Le automazioni svolgono per te le attività ripetitive secondo una regola semplice: QUANDO succede qualcosa nell'applicazione, SE sono soddisfatte le condizioni, ESEGUI le azioni. È l'equivalente di Zapier/Make, ma all'interno di Task Manager - senza servizi esterni.

Le apri con l'icona delle viste (quadrati) nella barra superiore - lo stesso menu in cui si trovano Calendario, Bacheca, Note e Assistente AI. La finestra ha lo stesso aspetto e lo stesso comportamento delle altre: tema chiaro/scuro comune, aggancio alle colonne, disposizione memorizzata.

Il modo più veloce: dillo all'assistente

Non devi cliccare sui riquadri. Apri l'Assistente AI e descrivi la regola con una frase normale:

voglio che tutti i file che arrivano sulla chat Contabilità vengano salvati nella cartella FV, e che io riceva la notifica "FV salvata"

L'assistente comporrà una bozza pronta: nome, trigger, condizioni e azioni. Sotto la sua risposta comparirà la scheda "Vai ad Automazioni" - la finestra si apre solo dopo il clic, così non perdi la conversazione a metà frase. La bozza è non salvata e disattivata - la visualizzi, la correggi e solo tu clicchi Salva. Finché non lo fai, la regola non funziona.

Puoi tornare all'assistente e correggerla a parole - con la finestra Automazioni aperta sa di quale regola si tratta, e le correzioni vanno subito nella bozza (senza scheda): "cambia la cartella in Fatture", "aggiungi la condizione che il file sia un PDF", "rimuovi la notifica". Ogni volta ricevi la bozza aggiornata da approvare.

Indica i nomi in modo naturale ("chat Contabilità", "cartella FV", "Kasia Dąbrowska") - l'applicazione troverà da sola la chat, la cartella e la persona giuste. Se non trova qualcosa oppure salta un campo sconosciuto, lo scriverà sotto la bozza.

Regole pronte - scegli lo scenario del tuo settore

Clicca su + nella finestra Automazioni. Oltre alla regola vuota, trovi un catalogo di modelli pronti diviso per categorie. Il modello si apre come bozza non salvata - completi 1-2 campi (il tuo spazio di lavoro, la chat, la cartella o la sigla) e clicchi Salva.

Vendite e lead

  • Lead dal modulo → nota (AI) - l'AI riconosce la richiesta dal modulo di contatto, scrive un report (chi, di cosa ha bisogno, primo passo proposto) e lo salva come nota nella cartella Lead. Da completare: niente - funziona subito, la cartella si può cambiare.
  • Nuovo lead → attività di contatto (AI) - dallo stesso riconoscimento nasce un'attività con priorità alta e scadenza domani. Indica lo spazio di lavoro prima di salvare.

Posta e documenti

  • Fattura dall'e-mail → cartella (AI) - l'e-mail con l'allegato che l'AI riconosce come fattura finisce in Fatture / anno / mese (le cartelle si creano da sole). Da completare: niente.
  • Fatture nella cartella (AI) - lo stesso, ma per i file caricati nelle attività e nelle chat.
  • Documenti della pratica → archivio - le e-mail con la sigla nell'oggetto archiviano gli allegati nella cartella della pratica. Sostituisci "SIGLA" con la tua (nella condizione e nel nome della cartella). Attenzione: la barra nel nome della cartella crea una sottocartella, quindi la sigla "KM 512/26" darà la struttura Pratiche / KM 512 / 26 - se preferisci un'unica cartella, scrivila senza barra (ad es. "KM 512-26").

Assistenza clienti

  • Reclamo → attività urgente (AI) - l'AI riconosce un reclamo o una segnalazione di problema; nasce un'attività con priorità alta e una notifica. Indica lo spazio di lavoro.

Team e scadenze - i modelli già esistenti (Escalation della scadenza, Guardiano delle assenze, Auto-triage, Watchdog del silenzio, Promemoria evento) più:

  • Segnalazione di guasto → attività - un messaggio in chat contenente "guasto", "urgente" oppure "non funziona" si trasforma in un'attività con priorità alta. Indica lo spazio di lavoro; puoi ampliare l'elenco delle parole.

Direzione e revisione - Revisione mattutina (AI), Pulizia archivio più:

  • Riepilogo settimanale del venerdì (AI) - il venerdì alle 15:00 l'AI scrive nella chat indicata un riepilogo: cosa è stato completato, cosa è in corso, cosa è in ritardo. Indica la chat.

I modelli pronti contrassegnati con (AI) sono visibili solo con l'AI configurata, mentre quelli di posta solo se hai accesso al modulo Posta.

Vecchie regole email - riparazione una tantum

Riguarda solo le installazioni in cui le automazioni email sono state create prima della versione 2.2.224. All'epoca l'azione "invia e-mail" aveva solo il campo del contenuto, quindi un'istruzione come "rispondi in base al listino prezzi" poteva essere scritta lì dentro - e veniva inviata al destinatario alla lettera, invece di arrivare all'AI. Oggi l'istruzione per l'AI ha un campo separato, ma le vecchie regole la tengono ancora nel contenuto.

Riparazione: l'amministratore esegue sul server php migrate-mail-instruction.php. Senza alcuna opzione, lo script si limita a stampare un report - per ogni regola indica se il suo contenuto sembra un'istruzione per l'AI o un vero modello di email, motivando la valutazione. Non cambia nulla. Solo --wykonaj=19,23 sposta il contenuto nelle regole indicate, e prima della modifica salva una copia in logs/, così --cofnij=PLIK annulla tutto.

Per le regole della chat, lo script si limita a elencarle - lì la correzione si fa nella finestra Automazioni, sostituendo il blocco "scrivi un messaggio" con "scrivi un messaggio tramite AI".

Come costruire una regola manualmente

  1. Clicca su + sopra l'elenco. Invece di un foglio vuoto riceverai un elenco di modelli (escalation della scadenza, watchdog del silenzio, auto-triage, rassegna mattutina AI, pulizia dell'archivio, guardiano delle assenze, fatture nella cartella, promemoria evento) - ognuno può essere modificato liberamente dopo la creazione.
  2. QUANDO (scheda blu) - scegli il trigger:
    • Attività creata, Stato modificato (facoltativamente solo verso quello scelto),
    • La scadenza dell'attività scade tra N ore, Silenzio nell'attività (nessun messaggio da N giorni),
    • Nuovo messaggio, Menzione a me, Allegato aggiunto,
    • Evento creato, L'evento inizia tra N minuti (calendario),
    • Nuova e-mail nella casella (posta),
    • Ogni giorno alle ore… (con scelta dei giorni della settimana).

L'allegato ha un proprio trigger e non è un caso. Quando qualcuno invia un messaggio con un file, l'applicazione salva prima il messaggio e solo dopo carica i file - al momento del Nuovo messaggio gli allegati non ci sono ancora. Per questo la regola "quando arriva una fattura" va costruita su Allegato aggiunto: si attiva già dopo il caricamento e porta con sé il file specifico. Immagini e disegni incollati (elemento del contenuto, non allegato) non lo attivano.

Il calendario è personale come la casella di posta. La regola reagisce esclusivamente ai tuoi eventi - come partecipante hai una tua copia dell'evento, quindi reagisci a quella. Gli eventi creati dall'automazione stessa non attivano Evento creato.

  1. SE (scheda viola) - aggiungi condizioni: priorità, stato, spazio di lavoro, frase nell'oggetto o nel messaggio, chat/attività (restringe la regola a una singola discussione), persona assegnata, autore, "scaduto da N ore", "l'assegnatario è assente", il nome del file contiene (allegato nella discussione o nell'email), il titolo dell'evento contiene, e per la posta mittente / oggetto / casella / "ha allegato". L'elenco delle condizioni si adatta al trigger scelto - con Nuovo messaggio non vedrai le condizioni della posta, e viceversa. Le condizioni si combinano con e - devono essere tutte soddisfatte. Nei campi "contiene" puoi inserire più parole separate da virgola - allora basta che ne compaia una qualsiasi (ad es. fattur, fv, rozliczen). È l'unico punto con un'alternativa; per il resto, condizioni diverse si costruiscono con un'altra regola. Inserisci la radice della parola, senza desinenza. L'applicazione cerca un frammento di testo, quindi "fattura" NON troverà "fatture" né "fatturazione" - e così scrive la gente. Scrivi "fattur" e catturerai tutte le varianti. Le maiuscole/minuscole non contano. Nuove condizioni temporali: Ora dell'evento (prima / a partire da un'ora inclusa, es. 17:00) e Giorno della settimana (giorno lavorativo lun-ven / sabato-domenica) - calcolate nel momento in cui arriva l'evento. Le varianti temporali ("prima delle 17 → oggi, dopo le 17 o nel weekend → il giorno lavorativo successivo") si compongono con regole separate - le condizioni si combinano con "e". A parte è la condizione "l'AI valuta (condizione personalizzata)" - invece di una regola rigida scrivi in linguaggio naturale cosa deve verificare l'AI, ad es. "se l'allegato sembra una fattura". L'AI vede il mittente, l'oggetto, l'autore, un frammento del contenuto, il titolo dell'evento e i nomi degli allegati (non guarda dentro i file) e risponde sì/no. Questa condizione conta SEMPRE per ultima - prima le condizioni economiche filtrano gli eventi, per non pagare richieste inutili all'AI. In caso di incertezza l'AI risponde "no" - l'automazione preferisce non fare nulla piuttosto che fare qualcosa di sbagliato.

Allega conoscenza (chip "allega conoscenza…"). Sia la condizione "l'AI valuta" sia l'azione "Scrivi un messaggio tramite AI" hanno anche accesso a internet (dalla 2.2.353), se il proprietario della regola ha attivato il permesso Assistente AI con accesso a internet: nell'istruzione puoi chiedere all'AI, ad esempio, "costruisci l'indirizzo del sito a partire dal dominio dell'e-mail del lead, scaricalo e tieni conto del suo contenuto nella valutazione" - il motore scaricherà al massimo 2 pagine per esecuzione. I blocchi "Scrivi un messaggio tramite AI" possono ricevere una raccolta di conoscenza selezionata - le stesse fonti dell'Assistente: nota, cartella File, chat, attività, intero spazio di lavoro, casella di posta. Così l'AI risponde al posto tuo in base ai tuoi materiali, ad es.: quando qualcuno chiede del listino prezzi → valuta in base a "Listino 2026", se chiede dei prezzi → rispondi basandoti su quel listino. Ogni blocco ha una propria raccolta - puoi valutare in base al regolamento e rispondere in base al listino. Quando alleghi la conoscenza, l'AI riceve l'istruzione di non inventare: ciò che non è nelle fonti, lo dichiarerà apertamente di non sapere. Attenzione a costo e volume: questo materiale viene inviato all'AI a OGNI evento, quindi vale un limite di circa 12 mila caratteri (nell'Assistente sono 60 mila). Le fonti che non ci stanno vengono omesse del tutto - scegli una cartella o una nota specifica invece dell'intero spazio di lavoro.

Puoi chiederlo direttamente all'Assistente. Basta dire chiaramente su cosa basarsi: "rispondi alle domande sul listino prezzi in base alla cartella Listini" oppure "valuta le segnalazioni secondo la nota Regolamento". L'Assistente preparerà subito una bozza e nella risposta elencherà punto per punto come funzionerà l'automazione (QUANDO / SE / ESEGUI). Se il piano va bene - clicca il pulsante per passare ad Automazioni e salva la bozza; se no - rispondi semplicemente all'assistente cosa cambiare, e preparerà una versione corretta. Costruirà la regola e compilerà da solo il campo della conoscenza - i nomi li indichi in modo naturale ("cartella Listini", "nota FAQ", "chat Contabilità", "le mie note"). Ciò che non trova lo segnalerà nelle note sopra la bozza; lo aggiungerai con il chip.

  1. ESEGUI (schede ambra) - aggiungi azioni (max 10, eseguite in sequenza): scrivi un messaggio nella discussione (con variabili tipo {{zadanie.nazwa}} e menzione facoltativa degli assegnatari), scrivi un messaggio tramite AI, crea un'attività, cambia stato/priorità, archivia, invia e-mail, ripulisci le vecchie "Completate", salva gli allegati in una cartella - funziona sia per l'e-mail sia per un file caricato in un'attività o in una chat. Il luogo lo indichi dall'elenco (il chip "indica cartella…" apre il navigatore File): Documenti, una qualsiasi sottocartella o la cartella dello spazio di lavoro. Puoi anche creare una nuova cartella direttamente in questa finestra ("Nuova cartella…"). I duplicati (stesso nome e dimensione) vengono ignorati. Le regole più vecchie (e quelle create dall'Assistente) mantengono invece un percorso scritto a mano - la barra indica un livello successivo, quindi "Documenti / Miei file / FV" arriva alla sottocartella FV, e i livelli mancanti si creano da soli; cliccare il chip fa passare la regola alla posizione indicata dall'elenco, crea una nota (privata oppure nello spazio di lavoro dell'evento - in tal caso la vedono le persone di quello spazio di lavoro); il campo cartella colloca la nota nella cartella Note indicata - il percorso funziona come per il salvataggio degli allegati, i livelli mancanti si creano da soli, mostra notifica (arriva nel tuo Centro notifiche, categoria "Automazioni") e crea evento nel calendario (titolo con variabili; scadenza "tra N ore" OPPURE in modalità giorno: lo stesso giorno / il giorno lavorativo successivo all'ora indicata - la modalità lavorativa salta sabato e domenica; l'evento finisce nel tuo calendario, senza partecipanti) e evento deciso dall'AI - quando la scadenza non è nota in anticipo, ma va SCELTA dal contenuto dell'evento e dal tuo calendario. Nell'istruzione descrivi come decidere, ad es.: "se il primo orario proposto nell'e-mail è libero - salvalo; se occupato - controlla il secondo; se entrambi occupati - non creare l'evento, nella decisione indica 2 orari liberi tra le 10 e le 16". L'AI vede sempre il tuo calendario (orari occupati e assenze) e salva la propria decisione nelle variabili {{ai.decyzja}}, {{ai.termin}}, {{ai.tytul}} - usale nei blocchi SUCCESSIVI (notifica con {{ai.decyzja}}, e-mail tramite AI che scrive "secondo il campo ai_event"), così l'intera regola parlerà di un unico, stesso orario. Metti questo blocco PRIMA dell'e-mail e della notifica.
  2. Salva. Il salvataggio è esplicito (pulsante) - una regola attivata funziona subito, quindi niente si salva "a metà modifica".

Prova prima di attivare

Il pulsante Prova prende gli ultimi eventi corrispondenti al trigger e mostra cosa succederebbe - quali passerebbero le condizioni e quali messaggi uscirebbero (con le variabili sostituite). Non esegue né invia nulla.

Cronologia delle esecuzioni

Il pulsante Cronologia mostra ogni evento che ha attivato il trigger: eseguiti (con l'elenco dei passaggi), ignorati (con la condizione che ha bloccato) ed errori (con il messaggio del server). Le voci vengono conservate per 30 giorni.

Protezioni

Regola principale: nessuna protezione agisce di nascosto - quando qualcosa blocca una regola, ricevi una notifica nel Centro notifiche (campanella).

L'amministratore può modificare le soglie in Impostazioni → Avanzate → Limiti (eventi attivi per utente, esecuzioni di automazione all'ora; 0 = senza limite). Il limite giornaliero di richieste AI dalle automazioni si trova nella scheda AI.

  • La regola funziona con i tuoi permessi - non farà nulla che tu stesso non possa cliccare (non scriverà in un'attività altrui, non aggiungerà un'attività in uno spazio di lavoro altrui).
  • Errore di esecuzione (azione fallita, limite superato, budget AI giornaliero esaurito) = notifica con il testo dell'errore alla prima occorrenza; gli errori identici successivi non fanno spam - i dettagli sono sempre nella Cronologia della regola.
  • I cicli vengono interrotti: una regola non reagisce agli eventi che ha generato essa stessa, e la catena "automazione che attiva un'automazione" si ferma al secondo anello - una notifica informa della catena interrotta (al massimo una volta all'ora).
  • Limite di esecuzioni all'ora - superato il quale la regola si mette in pausa da sola; ricevi una notifica e un'e-mail (protegge da una valanga, ad es. durante un'importazione).
  • 3 errori consecutivi = pausa automatica + notifica + e-mail. Lo stato è visibile nell'elenco.
  • L'amministratore vede tutte le regole, può disattivarle, eliminarle e correggerle. La regola continua comunque a funzionare con i permessi del suo autore - nell'editor si vede allora "autore: X (stai modificando come amministratore)".
  • L'interruttore nell'editor mostra se la regola è attiva. La pausa dopo gli errori è uno stato separato - descritto dalla riga sotto il nome e dalla sezione "In pausa" nell'elenco, mentre l'interruttore resta acceso, così puoi disattivarla normalmente.

Accesso

Per impostazione predefinita chiunque può usare le Automazioni. L'amministratore può revocare l'accesso nel pannello utenti (interruttore accanto ad AI e n8n) - allora la voce scompare dal menu delle viste.

Posta

Se hai collegato una casella di posta (Impostazioni → Posta), si aggiungono il trigger "Nuova e-mail nella casella" e l'azione "Invia e-mail dalla tua casella".

Il trigger si attiva a ogni messaggio ricevuto (le copie dei tuoi stessi invii non lo attivano). Le condizioni lo restringeranno a ciò che ti interessa: Il mittente contiene, L'oggetto dell'e-mail contiene, Casella (se ne hai più di una) e Ha allegato.

L'azione invia il messaggio dal tuo indirizzo - non da quello di sistema - quindi non finisce nello spam. Il destinatario può essere il mittente dell'e-mail (la risposta si aggancia alla stessa discussione), tu stesso o un indirizzo indicato. Nell'oggetto e nel testo puoi usare le variabili {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.nadawca_nazwa}}, {{mail.skrzynka}} e {{mail.data}}.

Esempio: quando arriva un'e-mail con "fattura" nell'oggetto → crea un'attività nello spazio di lavoro Contabilità e rispondi al mittente "Ricevuto, ce ne occuperemo entro 2 giorni lavorativi".

La tua posta resta tua. La regola reagisce esclusivamente alle caselle del proprio autore. Non è possibile costruire un'automazione sulla posta altrui - nemmeno l'amministratore può farlo.

Esempio: le fatture arrivano da sole nella cartella

Dalla posta:

  1. QUANDO: Nuova e-mail nella casella.
  2. SE: Ha allegato → sì, e poi "l'AI valuta": se l'allegato sembra una fattura.
  3. ESEGUI: Salva gli allegati nella cartella Fatture → Mostra notifica "La fattura da {{mail.nadawca}} è stata salvata".

Dalla chat o da un'attività (qualcuno del team carica una fattura nella discussione):

  1. QUANDO: Allegato aggiunto.
  2. SE: Autore dell'evento → persona selezionata, e poi "l'AI valuta": il file allegato è una fattura - lo indica il nome del file (fattura, FV, invoice) o il contenuto del messaggio.
  3. ESEGUI: Salva gli allegati nella cartella → indica Miei file / FV → Mostra notifica "Il file {{plik.nazwa}} da {{wiadomosc.autor}} è arrivato in FV".

Entrambe le regole sono già pronte sotto + → Fatture nella cartella (AI). L'ordine delle condizioni è libero - l'AI verrà comunque valutata per ultima, dopo i filtri più economici.

Cartella suddivisa per anno e mese. Nel campo della cartella la barra crea livelli successivi, e le variabili di data vengono sostituite al momento del salvataggio - scrivi Fatture / {{rok}} / {{miesiac}}, e un file del 3 settembre finirà in Fatture / 2026 / 09. Le cartelle mancanti si creano da sole, quindi non devi crearle in anticipo né rimandare nulla a fine mese. Variabili di data disponibili: {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}} (a due cifre) e {{miesiac_nazwa}} (es. Settembre).

Esempio: una segnalazione via e-mail diventa un'attività

  1. QUANDO: Nuova e-mail nella casella.
  2. SE: Il mittente contiene → dominio del cliente (oppure L'oggetto contiene → segnalazione).
  3. ESEGUI, in ordine:
    • Crea attività - indica lo spazio di lavoro, la persona responsabile e la scadenza +2 giorni. Nell'oggetto e nella descrizione usa le variabili: {{mail.temat}}, {{mail.tresc}}, {{mail.nadawca}}.
    • Scrivi un messaggio (oppure Il messaggio lo scrive l'AI) - finirà nella discussione dell'attività appena creata. Le variabili {{mail.*}} funzionano ancora, quindi la nota può citare la segnalazione o riassumerla.
    • Salva gli allegati nella cartella - ad es. Segnalazioni / {{rok}} / {{miesiac}}.

L'attività resta collegata alla discussione della posta: nella sua intestazione compare un badge blu con l'oggetto dell'e-mail, e cliccandoci si apre la corrispondenza originale. Anche nell'altro verso funziona allo stesso modo - il menu della discussione (⋮) mostra Collegato: <attività>. Niente si perde tra la casella di posta e l'elenco delle attività.

L'ordine dei blocchi conta. Il messaggio si aggiungerà all'attività solo se il blocco Crea attività si trova prima di esso. L'e-mail stessa non è una discussione in cui si possa scrivere - finché l'attività non esiste, il blocco "Il messaggio lo scrive l'AI" funziona come un'analisi, il cui risultato passerai avanti tramite {{ai.odpowiedz}} (ad es. a una nota o a una notifica).

Cosa NON farà questa regola: non leggerà la scadenza dal contenuto dell'e-mail (la scadenza si imposta come +N giorni dal suo arrivo) né sceglierà la persona responsabile in base al contenuto - l'assegnatario è quello che indichi nella regola. Quando le segnalazioni devono andare a persone diverse, crea più regole con condizioni diverse sul mittente o sull'oggetto.

Esempio: calendario

Promemoria un quarto d'ora prima della riunione: QUANDO L'evento inizia tra 15 min → ESEGUI Mostra notifica con il testo "{{wydarzenie.tytul}} alle {{wydarzenie.godzina}}". Modello pronto: + → Promemoria evento.

Preparazione prima dell'evento: QUANDO Evento creato, SE il titolo contiene "audit" → ESEGUI Crea evento nel calendario: "Preparare i materiali: {{wydarzenie.tytul}}", tra 2 h.

Variabili evento: {{wydarzenie.tytul}}, {{wydarzenie.data}}, {{wydarzenie.godzina}}. Variabili file: {{plik.nazwa}}, {{plik.rozmiar}}. Variabili di data (funzionano ovunque, anche nel nome della cartella): {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}}, {{miesiac_nazwa}}. Variabili posta: {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.tresc}}. Le variabili {{ai.odpowiedz}} (testo semplice), {{ai.odpowiedz_html}} (con formattazione - usala nel contenuto della nota) e {{ai.naglowek}} (prima riga del report - ideale per il titolo della nota, ad es. il nome dell'azienda del lead) portano il risultato del blocco precedente "Scrivi un messaggio tramite AI" - in un evento di posta questo blocco non invia nulla, prepara solo un'analisi per le azioni successive (nota, notifica, e-mail).

Limite di richieste AI

La condizione "l'AI valuta" e l'azione "scrivi tramite AI" interrogano il modello a ogni evento corrispondente, quindi l'amministratore imposta un limite giornaliero di queste richieste in Impostazioni → AI (predefinito 200; 0 disattiva il limite). Esaurito il limite, per quel giorno le regole con AI vengono ignorate con una voce chiara nella cronologia - il contatore si azzera a mezzanotte e tutto riparte da solo, senza riattivazione manuale.