Dateien

Dateien ist die gemeinsame Festplatte der Anwendung. Sie öffnen sie über das Ansichten-Symbol (Quadrate) in der oberen Leiste - dasselbe Menü, in dem sich auch Kalender, Board, Notizen, Automatisierungen und KI-Assistent befinden. Das Fenster sieht aus und verhält sich wie die übrigen: gemeinsames helles/dunkles Design, Andocken neben Spalten, gespeichertes Layout.

Wie alles aufgebaut ist

• Dokumente - Ihr privater Bereich, außerhalb der Arbeitsbereiche.
• Ordner der Arbeitsbereiche - jeder Arbeitsbereich hat seinen eigenen Ordner; darin können Sie eigene Unterordner anlegen. Dort sehen Sie auch die Bereiche Aufgaben und Chats: jede Aufgabe und jeder Chat des Arbeitsbereichs hat automatisch einen eigenen Ordner unter seinem Namen (auch wenn er noch leer ist). Ordner von Entitäten haben ein anderes Symbol als normale Ordner und lassen sich weder löschen noch verschieben - sie bestehen, solange der Thread besteht. In sie gelangt jeder Anhang aus dem Thread - auch in Nachrichten gesendete Dateien sowie in den Inhalt eingebettete Bilder (eine Zeichnung aus dem Fenster Zeichnen, ein eingefügter Screenshot, ein über das Symbol eingefügtes Bild). Zeichnungen erkennen Sie am Namen rysunek-data.png, eingefügte Bilder an obraz-data.png. Eine solche Datei können Sie nicht verschieben (sie ist mit „aus dem Thread“ gekennzeichnet; es ist eine Live-Ansicht, keine Kopie) - aber Sie können sie herunterladen, zu Favoriten hinzufügen und über „Kopieren nach…“ kopieren - zu Dokumente, in einen beliebigen Arbeitsbereich oder in Ihren eigenen Ordner. Sie können auch eine Datei direkt in den Ordner einer Aufgabe/eines Chats hochladen - eine solche Datei sehen dann alle Teilnehmer dieser Aufgabe/dieses Chats (sie können sie herunterladen und zu sich kopieren, löschen oder umbenennen kann jedoch nur der Eigentümer). Das Löschen eines Anhangs aus dem Thread entfernt ihn auch aus dem Ordner (es ist ein und dieselbe Datei).
• An Ordner angeheftete Notizen - in der Leiste jedes Ortes (Dokumente, Ordner eines Arbeitsbereichs, eigener Unterordner) befindet sich das Symbol eines Blatts („Notiz“): Es erstellt eine neue Notiz, die an diesen Ort angeheftet ist, und schaltet Sie sofort zum Fenster Notizen mit der geöffneten Notiz um. Eine angeheftete Notiz wird an diesem Ort im Bereich Notizen angezeigt; ein Klick öffnet sie im Fenster Notizen. Wenn Sie die Notiz jemandem freigeben, sieht diese Person sie auch in Dateien (am selben Ort, sofern sie Zugriff darauf hat - z. B. in einem gemeinsamen Arbeitsbereich). Eine Notiz kann auch an den Ordner einer Aufgabe oder eines Chats angeheftet werden - nur wird sie dann im Fenster Notizen angelegt (Zweig der Aufgabe/des Chats im Baum), da es in der Leiste des Thread-Ordners kein Blatt-Symbol gibt. Dadurch wird die Notiz nicht automatisch gemeinsam: Im Thread-Ordner sehen sie der Eigentümer und die Personen, denen sie freigegeben wurde - anders als eine in denselben Ordner hochgeladene Datei, die alle Teilnehmer sehen. Die Notiz hat hier dasselbe Drei-Punkte-Menü wie eine Datei: „In Notizen öffnen“, und bei Ihren eigenen Notizen zusätzlich „Verschieben nach…“ und „Löschen (in den Papierkorb)“. Eine eigene Notiz können Sie auch einfach auf einen Ordner ziehen (oder auf einen Arbeitsbereich, eine Aufgabe, einen Chat oder „Dokumente“) - genau wie eine Datei. Eine Ihnen von jemand anderem freigegebene Notiz können Sie von hier nicht verschieben; wenn Sie ein Bearbeitungsrecht dafür haben, tun Sie das im Fenster Notizen.
• Für mich freigegeben - alles, was andere für Sie freigegeben haben.
• Papierkorb - gelöschte Dateien und Ordner; von hier aus können Sie sie wiederherstellen oder endgültig löschen.

Die wichtigste Regel: Dateien sind privat. Wenn Sie eine Datei in einen Arbeitsbereichsordner hochladen, wird sie NICHT dem Team angezeigt - der Ordner dient nur der Organisation und legt fest, mit wem Sie die Datei überhaupt teilen können. Möchten Sie den Zugriff mit einem Klick dem ganzen Team geben? Im Freigabefenster gibt es die Zeile „Gesamter Arbeitsbereich“. Die einzige Ausnahme sind Aufgaben- und Chatordner - eine Datei, die direkt dort hochgeladen wird, ist automatisch für die Teilnehmer des Threads sichtbar (dafür lädt man sie dort hoch).

Tägliche Arbeit

• Aktionen für den Ort sind Symbole im rechten Teil der Ordnerleiste (der Name erscheint beim Überfahren mit der Maus): Pfeil nach oben - Dateien hochladen, Plus - neuer Ordner, Blatt - neue Notiz, angeheftet an diesen Ort.
• Hochladen: das Hochladen-Symbol oder Dateien vom Computer über den geöffneten Ordner ziehen.
• Zwei Ansichten: Symbole (Kacheln, Bilder mit Miniaturansicht) oder Liste - Umschalter in der Ordnerleiste, die Wahl wird gespeichert.
• Sortieren (Pfeilsymbol in der Leiste): nach Name, zuletzt hinzugefügt, zuletzt geändert, Größe oder Typ. Die Sortierung gilt für alle Bereiche der Ansicht (Ordner, Dateien, Aufgaben, Chats, Notizen); wo keine Größenangabe vorhanden ist, wird nach Anzahl der Dateien sortiert. Suchen (Lupe) filtert den aktuellen Ordner.
• Menü ⋮ bei einer Datei: Herunterladen, Zu Favoriten hinzufügen, Kopieren, Kopieren nach…, Freigeben, Umbenennen, Verschieben nach…, Löschen (in den Papierkorb). Anhänge aus Threads haben Herunterladen, Zu Favoriten hinzufügen, Kopieren und Kopieren nach… - es fehlen ihnen nur Freigeben, Umbenennen, Verschieben nach… und Löschen, da sie Teil der Unterhaltung in der Aufgabe/im Chat sind.
• Kopieren + Einfügen: „Kopieren“ legt die Datei in der Zwischenablage ab. Im Zielordner erscheint dann in der Leiste die Schaltfläche Einfügen.
• Ziehen und Ablegen: Eine Datei vom Computer lassen Sie auf dem Hintergrund des Ordners fallen oder direkt auf einer Kachel/ Zeile eines Ordners (auch im Verzeichnisbaum). Eine eigene Datei, die auf einen Ordner gezogen wird, wird verschoben, ein Anhang aus einem Thread wird kopiert.
• Auf Smartphone und Tablet: Halten Sie die Datei kurz mit dem Finger gedrückt, bis sich die Kachel leicht verkleinert, und verschieben Sie sie - über dem Finger erscheint ein kleines Schild mit dem Namen, und der Ordner unter dem Finger wird mit einem Rahmen hervorgehoben. Lassen Sie sie über einem Ordner, einem Arbeitsbereich oder dem Namen eines Ordners weiter oben im Pfad über der Liste los. Eine schnelle Bewegung ohne Gedrückthalten scrollt die Liste. Das Menü ⋮ ist auf dem Smartphone immer sichtbar, und „Verschieben nach…“ zeigt die Orte nacheinander an - Sie gehen in einen Ordner hinein und tippen auf „Diesen Ort auswählen“.
• Favoriten: Stern im Menü ⋮; die Ansicht Favoriten im Verzeichnisbaum sammelt Dateien aus der gesamten Anwendung mit dem Hinweis, woher sie stammen.
• Löschen verschiebt in den Papierkorb - nichts verschwindet sofort. Im Papierkorb: Wiederherstellen (die Datei kehrt an ihren Platz zurück) oder Endgültig löschen. Nach 30 Tagen räumt sich der Papierkorb von selbst auf.

Dateivorschau

Klicken Sie auf eine Datei, und es öffnet sich eine Vorschau an der Stelle des Ordnerinhalts:

• Bilder und PDF werden direkt angezeigt,
• Video (MP4, M4V, MOV, WebM, OGV) wird im Fenster abgespielt - mit Vor- und Zurückspulen, Lautstärke und Vollbild; das Video wird nicht vollständig geladen, nachgeladen wird nur der angesehene Abschnitt,
• Tabellen (CSV, XLSX, XLS, ODS) - als Tabelle: Spalten, Kopfzeile aus der ersten Zeile und Zeilennummern; eine Datei mit mehreren Tabellenblättern hat Reiter mit ihren Namen, und ein breites Blatt lässt sich seitlich scrollen. CSV aus dem polnischen Excel (Semikolon, polnische Sonderzeichen) öffnet sich korrekt. Die Vorschau zeigt Werte (Daten und Formelergebnisse) ohne Farben und Formatierung, bei großen Dateien die ersten 500 Zeilen mit Angabe, wie viele die ganze Datei hat,
• Textdateien (TXT, Markdown, Code) - als Text,
• DOCX erhält eine Textvorschau (nur der Inhalt; das vollständige Layout sehen Sie nach dem Herunterladen),
• die übrigen Formate zeigen eine Karte mit Informationen und einer Schaltfläche zum Herunterladen. Das gilt auch für Videos in Containern, die Browser nicht abspielen (AVI, MKV, WMV, FLV) - eine solche Datei muss heruntergeladen und in einem Player auf dem Computer geöffnet werden.

Die Dateidetails (Typ, Größe, Eigentümer, Datumsangaben, Speicherort, für wen freigegeben) finden Sie unter der Schaltfläche Informationen in der Leiste. In einem breiten Fenster ist der Bereich sofort sichtbar, in der angedockten Vorschau nimmt die Vorschau den gesamten Platz ein und die Details lassen sich über die Schaltfläche einblenden. Daneben finden Sie Zurück (zurück zum Ordner - funktioniert auch mit Esc), Herunterladen und Teilen. Neben „Zurück“ gibt es auch die Pfeile ‹ › - damit wechseln Sie zur vorherigen oder nächsten Datei im selben Ordner, ohne zur Liste zurückzukehren (daneben sehen Sie die Position der Datei, zum Beispiel „3 / 8“). Dasselbe erreichen Sie mit den Tasten ← und →. Auf dem Smartphone gibt es keine Pfeile - dort wird der Platz in der Leiste für den Dateinamen gebraucht. Bei PDFs gibt es zusätzlich die Option „In neuem Tab“ - damit öffnen Sie das Dokument in einem eigenen Browser-Tab (praktisch, wenn der Browser es nicht im Anwendungsfenster anzeigen kann). Die Vorschau funktioniert genauso bei Dateien „aus dem Thread“ - im Feld Speicherort sehen Sie dann die Aufgabe oder den Chat, aus dem der Anhang stammt - sowie bei E-Mail-Anhängen (Speicherort: Betreff der Nachricht).

Wenn sich ein Anhang aus dem Postfach nicht öffnen ließ (leere, weiße Vorschau), versuchen Sie es nach einem Update erneut: Die Anwendung erkennt solche beschädigten Kopien und repariert sie selbst beim ersten Öffnen - die Datei ändert dann ihre Größe auf den richtigen Wert.

Die Zahl neben dem Ordner gibt an, wie viele Dateien sich darin zusammen mit den Unterordnern befinden, sodass ein Verzeichnis mit tiefer versteckten Dokumenten nicht mehr leer aussieht.

Der Ordnerinhalt aktualisiert sich selbst. Wenn Sie einen Ordner betrachten und im Hintergrund eine Datei hinzukommt (eine Automatisierung hat einen Anhang gespeichert, jemand hat ihn Ihnen freigegeben), erscheint sie, ohne dass Sie hinein- und wieder herausgehen müssen - die Prüfung erfolgt alle halbe Minute sowie sofort nach der Rückkehr zum Browser-Tab. Die Aktualisierung pausiert, solange ein Menü oder eine Dateivorschau geöffnet ist oder Sie in ein Textfeld schreiben, damit Ihnen nichts unter dem Cursor entwischt.

Teilen

Den Zugriff verwaltet ausschließlich der Eigentümer der Datei. Zwei Rollen:

• Nur ansehen - Herunterladen und Verwendung als Anhang,
• Kann bearbeiten - zusätzlich Umbenennen.

Der Personenkreis hängt vom Speicherort der Datei ab: Eine Datei aus Dokumente können Sie jedem freigeben, mit dem Sie einen beliebigen Arbeitsbereich teilen; eine Datei aus dem Ordner eines Arbeitsbereichs - nur den Mitgliedern dieses Arbeitsbereichs; eine Datei aus dem Ordner einer Aufgabe/eines Chats - nur Personen mit Zugriff auf diese Einheit.

Anhänge aus Dateien in der gesamten Anwendung

Überall dort, wo sich eine Büroklammer befindet (neue Aufgabe, Nachricht in einem Thread, Bearbeiten einer Nachricht, Chat des KI-Assistenten), öffnet ein Klick ein kleines Menü: Vom Computer (wie bisher) oder Aus der App Dateien - eine Liste Ihrer Dateien, für Sie freigegebener Dateien sowie Anhänge aus Ihren Aufgaben und Chats (mit dem Hinweis, woher sie stammen). So können Sie eine Datei aus einer Aufgabe einer Nachricht in einer anderen hinzufügen. Die gewählte Datei wird wie ein gewöhnlicher Anhang angehängt.

Die Büroklammer im Kopf des Threads (neben den Avataren) öffnet das Dateien-Fenster sofort im Ordner dieser Aufgabe/dieses Chats - mit Vorschau, Details und Ziehen und Ablegen.

Noch schneller geht es so: Docken Sie das Fenster Dateien an (Dock-Symbol in der Leiste) neben einer geöffneten Aufgabe oder einem Chat an und ziehen Sie die Datei direkt auf den Thread - es erscheint die Einblendung „Zum Anhängen loslassen“ und die Datei landet in der Anhangsleiste und wird mit Ihrer nächsten Nachricht gesendet.

Dateien als Wissen des KI-Assistenten

In den Wissensquellen des Assistenten-Threads (Schaltfläche Quellen im Assistenten-Fenster) finden Sie:

• Alle meine Dateien - allgemeiner Bereich,
• den Bereich Dateien - Ordner - Sie geben einen bestimmten Ordner an,
• einzelne Dateien über die Quellensuche.

Der Assistent liest die Textebene der Dateien (TXT, CSV, DOCX, XLSX, PDF). Formate ohne Text (z. B. Bilder, Archive) beschreibt er anhand von Name und Metadaten.

Speicherlimits (Administrator)

Unter Einstellungen → Erweitert → Dateien und Speicherplatz sieht der Administrator, wie viel Platz die gesamte Anwendung, das Modul Dateien und der Rest (Thread-Anhänge, Datenbank, Avatare, Exporte) belegen, sowie eine Tabelle pro Benutzer. Dort wird auch das GB-Limit für Dateien für jede Person festgelegt (z. B. 1,5; leeres Feld = keine Begrenzung). Das Limit zählt zusammen mit dem Papierkorb und wird vor dem Hochladen geprüft - der schnellste Weg, Speicherplatz zurückzugewinnen, ist das Leeren des Papierkorbs.

Sicherheit

Dateien und Anhänge sind ausschließlich für Personen mit entsprechendem Zugriff verfügbar - sie werden über die Anwendung heruntergeladen, die die Berechtigungen prüft. Eine Datei lässt sich nicht allein durch Kenntnis ihrer Adresse herunterladen: Der direkte Zugriff auf das Dateiverzeichnis ist gesperrt. Dateinamen auf der Festplatte sind zufällig, und die Verbindung läuft über HTTPS auf dem jeweiligen Hosting.

Anhängen aus Dateien in Nachrichten und E-Mail

Wenn Sie im Nachrichteneditor (oder im E-Mail-Composer) auf die Büroklammer klicken und Aus der Dateien-App auswählen, öffnet sich eine Ordnerübersicht mit derselben Struktur wie in der Ansicht Dateien: Dokumente, Arbeitsbereiche, „Mit mir geteilt“. Sie können Ordner öffnen, über den Pfeil in der Kopfzeile zurückgehen und eine Datei am gewünschten Speicherort auswählen. Zu Beginn wird auch der Bereich Zuletzt verwendet mit den fünf zuletzt verwendeten Dateien angezeigt - der schnellste Weg, wenn Sie etwas anhängen möchten, woran Sie gerade arbeiten.