Dateien ist die gemeinsame Festplatte der Anwendung. Sie öffnen sie über das Ansichten-Symbol (Quadrate) in der oberen Leiste - dasselbe Menü, in dem sich auch Kalender, Board, Notizen, Automatisierungen und KI-Assistent befinden. Das Fenster sieht aus und verhält sich wie die übrigen: gemeinsames helles/dunkles Design, Andocken neben Spalten, gespeichertes Layout.

Wie alles aufgebaut ist

  • Dokumente - Ihr privater Bereich, außerhalb der Arbeitsbereiche.
  • Ordner der Arbeitsbereiche - jeder Arbeitsbereich hat seinen eigenen Ordner; darin können Sie eigene Unterordner anlegen. Dort sind auch die Bereiche Aufgaben und Chats zu sehen: jede Aufgabe und jeder Chat des Arbeitsbereichs hat automatisch einen eigenen Ordner unter ihrem Namen (auch wenn er noch leer ist). Ordner von Entitäten haben ein anderes Symbol als normale Ordner und lassen sich nicht löschen oder verschieben - sie bestehen, solange der Thread besteht. Dort landet jeder Anhang aus dem Thread - auch in Nachrichten gesendete Dateien sowie im Inhalt eingebettete Bilder (Zeichnung aus dem Fenster Zeichnen, eingefügter Screenshot, per Symbol eingefügtes Bild). Zeichnungen erkennen Sie am Namen rysunek-data.png, eingefügte Bilder an obraz-data.png. Eine solche Datei können Sie nicht verschieben (sie ist als „aus dem Thread" gekennzeichnet; es handelt sich um eine Live-Ansicht, keine Kopie) - Sie können sie aber herunterladen, zu Favoriten hinzufügen oder in Dokumente kopieren. Sie können auch eine Datei direkt in den Ordner der Aufgabe/des Chats hochladen - eine solche Datei sehen dann alle Teilnehmer dieser Aufgabe/dieses Chats (sie können sie herunterladen und zu sich kopieren, löschen oder umbenennen kann sie jedoch nur der Eigentümer). Wird ein Anhang aus dem Thread gelöscht, verschwindet er auch aus dem Ordner (es ist ein und dieselbe Datei).
  • An Ordner angeheftete Notizen - in der Leiste jedes Ortes (Dokumente, Ordner des Arbeitsbereichs, eigener Unterordner) gibt es ein Blatt-Symbol („Notiz"): es erstellt eine neue Notiz, die an diesen Ort angeheftet ist, und wechselt sofort in das Notizen-Fenster mit der geöffneten Notiz. Eine angeheftete Notiz wird an diesem Ort im Bereich Notizen angezeigt; ein Klick öffnet sie im Notizen-Fenster. Wenn Sie die Notiz jemandem freigeben, sieht diese Person sie auch in Dateien (am selben Ort, sofern sie dort Zugriff hat - z. B. in einem gemeinsamen Arbeitsbereich).
  • Für mich freigegeben - alles, was andere für Sie freigegeben haben.
  • Papierkorb - gelöschte Dateien und Ordner; von hier aus können Sie sie wiederherstellen oder endgültig löschen.

Wichtigste Regel: Eine Datei ist privat. Dass Sie eine Datei in den Ordner eines Arbeitsbereichs hochladen, zeigt sie NICHT dem Team - der Ordner ordnet nur und entscheidet, wem die Datei überhaupt freigegeben werden kann. Möchten Sie dem gesamten Team mit einem Klick Zugriff geben? Im Freigabefenster gibt es die Zeile „Gesamter Arbeitsbereich". Die einzige Ausnahme sind Ordner von Aufgaben und Chats - eine dort direkt hochgeladene Datei ist von vornherein für die Teilnehmer des Threads sichtbar (genau dafür lädt man sie dort hoch).

Tägliche Arbeit

  • Aktionen für den Ort sind Symbole im rechten Teil der Ordnerleiste (der Name erscheint beim Überfahren mit der Maus): Pfeil nach oben - Dateien hochladen, Plus - neuer Ordner, Blatt - neue Notiz, angeheftet an diesen Ort.
  • Hochladen: das Hochladen-Symbol oder Dateien vom Computer über den geöffneten Ordner ziehen.
  • Zwei Ansichten: Symbole (Kacheln, Bilder mit Miniaturansicht) oder Liste - Umschalter in der Ordnerleiste, die Wahl wird gespeichert.
  • Sortierung (Pfeile-Symbol in der Leiste): Name, zuletzt hinzugefügt, zuletzt geändert, Größe, Typ. Sortiert alle Bereiche der Ansicht (Ordner, Dateien, Aufgaben, Chats, Notizen); wo es keine Größe gibt, sortiert „Größe" nach Anzahl der Dateien. Suchen (Lupe) filtert den aktuellen Ordner.
  • Menü ⋮ bei einer Datei: Herunterladen, Zu Favoriten hinzufügen, Kopieren, Kopieren nach…, Freigeben, Umbenennen, Verschieben nach…, Löschen (in den Papierkorb). Anhänge aus Threads haben Herunterladen/Favoriten/Kopieren - sie lassen sich nicht löschen oder verschieben, da sie Teil der Unterhaltung in der Aufgabe/im Chat sind.
  • Kopieren + Einfügen: „Kopieren" legt die Datei in die Zwischenablage, und im Zielordner erscheint die Schaltfläche Einfügen in der Leiste.
  • Ziehen und Ablegen: Eine Datei vom Computer lassen Sie auf dem Hintergrund des Ordners fallen oder direkt auf einer Kachel/ Zeile eines Ordners (auch im Verzeichnisbaum). Eine eigene Datei, die auf einen Ordner gezogen wird, wird verschoben, ein Anhang aus einem Thread wird kopiert.
  • Favoriten: Stern im Menü ⋮; die Ansicht Favoriten im Verzeichnisbaum sammelt Dateien aus der gesamten Anwendung mit dem Hinweis, woher sie stammen.
  • Löschen verschiebt in den Papierkorb - nichts verschwindet sofort. Im Papierkorb: Wiederherstellen (die Datei kehrt an ihren Platz zurück) oder Endgültig löschen. Nach 30 Tagen räumt sich der Papierkorb von selbst auf.

Dateivorschau

Klicken Sie auf eine Datei, und es öffnet sich eine Vorschau an der Stelle des Ordnerinhalts:

  • Bilder und PDF werden direkt angezeigt,
  • Video (MP4, M4V, MOV, WebM, OGV) wird im Fenster abgespielt - mit Vor- und Zurückspulen, Lautstärke und Vollbild; das Video wird nicht vollständig geladen, nachgeladen wird nur der angesehene Abschnitt,
  • Textdateien (TXT, CSV, Markdown, Code) - als Text,
  • DOCX und XLSX erhalten eine Textvorschau (nur der Inhalt; das vollständige Layout sehen Sie nach dem Herunterladen),
  • die übrigen Formate zeigen eine Karte mit Informationen und einer Schaltfläche zum Herunterladen. Das gilt auch für Videos in Containern, die Browser nicht abspielen (AVI, MKV, WMV, FLV) - eine solche Datei muss heruntergeladen und in einem Player auf dem Computer geöffnet werden.

Dateidetails (Typ, Größe, Eigentümer, Daten, Speicherort, für wen freigegeben) verbergen sich hinter der Schaltfläche Informationen in der Leiste - in einem breiten Fenster ist das Panel sofort sichtbar, in einer angedockten Vorschau nimmt sie den gesamten Platz ein, und die Details klappen Sie über die Schaltfläche auf. Daneben: Zurück (Rückkehr zum Ordner - funktioniert auch mit Esc), Herunterladen und Freigeben. Neben „Zurück" befinden sich auch Pfeile ‹ › - sie wechseln zur vorherigen und nächsten Datei im selben Ordner, ohne zur Liste zurückzukehren (daneben ist zu sehen, die wievielte Datei es ist, z. B. „3 / 8"). Dasselbe bewirken die Tasten ← und →. Auf dem Smartphone gibt es keine Pfeile - dort wird der Platz in der Leiste für den Dateinamen benötigt. Bei PDFs kommt „In neuem Tab" hinzu - öffnet das Dokument in einem separaten Browser-Tab (nützlich, wenn der Browser es nicht im Anwendungsfenster anzeigen will). Die Vorschau funktioniert genauso für Dateien „aus dem Thread" - im Feld Speicherort sehen Sie dann die Aufgabe oder den Chat, aus dem der Anhang stammt - sowie für Anhänge aus E-Mail (Speicherort: Betreff der Nachricht).

Wenn sich ein Anhang aus dem Postfach nicht öffnen ließ (leere, weiße Vorschau), versuchen Sie es nach einem Update erneut: Die Anwendung erkennt solche beschädigten Kopien und repariert sie selbst beim ersten Öffnen - die Datei ändert dann ihre Größe auf den richtigen Wert.

Die Zahl neben dem Ordner gibt an, wie viele Dateien sich darin zusammen mit den Unterordnern befinden, sodass ein Verzeichnis mit tiefer versteckten Dokumenten nicht mehr leer aussieht.

Der Ordnerinhalt aktualisiert sich selbst. Wenn Sie einen Ordner betrachten und im Hintergrund eine Datei hinzukommt (eine Automatisierung hat einen Anhang gespeichert, jemand hat ihn Ihnen freigegeben), erscheint sie, ohne dass Sie hinein- und wieder herausgehen müssen - die Prüfung erfolgt alle halbe Minute sowie sofort nach der Rückkehr zum Browser-Tab. Die Aktualisierung pausiert, solange ein Menü oder eine Dateivorschau geöffnet ist oder Sie in ein Textfeld schreiben, damit Ihnen nichts unter dem Cursor entwischt.

Teilen

Den Zugriff verwaltet ausschließlich der Eigentümer der Datei. Zwei Rollen:

  • Nur ansehen - Herunterladen und Verwendung als Anhang,
  • Kann bearbeiten - zusätzlich Umbenennen.

Der Personenkreis hängt vom Speicherort der Datei ab: Eine Datei aus Dokumente können Sie jedem freigeben, mit dem Sie einen beliebigen Arbeitsbereich teilen; eine Datei aus dem Ordner eines Arbeitsbereichs - nur den Mitgliedern dieses Arbeitsbereichs; eine Datei aus dem Ordner einer Aufgabe/eines Chats - nur Personen mit Zugriff auf diese Einheit.

Anhänge aus Dateien in der gesamten Anwendung

Überall dort, wo sich eine Büroklammer befindet (neue Aufgabe, Nachricht in einem Thread, Bearbeiten einer Nachricht, Chat des KI-Assistenten), öffnet ein Klick ein kleines Menü: Vom Computer (wie bisher) oder Aus der App Dateien - eine Liste Ihrer Dateien, für Sie freigegebener Dateien sowie Anhänge aus Ihren Aufgaben und Chats (mit dem Hinweis, woher sie stammen). So können Sie eine Datei aus einer Aufgabe einer Nachricht in einer anderen hinzufügen. Die gewählte Datei wird wie ein gewöhnlicher Anhang angehängt.

Die Büroklammer im Kopf des Threads (neben den Avataren) öffnet das Dateien-Fenster sofort im Ordner dieser Aufgabe/dieses Chats - mit Vorschau, Details und Ziehen und Ablegen.

Es gibt auch einen schnelleren Weg: Docken Sie das Dateien-Fenster an (Dock-Symbol in der Leiste) neben eine geöffnete Aufgabe oder einen Chat und ziehen Sie eine Datei direkt auf den Thread - es erscheint eine Einblendung „Loslassen, um anzuhängen", und die Datei landet in der Anhangsleiste und wird mit Ihrer nächsten Nachricht versendet.

Dateien als Wissen des KI-Assistenten

In den Wissensquellen des Assistenten-Threads (Schaltfläche Quellen im Assistenten-Fenster) finden Sie:

  • Alle meine Dateien - allgemeiner Bereich,
  • den Bereich Dateien - Ordner - Sie geben einen bestimmten Ordner an,
  • einzelne Dateien über die Quellensuche.

Der Assistent liest die Textebene der Dateien (TXT, CSV, DOCX, XLSX, PDF). Formate ohne Text (z. B. Bilder, Archive) beschreibt er anhand von Name und Metadaten.

Speicherlimits (Administrator)

Unter Einstellungen → Erweitert → Dateien und Speicherplatz sieht der Administrator, wie viel Platz die gesamte Anwendung, das Modul Dateien und der Rest (Thread-Anhänge, Datenbank, Avatare, Exporte) belegen, sowie eine Tabelle pro Benutzer. Dort wird auch das GB-Limit für Dateien für jede Person festgelegt (z. B. 1,5; leeres Feld = keine Begrenzung). Das Limit zählt zusammen mit dem Papierkorb und wird vor dem Hochladen geprüft - der schnellste Weg, Speicherplatz zurückzugewinnen, ist das Leeren des Papierkorbs.

Sicherheit

Dateien und Anhänge sind ausschließlich für Personen mit entsprechendem Zugriff verfügbar - sie werden über die Anwendung heruntergeladen, die die Berechtigungen prüft. Eine Datei lässt sich nicht allein durch Kenntnis ihrer Adresse herunterladen: Der direkte Zugriff auf das Dateiverzeichnis ist gesperrt. Dateinamen auf der Festplatte sind zufällig, und die Verbindung läuft über HTTPS auf dem jeweiligen Hosting.

Anhängen aus Dateien in Nachrichten und E-Mail

Wenn Sie auf die Büroklammer im Nachrichteneditor (oder im Composer von E-Mail) klicken und Aus der App Dateien wählen, erhalten Sie einen Ordner-Browser - dieselbe Struktur wie in der Ansicht Dateien: Dokumente, Arbeitsbereiche, „Für mich freigegeben". Sie gehen in Ordner hinein, kehren mit dem Pfeil im Kopfbereich zurück und wählen eine Datei aus einem bestimmten Ort. Zu Beginn sehen Sie auch den Bereich Zuletzt verwendet mit den fünf zuletzt genutzten Dateien - der schnellste Weg, wenn Sie etwas anhängen, woran Sie gerade arbeiten.