File è il disco condiviso dell'applicazione. Lo apri con l'icona delle viste (quadrati) nella barra superiore - lo stesso menu in cui trovi Calendario, Bacheca, Note, Automazioni e Assistente AI. La finestra ha lo stesso aspetto e comportamento delle altre: tema chiaro/scuro condiviso, aggancio accanto alle colonne, layout memorizzato.

Come è organizzato

  • Documenti - il tuo spazio privato, fuori dagli spazi di lavoro.
  • Cartelle degli spazi di lavoro - ogni spazio di lavoro ha la propria cartella; al suo interno puoi creare sottocartelle personali. Ci sono anche le sezioni Attività e Chat: ogni attività e chat dello spazio di lavoro ha automaticamente una propria cartella con il suo nome (anche quando è ancora vuota). Le cartelle delle entità hanno un'icona diversa rispetto alle cartelle normali e non si possono eliminare né spostare - esistono finché esiste la discussione. Ci finisce ogni allegato della discussione - anche i file inviati nei messaggi e le immagini incorporate nel contenuto (un disegno dalla finestra Disegna, uno screenshot incollato, un'immagine inserita con l'icona). Riconosci i disegni dal nome rysunek-data.png, le immagini incollate da obraz-data.png. Questo tipo di file non si può spostare (è contrassegnato come "dalla discussione"; è una vista in tempo reale, non una copia) - ma puoi scaricarlo, aggiungerlo ai Preferiti o copiarlo in Documenti. Puoi anche caricare un file direttamente nella cartella dell'attività/chat - un file così lo vedono tutti i partecipanti di quell'attività/chat (possono scaricarlo e copiarlo per sé, ma solo il proprietario può eliminarlo o rinominarlo). L'eliminazione di un allegato dalla discussione lo fa sparire anche dalla cartella (è uno stesso identico file).
  • Note appuntate alle cartelle - nella barra di ogni luogo (Documenti, cartella dello spazio di lavoro, sottocartella personale) c'è l'icona di un foglio ("Nota"): crea una nuova nota appuntata a quel luogo e ti porta subito alla finestra Note con la nota aperta. La nota appuntata compare in quel luogo nella sezione Note; cliccandola si apre nella finestra Note. Se condividi la nota con qualcuno, la vedrà anche in File (nello stesso luogo, purché vi abbia accesso - ad esempio in uno spazio di lavoro condiviso).
  • Condivisi con me - tutto ciò che altri hanno condiviso con te.
  • Cestino - file e cartelle eliminati; da qui si possono ripristinare o eliminare definitivamente.

Regola più importante: il file è privato. Il fatto di caricare un file nella cartella di uno spazio di lavoro NON lo mostra al team - la cartella serve solo a organizzare e a decidere a chi il file può essere condiviso. Vuoi dare accesso a tutto il team in un colpo solo? Nella finestra di condivisione c'è la riga "Tutto lo spazio di lavoro". L'unica eccezione sono le cartelle di attività e chat - un file caricato direttamente lì è per definizione visibile ai partecipanti della discussione (è proprio per questo che lo si carica lì).

Lavoro quotidiano

  • Le azioni del luogo sono icone nella parte destra della barra della cartella (il nome compare al passaggio del mouse): freccia verso l'alto - carica file, più - nuova cartella, foglio - nuova nota appuntata a quel luogo.
  • Caricamento: l'icona di caricamento oppure trascina i file dal computer sopra la cartella aperta.
  • Due viste: icone (riquadri, immagini con miniatura) oppure elenco - selettore nella barra della cartella, la scelta viene memorizzata.
  • Ordinamento (icona delle frecce nella barra): nome, aggiunti di recente, modificati di recente, dimensione, tipo. Ordina tutte le sezioni della vista (Cartelle, File, Attività, Chat, Note); dove non c'è una dimensione, "Dimensione" ordina per numero di file. Cerca (lente) filtra la cartella corrente.
  • Menu ⋮ del file: Scarica, Aggiungi ai Preferiti, Copia, Copia in…, Condividi, Rinomina, Sposta in…, Elimina (nel Cestino). Gli allegati delle discussioni hanno Scarica/Preferiti/Copia - non si possono eliminare né spostare, perché fanno parte della conversazione nell'attività/chat.
  • Copia + Incolla: "Copia" mette il file negli appunti, e nella cartella di destinazione compare il pulsante Incolla nella barra.
  • Trascinamento: un file dal computer si rilascia sullo sfondo della cartella oppure direttamente sul riquadro/riga di una cartella (anche nell'albero). Un file proprio trascinato su una cartella viene spostato, un allegato di una discussione viene copiato.
  • Preferiti: la stella nel menu ⋮; la vista Preferiti nell'albero raccoglie i file di tutta l'applicazione con l'indicazione di provenienza.
  • L'eliminazione sposta nel Cestino - niente scompare subito. Nel Cestino: Ripristina (il file torna al suo posto) oppure Elimina definitivamente. Dopo 30 giorni il Cestino si svuota da solo.

Anteprima del file

Clicca un file e si aprirà l'anteprima al posto del contenuto della cartella:

  • immagini e PDF si visualizzano direttamente,
  • i video (MP4, M4V, MOV, WebM, OGV) si riproducono nella finestra - con scorrimento, volume e schermo intero; il filmato non si carica per intero, viene scaricata solo la parte guardata,
  • i file di testo (TXT, CSV, Markdown, codice) - come testo,
  • DOCX e XLSX ottengono un'anteprima testuale (solo il contenuto; il layout completo lo vedi scaricando il file),
  • gli altri formati mostrano una scheda con le informazioni e il pulsante per scaricare. Questo vale anche per i video in contenitori che i browser non riproducono (AVI, MKV, WMV, FLV) - un file così va scaricato e aperto in un lettore sul computer.

I dettagli del file (tipo, dimensione, proprietario, date, posizione, con chi è stato condiviso) si trovano sotto il pulsante Informazioni nella barra - nella finestra ampia il pannello è visibile subito, in quella agganciata l'anteprima occupa tutto lo spazio e i dettagli si espandono con il pulsante. Accanto: Indietro (torna alla cartella - funziona anche Esc), Scarica e Condividi. Accanto a "Indietro" ci sono anche le frecce ‹ › - passano al file precedente e successivo nella stessa cartella, senza tornare all'elenco (accanto vedi quale file è in ordine, ad esempio "3 / 8"). Fanno lo stesso i tasti ← e →. Sul telefono le frecce non ci sono - lì lo spazio nella barra serve per il nome del file. Con i PDF si aggiunge "In una nuova scheda" - apre il documento in una scheda separata del browser (utile quando il browser non vuole mostrarlo nella finestra dell'applicazione). L'anteprima funziona allo stesso modo per i file "dalla discussione" - nel campo Posizione vedrai allora l'attività o la chat da cui proviene l'allegato - e per gli allegati della posta (Posizione: oggetto del messaggio).

Se un allegato della casella non si è aperto (anteprima vuota, bianca), riprova dopo un aggiornamento: l'applicazione riconosce queste copie danneggiate e le ripara da sola alla prima apertura - il file cambia allora dimensione a quella corretta.

Il numero accanto alla cartella indica quanti file ci sono all'interno insieme alle sottocartelle, quindi una cartella con documenti nascosti più in profondità non sembra più vuota.

Il contenuto della cartella si aggiorna da solo. Quando stai guardando una cartella e in background arriva un nuovo file (un'automazione ha salvato un allegato, qualcuno te lo ha condiviso), compare senza dover uscire e rientrare - il controllo avviene ogni mezzo minuto e subito dopo il ritorno sulla scheda del browser. L'aggiornamento si sospende mentre è aperto un menu, un'anteprima file o mentre stai scrivendo in un campo di testo, così niente sfugge da sotto il cursore.

Condivisione

L'accesso è gestito esclusivamente dal proprietario del file. Due ruoli:

  • Solo visualizzazione - download e uso come allegato,
  • Può modificare - in più la ridenominazione.

La cerchia di persone dipende dal luogo del file: un file da Documenti puoi condividerlo con chiunque condivida con te uno spazio di lavoro qualsiasi; un file dalla cartella di uno spazio di lavoro - solo con i membri di quello spazio di lavoro; un file dalla cartella di un'attività/chat - solo con le persone che hanno accesso a quell'elemento.

Allegati da File in tutta l'applicazione

Ovunque ci sia una graffetta (nuova attività, messaggio in una discussione, modifica di un messaggio, chat dell'Assistente AI), il clic apre un piccolo menu: Dal computer (come finora) oppure Dall'app File - l'elenco dei tuoi file, quelli condivisi con te e gli allegati delle tue attività e chat (con l'indicazione di provenienza). Così puoi allegare a un messaggio un file proveniente da un'altra attività. Il file scelto si allega come un normale allegato.

La graffetta nell'intestazione della discussione (accanto agli avatar) apre la finestra File direttamente sulla cartella di quell'attività/chat - con anteprima, dettagli e trascinamento.

C'è anche una via più rapida: aggancia la finestra File (icona di aggancio nella barra) accanto a un'attività o chat aperta e trascina il file direttamente sulla discussione - comparirà l'overlay "Rilascia per allegare", e il file finirà nella barra degli allegati e partirà con il tuo prossimo messaggio.

I file come conoscenza dell'Assistente AI

Nelle fonti di conoscenza della discussione dell'assistente (pulsante delle fonti nella finestra dell'Assistente) trovi:

  • Tutti i miei File - ambito generale,
  • la sezione File - cartelle - indichi una cartella specifica,
  • singoli file tramite la ricerca delle fonti.

L'assistente legge il livello testuale dei file (TXT, CSV, DOCX, XLSX, PDF). I formati senza testo (ad esempio immagini, archivi) li descrive in base al nome e ai metadati.

Limiti di spazio (amministratore)

In Impostazioni → Avanzate → File e spazio l'amministratore vede quanto occupa l'intera applicazione, il modulo File e il resto (allegati delle discussioni, database, avatar, esportazioni) oltre a una tabella per singolo utente. Lì si imposta anche il limite in GB per File per ogni persona (ad esempio 1,5; campo vuoto = senza limite). Il limite conta insieme al Cestino ed è verificato prima del caricamento - il modo più rapido per recuperare spazio è svuotare il Cestino.

Sicurezza

I file e gli allegati sono accessibili esclusivamente alle persone con l'accesso adeguato - si scaricano tramite l'applicazione, che verifica i permessi. Non è possibile scaricare un file conoscendone solo l'indirizzo: l'accesso diretto alla cartella dei file è bloccato. I nomi dei file sul disco sono casuali e la connessione avviene via HTTPS sull'hosting di destinazione.

Allegare da File nei messaggi e in Posta

Cliccando la graffetta nell'editor dei messaggi (o nel composer di Posta) e scegliendo Dall'app File, ottieni un browser di cartelle - la stessa struttura della vista File: Documenti, spazi di lavoro, "Condivisi con me". Entri nelle cartelle, torni indietro con la freccia nell'intestazione e scegli un file da un luogo specifico. All'avvio vedi anche la sezione Recenti con gli ultimi cinque file usati - è la via più rapida quando alleghi qualcosa su cui stai lavorando proprio ora.