Automatisierungen

Automatisierungen erledigen wiederkehrende Aufgaben für Sie nach einem einfachen Rezept: WENN in der Anwendung etwas passiert, FALLS die Bedingungen erfüllt sind, FÜHRE Aktionen aus. Das ist das Äquivalent zu Zapier/Make, nur innerhalb von Task Manager - ohne externe Dienste.

Sie öffnen sie über das Ansichten-Symbol (Quadrate) in der oberen Leiste - dasselbe Menü, in dem sich Kalender, Board, Notizen und KI-Assistent befinden. Das Fenster sieht aus wie die übrigen und verhält sich auch so: gemeinsames helles/dunkles Design, Andocken an Spalten, gespeichertes Layout.

Der schnellste Weg: sagen Sie es dem Assistenten

Sie müssen nicht durch Kacheln klicken. Öffnen Sie den KI-Assistenten und beschreiben Sie die Regel in einem normalen Satz:

Ich möchte, dass alle Dateien, die im Chat „Buchhaltung“ eingehen, im Ordner „FV“ gespeichert werden und dass ich die Benachrichtigung „FV wurde gespeichert“ erhalte

Der Assistent erstellt einen fertigen Entwurf: Name, Auslöser, Bedingungen und Aktionen. Unter seiner Antwort erscheint eine Karte „Zu Automatisierungen“ - das Fenster wird erst nach einem Klick geöffnet, sodass Sie das Gespräch nicht mitten im Satz verlieren. Der Entwurf ist ungespeichert und deaktiviert - Sie sehen ihn durch, passen ihn an und klicken erst dann selbst auf Speichern. Solange Sie das nicht tun, ist die Automatisierungsregel nicht aktiv.

Sie können zum Assistenten zurückkehren und die Regel mit Worten anpassen - bei geöffnetem Fenster „Automatisierungen“ weiß er, um welche Automatisierungsregel es geht, und Änderungen werden sofort in den Entwurf übernommen (ohne Karte): „Ändere den Ordner zu Rechnungen“, „Füge die Bedingung hinzu, dass die Datei eine PDF-Datei sein muss“, „Entferne die Benachrichtigung“. Jedes Mal erhalten Sie einen aktualisierten Entwurf zur Freigabe.

Geben Sie Namen in natürlicher Sprache an („Chat Buchhaltung“, „Ordner FV“, „Kasia Dąbrowska“) - die Anwendung findet den richtigen Chat, Ordner und die richtige Person automatisch. Wenn sie etwas nicht findet oder ein unbekanntes Feld überspringt, weist sie unter dem Entwurf darauf hin.

Fertige Automatisierungsregeln - wählen Sie das Szenario Ihrer Branche

Klicken Sie auf + im Fenster Automatisierungen. Neben einer leeren Regel erhalten Sie einen nach Kategorien geordneten Katalog fertiger Vorlagen. Eine Vorlage öffnet sich als ungespeicherter Entwurf - Sie füllen 1-2 Stellen aus (Ihren Arbeitsbereich, Chat, Ordner oder Ihre Signatur) und klicken auf Speichern.

Vertrieb und Leads

• Lead aus Formular → Notiz (KI) - Die KI erkennt eine Anfrage aus dem Kontaktformular, schreibt einen Bericht (wer, was benötigt wird, vorgeschlagener erster Schritt) und speichert ihn als Notiz im Ordner Leads. Auszufüllen: nichts - funktioniert sofort, den Ordner können Sie ändern.
• Neuer Lead → Kontaktaufgabe (KI) - aus derselben Erkennung entsteht eine Aufgabe mit hoher Priorität und Fälligkeit morgen. Geben Sie den Arbeitsbereich an, bevor Sie speichern.

E-Mail und Dokumente

• Rechnung aus E-Mail → Ordner (KI) - eine E-Mail mit einem Anhang, den die KI als Rechnung einstuft, landet in Rechnungen / Jahr / Monat (die Ordner werden automatisch angelegt). Auszufüllen: nichts.
• Rechnungen in den Ordner (KI) - dasselbe, aber für Dateien, die in Aufgaben und Chats hochgeladen werden.
• Unterlagen zum Fall → Archiv - E-Mails mit einem Aktenzeichen im Betreff legen Anhänge im Ordner des Falls ab. Ersetzen Sie „AKTENZEICHEN“ durch Ihr eigenes (in der Bedingung und im Ordnernamen). Hinweis: Ein Schrägstrich im Ordnernamen erstellt einen Unterordner. Das Aktenzeichen „KM 512/26“ ergibt also die Struktur Fälle / KM 512 / 26 - wenn Sie lieber einen einzigen Ordner möchten, geben Sie es ohne Schrägstrich ein (z. B. „KM 512-26“).

Kundenservice

• Reklamation → dringende Aufgabe (KI) - die KI erkennt eine Beschwerde oder Problemmeldung; es entsteht eine Aufgabe mit hoher Priorität sowie eine Benachrichtigung. Geben Sie den Arbeitsbereich an.

Team und Termine - bisherige Vorlagen (Eskalation bei Fälligkeit, Abwesenheitswächter, Auto-Triage, Watchdog für Funkstille, Terminerinnerung) sowie:

• Störungsmeldung → Aufgabe - eine Nachricht im Chat, die „Störung“, „dringend“ oder „funktioniert nicht“ enthält, wird in eine Aufgabe mit hoher Priorität umgewandelt. Geben Sie den Arbeitsbereich an; Sie können die Wortliste erweitern.

Management und Überblick - Morgendlicher Überblick (KI), Archivbereinigung sowie:

• Freitags-Wochenzusammenfassung (KI) - freitags um 15:00 Uhr schreibt die KI eine Zusammenfassung in den angegebenen Chat: was erledigt ist, was in Arbeit ist, was überfällig ist. Chat auswählen.

Vorlagen mit der Markierung (KI) sind nur bei konfigurierter KI sichtbar, und die E-Mail-Vorlagen nur, wenn Sie Zugriff auf das Modul E-Mail haben.

Alte E-Mail-Automatisierungsregeln - einmalige Reparatur

Betrifft nur Installationen, in denen E-Mail-Automatisierungen vor Version 2.2.224 erstellt wurden. Damals hatte die Aktion „E-Mail senden“ ausschließlich ein Inhaltsfeld. Daher konnte eine Anweisung wie „Antworte anhand der Preisliste“ dort eingegeben werden - und wurde wörtlich an den Empfänger gesendet, anstatt an die KI übergeben zu werden. Heute gibt es für KI-Anweisungen ein eigenes Feld, ältere Automatisierungsregeln enthalten sie aber weiterhin im Nachrichtentext.

Reparatur: Der Administrator führt auf dem Server php migrate-mail-instruction.php aus. Ohne Schalter gibt das Skript nur einen Bericht aus - bei jeder Automatisierungsregel sagt es, ob ihr Inhalt wie eine Anweisung für die KI oder wie eine echte E-Mail-Vorlage aussieht, und begründet die Einschätzung. Es ändert nichts. Erst --wykonaj=19,23 verschiebt den Inhalt in den angegebenen Automatisierungsregeln, und vor der Änderung speichert es eine Kopie in logs/, sodass --cofnij=PLIK alles rückgängig macht.

Bei Chat-Automatisierungsregeln zeigt das Skript nur die Anweisung an - die Korrektur nehmen Sie im Fenster „Automatisierungen“ vor, indem Sie den Baustein „Nachricht schreiben“ durch „Nachricht mit KI schreiben“ ersetzen.

Wie Sie eine Automatisierungsregel manuell erstellen

1. Klicken Sie auf + über der Liste. Statt einem leeren Blatt erhalten Sie eine Vorlagenliste (Fristeneskalation, Stille-Watchdog, Auto-Triage, morgendlicher KI-Überblick, Archiv aufräumen, Abwesenheitswächter, Rechnungen in Ordner, Termin-Erinnerung) - jede lässt sich nach dem Erstellen beliebig anpassen.
2. WENN (blaue Karte) - wählen Sie einen Auslöser:
   • Aufgabe erstellt, Status geändert (optional nur auf einen bestimmten),
   • Aufgabenfrist läuft in N Stunden ab, Stille bei der Aufgabe (keine Nachricht seit N Tagen),
   • Neue Nachricht, Erwähnung von mir, Anhang hinzugefügt,
   • Termin erstellt, Termin beginnt in N Minuten (Kalender),
   • Neue E-Mail im Postfach (E-Mail),
   • Täglich um Uhrzeit… (mit Auswahl der Wochentage).

Ein Anhang hat einen eigenen Auslöser - und das aus gutem Grund. Wenn jemand eine Nachricht mit einer Datei sendet, speichert die Anwendung zuerst die Nachricht und lädt erst danach die Dateien hoch - zum Zeitpunkt des Auslösers Neue Nachricht sind also noch keine Anhänge vorhanden. Erstellen Sie eine Regel wie „wenn eine Rechnung eingeht“ deshalb mit dem Auslöser Anhang hinzugefügt: Er wird nach dem Hochladen ausgelöst und enthält die konkrete Datei. Eingefügte Bilder und Zeichnungen (Inhaltselemente, keine Anhänge) lösen ihn nicht aus.

Der Kalender ist persönlich wie das Postfach. Die Automatisierungsregel reagiert ausschließlich auf Ihre eigenen Termine - als Teilnehmer haben Sie eine eigene Kopie des Termins, auf die Sie reagieren. Termine, die von der Automatisierung selbst erstellt wurden, lösen Termin erstellt nicht aus.

1. WENN (lila Karte) - fügen Sie Bedingungen hinzu: Priorität, Status, Arbeitsbereich, Begriff im Betreff oder in der Nachricht, Chat/Aufgabe (schränkt die Regel auf einen Thread ein), zugewiesene Person, Autor, „überfällig seit N Stunden“, „zugewiesene Person hat Abwesenheit“, Dateiname enthält (Anhang im Thread oder in der E-Mail), Ereignistitel enthält, und für E-Mails Absender (enthält oder enthält nicht) / Betreff / Postfach / „hat Anhang“. Die Liste der Bedingungen passt sich dem gewählten Auslöser an - bei Neue Nachricht sehen Sie keine E-Mail-Bedingungen und umgekehrt. Bedingungen werden durch UND verknüpft - alle müssen erfüllt sein. In den Feldern „enthält“ können Sie mehrere, durch Komma getrennte Wörter eingeben - dann reicht es, wenn eines beliebiges davon gefunden wird (z. B. rechnung, re, abrechnung). Das ist die einzige Stelle mit einer Oder-Verknüpfung; für andere Bedingungen erstellt man eine zweite Automatisierungsregel. Geben Sie den Wortstamm ohne Endung ein. Die Anwendung sucht nach einem Textfragment, daher findet „Rechnung“ NICHT „Rechnungen“ oder „Rechnung's“ - aber so schreiben Menschen nun einmal. Geben Sie „Rechnun“ ein, um alle Formen zu erfassen. Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle. Neue Zeitbedingungen: Uhrzeit des Ereignisses (vor / ab einer bestimmten Uhrzeit, z. B. 17:00) und Wochentag (Werktag Mo-Fr / Samstag-Sonntag) - berechnet zum Zeitpunkt des Eintreffens des Ereignisses. Zeitliche Varianten („vor 17 Uhr → heute, nach 17 Uhr oder am Wochenende → nächster Werktag“) erstellen Sie mit separaten Automatisierungsregeln - Bedingungen werden durch „und“ verknüpft. Eine eigene Bedingung ist „KI bewertet (eigene Bedingung)“ - statt einer starren Regel beschreiben Sie in normalen Worten, was die KI prüfen soll, z. B. „ob der Anhang wie eine Rechnung aussieht“. Die KI sieht Absender, Betreff, Autor, einen Ausschnitt des Inhalts, den Ereignistitel und die Namen der Anhänge (schaut nicht in den Inhalt der Dateien) und antwortet mit Ja/Nein. Diese Bedingung wird IMMER zuletzt geprüft - zunächst filtern günstige Bedingungen die Ereignisse, damit keine unnötigen KI-Anfragen bezahlt werden müssen. Bei Unsicherheit antwortet die KI mit „nein“ - die Automatisierung macht lieber nichts, als etwas falsch zu machen.

Zwei Automatisierungsregeln für eine E-Mail. Wenn eine E-Mail die Bedingungen beider Automatisierungsregeln erfüllt und jede von ihnen eine Aufgabe erstellt, entstehen zwei Aufgaben. Um nur eine zu erhalten, fügen Sie in der zweiten Automatisierungsregel eine Bedingung hinzu, die die von der ersten bereits behandelten Fälle ausschließt:

• erste Automatisierungsregel: Absender enthält @kunde.de → Aufgabe erstellen;
• zweite Automatisierungsregel: Betreff der E-Mail enthält reklamation und Absender enthält nicht @kunde.de → Aufgabe erstellen.

Den Operator „enthält“ / „enthält nicht“ wechseln Sie, indem Sie auf die Pille neben dem Wort Absender klicken. Geben Sie in beiden Automatisierungsregeln denselben Textausschnitt ein - „enthält“ sucht ihn in der Adresse und im Namen des Absenders, es handelt sich also um einen Textabgleich und nicht um eine exakte Domainprüfung. Eine leere „enthält nicht“-Bedingung lässt sich nicht speichern.

Wissen hinzufügen (Chip „Wissen hinzufügen…“). Sowohl die Bedingung „KI bewertet“ als auch die Aktion „Nachricht mit KI schreiben“ haben Zugriff auf das Internet (ab 2.2.353), wenn der Inhaber der Automatisierungsregel die Berechtigung KI-Assistent mit Internetzugriff aktiviert hat: In der Anweisung können Sie die KI z. B. auffordern: „Erstelle aus der E-Mail-Domain des Leads eine Website-Adresse, rufe sie ab und berücksichtige ihren Inhalt bei der Bewertung“ - die Engine ruft pro Durchlauf maximal 2 Seiten ab. Für die Bausteine „Nachricht mit KI schreiben“ kann ein ausgewählter Wissensbestand festgelegt werden - dieselben Quellen wie im Assistenten: Notiz, Dateiordner, Chat, Aufgabe, gesamter Arbeitsbereich, Postfach. So antwortet die KI für Sie auf Grundlage Ihrer Materialien, z. B.: wenn jemand nach der Preisliste fragt → anhand von „Preisliste 2026“ beurteilen, ob nach Preisen gefragt wird → auf Grundlage dieser Preisliste antworten. Jeder Baustein hat einen eigenen Wissensbestand - Sie können anhand der Geschäftsbedingungen bewerten und auf Grundlage der Preisliste antworten. Wenn Sie Wissen hinzufügen, wird die KI angewiesen, nichts zu erfinden: Was in den Quellen nicht enthalten ist, dazu sagt sie ausdrücklich, dass sie es nicht weiß. Beachten Sie Kosten und Umfang: Dieses Material wird bei JEDEM Ereignis an die KI übermittelt, daher gilt ein Limit von ca. 12.000 Zeichen (im Assistenten sind es 60.000). Quellen, die nicht hineinpassen, werden vollständig ausgelassen - wählen Sie einen bestimmten Ordner oder eine bestimmte Notiz statt des gesamten Arbeitsbereichs.

Sie können den Assistenten darum bitten. Sagen Sie einfach ausdrücklich, worauf er sich stützen soll: „Beantworte Fragen zur Preisliste auf Grundlage des Ordners Preislisten“ oder „Bewerte Anfragen gemäß der Notiz Geschäftsbedingungen“. Der Assistent erstellt sofort einen Entwurf und führt in seiner Antwort stichpunktartig auf, wie die Automatisierung funktionieren wird (WENN / FALLS / AUSFÜHREN). Wenn der Plan passt, klicken Sie auf die Schaltfläche zum Wechseln zu Automatisierungen und speichern Sie den Entwurf; wenn nicht, schreiben Sie dem Assistenten einfach, was geändert werden soll, und er erstellt eine überarbeitete Version. Er stellt die Automatisierungsregel zusammen und füllt das Wissensfeld selbst aus - Sie geben die Namen in natürlicher Sprache an („Ordner Preislisten“, „Notiz FAQ“, „Chat Buchhaltung“, „meine Notizen“). Was er nicht findet, führt er in den Hinweisen über dem Entwurf auf; Sie können es mit einem Chip hinzufügen.

1. AUSFÜHREN (bernsteinfarbene Karten) - fügen Sie Aktionen hinzu (max. 10, werden nacheinander ausgeführt): Nachricht im Thread schreiben (mit Variablen wie {{zadanie.nazwa}} und optionaler Erwähnung der zugewiesenen Personen), Nachricht mit KI schreiben, Aufgabe erstellen, Status/Priorität ändern, archivieren, E-Mail senden, alte „Erledigt“-Aufgaben aufräumen, Anhänge in einem Ordner speichern - funktioniert sowohl für E-Mails als auch für Dateien, die einer Aufgabe oder einem Chat hinzugefügt wurden. Den Speicherort wählen Sie aus einer Liste (der Chip „Ordner auswählen…“ öffnet den Datei-Browser): Dokumente, ein beliebiger Unterordner oder ein Ordner des Arbeitsbereichs. Sie können auch direkt in diesem Fenster einen neuen Ordner anlegen („Neuer Ordner…“). Duplikate (gleicher Name und gleiche Größe) werden übersprungen. Ältere Automatisierungsregeln (und solche, die vom Assistenten erstellt wurden) enthalten stattdessen einen eingetragenen Pfad - ein Schrägstrich steht für die nächste Ebene, daher führt „Dokumente / Meine Dateien / Rechnungen“ zum Unterordner Rechnungen, und fehlende Ebenen werden automatisch erstellt; durch Anklicken des Chips wird die Automatisierungsregel auf den in der Liste ausgewählten Speicherort umgestellt, Notiz erstellen (privat oder im Arbeitsbereich des Ereignisses - dann ist sie für Personen aus diesem Arbeitsbereich sichtbar); das Feld Ordner legt die Notiz im angegebenen Notizen-Ordner ab - der Pfad funktioniert wie beim Speichern von Anhängen, fehlende Ebenen werden automatisch erstellt, Benachrichtigung anzeigen (wird an Ihr Benachrichtigungscenter gesendet, Kategorie „Automatisierungen“) sowie Kalenderereignis erstellen (Titel mit Variablen; Fälligkeitsdatum „in N Stunden“ ODER im Tagesmodus: am selben Tag / am nächsten Werktag zur angegebenen Uhrzeit - der Werktagsmodus überspringt Samstag und Sonntag; das Ereignis wird in Ihrem Kalender angelegt, ohne Teilnehmer) sowie Ereignis von der KI festlegen lassen - wenn der Termin nicht im Voraus bekannt ist, sondern anhand des Ereignisinhalts und Ihres Kalenders AUSGEWÄHLT werden muss. In der Anweisung beschreiben Sie, wie entschieden werden soll, z. B.: „Wenn der erste in der E-Mail vorgeschlagene Termin frei ist, trage ihn ein; wenn er belegt ist, prüfe den zweiten; wenn beide belegt sind, erstelle kein Ereignis und nenne in der Entscheidung 2 freie Termine zwischen 10 und 16 Uhr“. Die KI sieht immer Ihren Kalender (belegte Termine und Abwesenheiten) und speichert ihre Entscheidung in den Variablen {{ai.decyzja}}, {{ai.termin}}, {{ai.tytul}} - verwenden Sie diese in den NÄCHSTEN Bausteinen (Benachrichtigung mit {{ai.decyzja}}, E-Mail mit KI, die „gemäß dem Feld ai_event“ schreibt), damit sich die gesamte Automatisierungsregel auf ein und denselben Termin bezieht. Setzen Sie diesen Baustein VOR die E-Mail und die Benachrichtigung.
2. Speichern. Das Speichern erfolgt ausdrücklich über eine Schaltfläche - eine aktivierte Automatisierungsregel wird sofort ausgeführt, daher wird nichts „mitten in der Bearbeitung“ gespeichert.

Testen, bevor Sie aktivieren

Die Schaltfläche Testen nimmt die letzten zum Auslöser passenden Ereignisse und zeigt, was passieren würde - welche die Bedingungen bestehen würden und welche Nachrichten dabei herauskämen (mit eingesetzten Variablen). Es wird nichts ausgeführt und nichts versendet.

Ausführungsverlauf

Die Schaltfläche Verlauf zeigt jedes Ereignis, das den Auslöser getroffen hat: ausgeführt (mit Liste der Schritte), übersprungen (mit der Bedingung, die gestoppt hat) und Fehler (mit der Servermeldung). Einträge werden 30 Tage aufbewahrt.

Vorübergehender KI-Fehler - automatische Wiederholung

Wenn der erste Schritt einer Automatisierungsregel (z. B. „Nachricht per KI verfassen”) wegen eines vorübergehenden Problems keine Antwort vom KI-Anbieter erhält - keine Verbindung, Zeitüberschreitung, Überlastung des Anbieters - wiederholt sich die Automatisierungsregel automatisch nach 2, 10 und 30 Minuten. Im Verlauf sehen Sie jeden Versuch mit dem Hinweis „Automatische Wiederholung um …”. Eine Fehlerbenachrichtigung erhalten Sie erst, wenn auch der vierte, letzte Versuch fehlschlägt.

Automatisch wiederholt wird nur eine Automatisierungsregel, bei der noch nichts ausgeführt wurde. Ist der Fehler in einem späteren Schritt aufgetreten (z. B. wurde die Aufgabe bereits erstellt, aber die KI-Nachricht ist fehlgeschlagen), würde eine automatische Wiederholung die vorherigen Schritte duplizieren - dann entscheiden Sie selbst. Ein aufgebrauchtes Kontobudget beim KI-Anbieter ist ebenfalls kein vorübergehendes Problem - hier erfolgt keine automatische Wiederholung.

Schaltfläche „Wiederholen”

Bei einem mit Fehler beendeten Durchlauf gibt es die Schaltfläche Wiederholen. Die Automatisierungsregel wird innerhalb einer Minute erneut für dasselbe Ereignis (dieselbe E-Mail, Aufgabe oder Nachricht) ausgeführt, und im Verlauf sehen Sie den Vermerk „Wiederholung geplant für …”. Hinweis: Bei der Wiederholung werden alle Schritte von Anfang an ausgeführt - wenn ein Teil davon beim ersten Mal erfolgreich war, wird er ein zweites Mal ausgeführt. „Wiederholen” funktioniert auch für Durchläufe aus der Zeit vor dieser Version, sofern sie eine E-Mail betrafen, die sich noch im Postfach befindet.

E-Mail: Postfach und Absender beim Trigger

Beim Trigger „Wenn eine neue E-Mail eingeht“ legen Sie direkt fest, für welches Postfach und von wem er gelten soll - neben dem Namen des Triggers gibt es dafür zwei Felder. Das ist nicht dasselbe wie die Bedingungen „Postfach“ und „Absender enthält“ im Abschnitt WENN:

• der Filter beim Trigger legt fest, welche E-Mails die Automatisierungsregel überhaupt betrachtet. Die übrigen landen nicht in der Historie - sie wurden nicht „übersprungen“, sie betreffen die Regel schlicht nicht;
• die Bedingungen in WENN schränken das ein, was der Trigger bereits durchgelassen hat, und jede Ablehnung erscheint samt Grund in der Historie.

Wenn Sie mehrere Postfächer haben, setzen Sie den Filter beim Trigger - sonst füllt sich Ihre Historie mit gewöhnlicher Korrespondenz und Sie finden das Wichtige darin nicht mehr. Bestehende Automatisierungsregeln funktionieren unverändert weiter; die Felder können Sie leer lassen („in jedem Postfach“, „von jedem“).

Wenn eine Automatisierungsregel nie ausgelöst hat

Wenn eine Automatisierungsregel seit über einer Woche aktiviert ist, mindestens 10 Ereignisse durch sie hindurchgegangen sind und sie kein einziges Mal ausgeführt wurde, erhalten Sie eine Benachrichtigung im Benachrichtigungscenter - mit der Anzahl der Ereignisse und der Bedingung, die sie abgelehnt hat. Fast immer liegt das an einem Tippfehler oder einer zu eng gefassten Bedingung bei der Erstellung. Nach der Korrektur der Regel beginnt der Zähler von vorn, und nach dem ersten erfolgreichen Durchlauf kehrt die Benachrichtigung nicht mehr zurück.

Woran erkennen Sie, dass eine Automatisierungsregel nicht mehr funktioniert

Der Zähler „Ausführungen“ zählt nur die Durchläufe, bei denen die Automatisierungsregel tatsächlich etwas getan hat. Wenn die Bedingung nicht mehr passt - weil z. B. die Gegenseite den Betreff der versendeten E-Mails geändert hat - bleibt die Regel weiterhin aktiviert und beobachtet weiterhin jedes Ereignis, lehnt es aber nur ab, und der Zähler bleibt stehen.

Deshalb sagt das Programm es nach 48 Stunden ohne eine einzige Ausführung klar heraus: In der Liste erscheint neben dem Namen „· letzte Ausführung: vor 6 Tagen“ (oder „bisher noch kein einziges Mal ausgeführt“), und beim Öffnen der Regel ergänzt die Kopfzeile, wie viele Ereignisse seitdem die Bedingungen nicht erfüllt haben und welche Bedingung sie gestoppt hat, z. B. „seitdem haben 33 Ereignisse die Bedingungen nicht erfüllt (zuletzt: Betreff der E-Mail enthält: lead)“. Das reicht meist aus, um zu erkennen, was zu korrigieren ist.

Solange die Automatisierungsregel ausgeführt wird, sehen Sie keinen dieser Hinweise - eine eng gefasste Bedingung darf die meisten Ereignisse ablehnen, das ist kein Fehler.

Sicherungen

Übergeordnete Regel: keine Sicherung wirkt lautlos - wenn etwas eine Automatisierungsregel blockiert, erhalten Sie eine Benachrichtigung im Benachrichtigungscenter (Glocke).

Der Administrator kann die Schwellenwerte unter Einstellungen → Erweitert → Limits ändern (aktive Termine pro Benutzer, Ausführungen von Automatisierungen pro Stunde; 0 = kein Limit). Das tägliche Limit für KI-Anfragen aus Automatisierungen befindet sich im Reiter KI.

• Die Automatisierungsregel arbeitet mit Ihren Berechtigungen - sie tut nichts, was Sie nicht selbst anklicken könnten (schreibt nicht in eine fremde Aufgabe, legt keine Aufgabe in einem fremden Arbeitsbereich an).
• Ausführungsfehler (fehlgeschlagene Aktion, überschrittenes Limit, ausgeschöpftes tägliches KI-Budget) = Benachrichtigung mit der Fehlermeldung beim ersten Auftreten; weitere identische Fehler spammen nicht - Details immer im Verlauf der Automatisierungsregel.
• Schleifen sind begrenzt: Die Automatisierungsregel reagiert nicht auf Ereignisse, die sie selbst ausgelöst hat, und eine Kette „Automatisierung löst Automatisierung aus“ endet beim zweiten Glied - eine Benachrichtigung informiert über die unterbrochene Kette (max. einmal pro Stunde).
• Limit der Ausführungen pro Stunde - bei Überschreitung pausiert sich die Automatisierungsregel selbst; Sie erhalten eine Benachrichtigung und eine E-Mail (schützt vor einer Lawine, z. B. bei einem Import).
• 3 Fehler in Folge = automatische Pause + Benachrichtigung + E-Mail. Der Status ist in der Liste sichtbar.
• Der Administrator sieht alle Automatisierungsregeln und kann jede davon deaktivieren, löschen und bearbeiten. Die Automatisierungsregel wird weiterhin mit den Berechtigungen ihres Autors ausgeführt - im Editor wird dann „Autor: X (Sie bearbeiten als Administrator)“ angezeigt.
• Der Schalter im Editor zeigt an, ob die Automatisierungsregel aktiviert ist. Die Unterbrechung nach Fehlern ist ein separater Status - er wird durch eine Zeile unter dem Namen und den Abschnitt „Unterbrochen“ in der Liste beschrieben. Der Schalter bleibt aktiviert, sodass Sie die Regel wie gewohnt deaktivieren können.

Zugriff

Automatisierungen gehören zum Plan Pro. Im Plan Standard gibt es sie nicht, und bereits gespeicherte Automatisierungsregeln warten pausiert. Im Plan Pro kann standardmäßig jeder sie nutzen. Der Administrator kann einer ausgewählten Person den Zugriff im Benutzerpanel entziehen (Schalter Darf Automatisierungen nutzen) - dann verschwindet der Menüpunkt aus dem Ansichtsmenü. Dem globalen Administrator kann der Zugriff nicht entzogen werden.

E-Mail

Wenn Sie ein Postfach verbunden haben (Einstellungen → E-Mail), kommt der Auslöser „Neue E-Mail im Postfach“ sowie die Aktion „E-Mail aus Ihrem Postfach senden“ hinzu.

Der Auslöser feuert bei jeder empfangenen Nachricht (Kopien Ihrer eigenen gesendeten E-Mails lösen ihn nicht aus). Bedingungen grenzen ihn auf das ein, was Sie interessiert: Absender enthält, E-Mail-Betreff enthält, Postfach (wenn Sie mehrere haben) und Hat Anhang.

Die Aktion sendet die Nachricht von Ihrer eigenen Adresse - nicht von einer Systemadresse - sodass sie nicht im Spam landet. Empfänger kann der Absender der E-Mail sein (die Antwort fügt sich in denselben Thread ein), Sie selbst oder eine angegebene Adresse. Im Betreff und im Text verwenden Sie die Variablen {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.nadawca_nazwa}}, {{mail.skrzynka}} und {{mail.data}}.

Beispiel: wenn eine E-Mail mit „Rechnung“ im Betreff eingeht → Aufgabe im Arbeitsbereich Buchhaltung erstellen und dem Absender antworten: „Wir haben Ihre Nachricht erhalten und kümmern uns innerhalb von 2 Werktagen darum“.

Ihre Post bleibt Ihre. Die Automatisierungsregel reagiert ausschließlich auf die Postfächer ihres Autors. Eine Automatisierung auf fremder Post lässt sich nicht bauen - auch der Administrator kann das nicht.

Beispiel: Rechnungen landen von selbst im Ordner

Aus der E-Mail:

1. WENN: Neue E-Mail im Postfach.
2. FALLS: Hat einen Anhang → ja, danach „KI bewertet“: sieht der Anhang wie eine Rechnung aus.
3. AUSFÜHREN: Anhänge im Ordner Rechnungen speichern → Benachrichtigung anzeigen mit dem Text „Rechnung von {{mail.nadawca}} wurde gespeichert“.

Aus dem Chat oder der Aufgabe (jemand aus dem Team lädt eine Rechnung in den Thread hoch):

1. WENN: Anhang hinzugefügt.
2. FALLS: Autor des Ereignisses → ausgewählte Person, danach „KI bewertet“: die angehängte Datei ist eine Rechnung - dafür sprechen der Dateiname (Rechnung, FV, invoice) oder der Nachrichteninhalt.
3. AUSFÜHREN: Anhänge im Ordner speichern → Meine Dateien / Rechnungen auswählen → Benachrichtigung anzeigen „Datei {{plik.nazwa}} von {{wiadomosc.autor}} wurde in Rechnungen abgelegt“.

Beide Automatisierungsregeln finden Sie fertig unter + → Rechnungen in Ordner (KI). Die Reihenfolge der Bedingungen ist beliebig - die KI wird ohnehin zuletzt ausgewertet, nach den günstigeren Filtern.

Ordner mit Aufteilung nach Jahr und Monat. Im Ordnerfeld erzeugt ein Schrägstrich weitere Ebenen, und die Datumsvariablen werden im Moment des Speicherns eingesetzt - geben Sie Faktury / {{rok}} / {{miesiac}} ein, und eine Datei vom 3. September landet in Faktury / 2026 / 09. Fehlende Ordner entstehen von selbst, sodass Sie sie nicht im Voraus anlegen oder am Monatsende etwas verschieben müssen. Verfügbare Datumsvariablen: {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}} (zweistellig) und {{miesiac_nazwa}} (z. B. Wrzesień).

Beispiel: Eine Anfrage aus einer E-Mail wird zur Aufgabe

1. WENN: Neue E-Mail im Postfach.
2. FALLS: Absender enthält → Domain des Kunden (oder Betreff enthält → Anfrage).
3. FÜHRE AUS, der Reihe nach:
   • Aufgabe erstellen - legen Sie Arbeitsbereich, verantwortliche Person und Fälligkeitsdatum +2 Tage fest. Verwenden Sie im Betreff und in der Beschreibung die Variablen: {{mail.temat}}, {{mail.tresc}}, {{mail.nadawca}}.
   • Nachricht schreiben (oder Nachricht von der KI schreiben lassen) - landet im Thread der soeben erstellten Aufgabe. Die Variablen {{mail.*}} funktionieren weiterhin, sodass die Notiz die Anfrage zitieren oder zusammenfassen kann.
   • Anhänge im Ordner speichern - z. B. Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}}.

Die Aufgabe wird mit dem E-Mail-Thread verknüpft: In ihrem Kopfbereich erscheint eine blaue Plakette mit dem E-Mail-Betreff, und ein Klick darauf öffnet die ursprüngliche Korrespondenz. Umgekehrt funktioniert es genauso - das Thread-Menü (⋮) zeigt Verknüpft: <Aufgabe>. Zwischen Postfach und Aufgabenliste geht nichts verloren.

Die Reihenfolge der Bausteine ist entscheidend. Eine Nachricht wird nur dann zur Aufgabe hinzugefügt, wenn der Baustein Aufgabe erstellen davor steht. Eine E-Mail allein ist kein Thread, in den sich schreiben lässt - solange es keine Aufgabe gibt, dient der Baustein „KI schreibt eine Nachricht“ als Analyse. Das Ergebnis können Sie anschließend über {{ai.odpowiedz}} weiterverwenden (z. B. in einer Notiz oder Benachrichtigung).

Was diese Automatisierungsregel NICHT tut: Sie liest die Frist nicht aus dem Inhalt der E-Mail (die Frist legen Sie als +N Tage ab dem Eingang fest), und sie wählt die verantwortliche Person nicht anhand des Inhalts aus - zugewiesen wird, wen Sie in der Automatisierungsregel angeben. Sollen Anfragen an verschiedene Personen gehen, erstellen Sie mehrere Automatisierungsregeln mit unterschiedlichen Bedingungen für Absender oder Betreff.

Beispiel: Kalender

Erinnerung eine Viertelstunde vor dem Termin: WENN Ereignis beginnt in 15 Min. → AUSFÜHREN Benachrichtigung anzeigen mit dem Text „{{wydarzenie.tytul}} um {{wydarzenie.godzina}}“. Vorlage: + → Erinnerung an ein Ereignis.

Vorbereitung auf ein Ereignis: WENN Ereignis erstellt, FALLS Titel enthält „Audit“ → AUSFÜHREN Kalenderereignis erstellen: „Materialien vorbereiten: {{wydarzenie.tytul}}“, in 2 h.

Ereignisvariablen: {{wydarzenie.tytul}}, {{wydarzenie.data}}, {{wydarzenie.godzina}}. Dateivariablen: {{plik.nazwa}}, {{plik.rozmiar}}. Datumsvariablen (funktionieren überall, auch im Ordnernamen): {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}}, {{miesiac_nazwa}}. E-Mail-Variablen: {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.tresc}}. Die Variablen {{ai.odpowiedz}} (Nur-Text), {{ai.odpowiedz_html}} (mit Formatierung - diese verwenden Sie im Inhalt einer Notiz) und {{ai.naglowek}} (erste Zeile des Berichts - ideal als Notiztitel, z. B. der Firmenname eines Leads) enthalten das Ergebnis des vorherigen Bausteins „Nachricht mit KI schreiben“ - bei einem E-Mail-Ereignis sendet dieser Baustein nichts, sondern erstellt nur eine Analyse für nachfolgende Aktionen (Notizen, Benachrichtigungen, E-Mail).

Limit für KI-Anfragen

Die Bedingung „KI bewertet“ und die Aktion „mit KI schreiben“ fragen bei jedem passenden Ereignis das Modell ab. Deshalb legt der Administrator unter Einstellungen → KI ein Tageslimit für solche Anfragen fest (standardmäßig 200; 0 deaktiviert das Limit). Ist das Limit erreicht, werden Automatisierungsregeln mit KI an diesem Tag übersprungen und mit einem verständlichen Eintrag im Verlauf dokumentiert - der Zähler wird um Mitternacht zurückgesetzt und alles läuft automatisch weiter, ohne dass Sie etwas manuell einschalten müssen.