Soubory jsou sdílený disk aplikace. Otevřete je ikonou zobrazení (čtverečky) v horní liště - stejné menu, ve kterém jsou Kalendář, Tabule, Poznámky, Automatizace a AI asistent. Okno vypadá a chová se jako ostatní: sdílené světlé/tmavé téma, dokování u sloupců, zapamatované rozložení.

Jak je to uspořádané

  • Dokumenty - váš soukromý prostor, mimo pracovní prostory.
  • Složky pracovních prostorů - každý pracovní prostor má svou složku; uvnitř si můžete vytvářet vlastní podsložky. Jsou tam vidět i sekce Úkoly a Chaty: každý úkol a chat pracovního prostoru má automaticky vlastní složku pod svým názvem (i když je zatím prázdná). Složky entit mají jinou ikonu než běžné složky a nelze je smazat ani přesunout - existují, dokud existuje vlákno. Trefí se do nich každá příloha z vlákna - včetně souborů posílaných ve zprávách a obrázků vložených do obsahu (kresba z okna Nakreslit, vložený snímek obrazovky, obrázek vložený ikonou). Kresby poznáte podle názvu rysunek-data.png, vložené obrázky podle obraz-data.png. Takový soubor nepřesunete (je označen „z vlákna"; jde o živý náhled, ne kopii) - ale můžete ho stáhnout, přidat do Oblíbených a zkopírovat přes „Kopírovat do…" - do Dokumentů, do libovolného pracovního prostoru nebo do vlastní složky. Můžete také nahrát soubor přímo do složky úkolu/chatu - takový soubor pak vidí všichni účastníci daného úkolu/chatu (stáhnou ho a zkopírují si ho, ale smazat nebo přejmenovat ho může jen vlastník). Smazání přílohy z vlákna zmizí i ze složky (jde o jeden a tentýž soubor).
  • Poznámky připnuté ke složkám - v liště každého místa (Dokumenty, složka pracovního prostoru, vlastní podsložka) je ikona listu („Poznámka"): vytvoří novou poznámku připnutou k tomuto místu a hned vás přepne do okna Poznámek s otevřenou poznámkou. Připnutá poznámka se zobrazuje na tomto místě v sekci Poznámky; kliknutím ji otevřete v okně Poznámek. Pokud poznámku někomu sdílíte, uvidí ji i v Souborech (na stejném místě, pokud k němu má přístup - např. ve společném pracovním prostoru). Poznámku lze připnout také ke složce úkolu nebo chatu - jenže v tomto případě se zakládá z okna Poznámek (větev úkolu/chatu ve stromu), protože v liště složky vlákna ikona listu není. Taková poznámka tím nezačne být sdílená: ve složce vlákna ji vidí vlastník a lidé, kterým byla sdílena - na rozdíl od souboru nahraného do téže složky, který vidí všichni účastníci. Poznámka má zde stejné menu pod třemi tečkami jako soubor: „Otevřít v Poznámkách" a u vašich vlastních poznámek i „Přesunout do…" a „Smazat (do koše)". Vlastní poznámku můžete také jednoduše přetáhnout na složku (nebo na pracovní prostor, úkol, chat či „Dokumenty") - stejně jako soubor. Poznámku, kterou vám sdílel někdo jiný, odtud nepřesunete; pokud k ní máte právo úpravy, uděláte to v okně Poznámek.
  • Sdíleno se mnou - vše, co s vámi sdíleli ostatní.
  • Koš - smazané soubory a složky; odtud je lze obnovit nebo trvale smazat.

Nejdůležitější pravidlo: soubor je soukromý. To, že nahrajete soubor do složky pracovního prostoru, NEZNAMENÁ, že ho uvidí tým - složka slouží jen k uspořádání a určuje, komu lze soubor vůbec nasdílet. Chcete zpřístupnit soubor celému týmu najednou? V okně sdílení najdete řádek „Celý pracovní prostor“. Jedinou výjimkou jsou složky úkolů a chatů - soubor nahraný přímo tam je automaticky viditelný účastníkům vlákna (právě proto se tam nahrává).

Modul Soubory v aplikaci Task Manager: strom míst a dlaždice souborů.
Strom míst vlevo, obsah složky vpravo - u každého souboru velikost a zdrojový prostor.

Každodenní práce

  • Akce místa jsou ikony v pravé části lišty složky (název se zobrazí po najetí myší): šipka nahoru - nahrát soubory, plus - nová složka, list papíru - nová poznámka připnutá k tomuto místu.
  • Nahrávání: ikona nahrávání nebo přetáhněte soubory z počítače nad otevřenou složku.
  • Dvě zobrazení: ikony (dlaždice, obrázky s náhledem) nebo seznam - přepínač v liště složky, volba se zapamatuje.
  • Řazení (ikona šipek na liště): název, naposledy přidané, naposledy změněné, velikost, typ. Uspořádá všechny sekce zobrazení (Složky, Soubory, Úkoly, Chaty, Poznámky); tam, kde velikost není k dispozici, řadí „Velikost“ podle počtu souborů. Hledat (lupa) filtruje aktuální složku.
  • Menu ⋮ u souboru: Stáhnout, Přidat do Oblíbených, Kopírovat, Kopírovat do…, Sdílet, Přejmenovat, Přesunout do…, Smazat (do koše). Přílohy z vláken mají Stáhnout, Přidat do Oblíbených, Kopírovat a Kopírovat do… - chybí jim pouze Sdílet, Přejmenovat, Přesunout do… a Smazat, protože jsou součástí konverzace v úkolu/chatu.
  • Kopírovat + Vložit: „Kopírovat“ uloží soubor do schránky a v cílové složce se na liště objeví tlačítko Vložit.
  • Přetahování: soubor z počítače pustíte na pozadí složky nebo přímo na dlaždici/řádek složky (i ve stromu). Vlastní soubor přetažený na složku se přesune, příloha z vlákna se zkopíruje.
  • Na telefonu a tabletu: přidržte soubor prstem chvíli, dokud se dlaždice mírně nezmenší, a přesuňte ho - nad prstem se objeví malá bublina s názvem a složka pod prstem se zvýrazní rámečkem. Pusťte na složku, pracovní prostor nebo na název složky výše v cestě nad seznamem. Rychlý pohyb bez přidržení posouvá seznam. Menu ⋮ je na telefonu zobrazeno stále a „Přesunout do…" ukazuje místa postupně - vstoupíte do složky a klepnete na „Vybrat toto místo".
  • Oblíbené: hvězdička v menu ⋮; zobrazení Oblíbené ve stromu shromažďuje soubory z celé aplikace s popiskem, odkud pocházejí.
  • Smazání přesune soubor do Koše - nic nezmizí hned. V Koši: Obnovit (soubor se vrátí na své místo) nebo Trvale smazat. Po 30 dnech se Koš vyprázdní sám.

Náhled souboru

Klikněte na soubor a na místě obsahu složky se otevře náhled:

  • obrázky a PDF se zobrazují přímo,
  • video (MP4, M4V, MOV, WebM, OGV) se přehrává v okně - s posunem, hlasitostí a celou obrazovkou; video se nenačítá celé, dotahuje se jen sledovaná část,
  • tabulky (CSV, XLSX, XLS, ODS) - jako tabulka: sloupce, záhlaví z prvního řádku a čísla řádků; soubor s více listy má záložky s jejich názvy a široký list se posouvá do stran. CSV z českého Excelu (středník, diakritika) se otevře správně. Náhled zobrazuje hodnoty (data a výsledky vzorců) bez barev a formátování, u velkého souboru pak prvních 500 řádků s informací, kolik řádků má celý soubor,
  • textové soubory (TXT, Markdown, kód) - jako text,
  • DOCX má textový náhled (pouze obsah; úplné rozvržení uvidíte po stažení),
  • ostatní formáty zobrazí kartu s informací a tlačítkem ke stažení. Platí to i pro video v kontejnerech, které prohlížeče nepřehrávají (AVI, MKV, WMV, FLV) - takový soubor je nutné stáhnout a otevřít v přehrávači v počítači.

Podrobnosti o souboru (typ, velikost, vlastník, data, umístění, komu byl nasdílen) najdete pod tlačítkem Informace na liště - v širokém okně je panel viditelný hned, v ukotveném náhledu zabírá celé okno a podrobnosti rozbalíte tlačítkem. Vedle něj jsou tlačítka Zpět (návrat do složky - funguje také klávesa Esc), Stáhnout a Nasdílet. Vedle tlačítka „Zpět“ jsou také šipky ‹ › - přecházejí na předchozí a následující soubor ve stejné složce, aniž byste se museli vracet do seznamu (vedle vidíte pořadí souboru, například „3 / 8“). Totéž umožňují klávesy ← a →. Na telefonu šipky nejsou - místo na liště je tam potřeba pro název souboru. U PDF je navíc tlačítko „Na nové kartě“ - otevře dokument na samostatné kartě prohlížeče (hodí se, když ho prohlížeč nechce zobrazit v okně aplikace). Náhled funguje stejně i u souborů „z vlákna“ - v poli Umístění pak uvidíte úkol nebo chat, ze kterého příloha pochází - a také u příloh z pošty (Umístění: předmět zprávy).

Pokud se některá příloha ze schránky nechtěla otevřít (prázdný, bílý náhled), zkuste to znovu po aktualizaci: aplikace takové poškozené kopie rozpozná a sama je opraví při prvním otevření - soubor pak změní velikost na správnou.

Číslo u složky říká, kolik souborů je uvnitř včetně podsložek, takže adresář s dokumenty skrytými hlouběji už nevypadá prázdný.

Obsah složky se obnovuje sám. Když se díváte na složku a na pozadí v ní přibude soubor (automatizace uložila přílohu, někdo vám ho sdílel), objeví se bez opuštění a opětovného vstupu - kontrola probíhá každých půl minuty a hned po návratu na kartu prohlížeče. Obnovování se pozastaví po dobu otevřeného menu, náhledu souboru a psaní do textového pole, aby nic neuteklo zpod kurzoru.

Sdílení

Přístup spravuje výhradně vlastník souboru. Dvě role:

  • Pouze náhled - stažení a použití jako přílohy,
  • Může upravovat - navíc přejmenování.

Okruh osob závisí na umístění souboru: soubor z Dokumentů můžete sdílet s kýmkoli, s kým sdílíte jakýkoli pracovní prostor; soubor ze složky pracovního prostoru - jen členům tohoto pracovního prostoru; soubor ze složky úkolu/chatu - jen osobám s přístupem k tomuto objektu.

Přílohy ze Souborů v celé aplikaci

Všude tam, kde je sponka (nový úkol, zpráva ve vlákně, úprava zprávy, chat s AI asistentem), kliknutí otevře malé menu: Z počítače (jako dosud) nebo Z aplikace Soubory - seznam vašich souborů, souborů sdílených s vámi a příloh z vašich úkolů a chatů (s popiskem, odkud pocházejí). Díky tomu můžete přiložit soubor z jednoho úkolu ke zprávě v jiném. Vybraný soubor se přiloží jako běžná příloha.

Sponka v záhlaví vlákna (vedle avatarů) otevře okno Soubory rovnou na složce tohoto úkolu/chatu - s náhledem, podrobnostmi a přetahováním.

Je tu i rychlejší způsob: ukotvěte okno Souborů (ikona ukotvení na liště) vedle otevřeného úkolu nebo chatu a přetáhněte soubor přímo do vlákna - objeví se překryvná zpráva „Přetažením přiložíte“ a soubor se přesune na lištu příloh a odešle s vaší další zprávou.

Soubory jako znalosti AI asistenta

Ve zdrojích znalostí vlákna asistenta (tlačítko zdrojů v okně Asistenta) najdete:

  • Všechny mé Soubory - obecný rozsah,
  • sekci Soubory - složky - vyberete konkrétní složku,
  • jednotlivé soubory přes vyhledávání zdrojů.

Asistent čte textovou vrstvu souborů (TXT, CSV, DOCX, XLSX, PDF). Formáty bez textu (např. obrázky, archivy) popisuje podle názvu a metadat.

Limity místa (administrátor)

V Nastavení → Pokročilé → Soubory a místo vidí administrátor, kolik zabírá celá aplikace, modul Soubory a zbytek (přílohy vláken, databáze, avatary, exporty) a tabulku podle uživatele. Tam se také nastavuje limit GB pro Soubory pro každou osobu (např. 1,5; prázdné pole = bez omezení). Limit se počítá včetně Koše a kontroluje se před nahráním - nejrychlejší způsob, jak získat místo zpět, je vyprázdnit Koš.

Bezpečnost

Soubory a přílohy jsou dostupné výhradně osobám s odpovídajícím přístupem - stahují se přes aplikaci, která kontroluje oprávnění. Soubor nelze stáhnout jen podle znalosti jeho adresy: přímý přístup do adresáře se soubory je zablokovaný. Názvy souborů na disku jsou náhodné a spojení jde přes HTTPS na cílovém hostingu.

Přikládání ze Souborů ve zprávách a Poště

Kliknutím na kancelářskou sponku v editoru zprávy (nebo v editoru Pošty) a výběrem možnosti Z aplikace Soubory otevřete prohlížeč složek se stejnou strukturou jako v zobrazení Soubory: Dokumenty, pracovní prostory, „Sdílené se mnou“. Můžete procházet složky, vracet se šipkou v záhlaví a vybrat soubor z konkrétního umístění. Na začátku je vidět také sekce Poslední s pěti naposledy použitými soubory - je to nejrychlejší cesta, když přikládáte něco, na čem právě pracujete.