Automazioni

Le automazioni svolgono per te le attività ripetitive secondo una regola semplice: QUANDO succede qualcosa nell'applicazione, SE sono soddisfatte le condizioni, ESEGUI le azioni. È l'equivalente di Zapier/Make, ma all'interno di Task Manager - senza servizi esterni.

Le apri con l'icona delle viste (quadrati) nella barra superiore - lo stesso menu in cui si trovano Calendario, Bacheca, Note e Assistente AI. La finestra ha lo stesso aspetto e lo stesso comportamento delle altre: tema chiaro/scuro comune, aggancio alle colonne, disposizione memorizzata.

Il modo più veloce: dillo all'assistente

Non devi cliccare sui riquadri. Apri l'Assistente AI e descrivi la regola con una frase normale:

voglio che tutti i file che arrivano nella chat Contabilità vengano salvati nella cartella FV e che mi venga inviata una notifica «FV è stata salvata»

L'assistente preparerà una bozza pronta: nome, trigger, condizioni e azioni. Sotto la sua risposta apparirà una scheda «Vai ad Automazioni» - la finestra si apre solo dopo aver cliccato, così non perdi la conversazione a metà frase. La bozza è non salvata e disattivata: puoi esaminarla, modificarla e poi fare clic su Salva. Finché non lo fai, la regola non è attiva.

Puoi tornare all'assistente e modificarla a parole: con la finestra Automazioni aperta, sa a quale regola ti riferisci e le modifiche vengono inserite subito nella bozza (senza scheda): «cambia la cartella in Fatture», «aggiungi la condizione che il file sia un PDF», «rimuovi la notifica». Ogni volta ricevi una bozza aggiornata da approvare.

Indica i nomi in modo naturale («chat Contabilità», «cartella FV», «Kasia Dąbrowska»): l'app troverà da sola la chat, la cartella e la persona giuste. Se non trova qualcosa o ignora un campo non riconosciuto, te lo segnalerà sotto la bozza.

Regole pronte - scegli lo scenario del tuo settore

Clicca su + nella finestra Automazioni. Oltre alla regola vuota, trovi un catalogo di modelli pronti diviso per categorie. Il modello si apre come bozza non salvata - completi 1-2 campi (il tuo spazio di lavoro, la chat, la cartella o la sigla) e clicchi Salva.

Vendite e lead

• Lead dal modulo → nota (AI) - l'AI riconosce la richiesta dal modulo di contatto, scrive un report (chi, di cosa ha bisogno, primo passo proposto) e lo salva come nota nella cartella Lead. Da completare: niente - funziona subito, la cartella si può cambiare.
• Nuovo lead → attività di contatto (AI) - dallo stesso riconoscimento nasce un'attività con priorità alta e scadenza domani. Indica lo spazio di lavoro prima di salvare.

Posta e documenti

• Fattura dall'e-mail → cartella (AI) - l'e-mail con l'allegato che l'AI riconosce come fattura finisce in Fatture / anno / mese (le cartelle si creano da sole). Da completare: niente.
• Fatture nella cartella (AI) - lo stesso, ma per i file caricati nelle attività e nelle chat.
• Documenti della pratica → archivio - le e-mail con il numero di riferimento nell'oggetto archiviano gli allegati nella cartella della pratica. Sostituisci «SYGNATURA» con il tuo (nella condizione e nel nome della cartella). Attenzione: una barra nel nome della cartella crea una sottocartella, quindi il riferimento «KM 512/26» creerà la struttura Pratiche / KM 512 / 26 - se preferisci una sola cartella, inseriscilo senza barra (ad es. «KM 512-26»).

Assistenza clienti

• Reclamo → attività urgente (AI) - l'AI riconosce un reclamo o una segnalazione di problema; nasce un'attività con priorità alta e una notifica. Indica lo spazio di lavoro.

Team e scadenze - i modelli già esistenti (Escalation della scadenza, Guardiano delle assenze, Auto-triage, Watchdog del silenzio, Promemoria evento) più:

• Segnalazione di guasto → attività - un messaggio in chat che contiene «guasto», «urgente» o «non funziona» diventa un'attività con priorità alta. Indica lo Spazio di lavoro; puoi ampliare l'elenco delle parole.

Direzione e revisione - Revisione mattutina (AI), Pulizia archivio più:

• Riepilogo settimanale del venerdì (AI) - il venerdì alle 15:00 l'AI scrive nella chat indicata un riepilogo: cosa è stato completato, cosa è in corso, cosa è in ritardo. Indica la chat.

I modelli pronti contrassegnati con (AI) sono visibili solo con l'AI configurata, mentre quelli di posta solo se hai accesso al modulo Posta.

Vecchie regole email - riparazione una tantum

Vale solo per le installazioni in cui le automazioni e-mail sono state create prima della versione 2.2.224. In quel caso, l'azione «invia e-mail» aveva solo il campo del contenuto, quindi era possibile inserire al suo interno un comando come «rispondi basandoti sul listino prezzi» - che veniva inviato al destinatario alla lettera, invece di essere passato all'AI. Oggi il comando per l'AI ha un campo dedicato, ma le vecchie regole lo contengono ancora nel testo.

Riparazione: l'amministratore esegue sul server php migrate-mail-instruction.php. Senza alcuna opzione, lo script si limita a stampare un report - per ogni regola indica se il suo contenuto sembra un'istruzione per l'AI o un vero modello di email, motivando la valutazione. Non cambia nulla. Solo --wykonaj=19,23 sposta il contenuto nelle regole indicate, e prima della modifica salva una copia in logs/, così --cofnij=PLIK annulla tutto.

Per le regole di chat, lo script mostra solo il suggerimento: la modifica va fatta nella finestra Automazioni, sostituendo il blocco «scrivi un messaggio» con «scrivi un messaggio tramite AI».

Come costruire una regola manualmente

1. Clicca su + sopra l'elenco. Invece di un foglio vuoto riceverai un elenco di modelli (escalation della scadenza, watchdog del silenzio, auto-triage, rassegna mattutina AI, pulizia dell'archivio, guardiano delle assenze, fatture nella cartella, promemoria evento) - ognuno può essere modificato liberamente dopo la creazione.
2. QUANDO (scheda blu) - scegli il trigger:
   • Attività creata, Stato modificato (facoltativamente solo verso quello scelto),
   • La scadenza dell'attività scade tra N ore, Silenzio nell'attività (nessun messaggio da N giorni),
   • Nuovo messaggio, Menzione a me, Allegato aggiunto,
   • Evento creato, L'evento inizia tra N minuti (calendario),
   • Nuova e-mail nella casella (posta),
   • Ogni giorno alle ore… (con scelta dei giorni della settimana).

L'allegato ha il proprio trigger, e non è un caso. Quando qualcuno invia un messaggio con un file, l'app salva prima il messaggio e carica i file solo dopo: al momento del trigger Nuovo messaggio, gli allegati non sono ancora disponibili. Perciò, crea la regola «quando arriva una fattura» usando Allegato aggiunto: si attiva dopo il caricamento e include il file specifico. Le immagini e i disegni incollati (elementi del contenuto, non allegati) non la attivano.

Il calendario è personale come la casella di posta. La regola reagisce esclusivamente ai tuoi eventi - come partecipante hai una tua copia dell'evento, quindi reagisci a quella. Gli eventi creati dall'automazione stessa non attivano Evento creato.

1. SE (scheda viola) - aggiungi condizioni: priorità, stato, spazio di lavoro, frase nell'oggetto o nel messaggio, chat/attività (limita la regola a una singola discussione), persona assegnata, autore, "in ritardo da N ore", "l'assegnatario è assente", il nome del file contiene (allegato nella discussione o nell'email), il titolo dell'evento contiene, e per la posta: mittente (contiene o non contiene) / oggetto / casella / "ha un allegato". L'elenco delle condizioni si adatta al trigger selezionato - con Nuovo messaggio non vedrai le condizioni relative alla posta, e viceversa. Le condizioni si combinano con e - devono essere tutte soddisfatte. Nei campi "contiene" puoi inserire più parole separate da virgola - in tal caso basta che sia presente una qualsiasi di esse (ad es. fattur, fv, rendicont). È l'unico punto in cui è prevista un'alternativa; per il resto, condizioni diverse si realizzano con un'altra regola. Inserisci la radice della parola, senza desinenza. L'applicazione cerca un frammento di testo, quindi "fattura" NON troverà "fatture" né "fatturato" - e la gente scrive proprio così. Scrivi "fattur" e intercetterai tutte le varianti. Le maiuscole/minuscole non contano. Nuove condizioni di tempo: Ora dell'evento (prima / a partire da una certa ora inclusa, es. 17:00) e Giorno della settimana (giorno lavorativo lun-ven / sabato-domenica) - calcolate nel momento in cui arriva l'evento. Le varianti temporali ("prima delle 17 → oggi, dopo le 17 o nel weekend → il giorno lavorativo successivo") si compongono con regole separate - le condizioni si combinano con "e". A parte c'è la condizione "Valutazione dell'AI (condizione personalizzata)" - invece di una regola rigida scrivi in linguaggio naturale cosa deve verificare l'AI, ad es. "se l'allegato sembra una fattura". L'AI vede il mittente, l'oggetto, l'autore, un frammento del contenuto, il titolo dell'evento e i nomi degli allegati (non guarda dentro i file) e risponde sì/no. Questa condizione viene sempre valutata per ultima - prima le condizioni più economiche filtrano gli eventi, per non pagare richieste all'AI inutili. In caso di incertezza l'AI risponde "no" - l'automazione preferisce non fare nulla piuttosto che sbagliare.

Due regole per un'unica email. Se un'unica email soddisfa le condizioni di entrambe le regole, e ciascuna di esse crea un'attività, verranno create due attività. Per ottenerne una sola, nella seconda regola aggiungi una condizione che escluda i casi già gestiti dalla prima:

• prima regola: Mittente contiene @cliente.it → Crea attività;
• seconda regola: Oggetto dell'email contiene reclam e Mittente non contiene @cliente.it → Crea attività.

Puoi cambiare l'operatore "contiene" / "non contiene" cliccando sulla pillola accanto alla parola Mittente. In entrambe le regole inserisci lo stesso frammento - "contiene" lo cerca nell'indirizzo e nel nome del mittente, quindi si tratta di una corrispondenza testuale e non di una verifica rigorosa del dominio. Non puoi salvare una condizione "non contiene" vuota.

Includi conoscenze (chip «includi conoscenze…»). Sia la condizione «L'AI valuta» sia l'azione «Scrivi un messaggio con l'AI» possono anche accedere a Internet (dalla versione 2.2.353), se il proprietario della regola ha attivato l'autorizzazione Assistente AI con accesso a Internet: nelle istruzioni puoi chiedere all'AI, ad esempio, «crea l'indirizzo del sito dal dominio e-mail del lead, aprilo e tieni conto del suo contenuto nella valutazione» - il motore recupererà al massimo 2 pagine per esecuzione. Ai blocchi «Scrivi un messaggio con l'AI» puoi assegnare un insieme di conoscenze selezionato - le stesse fonti disponibili nell'Assistente: una nota, una cartella File, una chat, un'attività, l'intero spazio di lavoro o una casella. Così l'AI risponde al posto tuo sulla base dei tuoi materiali, ad esempio: se qualcuno chiede il listino prezzi → valuta in base a «Listino prezzi 2026» se sta chiedendo i prezzi → rispondi basandoti su questo listino. Ogni blocco ha un proprio insieme: puoi valutare in base al regolamento e rispondere in base al listino prezzi. Quando includi delle conoscenze, chiedi all'AI di non inventare: se un'informazione non è presente nelle fonti, dirà chiaramente di non saperla. Attenzione ai costi e alla quantità di contenuti: questo materiale viene inviato all'AI a OGNI evento, quindi si applica un limite di circa 12 mila caratteri (nell'Assistente sono 60 mila). Le fonti che superano il limite vengono ignorate del tutto: scegli una cartella o una nota specifica invece dell'intero spazio di lavoro.

Puoi chiederglielo all'Assistente. Basta spiegare chiaramente su cosa deve basarsi: «rispondi alle domande sul listino prezzi in base alla cartella Listini» oppure «valuta le richieste secondo la nota Regolamento». L'Assistente preparerà subito una bozza e spiegherà i passaggi dell'automazione in punti (QUANDO / SE / ESEGUI). Se il piano ti convince, fai clic sul pulsante per passare ad Automazioni e salva la bozza; altrimenti, rispondi all'Assistente indicando cosa modificare e preparerà una versione aggiornata. Imposterà la regola e compilerà il campo delle conoscenze: puoi indicare i nomi con parole semplici («cartella Listini», «nota FAQ», «chat Contabilità», «le mie note»). Le informazioni che non trova saranno elencate nelle note sopra la bozza; potrai aggiungerle con un chip.

1. ESEGUI (schede color ambra) - aggiungi azioni (massimo 10, eseguite in sequenza): scrivi un messaggio nella discussione (con variabili come {{zadanie.nazwa}} e, facoltativamente, una menzione degli assegnatari), scrivi un messaggio con l'AI, crea un'attività, modifica lo stato/la priorità, archivia, invia un'e-mail, elimina le vecchie attività «Completate», salva gli allegati in una cartella - funziona sia per le e-mail sia per i file caricati in un'attività o in una chat. Selezioni la posizione da un elenco (il chip «seleziona cartella…» apre il browser File): Documenti, una sottocartella qualsiasi o una cartella dello spazio di lavoro. Puoi anche creare una nuova cartella direttamente in questa finestra («Nuova cartella…»). I duplicati (stesso nome e dimensione) vengono ignorati. Le regole meno recenti (e quelle create dall'Assistente) mantengono invece il percorso inserito: la barra indica un livello successivo, quindi «Documenti / I miei file / FV» porta alla sottocartella FV e i livelli mancanti vengono creati automaticamente; facendo clic sul chip, la regola viene aggiornata con la posizione selezionata nell'elenco, crea una nota (privata oppure nello spazio di lavoro dell'evento, nel qual caso sarà visibile alle persone di quello spazio di lavoro); il campo cartella salva la nota nella cartella Note selezionata - il percorso funziona come per il salvataggio degli allegati e i livelli mancanti vengono creati automaticamente, mostra una notifica (che viene inviata al tuo Centro notifiche, categoria «Automazioni») e crea un evento nel calendario (titolo con variabili; scadenza «tra N ore» OPPURE, in modalità giornaliera: lo stesso giorno / il giorno lavorativo successivo all'ora indicata - la modalità lavorativa esclude il sabato e la domenica; l'evento viene inserito nel tuo calendario, senza partecipanti) e l'evento viene deciso dall'AI - quando la scadenza non è nota in anticipo, ma va scelta dal contenuto dell'evento e dal tuo calendario. Nelle istruzioni descrivi come decidere, ad esempio: «se il primo orario proposto nell'e-mail è libero, registralo; se è occupato, controlla il secondo; se sono occupati entrambi, non creare l'evento e indica nella decisione 2 orari liberi tra le 10 e le 16». L'AI vede sempre il tuo calendario (impegni e assenze) e salva la sua decisione nelle variabili {{ai.decyzja}}, {{ai.termin}}, {{ai.tytul}} - usale nei blocchi SUCCESSIVI (notifica con {{ai.decyzja}}, e-mail scritta dall'AI che dice «in base al campo ai_event»), così l'intera regola farà riferimento sempre alla stessa scadenza. Inserisci questo blocco PRIMA dell'e-mail e della notifica.
2. Salva. Il salvataggio è esplicito (tramite pulsante): una regola attivata entra subito in funzione, quindi non viene salvato nulla «a metà modifica».

Prova prima di attivare

Il pulsante Prova prende gli ultimi eventi corrispondenti al trigger e mostra cosa succederebbe - quali passerebbero le condizioni e quali messaggi uscirebbero (con le variabili sostituite). Non esegue né invia nulla.

Cronologia delle esecuzioni

Il pulsante Cronologia mostra ogni evento che ha attivato il trigger: eseguiti (con l'elenco dei passaggi), ignorati (con la condizione che ha bloccato) ed errori (con il messaggio del server). Le voci vengono conservate per 30 giorni.

Errore temporaneo dell'AI - nuovo tentativo automatico

Quando il primo passo di una regola (ad es. „Scrivi un messaggio tramite AI”) non riceve risposta dal fornitore AI a causa di un problema temporaneo - mancanza di connessione, timeout, sovraccarico del fornitore - la regola riprova automaticamente dopo 2, 10 e 30 minuti. Nella Cronologia vedi ogni tentativo con la nota „Riproverò automaticamente alle …”. Ricevi una notifica di errore solo quando fallisce anche l'ultimo, quarto tentativo.

Si riprova automaticamente solo la regola in cui non è ancora stato eseguito nulla. Se l'errore è arrivato in un passo successivo (ad esempio l'attività è già stata creata, ma il messaggio AI è fallito), un nuovo tentativo automatico duplicherebbe i passi precedenti - in questo caso decidi tu. Anche un budget dell'account presso il fornitore AI esaurito non è temporaneo - non viene riprovato automaticamente.

Pulsante „Riprova”

Per un'esecuzione terminata con errore c'è il pulsante Riprova. La regola verrà eseguita di nuovo per lo stesso evento (la stessa email, attività o messaggio) entro un minuto, e nella Cronologia vedrai la dicitura „Nuovo tentativo pianificato per le …”. Attenzione: il nuovo tentativo esegue tutti i passi dall'inizio - se alcuni erano già andati a buon fine la prima volta, verranno eseguiti una seconda volta. „Riprova” funziona anche per le esecuzioni precedenti a questa versione, purché riguardassero un'email ancora presente nella casella.

Posta: casella e mittente nel trigger

Con il trigger "Quando arriva una nuova email" puoi impostare subito quale casella e da chi deve riguardare - accanto al nome del trigger ci sono due campi dedicati. Non è la stessa cosa delle condizioni "Casella" e "Il mittente contiene" nella sezione SE:

• il filtro nel trigger stabilisce quali email la regola osserva in generale. Il resto non finisce nella Cronologia - non viene "scartato", perché semplicemente non la riguarda;
• le condizioni in SE restringono ciò che il trigger ha già lasciato passare, e ogni rifiuto compare nella Cronologia insieme al motivo.

Se hai più caselle, imposta il filtro nel trigger - altrimenti la Cronologia si riempirà di corrispondenza ordinaria e non troverai ciò che è importante. Le regole esistenti continuano a funzionare senza modifiche; puoi lasciare i campi vuoti ("in qualsiasi casella", "da chiunque").

Quando una regola non si è mai eseguita

Se una regola è attiva da più di una settimana, sono passati attraverso di essa almeno 10 eventi e non si è mai eseguita, riceverai una notifica nel Centro notifiche - con il numero di eventi e la condizione che li ha respinti. Quasi sempre significa un refuso o una condizione troppo restrittiva impostata alla creazione. Dopo aver corretto la regola il contatore riparte da zero, e dopo la prima esecuzione riuscita la notifica non tornerà più.

Come sai che una regola ha smesso di funzionare

Il contatore delle "esecuzioni" conta solo i passaggi in cui la regola ha davvero fatto qualcosa. Se la condizione smette di corrispondere - ad esempio perché l'altra parte ha cambiato l'oggetto delle email inviate - la regola resta attiva e continua a osservare ogni evento, ma lo respinge, e il contatore resta fermo.

Per questo dopo 48 ore senza nemmeno un'esecuzione il programma lo dice chiaramente: nell'elenco accanto al nome compare "· ultima esecuzione: 6 giorni fa" (oppure "non ancora eseguita"), e aprendo la regola l'intestazione indica quanti eventi da allora non hanno superato le condizioni e quale condizione li ha fermati, ad es. "da allora 33 eventi non hanno superato le condizioni (ultimo: L'oggetto dell'email contiene: lead)". Di solito questo basta per capire cosa correggere.

Finché la regola si esegue, non vedrai nessuna di queste indicazioni - una condizione restrittiva ha il diritto di respingere la maggior parte degli eventi e non si tratta di un errore.

Protezioni

Regola principale: nessuna protezione agisce di nascosto - quando qualcosa blocca una regola, ricevi una notifica nel Centro notifiche (campanella).

L'amministratore può modificare le soglie in Impostazioni → Avanzate → Limiti (eventi attivi per utente, esecuzioni di automazione all'ora; 0 = senza limite). Il limite giornaliero di richieste AI dalle automazioni si trova nella scheda AI.

• La regola funziona con i tuoi permessi - non farà nulla che tu stesso non possa cliccare (non scriverà in un'attività altrui, non aggiungerà un'attività in uno spazio di lavoro altrui).
• Errore di esecuzione (azione fallita, limite superato, budget AI giornaliero esaurito) = notifica con il testo dell'errore alla prima occorrenza; gli errori identici successivi non fanno spam - i dettagli sono sempre nella Cronologia della regola.
• I cicli sono limitati: la regola non reagisce agli eventi che ha generato e la catena «un'automazione attiva un'automazione» si interrompe al secondo passaggio - una notifica segnala l'interruzione della catena (al massimo una volta all'ora).
• Limite di esecuzioni all'ora - superato il quale la regola si mette in pausa da sola; ricevi una notifica e un'e-mail (protegge da una valanga, ad es. durante un'importazione).
• 3 errori consecutivi = pausa automatica + notifica + e-mail. Lo stato è visibile nell'elenco.
• L'amministratore vede tutte le regole, può disattivarle, eliminarle e modificarle. La regola continua a funzionare con le autorizzazioni del suo autore - nell'editor viene visualizzato «autore: X (stai modificando come amministratore)».
• L'interruttore nell'editor indica se la regola è attivata. La sospensione dovuta a errori è uno stato distinto - viene indicata dalla riga sotto il nome e dalla sezione «Sospese» nell'elenco. L'interruttore resta attivo, quindi puoi disattivare normalmente la regola.

Accesso

Le Automazioni appartengono al piano Pro. Nel piano Standard non ci sono, e le regole salvate in precedenza restano in sospeso. Nel piano Pro, di default, chiunque può usarle. L'amministratore può revocare l'accesso a una persona selezionata nel pannello utenti (interruttore Può usare le Automazioni) - in tal caso la voce scompare dal menu delle viste. All'amministratore globale l'accesso non può essere revocato.

Posta

Se hai collegato una casella (Impostazioni → Posta), sono disponibili anche l'attivatore «Nuova e-mail nella casella» e l'azione «Invia un'e-mail dalla tua casella».

Il trigger si attiva a ogni messaggio ricevuto (le copie dei tuoi stessi invii non lo attivano). Le condizioni lo restringeranno a ciò che ti interessa: Il mittente contiene, L'oggetto dell'e-mail contiene, Casella (se ne hai più di una) e Ha allegato.

L'azione invia il messaggio dal tuo indirizzo - non da quello di sistema - quindi non finisce nello spam. Il destinatario può essere il mittente dell'e-mail (la risposta si aggancia alla stessa discussione), tu stesso o un indirizzo indicato. Nell'oggetto e nel testo puoi usare le variabili {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.nadawca_nazwa}}, {{mail.skrzynka}} e {{mail.data}}.

Esempio: quando arriva un'e-mail con «fattura» nell'oggetto → crea un'attività nello spazio di lavoro Contabilità e rispondi al mittente «Ricevuto, ce ne occuperemo entro 2 giorni lavorativi».

La tua posta resta tua. La regola reagisce esclusivamente alle caselle del proprio autore. Non è possibile costruire un'automazione sulla posta altrui - nemmeno l'amministratore può farlo.

Esempio: le fatture arrivano da sole nella cartella

Dalla posta:

1. QUANDO: Nuova e-mail nella casella.
2. SE: Ha un allegato → sì, poi «L'AI valuta»: se l'allegato sembra una fattura.
3. ESEGUI: Salva gli allegati nella cartella Fatture → Mostra una notifica «La fattura di {{mail.nadawca}} è stata salvata».

Dalla chat o da un'attività (qualcuno del team carica una fattura nella discussione):

1. QUANDO: Allegato aggiunto.
2. SE: Autore dell'evento → persona selezionata, poi «L'AI valuta»: il file allegato è una fattura - lo indicano il nome del file (fattura, FV, invoice) oppure il contenuto del messaggio.
3. ESEGUI: Salva gli allegati nella cartella → seleziona I miei file / FV → Mostra una notifica «Il file {{plik.nazwa}} di {{wiadomosc.autor}} è stato salvato in FV».

Entrambe le regole sono già pronte sotto + → Fatture nella cartella (AI). L'ordine delle condizioni è libero - l'AI verrà comunque valutata per ultima, dopo i filtri più economici.

Cartella suddivisa per anno e mese. Nel campo della cartella la barra crea livelli successivi, e le variabili di data vengono sostituite al momento del salvataggio - scrivi Fatture / {{rok}} / {{miesiac}}, e un file del 3 settembre finirà in Fatture / 2026 / 09. Le cartelle mancanti si creano da sole, quindi non devi crearle in anticipo né rimandare nulla a fine mese. Variabili di data disponibili: {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}} (a due cifre) e {{miesiac_nazwa}} (es. Settembre).

Esempio: una segnalazione via e-mail diventa un'attività

1. QUANDO: Nuova e-mail nella casella.
2. SE: Il mittente contiene → dominio del cliente (oppure L'oggetto contiene → segnalazione).
3. ESEGUI, in ordine:
   • Crea attività - indica lo spazio di lavoro, la persona responsabile e la scadenza +2 giorni. Nell'oggetto e nella descrizione usa le variabili: {{mail.temat}}, {{mail.tresc}}, {{mail.nadawca}}.
   • Scrivi un messaggio (oppure Il messaggio lo scrive l'AI) - finirà nella discussione dell'attività appena creata. Le variabili {{mail.*}} funzionano ancora, quindi la nota può citare la segnalazione o riassumerla.
   • Salva gli allegati nella cartella - ad es. Segnalazioni / {{rok}} / {{miesiac}}.

L'attività resta collegata alla discussione della posta: nella sua intestazione compare un badge blu con l'oggetto dell'e-mail, e cliccandoci si apre la corrispondenza originale. Anche nell'altro verso funziona allo stesso modo - il menu della discussione (⋮) mostra Collegato: <attività>. Niente si perde tra la casella di posta e l'elenco delle attività.

L'ordine dei blocchi è importante. Il messaggio viene aggiunto all'attività solo se il blocco Crea un'attività è posizionato prima. Un'e-mail da sola non è una discussione in cui si può scrivere: finché non esiste un'attività, il blocco «L'AI scrive un messaggio» funziona come analisi, il cui risultato potrai inserire in seguito tramite {{ai.odpowiedz}} (ad esempio in una nota o in una notifica).

Cosa NON farà questa regola: non leggerà la scadenza dal contenuto dell'e-mail (la scadenza si imposta come +N giorni dal suo arrivo) né sceglierà la persona responsabile in base al contenuto - l'assegnatario è quello che indichi nella regola. Quando le segnalazioni devono andare a persone diverse, crea più regole con condizioni diverse sul mittente o sull'oggetto.

Esempio: calendario

Promemoria un quarto d'ora prima dell'incontro: QUANDO L'evento inizia tra 15 min → ESEGUI Mostra una notifica con il testo «{{wydarzenie.tytul}} alle {{wydarzenie.godzina}}». Modello pronto: + → Promemoria evento.

Preparazione prima di un evento: QUANDO Viene creato un evento, SE il titolo contiene «audit» → ESEGUI Crea un evento nel calendario: «Prepara i materiali: {{wydarzenie.tytul}}», tra 2 h.

Variabili degli eventi: {{wydarzenie.tytul}}, {{wydarzenie.data}}, {{wydarzenie.godzina}}. Variabili dei file: {{plik.nazwa}}, {{plik.rozmiar}}. Variabili di data (funzionano ovunque, anche nel nome della cartella): {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}}, {{miesiac_nazwa}}. Variabili della posta: {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.tresc}}. Le variabili {{ai.odpowiedz}} (testo semplice), {{ai.odpowiedz_html}} (con formattazione - usala nel contenuto di una nota) e {{ai.naglowek}} (prima riga del report - ideale come titolo della nota, ad esempio il nome dell'azienda del lead) contengono il risultato del precedente blocco «Scrivi un messaggio con l'AI» - quando l'evento è un'e-mail, questo blocco non invia nulla, ma prepara un'analisi per le azioni successive (note, notifiche, e-mail).

Limite di richieste AI

La condizione «l’AI valuta» e l’azione «scrivi con l’AI» interrogano il modello a ogni evento corrispondente, quindi l’amministratore imposta un limite giornaliero per queste richieste in Impostazioni → AI (200 per impostazione predefinita; 0 disattiva il limite). Una volta raggiunto il limite, le Regole con AI vengono ignorate per quel giorno e viene aggiunta una voce chiara nella cronologia - il contatore si azzera a mezzanotte e tutto riprende automaticamente, senza dover riattivare nulla manualmente.