Ficheiros é o disco partilhado da aplicação. Abre-se através do ícone de vistas (quadrados) na barra superior - o mesmo menu onde estão o Calendário, o Quadro, as Notas, as Automações e o Assistente de IA. A janela tem o mesmo aspeto e comportamento das restantes: tema claro/escuro partilhado, encaixe junto às colunas, disposição memorizada.

Como está organizado

  • Documentos - o seu espaço privado, fora dos workspaces.
  • Pastas dos workspaces - cada workspace tem a sua pasta; dentro pode criar as suas próprias subpastas. Aí encontra também as secções Tarefas e Conversas: cada tarefa e conversa do workspace tem automaticamente a sua própria pasta com o respetivo nome (mesmo quando ainda está vazia). As pastas de entidades têm um ícone diferente das pastas normais e não podem ser eliminadas nem movidas - existem enquanto existir a conversa. Para lá vai cada anexo da conversa - incluindo ficheiros enviados em mensagens e imagens incorporadas no conteúdo (desenho feito na janela Desenhar, captura de ecrã colada, imagem inserida através do ícone). Reconhece os desenhos pelo nome rysunek-data.png e as imagens coladas por obraz-data.png. Esse tipo de ficheiro não pode ser movido (está marcado como "da conversa"; é uma vista em direto, não uma cópia) - mas pode descarregá-lo, adicioná-lo aos Favoritos e copiá-lo através de "Copiar para..." - para Documentos, para qualquer workspace ou para a sua própria pasta. Também pode carregar um ficheiro diretamente para a pasta da tarefa/conversa - esse ficheiro fica visível a todos os participantes dessa tarefa/conversa (podem descarregá-lo e copiá-lo, mas só o proprietário pode eliminá-lo ou mudar-lhe o nome). Ao eliminar o anexo da conversa, este desaparece também da pasta (é o mesmo e único ficheiro).
  • Notas fixadas em pastas - na barra de cada local (Documentos, pasta de um workspace, subpasta própria) há um ícone de folha ("Nota"): cria uma nova nota fixada a esse local e leva-o imediatamente para a janela de Notas com a nota aberta. A nota fixada aparece nesse local na secção Notas; ao clicar, abre-a na janela de Notas. Se partilhar a nota com alguém, essa pessoa também a verá em Ficheiros (no mesmo local, desde que tenha acesso a ele - por exemplo, num workspace partilhado). Também é possível fixar uma nota a uma pasta de tarefa ou de conversa - só que nesse caso ela é criada a partir da janela de Notas (ramo da tarefa/conversa na árvore), porque na barra da pasta da conversa não existe o ícone de folha. Isso não torna a nota partilhada: na pasta da conversa vê-a o proprietário e as pessoas com quem foi partilhada - ao contrário de um ficheiro carregado para a mesma pasta, que é visível a todos os participantes. Aqui a nota tem o mesmo menu de três pontos que um ficheiro: "Abrir em Notas" e, para as suas próprias notas, também "Mover para..." e "Eliminar (para o Lixo)". Também pode simplesmente arrastar a sua própria nota para uma pasta (ou para um workspace, tarefa, conversa ou "Documentos") - tal como um ficheiro. Uma nota que lhe foi partilhada por outra pessoa não pode ser movida a partir daqui; se tiver permissão de edição, pode fazê-lo na janela de Notas.
  • Partilhado comigo - tudo o que outros lhe partilharam.
  • Lixo - ficheiros e pastas eliminados; a partir daqui podem ser restaurados ou eliminados definitivamente.

A regra mais importante: o ficheiro é privado. Carregar um ficheiro para a pasta de um espaço de trabalho NÃO o torna visível para a equipa - a pasta serve apenas para organizar os ficheiros e determinar com quem os pode partilhar. Quer dar acesso a toda a equipa de uma só vez? Na janela de partilha, existe a opção «Todo o espaço de trabalho». A única exceção são as pastas de tarefas e chats - por definição, um ficheiro carregado diretamente para aí fica visível para os participantes da conversa (é para isso que se carrega para essas pastas).

Módulo Ficheiros no Task Manager: árvore de locais e cartões de ficheiros.
Árvore de locais à esquerda, conteúdo da pasta à direita - cada ficheiro com o tamanho e o espaço de origem.

Trabalho diário

  • As ações do local são ícones na parte direita da barra da pasta (o nome aparece ao passar o cursor): seta para cima - enviar ficheiros, mais - nova pasta, folha - nova nota fixada a esse local.
  • Envio: ícone de envio ou arraste os ficheiros do computador para cima da pasta aberta.
  • Duas vistas: ícones (blocos, imagens com miniatura) ou lista - alternador na barra da pasta, a escolha fica memorizada.
  • Ordenar (ícone de setas na barra): por nome, data de adição, data da última alteração, tamanho ou tipo. Ordena todas as secções da vista (Pastas, Ficheiros, Tarefas, Chats, Notas); onde não há tamanhos, «Tamanho» ordena pelo número de ficheiros. Pesquisar (lupa) filtra a pasta atual.
  • Menu ⋮ junto ao ficheiro: Descarregar, Adicionar aos Favoritos, Copiar, Copiar para..., Partilhar, Mudar o nome, Mover para..., Eliminar (para o Lixo). Os anexos das conversas têm Descarregar, Adicionar aos Favoritos, Copiar e Copiar para... - faltam-lhes apenas Partilhar, Mudar o nome, Mover para... e Eliminar, porque fazem parte da conversa na tarefa/conversa.
  • Copiar + Colar: «Copiar» coloca o ficheiro na área de transferência e, na pasta de destino, aparece o botão Colar na barra.
  • Arrastar: pode largar um ficheiro do computador sobre o fundo da pasta ou diretamente sobre o bloco/linha de uma pasta (também na árvore). Um ficheiro próprio arrastado para uma pasta move-se; um anexo de tópico copia-se.
  • No telemóvel e no tablet: mantenha o dedo sobre o ficheiro durante um momento, até o cartão encolher ligeiramente, e arraste - por cima do dedo aparece um pequeno rótulo com o nome, e a pasta por baixo do dedo fica destacada com um contorno. Largue sobre a pasta, o workspace ou o nome da pasta mais acima no caminho sobre a lista. Um movimento rápido sem manter premido faz deslocar a lista. O menu ⋮ está sempre visível no telemóvel, e "Mover para..." mostra os locais um a um - entra na pasta e toca em "Escolher este local".
  • Favoritos: estrela no menu ⋮; a vista Favoritos na árvore reúne ficheiros de toda a aplicação com a indicação da sua origem.
  • A eliminação move para o Lixo - nada desaparece de imediato. No Lixo: Restaurar (o ficheiro volta ao seu lugar) ou Eliminar definitivamente. Ao fim de 30 dias, o Lixo limpa-se sozinho.

Pré-visualização do ficheiro

Clique no ficheiro e abre-se a pré-visualização no lugar do conteúdo da pasta:

  • imagens e PDF são apresentados diretamente,
  • vídeo (MP4, M4V, MOV, WebM, OGV) reproduz-se na janela - com avanço, volume e ecrã inteiro; o vídeo não é carregado por completo, só é carregado o trecho a que assiste,
  • folhas de cálculo (CSV, XLSX, XLS, ODS) - como tabela: colunas, cabeçalho a partir da primeira linha e números de linha; um ficheiro com várias folhas tem separadores com os respetivos nomes, e uma folha larga desliza lateralmente. O CSV exportado do Excel em português (ponto e vírgula, caracteres acentuados) abre corretamente. A pré-visualização mostra valores (datas e resultados de fórmulas) sem cores nem formatação e, num ficheiro grande, as primeiras 500 linhas com indicação de quantas tem o ficheiro completo,
  • ficheiros de texto (TXT, Markdown, código) - como texto,
  • DOCX tem pré-visualização de texto (apenas o conteúdo; o layout completo vê-se depois de transferir),
  • os restantes formatos mostram um cartão com informação e um botão de descarga. Isto aplica-se também a vídeos em contentores que os navegadores não reproduzem (AVI, MKV, WMV, FLV) - esse ficheiro tem de ser descarregado e aberto num leitor no computador.

Os detalhes do ficheiro (tipo, tamanho, proprietário, datas, localização, pessoas com quem foi partilhado) encontram-se no botão Informações da barra - numa janela larga, o painel está visível desde o início; na pré-visualização ancorada, ocupa o ecrã todo e pode abrir os detalhes através do botão. Ao lado: Voltar (regressa à pasta - também funciona com Esc), Transferir e Partilhar. Junto a «Voltar» há também setas ‹ › - permitem passar para o ficheiro anterior e seguinte na mesma pasta sem voltar à lista (ao lado, pode ver a posição do ficheiro, por exemplo, «3 / 8»). As teclas ← e → fazem o mesmo. No telemóvel, não há setas - o espaço na barra é necessário para o nome do ficheiro. Para ficheiros PDF, existe também a opção «Abrir num novo separador» - abre o documento num separador separado do navegador (útil quando o navegador não o consegue mostrar na janela da aplicação). A pré-visualização funciona da mesma forma para ficheiros «da conversa» - no campo Localização, verá a tarefa ou o chat de onde vem o anexo - e para anexos de e-mail (Localização: assunto da mensagem).

Se algum anexo da caixa de correio não se abriu (pré-visualização vazia, em branco), tente novamente após uma atualização: a aplicação reconhece essas cópias danificadas e repara-as automaticamente na primeira abertura - o ficheiro passa então a ter o tamanho correto.

O número junto à pasta indica quantos ficheiros estão dentro, incluindo subpastas, por isso uma pasta com documentos escondidos mais fundo já não parece vazia.

O conteúdo da pasta atualiza-se sozinho. Quando está a ver uma pasta e, em segundo plano, surge nela um ficheiro (uma automação guardou um anexo, alguém partilhou-o consigo), ele aparece sem sair e voltar a entrar - a verificação ocorre a cada meio minuto e logo após regressar ao separador do navegador. A atualização suspende-se enquanto houver um menu aberto, uma pré-visualização de ficheiro ou escrita num campo de texto, para nada escapar debaixo do cursor.

Partilhar

O acesso é gerido exclusivamente pelo proprietário do ficheiro. Duas funções:

  • Apenas pré-visualização - descarga e utilização como anexo,
  • Pode editar - adicionalmente, mudar o nome.

O círculo de pessoas depende do local do ficheiro: um ficheiro em Documentos pode ser partilhado com qualquer pessoa com quem partilhe algum workspace; um ficheiro na pasta de um workspace - apenas com os membros desse workspace; um ficheiro na pasta de uma tarefa/conversa - apenas com pessoas com acesso a essa entidade.

Anexos de Ficheiros em toda a aplicação

Em qualquer lugar onde haja um clipe (nova tarefa, mensagem num tópico, edição de mensagem, chat do Assistente de IA), ao clicar abre-se um pequeno menu: Do computador (como até agora) ou Da aplicação Ficheiros - a lista dos seus ficheiros, dos que lhe foram partilhados e dos anexos das suas tarefas e conversas (com a indicação da sua origem). Assim, pode anexar um ficheiro de uma tarefa a uma mensagem noutra. O ficheiro escolhido anexa-se como um anexo normal.

O clipe no cabeçalho do tópico (junto aos avatares) abre a janela de Ficheiros diretamente na pasta dessa tarefa/conversa - com pré-visualização, detalhes e possibilidade de arrastar.

Há também uma forma mais rápida: ancore a janela Ficheiros (ícone de ancoragem na barra) junto a uma tarefa ou chat aberto e arraste o ficheiro diretamente para a conversa - aparecerá a indicação «Largue para anexar» e o ficheiro será adicionado à barra de anexos e enviado com a sua próxima mensagem.

Ficheiros como conhecimento do Assistente de IA

Nas fontes de conhecimento do tópico do assistente (botão de fontes na janela do Assistente) encontra:

  • Todos os meus Ficheiros - âmbito geral,
  • a secção Ficheiros - pastas - indica uma pasta concreta,
  • ficheiros individuais através da pesquisa de fontes.

O Assistente lê a camada de texto dos ficheiros (TXT, CSV, DOCX, XLSX, PDF). Formatos sem texto (por exemplo, imagens, arquivos) são descritos pelo nome e metadados.

Limites de espaço (administrador)

Em Definições → Avançado → Ficheiros e espaço, o administrador vê quanto ocupa toda a aplicação, o módulo Ficheiros e o resto (anexos de tópicos, base de dados, avatares, exportações), além de uma tabela por utilizador. Aí também se define o limite de GB para Ficheiros de cada pessoa (por exemplo, 1,5; campo vazio = sem limite). O limite conta em conjunto com o Lixo e é verificado antes do envio - a forma mais rápida de recuperar espaço é esvaziar o Lixo.

Segurança

Os ficheiros e anexos estão disponíveis exclusivamente para quem tem o acesso adequado - são descarregados através da aplicação, que verifica as permissões. Não é possível descarregar um ficheiro apenas conhecendo o seu endereço: o acesso direto ao diretório com os ficheiros está bloqueado. Os nomes dos ficheiros no disco são aleatórios e a ligação é feita por HTTPS no alojamento de destino.

Anexar a partir de Ficheiros em mensagens e no Correio

Ao clicar no clipe no editor de mensagens (ou no compositor de E-mail) e selecionar Da aplicação Ficheiros, abre-se um navegador de pastas - com a mesma estrutura da vista Ficheiros: Documentos, espaços de trabalho, «Partilhado comigo». Pode entrar nas pastas, voltar através da seta no cabeçalho e escolher um ficheiro numa localização específica. No início, também verá a secção Recentes, com os cinco ficheiros utilizados mais recentemente - é a forma mais rápida de anexar algo em que está a trabalhar.