENTES (notificación con {{ai.decyzja}}, correo mediante IA que escriba «según el campo ai_event»), y toda la regla hablará de un único y mismo horario. Coloca este bloque ANTES del correo y de la notificación.
Guardar. El guardado es explícito (botón) - una regla activada funciona de inmediato, así que nada se guarda «a medio editar».

Prueba antes de activar

El botón Probar toma los últimos eventos que coinciden con el disparador y muestra qué habría pasado - qué habría superado las condiciones y qué mensajes se habrían enviado (con las variables sustituidas). No ejecuta ni envía nada.

Historial de ejecuciones

El botón Historial muestra cada evento que ha coincidido con el disparador: ejecutados (con la lista de pasos), omitidos (con la condición que los detuvo) y errores (con el mensaje del servidor). Los registros se conservan 30 días.

Salvaguardas

Regla principal: ninguna salvaguarda actúa en silencio - cuando algo bloquea una regla, recibes una notificación en el Centro de notificaciones (campana).

El administrador puede cambiar los umbrales en Configuración → Avanzado → Límites (eventos activos por usuario, ejecuciones de automatización por hora; 0 = sin límite). El límite diario de consultas a la IA desde las automatizaciones está en la pestaña IA.

La regla funciona con tus permisos - no hará nada que tú mismo no puedas hacer con un clic (no escribirá en la tarea de otro, no añadirá una tarea en el espacio de trabajo de otra persona).
Error de ejecución (acción fallida, límite superado, presupuesto diario de IA agotado) = notificación con el contenido del error en la primera aparición; los errores idénticos posteriores no saturan de avisos - los detalles siempre en el Historial de la regla.
Los bucles se recortan: una regla no reacciona a los eventos que ella misma ha provocado, y la cadena «una automatización activa a otra» termina en el segundo eslabón - una notificación informa de la cadena interrumpida (como máximo una vez por hora).
Límite de ejecuciones por hora - al superarlo, la regla se pausa sola; recibes una notificación y un correo electrónico (protege frente a una avalancha, por ejemplo durante una importación).
3 errores seguidos = pausa automática + notificación + correo electrónico. El estado se ve en la lista.
El administrador ve todas las reglas, puede desactivar cualquiera, eliminarla y corregirla. La regla sigue funcionando con los permisos de su autor - en el editor se ve entonces «autor: X (editas como administrador)».
El interruptor del editor muestra si la regla está activada. La pausa por errores es un estado distinto - lo describe una línea bajo el nombre y la sección «Pausadas» en la lista, y el interruptor sigue activado, así que puedes desactivarla con normalidad.

Acceso

Por defecto, cualquiera puede usar Automatizaciones. El administrador puede retirar el acceso en el panel de usuarios (interruptor junto a IA y n8n) - entonces la opción desaparece del menú de vistas.

Correo

Si tienes un buzón conectado (Configuración → Correo), se añade el disparador «Nuevo correo en el buzón» y la acción «Enviar correo desde tu buzón».

El disparador se activa con cada mensaje recibido (las copias de tus propios envíos no lo activan). Las condiciones lo acotarán a lo que te interesa: El remitente contiene, El asunto del correo contiene, Buzón (si tienes varios) y Tiene adjunto.

La acción envía el mensaje desde tu dirección - no desde la del sistema - así que no acaba en spam. El destinatario puede ser el remitente del correo (la respuesta se une al mismo hilo), tú mismo o una dirección indicada. En el asunto y el contenido usarás las variables {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.nadawca_nazwa}}, {{mail.skrzynka}} y {{mail.data}}.

Ejemplo: cuando llegue un correo con «factura» en el asunto → crea una tarea en el espacio de trabajo Contabilidad y responde al remitente «Lo hemos recibido, nos ocuparemos en un plazo de 2 días laborables».

Tu correo sigue siendo tuyo. La regla reacciona únicamente a los buzones de su autor. No es posible crear una automatización sobre el correo de otra persona - ni siquiera el administrador puede hacerlo.

Ejemplo: las facturas llegan solas a la carpeta

Desde el correo:

CUANDO: Nuevo correo en el buzón.
SI: Tiene adjunto → sí, y luego «la IA evalúa»: si el adjunto parece una factura.
EJECUTAR: Guardar adjuntos en la carpeta Facturas → Mostrar notificación «Se ha guardado la factura de {{mail.nadawca}}».

Desde un chat o una tarea (alguien del equipo sube una factura al hilo):

CUANDO: Adjunto añadido.
SI: Autor del evento → persona seleccionada, y luego «la IA evalúa»: el archivo adjunto es una factura - lo indica el nombre del archivo (factura, FV, invoice) o el contenido del mensaje.
EJECUTAR: Guardar adjuntos en la carpeta → indica Mis archivos / FV → Mostrar notificación «El archivo {{plik.nazwa}} de {{wiadomosc.autor}} ha llegado a FV».

Tienes ambas reglas listas en + → Facturas a carpeta (IA). El orden de las condiciones es libre - la IA de todos modos se evaluará la última, después de los filtros más baratos.

Carpeta dividida por año y mes. En el campo de la carpeta, la barra crea niveles sucesivos, y las variables de fecha se sustituyen en el momento de guardar - escribe Faktury / {{rok}} / {{miesiac}} y un archivo del 3 de septiembre irá a Faktury / 2026 / 09. Las carpetas que faltan se crean solas, así que no hace falta crearlas de antemano ni posponer nada a fin de mes. Variables de fecha disponibles: {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}} (dos cifras) y {{miesiac_nazwa}} (p. ej. Septiembre).

Ejemplo: una incidencia por correo se convierte en tarea

CUANDO: Nuevo correo en el buzón.
SI: El remitente contiene → dominio del cliente (o El asunto contiene → incidencia).
EJECUTAR, en este orden:
- Crea una tarea - indica el espacio de trabajo, la persona responsable y la fecha límite +2 días. En el asunto y la descripción usa las variables: {{mail.temat}}, {{mail.tresc}}, {{mail.nadawca}}.
- Escribe un mensaje (o La IA escribirá el mensaje) - llegará al hilo de la tarea recién creada. Las variables {{mail.*}} siguen funcionando, así que la nota puede citar la solicitud o resumirla.
- Guardar adjuntos en la carpeta - p. ej. Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}}.

La tarea queda vinculada al hilo de correo: en su cabecera aparece una insignia azul con el asunto del correo, y al hacer clic en ella se abre la correspondencia original. En sentido contrario funciona igual - el menú del hilo (⋮) muestra Vinculado: <tarea>. Nada se pierde entre el buzón y la lista de tareas.

El orden de los bloques importa. El mensaje se añadirá a la tarea solo si el bloque Crear tarea está antes que él. El propio correo no es un hilo en el que se pueda escribir - mientras no exista la tarea, el bloque «El mensaje lo escribirá la IA» funciona como un análisis, cuyo resultado sustituirás después mediante {{ai.odpowiedz}} (por ejemplo, en una nota o una notificación).

Lo que esta regla NO hará: no leerá el plazo del contenido del correo (el plazo lo estableces como +N días desde su llegada) ni elegirá a la persona responsable según el contenido - el asignado es el que indiques en la regla. Cuando las incidencias deban ir a personas distintas, crea varias reglas con condiciones diferentes sobre el remitente o el asunto.

Ejemplo: calendario

Recordatorio un cuarto de hora antes de la reunión: CUANDO El evento empieza en 15 min → EJECUTAR Mostrar notificación con el contenido «{{wydarzenie.tytul}} a las {{wydarzenie.godzina}}». Plantilla: + → Recordatorio de evento.

Preparación antes del evento: CUANDO Evento creado, SI el título contiene «auditoría» → EJECUTAR Crear evento en el calendario: «Preparar materiales: {{wydarzenie.tytul}}», en 2 h.

Variables del evento: {{wydarzenie.tytul}}, {{wydarzenie.data}}, {{wydarzenie.godzina}}. Variables del archivo: {{plik.nazwa}}, {{plik.rozmiar}}. Variables de fecha (funcionan en todas partes, también en el nombre de carpeta): {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}}, {{miesiac_nazwa}}. Variables de correo: {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.tresc}}. Las variables {{ai.odpowiedz}} (texto plano), {{ai.odpowiedz_html}} (con formato - úsala en el contenido de la nota) y {{ai.naglowek}} (primera línea del informe - ideal para el título de la nota, p. ej. el nombre de la empresa del lead) llevan el resultado del bloque anterior «Escribir mensaje mediante IA» - en un evento de correo, este bloque no envía nada, solo prepara el análisis para las siguientes acciones (nota, notificación, correo electrónico).

Límite de consultas a la IA

La condición «la IA evalúa» y la acción «escribir mediante IA» consultan al modelo con cada evento coincidente, así que el administrador establece un límite diario de esas consultas en Configuración → IA (200 por defecto; 0 desactiva el límite). Al agotarse el límite, las reglas con IA se omiten ese día con un registro claro en el historial - el contador se pone a cero a medianoche y todo se reanuda solo, sin activación manual.