Synligheten för vissa funktioner beror på din roll och dina behörigheter. Administratören ser fler inställningar än en användare.

Inloggning

Öppna appen i webbläsaren genom att skriva in huvudadressen (t.ex. https://din-domän/) - inloggningsskärmen visas direkt (du behöver inte lägga till login.php). Ange e-postadress och lösenord och klicka på ”Logga in”. Har du glömt lösenordet - klicka på länken ”Glömt lösenord” under formuläret.

Adresserna i webbläsarens adressfält är ”rena”, utan ändelsen .php (t.ex. …/app). Det är normalt - bokmärken fungerar på samma sätt.

”Kom ihåg mig på den här enheten”

Under lösenordsfältet finns kryssrutan ”Kom ihåg mig på den här enheten”. När den är markerad kommer appen ihåg enheten i 30 dagar och ber inte om lösenord vid varje besök. Utan den går sessionen ut efter ett dygn, vilket i telefonen betyder inloggning i stort sett varje dag. Från version 2.2.430 förnyar en ihågkommen enhet en utgången session i bakgrunden, även mitt i arbetet: en app som legat i ett dygn fungerar direkt när du kommer tillbaka, utan inloggningsskärm och utan att det du hade öppet försvinner.

  • Kryssa inte i den på en dator som fler än du använder - vem som helst som sätter sig vid den webbläsaren kommer in på ditt konto utan lösenord.
  • Lösenordet sparas aldrig någonstans. I webbläsaren lagras en slumpmässig token, och på servern finns bara en hashsumma av den.
  • Listan över ihågkomna enheter hittar du under Profil → Ihågkomna enheter: där ser du enhetens namn, senaste användning och utgångsdatum. Du kan koppla bort varje enhet för sig, och det finns också en knapp ”Koppla bort alla”. Att koppla bort tar bort den sparade inloggningen.
  • Tappat telefonen? Byt lösenord - det loggar ut alla enheter och kopplar bort push-aviseringarna på dem.
  • Du kan låta appen komma ihåg upp till 10 enheter. Vid den elfte försvinner den som du inte har använt på längst tid.
  • Ett byte av lösenord kopplar bort alla enheter (tillsammans med push-aviseringarna på dem), precis som en återställning av lösenordet. Det är avsiktligt: om du byter lösenord för att du misstänker att någon annan har åtkomst måste de gamla ihågkomna enheterna sluta fungera tillsammans med det gamla lösenordet.
  • Om appen märker att någon har använt en gammal kopia av inloggningen (t.ex. en kopierad cookie) kopplar den bort just den enheten och visar aviseringen ”Vi loggade ut en av de ihågkomna enheterna”. På den loggar du in med lösenord igen; de övriga enheterna fungerar som vanligt.
  • Ett klick på ”Logga ut” raderar enhetsminnet för den enheten.

Administratören kan stänga av hela funktionen under Inställningar → Avancerat → Inloggning. Avstängningen kopplar omedelbart bort alla ihågkomna enheter i företaget.

Välkomstfönster

Efter den första inloggningen visas ett fönster med korta filmer från appen. Administratören ser 9 steg: Anslut AI, Lägg till team, Strukturera arbetet (arbetsytor), Fördela uppgifter, Starta en konversation, Arbeta snabbare med AI, Kalender, Anteckningar, Tavla. Övriga användare får de 6 sista - de tre första handlar om inställningar som bara administratören har tillgång till. ”Nästa” går vidare till nästa steg, ”Hoppa över” stänger fönstret; kryssa i ”Visa inte igen” om det inte ska visas vid nästa inloggning. Du kommer alltid tillbaka till det via Inställningar → Profil → ”Appguide” → ”Starta appguiden igen”.

Efter välkomstfönstret guidar programmet dig genom skärmen med korta pratbubblor (var och en placerad vid det element den beskriver; ”Hoppa över” avslutar hela genomgången). En uppgift, chatt eller e-post lägger du till med knappen ”+” i mittenkolumnens rubrik - den öppnar menyn ”Skapa”; den som inte har rätt att lägga till uppgifter eller chattar får inte dessa steg.

Installation som app på datorn

Task Manager kan installeras så att det fungerar som ett vanligt program: egen ikon i Dock (macOS) eller i Start-menyn / aktivitetsfältet (Windows) och ett eget fönster utan adressfält.

  • Chrome / Edge - klicka efter inloggningen på installationsikonen till höger i adressfältet (skärm med en pil) eller gå in i menyn ⋮ → ”Överföring, spara och dela” → ”Installera sidan som app…”. Bekräfta namnet, så är det klart.
  • Safari (macOS) - menyn ”Arkiv” → ”Lägg till i Dock…”.
  • Mobil - se separat avsnitt nedan.

Installationen laddar inte ner något program och kräver inga administratörsrättigheter - det är samma app, bara i ett eget fönster. Inloggningen delas med webbläsaren, så du behöver i regel inte logga in en andra gång. För att avinstallera: öppna appen, klicka på ⋮ → ”Avinstallera”.

Installationen kräver en krypterad anslutning (adressen börjar med https://). Om din app körs på http:// visas inte installationsalternativet - be administratören att aktivera ett SSL-certifikat.

Installation på mobilen

Du installerar Task Manager på iPhone, iPad och Android-telefon precis som en vanlig app - med egen ikon och aviseringar även när appen är stängd. Enklast: Profil → Inställningar → ”Installera som app” - det här avsnittet känner av din enhet och visar stegen som gäller för just den.

Den fullständiga steg-för-steg-beskrivningen (iPhone, Android, aviseringar, inloggning, felsökning) finns i kapitlet ”Appen i mobilen”.

Gränssnittet - tre kolumner

Appen är indelad i tre kolumner:

  • Vänster kolumn - lista över arbetsytor. Klicka på arbetsytans namn för att välja den.
  • Mittenkolumn - lista över uppgifter och chattar i den valda arbetsytan. Klicka på ett element för att öppna det i högerkolumnen.
  • Höger kolumn - uppgiftens eller chattens detaljer (meddelanden, bilagor, beskrivning, tilldelade personer).

Du kan anpassa kolumnbredden. Mellan mittenkolumnen och högerkolumnen finns ett smalt fält - för muspekaren över det (pekaren blir till pilar åt vänster och höger) och dra för att göra tråden bredare på bekostnad av uppgiftslistan, eller tvärtom. Samtidigt ändras även bredden på den dockade kalendern. Dubbelklick på fältet återställer standardinställningen. Fältet går även att styra med tangentbordet: Tab flyttar markören dit, piltangenterna ←/→ ändrar bredden (snabbare med Shift), och Home återställer standardvärdet. Inställningen sparas för ditt konto i den här webbläsaren.

Ljust och mörkt läge. I vänsterkolumnen, strax bredvid kugghjulet, finns en sol-/månikon - den växlar vänster- och mittenkolumnen mellan mörkt och ljust tema (högerkolumnen med tråden är alltid vit). Valet sparas för din webbläsare. Tavlan och kalendern har en egen temaväxlare i sina egna fönster, oberoende av den här - du kan ha en ljus lista och en mörk Tavla, eller tvärtom.

Tema för fönster (formulär). Fönster som öppnas ovanpå - att lägga till en uppgift, chatt, Inställningar, användare, bekräftelser - har sin egen, tredje växlare: Inställningar → Profil → Utseende → ”Mörkt tema för fönster”. Som standard är de ljusa. Inställningen sparas i den här webbläsaren och påverkar varken kolumnernas eller kalenderns tema.

Task Manager i en layout med tre kolumner: arbetsytor, en lista över poster, en öppen tråd.
Tre kolumner: arbetsytor, en lista över uppgifter och chattar, en öppen tråd.

Navigering

  • Ett klick på en arbetsyta i den vänstra kolumnen filtrerar mittlistan.
  • Ett klick på ”Alla” (eller ikonen ”Hem”) visar objekt från alla arbetsytor.
  • Högst upp i mittenkolumnen finns ett sökfält - det fungerar globalt och söker i uppgifternas ämne och beskrivning, i chattnamn samt i meddelandenas innehåll.
  • Vyikonen i det övre fältet öppnar en meny: Kalender · Tavla · Anteckningar · Filer · Automatiseringar · AI-assistent. Samma meny finns i rubriken på vart och ett av dessa fönster.

Genväg: byt vy med tangenten G

Tangenten G växlar i tur och ordning till nästa fönster - som Cmd+Tab mellan program:

G → Kalender → Tavla → Anteckningar → Filer → Automatiseringar → AI-assistent → lista → och om igen.

  • Shift+G går åt andra hållet.
  • Efter ett fullt varv är du tillbaka i den vanliga listvyn (fönstren stängs), så med samma tangent går du in i och ut ur fönstren.
  • Genvägen fungerar inte när du skriver (textfält, redigerare) eller när en dialogruta är öppen - för att inte byta vy mitt i arbetet. Om markören står i ett skrivfält (t.ex. i AI-assistenten), tryck på Esc - det lämnar markören utan att stänga fönstret, och G byter vy igen. Vid växling genom cykeln tar fönstren inte markören till sina egna fält.
  • Ctrl/Cmd+G används av webbläsaren (det är dess ”hitta nästa”).
  • Du ser bara de vyer du har åtkomst till. I planen Standard finns varken Filer eller Automatiseringar, och AI-assistenten dyker upp först efter att AI har konfigurerats. Om administratören har tagit bort din åtkomst till Automatiseringar eller AI-assistenten hoppar cykeln över dem också.

Inställningar och profil

Klicka på kugghjulsikonen (⚙) uppe till vänster för att öppna inställningsfönstret. I alla flikar är inställningarna grupperade i utfällbara sektioner - klicka på sektionens rubrik för att fälla ut eller fälla ihop den. Där hittar du flikarna:

  • Profil - alla kontoinställningar i utfällbara avsnitt: användaruppgifter, lösenord, guide till applikationen, aviseringar (i appen, e-post, webbläsare) och tillgänglighetsstatus. Du kopplar din egen inkorg för att skicka mejl under fliken E-post. Klicka på avsnittets rubrik för att fälla ut det.
  • Avancerat (administratör) - systemets globala SMTP och licens
  • AI (administratör) - konfiguration av AI-assistenten och kunskapsbasen
  • n8n - integration med automatiseringar (experimentell funktion; fliken visas först när administratören aktiverat den under Avancerat → Övrigt)
  • Uppdateringar (administratör) - sökning efter, hämtning och installation av nya versioner av appen
  • Hjälp - information om programmet och en fullständig bruksanvisning; synlig för alla användare. Administratören har här dessutom ett kontaktformulär (skickar ett meddelande till Task Manager-teamet från systemets e-postkonto; i ämnet kan man bland annat välja ”Förslag på nya funktioner / ändringar i programmet”)

Användarhantering (endast administratör)

Klicka på ikonen med en grupp människor bredvid kugghjulet för att öppna panelen för användarhantering. Där kan du lägga till nya användare, ändra deras roller och inaktivera konton.