Automatisierungen erledigen wiederkehrende Aufgaben für Sie nach einem einfachen Rezept: WENN in der Anwendung etwas passiert, FALLS die Bedingungen erfüllt sind, FÜHRE Aktionen aus. Das ist das Äquivalent zu Zapier/Make, nur innerhalb von Task Manager - ohne externe Dienste.

Sie öffnen sie über das Ansichten-Symbol (Quadrate) in der oberen Leiste - dasselbe Menü, in dem sich Kalender, Board, Notizen und KI-Assistent befinden. Das Fenster sieht aus wie die übrigen und verhält sich auch so: gemeinsames helles/dunkles Design, Andocken an Spalten, gespeichertes Layout.

Der schnellste Weg: sagen Sie es dem Assistenten

Sie müssen nicht durch Kacheln klicken. Öffnen Sie den KI-Assistenten und beschreiben Sie die Regel in einem normalen Satz:

ich möchte, dass alle Dateien, die im Chat Buchhaltung ankommen, im Ordner FV gespeichert werden, und dass ich eine Benachrichtigung „FV wurde gespeichert“ erhalte

Der Assistent stellt einen fertigen Entwurf zusammen: Name, Auslöser, Bedingungen und Aktionen. Unter seiner Antwort erscheint eine Karte „Zu den Automatisierungen“ - das Fenster öffnet sich erst nach dem Klick, sodass Sie das Gespräch nicht mitten im Satz verlieren. Der Entwurf ist ungespeichert und deaktiviert - Sie sehen ihn durch, korrigieren ihn, und erst Sie klicken auf Speichern. Solange Sie das nicht tun, ist die Automatisierungsregel nicht aktiv.

Sie können zum Assistenten zurückkehren und die Regel mit Worten korrigieren - bei geöffnetem Fenster Automatisierungen weiß er, von welcher Regel die Rede ist, und die Korrekturen landen sofort im Entwurf (ohne Karte): „ändere den Ordner auf Rechnungen“, „füge die Bedingung hinzu, dass die Datei ein PDF sein muss“, „entferne die Benachrichtigung“. Jedes Mal erhalten Sie einen aktualisierten Entwurf zur Bestätigung.

Geben Sie Namen einfach so an, wie man sie im Alltag nennt („Chat Buchhaltung“, „Ordner FV“, „Kasia Dąbrowska“) - die Anwendung findet den passenden Chat, Ordner und die Person selbst. Findet sie etwas nicht oder lässt sie ein unbekanntes Feld aus, schreibt sie dies unter dem Entwurf.

Fertige Automatisierungsregeln - wählen Sie das Szenario Ihrer Branche

Klicken Sie auf + im Fenster Automatisierungen. Neben einer leeren Regel erhalten Sie einen nach Kategorien geordneten Katalog fertiger Vorlagen. Eine Vorlage öffnet sich als ungespeicherter Entwurf - Sie füllen 1-2 Stellen aus (Ihren Arbeitsbereich, Chat, Ordner oder Ihre Signatur) und klicken auf Speichern.

Vertrieb und Leads

  • Lead aus Formular → Notiz (KI) - Die KI erkennt eine Anfrage aus dem Kontaktformular, schreibt einen Bericht (wer, was benötigt wird, vorgeschlagener erster Schritt) und speichert ihn als Notiz im Ordner Leads. Auszufüllen: nichts - funktioniert sofort, den Ordner können Sie ändern.
  • Neuer Lead → Kontaktaufgabe (KI) - aus derselben Erkennung entsteht eine Aufgabe mit hoher Priorität und Fälligkeit morgen. Geben Sie den Arbeitsbereich an, bevor Sie speichern.

E-Mail und Dokumente

  • Rechnung aus E-Mail → Ordner (KI) - eine E-Mail mit einem Anhang, den die KI als Rechnung einstuft, landet in Rechnungen / Jahr / Monat (die Ordner werden automatisch angelegt). Auszufüllen: nichts.
  • Rechnungen in den Ordner (KI) - dasselbe, aber für Dateien, die in Aufgaben und Chats hochgeladen werden.
  • Falldokumente → Archiv - E-Mails mit einem Aktenzeichen im Betreff legen die Anhänge im Ordner des Falls ab. Ersetzen Sie „AKTENZEICHEN“ durch Ihr eigenes (in der Bedingung und im Ordnernamen). Achtung: Ein Schrägstrich im Ordnernamen erzeugt einen Unterordner, sodass das Aktenzeichen „KM 512/26“ die Struktur Fälle / KM 512 / 26 ergibt - wenn Sie lieber einen einzigen Ordner möchten, geben Sie es ohne Schrägstrich ein (z. B. „KM 512-26“).

Kundenservice

  • Reklamation → dringende Aufgabe (KI) - die KI erkennt eine Beschwerde oder Problemmeldung; es entsteht eine Aufgabe mit hoher Priorität sowie eine Benachrichtigung. Geben Sie den Arbeitsbereich an.

Team und Termine - bisherige Vorlagen (Eskalation bei Fälligkeit, Abwesenheitswächter, Auto-Triage, Watchdog für Funkstille, Terminerinnerung) sowie:

  • Störungsmeldung → Aufgabe - eine Chat-Nachricht mit „Störung“, „dringend“ oder „funktioniert nicht“ wird zu einer Aufgabe mit hoher Priorität. Geben Sie den Arbeitsbereich an; die Wortliste können Sie erweitern.

Management und Überblick - Morgendlicher Überblick (KI), Archivbereinigung sowie:

  • Freitags-Wochenzusammenfassung (KI) - freitags um 15:00 Uhr schreibt die KI eine Zusammenfassung in den angegebenen Chat: was erledigt ist, was in Arbeit ist, was überfällig ist. Chat auswählen.

Vorlagen mit der Markierung (KI) sind nur bei konfigurierter KI sichtbar, und die E-Mail-Vorlagen nur, wenn Sie Zugriff auf das Modul E-Mail haben.

Alte E-Mail-Automatisierungsregeln - einmalige Reparatur

Betrifft nur Installationen, in denen E-Mail-Automatisierungen vor Version 2.2.224 entstanden sind. Damals hatte die Aktion „E-Mail senden" ausschließlich ein Textfeld, sodass sich eine Anweisung wie „antworte anhand der Preisliste" dort eintragen ließ - und wortwörtlich an den Empfänger ging, statt an die KI. Heute hat die Anweisung für die KI ein eigenes Feld, aber alte Automatisierungsregeln halten sie weiterhin im Textfeld fest.

Reparatur: Der Administrator führt auf dem Server php migrate-mail-instruction.php aus. Ohne Schalter gibt das Skript nur einen Bericht aus - bei jeder Automatisierungsregel sagt es, ob ihr Inhalt wie eine Anweisung für die KI oder wie eine echte E-Mail-Vorlage aussieht, und begründet die Einschätzung. Es ändert nichts. Erst --wykonaj=19,23 verschiebt den Inhalt in den angegebenen Automatisierungsregeln, und vor der Änderung speichert es eine Kopie in logs/, sodass --cofnij=PLIK alles rückgängig macht.

Chat-Automatisierungsregeln listet das Skript nur auf - dort nehmen Sie die Korrektur im Automatisierungen-Fenster vor, indem Sie den Baustein „Nachricht schreiben" durch „Nachricht per KI schreiben" ersetzen.

Wie Sie eine Automatisierungsregel manuell erstellen

  1. Klicken Sie auf + über der Liste. Statt einem leeren Blatt erhalten Sie eine Vorlagenliste (Fristeneskalation, Stille-Watchdog, Auto-Triage, morgendlicher KI-Überblick, Archiv aufräumen, Abwesenheitswächter, Rechnungen in Ordner, Termin-Erinnerung) - jede lässt sich nach dem Erstellen beliebig anpassen.
  2. WENN (blaue Karte) - wählen Sie einen Auslöser:
    • Aufgabe erstellt, Status geändert (optional nur auf einen bestimmten),
    • Aufgabenfrist läuft in N Stunden ab, Stille bei der Aufgabe (keine Nachricht seit N Tagen),
    • Neue Nachricht, Erwähnung von mir, Anhang hinzugefügt,
    • Termin erstellt, Termin beginnt in N Minuten (Kalender),
    • Neue E-Mail im Postfach (E-Mail),
    • Täglich um Uhrzeit… (mit Auswahl der Wochentage).

Der Anhang hat einen eigenen Auslöser, und das ist kein Zufall. Wenn jemand eine Nachricht mit einer Datei sendet, speichert die Anwendung zuerst die Nachricht und lädt erst danach die Dateien hoch - im Moment von Neue Nachricht gibt es die Anhänge noch nicht. Bauen Sie die Regel „wenn eine Rechnung ankommt" deshalb auf Anhang hinzugefügt auf: Sie löst erst nach dem Hochladen aus und bringt eine konkrete Datei mit. Eingefügte Bilder und Zeichnungen (Inhaltselement, kein Anhang) lösen sie nicht aus.

Der Kalender ist persönlich wie das Postfach. Die Automatisierungsregel reagiert ausschließlich auf Ihre eigenen Termine - als Teilnehmer haben Sie eine eigene Kopie des Termins, auf die Sie reagieren. Termine, die von der Automatisierung selbst erstellt wurden, lösen Termin erstellt nicht aus.

  1. FALLS (violette Karte) - fügen Sie Bedingungen hinzu: Priorität, Status, Arbeitsbereich, Ausdruck im Betreff oder in der Nachricht, Chat/Aufgabe (schränkt die Regel auf einen Thread ein), zugewiesene Person, Autor, „seit N Stunden überfällig", „Zugewiesener hat eine Abwesenheit", Dateiname enthält (Anhang im Thread oder in der E-Mail), Termintitel enthält, sowie für E-Mails Absender / Betreff / Postfach / „hat Anhang". Die Liste der Bedingungen passt sich an den gewählten Auslöser an - bei Neue Nachricht sehen Sie keine E-Mail-Bedingungen, und umgekehrt. Bedingungen werden mit und verknüpft - alle müssen erfüllt sein. In den Feldern „enthält" können Sie mehrere durch Komma getrennte Wörter eingeben - dann genügt es, wenn eines davon zutrifft (z. B. faktur, fv, rozliczen). Das ist die einzige Stelle mit einer Oder-Verknüpfung; andere Bedingungen werden über eine zweite Automatisierungsregel gelöst. Geben Sie den Wortstamm ohne Endung ein. Die Anwendung sucht nach einem Textfragment, sodass „faktura" NICHT „faktury" oder „fakturę" findet - und so schreiben Menschen nun mal. Geben Sie „faktur" ein, und Sie erfassen alle Formen. Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle. Neue Zeitbedingungen: Uhrzeit des Ereignisses (vor / ab einer bestimmten Uhrzeit einschließlich, z. B. 17:00) und Wochentag (Werktag Mo-Fr / Samstag-Sonntag) - berechnet zum Zeitpunkt, an dem das Ereignis eintrifft. Zeitliche Varianten („vor 17 Uhr → heute, nach 17 Uhr oder am Wochenende → nächster Werktag") bauen Sie aus separaten Automatisierungsregeln zusammen - Bedingungen werden mit „und" verknüpft. Eine Sonderstellung hat die Bedingung „KI bewertet (eigene Bedingung)" - statt einer starren Regel schreiben Sie in normaler Sprache, was die KI prüfen soll, z. B. „ob der Anhang wie eine Rechnung aussieht". Die KI sieht Absender, Betreff, Autor, einen Ausschnitt des Inhalts, den Termintitel und die Namen der Anhänge (schaut nicht in den Inhalt der Dateien) und antwortet mit Ja/Nein. Diese Bedingung wird IMMER als letzte ausgewertet - zuerst filtern die günstigen Bedingungen Ereignisse aus, damit keine unnötigen KI-Anfragen bezahlt werden. Bei Unsicherheit antwortet die KI „nein" - die Automatisierung tut lieber nichts, als etwas falsch zu machen.

Wissen hinzufügen (Chip „Wissen hinzufügen…"). Sowohl die Bedingung „KI bewertet" als auch die Aktion „Nachricht per KI schreiben" haben auch Internetzugang (ab 2.2.353), wenn der Eigentümer der Automatisierungsregel die Berechtigung KI-Assistent mit Internetzugang aktiviert hat: In der Anweisung können Sie der KI z. B. sagen „baue die Website-Adresse aus der E-Mail-Domain des Leads, rufe sie ab und beziehe ihren Inhalt in die Bewertung ein" - die Engine ruft maximal 2 Seiten pro Durchlauf ab. Die Bausteine „Nachricht per KI schreiben" können eine gewählte Wissensauswahl erhalten - dieselben Quellen wie im Assistenten: Notiz, Dateien-Ordner, Chat, Aufgabe, ganzer Arbeitsbereich, Postfach. Dadurch antwortet die KI für Sie anhand Ihrer Materialien, z. B.: wenn jemand nach dem Preis fragt → bewerte anhand von „Preisliste 2026", ob nach Preisen gefragt wird → antworte gestützt auf diese Preisliste. Jeder Baustein hat seine eigene Auswahl - Sie können anhand der Nutzungsbedingungen bewerten und anhand der Preisliste antworten. Wenn Sie Wissen hinzufügen, erhält die KI die Anweisung, nichts zu erfinden: Was in den Quellen nicht steht, dazu schreibt sie ausdrücklich, dass sie es nicht weiß. Achtung bei Kosten und Umfang: Dieses Material geht bei JEDEM Ereignis an die KI, daher gilt ein Limit von ca. 12.000 Zeichen (im Assistenten sind es 60.000). Quellen, die nicht hineinpassen, werden vollständig übersprungen - wählen Sie einen konkreten Ordner oder eine Notiz statt des gesamten Arbeitsbereichs.

Sie können den Assistenten darum bitten. Es genügt, direkt zu sagen, worauf er sich stützen soll: „beantworte Fragen zur Preisliste anhand des Ordners Preislisten" oder „bewerte Anfragen gemäß der Notiz Nutzungsbedingungen". Der Assistent erstellt sofort einen Entwurf und listet in der Antwort punktweise auf, wie die Automatisierung ablaufen wird (WENN / FALLS / FÜHRE AUS). Stimmt der Plan - klicken Sie auf die Schaltfläche zum Wechsel zu Automatisierungen und speichern Sie den Entwurf; wenn nicht - schreiben Sie dem Assistenten einfach, was geändert werden soll, und er erstellt eine korrigierte Version. Er stellt die Automatisierungsregel zusammen und füllt das Wissensfeld selbst aus - die Namen geben Sie in normaler Sprache an („Ordner Preislisten", „Notiz FAQ", „Chat Buchhaltung", „meine Notizen"). Was er nicht findet, vermerkt er in Anmerkungen über dem Entwurf; das ergänzen Sie dann per Chip.

  1. FÜHRE AUS (bernsteinfarbene Karten) - fügen Sie Aktionen hinzu (max. 10, werden der Reihe nach ausgeführt): Nachricht im Thread schreiben (mit Variablen wie {{zadanie.nazwa}} und optionaler Erwähnung der Zugewiesenen), Nachricht per KI schreiben, Aufgabe erstellen, Status/Priorität ändern, archivieren, E-Mail senden, alte „Erledigt" aufräumen, Anhänge in einem Ordner speichern - funktioniert sowohl für E-Mails als auch für eine Datei, die in eine Aufgabe oder einen Chat hochgeladen wurde. Den Ort wählen Sie aus einer Liste (der Chip „Ordner auswählen…" öffnet den Dateien-Browser): Dokumente, ein beliebiger Unterordner oder ein Arbeitsbereichs-Ordner. Sie können auch direkt in diesem Fenster einen neuen Ordner anlegen („Neuer Ordner…"). Duplikate (gleicher Name und gleiche Größe) werden übersprungen. Ältere Automatisierungsregeln (und die vom Assistenten erstellten) halten stattdessen einen eingegebenen Pfad - ein Schrägstrich steht für eine weitere Ebene, sodass „Dokumenty / Moje pliki / FV" im Unterordner FV landet, und fehlende Ebenen entstehen von selbst; ein Klick auf den Chip stellt die Automatisierungsregel auf den aus der Liste gewählten Ort um. Notiz erstellen (privat oder im Arbeitsbereich des Ereignisses - dann sehen sie Personen aus diesem Arbeitsbereich); das Feld Ordner legt die Notiz im angegebenen Notizen-Ordner ab - der Pfad funktioniert wie beim Speichern von Anhängen, fehlende Ebenen entstehen von selbst. Benachrichtigung anzeigen (landet in Ihrem Benachrichtigungscenter, Kategorie „Automatisierungen") sowie Termin im Kalender erstellen (Titel mit Variablen; Fälligkeit „in N Stunden" ODER im Tagesmodus: am selben Tag / am nächsten Werktag zur angegebenen Uhrzeit - der Werktagsmodus überspringt Samstag und Sonntag; der Termin landet in Ihrem Kalender, ohne Teilnehmer) sowie Termin legt die KI fest - wenn der Termin nicht von vornherein feststeht, sondern aus dem Inhalt des Ereignisses und Ihrem Kalender AUSGEWÄHLT werden muss. In der Anweisung beschreiben Sie, wie entschieden werden soll, z. B.: „wenn der erste in der E-Mail vorgeschlagene Termin frei ist - übernimm ihn; besetzt - prüfe den zweiten; sind beide besetzt - erstelle keinen Termin, nenne in der Entscheidung 2 freie Termine zwischen 10 und 16 Uhr". Die KI sieht immer Ihren Kalender (belegte Termine und Abwesenheiten) und speichert ihre Entscheidung in den Variablen {{ai.decyzja}}, {{ai.termin}}, {{ai.tytul}} - verwenden Sie diese in den NACHFOLGENDEN Bausteinen (Benachrichtigung mit {{ai.decyzja}}, E-Mail per KI mit dem Hinweis „gemäß Feld ai_event"), damit die gesamte Automatisierungsregel von ein und demselben Termin spricht. Diesen Baustein setzen Sie VOR die E-Mail und die Benachrichtigung.
  2. Speichern. Das Speichern erfolgt explizit (Schaltfläche) - eine aktivierte Automatisierungsregel funktioniert sofort, daher wird nichts „mitten in der Bearbeitung" gespeichert.

Testen, bevor Sie aktivieren

Die Schaltfläche Testen nimmt die letzten zum Auslöser passenden Ereignisse und zeigt, was passieren würde - welche die Bedingungen bestehen würden und welche Nachrichten dabei herauskämen (mit eingesetzten Variablen). Es wird nichts ausgeführt und nichts versendet.

Ausführungsverlauf

Die Schaltfläche Verlauf zeigt jedes Ereignis, das den Auslöser getroffen hat: ausgeführt (mit Liste der Schritte), übersprungen (mit der Bedingung, die gestoppt hat) und Fehler (mit der Servermeldung). Einträge werden 30 Tage aufbewahrt.

Sicherungen

Übergeordnete Regel: keine Sicherung wirkt lautlos - wenn etwas eine Automatisierungsregel blockiert, erhalten Sie eine Benachrichtigung im Benachrichtigungscenter (Glocke).

Der Administrator kann die Schwellenwerte unter Einstellungen → Erweitert → Limits ändern (aktive Termine pro Benutzer, Ausführungen von Automatisierungen pro Stunde; 0 = kein Limit). Das tägliche Limit für KI-Anfragen aus Automatisierungen befindet sich im Reiter KI.

  • Die Automatisierungsregel arbeitet mit Ihren Berechtigungen - sie tut nichts, was Sie nicht selbst anklicken könnten (schreibt nicht in eine fremde Aufgabe, legt keine Aufgabe in einem fremden Arbeitsbereich an).
  • Ausführungsfehler (fehlgeschlagene Aktion, überschrittenes Limit, ausgeschöpftes tägliches KI-Budget) = Benachrichtigung mit der Fehlermeldung beim ersten Auftreten; weitere identische Fehler spammen nicht - Details immer im Verlauf der Automatisierungsregel.
  • Schleifen werden gekappt: Eine Automatisierungsregel reagiert nicht auf Ereignisse, die sie selbst ausgelöst hat, und die Kette „Automatisierung löst Automatisierung aus" endet beim zweiten Glied - über eine unterbrochene Kette informiert eine Benachrichtigung (max. einmal pro Stunde).
  • Limit der Ausführungen pro Stunde - bei Überschreitung pausiert sich die Automatisierungsregel selbst; Sie erhalten eine Benachrichtigung und eine E-Mail (schützt vor einer Lawine, z. B. bei einem Import).
  • 3 Fehler in Folge = automatische Pause + Benachrichtigung + E-Mail. Der Status ist in der Liste sichtbar.
  • Der Administrator sieht alle Automatisierungsregeln, kann jede deaktivieren, löschen und bearbeiten. Die Automatisierungsregel funktioniert weiterhin mit den Berechtigungen ihres Autors - im Editor steht dann „Autor: X (Sie bearbeiten als Administrator)".
  • Der Schalter im Editor zeigt, ob die Automatisierungsregel aktiviert ist. Die Pause nach Fehlern ist ein eigener Zustand - er wird durch eine Zeile unter dem Namen und den Abschnitt „Pausiert" in der Liste beschrieben, und der Schalter bleibt aktiviert, sodass Sie die Regel normal deaktivieren können.

Zugriff

Standardmäßig kann jeder Automatisierungen nutzen. Der Administrator kann den Zugriff im Benutzerbereich entziehen (Schalter neben KI und n8n) - dann verschwindet der Eintrag aus dem Ansichtsmenü.

E-Mail

Wenn Sie ein Postfach verbunden haben (Einstellungen → E-Mail), kommt der Auslöser „Neue E-Mail im Postfach" sowie die Aktion „E-Mail aus Ihrem Postfach senden" hinzu.

Der Auslöser feuert bei jeder empfangenen Nachricht (Kopien Ihrer eigenen gesendeten E-Mails lösen ihn nicht aus). Bedingungen grenzen ihn auf das ein, was Sie interessiert: Absender enthält, E-Mail-Betreff enthält, Postfach (wenn Sie mehrere haben) und Hat Anhang.

Die Aktion sendet die Nachricht von Ihrer eigenen Adresse - nicht von einer Systemadresse - sodass sie nicht im Spam landet. Empfänger kann der Absender der E-Mail sein (die Antwort fügt sich in denselben Thread ein), Sie selbst oder eine angegebene Adresse. Im Betreff und im Text verwenden Sie die Variablen {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.nadawca_nazwa}}, {{mail.skrzynka}} und {{mail.data}}.

Beispiel: wenn eine E-Mail mit „Rechnung" im Betreff ankommt → erstelle eine Aufgabe im Arbeitsbereich Buchhaltung und antworte dem Absender „Erhalten, wir kümmern uns innerhalb von 2 Werktagen darum".

Ihre Post bleibt Ihre. Die Automatisierungsregel reagiert ausschließlich auf die Postfächer ihres Autors. Eine Automatisierung auf fremder Post lässt sich nicht bauen - auch der Administrator kann das nicht.

Beispiel: Rechnungen landen von selbst im Ordner

Aus der E-Mail:

  1. WENN: Neue E-Mail im Postfach.
  2. FALLS: Hat Anhang → ja, und dann „KI bewertet": ob der Anhang wie eine Rechnung aussieht.
  3. FÜHRE AUS: Anhänge im Ordner Faktury speichern → Benachrichtigung anzeigen „Rechnung von {{mail.nadawca}} wurde gespeichert".

Aus dem Chat oder der Aufgabe (jemand aus dem Team lädt eine Rechnung in den Thread hoch):

  1. WENN: Anhang hinzugefügt.
  2. FALLS: Autor des Ereignisses → gewählte Person, und dann „KI bewertet": die angehängte Datei ist eine Rechnung - erkennbar am Dateinamen (faktura, FV, invoice) oder am Inhalt der Nachricht.
  3. FÜHRE AUS: Anhänge im Ordner speichern → wählen Sie Moje pliki / FV → Benachrichtigung anzeigen „Datei {{plik.nazwa}} von {{wiadomosc.autor}} wurde in FV abgelegt".

Beide Automatisierungsregeln finden Sie fertig unter + → Rechnungen in Ordner (KI). Die Reihenfolge der Bedingungen ist beliebig - die KI wird ohnehin zuletzt ausgewertet, nach den günstigeren Filtern.

Ordner mit Aufteilung nach Jahr und Monat. Im Ordnerfeld erzeugt ein Schrägstrich weitere Ebenen, und die Datumsvariablen werden im Moment des Speicherns eingesetzt - geben Sie Faktury / {{rok}} / {{miesiac}} ein, und eine Datei vom 3. September landet in Faktury / 2026 / 09. Fehlende Ordner entstehen von selbst, sodass Sie sie nicht im Voraus anlegen oder am Monatsende etwas verschieben müssen. Verfügbare Datumsvariablen: {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}} (zweistellig) und {{miesiac_nazwa}} (z. B. Wrzesień).

Beispiel: Eine Anfrage aus einer E-Mail wird zur Aufgabe

  1. WENN: Neue E-Mail im Postfach.
  2. FALLS: Absender enthält → Domain des Kunden (oder Betreff enthält → Anfrage).
  3. FÜHRE AUS, der Reihe nach:
    • Aufgabe erstellen - legen Sie Arbeitsbereich, verantwortliche Person und Fälligkeitsdatum +2 Tage fest. Verwenden Sie im Betreff und in der Beschreibung die Variablen: {{mail.temat}}, {{mail.tresc}}, {{mail.nadawca}}.
    • Nachricht schreiben (oder Nachricht von der KI schreiben lassen) - landet im Thread der soeben erstellten Aufgabe. Die Variablen {{mail.*}} funktionieren weiterhin, sodass die Notiz die Anfrage zitieren oder zusammenfassen kann.
    • Anhänge im Ordner speichern - z. B. Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}}.

Die Aufgabe wird mit dem E-Mail-Thread verknüpft: In ihrem Kopfbereich erscheint eine blaue Plakette mit dem E-Mail-Betreff, und ein Klick darauf öffnet die ursprüngliche Korrespondenz. Umgekehrt funktioniert es genauso - das Thread-Menü (⋮) zeigt Verknüpft: <Aufgabe>. Zwischen Postfach und Aufgabenliste geht nichts verloren.

Die Reihenfolge der Bausteine ist entscheidend. Die Nachricht wird nur dann an die Aufgabe angehängt, wenn der Baustein Aufgabe erstellen vor ihr steht. Die E-Mail selbst ist kein Thread, in den man schreiben kann - solange es die Aufgabe noch nicht gibt, funktioniert der Baustein „Nachricht schreibt die KI" als Analyse, deren Ergebnis Sie über {{ai.odpowiedz}} weiterverwenden (z. B. für eine Notiz oder eine Benachrichtigung).

Was diese Automatisierungsregel NICHT tut: Sie liest die Frist nicht aus dem Inhalt der E-Mail (die Frist legen Sie als +N Tage ab dem Eingang fest), und sie wählt die verantwortliche Person nicht anhand des Inhalts aus - zugewiesen wird, wen Sie in der Automatisierungsregel angeben. Sollen Anfragen an verschiedene Personen gehen, erstellen Sie mehrere Automatisierungsregeln mit unterschiedlichen Bedingungen für Absender oder Betreff.

Beispiel: Kalender

Erinnerung eine Viertelstunde vor dem Termin: WENN Termin beginnt in 15 Min → FÜHRE AUS Benachrichtigung anzeigen mit dem Inhalt „{{wydarzenie.tytul}} um {{wydarzenie.godzina}}". Vorlage: + → Termin-Erinnerung.

Vorbereitung vor dem Termin: WENN Termin erstellt, FALLS Titel enthält „Audit" → FÜHRE AUS Termin im Kalender erstellen: „Unterlagen vorbereiten: {{wydarzenie.tytul}}", in 2 Std.

Termin-Variablen: {{wydarzenie.tytul}}, {{wydarzenie.data}}, {{wydarzenie.godzina}}. Datei-Variablen: {{plik.nazwa}}, {{plik.rozmiar}}. Datumsvariablen (funktionieren überall, auch im Ordnernamen): {{data}}, {{godzina}}, {{rok}}, {{miesiac}}, {{miesiac_nazwa}}. E-Mail-Variablen: {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.tresc}}. Die Variablen {{ai.odpowiedz}} (reiner Text), {{ai.odpowiedz_html}} (mit Formatierung - diese für den Inhalt einer Notiz verwenden) und {{ai.naglowek}} (erste Zeile des Berichts - ideal als Notiztitel, z. B. der Firmenname des Leads) tragen das Ergebnis des vorherigen Bausteins „Nachricht per KI schreiben" - bei einem E-Mail-Ereignis versendet dieser Baustein nichts, sondern bereitet nur die Analyse für die nachfolgenden Aktionen vor (Notiz, Benachrichtigung, E-Mail).

Limit für KI-Anfragen

Die Bedingung „KI bewertet" und die Aktion „per KI schreiben" fragen das Modell bei jedem passenden Ereignis ab, daher legt der Administrator unter Einstellungen → KI ein tägliches Limit für solche Anfragen fest (Standard 200; 0 deaktiviert das Limit). Nach Ausschöpfung des Limits werden Automatisierungsregeln mit KI an diesem Tag mit einem nachvollziehbaren Eintrag im Verlauf übersprungen - der Zähler wird um Mitternacht zurückgesetzt, und alles läuft von selbst wieder an, ohne manuelles Aktivieren.