Automatiseringar utför repetitiva uppgifter åt dig enligt en enkel regel: NÄR något inträffar i appen, OM villkoren är uppfyllda, UTFÖR åtgärder. Det motsvarar Zapier/Make, fast inbyggt i Task Manager - utan externa tjänster.

Du öppnar dem via vy-ikonen (rutor) i det övre fältet - samma meny där Kalender, Tavla, Anteckningar och AI-assistent finns. Fönstret ser ut och beter sig som de andra: gemensamt ljust/mörkt tema, dockning vid kolumner, ihågkommen layout.

Snabbaste sättet: säg det till assistenten

Du behöver inte klicka dig fram bland kort. Öppna AI-assistenten och beskriv regeln med en vanlig mening:

jag vill att alla filer som skickas i chatten Bokföring ska sparas i mappen FV och att jag får en avisering ”FV har sparats”

Assistenten skapar ett färdigt utkast: namn, utlösare, villkor och åtgärder. Under svaret visas ett kort med ”Gå till Automatiseringar” - fönstret öppnas först när du klickar, så du förlorar inte tråden mitt i samtalet. Utkastet är osparat och inaktiverat - du granskar och ändrar det och klickar sedan själv på Spara. Regeln aktiveras inte förrän du gör det.

Du kan gå tillbaka till assistenten och ändra regeln med ord. När fönstret Automatiseringar är öppet vet den vilken regel du menar och ändringarna förs direkt in i utkastet (utan något kort): ”ändra mappen till Fakturor”, ”lägg till ett villkor om att filen ska vara en PDF”, ”ta bort aviseringen”. Varje gång får du ett uppdaterat utkast att godkänna.

Ange namn på ett naturligt sätt (”chatten Bokföring”, ”mappen FV”, ”Kasia Dąbrowska”) - appen hittar själv rätt chatt, mapp och person. Om den inte hittar något eller hoppar över ett okänt fält skriver den det under utkastet.

Task Manager: fönster för automatiseringar med en regel uppdelad i utlösare, villkor och åtgärder.
Assistenten skriver upp regeln i punkterna NÄR, OM, UTFÖR och lämnar den som ett utkast.

Färdiga recept - välj scenario för din bransch

Klicka på + i fönstret Automatiseringar. Utöver ett tomt recept får du en katalog med färdiga alternativ indelade i kategorier. Ett färdigt recept öppnas som ett osparat utkast - du fyller i 1-2 ställen (din arbetsyta, chatt, mapp eller signatur) och klickar Spara.

Försäljning och leads

  • Lead från formulär → anteckning (AI) - AI känner igen en anmälan från kontaktformuläret, skriver en rapport (vem, vad som behövs, förslag till första steg) och sparar den som en anteckning i mappen Leads. Att fylla i: inget - fungerar direkt, mappen kan bytas.
  • Nytt lead → kontaktuppgift (AI) - av samma identifiering skapas en uppgift med hög prioritet och deadline imorgon. Ange arbetsyta innan du sparar.

E-post och dokument

  • Faktura från e-post → mapp (AI) - ett mejl med en bilaga som AI bedömer vara en faktura hamnar i Fakturor / år / månad (mapparna skapas automatiskt). Att fylla i: inget.
  • Fakturor till mapp (AI) - samma sak, men för filer som laddas upp i uppgifter och chattar.
  • Ärendedokument → arkiv - mejl med ärendenummer i ämnesraden sparar bilagorna i ärendemappen. Ersätt ”ÄRENDENUMMER” med ditt eget (i villkoret och mappnamnet). Obs! Ett snedstreck i mappnamnet skapar en undermapp, så ärendenumret ”KM 512/26” ger strukturen Ärenden / KM 512 / 26 - om du vill ha en enda mapp skriver du det utan snedstreck (t.ex. ”KM 512-26”).

Kundtjänst

  • Reklamation → brådskande uppgift (AI) - AI känner igen ett klagomål eller en felanmälan; en uppgift skapas med hög prioritet samt en avisering. Ange arbetsyta.

Team och deadlines - befintliga recept (Eskalering av deadline, Frånvarovakt, Auto-triage, Tystnadsvakt, Påminnelse om händelse) plus:

  • Felanmälan → uppgift - ett meddelande i en chatt som innehåller ”fel”, ”brådskande” eller ”fungerar inte” omvandlas till en uppgift med hög prioritet. Ange en arbetsyta; du kan lägga till fler ord i listan.

Ledning och översikt - Morgonöversikt (AI), Städning av arkiv plus:

  • Fredagens veckosammanfattning (AI) - på fredagar kl. 15:00 skriver AI en sammanfattning till den angivna chatten: vad som är klart, vad som pågår, vad som är försenat. Ange chatt.

Mallar märkta (AI) visas bara när AI är konfigurerat, och e-postmallar - bara när du har tillgång till modulen E-post.

Gamla e-postautomatiseringsregler - engångsreparation

Gäller endast installationer där e-postautomatiseringar skapades före version 2.2.224. Då hade åtgärden ”skicka e-post” endast ett innehållsfält, så en instruktion som ”svara utifrån prislistan” kunde skrivas in där - och skickades ordagrant till mottagaren i stället för till AI. Nu finns ett separat fält för AI-instruktioner, men äldre regler har fortfarande instruktionen i innehållsfältet.

Reparation: administratören kör på servern php migrate-mail-instruction.php. Utan några flaggor skriver skriptet bara ut en rapport - för varje automatiseringsregel anger den om innehållet ser ut som en instruktion till AI eller som en riktig e-postmall, och motiverar bedömningen. Inget ändras. Först --wykonaj=19,23 flyttar innehållet i de angivna automatiseringsreglerna, och sparar en kopia i logs/ innan ändringen, så --cofnij=PLIK ångrar allt.

För chattregler visar skriptet bara instruktionen - du gör ändringen i fönstret Automatiseringar genom att byta ut blocket ”skriv ett meddelande” mot ”skriv ett meddelande med AI”.

Så bygger du en automatiseringsregel manuellt

  1. Klicka på + ovanför listan. I stället för ett tomt blad får du en lista med mallar (eskalering av förfallodatum, tystnadsbevakning, automatisk triage, morgongenomgång med AI, arkivstädning, frånvarovakt, fakturor till mapp, påminnelse om händelse) - var och en kan ändras fritt efter att den skapats.
  2. NÄR (blått kort) - välj utlösare:
    • Uppgift skapad, Status ändrad (valfritt endast till en vald status),
    • Uppgiftens förfallodatum inom N timmar, Tystnad i uppgiften (inga meddelanden på N dagar),
    • Nytt meddelande, Omnämnande av mig, Bilaga tillagd,
    • Händelse skapad, Händelsen börjar om N minuter (kalender),
    • Nytt e-postmeddelande i inkorgen (e-post),
    • Varje dag klockan … (med val av veckodagar).

Bilagor har en egen utlösare, och det är avsiktligt. När någon skickar ett meddelande med en fil sparar appen först meddelandet och laddar sedan upp filerna - när Nytt meddelande utlöses finns det alltså inga bilagor ännu. Bygg därför regeln ”när en faktura kommer in” med Bilaga tillagd: den utlöses först efter uppladdningen och gäller den specifika filen. Bilder och ritningar som klistras in (innehåll i meddelandet, inte bilagor) utlöser den inte.

Kalendern är personlig, precis som inkorgen. Automatiseringsregeln reagerar bara på dina egna händelser - som deltagare har du din egen kopia av händelsen, så du reagerar på den. Händelser som skapats av automatiseringen själv utlöser inte Händelse skapad.

  1. OM (lila kort) - lägg till villkor: prioritet, status, arbetsyta, fras i ämnet eller meddelandet, chatt/uppgift (begränsar regeln till en tråd), tilldelad person, författare, ”försenad med N timmar”, ”tilldelad person har frånvaro”, filnamn innehåller (bilaga i tråden eller i mejlet), händelsens titel innehåller, samt för e-post avsändare (innehåller eller innehåller inte) / ämne / inkorg / ”har bilaga”. Listan med villkor anpassas efter den valda utlösaren - vid Nytt meddelande ser du inte e-postvillkoren, och tvärtom. Villkoren kombineras med och - alla måste uppfyllas. I fälten ”innehåller” kan du ange flera ord separerade med komma - då räcker det att något av dem matchar (t.ex. faktur, fv, rozliczen). Det är den enda platsen med alternativ; i övriga fall skapar man olika villkor med en separat regel. Skriv ordets stam, utan ändelse. Applikationen söker efter ett textfragment, så ”faktura” kommer INTE att hitta ”faktury” eller ”fakturę” - och så skriver folk ofta. Skriv ”faktur” så fångar du alla böjningsformer. Skiftläge spelar ingen roll. Nya tidsvillkor: Händelsens klockslag (före / från och med en viss tid, t.ex. 17:00) och Veckodag (vardag mån-fre / lördag-söndag) - beräknas vid den tidpunkt då händelsen kommer in. Tidsvarianter (”före 17 → idag, efter 17 eller helg → nästa vardag”) bygger du med separata regler - villkoren kombineras med ”och”. Ett eget villkor är ”AI bedömer (eget villkor)” - istället för en fast regel skriver du på vanligt språk vad AI ska kontrollera, t.ex. ”om bilagan ser ut som en faktura”. AI ser avsändare, ämne, författare, ett utdrag av innehållet, händelsens titel och bilagornas filnamn (tittar inte in i filerna) och svarar ja/nej. Detta villkor räknas ALLTID sist - först sorterar billiga villkor bort händelser, så att man inte betalar för onödiga AI-anrop. Vid osäkerhet svarar AI ”nej” - automatiseringen föredrar att inte göra något framför att göra fel.

Två regler för samma e-post. Om ett e-postmeddelande uppfyller villkoren för två regler, och var och en av dem skapar en uppgift, blir det två uppgifter. För att få bara en, lägg till ett villkor i den andra regeln som utesluter de fall som redan hanteras av den första:

  • första regeln: Avsändare innehåller @klient.pl → Skapa uppgift;
  • andra regeln: E-postens ämne innehåller reklamacj och Avsändare innehåller inte @klient.pl → Skapa uppgift.

Du växlar operatorn ”innehåller” / ”innehåller inte” genom att klicka på kapseln bredvid ordet Avsändare. Skriv samma textfragment i båda reglerna - ”innehåller” söker efter det i avsändarens adress och namn, så det är en textmatchning, inte en exakt kontroll av domänen. Ett tomt ”innehåller inte”-villkor går inte att spara.

Bifoga kunskap (chippen ”bifoga kunskap…”). Både villkoret ”AI bedömer” och åtgärden ”Skriv ett meddelande med AI” har också tillgång till internet (från och med 2.2.353), om ägaren av automatiseringsregeln har aktiverat behörigheten AI-assistent med tillgång till internet: i instruktionen kan du till exempel be AI:n ”bygg en webbadress från leadens e-postdomän, hämta sidan och ta med innehållet i bedömningen” - motorn hämtar högst 2 sidor per körning. Åtgärdsblocken ”Skriv ett meddelande med AI” kan få en vald kunskapskälla - samma källor som i assistenten: anteckning, Filermapp, chatt, uppgift, hela arbetsytan, inkorg. På så sätt svarar AI åt dig utifrån ditt material, till exempel: när någon frågar om priser → bedöm utifrån ”Priser 2026” om frågan gäller priser → svara med stöd av prislistan. Varje block har en egen kunskapskälla - du kan bedöma utifrån villkoren och svara utifrån prislistan. När du bifogar kunskap instrueras AI att inte hitta på: om något saknas i källorna säger den rakt ut att den inte vet. Tänk på kostnaden och mängden innehåll: det här materialet skickas till AI vid VARJE händelse, så gränsen är cirka 12 tusen tecken (i assistenten är den 60 tusen). Källor som inte ryms utelämnas helt - välj en specifik mapp eller anteckning i stället för hela arbetsytan.

Du kan be assistenten om det här. Säg bara tydligt vad den ska utgå från: ”svara på frågor om priser utifrån mappen Priser” eller ”bedöm ärenden enligt anteckningen Villkor”. Assistenten förbereder genast ett utkast och beskriver i punktform hur automatiseringen fungerar (NÄR / OM / UTFÖR). Om planen ser bra ut klickar du på knappen för att gå till Automatiseringar och sparar utkastet. Om inte, svarar du bara assistenten med vad som ska ändras, så tar den fram en uppdaterad version. Den skapar automatiseringsregeln och fyller själv i kunskapsfältet - du kan ange namn på vanligt språk (”mappen Priser”, ”anteckningen FAQ”, ”chatten Bokföring”, ”mina anteckningar”). Sådant den inte hittar listas i kommentarerna ovanför utkastet; du kan lägga till det med ett chip.

  1. UTFÖR (bärnstensfärgade kort) - lägg till åtgärder (högst 10, de körs i tur och ordning): skriv ett meddelande i tråden (med variabler som {{zadanie.nazwa}} och eventuellt en omnämning av de tilldelade), skriv ett meddelande med AI, skapa en uppgift, ändra status/prioritet, arkivera, skicka e-post, rensa bort gamla ”Slutförda”, spara bilagor i en mapp - fungerar både för e-post och för filer som lagts till i en uppgift eller chatt. Du väljer platsen i en lista (chippen ”välj mapp…” öppnar Filers bläddrare): Dokument, valfri undermapp eller arbetsytans mapp. Du kan också skapa en ny mapp direkt i det här fönstret (”Ny mapp…”). Dubbletter (samma namn och storlek) hoppas över. Äldre automatiseringsregler (och sådana som skapats av assistenten) har i stället en angiven sökväg - snedstrecket anger nästa nivå, så ”Dokument / Mina filer / FV” sparas i undermappen FV, och saknade nivåer skapas automatiskt; om du klickar på chippen ändras regeln till platsen som valts i listan, skapa en anteckning (privat eller i arbetsytan där händelsen inträffade - då kan personer i den arbetsytan se den); fältet mapp placerar anteckningen i den angivna mappen i Anteckningar - sökvägen fungerar som vid sparande av bilagor, saknade nivåer skapas automatiskt, visa en avisering (visas i ditt Aviseringscenter, kategorin ”Automatiseringar”) samt skapa en kalenderhändelse (titel med variabler; tidpunkt ”om N timmar” ELLER i dagsläget: samma dag / nästa arbetsdag vid angiven tid - arbetsdagsläget hoppar över lördag och söndag; händelsen hamnar i din kalender, utan deltagare) och AI väljer tid för händelsen - när tidpunkten inte är känd i förväg, utan måste VÄLJAS utifrån händelsens innehåll och din kalender. I instruktionen beskriver du hur beslutet ska fattas, till exempel: ”om den första föreslagna tiden i mejlet är ledig - boka den; om den är upptagen, kontrollera den andra; om båda är upptagna - skapa ingen händelse, ange 2 lediga tider mellan 10 och 16 i beslutet”. AI ser alltid din kalender (bokade tider och frånvaro) och sparar sitt beslut i variablerna {{ai.decyzja}}, {{ai.termin}}, {{ai.tytul}} - använd dem i EFTERFÖLJANDE block (avisering med {{ai.decyzja}}, e-post skriven av AI som säger ”enligt fältet ai_event”), så använder hela automatiseringsregeln samma tidpunkt. Placera det här blocket FÖRE e-postmeddelandet och aviseringen.
  2. Spara. Sparandet sker uttryckligen via en knapp - en aktiverad automatiseringsregel börjar gälla direkt, så inget sparas ”mitt under redigeringen”.

Testa innan du aktiverar

Knappen Testa tar de senaste händelserna som matchar utlösaren och visar vad som skulle hända - vilka som skulle klara villkoren och vilka meddelanden som skulle skickas ut (med insatta variabler). Utför och skickar ingenting.

Körhistorik

Knappen Historik visar varje händelse som träffade utlösaren: utförda (med lista över steg), överhoppade (med villkoret som stoppade) och fel (med serverns felmeddelande). Posterna sparas i 30 dagar.

Tillfälligt AI-fel - försöker igen automatiskt

När automatiseringsregelns första steg (t.ex. ”Skicka ett meddelande via AI”) inte får svar från AI-leverantören på grund av ett tillfälligt problem - utebliven anslutning, överskriden tidsgräns, överbelastad leverantör - försöker automatiseringsregeln automatiskt igen efter 2, 10 och 30 minuter. I Historiken ser du varje försök med tillägget ”Försöker igen automatiskt kl. …”. Du får en avisering om fel först när även det sista, fjärde försöket misslyckas.

Det är bara automatiseringsregeln i vilken inget ännu har utförts som försöker igen av sig själv. Om felet uppstod i ett senare steg (t.ex. när uppgiften redan skapats men AI-meddelandet misslyckades), skulle ett automatiskt återförsök duplicera de tidigare stegen - då bestämmer du själv. En förbrukad budget hos AI-leverantören räknas inte heller som tillfälligt - den försöker inte automatiskt igen.

Knappen ”Försök igen”

Vid ett körningsförlopp som slutat med fel finns knappen Försök igen. Automatiseringsregeln körs då igen för samma händelse (samma mejl, uppgift eller meddelande) inom en minut, och i Historiken ser du texten ”Nytt försök planerat till …”. Observera: ett nytt försök kör alla steg från början - om en del av dem redan lyckades förra gången, körs de en gång till. ”Försök igen” fungerar även för körningar från före denna version, så länge de gäller ett mejl som fortfarande finns i inkorgen.

E-post: inkorg och avsändare vid utlösaren

Vid utlösaren ”När ett nytt e-postmeddelande kommer in” kan du direkt ange vilken inkorg och från vem det ska gälla - bredvid utlösarens namn finns två fält för det. Det är inte samma sak som villkoren ”Inkorg” och ”Avsändare innehåller” i AVSNITTET OM:

  • filtret vid utlösaren avgör vilka mejl automatiseringsregeln överhuvudtaget tittar på. Resten hamnar inte i historiken - det handlar inte om att det ”hoppas över”, utan om att det inte berör dem;
  • villkoren i OM begränsar det som utlösaren redan släppt igenom, och varje avvisning syns i historiken tillsammans med anledningen.

Om du har flera inkorgar, ställ in filtret vid utlösaren - annars fylls historiken med vanlig korrespondens och du hittar inte det som är viktigt. Befintliga automatiseringsregler fungerar som vanligt; du kan lämna fälten tomma (”i vilken inkorg som helst”, ”från vem som helst”).

När en automatiseringsregel aldrig har körts

Om en automatiseringsregel har varit aktiverad i mer än en vecka, minst 10 händelser har gått igenom den och den aldrig en enda gång har körts, får du en avisering i Aviseringscentret - med antal händelser och det villkor som avvisade dem. Nästan alltid beror det på ett stavfel eller ett för snävt villkor som angetts vid skapandet. Efter att regeln korrigerats börjar räknaren om, och efter den första lyckade körningen kommer aviseringen inte tillbaka.

Hur du vet att en automatiseringsregel har slutat fungera

Räknaren för ”körningar” räknar endast de körningar där regeln verkligen gjorde något. Om villkoret slutar stämma - till exempel för att motparten ändrat ämnet på sina mejl - är regeln fortfarande aktiverad och granskar fortfarande varje händelse, men avvisar den bara, och räknaren står still.

Därför säger programmet det rakt ut efter 48 timmar utan en enda körning: i listan bredvid namnet visas ”· senaste körning: 6 dagar sedan” (eller ”har ännu inte körts en enda gång”), och när du öppnar regeln anger rubriken hur många händelser som sedan dess inte uppfyllt villkoren och vilket villkor som stoppade dem, t.ex. ”sedan dess har 33 händelser inte uppfyllt villkoren (senast: E-postens ämne innehåller: lead)”. Det räcker oftast för att se vad som behöver korrigeras.

Så länge regeln körs ser du ingen av dessa anmärkningar - ett snävt villkor har all rätt att avvisa de flesta händelser, och det är inget fel i sig.

Säkerhetsspärrar

Övergripande princip: ingen säkerhetsspärr agerar tyst - när något blockerar en automatiseringsregel får du en avisering i Aviseringscenter (klockan).

Administratören kan ändra gränsvärdena i Inställningar → Avancerat → Gränser (aktiva händelser per användare, automatiseringskörningar per timme; 0 = ingen gräns). Den dagliga gränsen för AI-anrop från automatiseringar finns under fliken AI.

  • Automatiseringsregeln körs med dina behörigheter - den gör inget som du själv inte kan klicka på (skriver inte i någon annans uppgift, lägger inte till en uppgift i någon annans arbetsyta).
  • Körfel (misslyckad åtgärd, överskriden gräns, uttömd daglig AI-budget) = avisering med felmeddelandet vid första förekomsten; efterföljande identiska fel spammar inte - detaljerna finns alltid i regelns Historik.
  • Loopar begränsas: en automatiseringsregel reagerar inte på händelser som den själv har utlöst, och kedjan ”automatisering utlöser automatisering” avslutas vid den andra länken - du får en avisering om att kedjan har avbrutits (högst en gång i timmen).
  • Gräns för körningar per timme - vid överskridande pausar sig automatiseringsregeln själv; du får en avisering och ett e-postmeddelande (skyddar mot en lavin, t.ex. vid import).
  • 3 fel i rad = automatisk paus + avisering + e-post. Statusen syns i listan.
  • Administratören ser alla automatiseringsregler, kan inaktivera och ta bort var och en och redigera dem. Regeln fortsätter att köras med sin skapares behörigheter - i redigeraren visas då ”skapare: X (du redigerar som administratör)”.
  • Omkopplaren i redigeraren visar om automatiseringsregeln är aktiverad. Paus efter fel är ett separat tillstånd - det beskrivs av raden under namnet och avsnittet ”Pausade” i listan. Omkopplaren är fortfarande aktiverad, så du kan inaktivera regeln som vanligt.

Åtkomst

Automatiseringar ingår i Pro-planen. I Standard-planen finns de inte, och tidigare sparade automatiseringsregler ligger pausade i väntan. I Pro-planen kan alla använda dem som standard. Administratören kan dra tillbaka åtkomsten för en vald person i användarpanelen (reglaget Kan använda Automatiseringar) - då försvinner punkten från menyn för vyer. Från en global administratör går åtkomsten inte att ta bort.

E-post

Om du har anslutit en inkorg (Inställningar → E-post) tillkommer utlösaren ”Nytt e-postmeddelande i inkorgen” och åtgärden ”Skicka e-post från din inkorg”.

Utlösaren triggas av varje mottaget meddelande (kopior av dina egna utskick utlöser den inte). Villkor avgränsar den till det som intresserar dig: Avsändare innehåller, E-postens ämne innehåller, Inkorg (om du har flera) och Har bilaga.

Åtgärden skickar meddelandet från din egen adress - inte från systemets - så det hamnar inte i skräpposten. Mottagaren kan vara avsändaren av mejlet (svaret läggs i samma tråd), du själv eller en angiven adress. I ämnet och innehållet använder du variablerna {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.nadawca_nazwa}}, {{mail.skrzynka}} och {{mail.data}}.

Exempel: när ett mejl med ”faktura” i ämnesraden kommer in → skapa en uppgift i arbetsytan Bokföring och svara avsändaren ”Vi har tagit emot ditt mejl och hanterar det inom 2 arbetsdagar”.

Din e-post förblir din. Automatiseringsregeln reagerar bara på sin upphovspersons inkorgar. Det går inte att bygga en automatisering på någon annans e-post - inte ens administratören kan göra det.

Exempel: fakturor hamnar automatiskt i mappen

Från e-post:

  1. NÄR: Nytt e-postmeddelande i inkorgen.
  2. OM: Har en bilaga → ja, och därefter ”AI bedömer”: om bilagan verkar vara en faktura.
  3. UTFÖR: Spara bilagor i mappen Fakturor → Visa en avisering med texten ”Faktura från {{mail.nadawca}} har sparats”.

Från en chatt eller uppgift (någon i teamet laddar upp en faktura i tråden):

  1. NÄR: Bilaga tillagd.
  2. OM: Händelsens skapare → vald person, och därefter ”AI bedömer”: den bifogade filen är en faktura - det framgår av filnamnet (faktura, FV, invoice) eller meddelandets innehåll.
  3. UTFÖR: Spara bilagor i mappen → välj Mina filer / FV → Visa en avisering ”Filen {{plik.nazwa}} från {{wiadomosc.autor}} har sparats i FV”.

Båda automatiseringsreglerna finns färdiga under + → Fakturor till mapp (AI). Ordningen på villkoren är valfri - AI beräknas ändå sist, efter de billigare filtren.

Mapp indelad efter år och månad. I mappfältet skapar ett snedstreck nästa nivå, och datumvariablerna sätts in vid sparandet - skriv Faktury / {{rok}} / {{miesiac}}, så hamnar en fil från 3 september i Faktury / 2026 / 09. Saknade mappar skapas automatiskt, så du behöver varken skapa dem i förväg eller flytta något vid månadsskiftet. Tillgängliga datumvariabler: {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}} (tvåsiffrigt) och {{miesiac_nazwa}} (t.ex. Wrzesień).

Exempel: ett ärende från e-post blir en uppgift

  1. NÄR: Nytt e-postmeddelande i inkorgen.
  2. OM: Avsändare innehåller → kundens domän (eller Ämne innehåller → ärende).
  3. GÖR, i tur och ordning:
    • Skapa uppgift - ange arbetsyta, ansvarig person och förfallodatum +2 dagar. Använd variablerna i ämne och beskrivning: {{mail.temat}}, {{mail.tresc}}, {{mail.nadawca}}.
    • Skriv ett meddelande (eller Låt AI skriva meddelandet) - det hamnar i tråden för den nyss skapade uppgiften. Variablerna {{mail.*}} fungerar fortfarande, så anteckningen kan citera ärendet eller sammanfatta det.
    • Spara bilagor i mappen - t.ex. Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}}.

Uppgiften blir kopplad till e-posttråden: i dess rubrik visas en blå märkning med mejlets ämne, och ett klick på den öppnar den ursprungliga korrespondensen. Det fungerar likadant åt andra hållet - trådens meny (⋮) visar Kopplad till: <uppgift>. Inget försvinner mellan inkorgen och uppgiftslistan.

Ordningen på blocken spelar roll. Ett meddelande läggs till i uppgiften bara om blocket Skapa en uppgift ligger före det. Ett mejl i sig är inte en tråd som du kan skriva i - innan uppgiften finns fungerar blocket ”AI skriver ett meddelande” som en analys vars resultat du kan använda senare med {{ai.odpowiedz}} (till exempel i en anteckning eller avisering).

Vad den här automatiseringsregeln INTE gör: den läser inte av förfallodatumet från mejlets innehåll (det anger du som +N dagar från när det kom in) och den väljer inte ansvarig person utifrån innehållet - tilldelad blir den person du anger i regeln. Om ärenden ska gå till olika personer, skapa flera automatiseringsregler med olika villkor på avsändare eller ämne.

Exempel: kalender

Påminnelse en kvart före mötet: NÄR Händelsen börjar om 15 min → UTFÖR Visa en avisering med texten ”{{wydarzenie.tytul}} kl. {{wydarzenie.godzina}}”. Färdig regel: + → Påminnelse om händelse.

Förberedelser inför en händelse: NÄR En händelse skapades, OM titeln innehåller ”revision” → UTFÖR Skapa en kalenderhändelse: ”Förbered material: {{wydarzenie.tytul}}”, om 2 h.

Händelsevariabler: {{wydarzenie.tytul}}, {{wydarzenie.data}}, {{wydarzenie.godzina}}. Filvariabler: {{plik.nazwa}}, {{plik.rozmiar}}. Datumvariabler (fungerar överallt, även i mappnamn): {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}}, {{miesiac_nazwa}}. E-postvariabler: {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.tresc}}. Variablerna {{ai.odpowiedz}} (ren text), {{ai.odpowiedz_html}} (med formatering - använd den i anteckningstext) och {{ai.naglowek}} (rapportens första rad - perfekt som anteckningstitel, till exempel leadens företagsnamn) innehåller resultatet från det tidigare blocket ”Skriv ett meddelande med AI” - vid en e-posthändelse skickar blocket inget, utan förbereder bara en analys för efterföljande åtgärder (anteckningar, aviseringar, e-post).

Gräns för AI-anrop

Villkoret ”AI bedömer” och åtgärden ”skriv med AI” frågar modellen vid varje matchande händelse, så administratören ställer in en daglig gräns för sådana förfrågningar under Inställningar → AI (standardvärde 200; 0 stänger av gränsen). När gränsen har nåtts hoppas automatiseringsregler med AI över resten av dagen, med en tydlig post i historiken - räknaren nollställs vid midnatt och allt startar igen automatiskt, utan att behöva aktiveras manuellt.