Automaatiot hoitavat puolestasi toistuvia toimia yksinkertaisen reseptin mukaan: KUN sovelluksessa tapahtuu jotain, JOS ehdot täyttyvät, SUORITA toiminnot. Se vastaa Zapieria/Makea, mutta Task Managerin sisällä - ilman ulkoisia palveluita.

Avaat ne ylärivin näkymäkuvakkeesta (neliöt) - samasta valikosta, jossa ovat Kalenteri, Taulu, Muistiinpanot ja AI-avustaja. Ikkuna näyttää ja toimii kuten muutkin: yhteinen vaalea/tumma teema, telakointi sarakkeiden viereen, muistettu asettelu.

Nopein tapa: kerro se avustajalle

Sinun ei tarvitse klikkailla kortteja. Avaa AI-avustaja ja kuvaile sääntö tavallisella lauseella:

haluan, että kaikki Kirjanpito-keskusteluun tulevat tiedostot tallennetaan FV-kansioon ja että saan ilmoituksen „FV tallennettu"

Avustaja laatii valmiin luonnoksen: nimen, laukaisimen, ehdot ja toiminnot. Vastauksen alle ilmestyy kortti „Siirry Automaatioihin" - ikkuna avautuu vasta klikkauksesta, joten et menetä keskustelua kesken lauseen. Luonnos on tallentamaton ja pois päältä - tarkastelet sitä, korjaat ja vasta sitten klikkaat Tallenna. Ennen sitä resepti ei toimi.

Voit palata avustajan luo ja korjata sitä sanoin - kun Automaatiot-ikkuna on auki, avustaja tietää, mistä reseptistä on kyse, ja korjaukset ilmestyvät luonnokseen heti (ilman korttia): „vaihda kansio Laskut-kansioksi", „lisää ehto, että tiedoston on oltava PDF", „poista ilmoitus". Joka kerta saat päivitetyn luonnoksen hyväksyttäväksi.

Anna nimet luonnollisessa muodossa („keskustelu Kirjanpito", „kansio FV", „Kasia Dąbrowska") - sovellus löytää itse oikean keskustelun, kansion ja henkilön. Kun se ei löydä jotain tai ohittaa tuntemattoman kentän, se kertoo siitä luonnoksen alla.

Valmiit reseptit - valitse oman toimialasi skenaario

Klikkaa +-painiketta Automaatiot-ikkunassa. Tyhjän reseptin lisäksi saat valmiiden reseptien luettelon jaettuna kategorioihin. Valmis resepti avautuu tallentamattomana luonnoksena - täytät 1-2 kohtaa (oman työtilasi, keskustelun, kansion tai signum-merkinnän) ja klikkaat Tallenna.

Myynti ja liidit

  • Liidi lomakkeelta → muistiinpano (AI) - AI tunnistaa yhteydenottolomakkeelta tulleen ilmoituksen, kirjoittaa raportin (kuka, mitä tarvitsee, ehdotettu ensimmäinen askel) ja tallentaa sen muistiinpanona Leadit-kansioon. Täytettävää: ei mitään - toimii heti, kansion voit vaihtaa.
  • Uusi liidi → yhteydenottotehtävä (AI) - samasta tunnistuksesta syntyy tehtävä korkealla prioriteetilla ja määräajalla huomiseen. Määritä työtila ennen tallennusta.

Sähköposti ja asiakirjat

  • Lasku sähköpostista → kansio (AI) - sähköposti, jonka liitteen AI tunnistaa laskuksi, päätyy kansioon Laskut / vuosi / kuukausi (kansiot luodaan itsestään). Täytettävää: ei mitään.
  • Laskut kansioon (AI) - sama, mutta tehtäviin ja keskusteluihin lisättäville tiedostoille.
  • Asian asiakirjat → arkisto - sähköpostit, joiden aiheessa on signum-merkintä, tallentavat liitteet asian kansioon. Vaihda „SIGNUM" omaksi tunnisteeksesi (sekä ehdossa että kansion nimessä). Huom: kauttaviiva kansion nimessä luo alikansion, joten signum „KM 512/26" antaa rakenteen Asiat / KM 512 / 26 - jos haluat yhden kansion, kirjoita se ilman kauttaviivaa (esim. „KM 512-26").

Asiakaspalvelu

  • Reklamaatio → kiireellinen tehtävä (AI) - AI tunnistaa valituksen tai ongelmailmoituksen; syntyy tehtävä korkealla prioriteetilla ja ilmoitus. Määritä työtila.

Tiimi ja määräajat - aiemmat valmiit reseptit (Määräajan eskalointi, Poissaolovahti, Automaattinen luokittelu, Hiljaisuuden vahti, Tapahtumamuistutus) sekä:

  • Häiriöilmoitus → tehtävä - keskustelussa oleva viesti, joka sisältää sanan „häiriö", „kiireellinen" tai „ei toimi", muuttuu tehtäväksi korkealla prioriteetilla. Määritä työtila; sanalistaa voit laajentaa.

Johto ja katsaus - Aamukatsaus (AI), Arkiston siivous sekä:

  • Perjantain viikkoyhteenveto (AI) - perjantaisin klo 15:00 AI kirjoittaa valittuun keskusteluun yhteenvedon: mikä on valmis, mikä on kesken, mikä on myöhässä. Valitse keskustelu.

(AI)-merkinnällä varustetut valmiit mallit näkyvät vain, kun AI on määritetty, ja sähköpostiin liittyvät vain, kun sinulla on käytössä Sähköposti-moduuli.

Vanhat sähköpostiautomaatiosäännöt - kertaluonteinen korjaus

Koskee vain asennuksia, joissa sähköpostiautomaatiot on luotu ennen versiota 2.2.224. Silloin toiminnossa ”lähetä sähköposti” oli vain sisältökenttä, joten siihen pystyi kirjoittamaan komennon kuten ”vastaa hinnaston perusteella” - ja se meni vastaanottajalle sanatarkasti sen sijaan, että olisi mennyt AI:lle. Nykyään AI:n komennolla on oma kenttä, mutta vanhat automaatiosäännöt pitävät sen yhä sisältökentässä.

Korjaus: pääkäyttäjä ajaa palvelimella komennon php migrate-mail-instruction.php. Ilman kytkimiä skripti vain tulostaa raportin - se kertoo jokaisesta automaatiosäännöstä, näyttääkö sen sisältö AI:n komennolta vai aidolta sähköpostimallilta, ja perustelee arvionsa. Mitään ei muuteta. Vasta --wykonaj=19,23 siirtää sisällön valituissa automaatiosäännöissä, ja ennen muutosta se tallentaa kopion kansioon logs/, joten --cofnij=PLIK peruu kaiken.

Keskusteluautomaatiosäännöt skripti vain listaa - niissä korjaus tehdään Automaatiot-ikkunassa vaihtamalla palikka ”kirjoita viesti” palikkaan ”kirjoita viesti AI:n avulla”.

Näin rakennat automaatiosäännön käsin

  1. Napsauta + listan yläpuolella. Tyhjän pohjan sijaan saat listan valmiita malleja (määräajan eskalointi, hiljaisuuden vahti, automaattinen lajittelu, AI:n aamukatsaus, arkiston siivous, poissaolovahti, laskut kansioon, muistutus tapahtumasta) - jokaista voi muokata vapaasti luomisen jälkeen.
  2. KUN (sininen kortti) - valitse laukaisin:
    • Tehtävä luotu, Tila muuttui (valinnaisesti vain valittuun),
    • Tehtävän määräaikaan N tuntia, Hiljaisuus tehtävässä (ei viestejä N päivään),
    • Uusi viesti, Maininta minusta, Liite lisätty,
    • Tapahtuma luotu, Tapahtuma alkaa N minuutin kuluttua (kalenteri),
    • Uusi sähköposti postilaatikossa (sähköposti),
    • Päivittäin klo… (viikonpäivien valinnalla).

Liitteellä on oma laukaisimensa, eikä se ole sattumaa. Kun joku lähettää viestin tiedoston kanssa, sovellus tallentaa ensin viestin ja vasta sitten lataa tiedostot - Uuden viestin hetkellä liitteitä ei vielä ole. Siksi säännön ”kun lasku saapuu” rakennat laukaisimelle Liite lisätty: se laukeaa vasta latauksen jälkeen ja kantaa mukanaan tietyn tiedoston. Liitetyt kuvat ja piirrokset (sisältöelementti, ei liite) eivät laukaise sitä.

Kalenteri on henkilökohtainen, kuten postilaatikko. Automaatiosääntö reagoi ainoastaan sinun tapahtumiisi - osallistujana sinulla on tapahtumasta oma kopiosi, ja reagoit siihen. Automaation itsensä luomat tapahtumat eivät laukaise sääntöä Tapahtuma luotu.

  1. JOS (violetti kortti) - lisää ehtoja: prioriteetti, tila, työtila, lause aiheessa tai viestissä, keskustelu/tehtävä (rajaa säännön yhteen viestiketjuun), vastuuhenkilö, kirjoittaja, ”myöhässä N tuntia”, ”vastuuhenkilöllä on poissaolo”, tiedoston nimi sisältää (liite viestiketjussa tai sähköpostissa), tapahtuman otsikko sisältää, ja sähköpostille lähettäjä / aihe / postilaatikko / ”on liite”. Ehtolista mukautuu valittuun laukaisimeen - kohdassa Uusi viesti et näe sähköpostiehtoja, ja päinvastoin. Ehdot yhdistyvät sanalla ja - kaikkien täytyy täyttyä. Kentissä ”sisältää” voit kirjoittaa useita sanoja pilkulla erotettuna - silloin riittää, että jokin niistä löytyy (esim. faktur, fv, rozliczen). Tämä on ainoa paikka, jossa on vaihtoehtoisuus; muuten eri ehdot tehdään toisella automaatiosäännöllä. Kirjoita sanan vartalo ilman päätettä. Sovellus etsii tekstin katkelmaa, joten ”faktura” EI löydä sanaa ”faktury” tai ”fakturę” - ja juuri niin ihmiset usein kirjoittavat. Kirjoita ”faktur”, niin saat kaikki taivutusmuodot kiinni. Kirjainkoolla ei ole väliä. Uudet aikaehdot: Tapahtuman kellonaika (ennen / kellonajasta alkaen, esim. 17:00) ja Viikonpäivä (arkipäivä ma-pe / lauantai-sunnuntai) - lasketaan sillä hetkellä, kun tapahtuma saapuu. Aikavariantit (”ennen 17 → tänään, 17 jälkeen tai viikonloppuna → seuraava arkipäivä”) kootaan erillisistä automaatiosäännöistä - ehdot yhdistyvät sanalla ”ja”. Erillinen on ehto ”AI arvioi (oma ehto)” - jäykän säännön sijaan kirjoitat tavallisella kielellä, mitä AI:n tulee tarkistaa, esim. ”näyttääkö liite laskulta”. AI näkee lähettäjän, aiheen, kirjoittajan, katkelman sisällöstä, tapahtuman otsikon ja liitteiden nimet (ei katso tiedostojen sisään) ja vastaa kyllä/ei. Tämä ehto lasketaan AINA viimeisenä - ensin halvat ehdot karsivat tapahtumia, jotta et maksa turhista AI-kyselyistä. Epävarmassa tilanteessa AI vastaa ”ei” - automaatio tekee mieluummin ei mitään kuin tekee väärin.

Liitä tietopankki (chip ”liitä tietoa…”). Sekä ehdolla ”AI arvioi” että toiminnolla ”Kirjoita viesti AI:n avulla” on myös internetyhteys (versiosta 2.2.353 alkaen), jos automaatiosäännön omistajalla on käytössä oikeus AI-avustaja internetyhteydellä: ohjeessa voit pyytää AI:ta esim. ”muodosta sivun osoite liidin sähköpostin domainista, hae se ja ota sen sisältö huomioon arviossa” - moottori hakee enintään 2 sivua ajoa kohden. Palikat ”Kirjoita viesti AI:n avulla” voivat saada valitun tietokokoelman - samat lähteet kuin Avustajassa: muistiinpano, Tiedostot-kansio, keskustelu, tehtävä, koko työtila, postilaatikko. Näin AI vastaa puolestasi omien materiaaliesi perusteella, esim.: kun joku kysyy hinnastoa → arvioi ”Hinnasto 2026” -tiedoston perusteella, kysyykö hän hintoja → vastaa tämän hinnaston pohjalta. Jokaisella palikalla on oma kokoelmansa - voit arvioida sääntöjen perusteella ja vastata hinnaston perusteella. Kun liität tietopankin, AI saa käskyn olla keksimättä: mitä lähteistä ei löydy, siitä AI kirjoittaa suoraan, ettei tiedä. Huomioi kustannus ja määrä: tämä materiaali lähetetään AI:lle JOKAISELLA tapahtumalla, joten voimassa on noin 12 000 merkin raja (Avustajassa raja on 60 000). Lähteet, jotka eivät mahdu, jätetään kokonaan pois - valitse tietty kansio tai muistiinpano koko työtilan sijaan.

Voit pyytää tätä Avustajalta. Riittää, että sanot suoraan, mihin sen tulee perustua: ”vastaa hinnastoa koskeviin kysymyksiin Hinnastot-kansion perusteella” tai ”arvioi ilmoitukset Säännöt-muistiinpanon mukaisesti”. Avustaja laatii heti luonnoksen ja kirjoittaa vastauksessaan pisteinä, miten automaatio toimii (KUN / JOS / TEE). Jos suunnitelma on kunnossa - napsauta painiketta, joka vie Automaatioihin, ja tallenna luonnos; jos ei - vastaa vain avustajalle, mitä pitää muuttaa, niin se laatii korjatun version. Se kokoaa automaatiosäännön ja täyttää tietopankkikentän itse - nimet annat tavallisella kielellä (”Hinnastot-kansio”, ”FAQ-muistiinpano”, ”Kirjanpito-keskustelu”, ”omat muistiinpanoni”). Mitä se ei löydä, se listaa huomautuksina luonnoksen yläpuolella; lisäät sen chipillä.

  1. TEE (meripihkanväriset kortit) - lisää toimintoja (enintään 10, suoritetaan peräkkäin): kirjoita viesti viestiketjuun (muuttujilla kuten {{zadanie.nazwa}} ja valinnaisella maininnalla vastuuhenkilöistä), kirjoita viesti AI:n avulla, luo tehtävä, vaihda tila/prioriteetti, arkistoi, lähetä sähköposti, siivoa vanhat ”Valmis”-tehtävät, tallenna liitteet kansioon - toimii sekä sähköpostille että tehtävään tai keskusteluun lisätylle tiedostolle. Sijainnin valitset listalta (chip ”valitse kansio…” avaa Tiedostot-selaimen): Dokumentit, mikä tahansa alikansio tai työtilan kansio. Voit myös luoda uuden kansion suoraan tässä ikkunassa (”Uusi kansio…”). Kaksoiskappaleet (sama nimi ja koko) ohitetaan. Vanhemmat automaatiosäännöt (ja Avustajan laatimat) pitävät sen sijaan kirjoitetun polun - vinoviiva merkitsee seuraavaa tasoa, joten ”Dokumentit / Omat tiedostot / FV” menee FV-alikansioon, ja puuttuvat tasot syntyvät itsestään; chipin napsauttaminen siirtää säännön listalta valittuun sijaintiin, luo muistiinpano (yksityinen tai tapahtuman työtilassa - silloin sen näkevät kyseisen työtilan jäsenet); kenttä kansio sijoittaa muistiinpanon valittuun Muistiinpanot-kansioon - polku kuten liitteiden tallennuksessa, puuttuvat tasot syntyvät itsestään, näytä ilmoitus (menee Ilmoituskeskukseesi, kategoria ”Automaatiot”) sekä luo tapahtuma kalenteriin (otsikko muuttujilla; ajankohta ”N tunnin kuluttua” TAI päivätilassa: samana päivänä / seuraavana arkipäivänä valittuun kellonaikaan - arkipäivätila ohittaa lauantain ja sunnuntain; tapahtuma päätyy omaan kalenteriisi ilman osallistujia) sekä AI päättää tapahtuman - kun ajankohta ei ole etukäteen tiedossa vaan se pitää VALITA tapahtuman sisällön ja oman kalenterisi perusteella. Ohjeessa kuvaat, miten päätetään, esim.: ”jos sähköpostissa ehdotettu ensimmäinen ajankohta on vapaa - tallenna se; varattu - tarkista toinen; molemmat varattuja - älä luo tapahtumaa, ilmoita päätöksessä 2 vapaata ajankohtaa klo 10-16 väliltä”. AI näkee aina kalenterisi (varatut ajat ja poissaolot) ja tallentaa päätöksensä muuttujiin {{ai.decyzja}}, {{ai.termin}}, {{ai.tytul}} - käytä niitä SEURAAVISSA palikoissa (ilmoitus muuttujalla {{ai.decyzja}}, AI:n kirjoittama sähköposti tekstillä ”kentän ai_event mukaisesti”), ja koko automaatiosääntö puhuu yhdestä ja samasta ajankohdasta. Aseta tämä palikka ENNEN sähköpostia ja ilmoitusta.
  2. Tallenna. Tallennus tehdään näkyvästi (painike) - käytössä oleva automaatiosääntö toimii heti, joten mikään ei tallennu ”kesken muokkauksen”.

Testaa ennen käyttöönottoa

Painike Testaa ottaa viimeisimmät laukaisimeen sopivat tapahtumat ja näyttää, mitä tapahtuisi - mitkä läpäisisivät ehdot ja millaisia viestejä lähtisi (muuttujat sijoitettuina). Se ei suorita eikä lähetä mitään.

Suoritushistoria

Painike Historia näyttää jokaisen laukaisimeen osuneen tapahtuman: suoritetut (vaiheluettelolla), ohitetut (ehdolla, joka pysäytti) ja virheet (palvelimen virheilmoituksella). Merkinnät säilyvät 30 päivää.

Turvamekanismit

Yleisperiaate: mikään turvamekanismi ei toimi hiljaisesti - kun jokin estää automaatiosäännön, saat ilmoituksen Ilmoituskeskukseen (kello).

Pääkäyttäjä voi muuttaa rajoja kohdassa Asetukset → Lisäasetukset → Rajat (aktiiviset tapahtumat käyttäjää kohden, automaatioiden suoritukset tunnissa; 0 = ei rajaa). Automaatioiden päivittäinen AI-kyselyraja on AI-välilehdellä.

  • Automaatiosääntö toimii sinun oikeuksillasi - se ei tee mitään, mitä et itse voisi napsauttaa (se ei kirjoita toisen tehtävään eikä lisää tehtävää toisen työtilaan).
  • Suorituksen virhe (epäonnistunut toiminto, ylitetty raja, loppuun käytetty päivittäinen AI-budjetti) = ilmoitus virheen sisällöstä ensimmäisellä kerralla; seuraavat samanlaiset virheet eivät spämmää - yksityiskohdat aina automaatiosäännön Historiassa.
  • Silmukat katkaistaan: automaatiosääntö ei reagoi tapahtumiin, jotka se on itse käynnistänyt, ja ketju ”automaatio käynnistää automaation” päättyy toiseen lenkkiin - katkenneesta ketjusta kertoo ilmoitus (enintään kerran tunnissa).
  • Suoritusraja tunnissa - rajan ylittyessä automaatiosääntö pysähtyy itsestään; saat ilmoituksen ja sähköpostin (suojaa lumivyöryltä esim. tuonnin yhteydessä).
  • 3 virhettä peräkkäin = automaattinen tauko + ilmoitus + sähköposti. Tila näkyy listalla.
  • Pääkäyttäjä näkee kaikki automaatiosäännöt ja voi kytkeä minkä tahansa pois päältä, poistaa tai muokata sitä. Automaatiosääntö toimii edelleen tekijänsä oikeuksilla - editorissa näkyy tällöin ”tekijä: X (muokkaat pääkäyttäjänä)”.
  • Editorin kytkin näyttää, onko automaatiosääntö käytössä. Virheiden jälkeinen pysäytys on eri tila - sitä kuvaa rivi nimen alla ja osio ”Pysäytetty” listalla, ja kytkin pysyy päällä, joten voit sammuttaa säännön normaalisti.

Käyttöoikeus

Oletuksena jokainen voi käyttää Automaatioita. Pääkäyttäjä voi poistaa käyttöoikeuden käyttäjäpaneelista (kytkin AI:n ja n8n:n vieressä) - tällöin kohta katoaa näkymävalikosta.

Sähköposti

Jos sinulla on liitetty postilaatikko (Asetukset → Sähköposti), mukaan tulee laukaisin ”Uusi sähköposti postilaatikossa” sekä toiminto ”Lähetä sähköposti omasta postilaatikosta”.

Laukaisin käynnistyy jokaisesta vastaanotetusta viestistä (omien lähettämiesi viestien kopiot eivät sitä käynnistä). Ehdot rajaavat sen siihen, mikä sinua kiinnostaa: Lähettäjä sisältää, Sähköpostin aihe sisältää, Postilaatikko (kun sinulla on useita) ja On liite.

Toiminto lähettää viestin omasta osoitteestasi - ei järjestelmän osoitteesta - joten se ei päädy roskapostiin. Vastaanottajana voi olla sähköpostin lähettäjä (vastaus liittyy samaan viestiketjuun), sinä itse tai valittu osoite. Aiheessa ja sisällössä käytät muuttujia {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.nadawca_nazwa}}, {{mail.skrzynka}} ja {{mail.data}}.

Esimerkki: kun saapuu sähköposti, jonka aiheessa on ”lasku” → luo tehtävä Kirjanpito-työtilaan ja vastaa lähettäjälle ”Vastaanotettu, käsittelemme 2 arkipäivän kuluessa”.

Sähköpostisi pysyy sinun omanasi. Automaatiosääntö reagoi ainoastaan tekijänsä postilaatikoihin. Toisen sähköpostille ei voi rakentaa automaatiota - ei edes pääkäyttäjä voi tehdä sitä.

Esimerkki: laskut päätyvät kansioon itsestään

Sähköpostista:

  1. KUN: Uusi sähköposti postilaatikossa.
  2. JOS: On liite → kyllä, ja sitten ”AI arvioi”: näyttääkö liite laskulta.
  3. TEE: Tallenna liitteet kansioon Laskut → Näytä ilmoitus ”Lasku lähettäjältä {{mail.nadawca}} tallennettu”.

Keskustelusta tai tehtävästä (joku tiimistä lisää laskun viestiketjuun):

  1. KUN: Liite lisätty.
  2. JOS: Tapahtuman kirjoittaja → valittu henkilö, ja sitten ”AI arvioi”: liitetty tiedosto on lasku - siitä kertoo tiedoston nimi (lasku, FV, invoice) tai viestin sisältö.
  3. TEE: Tallenna liitteet kansioon → valitse Omat tiedostot / FV → Näytä ilmoitus ”Tiedosto {{plik.nazwa}} käyttäjältä {{wiadomosc.autor}} siirrettiin FV-kansioon”.

Molemmat automaatiosäännöt löydät valmiina kohdasta + → Laskut kansioon (AI). Ehtojen järjestys on vapaa - AI lasketaan joka tapauksessa viimeisenä, halvempien suodattimien jälkeen.

Vuoden ja kuukauden mukaan jaettu kansio. Kansiokentässä vinoviiva luo seuraavan tason, ja päivämäärämuuttujat sijoitetaan paikoilleen tallennushetkellä - kirjoita Faktury / {{rok}} / {{miesiac}}, niin 3. syyskuuta saapunut tiedosto menee kansioon Faktury / 2026 / 09. Puuttuvat kansiot syntyvät itsestään, joten sinun ei tarvitse luoda niitä etukäteen eikä siirtää mitään kuukauden lopussa. Käytettävissä olevat päivämäärämuuttujat: {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}} (kaksinumeroisena) ja {{miesiac_nazwa}} (esim. Syyskuu).

Esimerkki: sähköpostitse tullut ilmoitus muuttuu tehtäväksi

  1. KUN: Uusi sähköposti postilaatikossa.
  2. JOS: Lähettäjä sisältää → asiakkaan domain (tai Aihe sisältää → ilmoitus).
  3. TEE, järjestyksessä:
    • Luo tehtävä - valitse työtila, vastuuhenkilö ja määräaika +2 päivää. Käytä otsikossa ja kuvauksessa muuttujia: {{mail.temat}}, {{mail.tresc}}, {{mail.nadawca}}.
    • Kirjoita viesti (tai AI kirjoittaa viestin) - se päätyy juuri luodun tehtävän viestiketjuun. Muuttujat {{mail.*}} toimivat edelleen, joten viesti voi lainata pyyntöä tai tiivistää sen.
    • Tallenna liitteet kansioon - esim. Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}}.

Tehtävä linkittyy sähköpostiketjuun: sen otsikossa näkyy sininen merkki sähköpostin aiheella, ja sen napsautus avaa alkuperäisen kirjeenvaihdon. Toiseen suuntaan se toimii samoin - viestiketjun valikko (⋮) näyttää Liittyy: <tehtävä>. Mikään ei katoa postilaatikon ja tehtävälistan välillä.

Palikoiden järjestyksellä on väliä. Viesti liittyy tehtävään vain, jos palikka Luo tehtävä on ennen sitä. Itse sähköposti ei ole viestiketju, johon voisi kirjoittaa - niin kauan kuin tehtävää ei ole, palikka ”AI kirjoittaa viestin” toimii analyysina, jonka tuloksen sijoitat eteenpäin muuttujalla {{ai.odpowiedz}} (esim. muistiinpanoon tai ilmoitukseen).

Mitä tämä automaatiosääntö EI tee: se ei lue määräaikaa sähköpostin sisällöstä (määräaika asetetaan muodossa +N päivää saapumisesta) eikä valitse vastuuhenkilöä sisällön perusteella - vastuuhenkilö on se, jonka määrität säännössä. Jos ilmoitusten pitää mennä eri henkilöille, tee useita automaatiosääntöjä eri ehdoilla lähettäjälle tai aiheelle.

Esimerkki: kalenteri

Muistutus vartti ennen tapaamista: KUN Tapahtuma alkaa 15 min kuluttua → TEE Näytä ilmoitus sisällöllä ”{{wydarzenie.tytul}} klo {{wydarzenie.godzina}}”. Valmis malli: + → Muistutus tapahtumasta.

Valmistautuminen ennen tapahtumaa: KUN Tapahtuma luotu, JOS otsikko sisältää ”auditointi” → TEE Luo tapahtuma kalenteriin: ”Valmistele materiaalit: {{wydarzenie.tytul}}”, 2 h kuluttua.

Tapahtuman muuttujat: {{wydarzenie.tytul}}, {{wydarzenie.data}}, {{wydarzenie.godzina}}. Tiedoston muuttujat: {{plik.nazwa}}, {{plik.rozmiar}}. Päivämäärämuuttujat (toimivat kaikkialla, myös kansion nimessä): {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}}, {{miesiac_nazwa}}. Sähköpostin muuttujat: {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.tresc}}. Muuttujat {{ai.odpowiedz}} (pelkkä teksti), {{ai.odpowiedz_html}} (muotoiluineen - käytä tätä muistiinpanon sisällössä) ja {{ai.naglowek}} (raportin ensimmäinen rivi - täydellinen muistiinpanon otsikoksi, esim. liidin yrityksen nimi) kantavat aiemman ”Kirjoita viesti AI:n avulla” -palikan tuloksen - sähköpostitapahtumassa tämä palikka ei lähetä mitään, vaan valmistelee analyysin seuraaville toiminnoille (muistiinpanolle, ilmoitukselle, sähköpostille).

AI-kyselyjen raja

Ehto ”AI arvioi” ja toiminto ”kirjoita AI:n avulla” kysyvät mallilta jokaisen sopivan tapahtuman kohdalla, joten pääkäyttäjä asettaa niille päivittäisen rajan kohdassa Asetukset → AI (oletuksena 200; 0 poistaa rajan käytöstä). Rajan täyttyessä AI:ta käyttävät automaatiosäännöt ohitetaan loppupäivän ajan selkeällä historiamerkinnällä - laskuri nollautuu keskiyöllä ja kaikki käynnistyy itsestään ilman manuaalista aktivointia.