Tiedostot on sovelluksen yhteinen levy. Avaat sen näkymien kuvakkeesta (neliöt) yläpalkista - samasta valikosta löytyvät myös Kalenteri, Taulu, Muistiinpanot, Automaatiot ja AI-avustaja. Ikkuna näyttää ja käyttäytyy kuten muutkin: yhteinen vaalea/tumma teema, telakointi sarakkeiden viereen, muistissa säilyvä asettelu.

Miten se on järjestetty

  • Dokumentit - oma yksityinen tilasi, työtilojen ulkopuolella.
  • Työtilojen kansiot - jokaisella työtilalla on oma kansionsa; sen sisään voit luoda omia alikansioita. Siellä näkyvät myös osiot Tehtävät ja Keskustelut: jokaisella työtilan tehtävällä ja keskustelulla on automaattisesti oma kansionsa omalla nimellään (myös silloin, kun se on vielä tyhjä). Kohteiden kansioilla on eri kuvake kuin tavallisilla kansioilla, eikä niitä voi poistaa tai siirtää - ne säilyvät niin kauan kuin viestiketju on olemassa. Niihin päätyy jokainen liite viestiketjusta - myös viesteissä lähetetyt tiedostot sekä sisältöön upotetut kuvat (piirros Piirrä-ikkunasta, liitetty kuvakaappaus, kuvakkeella lisätty kuva). Piirrokset tunnistat nimestä rysunek-data.png, liitetyt kuvat nimestä obraz-data.png. Tällaista tiedostoa ei voi siirtää (se on merkitty ”viestiketjusta”; kyse on reaaliaikaisesta näkymästä, ei kopiosta) - mutta voit ladata sen, lisätä sen Suosikkeihin tai kopioida sen Dokumentteihin. Voit myös ladata tiedoston suoraan tehtävän/keskustelun kansioon - tällöin tiedoston näkevät kaikki kyseisen tehtävän/keskustelun osallistujat (he voivat ladata sen ja kopioida itselleen, mutta poistaa tai nimetä uudelleen voi vain omistaja). Liitteen poistaminen viestiketjusta poistaa sen myös kansiosta (kyse on samasta tiedostosta).
  • Kansioihin kiinnitetyt muistiinpanot - jokaisen paikan (Dokumentit, työtilan kansio, oma alikansio) palkissa on lapun (”Muistiinpano”) kuvake: se luo uuden muistiinpanon, joka on kiinnitetty tähän paikkaan, ja siirtää sinut heti Muistiinpanot-ikkunaan avattuna. Kiinnitetty muistiinpano näkyy tässä paikassa osiossa Muistiinpanot; napsautus avaa sen Muistiinpanot-ikkunassa. Jos jaat muistiinpanon jollekulle, hän näkee sen myös Tiedostoissa (samassa paikassa, kunhan hänellä on sinne pääsy - esim. yhteisessä työtilassa).
  • Jaettu minulle - kaikki, mitä muut ovat jakaneet sinulle.
  • Roskakori - poistetut tiedostot ja kansiot; täältä ne voi palauttaa tai poistaa pysyvästi.

Tärkein sääntö: tiedosto on yksityinen. Tiedoston lataaminen työtilan kansioon EI näytä sitä tiimille - kansio vain järjestää asiat ja määrittää, kenelle tiedoston voi ylipäätään jakaa. Haluatko antaa pääsyn koko tiimille yhdellä kertaa? Jakoikkunassa on rivi ”Koko työtila”. Ainoa poikkeus ovat tehtävien ja keskustelujen kansiot - suoraan sinne ladattu tiedosto on lähtökohtaisesti näkyvissä viestiketjun osallistujille (juuri siksi se sinne ladataan).

Päivittäinen työ

  • Paikan toiminnot ovat kuvakkeita kansiopalkin oikeassa reunassa (nimi näkyy viemällä hiiren päälle): ylöspäin osoittava nuoli - lataa tiedostoja, plus - uusi kansio, lappu - uusi tähän paikkaan kiinnitetty muistiinpano.
  • Lataaminen: latauskuvake tai vedä tiedostot tietokoneelta avoimen kansion päälle.
  • Kaksi näkymää: kuvakkeet (laatat, kuvat pienoiskuvineen) tai luettelo - vaihtaja kansiopalkissa, valinta jää muistiin.
  • Lajittelu (nuolikuvake palkissa): nimi, viimeksi lisätty, viimeksi muutettu, koko, tyyppi. Järjestää kaikki näkymän osiot (Kansiot, Tiedostot, Tehtävät, Keskustelut, Muistiinpanot); siellä, missä kokoa ei ole, ”Koko” lajittelee tiedostojen määrän mukaan. Haku (suurennuslasi) suodattaa nykyistä kansiota.
  • Tiedoston ⋮-valikossa: Lataa, Lisää Suosikkeihin, Kopioi, Kopioi kohteeseen…, Jaa, Nimeä uudelleen, Siirrä kohteeseen…, Poista (Roskakoriin). Viestiketjujen liitteissä on Lataa/Suosikki/Kopioi - niitä ei voi poistaa eikä siirtää, koska ne ovat osa tehtävän/keskustelun keskustelua.
  • Kopioi + Liitä: ”Kopioi” tallentaa tiedoston leikepöydälle, ja kohdekansion palkkiin ilmestyy Liitä-painike.
  • Vetäminen: tietokoneelta tulevan tiedoston voit pudottaa kansion taustalle tai suoraan kansion laatalle/riville (myös puurakenteessa). Oma tiedosto, joka vedetään kansioon, siirtyy; viestiketjun liite - kopioituu.
  • Suosikit: tähti ⋮-valikossa; Suosikit-näkymä puurakenteessa kerää tiedostot koko sovelluksesta merkittynä, mistä ne ovat peräisin.
  • Poistaminen siirtää tiedoston Roskakoriin - mikään ei katoa heti. Roskakorissa: Palauta (tiedosto palaa paikalleen) tai Poista pysyvästi. 30 päivän jälkeen Roskakori tyhjenee itsestään.

Tiedoston esikatselu

Napsauta tiedostoa, niin esikatselu avautuu kansion sisällön paikalle:

  • kuvat ja PDF näkyvät suoraan,
  • video (MP4, M4V, MOV, WebM, OGV) toistuu ikkunassa - kelauksella, äänenvoimakkuudella ja koko näytön tilalla; videota ei ladata kokonaan, vaan vain katsottava kohta ladataan tarpeen mukaan,
  • tekstitiedostot (TXT, CSV, Markdown, koodi) - tekstinä,
  • DOCX ja XLSX saavat tekstiesikatselun (pelkkä sisältö; täyden asettelun näet ladattuasi tiedoston),
  • muut muodot näyttävät kortin, jossa on tietoja ja latauspainike. Tämä koskee myös videoita säiliömuodoissa, joita selaimet eivät toista (AVI, MKV, WMV, FLV) - tällainen tiedosto pitää ladata ja avata tietokoneen mediasoittimella.

Tiedoston tiedot (tyyppi, koko, omistaja, päivämäärät, sijainti, kenelle jaettu) löytyvät palkin Tiedot-painikkeen takaa - leveässä ikkunassa paneeli näkyy heti, telakoidussa esikatselu vie koko tilan ja tiedot avataan painikkeella. Vieressä: Takaisin (paluu kansioon - toimii myös Esc), Lataa ja Jaa. ”Takaisin”-painikkeen vieressä ovat myös nuolet ‹ › - ne siirtävät edelliseen ja seuraavaan tiedostoon samassa kansiossa palaamatta luetteloon (vieressä näkyy, kuinka mones tiedosto on kyseessä, esim. ”3/8”). Saman tekevät näppäimet ← ja →. Puhelimessa nuolia ei ole - siellä palkin tila tarvitaan tiedoston nimelle. PDF-tiedostoissa on lisäksi ”Uuteen välilehteen” - se avaa dokumentin selaimen erillisessä välilehdessä (hyödyllistä, kun selain ei näytä sitä sovelluksen ikkunassa). Esikatselu toimii samalla tavalla ”viestiketjun” tiedostoille - Sijainti-kentässä näet silloin tehtävän tai keskustelun, josta liite on peräisin - sekä sähköpostin liitteille (Sijainti: viestin aihe).

Jos jokin sähköpostitilin liite ei avautunut (tyhjä, valkoinen esikatselu), yritä uudelleen päivityksen jälkeen: sovellus tunnistaa tällaiset vialliset kopiot ja korjaa ne itse ensimmäisellä avauskerralla - tiedoston koko muuttuu silloin oikeaksi.

Kansion vieressä oleva luku kertoo, kuinka monta tiedostoa on sisällä yhdessä alikansioiden kanssa, joten syvemmälle piilotettuja dokumentteja sisältävä kansio ei enää näytä tyhjältä.

Kansion sisältö päivittyy itsestään. Kun katsot kansiota ja siihen ilmestyy taustalla uusi tiedosto (automaatio tallensi liitteen, joku jakoi sen sinulle), se näkyy ilman kansiosta poistumista ja siihen palaamista - tarkistus tehdään puolen minuutin välein ja heti selainvälilehdelle palattaessa. Päivitys keskeytyy avoimen valikon, tiedoston esikatselun ja tekstikenttään kirjoittamisen ajaksi, jotta mikään ei katoa kursorin alta.

Jakaminen

Pääsyä hallinnoi ainoastaan tiedoston omistaja. Kaksi roolia:

  • Vain katselu - lataaminen ja käyttö liitteenä,
  • Voi muokata - lisäksi nimen muuttaminen.

Se, kenelle voit jakaa, riippuu tiedoston sijainnista: Dokumentit-kansion tiedoston voit jakaa kenelle tahansa, jonka kanssa jaat minkä tahansa työtilan; työtilan kansion tiedoston - vain kyseisen työtilan jäsenille; tehtävän/keskustelun kansion tiedoston - vain henkilöille, joilla on pääsy kyseiseen kohteeseen.

Tiedostojen liitteet koko sovelluksessa

Kaikkialla, missä on paperiliitin (uusi tehtävä, viesti viestiketjussa, viestin muokkaus, AI-avustajan keskustelu), napsautus avaa pienen valikon: Tietokoneelta (kuten ennenkin) tai Tiedostot-sovelluksesta - luettelo omista tiedostoistasi, sinulle jaetuista sekä tehtäviesi ja keskustelujesi liitteistä (merkittynä, mistä ne ovat peräisin). Näin voit liittää yhden tehtävän tiedoston toisen viestiin. Valittu tiedosto liitetään kuten tavallinen liite.

Viestiketjun otsikon paperiliitin (avatarien vieressä) avaa Tiedostot-ikkunan suoraan kyseisen tehtävän/keskustelun kansioon - esikatselulla, tiedoilla ja vetämismahdollisuudella.

On myös nopeampi tapa: telakoi Tiedostot-ikkuna (telakointikuvake palkissa) avoimen tehtävän tai keskustelun viereen ja vedä tiedosto suoraan viestiketjuun - näkyviin tulee kerros ”Pudota liittääksesi”, ja tiedosto siirtyy liitepalkkiin ja lähtee seuraavan viestisi mukana.

Tiedostot AI-avustajan tietolähteenä

Avustajan viestiketjun tietolähteistä (lähteiden painike Avustaja-ikkunassa) löydät:

  • Kaikki omat tiedostoni - yleinen laajuus,
  • osion Tiedostot - kansiot - osoitat tietyn kansion,
  • yksittäiset tiedostot lähteiden haun kautta.

Avustaja lukee tiedostojen tekstisisällön (TXT, CSV, DOCX, XLSX, PDF). Muodot, joissa ei ole tekstiä (esim. kuvat, arkistot), se kuvailee nimen ja metatietojen perusteella.

Tilarajoitukset (pääkäyttäjä)

Kohdassa Asetukset → Lisäasetukset → Tiedostot ja tila pääkäyttäjä näkee, kuinka paljon tilaa vie koko sovellus, Tiedostot-moduuli ja loput (viestiketjujen liitteet, tietokanta, profiilikuvat, viennit) sekä käyttäjäkohtaisen taulukon. Siellä asetetaan myös Tiedostot-moduulin GB-raja jokaiselle henkilölle (esim. 1,5; tyhjä kenttä = ei rajoitusta). Raja lasketaan yhdessä Roskakorin kanssa ja tarkistetaan ennen latausta - nopein tapa vapauttaa tilaa on tyhjentää Roskakori.

Tietoturva

Tiedostot ja liitteet ovat saatavilla vain henkilöille, joilla on asianmukainen pääsy - ne ladataan sovelluksen kautta, joka tarkistaa käyttöoikeudet. Tiedostoa ei voi ladata pelkän osoitteen perusteella: suora pääsy tiedostokansioon on estetty. Tiedostojen nimet levyllä ovat satunnaisia, ja yhteys kulkee HTTPS:n kautta kohdepalvelimella.

Liittäminen Tiedostoista viesteissä ja Sähköpostissa

Kun napsautat paperiliitintä viestieditorissa (tai Sähköpostin koostajassa) ja valitset Tiedostot-sovelluksesta, saat kansioselaimen - saman rakenteen kuin Tiedostot-näkymässä: Dokumentit, työtilat, ”Jaettu minulle”. Siirryt kansioihin, palaat otsikon nuolella ja valitset tiedoston tietystä paikasta. Alussa näkyy myös osio Viimeisimmät viidellä viimeksi käytetyllä tiedostolla - se on nopein tapa liittää jotain, jonka parissa juuri työskentelet.