Die Sichtbarkeit einiger Funktionen hängt von Ihrer Rolle und Ihren Berechtigungen ab. Der Administrator sieht mehr Einstellungen als ein normaler Benutzer.

Anmeldung

Öffnen Sie die Anwendung im Browser, indem Sie die Hauptadresse eingeben (z. B. https://ihre-domain/) - der Anmeldebildschirm erscheint sofort (es ist nicht nötig, login.php anzuhängen). Geben Sie E-Mail-Adresse und Passwort ein und klicken Sie auf „Anmelden". Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben - klicken Sie auf den Link „Passwort vergessen" unter dem Formular.

Die Adressen in der Adressleiste des Browsers sind „sauber", ohne die Endung .php (z. B. …/app). Das ist normal - Lesezeichen funktionieren genauso.

„Dieses Gerät merken"

Unter dem Passwortfeld befindet sich das Kontrollkästchen „Dieses Gerät merken". Ist es aktiviert, merkt sich die App dieses Gerät für 30 Tage und fragt nicht bei jedem Zugriff nach dem Passwort. Ohne es läuft die Sitzung nach einem Tag ab, was auf dem Telefon praktisch tägliches Anmelden bedeutet. Ab Version 2.2.430 erneuert ein gemerktes Gerät eine abgelaufene Sitzung im Hintergrund, auch während der Arbeit: Eine einen Tag lang liegen gelassene App funktioniert nach der Rückkehr weiter, ohne Anmeldebildschirm und ohne Verlust dessen, was geöffnet war.

  • Aktivieren Sie es nicht auf einem Computer, den auch jemand anderes nutzt - jeder, der sich an diesen Browser setzt, gelangt ohne Passwort auf Ihr Konto.
  • Das Passwort wird nirgendwo gespeichert. Im Browser bleibt ein zufälliges Token, auf dem Server nur dessen Hash-Wert.
  • Die Liste der gespeicherten Geräte finden Sie unter Profil → Gespeicherte Geräte: dort sehen Sie den Gerätenamen, die letzte Nutzung und das Ablaufdatum. Jedes Gerät können Sie einzeln trennen, zusätzlich gibt es die Schaltfläche „Alle trennen". Das Trennen entfernt die gespeicherte Anmeldung.
  • Handy verloren? Ändern Sie Ihr Passwort - das meldet Sie auf allen Geräten ab und deaktiviert dort die Push-Benachrichtigungen.
  • Es können bis zu 10 Geräte gemerkt werden. Beim elften verschwindet das zuletzt am längsten nicht genutzte.
  • Eine Passwortänderung trennt alle Geräte (samt deren Push-Benachrichtigungen), ebenso wie ein Passwort-Reset. Das ist beabsichtigt: Wenn Sie das Passwort ändern, weil Sie einen fremden Zugriff vermuten, müssen alte Gerätespeicherungen zusammen mit dem alten Passwort unwirksam werden.
  • Wenn die App bemerkt, dass jemand eine alte Kopie der Gerätespeicherung verwendet hat (z. B. ein kopiertes Cookie), trennt sie nur dieses eine Gerät und zeigt Ihnen die Benachrichtigung „Wir haben eines der gemerkten Geräte abgemeldet". Auf diesem melden Sie sich erneut mit dem Passwort an; die übrigen Geräte funktionieren weiter.
  • Ein Klick auf „Abmelden" löscht die Merkung dieses Geräts.

Der Administrator kann die gesamte Funktion unter Einstellungen → Erweitert → Anmeldung deaktivieren. Die Deaktivierung trennt sofort alle im Unternehmen gemerkten Geräte.

Willkommensfenster

Nach der ersten Anmeldung erscheint ein Fenster mit kurzen Videos aus der Anwendung. Der Administrator sieht 9 Schritte: KI anbinden, Team hinzufügen, Arbeit organisieren (Arbeitsbereiche), Aufgaben zuweisen, Gespräch beginnen, mit KI schneller arbeiten, Kalender, Notizen, Board. Alle anderen Benutzer erhalten die letzten 6 - die ersten drei betreffen Einstellungen, auf die nur der Administrator Zugriff hat. „Weiter" führt zum nächsten Schritt, „Überspringen" schließt das Fenster; aktivieren Sie „Nicht mehr anzeigen", wenn es bei künftigen Anmeldungen nicht mehr erscheinen soll. Sie finden es jederzeit wieder unter Einstellungen → Profil → „Anwendungsleitfaden" → „Anwendungsleitfaden erneut starten".

Nach dem Begrüßungsfenster führt das Programm mit kurzen Sprechblasen über den Bildschirm (jede steht bei dem Element, über das sie spricht; „Überspringen“ beendet die gesamte Führung). Eine Aufgabe, einen Chat oder eine E-Mail fügen Sie über die Schaltfläche „+“ in der Kopfzeile der mittleren Spalte hinzu - sie öffnet das Menü „Erstellen“; wer keine Berechtigung zum Hinzufügen von Aufgaben oder Chats hat, erhält diese Schritte nicht.

Installation als Anwendung auf dem Computer

Task Manager lässt sich so installieren, dass er wie ein normales Programm funktioniert: ein eigenes Symbol im Dock (macOS) oder im Startmenü / in der Taskleiste (Windows) und ein eigenes Fenster ohne Adressleiste.

  • Chrome / Edge - klicken Sie nach der Anmeldung auf das Installationssymbol rechts in der Adressleiste (Monitor mit Pfeil) oder öffnen Sie das Menü ⋮ → „Übertragen, speichern und teilen" → „Seite als App installieren…". Bestätigen Sie den Namen und fertig.
  • Safari (macOS) - Menü „Ablage" → „Zum Dock hinzufügen…".
  • Smartphone - siehe eigenes Kapitel weiter unten.

Die Installation lädt kein Programm herunter und erfordert keine Administratorrechte - es ist dieselbe Anwendung, die lediglich in einem eigenen Fenster läuft. Die Anmeldung wird mit dem Browser geteilt, eine erneute Anmeldung ist daher meist nicht nötig. Zum Deinstallieren: Anwendung öffnen, auf ⋮ klicken → „Deinstallieren".

Die Installation erfordert eine verschlüsselte Verbindung (die Adresse beginnt mit https://). Läuft Ihre Anwendung unter http://, erscheint die Installationsoption nicht - bitten Sie den Administrator, ein SSL-Zertifikat zu aktivieren.

Installation auf dem Smartphone

Task Manager installieren Sie auf dem iPhone, iPad und Android-Smartphone wie eine gewöhnliche App - mit eigenem Symbol und Benachrichtigungen bei geschlossener App. Am einfachsten: Profil → Einstellungen → „Als App installieren“ - dieser Bereich erkennt Ihr Gerät und zeigt die passenden Schritte dafür.

Die vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung (iPhone, Android, Benachrichtigungen, Anmeldung, Problembehebung) finden Sie im Kapitel „App auf dem Smartphone“.

Oberfläche - drei Spalten

Die Anwendung ist in drei Spalten unterteilt:

  • Linke Spalte - Liste der Arbeitsbereiche. Klicken Sie auf den Namen eines Arbeitsbereichs, um ihn auszuwählen.
  • Mittlere Spalte - Liste der Aufgaben und Chats des gewählten Arbeitsbereichs. Klicken Sie auf ein Element, um es in der rechten Spalte zu öffnen.
  • Rechte Spalte - Details der Aufgabe oder des Chats (Nachrichten, Anhänge, Beschreibung, zugewiesene Personen).

Die Spaltenbreite können Sie anpassen. An der Grenze zwischen mittlerer und rechter Spalte befindet sich eine dünne Leiste - fahren Sie mit der Maus darüber (der Cursor wird zu Pfeilen nach links-rechts) und ziehen Sie, um den Thread auf Kosten der Aufgabenliste zu verbreitern oder umgekehrt. Dabei ändert sich auch die Breite des angedockten Kalenders. Ein Doppelklick auf die Leiste stellt die Standardeinstellung wieder her. Die Leiste unterstützt auch die Tastatur: Tab setzt den Cursor darauf, die Pfeiltasten ←/→ ändern die Breite (mit Shift schneller), und Home stellt die Standardbreite wieder her. Die Einstellung wird für Ihr Konto in diesem Browser gespeichert.

Heller und dunkler Modus. In der linken Spalte, direkt neben dem Zahnrad-Symbol, befindet sich ein Sonne-/Mond-Symbol - es schaltet die linke und mittlere Spalte zwischen dunklem und hellem Design um (die rechte Spalte mit dem Thread ist immer weiß). Die Auswahl wird für Ihren Browser gespeichert. Board und Kalender haben ihren eigenen Design-Umschalter in ihren jeweiligen Fenstern, unabhängig von diesem - Sie können eine helle Liste und ein dunkles Board haben oder umgekehrt.

Design der Fenster (Formulare). Fenster, die sich oben öffnen - Aufgabe hinzufügen, Chat, Einstellungen, Benutzer, Bestätigungen - haben ihren eigenen, dritten Umschalter: Einstellungen → Profil → Erscheinungsbild → „Dunkles Fenster-Design". Standardmäßig sind sie hell. Die Einstellung wird in diesem Browser gespeichert und wirkt sich nicht auf das Design der Spalten oder des Kalenders aus.

Task Manager im Drei-Spalten-Layout: Arbeitsbereiche, Liste der Elemente, geöffneter Thread.
Drei Spalten: Arbeitsbereiche, Liste der Aufgaben und Chats, geöffneter Thread.

Navigation

  • Ein Klick auf einen Arbeitsbereich in der linken Spalte filtert die mittlere Liste.
  • Ein Klick auf „Alle“ (oder das „Home“-Symbol) zeigt Elemente aus allen Arbeitsbereichen.
  • Oben in der mittleren Spalte befindet sich ein Suchfeld - es funktioniert global und sucht im Thema und in der Beschreibung von Aufgaben, in Chat-Namen sowie im Inhalt von Nachrichten.
  • Das Ansichten-Symbol in der oberen Leiste öffnet ein Menü: Kalender · Board · Notizen · Dateien · Automatisierungen · KI-Assistent. Dasselbe Menü befindet sich im Kopfbereich jedes dieser Fenster.

Shortcut: Ansichten mit der Taste G wechseln

Die Taste G schaltet der Reihe nach zum nächsten Fenster um - wie Cmd+Tab zwischen Programmen:

G → Kalender → Board → Notizen → Dateien → Automatisierungen → KI-Assistent → Liste → und von vorn.

  • Shift+G geht in die andere Richtung.
  • Nach einem vollständigen Durchlauf kehren Sie zur normalen Listenansicht zurück (die Fenster schließen sich), sodass Sie mit derselben Taste in die Fenster hinein- und wieder herauskommen.
  • Der Shortcut funktioniert nicht, während Sie schreiben (Textfeld, Editor) oder wenn ein Dialogfenster geöffnet ist - damit die Ansicht nicht mitten in der Arbeit wechselt. Steht der Cursor in einem Schreibfeld (z. B. im KI-Assistenten), drücken Sie Esc - das gibt den Cursor frei, ohne das Fenster zu schließen, und G schaltet wieder um. Beim Durchlaufen des Zyklus nehmen die Fenster den Cursor nicht in ihre eigenen Felder.
  • Ctrl/Cmd+G bleibt dem Browser vorbehalten (das ist dessen Funktion „Weitersuchen“).
  • Sie sehen nur die Ansichten, auf die Sie Zugriff haben. Im Standard-Plan gibt es weder Dateien noch Automatisierungen, und der KI-Assistent erscheint erst nach der Konfiguration der KI. Hat der Administrator Ihnen den Zugriff auf Automatisierungen oder den KI-Assistenten entzogen, überspringt der Zyklus diese ebenfalls.

Einstellungen und Profil

Klicken Sie oben links auf das Zahnrad-Symbol (⚙), um das Einstellungsfenster zu öffnen. In allen Reitern sind die Einstellungen in ausklappbaren Abschnitten gruppiert - klicken Sie auf die Überschrift eines Abschnitts, um ihn ein- oder auszuklappen. Dort finden Sie folgende Reiter:

  • Profil - alle Kontoeinstellungen in aufklappbaren Abschnitten: Benutzerdaten, Passwort, App-Guide, Benachrichtigungen (in der App, per E-Mail, im Browser) und Verfügbarkeitsstatus. Ihr eigenes Postfach für den Mailversand verbinden Sie im Reiter E-Mail. Klicken Sie auf die Überschrift eines Abschnitts, um ihn aufzuklappen.
  • Erweitert (Administrator) - globales System-SMTP und Lizenz
  • KI (Administrator) - Konfiguration des KI-Assistenten und Wissensdatenbank
  • n8n - n8n-Integration (experimentelle Funktion; der Reiter erscheint erst, nachdem der Administrator ihn unter Erweitert → Sonstiges aktiviert hat)
  • Updates (Administrator) - Prüfung, Download und Installation neuer Anwendungsversionen
  • Hilfe - Programminformationen und die vollständige Bedienungsanleitung; für jeden Benutzer sichtbar. Der Administrator hat hier zusätzlich ein Kontaktformular (sendet eine Nachricht an das Task Manager-Team vom System-E-Mail-Konto; im Betreff kann u. a. „Vorschlag für neue Funktionen / Programmänderungen" ausgewählt werden)

Benutzerverwaltung (nur Administrator)

Klicken Sie auf das Symbol mit der Personengruppe neben dem Zahnrad, um das Panel zur Benutzerverwaltung zu öffnen. Dort können Sie neue Benutzer hinzufügen, ihre Rollen ändern und Konten deaktivieren.