Automatizácie za vás vykonávajú opakujúce sa činnosti podľa jednoduchého receptu: KEĎ sa v aplikácii niečo stane, AK sú splnené podmienky, VYKONAJ akcie. Je to obdoba Zapieru/Make, len vnútri Task Managera - bez externých služieb.

Otvárate ich ikonou zobrazení (štvorčeky) v hornej lište - to isté menu, v ktorom sú Kalendár, Nástenka, Poznámky a Asistent AI. Okno vyzerá a správa sa ako ostatné: spoločná svetlá/tmavá téma, dokovanie pri stĺpcoch, zapamätané rozloženie.

Najrýchlejší spôsob: povedzte to asistentovi

Nemusíte klikať po dlaždiciach. Otvorte Asistenta AI a popíšte pravidlo bežnou vetou:

chcem, aby sa všetky súbory, ktoré prídu do chatu Účtovníctvo, ukladali do priečinka FV, a aby som dostal upozornenie „FV bola uložená“

Asistent zostaví hotový návrh: názov, spúšťač, podmienky a akcie. Pod jeho odpoveďou sa zobrazí karta „Prejsť na Automatizácie“ - okno sa otvorí až po kliknutí, takže nestratíte konverzáciu v polovici vety. Návrh je neuložený a vypnutý - prezriete si ho, upravíte a až vy kliknete na Uložiť. Kým to neurobíte, recept nefunguje.

Môžete sa vrátiť k asistentovi a upraviť ju slovami - pri otvorenom okne Automatizácie vie, o ktorom recepte je reč, a úpravy sa hneď premietnu do návrhu (bez karty): „zmeň priečinok na Faktúry“, „pridaj podmienku, že súbor má byť PDF“, „odstráň upozornenie“. Zakaždým dostanete aktualizovaný návrh na schválenie.

Názvy zadávajte po ľudsky („chat Účtovníctvo“, „priečinok FV“, „Kasia Dąbrowska“) - aplikácia sama nájde správny chat, priečinok a osobu. Keď niečo nenájde alebo vynechá neznáme pole, napíše to pod návrhom.

Hotové recepty - vyberte scenár svojho odvetvia

Kliknite na + v okne Automatizácie. Okrem prázdneho receptu dostanete katalóg hotových riešení rozdelený do kategórií. Hotové riešenie sa otvorí ako neuložený návrh - doplníte 1-2 miesta (svoj pracovný priestor, chat, priečinok alebo signatúru) a kliknete na Uložiť.

Predaj a leady

  • Lead z formulára → poznámka (AI) - AI rozpozná prihlásenie z kontaktného formulára, napíše report (kto, čo potrebuje, navrhovaný prvý krok) a uloží ho ako poznámku do priečinka Leady. Na doplnenie: nič - funguje hneď, priečinok môžete zmeniť.
  • Nový lead → úloha kontaktu (AI) - z toho istého rozpoznania vznikne úloha s vysokou prioritou a termínom na zajtra. Uveďte pracovný priestor pred uložením.

Pošta a dokumenty

  • Faktúra z mailu → priečinok (AI) - mail s prílohou, ktorú AI vyhodnotí ako faktúru, skončí v Faktúry / rok / mesiac (priečinky sa vytvoria samy). Na doplnenie: nič.
  • Faktúry do priečinka (AI) - to isté, ale pre súbory vkladané do úloh a chatov.
  • Dokumenty prípadu → archív - maily so signatúrou v predmete odkladajú prílohy do priečinka prípadu. Nahraďte „SIGNATÚRA“ vlastnou (v podmienke aj v názve priečinka). Pozor: lomka v názve priečinka vytvára podpriečinok, takže signatúra „KM 512/26“ dá štruktúru Prípady / KM 512 / 26 - ak preferujete jeden priečinok, zadajte ju bez lomky (napr. „KM 512-26“).

Zákaznícka podpora

  • Reklamácia → naliehavá úloha (AI) - AI rozpozná sťažnosť alebo hlásenie problému; vznikne úloha s vysokou prioritou a upozornenie. Uveďte pracovný priestor.

Tím a termíny - doterajšie hotové riešenia (Eskalácia termínu, Strážca neprítomnosti, Auto-triage, Watchdog ticha, Pripomienka udalosti) plus:

  • Hlásenie poruchy → úloha - správa v chate obsahujúca „porucha“, „naliehavé“ alebo „nefunguje“ sa zmení na úlohu s vysokou prioritou. Uveďte pracovný priestor; zoznam slov môžete rozšíriť.

Vedenie a prehľad - Ranný prehľad (AI), Upratovanie archívu plus:

  • Piatkové zhrnutie týždňa (AI) - v piatok o 15:00 AI napíše do vybraného chatu zhrnutie: čo je dokončené, čo v procese, čo po termíne. Vyberte chat.

Šablóny označené (AI) vidno len pri nakonfigurovanom AI a poštové - len keď máte prístup k modulu Pošta.

Staré e-mailové recepty - jednorazová oprava

Týka sa len inštalácií, v ktorých e-mailové automatizácie vznikli pred verziou 2.2.224. Vtedy mala akcia „odoslať e-mail" iba pole obsahu, takže príkaz typu „odpovedz na základe cenníka" sa dal do neho zapísať - a odišiel adresátovi doslovne, namiesto toho, aby smeroval k AI. Dnes má príkaz pre AI vlastné pole, ale staré recepty ho stále držia v obsahu.

Oprava: administrátor spustí na serveri php migrate-mail-instruction.php. Bez akýchkoľvek prepínačov skript iba vypíše report - pri každom recepte povie, či jeho obsah vyzerá ako príkaz pre AI, alebo ako skutočná šablóna e-mailu, a odôvodní hodnotenie. Nič nemení. Až --wykonaj=19,23 presunie obsah vo vybraných receptoch a pred zmenou uloží kópiu do logs/, takže --cofnij=SÚBOR všetko vráti späť.

Recepty pre chat skript iba vypíše - tam opravu urobíte v okne Automatizácie, výmenou kocky „napíš správu" za „napíš správu cez AI".

Ako zostaviť recept ručne

  1. Kliknite + nad zoznamom. Namiesto prázdnej stránky dostanete zoznam šablón (eskalácia termínu, hliadač ticha, auto-triage, ranný prehľad AI, upratovanie archívu, strážca neprítomností, faktúry do priečinka, pripomienka udalosti) - každú môžete po vytvorení ľubovoľne zmeniť.
  2. KEĎ (modrá karta) - vyberte spúšťač:
    • Vytvorená úloha, Zmenený stav (voliteľne len na vybraný),
    • Termín úlohy vyprší o N hodín, Ticho v úlohe (žiadna správa N dní),
    • Nová správa, Zmienka o mne, Pridaná príloha,
    • Vytvorená udalosť, Udalosť začína o N minút (kalendár),
    • Nový e-mail v schránke (pošta),
    • Každý deň o hodine… (s výberom dní týždňa).

Príloha má vlastný spúšťač a to nie je náhoda. Keď niekto pošle správu so súborom, aplikácia najprv uloží správu a až potom nahrá súbory - v okamihu Novej správy prílohy ešte neexistujú. Preto pravidlo „keď príde faktúra" postavte na Pridaná príloha: spustí sa až po nahratí a nesie konkrétny súbor. Vložené obrázky a kresby (prvok obsahu, nie príloha) ho nespúšťajú.

Kalendár je osobný ako schránka. Recept reaguje výlučne na vaše udalosti - ako účastník máte vlastnú kópiu udalosti, takže reagujete na ňu. Udalosti vytvorené samotnou automatizáciou nespúšťajú Vytvorená udalosť.

  1. AK (fialová karta) - pridajte podmienky: priorita, stav, pracovný priestor, fráza v predmete alebo správe, chat/úloha (zúži pravidlo na jedno vlákno), priradená osoba, autor, „po termíne od N hodín", „priradený má neprítomnosť", názov súboru obsahuje (príloha vo vlákne alebo v e-maile), názov udalosti obsahuje, a pre poštu odosielateľ / predmet / schránka / „má prílohu". Zoznam podmienok sa prispôsobí vybranému spúšťaču - pri Novej správe nezobrazíte poštové podmienky a naopak. Podmienky sa spájajú cez a - všetky musia byť splnené. V poliach „obsahuje" môžete zadať viacero slov oddelených čiarkou - vtedy stačí, aby sa našlo ktorékoľvek z nich (napr. faktur, fv, rozliczen). Toto je jediné miesto s alternatívou; inak sa rôzne podmienky robia druhým receptom. Zadávajte koreň slova, bez koncovky. Aplikácia hľadá fragment textu, takže „faktúra" NENÁJDE „faktúry" ani „faktúru" - a tak ľudia píšu. Zadajte „faktur", a zachytíte všetky tvary. Na veľkosti písmen nezáleží. Nové časové podmienky: Hodina udalosti (pred / od hodiny vrátane, napr. 17:00) a Deň týždňa (pracovný deň po-pi / sobota-nedeľa) - počítané v okamihu, keď udalosť príde. Časové varianty („pred 17 → dnes, po 17 alebo víkend → nasledujúci pracovný deň") zostavíte z samostatných receptov - podmienky sa spájajú cez „a". Samostatná je podmienka „AI posúdi (vlastná podmienka)" - namiesto pevného pravidla napíšete po ľudsky, čo má AI overiť, napr. „či príloha vyzerá ako faktúra". AI vidí odosielateľa, predmet, autora, fragment obsahu, názov udalosti a názvy príloh (nepozerá sa dovnútra súborov) a odpovie áno/nie. Táto podmienka sa počíta VŽDY ako posledná - najprv lacné podmienky odsejú udalosti, aby sa neplatilo za zbytočné požiadavky na AI. Pri neistote AI odpovie „nie" - automat radšej nič neurobí, než by urobil zle.

Pripojte znalosti (čip „pripojiť znalosti…"). Podmienka „AI posúdi" aj akcia „Napíš správu cez AI" majú tiež prístup na internet (od 2.2.353), ak má vlastník receptu zapnuté oprávnenie Asistent AI s prístupom na internet: v pokyne môžete povedať AI napríklad „zostav adresu stránky z domény e-mailu leadu, stiahni ju a zohľadni jej obsah pri hodnotení" - modul stiahne max. 2 stránky za jeden priebeh. Kocky „Napíš správu cez AI" môžu dostať vybraný súbor znalostí - rovnaké zdroje ako v Asistentovi: poznámka, priečinok Súborov, chat, úloha, celý pracovný priestor, schránka. Vďaka tomu AI odpovedá za vás na základe vašich materiálov, napr.: keď sa niekto pýta na cenník → posúď na základe „Cenník 2026", či sa pýta na ceny → odpovedz na základe tohto cenníka. Každá kocka má vlastný súbor zdrojov - môžete hodnotiť podľa podmienok a odpovedať podľa cenníka. Keď pripojíte znalosti, AI dostane pokyn, aby si nič nevymýšľal: čo nie je v zdrojoch, o tom napíše otvorene, že to nevie. Pozor na náklady a objem: tento materiál ide k AI pri KAŽDEJ udalosti, takže platí limit cca 12 tisíc znakov (v Asistentovi je to 60 tisíc). Zdroje, ktoré sa nezmestia, sa úplne vynechajú - vyberte konkrétny priečinok či poznámku namiesto celého pracovného priestoru.

Môžete o to požiadať Asistenta. Stačí povedať priamo, na čom má stavať: „odpovedaj na otázky o cenníku na základe priečinka Cenníky" alebo „hodnoť požiadavky podľa poznámky Podmienky". Asistent hneď pripraví návrh a v odpovedi rozpíše v bodoch, ako bude automatizácia fungovať (KEĎ / AK / VYKONAJ). Ak plán sedí - kliknite na tlačidlo prechodu do Automatizácií a uložte návrh; ak nie - jednoducho napíšte asistentovi, čo zmeniť, a pripraví upravenú verziu. Zostaví recept a sám vyplní pole znalostí (názvy zadávate po ľudsky - „priečinok Cenníky", „poznámka FAQ", „chat Účtovníctvo", „moje poznámky"). Čo nenájde, uvedie v poznámkach nad návrhom; doplníte to čipom.

  1. VYKONAJ (jantárové karty) - pridajte akcie (max. 10, vykonávajú sa postupne): napíš správu vo vlákne (s premennými typu {{zadanie.nazwa}} a voliteľnou zmienkou priradených), napíš správu cez AI, vytvor úlohu, zmeň stav/prioritu, archivuj, odošli e-mail, upratať staré „Dokončené", ulož prílohy do priečinka - funguje pre e-mail aj pre súbor vložený do úlohy alebo chatu. Miesto vyberáte zo zoznamu (čip „vybrať priečinok…" otvorí prehliadač Súborov): Dokumenty, ľubovoľný podpriečinok alebo priečinok pracovného priestoru. Môžete tiež vytvoriť nový priečinok priamo v tomto okne („Nový priečinok…"). Duplikáty (rovnaký názov a veľkosť) sa preskočia. Staršie recepty (aj tie zostavené Asistentom) namiesto toho držia zadanú cestu - lomka znamená ďalšiu úroveň, takže „Dokumenty / Moje súbory / FV" smeruje do podpriečinka FV, a chýbajúce úrovne sa vytvoria samy; kliknutie na čip prepne recept na miesto vybrané zo zoznamu, vytvor poznámku (súkromnú alebo v pracovnom priestore udalosti - vtedy ju vidia ľudia z tohto pracovného priestoru); pole priečinok uloží poznámku do vybraného priečinka Poznámok - cesta ako pri ukladaní príloh, chýbajúce úrovne sa vytvoria samy, zobraz upozornenie (dorazí do vášho Centra oznámení, kategória „Automatizácie") a vytvor udalosť v kalendári (názov s premennými; termín „o N hodín" ALEBO v režime dňa: v ten istý deň / nasledujúci pracovný deň o uvedenej hodine - pracovný režim vynecháva sobotu a nedeľu; udalosť pristane vo vašom kalendári, bez účastníkov) a udalosť určí AI - keď termín nie je vopred známy, len treba ho VYBRAŤ z obsahu udalosti a vášho kalendára. V pokyne opíšete, ako rozhodovať, napr.: „ak prvý navrhovaný termín v e-maile je voľný - zapíš ho; obsadený - skontroluj druhý; oba obsadené - nevytváraj udalosť, v rozhodnutí uveď 2 voľné termíny medzi 10 a 16". AI vždy vidí váš kalendár (obsadené termíny a neprítomnosti) a svoje rozhodnutie uloží do premenných {{ai.decyzja}}, {{ai.termin}}, {{ai.tytul}} - použite ich v NASLEDUJÚCICH kockách (upozornenie s {{ai.decyzja}}, e-mail cez AI píšuci „podľa poľa ai_event"), a celý recept bude hovoriť o jednom a tom istom termíne. Túto kocku umiestnite PRED e-mail a upozornenie.
  2. Uložiť. Uloženie je explicitné (tlačidlo) - zapnutý recept funguje okamžite, takže sa nič neukladá „v polovici úpravy".

Testujte pred zapnutím

Tlačidlo Testovať zoberie posledné udalosti zodpovedajúce spúšťaču a ukáže, čo by sa stalo - ktoré by prešli podmienkami a aké správy by vznikli (s dosadenými premennými). Nič nevykonáva ani neodosiela.

História spustení

Tlačidlo História ukazuje každú udalosť, ktorá zasiahla spúšťač: vykonané (so zoznamom krokov), preskočené (s podmienkou, ktorá zastavila) a chyby (so správou zo servera). Záznamy sa uchovávajú 30 dní.

Poistky

Nadradené pravidlo: žiadna poistka nefunguje potichu - keď niečo zablokuje recept, dostanete upozornenie v Centre oznámení (zvonček).

Administrátor môže zmeniť prahy v Nastavenia → Rozšírené → Limity (aktívne udalosti na používateľa, spustenia automatizácie za hodinu; 0 = bez limitu). Denný limit požiadaviek AI z automatizácií je na karte AI.

  • Recept funguje s vašimi oprávneniami - neurobí nič, čo sami nemôžete kliknúť (nenapíše do cudzej úlohy, nepridá úlohu do cudzieho pracovného priestoru).
  • Chyba priebehu (neúspešná akcia, prekročený limit, vyčerpaný denný rozpočet AI) = upozornenie s obsahom chyby pri prvom výskyte; ďalšie identické chyby nespamujú - podrobnosti vždy v Histórii receptu.
  • Slučky sú orezané: recept nereaguje na udalosti, ktoré sám vyvolal, a reťazec „automatizácia vyvoláva automatizáciu" končí na druhom článku - o prerušenom reťazci informuje upozornenie (max. raz za hodinu).
  • Limit spustení za hodinu - po prekročení sa recept sám pozastaví; dostanete upozornenie a e-mail (chráni pred lavínou napr. pri importe).
  • 3 chyby za sebou = automatická pauza + upozornenie + e-mail. Stav je vidieť v zozname.
  • Administrátor vidí všetky recepty, môže každý vypnúť, odstrániť a upraviť. Recept naďalej funguje s oprávneniami svojho autora - v editore je potom vidieť „autor: X (upravujete ako administrátor)".
  • Prepínač v editore ukazuje, či je recept zapnutý. Pozastavenie po chybách je samostatný stav - popisuje ho riadok pod názvom a sekcia „Pozastavené" v zozname, a prepínač zostáva zapnutý, takže ho môžete normálne vypnúť.

Prístup

Predvolene môže Automatizácie používať každý. Administrátor môže odobrať prístup v paneli používateľov (prepínač vedľa AI a n8n) - vtedy položka zmizne z menu zobrazení.

Pošta

Ak máte pripojenú schránku (Nastavenia → Pošta), pribudne spúšťač „Nový e-mail v schránke" a akcia „Odoslať e-mail z vlastnej schránky".

Spúšťač sa aktivuje pri každej prijatej správe (kópie vašich vlastných odoslaných správ ho nespúšťajú). Podmienky ho zúžia na to, čo vás zaujíma: Odosielateľ obsahuje, Predmet e-mailu obsahuje, Schránka (keď máte viac) a Má prílohu.

Akcia odošle správu z vašej adresy - nie zo systémovej - takže nekončí v spame. Príjemcom môže byť odosielateľ e-mailu (odpoveď sa spojí do toho istého vlákna), vy sami alebo uvedená adresa. V predmete a obsahu použijete premenné {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.nadawca_nazwa}}, {{mail.skrzynka}} a {{mail.data}}.

Príklad: keď príde e-mail s „faktúra" v predmete → vytvor úlohu v pracovnom priestore Účtovníctvo a odpíš odosielateľovi „Prijali sme, vybavíme do 2 pracovných dní".

Vaša pošta zostáva vaša. Recept reaguje výlučne na schránky svojho autora. Nedá sa postaviť automatizácia na cudzej pošte - ani administrátor to nemôže.

Príklad: faktúry samy pristanú v priečinku

Z pošty:

  1. KEĎ: Nový e-mail v schránke.
  2. AK: Má prílohu → áno, a potom „AI posúdi": či príloha vyzerá ako faktúra.
  3. VYKONAJ: Ulož prílohy do priečinka Faktúry → Zobraz upozornenie „Faktúra od {{mail.nadawca}} bola uložená".

Z chatu alebo úlohy (niekto z tímu vloží faktúru do vlákna):

  1. KEĎ: Pridaná príloha.
  2. AK: Autor udalosti → vybraná osoba, a potom „AI posúdi": priložený súbor je faktúra - svedčí o tom názov súboru (faktúra, FV, invoice) alebo obsah správy.
  3. VYKONAJ: Ulož prílohy do priečinka → vyber Moje súbory / FV → Zobraz upozornenie „Súbor {{plik.nazwa}} od {{wiadomosc.autor}} bol pridaný do FV".

Oba recepty máte pripravené pod + → Faktúry do priečinka (AI). Poradie podmienok je ľubovoľné - AI sa aj tak počíta posledná, po lacnejších filtroch.

Priečinok rozdelený podľa roka a mesiaca. V poli priečinka vytvára lomka ďalšie úrovne, a premenné dátumu sa dosadia v okamihu uloženia - napíšte Faktúry / {{rok}} / {{miesiac}}, a súbor z 3. septembra pristane v Faktúry / 2026 / 09. Chýbajúce priečinky vzniknú samy, takže ich nemusíte zakladať vopred ani nič presúvať na konci mesiaca. Dostupné premenné dátumu: {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}} (dvojciferne) a {{miesiac_nazwa}} (napr. September).

Príklad: požiadavka z e-mailu sa stáva úlohou

  1. KEĎ: Nový e-mail v schránke.
  2. AK: Odosielateľ obsahuje → doména klienta (alebo Predmet obsahuje → požiadavka).
  3. VYKONAJ, postupne:
    • Vytvorte úlohu - určte pracovný priestor, zodpovednú osobu a termín +2 dni. V predmete a popise použite premenné: {{mail.temat}}, {{mail.tresc}}, {{mail.nadawca}}.
    • Napíšte správu (alebo Správu napíše AI) - dostane sa do vlákna práve vytvorenej úlohy. Premenné {{mail.*}} naďalej fungujú, takže poznámka môže citovať nahlásenie alebo ho zhrnúť.
    • Uložiť prílohy do priečinka - napr. Požiadavky / {{rok}} / {{miesiac}}.

Úloha zostáva prepojená s poštovým vláknom: v jej hlavičke sa objaví modrý štítok s predmetom e-mailu, a kliknutie naň otvorí pôvodnú korešpondenciu. Opačným smerom to funguje rovnako - menu vlákna (⋮) ukazuje Prepojené: <úloha>. Nič sa nestratí medzi schránkou a zoznamom úloh.

Na poradí kociek záleží. Správa sa pripíše k úlohe len vtedy, keď je kocka Vytvoriť úlohu pred ňou. Samotný e-mail nie je vlákno, do ktorého sa dá písať - kým úloha neexistuje, kocka „Správu napíše AI" funguje ako analýza, ktorej výsledok dosadíte ďalej cez {{ai.odpowiedz}} (napr. do poznámky alebo upozornenia).

Čo tento recept NEUROBÍ: neprečíta termín z obsahu e-mailu (termín nastavíte ako +N dní od jeho príchodu) ani nevyberie zodpovednú osobu podľa obsahu - priradený je ten, koho uvediete v recepte. Keď majú požiadavky ísť rôznym osobám, urobte niekoľko receptov s rôznymi podmienkami na odosielateľovi alebo predmete.

Príklad: kalendár

Pripomienka štvrťhodinu pred stretnutím: KEĎ Udalosť začína o 15 min → VYKONAJ Zobraz upozornenie s obsahom „{{wydarzenie.tytul}} o {{wydarzenie.godzina}}". Šablóna: + → Pripomienka udalosti.

Príprava pred udalosťou: KEĎ Vytvorená udalosť, AK názov obsahuje „audit" → VYKONAJ Vytvoriť udalosť v kalendári: „Pripraviť materiály: {{wydarzenie.tytul}}", o 2 h.

Premenné udalosti: {{wydarzenie.tytul}}, {{wydarzenie.data}}, {{wydarzenie.godzina}}. Premenné súboru: {{plik.nazwa}}, {{plik.rozmiar}}. Premenné dátumu (fungujú všade, aj v názve priečinka): {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}}, {{miesiac_nazwa}}. Premenné pošty: {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.tresc}}. Premenné {{ai.odpowiedz}} (čistý text), {{ai.odpowiedz_html}} (s formátovaním - túto použite v obsahu poznámky) a {{ai.naglowek}} (prvý riadok reportu - ideálny na názov poznámky, napr. názov firmy leadu) nesú výsledok predchádzajúcej kocky „Napíš správu cez AI" - pri poštovej udalosti táto kocka nič neodosiela, len pripraví analýzu pre ďalšie akcie (poznámky, upozornenia, e-mailu).

Limit požiadaviek AI

Podmienka „AI posúdi" a akcia „napíš cez AI" oslovujú model pri každej vyhovujúcej udalosti, preto administrátor nastaví denný limit takýchto požiadaviek v Nastavenia → AI (predvolene 200; 0 vypne limit). Po vyčerpaní limitu sa recepty s AI v ten deň preskakujú so zrozumiteľným záznamom v histórii - počítadlo sa vynuluje o polnoci a všetko sa spustí samo, bez ručného zapínania.