File

File è il disco condiviso dell'applicazione. Lo apri con l'icona delle viste (quadrati) nella barra superiore - lo stesso menu in cui trovi Calendario, Bacheca, Note, Automazioni e Assistente AI. La finestra ha lo stesso aspetto e comportamento delle altre: tema chiaro/scuro condiviso, aggancio accanto alle colonne, layout memorizzato.

Come è organizzato

• Documenti - il tuo spazio privato, fuori dagli spazi di lavoro.
• Cartelle degli spazi di lavoro - ogni spazio di lavoro ha la propria cartella; al suo interno puoi creare sottocartelle personali. Vi trovi anche le sezioni Attività e Chat: ogni attività e chat dello spazio di lavoro ha automaticamente una propria cartella con il suo nome (anche quando è ancora vuota). Le cartelle delle entità hanno un'icona diversa rispetto alle cartelle normali e non possono essere eliminate né spostate - esistono finché esiste la discussione. Al loro interno finisce ogni allegato della discussione - anche i file inviati nei messaggi e le immagini incorporate nel contenuto (disegno dalla finestra Disegna, screenshot incollato, immagine inserita con l'apposita icona). I disegni si riconoscono dal nome rysunek-data.png, le immagini incollate da obraz-data.png. Un file di questo tipo non può essere spostato (è contrassegnato come "dalla discussione"; è una vista in tempo reale, non una copia) - ma puoi scaricarlo, aggiungerlo ai Preferiti e copiarlo tramite "Copia in..." - nei Documenti, in un qualsiasi spazio di lavoro o in una tua cartella personale. Puoi anche caricare un file direttamente nella cartella dell'attività/chat - un file così viene visto da tutti i partecipanti di quell'attività/chat (possono scaricarlo e copiarselo, ma solo il proprietario può eliminarlo o rinominarlo). Eliminando un allegato dalla discussione, questo scompare anche dalla cartella (è uno e lo stesso file).
• Note appuntate alle cartelle - nella barra di ogni posizione (Documenti, cartella di uno spazio di lavoro, sottocartella personale) c'è l'icona di un foglio ("Nota"): crea una nuova nota appuntata a quella posizione e ti porta subito alla finestra Note con la nota aperta. La nota appuntata appare in quella posizione nella sezione Note; facendo clic la si apre nella finestra Note. Se condividi la nota con qualcuno, questi la vedrà anche in File (nella stessa posizione, purché vi abbia accesso - ad esempio in uno spazio di lavoro condiviso). Una nota può essere appuntata anche a una cartella di un'attività o di una chat - solo che in questo caso va creata dalla finestra Note (ramo dell'attività/chat nell'albero), perché nella barra della cartella della discussione l'icona del foglio non c'è. Questo non rende la nota condivisa: nella cartella della discussione la vedono il proprietario e le persone a cui è stata condivisa - a differenza di un file caricato nella stessa cartella, che vedono tutti i partecipanti. Qui la nota ha lo stesso menu sotto i tre puntini di un file: "Apri in Note" e, per le tue note personali, anche "Sposta in..." e "Elimina (nel Cestino)". Una nota tua puoi anche semplicemente trascinarla su una cartella (o su uno spazio di lavoro, un'attività, una chat o "Documenti") - allo stesso modo di un file. Una nota condivisa con te da qualcun altro non puoi spostarla da qui; se hai il diritto di modifica, potrai farlo nella finestra Note.
• Condivisi con me - tutto ciò che altri hanno condiviso con te.
• Cestino - file e cartelle eliminati; da qui si possono ripristinare o eliminare definitivamente.

La regola più importante: i file sono privati. Caricare un file nella cartella di uno Spazio di lavoro NON lo rende visibile al team: la cartella serve solo a organizzare i file e determina con chi puoi condividerli. Vuoi dare accesso a tutto il team in una volta sola? Nella finestra di condivisione trovi la riga «Intero Spazio di lavoro». L'unica eccezione sono le cartelle delle attività e delle chat: per impostazione predefinita, i file caricati direttamente lì sono visibili ai partecipanti alla discussione (è proprio per questo che si caricano lì).

Lavoro quotidiano

• Le azioni del luogo sono icone nella parte destra della barra della cartella (il nome compare al passaggio del mouse): freccia verso l'alto - carica file, più - nuova cartella, foglio - nuova nota appuntata a quel luogo.
• Caricamento: l'icona di caricamento oppure trascina i file dal computer sopra la cartella aperta.
• Due viste: icone (riquadri, immagini con miniatura) oppure elenco - selettore nella barra della cartella, la scelta viene memorizzata.
• Ordinamento (icona con le frecce nella barra): nome, aggiunti di recente, modificati di recente, dimensione, tipo. Ordina tutte le sezioni della vista (Cartelle, File, Attività, Chat, Note); dove la dimensione non è disponibile, «Dimensione» ordina in base al numero di file. Cerca (lente d'ingrandimento) filtra la cartella corrente.
• Menu ⋮ accanto al file: Scarica, Aggiungi ai Preferiti, Copia, Copia in..., Condividi, Rinomina, Sposta in..., Elimina (nel Cestino). Gli allegati delle discussioni hanno Scarica, Aggiungi ai Preferiti, Copia e Copia in... - mancano solo Condividi, Rinomina, Sposta in... ed Elimina, perché fanno parte della conversazione nell'attività/chat.
• Copia e incolla: «Copia» aggiunge il file agli appunti e nella cartella di destinazione compare il pulsante Incolla nella barra.
• Trascinamento: un file dal computer si rilascia sullo sfondo della cartella oppure direttamente sul riquadro/riga di una cartella (anche nell'albero). Un file proprio trascinato su una cartella viene spostato, un allegato di una discussione viene copiato.
• Su telefono e tablet: tieni premuto il file con il dito per un istante, finché il riquadro non si rimpicciolisce leggermente, e spostalo - sopra il dito apparirà una piccola targhetta con il nome, e la cartella sotto il dito si evidenzierà con un bordo. Rilascia sulla cartella, sullo spazio di lavoro o sul nome della cartella più in alto nel percorso sopra l'elenco. Un movimento rapido senza tenere premuto scorre l'elenco. Il menu ⋮ è sempre visibile su telefono, e "Sposta in..." mostra le posizioni una alla volta - entri nella cartella e tocchi "Scegli questa posizione".
• Preferiti: la stella nel menu ⋮; la vista Preferiti nell'albero raccoglie i file di tutta l'applicazione con l'indicazione di provenienza.
• L'eliminazione sposta nel Cestino - niente scompare subito. Nel Cestino: Ripristina (il file torna al suo posto) oppure Elimina definitivamente. Dopo 30 giorni il Cestino si svuota da solo.

Anteprima del file

Clicca un file e si aprirà l'anteprima al posto del contenuto della cartella:

• immagini e PDF si visualizzano direttamente,
• i video (MP4, M4V, MOV, WebM, OGV) si riproducono nella finestra - con scorrimento, volume e schermo intero; il filmato non si carica per intero, viene scaricata solo la parte guardata,
• fogli di calcolo (CSV, XLSX, XLS, ODS) - come tabella: colonne, intestazione dalla prima riga e numeri di riga; un file con più fogli ha schede con i loro nomi, e un foglio largo scorre lateralmente. Un CSV creato con Excel in polacco (punto e virgola, caratteri polacchi) si apre correttamente. L'anteprima mostra i valori (date e risultati delle formule) senza colori né formattazione, e nei file di grandi dimensioni le prime 500 righe con l'indicazione di quante ne ha in totale il file,
• file di testo (TXT, Markdown, codice) - come testo,
• i DOCX ricevono un'anteprima testuale (solo il contenuto; il layout completo lo vedrai dopo il download),
• gli altri formati mostrano una scheda con le informazioni e il pulsante per scaricare. Questo vale anche per i video in contenitori che i browser non riproducono (AVI, MKV, WMV, FLV) - un file così va scaricato e aperto in un lettore sul computer.

I dettagli del file (tipo, dimensione, proprietario, date, posizione, con chi è stato condiviso) si trovano sotto il pulsante Informazioni nella barra. Nella finestra ampia il pannello è subito visibile; nell'anteprima ancorata occupa tutto lo spazio e puoi aprire i dettagli con il pulsante. Accanto trovi Indietro (per tornare alla cartella; funziona anche con Esc), Scarica e Condividi. Accanto a «Indietro» ci sono anche le frecce ‹ ›: passano al file precedente e successivo nella stessa cartella, senza tornare all'elenco (accanto puoi vedere la posizione del file, per esempio «3 / 8»). Puoi fare lo stesso con i tasti ← e →. Sul telefono le frecce non sono disponibili, perché quello spazio nella barra serve per il nome del file. Per i PDF è disponibile anche «Apri in una nuova scheda»: apre il documento in una scheda separata del browser (utile se il browser non riesce a mostrarlo nella finestra dell'app). L'anteprima funziona allo stesso modo anche per i file «dalla discussione»: nel campo Posizione vedrai l'attività o la chat da cui proviene l'allegato. Funziona anche per gli allegati delle email (Posizione: oggetto del messaggio).

Se un allegato della casella non si è aperto (anteprima vuota, bianca), riprova dopo un aggiornamento: l'applicazione riconosce queste copie danneggiate e le ripara da sola alla prima apertura - il file cambia allora dimensione a quella corretta.

Il numero accanto alla cartella indica quanti file ci sono all'interno insieme alle sottocartelle, quindi una cartella con documenti nascosti più in profondità non sembra più vuota.

Il contenuto della cartella si aggiorna da solo. Quando stai guardando una cartella e in background arriva un nuovo file (un'automazione ha salvato un allegato, qualcuno te lo ha condiviso), compare senza dover uscire e rientrare - il controllo avviene ogni mezzo minuto e subito dopo il ritorno sulla scheda del browser. L'aggiornamento si sospende mentre è aperto un menu, un'anteprima file o mentre stai scrivendo in un campo di testo, così niente sfugge da sotto il cursore.

Condivisione

L'accesso è gestito esclusivamente dal proprietario del file. Due ruoli:

• Solo visualizzazione - download e uso come allegato,
• Può modificare - in più la ridenominazione.

La cerchia di persone dipende dal luogo del file: un file da Documenti puoi condividerlo con chiunque condivida con te uno spazio di lavoro qualsiasi; un file dalla cartella di uno spazio di lavoro - solo con i membri di quello spazio di lavoro; un file dalla cartella di un'attività/chat - solo con le persone che hanno accesso a quell'elemento.

Allegati da File in tutta l'applicazione

Ovunque ci sia una graffetta (nuova attività, messaggio in una discussione, modifica di un messaggio, chat dell'Assistente AI), il clic apre un piccolo menu: Dal computer (come finora) oppure Dall'app File - l'elenco dei tuoi file, quelli condivisi con te e gli allegati delle tue attività e chat (con l'indicazione di provenienza). Così puoi allegare a un messaggio un file proveniente da un'altra attività. Il file scelto si allega come un normale allegato.

La graffetta nell'intestazione della discussione (accanto agli avatar) apre la finestra File direttamente sulla cartella di quell'attività/chat - con anteprima, dettagli e trascinamento.

C'è anche un modo più rapido: ancora la finestra File (icona di ancoraggio nella barra) accanto all'attività o alla chat aperta e trascina il file direttamente nella discussione: comparirà la sovrapposizione «Rilascia per allegare» e il file verrà aggiunto alla barra degli allegati, pronto per essere inviato con il tuo prossimo messaggio.

I file come conoscenza dell'Assistente AI

Nelle fonti di conoscenza della discussione dell'assistente (pulsante delle fonti nella finestra dell'Assistente) trovi:

• Tutti i miei File - ambito generale,
• la sezione File - cartelle - indichi una cartella specifica,
• singoli file tramite la ricerca delle fonti.

L'assistente legge il livello testuale dei file (TXT, CSV, DOCX, XLSX, PDF). I formati senza testo (ad esempio immagini, archivi) li descrive in base al nome e ai metadati.

Limiti di spazio (amministratore)

In Impostazioni → Avanzate → File e spazio l'amministratore vede quanto occupa l'intera applicazione, il modulo File e il resto (allegati delle discussioni, database, avatar, esportazioni) oltre a una tabella per singolo utente. Lì si imposta anche il limite in GB per File per ogni persona (ad esempio 1,5; campo vuoto = senza limite). Il limite conta insieme al Cestino ed è verificato prima del caricamento - il modo più rapido per recuperare spazio è svuotare il Cestino.

Sicurezza

I file e gli allegati sono accessibili esclusivamente alle persone con l'accesso adeguato - si scaricano tramite l'applicazione, che verifica i permessi. Non è possibile scaricare un file conoscendone solo l'indirizzo: l'accesso diretto alla cartella dei file è bloccato. I nomi dei file sul disco sono casuali e la connessione avviene via HTTPS sull'hosting di destinazione.

Allegare da File nei messaggi e in Posta

Cliccando sulla graffetta nell'editor dei messaggi (o nel composer di Posta) e selezionando Da File, si apre il browser delle cartelle, con la stessa struttura della vista File: Documenti, Spazi di lavoro, «Condivisi con me». Puoi aprire le cartelle, tornare indietro con la freccia nell'intestazione e scegliere un file da una posizione specifica. All'inizio trovi anche la sezione Recenti con gli ultimi cinque file utilizzati: il modo più rapido per allegare qualcosa su cui stai lavorando.