Osa toiminnoista näkyy roolisi ja käyttöoikeuksiesi mukaan. Ylläpitäjä näkee enemmän asetuksia kuin tavallinen käyttäjä.

Kirjautuminen

Avaa sovellus selaimessa kirjoittamalla pääosoite (esim. https://oma-verkkotunnuksesi/) - kirjautumisnäyttö avautuu heti (ei tarvitse lisätä login.php). Kirjoita sähköpostiosoite ja salasana, napsauta „Kirjaudu sisään”. Jos unohdit salasanan - napsauta lomakkeen alla olevaa linkkiä „Unohdin salasanan”.

Osoitteet selaimen osoitepalkissa ovat „puhtaita”, ilman .php-päätettä (esim. …/app). Tämä on normaalia - kirjanmerkit toimivat samalla tavalla.

„Muista minut tällä laitteella”

Salasanakentän alla on valintaruutu "Muista minut tällä laitteella". Valittuna - sovellus muistaa tämän laitteen 30 päivän ajan eikä kysy salasanaa joka kerta. Ilman sitä istunto vanhenee vuorokaudessa, mikä puhelimella tarkoittaa kirjautumista käytännössä päivittäin. Versiosta 2.2.430 lähtien muistettu laite uusii vanhentuneen istunnon taustalla, myös työn aikana: vuorokauden auki jätetty sovellus toimii palatessasi edelleen, ilman kirjautumisnäyttöä ja ilman avoinna olleiden tietojen menetystä.

  • Älä valitse tätä tietokoneella, jota käyttää myös joku muu - kuka tahansa, joka istuu tämän selaimen ääreen, pääsee tilillesi ilman salasanaa.
  • Salasanaa ei tallenneta mihinkään. Selaimeen jää satunnainen tunniste, ja palvelimelle tallennetaan vain sen tiiviste.
  • Luettelon muistetuista laitteista löydät kohdasta Profiili → Muistetut laitteet: siinä näkyy laitteen nimi, viimeisin käyttö ja vanhenemispäivä. Voit irrottaa laitteet yksitellen, ja käytössä on myös painike ”Irrota kaikki”. Irrottaminen poistaa muistetun kirjautumisen.
  • Hukkasitko puhelimesi? Vaihda salasana - se kirjaa ulos kaikki laitteet ja poistaa niistä push-ilmoitukset.
  • Muistaa voi enintään 10 laitetta. Yhdennentoista kohdalla poistuu se, jota on käytetty pisimpään sitten.
  • Salasanan vaihto irrottaa kaikki laitteet (ja niiden push-ilmoitukset), samoin salasanan nollaus. Tämä on tarkoituksellista: jos vaihdat salasanan epäiltyäsi, että joku muu on päässyt käsiksi tiliisi, vanhojen muistettujen laitteiden täytyy lakata toimimasta vanhan salasanan mukana.
  • Jos sovellus huomaa, että joku on käyttänyt vanhaa muistamisen kopiota (esim. kopioitua evästettä), se irrottaa vain kyseisen laitteen ja näyttää sinulle ilmoituksen "Kirjasimme uloskirjauksen yhdestä muistetusta laitteesta". Siinä kirjaudut sisään uudelleen salasanalla; muut laitteet toimivat edelleen normaalisti.
  • „Kirjaudu ulos” -painikkeen napsauttaminen poistaa tämän laitteen muistamisen.

Pääkäyttäjä voi poistaa koko toiminnon käytöstä kohdassa Asetukset → Lisäasetukset → Kirjautuminen. Poistaminen käytöstä irrottaa heti kaikki yrityksen muistetut laitteet.

Tervetuloikkuna

Ensimmäisen kirjautumisen jälkeen avautuu ikkuna, jossa on lyhyitä videoita sovelluksesta. Pääkäyttäjä näkee 9 vaihetta: Yhdistä AI, Lisää tiimi, Järjestä työ (työtilat), Jaa tehtäviä, Aloita keskustelu, Toimi nopeammin AI:n avulla, Kalenteri, Muistiinpanot, Taulu. Muut käyttäjät näkevät kuusi viimeistä - kolme ensimmäistä koskevat asetuksia, joihin vain pääkäyttäjällä on pääsy. „Seuraava” siirtyy seuraavaan vaiheeseen, „Ohita” sulkee ikkunan; valitse „Älä näytä enää”, jos et halua sen ilmestyvän seuraavilla kirjautumiskerroilla. Pääset siihen aina takaisin kohdasta Asetukset → Profiili → „Sovellusopas” → „Käynnistä sovellusopas uudelleen”.

Tervetuloikkunan jälkeen ohjelma opastaa näytöllä lyhyin puhekuplin (jokainen on sen elementin vieressä, josta se kertoo; „Ohita” lopettaa koko opastuksen). Tehtävän, keskustelun tai sähköpostin lisäät keskisarakkeen otsikossa olevalla „+”-painikkeella - se avaa „Luo”-valikon; käyttäjä, jolla ei ole oikeutta lisätä tehtäviä tai keskusteluja, ei saa näitä vaiheita.

Asennus tietokonesovelluksena

Task Managerin voi asentaa niin, että se toimii kuin tavallinen ohjelma: oma kuvake Dockissa (macOS) tai Käynnistä-valikossa / tehtäväpalkissa (Windows) sekä erillinen ikkuna ilman osoitepalkkia.

  • Chrome / Edge - kirjauduttuasi napsauta asennuskuvaketta osoitepalkin oikealla puolella (näyttö, jossa nuoli) tai avaa valikko ⋮ → „Lähetä, tallenna ja jaa” → „Asenna sivusto sovelluksena…”. Vahvista nimi ja valmista.
  • Safari (macOS) - valikko „Tiedosto” → „Lisää Dockiin…”.
  • Puhelin - katso erillinen luku alla.

Asennus ei lataa mitään ohjelmaa eikä vaadi pääkäyttäjän oikeuksia - kyseessä on sama sovellus, joka vain avautuu omaan ikkunaansa. Kirjautuminen on yhteinen selaimen kanssa, joten toista kirjautumista ei yleensä tarvita. Poistaaksesi asennuksen: avaa sovellus, napsauta ⋮ → „Poista asennus”.

Asennus edellyttää salattua yhteyttä (osoite alkaa muodolla https://). Jos sovelluksesi toimii osoitteessa, joka alkaa http://, asennusvaihtoehto ei näy - pyydä pääkäyttäjää ottamaan käyttöön SSL-varmenne.

Asennus puhelimeen

Task Managerin voit asentaa iPhoneen, iPadiin ja Android-puhelimeen kuin tavallisen sovelluksen - omalla kuvakkeella ja ilmoituksilla myös silloin, kun sovellus on suljettu. Helpoiten: Profiili → Asetukset → ”Asenna sovelluksena” - tämä osio tunnistaa laitteesi ja näyttää juuri sille sopivat vaiheet.

Täydellinen vaihe vaiheelta -ohje (iPhone, Android, ilmoitukset, kirjautuminen, vianmääritys) löytyy luvusta ”Sovellus puhelimessa”.

Käyttöliittymä - kolme saraketta

Sovellus on jaettu kolmeen sarakkeeseen:

  • Vasen sarake - työtilojen luettelo. Napsauta työtilan nimeä valitaksesi sen.
  • Keskimmäinen sarake - valitun työtilan tehtävien ja keskustelujen luettelo. Napsauta kohdetta avataksesi sen oikeassa sarakkeessa.
  • Oikea sarake - tehtävän tai keskustelun tiedot (viestit, liitteet, kuvaus, vastuuhenkilöt).

Sarakkeiden leveyttä voi säätää. Keskimmäisen ja oikean sarakkeen rajalla on ohut palkki - vie kursori sen päälle (kursori muuttuu vasen-oikea-nuoleksi) ja vedä, jolloin voit leventää viestiketjua tehtävälistan kustannuksella tai toisinpäin. Samalla muuttuu myös telakoidun kalenterin leveys. Kaksoisnapsautus palkissa palauttaa oletusasetuksen. Palkkia voi käyttää myös näppäimistöllä: Tab siirtää kursorin sen päälle, nuolinäppäimet ←/→ muuttavat leveyttä (nopeammin Shift-näppäimen kanssa), ja Home palauttaa oletusleveyden. Asetus muistetaan tilillesi tässä selaimessa.

Vaalea ja tumma tila. Vasemmassa sarakkeessa, heti hammasrattaan vieressä, on aurinko/kuu-kuvake - se vaihtaa vasemman ja keskimmäisen sarakkeen tumman ja vaalean teeman välillä (oikea sarake viestiketjuineen on aina valkoinen). Valinta muistetaan selaimellesi. Taululla ja kalenterilla on oma teemakytkimensä omissa ikkunoissaan, tästä riippumatta - voit siis pitää vaalean listan ja tumman Taulun tai päinvastoin.

Ikkunoiden (lomakkeiden) teema. Ikkunoilla, jotka avautuvat päällimmäisiksi - tehtävän lisäys, keskustelu, Asetukset, käyttäjät, vahvistukset - on oma, kolmas kytkimensä: Asetukset → Profiili → Ulkoasu → „Tumma ikkunateema”. Oletuksena ne ovat vaaleita. Asetus tallentuu tähän selaimeen eikä vaikuta sarakkeiden tai kalenterin teemaan.

Task Manager kolmen sarakkeen näkymässä: työtilat, kohdelista, avoin viestiketju.
Kolme saraketta: työtilat, tehtävä- ja keskustelulista, avoin viestiketju.

Navigointi

  • Työtilan napsautus vasemmassa sarakkeessa suodattaa keskisarakkeen luetteloa.
  • ”Kaikki”-painikkeen (tai ”Koti”-kuvakkeen) klikkaaminen näyttää kohteet kaikista työtiloista.
  • Keskimmäisen sarakkeen yläosassa on hakukenttä - se toimii globaalisti ja etsii tehtävien aiheesta ja kuvauksesta, keskustelujen nimistä sekä viestien sisällöstä.
  • Näkymien kuvake yläpalkissa avaa valikon: Kalenteri · Taulu · Muistiinpanot · Tiedostot · Automaatiot · AI-avustaja. Sama valikko on jokaisen näistä ikkunoista otsikossa.

Pikanäppäin: näkymien vaihto G-näppäimellä

G-näppäin vaihtaa peräkkäin seuraavaan ikkunaan - kuten Cmd+Tab ohjelmien välillä:

G → Kalenteri → Taulu → Muistiinpanot → Tiedostot → Automaatiot → AI-avustaja → lista → ja alusta.

  • Shift+G kulkee toiseen suuntaan.
  • Täyden kierroksen jälkeen palaat tavalliseen luettelonäkymään (ikkunat sulkeutuvat), joten samalla näppäimellä sekä avaat että suljet ikkunat.
  • Pikanäppäin ei toimi kirjoittaessasi (tekstikenttä, editori) eikä silloin, kun valintaikkuna on auki - jotta näkymä ei vaihdu kesken työn. Jos kohdistin on kirjoituskentässä (esim. AI-avustajassa), paina Esc - se vapauttaa kohdistimen sulkematta ikkunaa, ja G toimii taas. Kiertäessä syklissä ikkunat eivät vie kohdistinta omiin kenttiinsä.
  • Ctrl/Cmd+G jää selaimelle (sen ”Etsi seuraava” -toiminto).
  • Näet vain ne näkymät, joihin sinulla on pääsy. Standard-paketissa ei ole Tiedostoja eikä Automaatioita, ja AI-avustaja ilmestyy vasta, kun AI on määritetty. Jos pääkäyttäjä on poistanut sinulta oikeuden Automaatioihin tai AI-avustajaan, kierto ohittaa myös ne.

Asetukset ja profiili

Napsauta hammasratas-kuvaketta (⚙) vasemmassa yläkulmassa avataksesi asetusikkunan. Kaikissa välilehdissä asetukset on ryhmitelty laajennettaviin osioihin - napsauta osion otsikkoa laajentaaksesi tai supistaaksesi sen. Löydät sieltä seuraavat välilehdet:

  • Profiili - kaikki tilin asetukset avattavissa osioissa: käyttäjätiedot, salasana, sovellusopas, ilmoitukset (sovelluksessa, sähköpostitse, selaimessa) ja saatavuustila. Oman postilaatikon sähköpostien lähetystä varten yhdistät välilehdellä Sähköposti. Avaa osio napsauttamalla sen otsikkoa.
  • Lisäasetukset (pääkäyttäjä) - järjestelmän yleinen SMTP ja lisenssi
  • AI (pääkäyttäjä) - AI-avustajan määritykset ja tietopankki
  • n8n - integraatio automaatioihin (kokeellinen toiminto; välilehti tulee näkyviin vasta, kun pääkäyttäjä on ottanut sen käyttöön kohdassa Lisäasetukset → Muut)
  • Päivitykset (pääkäyttäjä) - sovelluksen uusien versioiden tarkistus, lataus ja asennus
  • Ohje - tietoa ohjelmasta ja täydellinen käyttöohje; näkyy kaikille käyttäjille. Pääkäyttäjällä on täällä lisäksi yhteydenottolomake (lähettää viestin Task Manager -tiimille järjestelmän sähköpostitililtä; aiheeksi voi valita muun muassa „Ehdotus uusista ominaisuuksista / muutoksista ohjelmaan”)

Käyttäjien hallinta (vain ylläpitäjälle)

Napsauta ihmisryhmän kuvaketta hammasrattaan vieressä avataksesi käyttäjänhallintapaneelin. Voit siellä lisätä uusia käyttäjiä, muuttaa heidän roolejaan ja poistaa tilejä käytöstä.