Automatizaciones

Las automatizaciones realizan por ti tareas repetitivas según una receta sencilla: CUANDO ocurre algo en la aplicación, SI se cumplen las condiciones, EJECUTA acciones. Es el equivalente a Zapier/Make, pero dentro de Task Manager - sin servicios externos.

Se abren con el icono de vistas (cuadrados) en la barra superior - el mismo menú en el que están Calendario, Tablero, Notas y Asistente de IA. La ventana funciona y se comporta como las demás: tema claro/oscuro compartido, anclaje junto a las columnas, disposición recordada.

La forma más rápida: díselo al asistente

No hace falta hacer clic entre paneles. Abre el Asistente de IA y describe la regla con una frase normal:

quiero que todos los archivos que lleguen al chat Contabilidad se guarden en la carpeta FV y que me avises con «FV guardada»

El asistente preparará un borrador listo: nombre, desencadenante, condiciones y acciones. Debajo de su respuesta aparecerá una tarjeta «Ir a Automatizaciones» - la ventana solo se abre al hacer clic, así no pierdes el hilo de la conversación a mitad de una frase. El borrador no está guardado ni activado: puedes revisarlo, hacer cambios y, solo entonces, hacer clic en Guardar. Hasta que lo hagas, la regla no estará activa.

Puedes volver al asistente y corregirla con palabras - con la ventana de Automatizaciones abierta, sabe a qué regla te refieres y los cambios se aplican directamente al borrador (sin tarjeta): «cambia la carpeta a Facturas», «añade la condición de que el archivo sea PDF», «elimina la notificación». Cada vez recibirás un borrador actualizado para que lo apruebes.

Indica los nombres de forma natural («chat Contabilidad», «carpeta FV», «Kasia Dąbrowska»): la aplicación encontrará el chat, la carpeta y la persona adecuados. Si no encuentra algo o ignora un campo que no reconoce, te lo indicará debajo del borrador.

Recetas listas - elige el escenario de tu sector

Haz clic en + en la ventana de Automatizaciones. Además de una receta vacía, obtendrás un catálogo de recetas ya hechas, dividido en categorías. Una receta lista se abre como borrador sin guardar - rellenas 1-2 campos (tu espacio de trabajo, chat, carpeta o firma) y haces clic en Guardar.

Ventas y leads

• Lead de un formulario → nota (IA) - la IA reconoce el envío de un formulario de contacto, redacta un informe (quién, qué necesita, el primer paso propuesto) y lo guarda como nota en la carpeta Leads. A completar: nada - funciona de inmediato, puedes cambiar la carpeta.
• Nuevo lead → tarea de contacto (IA) - del mismo reconocimiento surge una tarea con prioridad alta y plazo para mañana. Indica el espacio de trabajo antes de guardar.

Correo y documentos

• Factura de un correo → carpeta (IA) - el correo con un adjunto que la IA considera una factura termina en Facturas / año / mes (las carpetas se crean solas). A completar: nada.
• Facturas a la carpeta (IA) - lo mismo, pero para los archivos que se suben a tareas y chats.
• Documentos del caso → archivo - los correos con una referencia en el asunto guardan los archivos adjuntos en la carpeta del caso. Sustituye «REFERENCIA» por la tuya (en la condición y en el nombre de la carpeta). Atención: una barra en el nombre de la carpeta crea una subcarpeta, por lo que la referencia «KM 512/26» dará lugar a la estructura Casos / KM 512 / 26 - si prefieres una sola carpeta, escríbela sin barra (por ejemplo, «KM 512-26»).

Atención al cliente

• Reclamación → tarea urgente (IA) - la IA reconoce una queja o un problema notificado; se crea una tarea con prioridad alta y una notificación. Indica el espacio de trabajo.

Equipo y plazos - las recetas existentes (Escalado de plazo, Guardián de ausencias, Auto-triage, Watchdog de silencio, Recordatorio de evento) más:

• Incidencia → tarea - un mensaje en el chat que contenga «avería», «urgente» o «no funciona» se convierte en una tarea con prioridad alta. Indica el Espacio de trabajo; puedes ampliar la lista de palabras.

Dirección y revisión - Revisión matutina (IA), Limpieza del archivo, más:

• Resumen semanal de los viernes (IA) - los viernes a las 15:00 la IA escribe en el chat indicado un resumen: qué se ha completado, qué está en curso, qué está fuera de plazo. Indica el chat.

Las plantillas marcadas con (IA) solo se ven si la IA está configurada, y las de correo, solo si tienes acceso al módulo Correo.

Reglas de correo antiguas - reparación puntual

Solo se aplica a instalaciones en las que las automatizaciones de correo se crearon antes de la versión 2.2.224. En ese caso, la acción «enviar correo electrónico» solo tenía un campo de texto, así que se podía escribir en él una instrucción como «responde basándote en la lista de precios», que se enviaba literalmente al destinatario en vez de llegar a la IA. Ahora las instrucciones para la IA tienen un campo propio, pero las reglas antiguas todavía las guardan en el texto.

Reparación: el administrador ejecuta en el servidor php migrate-mail-instruction.php. Sin ningún parámetro, el script solo muestra un informe - para cada regla indica si su contenido parece una instrucción para la IA o una plantilla de correo real, y justifica la evaluación. No cambia nada. Solo --wykonaj=19,23 mueve el contenido en las reglas indicadas, y antes del cambio guarda una copia en logs/, así que --cofnij=PLIK deshace todo.

En las reglas de chat, el script solo muestra la corrección: tienes que hacerla en la ventana de Automatizaciones, sustituyendo el bloque «escribir mensaje» por «escribir mensaje con IA».

Cómo crear una regla manualmente

1. Haz clic en + encima de la lista. En lugar de una hoja en blanco, obtendrás una lista de plantillas (escalado de plazo, vigilancia de silencio, auto-triaje, resumen matutino de IA, limpieza del archivo, guardián de ausencias, facturas a carpeta, recordatorio de evento) - cada una se puede modificar libremente después de crearla.
2. CUANDO (tarjeta azul) - elige el disparador:
   • Tarea creada, Estado cambiado (opcionalmente solo a uno concreto),
   • El plazo de la tarea vence en N horas, Silencio en la tarea (sin mensajes desde hace N días),
   • Nuevo mensaje, Mención a mí, Adjunto añadido,
   • Evento creado, El evento empieza en N minutos (calendario),
   • Nuevo correo en el buzón (correo),
   • Cada día a la hora… (con selección de días de la semana).

El archivo adjunto tiene su propio desencadenante, y no es casualidad. Cuando alguien envía un mensaje con un archivo, la aplicación primero guarda el mensaje y después sube los archivos. En el momento de Nuevo mensaje, todavía no hay archivos adjuntos. Por eso, crea la regla «cuando llegue una factura» con el desencadenante Archivo adjunto añadido: se activa una vez subido el archivo y recibe el archivo concreto. Las imágenes pegadas y los dibujos (elementos del contenido, no archivos adjuntos) no la activan.

El calendario es personal, como el buzón. La regla reacciona únicamente a tus eventos - como participante tienes tu propia copia del evento, así que reaccionas a ella. Los eventos creados por la propia automatización no activan Evento creado.

1. SI (tarjeta morada) - añade condiciones: prioridad, estado, espacio de trabajo, frase en el asunto o en el mensaje, chat/tarea (limita la regla a un solo hilo), persona asignada, autor, "vencido desde hace N horas", "el asignado está de ausencia", el nombre del archivo contiene (adjunto en el hilo o en el correo), el título del evento contiene, y para el correo: remitente (contiene o no contiene) / asunto / buzón / "tiene adjunto". La lista de condiciones se adapta al disparador elegido - con Nuevo mensaje no verás las condiciones de correo, y al revés. Las condiciones se combinan con y - todas deben cumplirse. En los campos "contiene" puedes escribir varias palabras separadas por comas - entonces basta con que se cumpla cualquiera de ellas (por ejemplo, factur, fv, cobro). Es el único lugar con alternativa; para cualquier otro caso se usa una segunda regla. Escribe la raíz de la palabra, sin la terminación. La aplicación busca un fragmento de texto, así que "factura" NO encontrará "facturas" ni "facturación" - y así es como escribe la gente. Escribe "factur" y capturarás todas las variantes. Las mayúsculas y minúsculas no importan. Nuevas condiciones de tiempo: Hora del evento (antes de / a partir de una hora incluida, por ejemplo 17:00) y Día de la semana (día laborable lun-vie / sábado-domingo) - se calculan en el momento en que llega el evento. Las variantes temporales ("antes de las 17 → hoy, después de las 17 o fin de semana → siguiente día laborable") se construyen con reglas separadas - las condiciones se combinan con "y". Aparte está la condición "la IA evaluará (condición personalizada)" - en lugar de una regla fija, escribes en lenguaje natural lo que la IA debe comprobar, por ejemplo "si el adjunto parece una factura". La IA ve el remitente, el asunto, el autor, un fragmento del contenido, el título del evento y los nombres de los adjuntos (no mira dentro de los archivos) y responde sí/no. Esta condición se evalúa SIEMPRE en último lugar - primero las condiciones baratas filtran los eventos, para no pagar por consultas innecesarias a la IA. Ante la duda, la IA responde "no" - el automatismo prefiere no hacer nada antes que hacerlo mal.

Dos reglas para un mismo correo. Si un correo cumple las condiciones de dos reglas y cada una de ellas crea una tarea, se generarán dos tareas. Para obtener solo una, añade en la segunda regla una condición que excluya los casos ya gestionados por la primera:

• primera regla: Remitente contiene @cliente.es → Crear tarea;
• segunda regla: Asunto del correo contiene reclamaci y Remitente no contiene @cliente.es → Crear tarea.

El operador "contiene" / "no contiene" se cambia haciendo clic en la píldora junto a la palabra Remitente. En ambas reglas escribe el mismo fragmento - "contiene" lo busca en la dirección y en el nombre del remitente, así que es una coincidencia de texto, no una comprobación estricta del dominio. No se puede guardar una condición "no contiene" vacía.

Adjuntar conocimiento (chip «adjuntar conocimiento…»). Tanto la condición «La IA evaluará» como la acción «Escribir un mensaje con IA» también tienen acceso a Internet (desde la versión 2.2.353), si el propietario de la regla tiene activado el permiso Asistente de IA con acceso a Internet: en las instrucciones puedes pedirle a la IA, por ejemplo, «construye la dirección de la página a partir del dominio del correo electrónico del lead, descárgala e incluye su contenido en la evaluación»; el motor descargará un máximo de 2 páginas por ejecución. Los bloques «Escribir un mensaje con IA» pueden recibir un conjunto de conocimiento seleccionado - las mismas fuentes que en el Asistente: una nota, una carpeta de Archivos, un chat, una tarea, todo el espacio de trabajo o un buzón. Así, la IA responde por ti basándose en tus materiales, por ejemplo: si alguien pregunta por los precios → evalúa, basándose en «Precios 2026», si pregunta por los precios → responde basándote en esa lista de precios. Cada bloque tiene su propio conjunto: puedes evaluar basándote en el reglamento y responder basándote en la lista de precios. Al adjuntar conocimiento, se indica a la IA que no se invente nada: si algo no está en las fuentes, dirá claramente que no lo sabe. Ten en cuenta el coste y el volumen: este material se envía a la IA en CADA evento, por lo que hay un límite de unos 12 000 caracteres (en el Asistente son 60 000). Las fuentes que no quepan se omitirán por completo; elige una carpeta o una nota concretas en lugar de todo el espacio de trabajo.

Puedes pedírselo al Asistente. Solo tienes que decirle claramente en qué debe basarse: «responde a las preguntas sobre precios basándote en la carpeta Precios» o «evalúa las solicitudes de acuerdo con la nota Reglamento». El Asistente preparará un borrador al momento y explicará en puntos cómo funcionará la automatización (CUANDO / SI / EJECUTAR). Si el plan te parece bien, haz clic en el botón para ir a Automatizaciones y guarda el borrador; si no, simplemente responde al Asistente indicándole qué debe cambiar y preparará una versión corregida. Creará la regla y rellenará por sí mismo el campo de conocimiento; puedes indicarle los nombres con naturalidad («carpeta Precios», «nota FAQ», «chat Contabilidad», «mis notas»). Lo que no encuentre lo enumerará en los comentarios sobre el borrador; podrás añadirlo con el chip.

1. EJECUTAR (tarjetas ámbar) - añade acciones (máx. 10, se ejecutan en orden): escribe un mensaje en el hilo (con variables como {{zadanie.nazwa}} y una mención opcional a las personas asignadas), escribe un mensaje con IA, crea una tarea, cambia el estado o la prioridad, archiva, envía un correo electrónico, limpia las antiguas tareas «Hechas», guarda los archivos adjuntos en una carpeta - funciona tanto con un correo como con un archivo subido a una tarea o a un chat. Seleccionas la ubicación en una lista (el chip «seleccionar carpeta…» abre el explorador de Archivos): Documentos, cualquier subcarpeta o una carpeta del espacio de trabajo. También puedes crear una carpeta nueva directamente en esta ventana («Nueva carpeta…»). Se omiten los duplicados (mismo nombre y tamaño). Las reglas más antiguas (y las creadas por el Asistente) conservan en su lugar la ruta escrita; la barra indica el siguiente nivel, así que «Documentos / Mis archivos / Facturas» apunta a la subcarpeta Facturas, y los niveles que falten se crean automáticamente; al hacer clic en el chip, la regla cambia a la ubicación seleccionada en la lista, crea una nota (privada o en el espacio de trabajo del evento, en cuyo caso la podrán ver las personas de ese espacio de trabajo); el campo carpeta coloca la nota en la carpeta de Notas seleccionada - la ruta funciona como al guardar archivos adjuntos y los niveles que falten se crean automáticamente; muestra una notificación (llega a tu Centro de notificaciones, categoría «Automatizaciones») y crea un evento en el calendario (título con variables; fecha «dentro de N horas» O, en el modo por día: el mismo día / el siguiente día laborable a la hora indicada - el modo laborable omite sábados y domingos; el evento se añade a tu calendario, sin participantes) y la IA decide el evento - cuando no se conoce la fecha de antemano y hay que ELEGIRLA a partir del contenido del evento y de tu calendario. En las instrucciones describes cómo decidir, por ejemplo: «si la primera fecha propuesta en el correo está libre, resérvala; si está ocupada, comprueba la segunda; si las dos están ocupadas, no crees el evento e indica en la decisión 2 fechas libres entre las 10 y las 16». La IA siempre ve tu calendario (las fechas ocupadas y las ausencias) y guarda su decisión en las variables {{ai.decyzja}}, {{ai.termin}}, {{ai.tytul}}; úsalas en los bloques SIGUIENTES (una notificación con {{ai.decyzja}}, un correo escrito por la IA que diga «de acuerdo con el campo ai_event»), y toda la regla se referirá a una misma fecha. Coloca este bloque ANTES del correo y de la notificación.
2. Guardar. El guardado es explícito (mediante un botón): la regla activada empieza a funcionar de inmediato, así que no se guarda nada «a medio editar».

Prueba antes de activar

El botón Probar toma los últimos eventos que coinciden con el disparador y muestra qué habría pasado - qué habría superado las condiciones y qué mensajes se habrían enviado (con las variables sustituidas). No ejecuta ni envía nada.

Historial de ejecuciones

El botón Historial muestra cada evento que ha coincidido con el disparador: ejecutados (con la lista de pasos), omitidos (con la condición que los detuvo) y errores (con el mensaje del servidor). Los registros se conservan 30 días.

Error temporal de la IA - reintento automático

Cuando el primer paso de una regla (por ejemplo, «Enviar un mensaje con IA») no recibe respuesta del proveedor de IA por un problema temporal - falta de conexión, tiempo agotado, sobrecarga del proveedor - la regla se reintenta sola a los 2, 10 y 30 minutos. En el Historial se ve cada intento con la nota «Reintentaré automáticamente a las …». La notificación de error solo llega cuando falla también el cuarto intento, el último.

Solo se reintenta sola la regla en la que todavía no se ha ejecutado nada. Si el error se produjo en un paso posterior (por ejemplo, la tarea ya se creó, pero falló el mensaje de IA), el reintento automático duplicaría los pasos anteriores - en ese caso decides tú. Tampoco es temporal agotar el presupuesto de la cuenta con el proveedor de IA - no se reintenta.

Botón «Reintentar»

En una ejecución terminada con error hay un botón Reintentar. La regla se ejecutará otra vez para el mismo evento (el mismo correo, tarea o mensaje) en menos de un minuto, y en el Historial verás el aviso «Reintento programado para …». Ten en cuenta: el reintento ejecuta todos los pasos desde el principio - si algunos ya se completaron la primera vez, se ejecutarán de nuevo. «Reintentar» también funciona en ejecuciones anteriores a esta versión, siempre que se refieran a un correo que siga en el buzón.

Correo: buzón y remitente en el disparador

Con el disparador «Cuando llegue un correo nuevo» puedes configurar directamente a qué buzón y de quién debe tratarse - junto al nombre del disparador hay dos campos para ello. Esto no es lo mismo que las condiciones «Buzón» y «El remitente contiene» de la sección SI:

• el filtro del disparador indica qué correos observa siquiera la regla. El resto no llega al Historial - no se «omite», porque simplemente no le concierne;
• las condiciones en SI reducen lo que el disparador ya ha dejado pasar, y cada rechazo se ve en el Historial junto con el motivo.

Si tienes varios buzones, configura el filtro en el disparador - de lo contrario el Historial se te llenará de correspondencia normal y no encontrarás ahí lo importante. Las reglas ya creadas siguen funcionando sin cambios; puedes dejar los campos vacíos («en cualquier buzón», «de cualquiera»).

Cuando una regla nunca se ha ejecutado

Si una regla lleva activa más de una semana, han pasado por ella al menos 10 eventos y ni una sola vez se ha ejecutado, recibirás una notificación en el Centro de notificaciones - con el número de eventos y la condición que los rechazaba. Casi siempre se trata de una errata o de una condición demasiado estricta al crearla. Tras corregir la regla, el contador empieza de nuevo, y tras la primera ejecución correcta la notificación ya no volverá a aparecer.

Cómo saber que una regla ha dejado de funcionar

El contador de «ejecuciones» solo cuenta los procesos en los que la regla realmente hizo algo. Si la condición deja de coincidir - por ejemplo, porque la otra parte cambió el asunto de los correos que envía - la regla sigue activada y sigue observando cada evento, solo que lo rechaza, y el contador se queda parado.

Por eso, tras 48 horas sin ni una sola ejecución, el programa lo indica claramente: en la lista, junto al nombre, aparece «· última ejecución: hace 6 días» (o «todavía no se ha ejecutado ni una vez»), y al abrir la regla, el encabezado añade cuántos eventos desde entonces no han cumplido las condiciones y qué condición los ha detenido, por ejemplo, «desde entonces 33 eventos no han cumplido las condiciones (el último: El asunto del correo contiene: lead)». Esto suele bastar para ver qué corregir.

Mientras la regla se siga ejecutando, no verás ninguna de estas indicaciones - una condición estricta tiene todo el derecho a rechazar la mayoría de los eventos, y eso no es ningún error.

Salvaguardas

Regla principal: ninguna salvaguarda actúa en silencio - cuando algo bloquea una regla, recibes una notificación en el Centro de notificaciones (campana).

El administrador puede cambiar los umbrales en Configuración → Avanzado → Límites (eventos activos por usuario, ejecuciones de automatización por hora; 0 = sin límite). El límite diario de consultas a la IA desde las automatizaciones está en la pestaña IA.

• La regla funciona con tus permisos - no hará nada que tú mismo no puedas hacer con un clic (no escribirá en la tarea de otro, no añadirá una tarea en el espacio de trabajo de otra persona).
• Error de ejecución (acción fallida, límite superado, presupuesto diario de IA agotado) = notificación con el contenido del error en la primera aparición; los errores idénticos posteriores no saturan de avisos - los detalles siempre en el Historial de la regla.
• Los bucles están limitados: la regla no reacciona a los eventos que ella misma ha provocado, y la cadena «una automatización activa otra automatización» termina en el segundo eslabón; una notificación informa de la interrupción de la cadena (como máximo una vez por hora).
• Límite de ejecuciones por hora - al superarlo, la regla se pausa sola; recibes una notificación y un correo electrónico (protege frente a una avalancha, por ejemplo durante una importación).
• 3 errores seguidos = pausa automática + notificación + correo electrónico. El estado se ve en la lista.
• El administrador ve todas las reglas, puede desactivar cualquiera, eliminarla y modificarla. La regla sigue funcionando con los permisos de su autor; en el editor aparece «autor: X (estás editando como administrador)».
• El interruptor del editor indica si la regla está activada. La pausa por errores es un estado independiente: se describe en la línea situada bajo el nombre y en la sección «En pausa» de la lista. El interruptor permanece activado, por lo que puedes desactivarla con normalidad.

Acceso

Las Automatizaciones pertenecen al plan Pro. En el plan Standard no existen, y las reglas guardadas previamente quedan en espera. En el plan Pro, por defecto, cualquiera puede usarlas. El administrador puede retirar el acceso a una persona concreta en el panel de usuarios (interruptor Puede usar Automatizaciones) - entonces la opción desaparece del menú de vistas. Al administrador global no se le puede retirar el acceso.

Correo

Si tienes un buzón conectado (Configuración → Correo), se añaden el activador «Nuevo correo en el buzón» y la acción «Enviar un correo desde tu buzón».

El disparador se activa con cada mensaje recibido (las copias de tus propios envíos no lo activan). Las condiciones lo acotarán a lo que te interesa: El remitente contiene, El asunto del correo contiene, Buzón (si tienes varios) y Tiene adjunto.

La acción envía el mensaje desde tu dirección - no desde la del sistema - así que no acaba en spam. El destinatario puede ser el remitente del correo (la respuesta se une al mismo hilo), tú mismo o una dirección indicada. En el asunto y el contenido usarás las variables {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.nadawca_nazwa}}, {{mail.skrzynka}} y {{mail.data}}.

Ejemplo: cuando llegue un correo con «factura» en el asunto → crea una tarea en el espacio de trabajo Contabilidad y responde al remitente «Lo hemos recibido, nos ocuparemos en un plazo de 2 días laborables».

Tu correo sigue siendo tuyo. La regla reacciona únicamente a los buzones de su autor. No es posible crear una automatización sobre el correo de otra persona - ni siquiera el administrador puede hacerlo.

Ejemplo: las facturas llegan solas a la carpeta

Desde el correo:

1. CUANDO: Nuevo correo en el buzón.
2. SI: Tiene un archivo adjunto → sí, y después «La IA evaluará»: si el archivo adjunto parece una factura.
3. EJECUTAR: Guarda los archivos adjuntos en la carpeta Facturas → Muestra la notificación «Se ha guardado la factura de {{mail.nadawca}}».

Desde un chat o una tarea (alguien del equipo sube una factura al hilo):

1. CUANDO: Adjunto añadido.
2. SI: El autor del evento → la persona seleccionada, y después «La IA evaluará»: el archivo adjunto es una factura; lo indican el nombre del archivo (factura, FV, invoice) o el contenido del mensaje.
3. EJECUTAR: Guarda los archivos adjuntos en la carpeta → selecciona Mis archivos / Facturas → Muestra la notificación «El archivo {{plik.nazwa}} de {{wiadomosc.autor}} se ha guardado en Facturas».

Tienes ambas reglas listas en + → Facturas a carpeta (IA). El orden de las condiciones es libre - la IA de todos modos se evaluará la última, después de los filtros más baratos.

Carpeta dividida por año y mes. En el campo de la carpeta, la barra crea niveles sucesivos, y las variables de fecha se sustituyen en el momento de guardar - escribe Faktury / {{rok}} / {{miesiac}} y un archivo del 3 de septiembre irá a Faktury / 2026 / 09. Las carpetas que faltan se crean solas, así que no hace falta crearlas de antemano ni posponer nada a fin de mes. Variables de fecha disponibles: {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}} (dos cifras) y {{miesiac_nazwa}} (p. ej. Septiembre).

Ejemplo: una incidencia por correo se convierte en tarea

1. CUANDO: Nuevo correo en el buzón.
2. SI: El remitente contiene → dominio del cliente (o El asunto contiene → incidencia).
3. EJECUTAR, en este orden:
   • Crea una tarea - indica el espacio de trabajo, la persona responsable y la fecha límite +2 días. En el asunto y la descripción usa las variables: {{mail.temat}}, {{mail.tresc}}, {{mail.nadawca}}.
   • Escribe un mensaje (o La IA escribirá el mensaje) - llegará al hilo de la tarea recién creada. Las variables {{mail.*}} siguen funcionando, así que la nota puede citar la solicitud o resumirla.
   • Guardar adjuntos en la carpeta - p. ej. Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}}.

La tarea queda vinculada al hilo de correo: en su cabecera aparece una insignia azul con el asunto del correo, y al hacer clic en ella se abre la correspondencia original. En sentido contrario funciona igual - el menú del hilo (⋮) muestra Vinculado: <tarea>. Nada se pierde entre el buzón y la lista de tareas.

El orden de los bloques importa. El mensaje solo se añadirá a la tarea si el bloque Crear tarea está antes. Un correo por sí solo no es un hilo en el que se pueda escribir; mientras no haya una tarea, el bloque «La IA escribirá el mensaje» funciona como un análisis cuyo resultado podrás reutilizar más adelante con {{ai.odpowiedz}} (por ejemplo, en una nota o una notificación).

Lo que esta regla NO hará: no leerá el plazo del contenido del correo (el plazo lo estableces como +N días desde su llegada) ni elegirá a la persona responsable según el contenido - el asignado es el que indiques en la regla. Cuando las incidencias deban ir a personas distintas, crea varias reglas con condiciones diferentes sobre el remitente o el asunto.

Ejemplo: calendario

Recordatorio un cuarto de hora antes de la reunión: CUANDO El evento empieza dentro de 15 min → EJECUTAR Mostrar notificación con el texto «{{wydarzenie.tytul}} a las {{wydarzenie.godzina}}». Plantilla lista para usar: + → Recordatorio de evento.

Preparación antes de un evento: CUANDO Se crea un evento, SI el título contiene «auditoría» → EJECUTAR Crear un evento en el calendario: «Preparar materiales: {{wydarzenie.tytul}}», dentro de 2 h.

Variables de evento: {{wydarzenie.tytul}}, {{wydarzenie.data}}, {{wydarzenie.godzina}}. Variables de archivo: {{plik.nazwa}}, {{plik.rozmiar}}. Variables de fecha (funcionan en cualquier lugar, también en el nombre de una carpeta): {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}}, {{miesiac_nazwa}}. Variables de correo: {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.tresc}}. Las variables {{ai.odpowiedz}} (texto sin formato), {{ai.odpowiedz_html}} (con formato; úsala en el contenido de una nota) y {{ai.naglowek}} (primera línea del informe, ideal para el título de una nota, por ejemplo, el nombre de la empresa del lead) contienen el resultado del bloque anterior «Escribir un mensaje con IA»; cuando el evento es de correo, este bloque no envía nada, solo prepara un análisis para las acciones siguientes (notas, notificaciones y correo electrónico).

Límite de consultas a la IA

La condición «la IA evalúa» y la acción «escribir con IA» consultan el modelo cada vez que se produce un evento que coincide, por lo que el administrador establece un límite diario de estas consultas en Ajustes → IA (200 de forma predeterminada; 0 desactiva el límite). Cuando se agota el límite, se omiten las reglas con IA durante ese día y se registra claramente en el historial. El contador se pone a cero a medianoche y todo vuelve a funcionar automáticamente, sin necesidad de activarlo manualmente.