A visibilidade de algumas funcionalidades depende da sua função e das suas permissões. O administrador vê mais definições do que um utilizador comum.

Início de sessão

Abra a aplicação no navegador, introduzindo o endereço principal (por exemplo, https://o-seu-dominio/) - o ecrã de início de sessão aparece de imediato (não é preciso acrescentar login.php). Introduza o e-mail e a palavra-passe e clique em "Iniciar sessão". Se se esqueceu da palavra-passe, clique na ligação "Esqueci-me da palavra-passe" por baixo do formulário.

Os endereços na barra do navegador são "limpos", sem a terminação .php (por exemplo, …/app). É normal - os marcadores funcionam da mesma forma.

"Memorizar-me neste dispositivo"

Por baixo do campo da palavra-passe está a caixa de verificação "Lembrar-me neste dispositivo". Marcada - a aplicação memoriza este dispositivo durante 30 dias e não pede a palavra-passe em cada entrada. Sem ela, a sessão expira ao fim de um dia, o que no telemóvel significa iniciar sessão praticamente todos os dias. Desde a versão 2.2.430, um dispositivo memorizado renova a sessão expirada em segundo plano, mesmo durante o trabalho: a aplicação deixada parada durante um dia continua a funcionar quando volta a ser usada, sem ecrã de início de sessão e sem perder o que estava aberto.

  • Não a assinale num computador utilizado também por outra pessoa - quem quer que se sente a este navegador entrará na sua conta sem palavra-passe.
  • A palavra-passe não é guardada em lado nenhum. No navegador fica um token aleatório, e no servidor apenas o seu hash.
  • Encontra a lista de dispositivos memorizados em Perfil → Dispositivos memorizados: aí vê o nome do dispositivo, a última utilização e a data de expiração. Pode desligar cada um individualmente, e existe também o botão "Desligar todos". Desligar remove o início de sessão memorizado.
  • Perdeu o telemóvel? Altere a palavra-passe - isto termina a sessão em todos os dispositivos e desativa neles as notificações push.
  • É possível memorizar até 10 dispositivos. No décimo primeiro, desaparece o que estiver há mais tempo sem ser usado.
  • A alteração da palavra-passe desliga todos os dispositivos (juntamente com as notificações push neles), tal como a reposição da palavra-passe. Isto é intencional: se alterar a palavra-passe por suspeitar de acesso de terceiros, as memorizações antigas têm de deixar de funcionar junto com a palavra-passe antiga.
  • Se a aplicação detetar que alguém usou uma cópia antiga de uma memorização (por exemplo, um cookie copiado), desliga apenas esse dispositivo e mostra-lhe a notificação "Terminámos a sessão de um dos dispositivos memorizados". Nesse dispositivo terá de iniciar sessão novamente com a palavra-passe; os restantes dispositivos continuam a funcionar.
  • Clicar em "Terminar sessão" apaga a memorização deste dispositivo.

O administrador pode desativar toda a funcionalidade em Definições → Avançado → Início de sessão. A desativação desliga de imediato todos os dispositivos memorizados na empresa.

Janela de boas-vindas

Após o primeiro início de sessão, aparece uma janela com vídeos curtos sobre a aplicação. O Administrador vê 9 passos: Ligar IA, Adicionar equipa, Organizar o trabalho (workspaces), Atribuir tarefas, Iniciar uma conversa, Trabalhar mais rápido com IA, Calendário, Notas, Quadro. Os restantes utilizadores recebem os últimos 6 - os três primeiros dizem respeito a definições às quais só o administrador tem acesso. "Seguinte" avança para o passo seguinte, "Ignorar" fecha a janela; assinale "Não mostrar mais" se não quiser que apareça nos próximos inícios de sessão. Pode voltar a ela sempre a partir de Definições → Perfil → "Guia da aplicação" → "Reiniciar o guia da aplicação".

Depois do ecrã de boas-vindas, o programa guia-o pelo ecrã com breves balões (cada um junto ao elemento a que se refere; «Ignorar» termina toda a visita guiada). Pode adicionar uma tarefa, conversa ou e-mail com o botão «+» no cabeçalho da coluna central - abre o menu «Criar»; quem não tiver permissão para adicionar tarefas ou conversas não verá estes passos.

Instalação como aplicação no computador

O Task Manager pode ser instalado para funcionar como um programa normal: ícone próprio no Dock (macOS) ou no menu Iniciar / barra de tarefas (Windows) e janela própria sem barra de endereço.

  • Chrome / Edge - depois de iniciar sessão, clique no ícone de instalação à direita da barra de endereço (um monitor com uma seta) ou abra o menu ⋮ → "Transferir, guardar e partilhar" → "Instalar o site como aplicação…". Confirme o nome e está pronto.
  • Safari (macOS) - menu "Ficheiro" → "Adicionar ao Dock…".
  • Telemóvel - veja a secção separada mais abaixo.

A instalação não transfere nenhum programa nem exige permissões de administrador - é a mesma aplicação, apenas executada numa janela separada. O início de sessão é partilhado com o navegador, pelo que normalmente não é preciso iniciar sessão uma segunda vez. Para desinstalar: abra a aplicação, clique em ⋮ → "Desinstalar".

A instalação requer uma ligação encriptada (o endereço começa por https://). Se a sua aplicação funcionar em http://, a opção de instalação não aparece - peça ao administrador para ativar o certificado SSL.

Instalação no telemóvel

Pode instalar o Task Manager no iPhone, iPad e telemóvel Android como uma aplicação normal - com ícone próprio e notificações mesmo com a aplicação fechada. O mais simples: Perfil → Definições → „Instalar como aplicação" - esta secção reconhece o seu dispositivo e mostra os passos certos para ele.

A descrição completa, passo a passo (iPhone, Android, notificações, início de sessão, resolução de problemas), está no capítulo „Aplicação no telemóvel".

Interface - três colunas

A aplicação está dividida em três colunas:

  • Coluna da esquerda - lista de workspaces (espaços de trabalho). Clique no nome de um workspace para o selecionar.
  • Coluna do meio - lista de tarefas e conversas do workspace selecionado. Clique num elemento para o abrir na coluna da direita.
  • Coluna da direita - detalhes da tarefa ou conversa (mensagens, anexos, descrição, pessoas atribuídas).

Pode ajustar a largura das colunas. Na junção entre a coluna do meio e a da direita há uma faixa fina - passe o cursor sobre ela (o cursor transforma-se em setas esquerda-direita) e arraste para alargar a conversa à custa da lista de tarefas, ou vice-versa. A largura do calendário acoplado também se altera nesse momento. Um duplo clique na faixa repõe a definição predefinida. A faixa também funciona com o teclado: Tab coloca o cursor nela, as setas ←/→ alteram a largura (mais depressa com Shift), e Home repõe o valor predefinido. A definição é memorizada para a sua conta neste navegador.

Modo claro e escuro. Na coluna da esquerda, mesmo ao lado da roda dentada, há um ícone de sol/lua - alterna a coluna da esquerda e do meio entre o tema escuro e o claro (a coluna da direita com a conversa é sempre branca). A escolha fica memorizada para o seu navegador. O Quadro e o Calendário têm o seu próprio alternador de tema nas respetivas janelas, independente deste - pode ter a lista clara e o Quadro escuro, ou vice-versa.

Tema das janelas (formulários). As janelas que abrem por cima - adicionar tarefa, conversa, Definições, utilizadores, confirmações - têm o seu próprio terceiro alternador: Definições → Perfil → Aparência → "Tema escuro das janelas". Por predefinição são claras. A definição é guardada neste navegador e não afeta o tema das colunas nem do calendário.

Task Manager em disposição de três colunas: workspaces, lista de itens, conversa aberta.
Três colunas: espaços, lista de tarefas e conversas, tópico aberto.

Navegação

  • Clicar num workspace na coluna esquerda filtra a lista central.
  • Clicar em «Tudo» (ou no ícone «Início») mostra elementos de todos os workspaces.
  • Na parte superior da coluna do meio encontra-se um campo de pesquisa - funciona globalmente e pesquisa no assunto e na descrição das tarefas, nos nomes das conversas e no conteúdo das mensagens.
  • O ícone das vistas na barra superior abre um menu: Calendário · Quadro · Notas · Ficheiros · Automatizações · Assistente de IA. O mesmo menu está no cabeçalho de cada uma destas janelas.

Atalho: alternar vistas com a tecla G

A tecla G alterna sequencialmente para a janela seguinte - como Cmd+Tab entre programas:

G → Calendário → Quadro → Notas → Ficheiros → Automações → Assistente de IA → lista → e volta ao início.

  • Shift+G vai no sentido contrário.
  • Depois de um ciclo completo volta à vista de lista normal (as janelas fecham-se), por isso a mesma tecla entra e sai das janelas.
  • O atalho não funciona enquanto escreve (campo de texto, editor) nem com uma caixa de diálogo aberta - para não mudar de vista a meio do trabalho. Se o cursor estiver num campo de escrita (por exemplo, no Assistente de IA), prima Esc - devolve o cursor sem fechar a janela, e o G volta a alternar. Ao percorrer o ciclo, as janelas não tomam o cursor para os seus campos.
  • Ctrl/Cmd+G continua a pertencer ao navegador (é a opção «Localizar seguinte»).
  • Só vê as vistas às quais tem acesso. No plano Standard não existem Ficheiros nem Automações, e o Assistente de IA só aparece depois de a IA estar configurada. Se o administrador lhe retirou o acesso às Automações ou ao Assistente de IA, o ciclo também os omite.

Definições e perfil

Clique no ícone da roda dentada (⚙) no canto superior esquerdo para abrir a janela de definições. Em todos os separadores, as definições estão agrupadas em secções expansíveis - clique no cabeçalho da secção para a expandir ou recolher. Aí encontrará os separadores:

  • Perfil - todas as definições da conta em secções expansíveis: dados do utilizador, palavra-passe, guia da aplicação, notificações (na aplicação, por e-mail, no navegador) e estado de disponibilidade. A sua própria caixa de correio para envio de e-mails é ligada no separador Correio. Clique no cabeçalho da secção para a expandir.
  • Avançado (administrador) - SMTP global do sistema e licença
  • IA (administrador) - configuração do assistente de IA e base de conhecimento
  • n8n - integração com automações (funcionalidade experimental; o separador só aparece depois de o administrador o ativar em Avançado → Outros)
  • Atualizações (administrador) - verificação, transferência e instalação de novas versões da aplicação
  • Ajuda - informações sobre o programa e manual de utilização completo; visível para todos os utilizadores. O administrador tem aqui adicionalmente um formulário de contacto (envia uma mensagem para a equipa do Task Manager a partir da conta de e-mail do sistema; no assunto é possível escolher, entre outros, "Sugestão de novas funcionalidades / alterações ao programa")

Gestão de utilizadores (apenas administrador)

Clique no ícone do grupo de pessoas junto à roda dentada para abrir o painel de gestão de utilizadores. Aí pode adicionar novos utilizadores, alterar as suas funções e desativar contas.