Automatizácie za vás vykonávajú opakujúce sa činnosti podľa jednoduchého receptu: KEĎ sa v aplikácii niečo stane, AK sú splnené podmienky, VYKONAJ akcie. Je to obdoba Zapieru/Make, len vnútri Task Managera - bez externých služieb.

Otvárate ich ikonou zobrazení (štvorčeky) v hornej lište - to isté menu, v ktorom sú Kalendár, Nástenka, Poznámky a Asistent AI. Okno vyzerá a správa sa ako ostatné: spoločná svetlá/tmavá téma, dokovanie pri stĺpcoch, zapamätané rozloženie.

Najrýchlejší spôsob: povedzte to asistentovi

Nemusíte klikať po dlaždiciach. Otvorte Asistenta AI a popíšte pravidlo bežnou vetou:

chcem, aby sa všetky súbory, ktoré prídu do chatu Účtovníctvo, ukladali do priečinka FV a aby som dostal upozornenie „FV bola uložená“

Asistent pripraví hotový návrh: názov, spúšťač, podmienky a akcie. Pod jeho odpoveďou sa zobrazí karta „Prejsť na Automatizácie“ - okno sa otvorí až po kliknutí, takže neprídete o rozhovor uprostred vety. Návrh je neuložený a vypnutý - skontrolujete ho, upravíte a až potom kliknete na Uložiť. Kým to neurobíte, recept nefunguje.

Môžete sa vrátiť k asistentovi a upraviť ho slovami - keď je otvorené okno Automatizácií, vie, o ktorom recepte hovoríte, a zmeny sa hneď premietnu do návrhu (bez karty): „zmeň priečinok na Faktúry“, „pridaj podmienku, že súbor musí byť vo formáte PDF“, „odstráň upozornenie“. Po každej úprave dostanete aktualizovaný návrh na schválenie.

Názvy uvádzajte bežným spôsobom („chat Účtovníctvo“, „priečinok FV“, „Kasia Dąbrowska“) - aplikácia sama nájde správny chat, priečinok a osobu. Ak niečo nenájde alebo vynechá neznáme pole, napíše o tom pod návrhom.

Task Manager: okno Automatizácií s pravidlom rozpísaným na spúšťač, podmienku a akcie.
Asistent rozpíše pravidlo v bodoch AK, KEĎ, VYKONAJ a ponechá ho ako návrh.

Hotové recepty - vyberte scenár svojho odvetvia

Kliknite na + v okne Automatizácie. Okrem prázdneho receptu dostanete katalóg hotových riešení rozdelený do kategórií. Hotové riešenie sa otvorí ako neuložený návrh - doplníte 1-2 miesta (svoj pracovný priestor, chat, priečinok alebo signatúru) a kliknete na Uložiť.

Predaj a leady

  • Lead z formulára → poznámka (AI) - AI rozpozná prihlásenie z kontaktného formulára, napíše report (kto, čo potrebuje, navrhovaný prvý krok) a uloží ho ako poznámku do priečinka Leady. Na doplnenie: nič - funguje hneď, priečinok môžete zmeniť.
  • Nový lead → úloha kontaktu (AI) - z toho istého rozpoznania vznikne úloha s vysokou prioritou a termínom na zajtra. Uveďte pracovný priestor pred uložením.

Pošta a dokumenty

  • Faktúra z mailu → priečinok (AI) - mail s prílohou, ktorú AI vyhodnotí ako faktúru, skončí v Faktúry / rok / mesiac (priečinky sa vytvoria samy). Na doplnenie: nič.
  • Faktúry do priečinka (AI) - to isté, ale pre súbory vkladané do úloh a chatov.
  • Dokumenty prípadu → archív - e-maily so spisovou značkou v predmete ukladajú prílohy do priečinka prípadu. Nahraďte „SYGNATURA“ vlastnou značkou (v podmienke aj v názve priečinka). Upozornenie: lomka v názve priečinka vytvorí podpriečinok, takže značka „KM 512/26“ vytvorí štruktúru Sprawy / KM 512 / 26 - ak chcete jeden priečinok, zadajte ju bez lomky (napr. „KM 512-26“).

Zákaznícka podpora

  • Reklamácia → naliehavá úloha (AI) - AI rozpozná sťažnosť alebo hlásenie problému; vznikne úloha s vysokou prioritou a upozornenie. Uveďte pracovný priestor.

Tím a termíny - doterajšie hotové riešenia (Eskalácia termínu, Strážca neprítomnosti, Auto-triage, Watchdog ticha, Pripomienka udalosti) plus:

  • Nahlásenie poruchy → úloha - správa v chate obsahujúca „porucha“, „naliehavé“ alebo „nefunguje“ sa zmení na úlohu s vysokou prioritou. Vyberte pracovný priestor; zoznam slov môžete rozšíriť.

Vedenie a prehľad - Ranný prehľad (AI), Upratovanie archívu plus:

  • Piatkové zhrnutie týždňa (AI) - v piatok o 15:00 AI napíše do vybraného chatu zhrnutie: čo je dokončené, čo v procese, čo po termíne. Vyberte chat.

Šablóny označené (AI) vidno len pri nakonfigurovanom AI a poštové - len keď máte prístup k modulu Pošta.

Staré e-mailové recepty - jednorazová oprava

Týka sa to iba inštalácií, v ktorých boli e-mailové automatizácie vytvorené pred verziou 2.2.224. Vtedy mala akcia „odoslať e-mail“ iba pole pre text, takže sa doň dal zadať príkaz typu „odpovedz na základe cenníka“ - a namiesto odoslania AI ho dostal adresát doslova. Dnes má príkaz pre AI samostatné pole, ale staré recepty ho stále ukladajú do textu správy.

Oprava: administrátor spustí na serveri php migrate-mail-instruction.php. Bez akýchkoľvek prepínačov skript iba vypíše report - pri každom recepte povie, či jeho obsah vyzerá ako príkaz pre AI, alebo ako skutočná šablóna e-mailu, a odôvodní hodnotenie. Nič nemení. Až --wykonaj=19,23 presunie obsah vo vybraných receptoch a pred zmenou uloží kópiu do logs/, takže --cofnij=SÚBOR všetko vráti späť.

Pri četových receptoch skript iba vypíše návrh - úpravu vykonáte v okne Automatizácií, kde zmeníte blok „napíš správu“ na „napíš správu pomocou AI“.

Ako zostaviť recept ručne

  1. Kliknite + nad zoznamom. Namiesto prázdnej stránky dostanete zoznam šablón (eskalácia termínu, hliadač ticha, auto-triage, ranný prehľad AI, upratovanie archívu, strážca neprítomností, faktúry do priečinka, pripomienka udalosti) - každú môžete po vytvorení ľubovoľne zmeniť.
  2. KEĎ (modrá karta) - vyberte spúšťač:
    • Vytvorená úloha, Zmenený stav (voliteľne len na vybraný),
    • Termín úlohy vyprší o N hodín, Ticho v úlohe (žiadna správa N dní),
    • Nová správa, Zmienka o mne, Pridaná príloha,
    • Vytvorená udalosť, Udalosť začína o N minút (kalendár),
    • Nový e-mail v schránke (pošta),
    • Každý deň o hodine… (s výberom dní týždňa).

Príloha má vlastný spúšťač, a nie je to náhoda. Keď niekto odošle správu so súborom, aplikácia najprv uloží správu a až potom nahrá súbory - v okamihu Nová správa ešte prílohy nie sú k dispozícii. Preto pravidlo „keď príde faktúra“ nastavte na Pridaná príloha: spustí sa až po nahratí a obsahuje konkrétny súbor. Vložené obrázky a kresby (prvok obsahu, nie príloha) ho nespúšťajú.

Kalendár je osobný ako schránka. Recept reaguje výlučne na vaše udalosti - ako účastník máte vlastnú kópiu udalosti, takže reagujete na ňu. Udalosti vytvorené samotnou automatizáciou nespúšťajú Vytvorená udalosť.

  1. AK (fialová karta) - pridajte podmienky: priorita, stav, pracovný priestor, fráza v predmete alebo správe, chat/úloha (zúži pravidlo na jedno vlákno), priradená osoba, autor, „po termíne od N hodín”, „priradený má neprítomnosť”, názov súboru obsahuje (príloha vo vlákne alebo v e-maile), názov udalosti obsahuje, a pre poštu odosielateľ (obsahuje alebo neobsahuje) / predmet / schránka / „má prílohu”. Zoznam podmienok sa prispôsobuje vybranému spúšťaču - pri Novej správe neuvidíte poštové podmienky, a naopak. Podmienky sa spájajú cez a - všetky musia byť splnené. Do polí „obsahuje” môžete zadať viacero slov oddelených čiarkou - vtedy stačí, že sa nájde ktorékoľvek z nich (napr. faktur, fv, vyuctovan). Toto je jediné miesto s alternatívou; inak sa rôzne podmienky riešia druhým receptom. Zadávajte koreň slova, bez koncovky. Aplikácia hľadá fragment textu, takže „faktura” NEnájde „faktúry” ani „faktúru” - a presne tak ľudia píšu. Zadajte „faktur” a zachytíte všetky tvary. Na veľkosti písmen nezáleží. Nové časové podmienky: Hodina udalosti (pred / od hodiny vrátane, napr. 17:00) a Deň v týždni (pracovný deň po-pi / sobota-nedeľa) - počítané v momente, keď udalosť príde. Časové varianty („pred 17 → dnes, po 17 alebo víkend → nasledujúci pracovný deň”) skladáte zo samostatných receptov - podmienky sa spájajú cez „a”. Samostatná je podmienka „AI vyhodnotí (vlastná podmienka)” - namiesto pevného pravidla napíšete po ľudsky, čo má AI skontrolovať, napr. „či príloha vyzerá ako faktúra”. AI vidí odosielateľa, predmet, autora, fragment obsahu, názov udalosti a názvy príloh (dovnútra súborov nenahliada) a odpovie áno/nie. Táto podmienka sa vždy počíta ako posledná - najprv lacné podmienky odfiltrujú udalosti, aby sa neplatilo za zbytočné požiadavky na AI. Pri neistote AI odpovie „nie” - automat radšej nič neurobí, než aby to urobil zle.

Dva recepty na jeden e-mail. Ak jeden e-mail spĺňa podmienky oboch receptov a každý z nich vytvára úlohu, vzniknú dve úlohy. Aby vznikla len jedna, pridajte v druhom recepte podmienku vylučujúcu prípady, ktoré obslúžil prvý:

  • prvý recept: Odosielateľ obsahuje @klient.pl → Vytvoriť úlohu;
  • druhý recept: Predmet e-mailu obsahuje reklamáci a Odosielateľ neobsahuje @klient.pl → Vytvoriť úlohu.

Operátor „obsahuje” / „neobsahuje” prepnete kliknutím na pilulku vedľa slova Odosielateľ. V oboch receptoch zadajte rovnaký fragment - „obsahuje” ho hľadá v adrese a mene odosielateľa, takže ide o zhodu textu, nie o presnú kontrolu domény. Prázdnu podmienku „neobsahuje” neuložíte.

Pripojiť znalosti (čip „pripojiť znalosti…“). Podmienka „AI posúdi“ aj akcia „Napísať správu pomocou AI“ majú prístup aj na internet (od verzie 2.2.353), ak má vlastník receptúry povolené oprávnenie Asistent AI s prístupom na internet: v pokynoch môžete AI napríklad zadať „vytvor adresu webovej stránky z e-mailovej domény potenciálneho zákazníka, načítaj ju a zohľadni jej obsah pri hodnotení“ - systém načíta najviac 2 stránky na jedno spustenie. Bloky „Napísať správu pomocou AI“ môžu dostať vybranú skupinu znalostí - rovnaké zdroje ako v Asistentovi: poznámku, priečinok Súborov, chat, úlohu, celý pracovný priestor, schránku. Vďaka tomu AI odpovedá za vás na základe vašich materiálov, napr.: keď sa niekto opýta na cenník → na základe „Cenník 2026“ posúď, či sa pýta na ceny → odpovedz podľa tohto cenníka. Každý blok má vlastnú skupinu - môžete hodnotiť na základe prevádzkového poriadku a odpovedať na základe cenníka. Keď pripojíte znalosti, AI dostane pokyn, aby si nič nevymýšľala: ak niečo nie je v zdrojoch, otvorene napíše, že to nevie. Pozor na náklady a objem: tieto materiály sa posielajú AI pri KAŽDEJ udalosti, preto platí limit približne 12-tisíc znakov (v Asistentovi je to 60-tisíc). Zdroje, ktoré sa nezmestia, sa vynechajú celé - vyberte konkrétny priečinok alebo poznámku namiesto celého pracovného priestoru.

Môžete o to požiadať Asistenta. Stačí priamo povedať, o čo sa má oprieť: „odpovedaj na otázky o cenníku na základe priečinka Cenníky“ alebo „hodnoť požiadavky podľa poznámky Prevádzkový poriadok“. Asistent hneď pripraví návrh a v odpovedi v bodoch opíše, ako bude automatizácia fungovať (KEĎ / AK / VYKONAŤ). Ak vám plán vyhovuje, kliknite na tlačidlo prechodu do Automatizácií a uložte návrh; ak nie, jednoducho Asistentovi napíšte, čo má zmeniť, a pripraví upravenú verziu. Zostaví receptúru a sám vyplní pole znalostí - názvy zadávate bežnými slovami („priečinok Cenníky“, „poznámka FAQ“, „chat Účtovníctvo“, „moje poznámky“). Čo nenájde, uvedie v poznámkach nad návrhom; pridáte to pomocou čipu.

  1. VYKONAŤ (jantárové karty) - pridajte akcie (max. 10, vykonávajú sa postupne): napísať správu vo vlákne (s premennými, napríklad {{zadanie.nazwa}}, a voliteľným označením priradených osôb), napísať správu pomocou AI, vytvoriť úlohu, zmeniť stav/prioritu, archivovať, odoslať e-mail, upratať staré „Dokončené“, uložiť prílohy do priečinka - funguje pre e-mail aj pre súbor nahraný do úlohy alebo chatu. Miesto vyberiete zo zoznamu (čip „vybrať priečinok…“ otvorí prehliadač Súborov): Dokumenty, ľubovoľný podpriečinok alebo priečinok pracovného priestoru. Nový priečinok môžete vytvoriť aj priamo v tomto okne („Nový priečinok…“). Duplikáty (rovnaký názov a veľkosť) sa preskočia. Staršie receptúry (aj tie vytvorené Asistentom) namiesto toho uchovávajú zadanú cestu - lomka označuje ďalšiu úroveň, takže „Dokumenty / Moje súbory / FV“ sa uloží do podpriečinka FV a chýbajúce úrovne sa vytvoria automaticky; kliknutím na čip prepnete receptúru na miesto vybrané zo zoznamu, vytvoriť poznámku (súkromnú alebo v pracovnom priestore udalosti - vtedy ju vidia ľudia z daného pracovného priestoru); pole priečinok uloží poznámku do vybraného priečinka Poznámok - cesta funguje rovnako ako pri ukladaní príloh, chýbajúce úrovne sa vytvoria automaticky, zobraziť oznámenie (dostane sa do vášho Centra oznámení, kategória „Automatizácie“) a vytvoriť udalosť v kalendári (názov s premennými; termín „o N hodín“ ALEBO v režime dňa: v ten istý deň / nasledujúci pracovný deň v zadanom čase - pracovný režim vynecháva sobotu a nedeľu; udalosť sa uloží do vášho kalendára bez účastníkov) a tiež termín udalosti určí AI - keď termín nie je vopred známy a treba ho VYBRAŤ z obsahu udalosti a vášho kalendára. V pokynoch opíšete, ako sa má rozhodnúť, napr.: „ak je prvý termín navrhnutý v e-maile voľný - zapíš ho; ak je obsadený - skontroluj druhý; ak sú obsadené oba - nevytváraj udalosť, v rozhodnutí uveď 2 voľné termíny medzi 10 a 16“. AI vždy vidí váš kalendár (obsadené termíny a neprítomnosti) a svoje rozhodnutie uloží do premenných {{ai.decyzja}}, {{ai.termin}}, {{ai.tytul}} - použite ich v NASLEDUJÚCICH blokoch (oznámenie s {{ai.decyzja}}, e-mail napísaný pomocou AI s textom „podľa poľa ai_event“), aby celá receptúra pracovala s jedným a tým istým termínom. Tento blok umiestnite PRED e-mail a oznámenie.
  2. Uložiť. Uloženie je výslovné (tlačidlom) - zapnutá receptúra začne fungovať okamžite, takže sa nič neuloží „uprostred úprav“.

Testujte pred zapnutím

Tlačidlo Testovať zoberie posledné udalosti zodpovedajúce spúšťaču a ukáže, čo by sa stalo - ktoré by prešli podmienkami a aké správy by vznikli (s dosadenými premennými). Nič nevykonáva ani neodosiela.

História spustení

Tlačidlo História ukazuje každú udalosť, ktorá zasiahla spúšťač: vykonané (so zoznamom krokov), preskočené (s podmienkou, ktorá zastavila) a chyby (so správou zo servera). Záznamy sa uchovávajú 30 dní.

Dočasná chyba AI - opakovanie samo

Keď prvý krok receptu (napr. „Napíš správu cez AI”) nedostane odpoveď od poskytovateľa AI z dôvodu dočasného problému - chýbajúce pripojenie, prekročený čas, preťaženie poskytovateľa - recept sa zopakuje sám po 2, 10 a 30 minútach. V Histórii vidíte každý pokus s poznámkou „Automaticky zopakujem o …”. Oznámenie o chybe dostanete až vtedy, keď zlyhá aj posledný, štvrtý pokus.

Sám sa zopakuje len recept, v ktorom sa ešte nič nevykonalo. Ak chyba prišla v ďalšom kroku (napr. úloha už vznikla, ale zlyhala správa AI), automatické opakovanie by zdvojilo predchádzajúce kroky - vtedy rozhodujete vy. Vyčerpaný rozpočet účtu u poskytovateľa AI tiež nie je dočasný problém - nezopakuje sa.

Tlačidlo „Zopakovať”

Pri priebehu, ktorý skončil chybou, je tlačidlo Zopakovať. Recept sa spustí ešte raz pre tú istú udalosť (ten istý e-mail, úlohu alebo správu) do minúty, a v Histórii uvidíte termín „Zopakovanie naplánované na …”. Pozor: zopakovanie vykoná všetky kroky od začiatku - ak časť z nich prešla už prvýkrát, vykonajú sa druhýkrát. „Zopakovať” funguje aj pre priebehy spred tejto verzie, pokiaľ sa týkali e-mailu, ktorý je stále v schránke.

Pošta: schránka a odosielateľ pri spúšťači

Pri spúšťači „Keď príde nový e-mail" nastavíte hneď, ktorej schránky a od koho sa má týkať - vedľa názvu spúšťača sú na to dve polia. To nie je to isté ako podmienky „Schránka" a „Odosielateľ obsahuje" v sekcii AK:

  • filter pri spúšťači hovorí, ktoré maily recept vôbec sleduje. Ostatné sa do Histórie nedostanú - nie sú „vynechané", lebo sa ich to netýka;
  • podmienky v AK zužujú to, čo spúšťač už prepustil, a každé odmietnutie je vidieť v Histórii spolu s dôvodom.

Ak máte viacero schránok, nastavte filter pri spúšťači - inak sa vám História zaplní bežnou korešpondenciou a nenájdete v nej to podstatné. Doterajšie recepty fungujú bez zmien; polia môžete nechať prázdne („v ktorejkoľvek schránke", „od kohokoľvek").

Keď recept nikdy nezafungoval

Ak je recept zapnutý viac ako týždeň, prešlo cez neho aspoň 10 udalostí a ani raz sa nevykonal, dostanete oznámenie v Centre oznámení - s počtom udalostí a podmienkou, ktorá ich odmietala. Takmer vždy to znamená preklep alebo príliš úzku podmienku zadanú pri zakladaní. Po oprave receptu sa počítadlo spustí odznova, a po prvom úspešnom priebehu sa oznámenie už nevráti.

Odkiaľ viete, že recept prestal fungovať

Počítadlo „vykonaní" počíta iba tie priebehy, v ktorých recept naozaj niečo urobil. Ak podmienka prestane sedieť - napríklad druhá strana zmenila predmet odosielaných mailov - recept je stále zapnutý a stále sleduje každú udalosť, len ju odmieta, a počítadlo stojí na mieste.

Preto po 48 hodinách bez jediného vykonania to program povie priamo: v zozname pri názve sa objaví „· posledné vykonanie: pred 6 dňami" (alebo „ešte sa ani raz nevykonal"), a po otvorení receptu nadpis doplní, koľko udalostí odvtedy neprešlo podmienkami a ktorá podmienka ich zastavila, napr. „odvtedy 33 udalostí neprešlo podmienkami (posledná: Predmet mailu obsahuje: lead)". To zvyčajne stačí na to, aby ste videli, čo opraviť.

Kým sa recept vykonáva, nezobrazí sa vám žiadny z týchto dopiskov - úzka podmienka má právo odmietnuť väčšinu udalostí a nie je to žiadna chyba.

Poistky

Nadradené pravidlo: žiadna poistka nefunguje potichu - keď niečo zablokuje recept, dostanete upozornenie v Centre oznámení (zvonček).

Administrátor môže zmeniť prahy v Nastavenia → Rozšírené → Limity (aktívne udalosti na používateľa, spustenia automatizácie za hodinu; 0 = bez limitu). Denný limit požiadaviek AI z automatizácií je na karte AI.

  • Recept funguje s vašimi oprávneniami - neurobí nič, čo sami nemôžete kliknúť (nenapíše do cudzej úlohy, nepridá úlohu do cudzieho pracovného priestoru).
  • Chyba priebehu (neúspešná akcia, prekročený limit, vyčerpaný denný rozpočet AI) = upozornenie s obsahom chyby pri prvom výskyte; ďalšie identické chyby nespamujú - podrobnosti vždy v Histórii receptu.
  • Slučky sú obmedzené: receptúra nereaguje na udalosti, ktoré sama vyvolala, a reťazec „automatizácia spúšťa automatizáciu“ sa končí druhým článkom - o prerušení reťazca informuje oznámenie (max. raz za hodinu).
  • Limit spustení za hodinu - po prekročení sa recept sám pozastaví; dostanete upozornenie a e-mail (chráni pred lavínou napr. pri importe).
  • 3 chyby za sebou = automatická pauza + upozornenie + e-mail. Stav je vidieť v zozname.
  • Administrátor vidí všetky receptúry, môže každú vypnúť, odstrániť aj upraviť. Receptúra naďalej funguje s oprávneniami svojho autora - v editore sa vtedy zobrazuje „autor: X (upravujete ako administrátor)“.
  • Prepínač v editore ukazuje, či je recept zapnutý. Pozastavenie po chybách je samostatný stav - opisuje ho riadok pod názvom a sekcia „Pozastavené“ v zozname, pričom prepínač zostáva zapnutý, takže ho môžete bežne vypnúť.

Prístup

Automatizácie patria do plánu Pro. V pláne Standard ich nie je, a skôr uložené recepty čakajú pozastavené. V pláne Pro ich predvolene môže používať každý. Administrátor môže vybranej osobe odobrať prístup v paneli používateľov (prepínač Môže používať Automatizácie) - vtedy položka zmizne z menu zobrazení. Globálnemu administrátorovi prístup odobrať nemožno.

Pošta

Ak máte pripojenú schránku (Nastavenia → Pošta), pribudne spúšťač „Nový e-mail v schránke“ a akcia „Odoslať e-mail z vašej schránky“.

Spúšťač sa aktivuje pri každej prijatej správe (kópie vašich vlastných odoslaných správ ho nespúšťajú). Podmienky ho zúžia na to, čo vás zaujíma: Odosielateľ obsahuje, Predmet e-mailu obsahuje, Schránka (keď máte viac) a Má prílohu.

Akcia odošle správu z vašej adresy - nie zo systémovej - takže nekončí v spame. Príjemcom môže byť odosielateľ e-mailu (odpoveď sa spojí do toho istého vlákna), vy sami alebo uvedená adresa. V predmete a obsahu použijete premenné {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.nadawca_nazwa}}, {{mail.skrzynka}} a {{mail.data}}.

Príklad: keď príde e-mail s „faktúra“ v predmete → vytvor úlohu v pracovnom priestore Účtovníctvo a odpíš odosielateľovi „Dostali sme ho, vybavíme to do 2 pracovných dní“.

Vaša pošta zostáva vaša. Recept reaguje výlučne na schránky svojho autora. Nedá sa postaviť automatizácia na cudzej pošte - ani administrátor to nemôže.

Príklad: faktúry samy pristanú v priečinku

Z pošty:

  1. KEĎ: Nový e-mail v schránke.
  2. AK: Má prílohu → áno, potom „AI posúdi“: či príloha vyzerá ako faktúra.
  3. VYKONAJ: Ulož prílohy do priečinka Faktúry → Zobraz oznámenie „Faktúra od {{mail.nadawca}} bola uložená“.

Z chatu alebo úlohy (niekto z tímu vloží faktúru do vlákna):

  1. KEĎ: Pridaná príloha.
  2. AK: Autor udalosti → vybraná osoba, potom „AI posúdi“: priložený súbor je faktúra - svedčí o tom názov súboru (faktúra, FV, invoice) alebo obsah správy.
  3. VYKONAJ: Ulož prílohy do priečinka → vyber Moje súbory / FV → Zobraz oznámenie „Súbor {{plik.nazwa}} od {{wiadomosc.autor}} bol uložený do FV“.

Oba recepty máte pripravené pod + → Faktúry do priečinka (AI). Poradie podmienok je ľubovoľné - AI sa aj tak počíta posledná, po lacnejších filtroch.

Priečinok rozdelený podľa roka a mesiaca. V poli priečinka vytvára lomka ďalšie úrovne, a premenné dátumu sa dosadia v okamihu uloženia - napíšte Faktúry / {{rok}} / {{miesiac}}, a súbor z 3. septembra pristane v Faktúry / 2026 / 09. Chýbajúce priečinky vzniknú samy, takže ich nemusíte zakladať vopred ani nič presúvať na konci mesiaca. Dostupné premenné dátumu: {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}} (dvojciferne) a {{miesiac_nazwa}} (napr. September).

Príklad: požiadavka z e-mailu sa stáva úlohou

  1. KEĎ: Nový e-mail v schránke.
  2. AK: Odosielateľ obsahuje → doména klienta (alebo Predmet obsahuje → požiadavka).
  3. VYKONAJ, postupne:
    • Vytvorte úlohu - určte pracovný priestor, zodpovednú osobu a termín +2 dni. V predmete a popise použite premenné: {{mail.temat}}, {{mail.tresc}}, {{mail.nadawca}}.
    • Napíšte správu (alebo Správu napíše AI) - dostane sa do vlákna práve vytvorenej úlohy. Premenné {{mail.*}} naďalej fungujú, takže poznámka môže citovať nahlásenie alebo ho zhrnúť.
    • Uložiť prílohy do priečinka - napr. Požiadavky / {{rok}} / {{miesiac}}.

Úloha zostáva prepojená s poštovým vláknom: v jej hlavičke sa objaví modrý štítok s predmetom e-mailu, a kliknutie naň otvorí pôvodnú korešpondenciu. Opačným smerom to funguje rovnako - menu vlákna (⋮) ukazuje Prepojené: <úloha>. Nič sa nestratí medzi schránkou a zoznamom úloh.

Poradie blokov je dôležité. Správa sa pridá k úlohe iba vtedy, keď je blok Vytvoriť úlohu umiestnený pred ňou. Samotný e-mail nie je vlákno, do ktorého sa dá písať - kým úloha neexistuje, blok „AI napíše správu“ slúži na analýzu, ktorej výsledok môžete ďalej použiť prostredníctvom {{ai.odpowiedz}} (napr. v poznámke alebo oznámení).

Čo tento recept NEUROBÍ: neprečíta termín z obsahu e-mailu (termín nastavíte ako +N dní od jeho príchodu) ani nevyberie zodpovednú osobu podľa obsahu - priradený je ten, koho uvediete v recepte. Keď majú požiadavky ísť rôznym osobám, urobte niekoľko receptov s rôznymi podmienkami na odosielateľovi alebo predmete.

Príklad: kalendár

Pripomienka štvrťhodinu pred stretnutím: KEĎ Udalosť sa začína o 15 min → VYKONAJ Zobraz oznámenie s textom „{{wydarzenie.tytul}} o {{wydarzenie.godzina}}“. Predpripravený recept: + → Pripomienka udalosti.

Príprava pred udalosťou: KEĎ Bola vytvorená udalosť, AK názov obsahuje „audit“ → VYKONAJ Vytvoriť udalosť v kalendári: „Pripraviť materiály: {{wydarzenie.tytul}}“, o 2 h.

Premenné udalosti: {{wydarzenie.tytul}}, {{wydarzenie.data}}, {{wydarzenie.godzina}}. Premenné súboru: {{plik.nazwa}}, {{plik.rozmiar}}. Premenné dátumu (fungujú všade, aj v názve priečinka): {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}}, {{miesiac_nazwa}}. Premenné pošty: {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.tresc}}. Premenné {{ai.odpowiedz}} (čistý text), {{ai.odpowiedz_html}} (s formátovaním - túto použite v texte poznámky) a {{ai.naglowek}} (prvý riadok reportu - ideálny ako názov poznámky, napr. názov firmy potenciálneho zákazníka) obsahujú výsledok predchádzajúceho bloku „Napíš správu pomocou AI“ - pri e-mailovej udalosti tento blok nič neodosiela, iba pripraví analýzu pre nasledujúce akcie (poznámky, oznámenia, e-mail).

Limit požiadaviek AI

Podmienka „AI posúdi“ a akcia „napísať pomocou AI“ sa pýtajú modelu pri každej zodpovedajúcej udalosti, preto správca nastavuje denný limit takýchto požiadaviek v časti Nastavenia → AI (predvolene 200; 0 limit vypína). Po vyčerpaní limitu sa recepty s AI v daný deň preskočia a v histórii sa zobrazí zrozumiteľný záznam - počítadlo sa o polnoci vynuluje a všetko sa znova spustí automaticky, bez ručného zapínania.