Ficheiros é o disco partilhado da aplicação. Abre-se através do ícone de vistas (quadrados) na barra superior - o mesmo menu onde estão o Calendário, o Quadro, as Notas, as Automações e o Assistente de IA. A janela tem o mesmo aspeto e comportamento das restantes: tema claro/escuro partilhado, encaixe junto às colunas, disposição memorizada.

Como está organizado

  • Documentos - o seu espaço privado, fora dos workspaces.
  • Pastas dos workspaces - cada workspace tem a sua pasta; dentro dela pode criar as suas próprias subpastas. Também aí encontra as secções Tarefas e Conversas: cada tarefa e conversa do workspace tem automaticamente a sua própria pasta com o seu nome (mesmo quando ainda está vazia). As pastas de entidades têm um ícone diferente das pastas normais e não podem ser eliminadas nem movidas - existem enquanto existir o tópico. Nelas entra cada anexo do tópico - incluindo os ficheiros enviados nas mensagens e as imagens inseridas no texto (desenho da janela Desenhar, captura de ecrã colada, imagem inserida pelo ícone). Reconhece os desenhos pelo nome rysunek-data.png e as imagens coladas por obraz-data.png. Este tipo de ficheiro não se move (está marcado como „do tópico"; é uma vista em direto, não uma cópia) - mas pode descarregá-lo, adicioná-lo aos Favoritos ou copiá-lo para os Documentos. Também pode enviar um ficheiro diretamente para a pasta da tarefa/conversa - esse ficheiro fica então visível para todos os participantes dessa tarefa/conversa (podem descarregá-lo e copiá-lo para si, mas só o proprietário pode eliminá-lo ou mudar-lhe o nome). Eliminar o anexo do tópico também o remove da pasta (é um único e o mesmo ficheiro).
  • Notas fixadas a pastas - na barra de cada local (Documentos, pasta do workspace, subpasta própria) há um ícone de folha („Nota"): cria uma nova nota fixada a esse local e leva-o de imediato para a janela de Notas com a nota aberta. A nota fixada aparece nesse local na secção Notas; clicar nela abre-a na janela de Notas. Se partilhar a nota com alguém, essa pessoa também a verá em Ficheiros (no mesmo local, desde que tenha acesso a ele - por exemplo, num workspace partilhado).
  • Partilhado comigo - tudo o que outros lhe partilharam.
  • Lixo - ficheiros e pastas eliminados; a partir daqui podem ser restaurados ou eliminados definitivamente.

Regra mais importante: o ficheiro é privado. O facto de enviar um ficheiro para a pasta de um workspace NÃO o torna visível para a equipa - a pasta serve apenas para organizar e decidir a quem o ficheiro pode ser partilhado. Quer dar acesso a toda a equipa de uma vez? Na janela de partilha há a linha „Todo o workspace". A única exceção são as pastas de tarefas e conversas - um ficheiro enviado diretamente para lá é, por natureza, visível para os participantes do tópico (é para isso que se envia).

Trabalho diário

  • As ações do local são ícones na parte direita da barra da pasta (o nome aparece ao passar o cursor): seta para cima - enviar ficheiros, mais - nova pasta, folha - nova nota fixada a esse local.
  • Envio: ícone de envio ou arraste os ficheiros do computador para cima da pasta aberta.
  • Duas vistas: ícones (blocos, imagens com miniatura) ou lista - alternador na barra da pasta, a escolha fica memorizada.
  • Ordenação (ícone de setas na barra): nome, adicionado recentemente, alterado recentemente, tamanho, tipo. Organiza todas as secções da vista (Pastas, Ficheiros, Tarefas, Conversas, Notas); onde não há tamanho, „Tamanho" ordena pelo número de ficheiros. Pesquisar (lupa) filtra a pasta atual.
  • Menu ⋮ junto ao ficheiro: Descarregar, Adicionar aos Favoritos, Copiar, Copiar para…, Partilhar, Mudar o nome, Mover para…, Eliminar (para o Lixo). Os anexos de tópicos têm Descarregar/Favoritos/Copiar - não podem ser eliminados nem movidos, porque fazem parte da conversa da tarefa/conversa.
  • Copiar + Colar: „Copiar" guarda o ficheiro na área de transferência e, na pasta de destino, aparece o botão Colar na barra.
  • Arrastar: pode largar um ficheiro do computador sobre o fundo da pasta ou diretamente sobre o bloco/linha de uma pasta (também na árvore). Um ficheiro próprio arrastado para uma pasta move-se; um anexo de tópico copia-se.
  • Favoritos: estrela no menu ⋮; a vista Favoritos na árvore reúne ficheiros de toda a aplicação com a indicação da sua origem.
  • A eliminação move para o Lixo - nada desaparece de imediato. No Lixo: Restaurar (o ficheiro volta ao seu lugar) ou Eliminar definitivamente. Ao fim de 30 dias, o Lixo limpa-se sozinho.

Pré-visualização do ficheiro

Clique no ficheiro e abre-se a pré-visualização no lugar do conteúdo da pasta:

  • imagens e PDF são apresentados diretamente,
  • vídeo (MP4, M4V, MOV, WebM, OGV) reproduz-se na janela - com avanço, volume e ecrã inteiro; o vídeo não é carregado por completo, só é carregado o trecho a que assiste,
  • ficheiros de texto (TXT, CSV, Markdown, código) - como texto,
  • DOCX e XLSX têm pré-visualização de texto (apenas o conteúdo; o layout completo vê-se ao descarregar),
  • os restantes formatos mostram um cartão com informação e um botão de descarga. Isto aplica-se também a vídeos em contentores que os navegadores não reproduzem (AVI, MKV, WMV, FLV) - esse ficheiro tem de ser descarregado e aberto num leitor no computador.

Os detalhes do ficheiro (tipo, tamanho, proprietário, datas, localização, a quem foi partilhado) estão escondidos sob o botão Informações na barra - numa janela larga o painel é visível de imediato, numa janela encaixada a pré-visualização ocupa tudo e os detalhes expandem-se com o botão. Ao lado: Voltar (regresso à pasta - também funciona a tecla Esc), Descarregar e Partilhar. Junto a „Voltar" há também as setas ‹ › - passam para o ficheiro anterior e seguinte na mesma pasta, sem voltar à lista (ao lado vê-se a posição do ficheiro, por exemplo „3 / 8"). O mesmo fazem as teclas ← e →. No telemóvel não há setas - aí o espaço na barra é necessário para o nome do ficheiro. Num PDF surge também „Em novo separador" - abre o documento num separador próprio do navegador (útil quando o navegador não o mostra dentro da janela da aplicação). A pré-visualização funciona da mesma forma para ficheiros „do tópico" - no campo Localização verá então a tarefa ou conversa de onde vem o anexo - e para anexos de e-mail (Localização: assunto da mensagem).

Se algum anexo da caixa de correio não se abriu (pré-visualização vazia, em branco), tente novamente após uma atualização: a aplicação reconhece essas cópias danificadas e repara-as automaticamente na primeira abertura - o ficheiro passa então a ter o tamanho correto.

O número junto à pasta indica quantos ficheiros estão dentro, incluindo subpastas, por isso uma pasta com documentos escondidos mais fundo já não parece vazia.

O conteúdo da pasta atualiza-se sozinho. Quando está a ver uma pasta e, em segundo plano, surge nela um ficheiro (uma automação guardou um anexo, alguém partilhou-o consigo), ele aparece sem sair e voltar a entrar - a verificação ocorre a cada meio minuto e logo após regressar ao separador do navegador. A atualização suspende-se enquanto houver um menu aberto, uma pré-visualização de ficheiro ou escrita num campo de texto, para nada escapar debaixo do cursor.

Partilhar

O acesso é gerido exclusivamente pelo proprietário do ficheiro. Duas funções:

  • Apenas pré-visualização - descarga e utilização como anexo,
  • Pode editar - adicionalmente, mudar o nome.

O círculo de pessoas depende do local do ficheiro: um ficheiro em Documentos pode ser partilhado com qualquer pessoa com quem partilhe algum workspace; um ficheiro na pasta de um workspace - apenas com os membros desse workspace; um ficheiro na pasta de uma tarefa/conversa - apenas com pessoas com acesso a essa entidade.

Anexos de Ficheiros em toda a aplicação

Em qualquer lugar onde haja um clipe (nova tarefa, mensagem num tópico, edição de mensagem, chat do Assistente de IA), ao clicar abre-se um pequeno menu: Do computador (como até agora) ou Da aplicação Ficheiros - a lista dos seus ficheiros, dos que lhe foram partilhados e dos anexos das suas tarefas e conversas (com a indicação da sua origem). Assim, pode anexar um ficheiro de uma tarefa a uma mensagem noutra. O ficheiro escolhido anexa-se como um anexo normal.

O clipe no cabeçalho do tópico (junto aos avatares) abre a janela de Ficheiros diretamente na pasta dessa tarefa/conversa - com pré-visualização, detalhes e possibilidade de arrastar.

Há também um caminho mais rápido: encaixe a janela de Ficheiros (ícone de encaixe na barra) junto de uma tarefa ou conversa aberta e arraste o ficheiro diretamente para o tópico - surge uma sobreposição „Largar para anexar" e o ficheiro entra na barra de anexos, saindo com a sua próxima mensagem.

Ficheiros como conhecimento do Assistente de IA

Nas fontes de conhecimento do tópico do assistente (botão de fontes na janela do Assistente) encontra:

  • Todos os meus Ficheiros - âmbito geral,
  • a secção Ficheiros - pastas - indica uma pasta concreta,
  • ficheiros individuais através da pesquisa de fontes.

O Assistente lê a camada de texto dos ficheiros (TXT, CSV, DOCX, XLSX, PDF). Formatos sem texto (por exemplo, imagens, arquivos) são descritos pelo nome e metadados.

Limites de espaço (administrador)

Em Definições → Avançado → Ficheiros e espaço, o administrador vê quanto ocupa toda a aplicação, o módulo Ficheiros e o resto (anexos de tópicos, base de dados, avatares, exportações), além de uma tabela por utilizador. Aí também se define o limite de GB para Ficheiros de cada pessoa (por exemplo, 1,5; campo vazio = sem limite). O limite conta em conjunto com o Lixo e é verificado antes do envio - a forma mais rápida de recuperar espaço é esvaziar o Lixo.

Segurança

Os ficheiros e anexos estão disponíveis exclusivamente para quem tem o acesso adequado - são descarregados através da aplicação, que verifica as permissões. Não é possível descarregar um ficheiro apenas conhecendo o seu endereço: o acesso direto ao diretório com os ficheiros está bloqueado. Os nomes dos ficheiros no disco são aleatórios e a ligação é feita por HTTPS no alojamento de destino.

Anexar a partir de Ficheiros em mensagens e no Correio

Ao clicar no clipe no editor de mensagens (ou no composer do Correio) e escolher Da aplicação Ficheiros, obtém um navegador de pastas - a mesma estrutura da vista Ficheiros: Documentos, workspaces, „Partilhado comigo". Entra nas pastas, volta atrás com a seta no cabeçalho e escolhe um ficheiro de um local concreto. No início vê-se também a secção Recentes com os cinco ficheiros usados mais recentemente - é o caminho mais rápido quando anexa algo em que está a trabalhar.