Automatiseringar utför repetitiva uppgifter åt dig enligt en enkel regel: NÄR något inträffar i appen, OM villkoren är uppfyllda, UTFÖR åtgärder. Det motsvarar Zapier/Make, fast inbyggt i Task Manager - utan externa tjänster.

Du öppnar dem via vy-ikonen (rutor) i det övre fältet - samma meny där Kalender, Tavla, Anteckningar och AI-assistent finns. Fönstret ser ut och beter sig som de andra: gemensamt ljust/mörkt tema, dockning vid kolumner, ihågkommen layout.

Snabbaste sättet: säg det till assistenten

Du behöver inte klicka dig fram bland kort. Öppna AI-assistenten och beskriv regeln med en vanlig mening:

jag vill att alla filer som kommer in i chatten Ekonomi sparas i mappen Fakturor, och att jag får aviseringen ”Fakturan har sparats”

Assistenten sätter ihop ett färdigt utkast: namn, utlösare, villkor och åtgärder. Under svaret visas kortet ”Gå till Automatiseringar” - fönstret öppnas först när du klickar, så du förlorar inte konversationen mitt i. Utkastet är osparat och avstängt - du granskar och justerar det, och det är du som klickar Spara. Innan dess körs inte regeln.

Du kan gå tillbaka till assistenten och justera den med ord - med fönstret Automatiseringar öppet vet den vilken regel det gäller, och ändringarna hamnar direkt i utkastet (utan kort): ”byt mapp till Fakturor”, ”lägg till villkoret att filen ska vara en PDF”, ”ta bort aviseringen”. Varje gång får du ett uppdaterat utkast att godkänna.

Ange namn på vanligt språk (”chatten Ekonomi”, ”mappen Fakturor”, ”Kasia Dąbrowska”) - appen hittar själv rätt chatt, mapp och person. Hittas något inte, eller hoppas ett okänt fält över, skrivs det under utkastet.

Färdiga recept - välj scenario för din bransch

Klicka på + i fönstret Automatiseringar. Utöver ett tomt recept får du en katalog med färdiga alternativ indelade i kategorier. Ett färdigt recept öppnas som ett osparat utkast - du fyller i 1-2 ställen (din arbetsyta, chatt, mapp eller signatur) och klickar Spara.

Försäljning och leads

  • Lead från formulär → anteckning (AI) - AI känner igen en anmälan från kontaktformuläret, skriver en rapport (vem, vad som behövs, förslag till första steg) och sparar den som en anteckning i mappen Leads. Att fylla i: inget - fungerar direkt, mappen kan bytas.
  • Nytt lead → kontaktuppgift (AI) - av samma identifiering skapas en uppgift med hög prioritet och deadline imorgon. Ange arbetsyta innan du sparar.

E-post och dokument

  • Faktura från e-post → mapp (AI) - ett mejl med en bilaga som AI bedömer vara en faktura hamnar i Fakturor / år / månad (mapparna skapas automatiskt). Att fylla i: inget.
  • Fakturor till mapp (AI) - samma sak, men för filer som laddas upp i uppgifter och chattar.
  • Ärendedokument → arkiv - mejl med ett diarienummer i ämnesraden lägger bilagorna i ärendets mapp. Byt ut ”DIARIENUMMER” mot ditt eget (i villkoret och i mappnamnet). Obs: ett snedstreck i mappnamnet skapar en undermapp, så diarienumret ”KM 512/26” ger strukturen Ärenden / KM 512 / 26 - vill du ha en enda mapp, skriv det utan snedstreck (t.ex. ”KM 512-26”).

Kundtjänst

  • Reklamation → brådskande uppgift (AI) - AI känner igen ett klagomål eller en felanmälan; en uppgift skapas med hög prioritet samt en avisering. Ange arbetsyta.

Team och deadlines - befintliga recept (Eskalering av deadline, Frånvarovakt, Auto-triage, Tystnadsvakt, Påminnelse om händelse) plus:

  • Felanmälan → uppgift - ett chattmeddelande som innehåller ”fel”, ”brådskande” eller ”fungerar inte” blir en uppgift med hög prioritet. Ange arbetsyta; ordlistan kan utökas.

Ledning och översikt - Morgonöversikt (AI), Städning av arkiv plus:

  • Fredagens veckosammanfattning (AI) - på fredagar kl. 15:00 skriver AI en sammanfattning till den angivna chatten: vad som är klart, vad som pågår, vad som är försenat. Ange chatt.

Mallar märkta (AI) visas bara när AI är konfigurerat, och e-postmallar - bara när du har tillgång till modulen E-post.

Gamla e-postautomatiseringsregler - engångsreparation

Gäller endast installationer där e-postautomatiseringar skapades före version 2.2.224. Då hade åtgärden ”skicka e-post” enbart ett textfält, så en instruktion som ”svara utifrån prislistan” gick att skriva in där - och skickades till mottagaren ordagrant, i stället för till AI. Idag har instruktionen till AI ett eget fält, men gamla automatiseringsregler har den fortfarande i textfältet.

Reparation: administratören kör på servern php migrate-mail-instruction.php. Utan några flaggor skriver skriptet bara ut en rapport - för varje automatiseringsregel anger den om innehållet ser ut som en instruktion till AI eller som en riktig e-postmall, och motiverar bedömningen. Inget ändras. Först --wykonaj=19,23 flyttar innehållet i de angivna automatiseringsreglerna, och sparar en kopia i logs/ innan ändringen, så --cofnij=PLIK ångrar allt.

Chattautomatiseringsregler skriver skriptet bara ut - där gör du rättningen i fönstret Automatiseringar genom att byta ut blocket ”skriv meddelande” mot ”skriv meddelande via AI”.

Så bygger du en automatiseringsregel manuellt

  1. Klicka på + ovanför listan. I stället för ett tomt blad får du en lista med mallar (eskalering av förfallodatum, tystnadsbevakning, automatisk triage, morgongenomgång med AI, arkivstädning, frånvarovakt, fakturor till mapp, påminnelse om händelse) - var och en kan ändras fritt efter att den skapats.
  2. NÄR (blått kort) - välj utlösare:
    • Uppgift skapad, Status ändrad (valfritt endast till en vald status),
    • Uppgiftens förfallodatum inom N timmar, Tystnad i uppgiften (inga meddelanden på N dagar),
    • Nytt meddelande, Omnämnande av mig, Bilaga tillagd,
    • Händelse skapad, Händelsen börjar om N minuter (kalender),
    • Nytt e-postmeddelande i inkorgen (e-post),
    • Varje dag klockan … (med val av veckodagar).

Bilagan har en egen utlösare, och det är ingen slump. När någon skickar ett meddelande med en fil sparar appen först meddelandet och laddar upp filerna först därefter - i stunden för Nytt meddelande finns bilagorna ännu inte. Bygg därför regeln ”när en faktura kommer in” på Bilaga tillagd: den utlöses efter uppladdningen och bär med sig en konkret fil. Inklistrade bilder och ritningar (en del av innehållet, inte en bilaga) utlöser den inte.

Kalendern är personlig, precis som inkorgen. Automatiseringsregeln reagerar bara på dina egna händelser - som deltagare har du din egen kopia av händelsen, så du reagerar på den. Händelser som skapats av automatiseringen själv utlöser inte Händelse skapad.

  1. OM (lila kort) - lägg till villkor: prioritet, status, arbetsyta, fras i ämnet eller meddelandet, chatt/uppgift (avgränsar regeln till en enda tråd), tilldelad person, författare, ”försenad sedan N timmar”, ”den tilldelade har frånvaro”, filnamn innehåller (bilaga i tråden eller i e-posten), händelsens titel innehåller, samt för e-post avsändare / ämne / inkorg / ”har bilaga”. Listan med villkor anpassar sig till den valda utlösaren - vid Nytt meddelande ser du inga e-postvillkor, och vice versa. Villkoren kombineras med och - alla måste vara uppfyllda. I fälten ”innehåller” kan du skriva flera ord separerade med komma - då räcker det att något av dem hittas (t.ex. faktur, fv, rozliczen). Det är den enda platsen med alternativ; i övriga fall gör man olika villkor med en separat automatiseringsregel. Skriv ordets stam, utan ändelse. Appen söker efter ett textfragment, så ”faktura” hittar INTE ”faktury” eller ”fakturę” - och så skriver folk ofta. Skriv ”faktur”, så fångar du alla böjningsformer. Skiftläge spelar ingen roll. Nya tidsvillkor: Händelsens klockslag (före / från och med klockslaget, t.ex. 17:00) och Veckodag (vardag mån-fre / lördag-söndag) - beräknas vid den tidpunkt då händelsen inträffar. Tidsvarianter (”före 17 → idag, efter 17 eller helg → nästa vardag”) bygger du med separata automatiseringsregler - villkoren kombineras med ”och”. Ett separat villkor är ”AI bedömer (eget villkor)” - i stället för en fast regel skriver du i vanlig text vad AI ska kontrollera, t.ex. ”om bilagan ser ut som en faktura”. AI ser avsändare, ämne, författare, ett utdrag av innehållet, händelsens titel och bilagornas namn (tittar inte inuti filerna) och svarar ja/nej. Det här villkoret räknas ALLTID sist - först sorterar billiga villkor bort händelser, så att du inte betalar för onödiga AI-anrop. Vid osäkerhet svarar AI ”nej” - automatiken gör hellre ingenting än gör fel.

Bifoga kunskap (chip ”bifoga kunskap…”). Både villkoret ”AI bedömer” och åtgärden ”Skriv meddelande via AI” har också tillgång till internet (från 2.2.353), om automatiseringsregelns ägare har behörigheten AI-assistent med internetåtkomst aktiverad: i instruktionen kan du be AI t.ex. ”bygg webbadressen från leadets e-postdomän, hämta den och ta med dess innehåll i bedömningen” - motorn hämtar max 2 sidor per körning. Blocken ”Skriv meddelande via AI” kan få en vald kunskapsbas - samma källor som i Assistenten: anteckning, mapp i Filer, chatt, uppgift, hela arbetsytan, inkorg. Tack vare det svarar AI åt dig utifrån dina material, t.ex.: när någon frågar om priser → bedöm utifrån ”Prislista 2026”, om frågan gäller priser → svara med utgångspunkt i denna prislista. Varje block har sin egen kunskapsbas - du kan bedöma utifrån villkoren och svara utifrån prislistan. När du bifogar kunskap får AI instruktionen att inte hitta på: det som inte finns i källorna skriver den rakt ut att den inte vet. Tänk på kostnad och omfång: detta material skickas till AI vid VARJE händelse, så en gräns på cirka 12 000 tecken gäller (i Assistenten är den 60 000). Källor som inte ryms hoppas över helt - välj en specifik mapp eller anteckning i stället för hela arbetsytan.

Du kan be Assistenten om det. Det räcker att säga rakt ut vad den ska utgå från: ”svara på frågor om priser utifrån mappen Prislistor” eller ”bedöm ärenden enligt anteckningen Villkor”. Assistenten tar genast fram ett utkast och radar i sitt svar upp punkt för punkt hur automatiseringen kommer att fungera (NÄR / OM / GÖR). Om planen stämmer - klicka på knappen till Automatiseringar och spara utkastet; om inte - skriv helt enkelt till assistenten vad som ska ändras, så tar den fram en reviderad version. Den bygger automatiseringsregeln och fyller själv i kunskapsfältet - namnen anger du i vanlig text (”mappen Prislistor”, ”anteckningen FAQ”, ”chatten Ekonomi”, ”mina anteckningar”). Det den inte hittar listar den i kommentarer ovanför utkastet; det lägger du till med en chip.

  1. GÖR (bärnstensfärgade kort) - lägg till åtgärder (max 10, körs i tur och ordning): skriv meddelande i tråden (med variabler av typen {{zadanie.nazwa}} och valfritt omnämnande av tilldelade), skriv meddelande via AI, skapa uppgift, ändra status/prioritet, arkivera, skicka e-post, städa upp gamla ”Klara”, spara bilagor i mapp - fungerar både för e-post och för en fil som laddats upp i en uppgift eller chatt. Platsen anger du från listan (chippen ”ange mapp…” öppnar filbläddraren): Dokument, valfri undermapp eller en arbetsytas mapp. Du kan också skapa en ny mapp direkt i detta fönster (”Ny mapp…”). Dubbletter (samma namn och storlek) hoppas över. Äldre automatiseringsregler (och de som byggts av Assistenten) har i stället en inskriven sökväg - ett snedstreck markerar nästa nivå, så ”Dokument / Mina filer / FV” hamnar i undermappen FV, och saknade nivåer skapas automatiskt; ett klick på chippen ställer om regeln till platsen som väljs från listan, skapa anteckning (privat eller i händelsens arbetsyta - då syns den för personerna i den arbetsytan); fältet mapp placerar anteckningen i den angivna mappen i Anteckningar - sökväg som vid sparande av bilagor, saknade nivåer skapas automatiskt, visa avisering (hamnar i ditt Aviseringscenter, kategori ”Automatiseringar”) samt skapa händelse i kalendern (titel med variabler; tidpunkt ”om N timmar” ELLER i dagsläge: samma dag / nästa vardag vid angivet klockslag - vardagsläget hoppar över lördag och söndag; händelsen hamnar i din kalender, utan deltagare) samt AI bestämmer händelsen - när tidpunkten inte är känd i förväg utan måste VÄLJAS utifrån händelsens innehåll och din kalender. I instruktionen beskriver du hur beslutet ska fattas, t.ex.: ”om den första föreslagna tiden i mejlet är ledig - spara den; upptagen - kontrollera den andra; båda upptagna - skapa ingen händelse, ange i beslutet 2 lediga tider mellan 10 och 16”. AI ser alltid din kalender (upptagna tider och frånvaro) och sparar sitt beslut i variablerna {{ai.decyzja}}, {{ai.termin}}, {{ai.tytul}} - använd dem i FÖLJANDE block (avisering med {{ai.decyzja}}, e-post via AI som skriver ”enligt fältet ai_event”), så pratar hela automatiseringsregeln om en och samma tidpunkt. Placera detta block FÖRE e-posten och aviseringen.
  2. Spara. Sparandet är explicit (knapp) - en aktiverad automatiseringsregel fungerar direkt, så inget sparas ”halvfärdigt redigerat”.

Testa innan du aktiverar

Knappen Testa tar de senaste händelserna som matchar utlösaren och visar vad som skulle hända - vilka som skulle klara villkoren och vilka meddelanden som skulle skickas ut (med insatta variabler). Utför och skickar ingenting.

Körhistorik

Knappen Historik visar varje händelse som träffade utlösaren: utförda (med lista över steg), överhoppade (med villkoret som stoppade) och fel (med serverns felmeddelande). Posterna sparas i 30 dagar.

Säkerhetsspärrar

Övergripande princip: ingen säkerhetsspärr agerar tyst - när något blockerar en automatiseringsregel får du en avisering i Aviseringscenter (klockan).

Administratören kan ändra gränsvärdena i Inställningar → Avancerat → Gränser (aktiva händelser per användare, automatiseringskörningar per timme; 0 = ingen gräns). Den dagliga gränsen för AI-anrop från automatiseringar finns under fliken AI.

  • Automatiseringsregeln körs med dina behörigheter - den gör inget som du själv inte kan klicka på (skriver inte i någon annans uppgift, lägger inte till en uppgift i någon annans arbetsyta).
  • Körfel (misslyckad åtgärd, överskriden gräns, uttömd daglig AI-budget) = avisering med felmeddelandet vid första förekomsten; efterföljande identiska fel spammar inte - detaljerna finns alltid i regelns Historik.
  • Loopar klipps av: en automatiseringsregel reagerar inte på händelser som den själv utlöst, och kedjan ”automatisering utlöser automatisering” tar slut vid andra länken - en avisering informerar om den avbrutna kedjan (max en gång i timmen).
  • Gräns för körningar per timme - vid överskridande pausar sig automatiseringsregeln själv; du får en avisering och ett e-postmeddelande (skyddar mot en lavin, t.ex. vid import).
  • 3 fel i rad = automatisk paus + avisering + e-post. Statusen syns i listan.
  • Administratören ser alla automatiseringsregler och kan inaktivera, ta bort och redigera vilken som helst. Regeln fortsätter köras med upphovspersonens behörigheter - i redigeraren syns då ”skapad av: X (du redigerar som administratör)”.
  • Reglaget i redigeraren visar om automatiseringsregeln är aktiverad. Paus efter fel är ett separat tillstånd - det beskrivs av raden under namnet och sektionen ”Pausade” i listan, och reglaget förblir aktiverat, så du kan stänga av regeln normalt.

Åtkomst

Som standard kan alla använda Automatiseringar. Administratören kan ta bort åtkomsten i användarpanelen (reglage bredvid AI och n8n) - då försvinner posten från vymenyn.

E-post

Om du har en ansluten inkorg (Inställningar → E-post) tillkommer utlösaren ”Nytt e-postmeddelande i inkorgen” samt åtgärden ”Skicka e-post från din inkorg”.

Utlösaren triggas av varje mottaget meddelande (kopior av dina egna utskick utlöser den inte). Villkor avgränsar den till det som intresserar dig: Avsändare innehåller, E-postens ämne innehåller, Inkorg (om du har flera) och Har bilaga.

Åtgärden skickar meddelandet från din egen adress - inte från systemets - så det hamnar inte i skräpposten. Mottagaren kan vara avsändaren av mejlet (svaret läggs i samma tråd), du själv eller en angiven adress. I ämnet och innehållet använder du variablerna {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.nadawca_nazwa}}, {{mail.skrzynka}} och {{mail.data}}.

Exempel: när ett mejl kommer med ”faktura” i ämnet → skapa en uppgift i arbetsytan Ekonomi och svara avsändaren ”Vi har mottagit det och återkommer inom 2 arbetsdagar”.

Din e-post förblir din. Automatiseringsregeln reagerar bara på sin upphovspersons inkorgar. Det går inte att bygga en automatisering på någon annans e-post - inte ens administratören kan göra det.

Exempel: fakturor hamnar automatiskt i mappen

Från e-post:

  1. NÄR: Nytt e-postmeddelande i inkorgen.
  2. OM: Har bilaga → ja, och sedan ”AI bedömer”: om bilagan ser ut som en faktura.
  3. GÖR: Spara bilagor i mappen Fakturor → Visa avisering ”Fakturan från {{mail.nadawca}} har sparats”.

Från en chatt eller uppgift (någon i teamet laddar upp en faktura i tråden):

  1. NÄR: Bilaga tillagd.
  2. OM: Händelsens författare → vald person, och sedan ”AI bedömer”: den bifogade filen är en faktura - det visar filnamnet (faktura, FV, invoice) eller meddelandets innehåll.
  3. GÖR: Spara bilagor i mappen → ange Mina filer / FV → Visa avisering ”Filen {{plik.nazwa}} från {{wiadomosc.autor}} har lagts i FV”.

Båda automatiseringsreglerna finns färdiga under + → Fakturor till mapp (AI). Ordningen på villkoren är valfri - AI beräknas ändå sist, efter de billigare filtren.

Mapp indelad efter år och månad. I mappfältet skapar ett snedstreck nästa nivå, och datumvariablerna sätts in vid sparandet - skriv Faktury / {{rok}} / {{miesiac}}, så hamnar en fil från 3 september i Faktury / 2026 / 09. Saknade mappar skapas automatiskt, så du behöver varken skapa dem i förväg eller flytta något vid månadsskiftet. Tillgängliga datumvariabler: {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}} (tvåsiffrigt) och {{miesiac_nazwa}} (t.ex. Wrzesień).

Exempel: ett ärende från e-post blir en uppgift

  1. NÄR: Nytt e-postmeddelande i inkorgen.
  2. OM: Avsändare innehåller → kundens domän (eller Ämne innehåller → ärende).
  3. GÖR, i tur och ordning:
    • Skapa uppgift - ange arbetsyta, ansvarig person och förfallodatum +2 dagar. Använd variablerna i ämne och beskrivning: {{mail.temat}}, {{mail.tresc}}, {{mail.nadawca}}.
    • Skriv ett meddelande (eller Låt AI skriva meddelandet) - det hamnar i tråden för den nyss skapade uppgiften. Variablerna {{mail.*}} fungerar fortfarande, så anteckningen kan citera ärendet eller sammanfatta det.
    • Spara bilagor i mappen - t.ex. Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}}.

Uppgiften blir kopplad till e-posttråden: i dess rubrik visas en blå märkning med mejlets ämne, och ett klick på den öppnar den ursprungliga korrespondensen. Det fungerar likadant åt andra hållet - trådens meny (⋮) visar Kopplad till: <uppgift>. Inget försvinner mellan inkorgen och uppgiftslistan.

Blockens ordning spelar roll. Meddelandet läggs bara till i uppgiften om blocket Skapa uppgift står före det. Själva mejlet är ingen tråd som går att skriva i - så länge uppgiften inte finns fungerar blocket ”Meddelandet skrivs av AI” som en analys, vars resultat du sedan sätter in via {{ai.odpowiedz}} (t.ex. i en anteckning eller avisering).

Vad den här automatiseringsregeln INTE gör: den läser inte av förfallodatumet från mejlets innehåll (det anger du som +N dagar från när det kom in) och den väljer inte ansvarig person utifrån innehållet - tilldelad blir den person du anger i regeln. Om ärenden ska gå till olika personer, skapa flera automatiseringsregler med olika villkor på avsändare eller ämne.

Exempel: kalender

Påminnelse en kvart före mötet: NÄR Händelsen börjar om 15 min → GÖR Visa avisering med innehållet ”{{wydarzenie.tytul}} kl. {{wydarzenie.godzina}}”. Mall: + → Påminnelse om händelse.

Förberedelse inför händelsen: NÄR Händelse skapad, OM titel innehåller ”revision” → GÖR Skapa händelse i kalendern: ”Förbered material: {{wydarzenie.tytul}}”, om 2 tim.

Händelsevariabler: {{wydarzenie.tytul}}, {{wydarzenie.data}}, {{wydarzenie.godzina}}. Filvariabler: {{plik.nazwa}}, {{plik.rozmiar}}. Datumvariabler (fungerar överallt, även i mappnamn): {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}}, {{miesiac_nazwa}}. E-postvariabler: {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.tresc}}. Variablerna {{ai.odpowiedz}} (ren text), {{ai.odpowiedz_html}} (med formatering - använd den i anteckningens innehåll) och {{ai.naglowek}} (rapportens första rad - perfekt som anteckningens titel, t.ex. leadets företagsnamn) bär resultatet från ett tidigare block ”Skriv meddelande via AI” - vid en e-posthändelse skickar det blocket ingenting, utan förbereder bara en analys för de följande åtgärderna (anteckning, avisering, e-post).

Gräns för AI-anrop

Villkoret ”AI bedömer” och åtgärden ”skriv via AI” frågar modellen vid varje matchande händelse, så administratören ställer in en daglig gräns för sådana anrop i Inställningar → AI (som standard 200; 0 stänger av gränsen). När gränsen är uppnådd hoppas AI-automatiseringar över resten av dagen med en tydlig post i historiken - räknaren nollställs vid midnatt och allt startar om automatiskt, utan manuell aktivering.