La visibilità di alcune funzioni dipende dal tuo ruolo e dai tuoi permessi. L'amministratore vede più impostazioni di un utente.

Accesso

Apri l'applicazione nel browser inserendo l'indirizzo principale (ad es. https://tuo-dominio/) - comparirà subito la schermata di accesso (non serve aggiungere login.php). Inserisci l'indirizzo e-mail e la password, clicca su "Accedi". Se hai dimenticato la password, clicca sul link "Password dimenticata" sotto il modulo.

Gli indirizzi nella barra del browser sono "puliti", senza l'estensione .php (ad es. …/app). È normale - i preferiti funzionano allo stesso modo.

"Ricordami su questo dispositivo"

Sotto il campo della password c'è la casella di controllo "Ricordami su questo dispositivo". Se selezionata, l'applicazione ricorda questo dispositivo per 30 giorni e non chiede la password a ogni accesso. Senza di essa la sessione scade dopo un giorno, il che sul telefono significa dover accedere praticamente ogni giorno. Dalla versione 2.2.430 un dispositivo ricordato rinnova la sessione scaduta in background, anche durante il lavoro: un'applicazione lasciata per un giorno intero continua a funzionare al ritorno, senza schermata di accesso e senza perdere ciò che era aperto.

  • Non selezionarla su un computer usato anche da qualcun altro - chiunque si sieda davanti a quel browser potrà accedere al tuo account senza password.
  • La password non viene salvata da nessuna parte. Nel browser rimane un token casuale, mentre sul server viene conservato solo il suo hash.
  • Trovi l'elenco dei dispositivi memorizzati in Profilo → Dispositivi memorizzati: vedrai il nome del dispositivo, l'ultimo utilizzo e la data di scadenza. Puoi disconnettere ciascuno singolarmente, oppure usare il pulsante "Disconnetti tutti". La disconnessione rimuove l'accesso memorizzato.
  • Hai perso il telefono? Cambia la password - questo disconnetterà tutti i dispositivi e disattiverà su di essi le notifiche push.
  • Si possono ricordare fino a 10 dispositivi. All'undicesimo scompare quello usato meno di recente.
  • Il cambio password disconnette tutti i dispositivi (insieme alle relative notifiche push), così come il reset della password. È voluto: se cambi la password perché sospetti un accesso non autorizzato, le vecchie memorizzazioni devono smettere di funzionare insieme alla vecchia password.
  • Se l'applicazione si accorge che qualcuno ha usato una vecchia copia della memorizzazione (ad esempio un cookie copiato), disconnetterà quel singolo dispositivo e ti mostrerà la notifica "Abbiamo disconnesso uno dei dispositivi ricordati". Su quel dispositivo dovrai accedere di nuovo con la password; gli altri dispositivi continueranno a funzionare normalmente.
  • Cliccando su "Esci" si elimina la memorizzazione di questo dispositivo.

L'amministratore può disattivare l'intera funzione in Impostazioni → Avanzate → Accesso. La disattivazione disconnette immediatamente tutti i dispositivi ricordati nell'azienda.

Finestra di benvenuto

Dopo il primo accesso appare una finestra con brevi video dell'applicazione. L'amministratore vede 9 passaggi: Collega l'AI, Aggiungi il team, Organizza il lavoro (spazi di lavoro), Assegna le attività, Inizia una conversazione, Lavora più velocemente con l'AI, Calendario, Note, Bacheca. Gli altri utenti ricevono gli ultimi 6 - i primi tre riguardano impostazioni accessibili solo all'amministratore. "Avanti" passa al passaggio successivo, "Salta" chiude la finestra; seleziona "Non mostrare più" se non vuoi che riappaia ai successivi accessi. Puoi tornarci sempre da Impostazioni → Profilo → "Guida all'applicazione" → "Riavvia la guida all'applicazione".

Dopo la finestra di benvenuto, il programma ti guida sullo schermo con brevi fumetti (ognuno posizionato accanto all'elemento di cui parla; "Salta" conclude l'intero tour). Aggiungi un'attività, una chat o un'email con il pulsante "+" nell'intestazione della colonna centrale - apre il menu "Crea"; chi non ha il permesso di aggiungere attività o chat non vedrà questi passaggi.

Installazione come applicazione sul computer

Task Manager può essere installato in modo che funzioni come un normale programma: icona propria nel Dock (macOS) o nel menu Start / nella barra delle applicazioni (Windows) e finestra separata senza barra degli indirizzi.

  • Chrome / Edge - dopo l'accesso clicca sull'icona di installazione sulla destra della barra degli indirizzi (un monitor con una freccia) oppure vai nel menu ⋮ → "Trasmetti, salva e condividi" → "Installa il sito come app…". Conferma il nome e hai finito.
  • Safari (macOS) - menu "File" → "Aggiungi al Dock…".
  • Telefono - vedi il capitolo dedicato più sotto.

L'installazione non scarica alcun programma e non richiede privilegi di amministratore - è la stessa applicazione, solo avviata in una finestra separata. L'accesso è condiviso con il browser, quindi di solito non serve accedere una seconda volta. Per disinstallare: apri l'applicazione, clicca su ⋮ → "Disinstalla".

L'installazione richiede una connessione cifrata (l'indirizzo inizia con https://). Se la tua applicazione funziona su http://, l'opzione di installazione non comparirà - chiedi all'amministratore di attivare il certificato SSL.

Installazione sul telefono

Task Manager si installa su iPhone, iPad e telefono Android come un'app vera e propria - con icona propria e notifiche anche ad app chiusa. Il modo più semplice: Profilo → Impostazioni → "Installa come app" - questa sezione riconosce il tuo dispositivo e mostra i passaggi adatti.

La descrizione completa passo per passo (iPhone, Android, notifiche, accesso, risoluzione dei problemi) si trova nel capitolo "App sul telefono".

Interfaccia - tre colonne

L'applicazione è divisa in tre colonne:

  • Colonna sinistra - elenco degli spazi di lavoro. Clicca sul nome di uno spazio di lavoro per selezionarlo.
  • Colonna centrale - elenco delle attività e delle chat dello spazio di lavoro selezionato. Clicca su un elemento per aprirlo nella colonna di destra.
  • Colonna destra - dettagli dell'attività o della chat (messaggi, allegati, descrizione, persone assegnate).

Puoi regolare la larghezza delle colonne. Al confine tra la colonna centrale e quella destra c'è una sottile barra - passaci sopra con il cursore (diventerà una freccia sinistra-destra) e trascinala per allargare la discussione a scapito dell'elenco delle attività, o viceversa. Cambia anche la larghezza del calendario ancorato. Il doppio clic sulla barra ripristina l'impostazione predefinita. La barra supporta anche la tastiera: Tab posiziona il cursore su di essa, le frecce ←/→ modificano la larghezza (con Shift più velocemente), e Home ripristina quella predefinita. L'impostazione viene memorizzata per il tuo account in questo browser.

Tema chiaro e scuro. Nella colonna sinistra, accanto all'icona dell'ingranaggio, si trova l'icona sole/luna - alterna la colonna sinistra e quella centrale tra tema scuro e chiaro (la colonna destra con la discussione è sempre bianca). La scelta viene memorizzata per il tuo browser. La Bacheca e il Calendario hanno un proprio selettore del tema nelle rispettive finestre, indipendente da questo - puoi avere l'elenco chiaro e la Bacheca scura, o viceversa.

Tema delle finestre (moduli). Le finestre che si aprono in primo piano - aggiunta di un'attività, chat, Impostazioni, utenti, conferme - hanno un proprio, terzo selettore: Impostazioni → Profilo → Aspetto → "Tema scuro delle finestre". Per impostazione predefinita sono chiare. L'impostazione viene salvata in questo browser e non influisce sul tema delle colonne né del calendario.

Task Manager nella disposizione a tre colonne: spazi di lavoro, elenco delle voci, discussione aperta.
Tre colonne: spazi, elenco di attività e chat, discussione aperta.

Navigazione

  • Il clic su uno spazio di lavoro nella colonna sinistra filtra l'elenco centrale.
  • Facendo clic su "Tutto" (o sull'icona "Home") vengono mostrati gli elementi di tutti gli spazi di lavoro.
  • In alto nella colonna centrale si trova il campo di ricerca - funziona a livello globale e cerca nell'oggetto e nella descrizione delle attività, nei nomi delle chat e nel contenuto dei messaggi.
  • L'icona delle viste nella barra superiore apre il menu: Calendario · Bacheca · Note · File · Automazioni · Assistente AI. Lo stesso menu è presente nell'intestazione di ciascuna di queste finestre.

Scorciatoia: cambio vista con il tasto G

Il tasto G passa in sequenza alla finestra successiva - come Cmd+Tab tra i programmi:

G → Calendario → Bacheca → Note → File → Automazioni → Assistente AI → lista → e di nuovo dall'inizio.

  • Shift+G va nella direzione opposta.
  • Dopo un ciclo completo torni alla normale vista a elenco (le finestre si chiudono), quindi con lo stesso tasto entri nelle finestre e ne esci.
  • La scorciatoia non funziona mentre stai scrivendo (campo di testo, editor) né quando è aperta una finestra di dialogo - per non cambiare vista nel mezzo del lavoro. Se il cursore è in un campo di scrittura (ad es. nell'Assistente AI), premi Esc - restituisce il cursore senza chiudere la finestra, e G torna a funzionare. Durante il ciclo di cambio, le finestre non catturano il cursore nei loro campi.
  • Ctrl/Cmd+G resta riservato al browser (è il comando «Trova successivo»).
  • Vedi solo le viste a cui hai accesso. Nel piano Standard non ci sono File né Automazioni, e l'Assistente AI compare solo dopo aver configurato l'AI. Se l'amministratore ti ha tolto Automazioni o l'Assistente AI, il ciclo li salta.

Impostazioni e profilo

Clicca sull'icona dell'ingranaggio (⚙) in alto a sinistra per aprire la finestra delle impostazioni. In tutte le schede le impostazioni sono raggruppate in sezioni espandibili - clicca sull'intestazione di una sezione per espanderla o comprimerla. Vi troverai le schede:

  • Profilo - tutte le impostazioni dell'account in sezioni a comparsa: dati utente, password, guida all'applicazione, notifiche (in app, e-mail, browser) e stato di disponibilità. Colleghi la tua casella personale per l'invio delle e-mail nella scheda Posta. Clicca sull'intestazione della sezione per espanderla.
  • Avanzate (amministratore) - SMTP globale del sistema e licenza
  • AI (amministratore) - configurazione dell'assistente AI e base di conoscenza
  • n8n - integrazione con le automazioni (funzione sperimentale; la scheda compare solo dopo che l'amministratore l'ha attivata in Avanzate → Altro)
  • Aggiornamenti (amministratore) - verifica, download e installazione delle nuove versioni dell'applicazione
  • Assistenza - informazioni sul programma e manuale d'uso completo; visibile a ogni utente. L'amministratore ha qui in più un modulo di contatto (invia un messaggio al team di Task Manager dall'account e-mail di sistema; nell'oggetto è possibile scegliere tra l'altro "Suggerimento per nuove funzionalità / modifiche al programma")

Gestione utenti (solo amministratore)

Clicca l'icona del gruppo di persone accanto all'ingranaggio per aprire il pannello di gestione degli utenti. Da lì puoi aggiungere nuovi utenti, cambiare i loro ruoli e disattivare gli account.