Viditelnost některých funkcí závisí na vaší roli a oprávněních. Administrátor vidí více nastavení než uživatel.

Přihlášení

Otevřete aplikaci v prohlížeči zadáním hlavní adresy (např. https://vase-domena/) - okamžitě se zobrazí přihlašovací obrazovka (není nutné doplňovat login.php). Zadejte e-mailovou adresu a heslo a klikněte na „Přihlásit se". Pokud jste zapomněli heslo - klikněte na odkaz „Zapomněl jsem heslo" pod formulářem.

Adresy v panelu prohlížeče jsou „čisté", bez koncovky .php (např. …/app). To je normální - záložky fungují stejně.

„Zapamatovat si mě na tomto zařízení"

Pod polem hesla je zaškrtávací pole „Zapamatovat si mě na tomto zařízení". Zaškrtnuté - aplikace si toto zařízení pamatuje 30 dní a neptá se na heslo při každém vstupu. Bez něj relace vyprší po dni, což na telefonu znamená přihlašování prakticky každý den. Od verze 2.2.430 zapamatované zařízení obnovuje vypršelou relaci na pozadí, i během práce: aplikace ponechaná bez dotyku celý den funguje po návratu dál, bez přihlašovací obrazovky a bez ztráty toho, co bylo otevřené.

  • Nezaškrtávejte ho na počítači, který používá ještě někdo jiný - kdokoli, kdo si sedne k tomuto prohlížeči, se dostane na váš účet bez hesla.
  • Heslo se nikde neukládá. V prohlížeči zůstává náhodný token a na serveru pouze jeho otisk (hash).
  • Seznam zapamatovaných zařízení najdete v Profilu → Zapamatovaná zařízení: je tam vidět název zařízení, poslední použití a datum vypršení platnosti. Každé můžete odpojit zvlášť, je tam také tlačítko „Odpojit vše“. Odpojení odstraní zapamatované přihlášení.
  • Ztratili jste telefon? Změňte heslo - tím se odhlásí všechna zařízení a odpojí se na nich push oznámení.
  • Zapamatovat lze až 10 zařízení. Při jedenáctém zmizí to, které jste nejdéle nepoužili.
  • Změna hesla odpojí všechna zařízení (včetně push oznámení na nich), podobně jako reset hesla. To je záměr: pokud měníte heslo kvůli podezření na cizí přístup, stará zapamatování musí přestat fungovat společně se starým heslem.
  • Pokud aplikace zjistí, že někdo použil starou kopii zapamatování (např. zkopírovaný cookie), odpojí pouze toto jedno zařízení a zobrazí vám oznámení „Odhlásili jsme jedno ze zapamatovaných zařízení". Na něm se znovu přihlásíte heslem; ostatní zařízení fungují dál.
  • Kliknutí na „Odhlásit se" zruší zapamatování tohoto zařízení.

Administrátor může celou funkci vypnout v Nastavení → Pokročilé → Přihlašování. Vypnutí okamžitě odpojí všechna zapamatovaná zařízení ve firmě.

Uvítací okno

Po prvním přihlášení se zobrazí okno s krátkými videi z aplikace. Administrátor vidí 9 kroků: Připojte AI, Přidejte tým, Uspořádejte práci (pracovní prostory), Přidělujte úkoly, Začněte konverzaci, Pracujte rychleji s AI, Kalendář, Poznámky, Tabule. Ostatní uživatelé dostanou posledních 6 - první tři se týkají nastavení, ke kterým má přístup pouze administrátor. „Další" přejde na další krok, „Přeskočit" okno zavře; zaškrtněte „Nezobrazovat znovu", pokud se nemá objevovat při dalších přihlášeních. Vrátíte se k němu vždy z Nastavení → Profil → „Průvodce aplikací" → „Spustit průvodce aplikací znovu".

Po uvítacím okně program provede obrazovkou pomocí krátkých bublin (každá stojí u prvku, o kterém mluví; „Přeskočit“ ukončí celé provázení). Úkol, chat nebo e-mail přidáte tlačítkem „+“ v záhlaví prostředního sloupce - otevře nabídku „Vytvořit“; kdo nemá právo přidávat úkoly nebo chaty, tyto kroky nedostane.

Instalace jako aplikace do počítače

Task Manager lze nainstalovat tak, aby fungoval jako běžný program: vlastní ikona v Docku (macOS) nebo v nabídce Start / na hlavním panelu (Windows) a samostatné okno bez adresního řádku.

  • Chrome / Edge - po přihlášení klikněte na ikonu instalace na pravé straně adresního řádku (monitor se šipkou) nebo otevřete menu ⋮ → „Přenést, uložit a sdílet" → „Nainstalovat web jako aplikaci…". Potvrďte název a je hotovo.
  • Safari (macOS) - menu „Soubor" → „Přidat do Docku…".
  • Telefon - viz samostatná kapitola níže.

Instalace nestahuje žádný program a nevyžaduje administrátorská oprávnění - jde o stejnou aplikaci, pouze spuštěnou v samostatném okně. Přihlášení je sdílené s prohlížečem, takže obvykle není potřeba se přihlašovat podruhé. Pro odinstalování: otevřete aplikaci, klikněte na ⋮ → „Odinstalovat".

Instalace vyžaduje šifrované připojení (adresa začíná na https://). Pokud vaše aplikace běží na http://, možnost instalace se nezobrazí - požádejte administrátora o zapnutí SSL certifikátu.

Instalace na telefonu

Task Manager si nainstalujete na iPhone, iPad i telefon s Androidem jako běžnou aplikaci - s vlastní ikonou a oznámeními i při zavřené aplikaci. Nejjednodušší cesta: Profil → Nastavení → „Nainstalovat jako aplikaci“ - tato sekce rozpozná vaše zařízení a zobrazí kroky přesně pro něj.

Úplný postup krok za krokem (iPhone, Android, oznámení, přihlášení, řešení problémů) najdete v kapitole „Aplikace v telefonu“.

Rozhraní - tři sloupce

Aplikace je rozdělena na tři sloupce:

  • Levý sloupec - seznam pracovních prostorů. Kliknutím na název pracovního prostoru ho vyberete.
  • Prostřední sloupec - seznam úkolů a chatů vybraného pracovního prostoru. Kliknutím na položku ji otevřete v pravém sloupci.
  • Pravý sloupec - podrobnosti úkolu nebo chatu (zprávy, přílohy, popis, přiřazené osoby).

Šířku sloupců si můžete upravit. Na rozhraní prostředního a pravého sloupce je tenký pruh - najeďte na něj (kurzor se změní na šipky vlevo-vpravo) a přetáhněte ho, abyste rozšířili vlákno na úkor seznamu úkolů, nebo naopak. Zároveň se mění i šířka ukotveného kalendáře. Dvojklik na pruhu obnoví výchozí nastavení. Pruh podporuje i klávesnici: Tab na něj nastaví kurzor, šipky ←/→ mění šířku (se Shift rychleji) a Home obnoví výchozí hodnotu. Nastavení se pamatuje pro váš účet v tomto prohlížeči.

Světlý a tmavý režim. V levém sloupci, hned vedle ozubeného kola, je ikona slunce/měsíce - přepíná levý a prostřední sloupec mezi tmavým a světlým motivem (pravý sloupec s vláknem je vždy bílý). Volba se pamatuje pro váš prohlížeč. Tabule a kalendář mají vlastní přepínač motivu ve svých oknech, nezávislý na tomto - můžete mít světlý seznam a tmavou Tabuli, nebo naopak.

Motiv oken (formulářů). Okna, která se otevírají navrchu - přidání úkolu, chat, Nastavení, uživatelé, potvrzení - mají svůj vlastní, třetí přepínač: Nastavení → Profil → Vzhled → „Tmavý motiv oken". Výchozí jsou světlá. Nastavení se ukládá v tomto prohlížeči a nemá vliv na motiv sloupců ani kalendáře.

Task Manager v uspořádání tří sloupců: pracovní prostory, seznam položek, otevřené vlákno.
Tři sloupce: prostory, seznam úkolů a chatů, otevřené vlákno.

Navigace

  • Kliknutí na pracovní prostor v levém sloupci filtruje prostřední seznam.
  • Kliknutí na „Vše” (nebo ikonu „Domů”) zobrazí položky ze všech pracovních prostorů.
  • V horní části prostředního sloupce se nachází pole vyhledávání - funguje globálně a hledá v předmětu a popisu úkolů, v názvech chatů i v obsahu zpráv.
  • Ikona zobrazení v horní liště otevírá nabídku: Kalendář · Tabule · Poznámky · Soubory · Automatizace · AI asistent. Stejná nabídka je v záhlaví každého z těchto oken.

Zkratka: přepínání zobrazení klávesou G

Klávesa G přepíná postupně na další okno - jako Cmd+Tab mezi programy:

G → Kalendář → Tabule → Poznámky → Soubory → Automatizace → AI asistent → seznam → a znovu od začátku.

  • Shift+G jde opačným směrem.
  • Po plném cyklu se vrátíte do běžného zobrazení seznamu (okna se zavřou), takže stejnou klávesou do oken vstupujete i z nich vystupujete.
  • Zkratka nefunguje, když píšete (textové pole, editor) ani když je otevřené dialogové okno - aby se zobrazení nepřepnulo uprostřed práce. Pokud kurzor stojí v poli pro psaní (např. v AI asistentovi), stiskněte Esc - vrátí kurzor, aniž by zavřel okno, a G znovu přepíná. Při přepínání v cyklu okna neberou kurzor do svých polí.
  • Ctrl/Cmd+G zůstává vyhrazené prohlížeči (je to jeho funkce „najít další“).
  • Vidíte pouze ty pohledy, ke kterým máte přístup. V plánu Standard nejsou Soubory ani Automatizace a AI asistent se objeví až po nastavení AI. Pokud vám administrátor odebral Automatizace nebo AI asistenta, cyklus je také přeskočí.

Nastavení a profil

Klikněte na ikonu ozubeného kola (⚙) v levém horním rohu, čímž otevřete okno nastavení. Ve všech záložkách jsou nastavení seskupena do rozbalovacích sekcí - klikněte na nadpis sekce, abyste ji rozbalili nebo sbalili. Najdete tam tyto záložky:

  • Profil - všechna nastavení účtu v rozbalovacích sekcích: údaje uživatele, heslo, průvodce aplikací, oznámení (v aplikaci, e-mail, prohlížeč) a stav dostupnosti. Vlastní schránku pro odesílání e-mailů připojíte v záložce Pošta. Kliknutím na nadpis sekce ji rozbalíte.
  • Pokročilé (administrátor) - globální SMTP systému a licence
  • AI (administrátor) - konfigurace AI asistenta a báze znalostí
  • n8n - integrace s automatizacemi (experimentální funkce; záložka se zobrazí až poté, co ji administrátor zapne v Pokročilé → Ostatní)
  • Aktualizace (administrátor) - kontrola, stahování a instalace nových verzí aplikace
  • Nápověda - informace o programu a kompletní uživatelský manuál; viditelná pro každého uživatele. Administrátor zde má navíc kontaktní formulář (odesílá zprávu týmu aplikace Task Manager ze systémového e-mailového účtu; v předmětu lze mimo jiné zvolit „Návrh nových funkcí / změn v programu")

Správa uživatelů (pouze administrátor)

Klikněte na ikonu skupiny lidí vedle ozubeného kola a otevřete panel správy uživatelů. Můžete tam přidávat nové uživatele, měnit jim role a deaktivovat účty.