Tiedostot on sovelluksen yhteinen levy. Avaat sen näkymien kuvakkeesta (neliöt) yläpalkista - samasta valikosta löytyvät myös Kalenteri, Taulu, Muistiinpanot, Automaatiot ja AI-avustaja. Ikkuna näyttää ja käyttäytyy kuten muutkin: yhteinen vaalea/tumma teema, telakointi sarakkeiden viereen, muistissa säilyvä asettelu.

Miten se on järjestetty

  • Dokumentit - oma yksityinen tilasi, työtilojen ulkopuolella.
  • Työtilojen kansiot - jokaisella työtilalla on oma kansionsa; sen sisään voit luoda omia alikansioita. Siellä näkyvät myös osiot Tehtävät ja Keskustelut: jokaisella työtilan tehtävällä ja keskustelulla on automaattisesti oma kansio oman nimensä alla (myös silloin, kun se on vielä tyhjä). Kohteiden kansioilla on eri kuvake kuin tavallisilla kansioilla, eikä niitä voi poistaa tai siirtää - ne säilyvät niin kauan kuin viestiketju on olemassa. Niihin tallentuu jokainen viestiketjun liite - myös viesteissä lähetetyt tiedostot sekä sisältöön upotetut kuvat (piirros Piirrä-ikkunasta, liitetty kuvakaappaus, kuvakkeella lisätty kuva). Piirrokset tunnistat nimestä rysunek-data.png, liitetyt kuvat nimestä obraz-data.png. Tällaista tiedostoa et voi siirtää (se on merkitty ”viestiketjusta” - se on reaaliaikainen näkymä, ei kopio) - mutta voit ladata sen, lisätä sen Suosikkeihin ja kopioida sen kohteella ”Kopioi kohteeseen…” - Asiakirjoihin, mihin tahansa työtilaan tai omaan kansioosi. Voit myös ladata tiedoston suoraan tehtävän/keskustelun kansioon - tällaisen tiedoston näkevät silloin kaikki kyseisen tehtävän/keskustelun osallistujat (he voivat ladata sen ja kopioida itselleen, mutta poistaa tai nimetä uudelleen voi vain omistaja). Liitteen poistaminen viestiketjusta poistaa sen myös kansiosta (kyse on yhdestä ja samasta tiedostosta).
  • Kansioihin kiinnitetyt muistiinpanot - jokaisen paikan (Asiakirjat, työtilan kansio, oma alikansio) palkissa on lapun kuvake (”Muistiinpano”): se luo uuden muistiinpanon, joka on kiinnitetty tähän paikkaan, ja siirtää sinut heti Muistiinpanot-ikkunaan avoimen muistiinpanon kanssa. Kiinnitetty muistiinpano näkyy tässä paikassa Muistiinpanot-osiossa; klikkaus avaa sen Muistiinpanot-ikkunassa. Jos jaat muistiinpanon jollekulle, hän näkee sen myös Tiedostoissa (samassa paikassa, mikäli hänellä on siihen pääsy - esim. yhteisessä työtilassa). Muistiinpanon voi kiinnittää myös tehtävän tai keskustelun kansioon - mutta silloin se luodaan Muistiinpanot-ikkunasta (tehtävän/keskustelun haara puussa), koska viestiketjun kansion palkissa ei ole lapun kuvaketta. Tämä ei tee muistiinpanosta yhteistä: viestiketjun kansiossa sen näkee omistaja ja ne, joille se on jaettu - toisin kuin saman kansion tiedosto, jonka näkevät kaikki osallistujat. Tällä muistiinpanolla on sama kolmen pisteen valikko kuin tiedostolla: ”Avaa Muistiinpanoissa”, ja omille muistiinpanoillesi myös ”Siirrä…” ja ”Poista (Roskakoriin)”. Oman muistiinpanon voit myös yksinkertaisesti vetää kansion päälle (tai työtilan, tehtävän, keskustelun tai ”Asiakirjat”-kohteen päälle) - samalla tavalla kuin tiedoston. Jonkun muun sinulle jakamaa muistiinpanoa et voi siirtää täältä; jos sinulla on siihen muokkausoikeus, teet sen Muistiinpanot-ikkunassa.
  • Jaettu minulle - kaikki, mitä muut ovat jakaneet sinulle.
  • Roskakori - poistetut tiedostot ja kansiot; täältä ne voi palauttaa tai poistaa pysyvästi.

Tärkein sääntö: tiedosto on yksityinen. Se, että lataat tiedoston työtilan kansioon, EI näytä sitä tiimille - kansio vain auttaa järjestämään tiedostot ja määrittää, kenelle tiedoston voi jakaa. Haluatko antaa koko tiimille pääsyn kerralla? Jakamisikkunassa on rivi ”Koko työtila”. Ainoa poikkeus ovat tehtävien ja keskustelujen kansiot - suoraan niihin ladattu tiedosto näkyy lähtökohtaisesti viestiketjun osallistujille (siksi se sinne ladataankin).

Tiedostot-moduuli Task Managerissa: paikkapuu ja tiedostolaatat.
Paikkapuu vasemmalla, kansion sisältö oikealla - jokainen tiedosto kokoineen ja lähdetyötilaan merkittynä.

Päivittäinen työ

  • Paikan toiminnot ovat kuvakkeita kansiopalkin oikeassa reunassa (nimi näkyy viemällä hiiren päälle): ylöspäin osoittava nuoli - lataa tiedostoja, plus - uusi kansio, lappu - uusi tähän paikkaan kiinnitetty muistiinpano.
  • Lataaminen: latauskuvake tai vedä tiedostot tietokoneelta avoimen kansion päälle.
  • Kaksi näkymää: kuvakkeet (laatat, kuvat pienoiskuvineen) tai luettelo - vaihtaja kansiopalkissa, valinta jää muistiin.
  • Lajittelu (palkin nuolikuvake): nimen, viimeksi lisättyjen, viimeksi muokattujen, koon tai tyypin mukaan. Lajittelu koskee kaikkia näkymän osioita (Kansiot, Tiedostot, Tehtävät, Keskustelut, Muistiinpanot); jos koolla ei ole merkitystä, ”Koko” lajittelee tiedostojen määrän mukaan. Haku (suurennuslasi) suodattaa nykyisen kansion sisältöä.
  • ⋮-valikko tiedoston kohdalla: Lataa, Lisää Suosikkeihin, Kopioi, Kopioi kohteeseen…, Jaa, Nimeä uudelleen, Siirrä…, Poista (Roskakoriin). Viestiketjujen liitteillä on Lataa, Lisää Suosikkeihin, Kopioi ja Kopioi kohteeseen… - niiltä puuttuvat vain Jaa, Nimeä uudelleen, Siirrä… ja Poista, koska ne ovat osa tehtävän/keskustelun keskustelua.
  • Kopioi + Liitä: ”Kopioi” tallentaa tiedoston leikepöydälle, ja kohdekansion palkkiin ilmestyy Liitä-painike.
  • Vetäminen: tietokoneelta tulevan tiedoston voit pudottaa kansion taustalle tai suoraan kansion laatalle/riville (myös puurakenteessa). Oma tiedosto, joka vedetään kansioon, siirtyy; viestiketjun liite - kopioituu.
  • Puhelimessa ja tabletissa: pidä sormi tiedoston päällä hetki, kunnes laatta pienenee hieman, ja siirrä - sormen yläpuolelle ilmestyy pieni merkki nimen kanssa, ja sormen alla oleva kansio korostuu kehyksellä. Pudota kansion, työtilan tai listan yläpuolella olevan polun kansion nimen päälle. Nopea liike ilman pitämistä vierittää listaa. ⋮-valikko näkyy puhelimessa koko ajan, ja ”Siirrä…” näyttää paikat vuorotellen - mennään kansioon ja napautetaan ”Valitse tämä paikka”.
  • Suosikit: tähti ⋮-valikossa; Suosikit-näkymä puurakenteessa kerää tiedostot koko sovelluksesta merkittynä, mistä ne ovat peräisin.
  • Poistaminen siirtää tiedoston Roskakoriin - mikään ei katoa heti. Roskakorissa: Palauta (tiedosto palaa paikalleen) tai Poista pysyvästi. 30 päivän jälkeen Roskakori tyhjenee itsestään.

Tiedoston esikatselu

Napsauta tiedostoa, niin esikatselu avautuu kansion sisällön paikalle:

  • kuvat ja PDF näkyvät suoraan,
  • video (MP4, M4V, MOV, WebM, OGV) toistuu ikkunassa - kelauksella, äänenvoimakkuudella ja koko näytön tilalla; videota ei ladata kokonaan, vaan vain katsottava kohta ladataan tarpeen mukaan,
  • taulukot (CSV, XLSX, XLS, ODS) - taulukkomuodossa: sarakkeet, otsikko ensimmäisestä rivistä ja rivinumerot; useasta välilehdestä koostuvassa tiedostossa on välilehdet niiden nimillä, ja leveä taulukko vierittyy sivusuunnassa. Suomalaisesta Excelistä tuleva CSV (puolipiste, kansalliset merkit) avautuu oikein. Esikatselu näyttää arvot (päivämäärät ja kaavojen tulokset) ilman värejä ja muotoiluja, ja isossa tiedostossa ensimmäiset 500 riviä sekä tiedon siitä, kuinka monta riviä koko tiedostossa on,
  • tekstitiedostot (TXT, Markdown, koodi) - tekstinä,
  • DOCX-tiedostosta saat tekstiesikatselun (pelkkä sisältö; täyden ulkoasun näet lataamisen jälkeen),
  • muut muodot näyttävät kortin, jossa on tietoja ja latauspainike. Tämä koskee myös videoita säiliömuodoissa, joita selaimet eivät toista (AVI, MKV, WMV, FLV) - tällainen tiedosto pitää ladata ja avata tietokoneen mediasoittimella.

Tiedoston tiedot (tyyppi, koko, omistaja, päivämäärät, sijainti ja kenelle se on jaettu) löytyvät palkin Tiedot-painikkeesta - leveässä ikkunassa paneeli näkyy heti, kiinnitetyssä esikatselu täyttää koko ikkunan ja saat tiedot näkyviin painikkeesta. Vieressä ovat Takaisin (palaa kansioon - toimii myös Esc-näppäimellä), Lataa ja Jaa. ”Takaisin”-painikkeen vieressä ovat myös nuolet ‹ › - niillä voit siirtyä saman kansion edelliseen ja seuraavaan tiedostoon palaamatta luetteloon (vieressä näet tiedoston järjestysnumeron, esimerkiksi ”3 / 8”). Sama onnistuu näppäimillä ← ja →. Puhelimessa nuolia ei näytetä - palkissa tarvitaan tilaa tiedoston nimelle. PDF-tiedostoissa on lisäksi ”Uudessa välilehdessä” -painike, joka avaa dokumentin selaimen omalla välilehdellä (hyödyllinen, jos selain ei suostu näyttämään sitä sovellusikkunassa). Esikatselu toimii samalla tavalla myös ”viestiketjusta” peräisin oleville tiedostoille - sijaintikentässä näet tehtävän tai keskustelun, josta liite on peräisin - sekä sähköpostin liitteille (sijainti: viestin aihe).

Jos jokin sähköpostitilin liite ei avautunut (tyhjä, valkoinen esikatselu), yritä uudelleen päivityksen jälkeen: sovellus tunnistaa tällaiset vialliset kopiot ja korjaa ne itse ensimmäisellä avauskerralla - tiedoston koko muuttuu silloin oikeaksi.

Kansion vieressä oleva luku kertoo, kuinka monta tiedostoa on sisällä yhdessä alikansioiden kanssa, joten syvemmälle piilotettuja dokumentteja sisältävä kansio ei enää näytä tyhjältä.

Kansion sisältö päivittyy itsestään. Kun katsot kansiota ja siihen ilmestyy taustalla uusi tiedosto (automaatio tallensi liitteen, joku jakoi sen sinulle), se näkyy ilman kansiosta poistumista ja siihen palaamista - tarkistus tehdään puolen minuutin välein ja heti selainvälilehdelle palattaessa. Päivitys keskeytyy avoimen valikon, tiedoston esikatselun ja tekstikenttään kirjoittamisen ajaksi, jotta mikään ei katoa kursorin alta.

Jakaminen

Pääsyä hallinnoi ainoastaan tiedoston omistaja. Kaksi roolia:

  • Vain katselu - lataaminen ja käyttö liitteenä,
  • Voi muokata - lisäksi nimen muuttaminen.

Se, kenelle voit jakaa, riippuu tiedoston sijainnista: Dokumentit-kansion tiedoston voit jakaa kenelle tahansa, jonka kanssa jaat minkä tahansa työtilan; työtilan kansion tiedoston - vain kyseisen työtilan jäsenille; tehtävän/keskustelun kansion tiedoston - vain henkilöille, joilla on pääsy kyseiseen kohteeseen.

Tiedostojen liitteet koko sovelluksessa

Kaikkialla, missä on paperiliitin (uusi tehtävä, viesti viestiketjussa, viestin muokkaus, AI-avustajan keskustelu), napsautus avaa pienen valikon: Tietokoneelta (kuten ennenkin) tai Tiedostot-sovelluksesta - luettelo omista tiedostoistasi, sinulle jaetuista sekä tehtäviesi ja keskustelujesi liitteistä (merkittynä, mistä ne ovat peräisin). Näin voit liittää yhden tehtävän tiedoston toisen viestiin. Valittu tiedosto liitetään kuten tavallinen liite.

Viestiketjun otsikon paperiliitin (avatarien vieressä) avaa Tiedostot-ikkunan suoraan kyseisen tehtävän/keskustelun kansioon - esikatselulla, tiedoilla ja vetämismahdollisuudella.

Tiedoston saa myös lisättyä nopeammin: kiinnitä Tiedostot-ikkuna (palkin telakointikuvake) avoimen tehtävän tai keskustelun viereen ja vedä tiedosto suoraan viestiketjuun - näytölle ilmestyy peite ”Pudota liittääksesi”, ja tiedosto siirtyy liitepalkkiin ja lähtee seuraavan viestisi mukana.

Tiedostot AI-avustajan tietolähteenä

Avustajan viestiketjun tietolähteistä (lähteiden painike Avustaja-ikkunassa) löydät:

  • Kaikki omat tiedostoni - yleinen laajuus,
  • osion Tiedostot - kansiot - osoitat tietyn kansion,
  • yksittäiset tiedostot lähteiden haun kautta.

Avustaja lukee tiedostojen tekstisisällön (TXT, CSV, DOCX, XLSX, PDF). Muodot, joissa ei ole tekstiä (esim. kuvat, arkistot), se kuvailee nimen ja metatietojen perusteella.

Tilarajoitukset (pääkäyttäjä)

Kohdassa Asetukset → Lisäasetukset → Tiedostot ja tila pääkäyttäjä näkee, kuinka paljon tilaa vie koko sovellus, Tiedostot-moduuli ja loput (viestiketjujen liitteet, tietokanta, profiilikuvat, viennit) sekä käyttäjäkohtaisen taulukon. Siellä asetetaan myös Tiedostot-moduulin GB-raja jokaiselle henkilölle (esim. 1,5; tyhjä kenttä = ei rajoitusta). Raja lasketaan yhdessä Roskakorin kanssa ja tarkistetaan ennen latausta - nopein tapa vapauttaa tilaa on tyhjentää Roskakori.

Tietoturva

Tiedostot ja liitteet ovat saatavilla vain henkilöille, joilla on asianmukainen pääsy - ne ladataan sovelluksen kautta, joka tarkistaa käyttöoikeudet. Tiedostoa ei voi ladata pelkän osoitteen perusteella: suora pääsy tiedostokansioon on estetty. Tiedostojen nimet levyllä ovat satunnaisia, ja yhteys kulkee HTTPS:n kautta kohdepalvelimella.

Liittäminen Tiedostoista viesteissä ja Sähköpostissa

Kun napsautat viestieditorin paperiliitinkuvaketta (tai Sähköpostin kirjoituskentässä) ja valitset Sovelluksen Tiedostoista, saat käyttöösi kansioselaimen, jossa on sama rakenne kuin Tiedostot-näkymässä: Dokumentit, työtilat ja ”Jaettu kanssani”. Avaa kansioita, palaa takaisin otsikon nuolesta ja valitse tiedosto haluamastasi sijainnista. Alussa näkyy myös Viimeisimmät-osio, jossa on viisi viimeksi käyttämääsi tiedostoa - tämä on nopein tapa liittää tiedosto, jonka parissa juuri työskentelet.