La visibilidad de algunas funciones depende de tu rol y tus permisos. El administrador ve más ajustes que un usuario normal.

Inicio de sesión

Abre la aplicación en el navegador escribiendo la dirección principal (por ejemplo, https://tu-dominio/) - aparecerá directamente la pantalla de inicio de sesión (no hace falta añadir login.php). Escribe el correo electrónico y la contraseña, y haz clic en «Iniciar sesión». Si has olvidado la contraseña, haz clic en el enlace «He olvidado mi contraseña» debajo del formulario.

Las direcciones en la barra del navegador son «limpias», sin la terminación .php (por ejemplo, …/app). Es normal - los marcadores funcionan igual.

«Recordarme en este dispositivo»

Debajo del campo de contraseña hay una casilla «Recordarme en este dispositivo». Marcada: la aplicación recuerda ese dispositivo durante 30 días y no pide la contraseña cada vez que entras. Sin ella, la sesión caduca al cabo de un día, lo que en el teléfono significa iniciar sesión prácticamente a diario. Desde la versión 2.2.430, un dispositivo recordado renueva la sesión caducada en segundo plano, incluso durante el uso: la aplicación dejada de lado durante un día sigue funcionando al volver, sin pantalla de inicio de sesión y sin perder lo que estaba abierto.

  • No la marques en un ordenador que utiliza alguien más - cualquiera que se siente frente a ese navegador entrará en tu cuenta sin contraseña.
  • La contraseña no se guarda en ningún sitio. En el navegador queda un token aleatorio, y en el servidor únicamente su resumen (hash).
  • Encontrarás la lista de dispositivos recordados en Perfil → Dispositivos recordados: ahí se ve el nombre del dispositivo, el último uso y la fecha de caducidad. Puedes desconectar cada uno por separado, y también hay un botón "Desconectar todos". Al desconectar se elimina el inicio de sesión recordado.
  • ¿Has perdido el teléfono? Cambia la contraseña - esto cerrará la sesión en todos los dispositivos y desactivará en ellos las notificaciones push.
  • Se pueden recordar hasta 10 dispositivos. Al llegar al undécimo, desaparece el que llevaba más tiempo sin usarse.
  • Cambiar la contraseña desconecta todos los dispositivos (junto con las notificaciones push en ellos), igual que restablecer la contraseña. Es intencionado: si cambias la contraseña porque sospechas de un acceso ajeno, los dispositivos recordados antiguos deben dejar de funcionar junto con la contraseña anterior.
  • Si la aplicación detecta que alguien ha usado una copia antigua del recuerdo del dispositivo (por ejemplo, una cookie copiada), desconectará ese único dispositivo y te mostrará la notificación «Hemos cerrado la sesión de uno de los dispositivos recordados». En él tendrás que volver a iniciar sesión con la contraseña; los demás dispositivos seguirán funcionando con normalidad.
  • Al hacer clic en «Cerrar sesión» se elimina el recuerdo de ese dispositivo.

El administrador puede desactivar toda la función en Configuración → Avanzado → Inicio de sesión. Al desactivarla se desconectan de inmediato todos los dispositivos recordados de la empresa.

Ventana de bienvenida

Tras el primer inicio de sesión aparece una ventana con breves vídeos de la aplicación. El administrador ve 9 pasos: Conectar la IA, Añadir al equipo, Organizar el trabajo (espacios de trabajo), Asignar tareas, Iniciar una conversación, Trabajar más rápido con la IA, Calendario, Notas, Tablero. El resto de usuarios reciben los 6 últimos: los tres primeros tratan sobre configuraciones a las que solo tiene acceso el administrador. «Siguiente» pasa al siguiente paso, «Omitir» cierra la ventana; marca «No volver a mostrar» si no quieres que aparezca en próximos inicios de sesión. Puedes volver a ella en cualquier momento desde Configuración → Perfil → «Guía de la aplicación» → «Reiniciar la guía de la aplicación».

Tras la ventana de bienvenida, el programa te guía por la pantalla con breves bocadillos (cada uno aparece junto al elemento del que habla; «Omitir» termina todo el recorrido). Una tarea, un chat o un correo se añaden con el botón «+» en el encabezado de la columna central - abre el menú «Crear»; quien no tenga permiso para añadir tareas o chats no verá esos pasos.

Instalación como aplicación en el ordenador

Task Manager se puede instalar para que funcione como un programa normal: icono propio en el Dock (macOS) o en el menú Inicio / en la barra de tareas (Windows) y una ventana independiente sin barra de direcciones.

  • Chrome / Edge - tras iniciar sesión, haz clic en el icono de instalación a la derecha de la barra de direcciones (un monitor con una flecha) o entra en el menú ⋮ → «Transmitir, guardar y compartir» → «Instalar el sitio como aplicación…». Confirma el nombre y listo.
  • Safari (macOS) - menú «Archivo» → «Añadir al Dock…».
  • Teléfono - consulta el apartado específico más abajo.

La instalación no descarga ningún programa y no requiere permisos de administrador - es la misma aplicación, solo que se ejecuta en una ventana independiente. El inicio de sesión se comparte con el navegador, así que normalmente no hace falta iniciar sesión de nuevo. Para desinstalarla: abre la aplicación, haz clic en ⋮ → «Desinstalar».

La instalación requiere una conexión cifrada (la dirección empieza por https://). Si tu aplicación funciona bajo http://, la opción de instalación no aparecerá - pide al administrador que active el certificado SSL.

Instalación en el teléfono

Task Manager se instala en iPhone, iPad y teléfonos Android como una aplicación normal, con su propio icono y notificaciones aunque la aplicación esté cerrada. Lo más sencillo: Perfil → Configuración → «Instalar como aplicación» - esta sección reconoce tu dispositivo y muestra los pasos adecuados para él.

La descripción completa paso a paso (iPhone, Android, notificaciones, inicio de sesión, solución de problemas) está en el capítulo «Aplicación en el móvil».

Interfaz - tres columnas

La aplicación está dividida en tres columnas:

  • Columna izquierda - lista de espacios de trabajo. Haz clic en el nombre de un espacio de trabajo para seleccionarlo.
  • Columna central - lista de tareas y chats del espacio de trabajo seleccionado. Haz clic en un elemento para abrirlo en la columna derecha.
  • Columna derecha - detalles de la tarea o del chat (mensajes, adjuntos, descripción, personas asignadas).

Puedes ajustar el ancho de las columnas. En el límite entre la columna central y la derecha hay una franja fina - pasa el cursor por encima (cambiará a flechas izquierda-derecha) y arrástrala para ampliar el hilo a costa de la lista de tareas, o al revés. También cambia entonces el ancho del calendario acoplado. Un doble clic en la franja restaura el ajuste predeterminado. La franja también admite el teclado: Tab coloca el cursor sobre ella, las flechas ←/→ cambian el ancho (con Shift más rápido), y Inicio restaura el valor predeterminado. El ajuste se guarda para tu cuenta en este navegador.

Modo claro y oscuro. En la columna izquierda, justo junto al icono de la rueda dentada, hay un icono de sol/luna que alterna la columna izquierda y la central entre el tema oscuro y el claro (la columna derecha con el hilo siempre es blanca). La elección se guarda para tu navegador. El Tablero y el Calendario tienen su propio selector de tema en sus respectivas ventanas, independiente de este - puedes tener la lista en claro y el Tablero en oscuro, o al revés.

Tema de las ventanas (formularios). Las ventanas que se abren por encima - añadir tarea, chat, Configuración, usuarios, confirmaciones - tienen su propio, tercer selector: Configuración → Perfil → Apariencia → «Tema oscuro de las ventanas». Por defecto son claras. El ajuste se guarda en este navegador y no afecta al tema de las columnas ni al del calendario.

Task Manager en formato de tres columnas: espacios de trabajo, lista de elementos, hilo abierto.
Tres columnas: espacios, lista de tareas y chats, hilo abierto.

Navegación

  • Hacer clic en un espacio de trabajo en la columna izquierda filtra la lista central.
  • Al hacer clic en «Todo» (o en el icono «Inicio») se muestran los elementos de todos los espacios de trabajo.
  • En la parte superior de la columna central hay un campo de búsqueda - funciona de forma global y busca en el título y la descripción de las tareas, en los nombres de los chats y en el contenido de los mensajes.
  • El icono de vistas en la barra superior abre un menú: Calendario · Tablero · Notas · Archivos · Automatizaciones · Asistente de IA. El mismo menú está en el encabezado de cada una de estas ventanas.

Atajo: cambiar de vista con la tecla G

La tecla G pasa sucesivamente a la siguiente ventana - como Cmd+Tab entre programas:

G → Calendario → Tablero → Notas → Archivos → Automatizaciones → Asistente de IA → lista → y vuelta a empezar.

  • Shift+G va en sentido contrario.
  • Al completar el ciclo vuelves a la vista normal de la lista (las ventanas se cierran), así que con la misma tecla entras y sales de las ventanas.
  • El atajo no funciona mientras escribes (campo de texto, editor) ni cuando hay un cuadro de diálogo abierto - para no cambiar de vista en mitad del trabajo. Si el cursor está en un campo de escritura (por ejemplo, en el Asistente de IA), pulsa Esc - libera el cursor sin cerrar la ventana, y G vuelve a funcionar. Al recorrer el ciclo, las ventanas no se llevan el cursor a sus propios campos.
  • Ctrl/Cmd+G sigue siendo un atajo del navegador (su función es «buscar el siguiente»).
  • Solo ves las vistas a las que tienes acceso. En el plan Standard no hay Archivos ni Automatizaciones, y el Asistente de IA aparece solo después de configurar la IA. Si el administrador te ha quitado el acceso a Automatizaciones o al Asistente de IA, el ciclo también los omite.

Ajustes y perfil

Haz clic en el icono de la rueda dentada (⚙) en la esquina superior izquierda para abrir la ventana de configuración. En todas las pestañas, los ajustes están agrupados en secciones desplegables - haz clic en el encabezado de una sección para desplegarla o plegarla. Encontrarás las siguientes pestañas:

  • Perfil - todos los ajustes de la cuenta en secciones desplegables: datos del usuario, contraseña, guía de la aplicación, notificaciones (en la aplicación, por correo electrónico, del navegador) y estado de disponibilidad. Conectas tu propio buzón para el envío de correos en la pestaña Correo. Haz clic en el encabezado de la sección para desplegarla.
  • Avanzado (administrador) - SMTP global del sistema y licencia
  • IA (administrador) - configuración del asistente de IA y base de conocimiento
  • n8n - integración con automatizaciones (función experimental; la pestaña aparece solo después de que el administrador la active en Avanzado → Otros)
  • Actualizaciones (administrador) - comprobación, descarga e instalación de nuevas versiones de la aplicación
  • Ayuda - información sobre el programa y el manual de uso completo; visible para todos los usuarios. Aquí, el administrador dispone además de un formulario de contacto (envía un mensaje al equipo de Task Manager desde la cuenta de correo del sistema; en el asunto se puede elegir, entre otras opciones, «Sugerencia de nuevas funciones / cambios en el programa»)

Gestión de usuarios (solo administrador)

Haz clic en el icono de grupo de personas junto al engranaje para abrir el panel de gestión de usuarios. Allí puedes añadir nuevos usuarios, cambiarles el rol y desactivar cuentas.