Automaatiot hoitavat puolestasi toistuvia toimia yksinkertaisen reseptin mukaan: KUN sovelluksessa tapahtuu jotain, JOS ehdot täyttyvät, SUORITA toiminnot. Se vastaa Zapieria/Makea, mutta Task Managerin sisällä - ilman ulkoisia palveluita.

Avaat ne ylärivin näkymäkuvakkeesta (neliöt) - samasta valikosta, jossa ovat Kalenteri, Taulu, Muistiinpanot ja AI-avustaja. Ikkuna näyttää ja toimii kuten muutkin: yhteinen vaalea/tumma teema, telakointi sarakkeiden viereen, muistettu asettelu.

Nopein tapa: kerro se avustajalle

Sinun ei tarvitse klikkailla kortteja. Avaa AI-avustaja ja kuvaile sääntö tavallisella lauseella:

haluan, että kaikki Keskusteluun Księgowość saapuvat tiedostot tallennetaan kansioon FV ja saan ilmoituksen ”FV on tallennettu”

Avustaja luo valmiin luonnoksen, jossa on nimi, käynnistin, ehdot ja toiminnot. Vastauksen alle ilmestyy ”Siirry automaatioihin”-kortti - ikkuna avautuu vasta, kun napsautat sitä, joten keskustelu ei keskeydy kesken lauseen. Luonnosta ei ole tallennettu, eikä se ole käytössä - voit tarkastella ja muokata sitä, ja vasta sitten napsautat Tallenna. Automaatiosääntö ei toimi ennen kuin teet näin.

Voit palata avustajan luo ja muokata sääntöä sanallisesti - kun automaatioikkuna on auki, avustaja tietää, mistä automaatiosäännöstä puhut, ja muutokset päivittyvät luonnokseen heti (ilman korttia): ”vaihda kansioksi Faktury”, ”lisää ehto, että tiedoston pitää olla PDF”, ”poista ilmoitus”. Saat joka kerta päivitetyn luonnoksen hyväksyttäväksi.

Käytä tavallisia nimiä (”Księgowość-keskustelu”, ”FV-kansio”, ”Kasia Dąbrowska”) - sovellus löytää oikean keskustelun, kansion ja henkilön. Jos jokin ei löydy tai tuntematon kenttä jää huomiotta, siitä kerrotaan luonnoksen alla.

Task Manager: Automaatiot-ikkuna, jossa sääntö on jaettu laukaisimeen, ehtoon ja toimintoihin.
Avustaja kirjoittaa automaatiosäännön kohtiin JOS, KUN, TEE ja jättää sen luonnokseksi.

Valmiit reseptit - valitse oman toimialasi skenaario

Klikkaa +-painiketta Automaatiot-ikkunassa. Tyhjän reseptin lisäksi saat valmiiden reseptien luettelon jaettuna kategorioihin. Valmis resepti avautuu tallentamattomana luonnoksena - täytät 1-2 kohtaa (oman työtilasi, keskustelun, kansion tai signum-merkinnän) ja klikkaat Tallenna.

Myynti ja liidit

  • Liidi lomakkeelta → muistiinpano (AI) - AI tunnistaa yhteydenottolomakkeelta tulleen ilmoituksen, kirjoittaa raportin (kuka, mitä tarvitsee, ehdotettu ensimmäinen askel) ja tallentaa sen muistiinpanona Leadit-kansioon. Täytettävää: ei mitään - toimii heti, kansion voit vaihtaa.
  • Uusi liidi → yhteydenottotehtävä (AI) - samasta tunnistuksesta syntyy tehtävä korkealla prioriteetilla ja määräajalla huomiseen. Määritä työtila ennen tallennusta.

Sähköposti ja asiakirjat

  • Lasku sähköpostista → kansio (AI) - sähköposti, jonka liitteen AI tunnistaa laskuksi, päätyy kansioon Laskut / vuosi / kuukausi (kansiot luodaan itsestään). Täytettävää: ei mitään.
  • Laskut kansioon (AI) - sama, mutta tehtäviin ja keskusteluihin lisättäville tiedostoille.
  • Asian asiakirjat → arkisto - viestit, joiden aiheessa on asian tunnus, tallentavat liitteet asian kansioon. Korvaa ”SYGNATURA” omalla tunnuksellasi (sekä ehdossa että kansion nimessä). Huomaa: kauttaviiva kansion nimessä luo alikansion, joten tunnuksesta ”KM 512/26” muodostuu rakenne Sprawy / KM 512 / 26 - jos haluat yhden kansion, kirjoita tunnus ilman kauttaviivaa (esim. ”KM 512-26”).

Asiakaspalvelu

  • Reklamaatio → kiireellinen tehtävä (AI) - AI tunnistaa valituksen tai ongelmailmoituksen; syntyy tehtävä korkealla prioriteetilla ja ilmoitus. Määritä työtila.

Tiimi ja määräajat - aiemmat valmiit reseptit (Määräajan eskalointi, Poissaolovahti, Automaattinen luokittelu, Hiljaisuuden vahti, Tapahtumamuistutus) sekä:

  • Vikailmoitus → tehtävä - keskustelussa oleva viesti, jossa on sana ”awaria”, ”pilne” tai ”nie działa”, muuttuu korkean prioriteetin tehtäväksi. Valitse työtila; voit lisätä sanaluetteloon uusia sanoja.

Johto ja katsaus - Aamukatsaus (AI), Arkiston siivous sekä:

  • Perjantain viikkoyhteenveto (AI) - perjantaisin klo 15:00 AI kirjoittaa valittuun keskusteluun yhteenvedon: mikä on valmis, mikä on kesken, mikä on myöhässä. Valitse keskustelu.

(AI)-merkinnällä varustetut valmiit mallit näkyvät vain, kun AI on määritetty, ja sähköpostiin liittyvät vain, kun sinulla on käytössä Sähköposti-moduuli.

Vanhat sähköpostiautomaatiosäännöt - kertaluonteinen korjaus

Koskee vain asennuksia, joissa sähköpostiautomaatioita on luotu ennen versiota 2.2.224. Tuolloin ”lähetä sähköposti” -toiminnossa oli vain sisältökenttä, joten siihen saattoi kirjoittaa esimerkiksi pyynnön ”vastaa hinnaston perusteella” - ja se lähetettiin vastaanottajalle sellaisenaan sen sijaan, että se olisi välitetty AI:lle. Nykyään AI:lle tarkoitettua pyyntöä varten on oma kenttä, mutta vanhoissa automaatiosäännöissä se on yhä sisällössä.

Korjaus: pääkäyttäjä ajaa palvelimella komennon php migrate-mail-instruction.php. Ilman kytkimiä skripti vain tulostaa raportin - se kertoo jokaisesta automaatiosäännöstä, näyttääkö sen sisältö AI:n komennolta vai aidolta sähköpostimallilta, ja perustelee arvionsa. Mitään ei muuteta. Vasta --wykonaj=19,23 siirtää sisällön valituissa automaatiosäännöissä, ja ennen muutosta se tallentaa kopion kansioon logs/, joten --cofnij=PLIK peruu kaiken.

Keskustelujen automaatiosäännöt skripti vain tulostaa - korjaat ne automaatioikkunassa vaihtamalla ”kirjoita viesti” -lohkon ”kirjoita viesti AI:n avulla” -lohkoon.

Näin rakennat automaatiosäännön käsin

  1. Napsauta + listan yläpuolella. Tyhjän pohjan sijaan saat listan valmiita malleja (määräajan eskalointi, hiljaisuuden vahti, automaattinen lajittelu, AI:n aamukatsaus, arkiston siivous, poissaolovahti, laskut kansioon, muistutus tapahtumasta) - jokaista voi muokata vapaasti luomisen jälkeen.
  2. KUN (sininen kortti) - valitse laukaisin:
    • Tehtävä luotu, Tila muuttui (valinnaisesti vain valittuun),
    • Tehtävän määräaikaan N tuntia, Hiljaisuus tehtävässä (ei viestejä N päivään),
    • Uusi viesti, Maininta minusta, Liite lisätty,
    • Tapahtuma luotu, Tapahtuma alkaa N minuutin kuluttua (kalenteri),
    • Uusi sähköposti postilaatikossa (sähköposti),
    • Päivittäin klo… (viikonpäivien valinnalla).

Liitteellä on oma käynnistimensä, eikä se ole sattumaa. Kun joku lähettää viestin tiedoston kanssa, sovellus tallentaa ensin viestin ja lataa tiedostot vasta sen jälkeen - Uusi viesti -käynnistimen hetkellä liitteitä ei vielä ole. Siksi sääntö ”kun lasku saapuu” kannattaa luoda käynnistimellä Liite lisätty: se käynnistyy latauksen jälkeen ja sisältää kyseisen tiedoston. Viestiin upotetut kuvat ja piirrokset (sisältöelementtejä, eivät liitteitä) eivät käynnistä sitä.

Kalenteri on henkilökohtainen, kuten postilaatikko. Automaatiosääntö reagoi ainoastaan sinun tapahtumiisi - osallistujana sinulla on tapahtumasta oma kopiosi, ja reagoit siihen. Automaation itsensä luomat tapahtumat eivät laukaise sääntöä Tapahtuma luotu.

  1. JOS (violetti kortti) - lisää ehtoja: prioriteetti, tila, työtila, sana aiheessa tai viestissä, keskustelu/tehtävä (rajaa säännön yhteen viestiketjuun), vastuuhenkilö, laatija, "myöhässä N tunnista", "vastuuhenkilöllä on poissaolo", tiedoston nimi sisältää (liite viestiketjussa tai sähköpostissa), tapahtuman otsikko sisältää, ja sähköpostille lähettäjä (sisältää tai ei sisällä) / aihe / postilaatikko / "on liite". Ehtoluettelo mukautuu valittuun käynnistimeen - kohdassa Uusi viesti et näe sähköpostiehtoja, ja päinvastoin. Ehdot yhdistyvät ja-operaattorilla - kaikkien on täytyttävä. Kentissä "sisältää" voit kirjoittaa useita sanoja pilkulla erotettuna - tällöin riittää, että jokin niistä löytyy (esim. lasku, fv, tilitys). Tämä on ainoa paikka, jossa on vaihtoehtoisuus; muuten eri ehdot tehdään toisella automaatiosäännöllä. Kirjoita sanan vartalo, ilman päätettä. Sovellus hakee tekstinpätkää, joten "lasku" EI löydä muotoa "laskua" tai "laskun" - ja juuri niin ihmiset kirjoittavat. Kirjoita "lask", niin saat kiinni kaikki taivutusmuodot. Kirjainkoolla ei ole väliä. Uudet aikaehdot: Tapahtuman kellonaika (ennen / alkaen kellonajasta mukaan lukien, esim. 17:00) ja Viikonpäivä (arkipäivä ma-pe / lauantai-sunnuntai) - lasketaan sillä hetkellä, kun tapahtuma saapuu. Aikavariaatiot ("ennen klo 17 → tänään, klo 17 jälkeen tai viikonloppu → seuraava arkipäivä") rakennat erillisistä automaatiosäännöistä - ehdot yhdistyvät "ja"-operaattorilla. Erillinen on ehto "AI arvioi (oma ehto)" - jäykän säännön sijaan kirjoitat tavallisella kielellä, mitä AI:n pitää tarkistaa, esim. "näyttääkö liite laskulta". AI näkee lähettäjän, aiheen, laatijan, sisällön katkelman, tapahtuman otsikon ja liitteiden nimet (ei katso tiedostojen sisältöä) ja vastaa kyllä/ei. Tämä ehto lasketaan AINA viimeisenä - ensin halvat ehdot seulovat tapahtumat, ettei turhista AI-kyselyistä makseta. Epävarmassa tilanteessa AI vastaa "ei" - automaatio tekee mieluummin ei mitään kuin tekee väärin.

Kaksi automaatiosääntöä yhdelle sähköpostille. Jos yksi sähköposti täyttää molempien automaatiosääntöjen ehdot ja kumpikin luo tehtävän, syntyy kaksi tehtävää. Jotta saat vain yhden, lisää toiseen automaatiosääntöön ehto, joka sulkee pois ensimmäisen käsittelemät tapaukset:

  • ensimmäinen automaatiosääntö: Lähettäjä sisältää @asiakas.fi → Luo tehtävä;
  • toinen automaatiosääntö: Sähköpostin aihe sisältää reklamaa ja Lähettäjä ei sisällä @asiakas.fi → Luo tehtävä.

Operaattorin "sisältää" / "ei sisällä" vaihdat napsauttamalla pilleriä sanan Lähettäjä vieressä. Kirjoita molempiin automaatiosääntöihin sama tekstinpätkä - "sisältää" etsii sitä osoitteesta ja lähettäjän nimestä, joten kyseessä on tekstin täsmäytys, ei tarkka domainin tarkistus. Tyhjää "ei sisällä" -ehtoa et voi tallentaa.

Liitä mukaan tietopohja (”liitä tietopohja…” -sirulla). Sekä ehto ”AI arvioi” että toiminto ”Kirjoita viesti AI:n avulla” voivat käyttää myös internetiä (versiosta 2.2.353 alkaen), jos automaatiosäännön omistajalla on käytössä oikeus AI-avustaja internetyhteydellä: voit ohjeistaa AI:ta esimerkiksi näin: ”muodosta liidin sähköpostiosoitteen verkkotunnuksesta verkkosivun osoite, hae sivu ja huomioi sen sisältö arvioinnissa” - moottori hakee enintään 2 sivua suorituskertaa kohti. ”Kirjoita viesti AI:n avulla” -toiminnoille voi valita tietopohjan - samat lähteet kuin AI-avustajassa: muistiinpano, Tiedostot-kansio, keskustelu, tehtävä, koko työtila tai postilaatikko. Näin AI vastaa puolestasi omien materiaaliesi perusteella, esimerkiksi: kun joku kysyy hinnoittelusta → arvioi ”Hinnoittelu 2026” -materiaalin perusteella, kysyykö hän hintoja → vastaa tämän hinnoittelun pohjalta. Jokaisella toiminnolla on oma tietopohjansa - voit tehdä arvioinnin käyttöehtojen perusteella ja vastata hinnaston pohjalta. Kun liität tietopohjan, AI:ta ohjeistetaan olemaan keksimättä tietoja: jos tietoa ei löydy lähteistä, se kertoo suoraan, ettei tiedä. Huomioi kustannukset ja sisältömäärä: tämä materiaali lähetetään AI:lle JOKAISEN tapahtuman yhteydessä, joten käytössä on noin 12 000 merkin raja (AI-avustajassa raja on 60 000). Lähteet, jotka eivät mahdu mukaan, ohitetaan kokonaan - valitse tietty kansio tai muistiinpano koko työtilan sijaan.

Voit pyytää tätä AI-avustajalta. Kerro vain suoraan, mihin sen tulee perustaa vastauksensa: ”vastaa hinnoittelua koskeviin kysymyksiin Hinnoittelu-kansion perusteella” tai ”arvioi ilmoitukset Käyttöehdot-muistiinpanon mukaisesti”. AI-avustaja laatii heti luonnoksen ja erittelee vastauksessaan, miten automaatio toimii (KUN / JOS / SUORITA). Jos suunnitelma sopii, siirry Automaatioihin painikkeella ja tallenna luonnos. Jos ei, kerro AI-avustajalle, mitä pitää muuttaa, niin se tekee korjatun version. Se laatii automaatiosäännön ja täyttää tietopohjakentän puolestasi - anna lähteille nimet omin sanoin (”Hinnoittelu-kansio”, ”UKK-muistiinpano”, ”Kirjanpito-keskustelu”, ”omat muistiinpanoni”). Jos se ei löydä jotakin, se kertoo siitä huomautuksissa luonnoksen yläpuolella; voit lisätä sen sirulla.

  1. SUORITA (meripihkanväriset kortit) - lisää toimintoja (enintään 10, suoritetaan järjestyksessä): kirjoita viesti viestiketjuun (muuttujilla, kuten {{zadanie.nazwa}}, ja halutessasi mainitse tehtävään määritetyt henkilöt), kirjoita viesti AI:n avulla, luo tehtävä, muuta tilaa/prioriteettia, arkistoi, lähetä sähköposti, siivoa vanhat ”Valmis”-tehtävät, tallenna liitteet kansioon - toimii sekä sähköpostin liitteille että tehtävään tai keskusteluun lisätyille tiedostoille. Valitse sijainti luettelosta (”valitse kansio…” -siru avaa Tiedostot-selaimen): Dokumentit, mikä tahansa alikansio tai työtilan kansio. Voit myös luoda uuden kansion suoraan tässä ikkunassa (”Uusi kansio…”). Kaksoiskappaleet (sama nimi ja koko) ohitetaan. Vanhemmissa automaatiosäännöissä (ja AI-avustajan luomissa säännöissä) käytetään sen sijaan kirjoitettua polkua - kauttaviiva erottaa tasot, joten ”Dokumentit / Omat tiedostot / Laskut” tallentaa tiedoston Laskut-alikansioon, ja puuttuvat kansiot luodaan automaattisesti; sirun napsauttaminen vaihtaa automaatiosäännön käyttämään luettelosta valittua sijaintia. luo muistiinpano (yksityinen tai tapahtuman työtilaan - tällöin sen näkevät kyseisen työtilan käyttäjät); kansio-kenttään määritetään Muistiinpanot-kansio, johon muistiinpano tallennetaan - polku toimii kuten liitteiden tallennuksessa, ja puuttuvat kansiot luodaan automaattisesti. näytä ilmoitus (ilmoitus tulee Ilmoituskeskukseesi, kategoriaan ”Automaatiot”) sekä luo tapahtuma kalenteriin (otsikossa voi käyttää muuttujia; ajankohta ”N tunnin kuluttua” TAI päivätilassa: samana päivänä / seuraavana arkipäivänä valittuna kellonaikana - arkipäivätilassa lauantai ja sunnuntai ohitetaan; tapahtuma lisätään omaan kalenteriisi ilman osallistujia) sekä AI määrittää tapahtuman - kun ajankohtaa ei tiedetä etukäteen, vaan se pitää VALITA tapahtuman sisällön ja kalenterisi perusteella. Kuvaile ohjeessa, miten päätös tehdään, esimerkiksi: ”jos sähköpostissa ensimmäisenä ehdotettu aika on vapaa - varaa se; jos se on varattu - tarkista toinen aika; jos molemmat ovat varattuja - älä luo tapahtumaa, vaan ilmoita päätöksessä 2 vapaata aikaa väliltä 10-16”. AI näkee aina kalenterisi (varatut ajat ja poissaolot) ja tallentaa päätöksensä muuttujiin {{ai.decyzja}}, {{ai.termin}}, {{ai.tytul}} - käytä niitä SEURAAVISSA toiminnoissa (ilmoitus muuttujalla {{ai.decyzja}}, AI:n kirjoittama sähköposti, jossa lukee ”ai_event-kentän mukaisesti”), niin koko automaatiosääntö käyttää samaa ajankohtaa. Sijoita tämä toiminto ENNEN sähköpostia ja ilmoitusta.
  2. Tallenna. Tallentaminen tehdään erikseen painikkeella - käytössä oleva automaatiosääntö alkaa toimia heti, joten mitään ei tallenneta keskeneräisen muokkauksen aikana.

Testaa ennen käyttöönottoa

Painike Testaa ottaa viimeisimmät laukaisimeen sopivat tapahtumat ja näyttää, mitä tapahtuisi - mitkä läpäisisivät ehdot ja millaisia viestejä lähtisi (muuttujat sijoitettuina). Se ei suorita eikä lähetä mitään.

Suoritushistoria

Painike Historia näyttää jokaisen laukaisimeen osuneen tapahtuman: suoritetut (vaiheluettelolla), ohitetut (ehdolla, joka pysäytti) ja virheet (palvelimen virheilmoituksella). Merkinnät säilyvät 30 päivää.

Tilapäinen AI-virhe - uudelleenyritys automaattisesti

Kun automaatiosäännön ensimmäinen vaihe (esim. ”Kirjoita viesti AI:n avulla”) ei saa vastausta AI-palveluntarjoajalta tilapäisen ongelman vuoksi - yhteys puuttuu, aikakatkaisu tai palveluntarjoaja on ylikuormittunut - automaatiosääntö yrittää uudelleen itsestään 2, 10 ja 30 minuutin kuluttua. Toimintahistoriassa näet jokaisen yrityksen merkinnällä ”Yritetään uudelleen automaattisesti klo …”. Virheilmoituksen saat vasta, kun myös viimeinen, neljäs yritys epäonnistuu.

Itsestään yrittää uudelleen vain sellainen automaatiosääntö, jossa mitään ei ole vielä suoritettu. Jos virhe tapahtui myöhemmässä vaiheessa (esim. tehtävä on jo luotu, mutta AI-viesti epäonnistui), automaattinen uudelleenyritys monistaisi aiemmat vaiheet - silloin päätät itse. Myöskään AI-palveluntarjoajan tilin loppuunkulunut budjetti ei ole tilapäinen vika - sitä ei yritetä uudelleen.

Painike ”Yritä uudelleen”

Virheellä päättyneessä ajossa on painike Yritä uudelleen. Automaatiosääntö käynnistyy uudelleen saman tapahtuman (saman sähköpostin, tehtävän tai viestin) osalta minuutin sisällä, ja Toimintahistoriassa näet merkinnän ”Uudelleenyritys ajoitettu klo …”. Huomio: uudelleenyritys suorittaa kaikki vaiheet alusta - jos osa niistä onnistui ensimmäisellä kerralla, ne suoritetaan uudelleen. ”Yritä uudelleen” toimii myös tätä versiota vanhemmille ajoille, kunhan ne liittyivät sähköpostiin, joka on yhä postilaatikossa.

Sähköposti: postilaatikko ja lähettäjä laukaisimessa

Laukaisimessa ”Kun saapuu uusi sähköposti” voit heti määrittää, mitä postilaatikkoa ja keneltä tulevaa viestiä se koskee - laukaisimen nimen vieressä on tätä varten kaksi kenttää. Tämä ei ole sama asia kuin JOS-osion ehdot ”Postilaatikko” ja ”Lähettäjä sisältää”:

  • laukaisimen suodatin kertoo, mitä sähköposteja automaatiosääntö ylipäätään tarkkailee. Loput eivät päädy Historiaan - niitä ei ole ”hylätty”, koska sääntö ei koske niitä;
  • JOS-osion ehdot rajaavat sitä, mitä laukaisin on jo päästänyt läpi, ja jokainen hylkäys näkyy Historiassa yhdessä syyn kanssa.

Jos sinulla on useita postilaatikoita, aseta suodatin laukaisimeen - muuten Historia täyttyy tavallisesta kirjeenvaihdosta, etkä löydä sieltä tärkeitä asioita. Nykyiset automaatiosäännöt toimivat ennallaan; kentät voi jättää tyhjiksi (”missä tahansa postilaatikossa”, ”keneltä tahansa”).

Kun automaatiosääntö ei ole koskaan käynnistynyt

Jos automaatiosääntö on ollut käytössä yli viikon, sen läpi on kulkenut vähintään 10 tapahtumaa eikä se ole kertaakaan suorittunut, saat ilmoituksen Ilmoituskeskukseen - tapahtumien määrän ja niitä hylänneen ehdon kera. Lähes aina kyse on kirjoitusvirheestä tai liian suppeasta ehdosta, joka kirjattiin säännön luomisen yhteydessä. Säännön korjaamisen jälkeen laskuri käynnistyy alusta, eikä ilmoitus palaa ensimmäisen onnistuneen suorituksen jälkeen.

Mistä tiedät, että automaatiosääntö lakkasi toimimasta

Laskuri ”suoritukset” laskee vain ne kerrat, joina automaatiosääntö todella teki jotain. Jos ehto lakkaa täsmäämästä - esimerkiksi koska toinen osapuoli vaihtoi lähettämiensä sähköpostien aihetta - sääntö on silti käytössä ja tarkkailee edelleen jokaista tapahtumaa, mutta hylkää ne, ja laskuri pysyy paikallaan.

Siksi 48 tunnin jälkeen ilman ainuttakaan suoritusta ohjelma sanoo sen suoraan: nimen vieressä listassa näkyy ”· viimeisin suoritus: 6 päivää sitten” (tai ”ei ole vielä suorittunut kertaakaan”), ja säännön avattuasi otsikkoon lisätään, kuinka monta tapahtumaa ei siitä lähtien ole läpäissyt ehtoja ja mikä ehto ne pysäytti, esim. ”siitä lähtien 33 tapahtumaa ei läpäissyt ehtoja (viimeisin: Sähköpostin aihe sisältää: lead)”. Tämä riittää yleensä kertomaan, mitä pitää korjata.

Niin kauan kuin automaatiosääntö suorittuu, et näe mitään näistä huomautuksista - suppealla ehdolla on oikeus hylätä suurin osa tapahtumista, eikä se ole mikään virhe.

Turvamekanismit

Yleisperiaate: mikään turvamekanismi ei toimi hiljaisesti - kun jokin estää automaatiosäännön, saat ilmoituksen Ilmoituskeskukseen (kello).

Pääkäyttäjä voi muuttaa rajoja kohdassa Asetukset → Lisäasetukset → Rajat (aktiiviset tapahtumat käyttäjää kohden, automaatioiden suoritukset tunnissa; 0 = ei rajaa). Automaatioiden päivittäinen AI-kyselyraja on AI-välilehdellä.

  • Automaatiosääntö toimii sinun oikeuksillasi - se ei tee mitään, mitä et itse voisi napsauttaa (se ei kirjoita toisen tehtävään eikä lisää tehtävää toisen työtilaan).
  • Suorituksen virhe (epäonnistunut toiminto, ylitetty raja, loppuun käytetty päivittäinen AI-budjetti) = ilmoitus virheen sisällöstä ensimmäisellä kerralla; seuraavat samanlaiset virheet eivät spämmää - yksityiskohdat aina automaatiosäännön Historiassa.
  • Silmukoita on rajoitettu: automaatiosääntö ei reagoi itse aiheuttamiinsa tapahtumiin, ja ketju ”automaatio käynnistää automaation” katkeaa toisessa vaiheessa - katkenneesta ketjusta ilmoitetaan ilmoituksella (enintään kerran tunnissa).
  • Suoritusraja tunnissa - rajan ylittyessä automaatiosääntö pysähtyy itsestään; saat ilmoituksen ja sähköpostin (suojaa lumivyöryltä esim. tuonnin yhteydessä).
  • 3 virhettä peräkkäin = automaattinen tauko + ilmoitus + sähköposti. Tila näkyy listalla.
  • Ylläpitäjä näkee kaikki automaatiosäännöt, voi poistaa minkä tahansa niistä käytöstä tai poistaa sen ja muokata sitä. Automaatiosääntö toimii edelleen sen luojan oikeuksilla - editorissa näkyy tällöin ”tekijä: X (muokkaat ylläpitäjänä)”.
  • Editorin kytkin näyttää, onko automaatiosääntö käytössä. Virheiden vuoksi keskeyttäminen on erillinen tila - siitä kertoo nimen alla oleva rivi ja luettelon ”Keskeytetyt”-osio. Kytkin pysyy päällä, joten voit poistaa säännön käytöstä normaalisti.

Käyttöoikeus

Automaatiot kuuluvat Pro-pakettiin. Standard-paketissa niitä ei ole, ja aiemmin tallennetut automaatiosäännöt odottavat keskeytettyinä. Pro-paketissa jokainen voi oletuksena käyttää niitä. Pääkäyttäjä voi poistaa oikeuden valitulta henkilöltä käyttäjäpaneelissa (kytkin Voi käyttää Automaatioita) - tällöin kohta katoaa näkymävalikosta. Globaalilta pääkäyttäjältä oikeutta ei voi poistaa.

Sähköposti

Jos olet yhdistänyt postilaatikon (Asetukset → Sähköposti), käytettävissä ovat myös käynnistin ”Uusi sähköposti postilaatikossa” sekä toiminto ”Lähetä sähköposti omasta postilaatikostasi”.

Laukaisin käynnistyy jokaisesta vastaanotetusta viestistä (omien lähettämiesi viestien kopiot eivät sitä käynnistä). Ehdot rajaavat sen siihen, mikä sinua kiinnostaa: Lähettäjä sisältää, Sähköpostin aihe sisältää, Postilaatikko (kun sinulla on useita) ja On liite.

Toiminto lähettää viestin omasta osoitteestasi - ei järjestelmän osoitteesta - joten se ei päädy roskapostiin. Vastaanottajana voi olla sähköpostin lähettäjä (vastaus liittyy samaan viestiketjuun), sinä itse tai valittu osoite. Aiheessa ja sisällössä käytät muuttujia {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.nadawca_nazwa}}, {{mail.skrzynka}} ja {{mail.data}}.

Esimerkki: kun saapuvan sähköpostin aiheessa on ”lasku” → luo tehtävä Kirjanpito-työtilaan ja vastaa lähettäjälle ”Saimme viestisi, hoidamme asian 2 arkipäivän kuluessa”.

Sähköpostisi pysyy sinun omanasi. Automaatiosääntö reagoi ainoastaan tekijänsä postilaatikoihin. Toisen sähköpostille ei voi rakentaa automaatiota - ei edes pääkäyttäjä voi tehdä sitä.

Esimerkki: laskut päätyvät kansioon itsestään

Sähköpostista:

  1. KUN: Uusi sähköposti postilaatikossa.
  2. JOS: Sisältää liitteen → kyllä, ja sen jälkeen ”AI arvioi”: näyttääkö liite laskulta.
  3. SUORITA: Tallenna liitteet Laskut-kansioon → Näytä ilmoitus ”Lähettäjän {{mail.nadawca}} lasku tallennettiin”.

Keskustelusta tai tehtävästä (joku tiimistä lisää laskun viestiketjuun):

  1. KUN: Liite lisätty.
  2. JOS: Tapahtuman tekijä → valittu henkilö, ja sen jälkeen ”AI arvioi”: liitetty tiedosto on lasku - tämän osoittaa tiedoston nimi (lasku, FV, invoice) tai viestin sisältö.
  3. SUORITA: Tallenna liitteet kansioon → valitse Omat tiedostot / Laskut → Näytä ilmoitus ”Tiedosto {{plik.nazwa}} käyttäjältä {{wiadomosc.autor}} tallennettiin Laskut-kansioon”.

Molemmat automaatiosäännöt löydät valmiina kohdasta + → Laskut kansioon (AI). Ehtojen järjestys on vapaa - AI lasketaan joka tapauksessa viimeisenä, halvempien suodattimien jälkeen.

Vuoden ja kuukauden mukaan jaettu kansio. Kansiokentässä vinoviiva luo seuraavan tason, ja päivämäärämuuttujat sijoitetaan paikoilleen tallennushetkellä - kirjoita Faktury / {{rok}} / {{miesiac}}, niin 3. syyskuuta saapunut tiedosto menee kansioon Faktury / 2026 / 09. Puuttuvat kansiot syntyvät itsestään, joten sinun ei tarvitse luoda niitä etukäteen eikä siirtää mitään kuukauden lopussa. Käytettävissä olevat päivämäärämuuttujat: {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}} (kaksinumeroisena) ja {{miesiac_nazwa}} (esim. Syyskuu).

Esimerkki: sähköpostitse tullut ilmoitus muuttuu tehtäväksi

  1. KUN: Uusi sähköposti postilaatikossa.
  2. JOS: Lähettäjä sisältää → asiakkaan domain (tai Aihe sisältää → ilmoitus).
  3. TEE, järjestyksessä:
    • Luo tehtävä - valitse työtila, vastuuhenkilö ja määräaika +2 päivää. Käytä otsikossa ja kuvauksessa muuttujia: {{mail.temat}}, {{mail.tresc}}, {{mail.nadawca}}.
    • Kirjoita viesti (tai AI kirjoittaa viestin) - se päätyy juuri luodun tehtävän viestiketjuun. Muuttujat {{mail.*}} toimivat edelleen, joten viesti voi lainata pyyntöä tai tiivistää sen.
    • Tallenna liitteet kansioon - esim. Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}}.

Tehtävä linkittyy sähköpostiketjuun: sen otsikossa näkyy sininen merkki sähköpostin aiheella, ja sen napsautus avaa alkuperäisen kirjeenvaihdon. Toiseen suuntaan se toimii samoin - viestiketjun valikko (⋮) näyttää Liittyy: <tehtävä>. Mikään ei katoa postilaatikon ja tehtävälistan välillä.

Toimintojen järjestyksellä on merkitystä. Viesti lisätään tehtävään vain, jos toiminto Luo tehtävä on sijoitettu ennen sitä. Sähköposti ei itsessään ole viestiketju, johon voisi kirjoittaa - jos tehtävää ei vielä ole, ”AI kirjoittaa viestin” toimii analyysina, jonka tuloksen voit lisätä myöhemmin muuttujalla {{ai.odpowiedz}} (esimerkiksi muistiinpanoon tai ilmoitukseen).

Mitä tämä automaatiosääntö EI tee: se ei lue määräaikaa sähköpostin sisällöstä (määräaika asetetaan muodossa +N päivää saapumisesta) eikä valitse vastuuhenkilöä sisällön perusteella - vastuuhenkilö on se, jonka määrität säännössä. Jos ilmoitusten pitää mennä eri henkilöille, tee useita automaatiosääntöjä eri ehdoilla lähettäjälle tai aiheelle.

Esimerkki: kalenteri

Muistutus varttia ennen tapaamista: KUN Tapahtuma alkaa 15 min kuluttua → SUORITA Näytä ilmoitus, jonka sisältö on ”{{wydarzenie.tytul}} klo {{wydarzenie.godzina}}”. Valmis sääntö: + → Tapahtumamuistutus.

Valmistautuminen ennen tapahtumaa: KUN Tapahtuma luodaan, JOS otsikko sisältää ”auditointi” → SUORITA Luo tapahtuma kalenteriin: ”Valmistele materiaalit: {{wydarzenie.tytul}}”, 2 h kuluttua.

Tapahtuman muuttujat: {{wydarzenie.tytul}}, {{wydarzenie.data}}, {{wydarzenie.godzina}}. Tiedostomuuttujat: {{plik.nazwa}}, {{plik.rozmiar}}. Päivämäärämuuttujat (toimivat kaikkialla, myös kansion nimessä): {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}}, {{miesiac_nazwa}}. Sähköpostimuuttujat: {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.tresc}}. Muuttujat {{ai.odpowiedz}} (pelkkä teksti), {{ai.odpowiedz_html}} (muotoiluineen - käytä tätä muistiinpanon sisällössä) ja {{ai.naglowek}} (raportin ensimmäinen rivi - sopii hyvin muistiinpanon otsikoksi, esimerkiksi liidin yrityksen nimeksi) sisältävät aiemman ”Kirjoita viesti AI:n avulla” -toiminnon tuloksen. Sähköpostitapahtumassa tämä toiminto ei lähetä mitään, vaan valmistelee analyysin myöhempiä toimintoja varten (muistiinpanot, ilmoitukset ja sähköposti).

AI-kyselyjen raja

Ehto ”AI arvioi” ja toiminto ”kirjoita tekoälyn avulla” kysyvät mallilta jokaisen ehdot täyttävän tapahtuman yhteydessä, joten ylläpitäjä asettaa tällaisten kyselyjen päivittäisen rajan kohdassa Asetukset → AI (oletusarvo 200; 0 poistaa rajan käytöstä). Kun raja täyttyy, AI:ta käyttävät automaatiosäännöt ohitetaan kyseisenä päivänä, ja tästä kirjataan selkeä merkintä historiaan - laskuri nollautuu keskiyöllä, minkä jälkeen kaikki jatkuu automaattisesti ilman manuaalista käyttöönottoa.